Hiring contractors in Vietnam

Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Vietnam bietet Unternehmen erhebliche Flexibilität und Zugang zu einem vielfältigen Talentpool, ohne die Komplexitäten, die mit traditionellen Beschäftigungsverhältnissen verbunden sind. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Belegschaft schnell für bestimmte Projekte zu skalieren, spezialisierte Fähigkeiten zu nutzen, die intern nicht verfügbar sind, und potenziell die Gemeinkosten zu senken. Die Navigation durch die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen für Auftragnehmer erfordert jedoch sorgfältige Aufmerksamkeit, um die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherzustellen.

Das Verständnis der Unterschiede zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern ist in Vietnam entscheidend. Während Auftragnehmer Dienstleistungen auf Basis einer gewerblichen Vereinbarung erbringen, unterliegen Mitarbeiter dem Arbeitsgesetzbuch, das ihnen verschiedene Rechte und Vorteile gewährt. Eine korrekte Einstufung der Arbeiter von Anfang an ist wesentlich, um potenzielle rechtliche Probleme und Strafen zu vermeiden und eine reibungslose sowie regelkonforme Beschäftigung zu gewährleisten.

Vorteile der Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Vietnam

Die Beschäftigung unabhängiger Auftragnehmer in Vietnam bietet mehrere Vorteile für Unternehmen, die expandieren oder bestimmte Projekte durchführen möchten. Ein Hauptvorteil ist die erhöhte Flexibilität, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Belegschaft je nach Projektbedarf ohne langfristige Verpflichtungen anzupassen. Auftragnehmer bringen oft spezialisierte Fähigkeiten und Fachkenntnisse mit, die innerhalb der bestehenden Belegschaft möglicherweise nicht vorhanden sind, was den Zugang zu Nischenkompetenzen schnell ermöglicht. Darüber hinaus kann die Einstellung von Auftragnehmern in bestimmten Situationen kosteneffizienter sein, da Unternehmen in der Regel nicht die gleichen Verpflichtungen hinsichtlich Leistungen, Steuern und Sozialabgaben wie bei Mitarbeitern tragen müssen. Dies kann administrative Prozesse vereinfachen und die Gesamtkosten reduzieren.

Sicherstellung der Einhaltung bei der Einstellung von Auftragnehmern

Die Einhaltung der Vorschriften ist von größter Bedeutung, wenn unabhängige Auftragnehmer in Vietnam beschäftigt werden, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden. Die Beziehung muss wirklich unabhängig sein, basierend auf einer Dienstleistungsvereinbarung und nicht auf einem Arbeitsvertrag. Wesentliche Faktoren, die die Einstufung bestimmen, drehen sich um Kontrolle, Integration und finanzielle Unabhängigkeit. Die Vertragsbedingungen müssen klar den Arbeitsumfang, die Liefergegenstände, Zahlungsbedingungen und die unabhängige Natur der Beziehung definieren.

Kriterien für die Klassifizierung von Arbeitern

Das vietnamesische Recht unterscheidet zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern anhand mehrerer Faktoren, obwohl ein einzelter definitiver Test wie in einigen anderen Jurisdiktionen möglicherweise nicht ausdrücklich kodifiziert ist. Gerichte und Behörden betrachten in der Regel die Substanz der Beziehung. Hinweise auf ein Beschäftigungsverhältnis sind:

• Kontrolle: Das Unternehmen bestimmt wie und wann die Arbeit ausgeführt wird, stellt Werkzeuge und Ausrüstung bereit und integriert den Arbeiter in die Unternehmensstruktur.
• Integration: Die Dienste des Arbeiters sind integraler Bestandteil der Kernaktivitäten des Unternehmens.
• Abhängigkeit: Der Arbeiter ist finanziell vom Unternehmen abhängig für seinen Lebensunterhalt.
• Exklusivität: Der Arbeiter erbringt Dienstleistungen ausschließlich für ein Unternehmen.
• Dauer: Die Beziehung ist langfristig und fortlaufend, ähnlich einer unbefristeten Anstellung.

Hinweise auf eine Beziehung zu einem unabhängigen Auftragnehmer sind:

• Autonomie: Der Auftragnehmer kontrolliert wie und wann er die Arbeit ausführt, unter Verwendung eigener Methoden und Werkzeuge.
• Projektbasiert: Das Engagement ist für ein bestimmtes Projekt oder einen definierten Zeitraum mit klaren Liefergegenständen.
• Mehrere Kunden: Der Auftragnehmer erbringt Dienstleistungen für mehrere Kunden.
• Finanzielles Risiko: Der Auftragnehmer trägt eigene Geschäftsausgaben und riskiert Gewinn oder Verlust.
• Dienstleistungsvertrag: Die Beziehung wird durch einen gewerblichen Dienstleistungsvertrag geregelt, nicht durch einen Arbeitsvertrag.

Vertragsbedingungen

Ein solides Dienstleistungsabkommen ist unerlässlich, um die Beziehung mit einem unabhängigen Auftragnehmer zu definieren. Der Vertrag sollte klar angeben:

• Die beteiligten Parteien.
• Den Arbeitsumfang und die spezifischen Liefergegenstände.
• Den Projektzeitplan oder die Dauer.
• Zahlungsbedingungen, einschließlich Betrag, Währung und Zeitplan.
• Vertraulichkeitsklauseln.
• Eigentumsrechte an geistigem Eigentum.
• Kündigungsklauseln.
• Eine klare Erklärung, dass die Beziehung eine unabhängige Auftragnehmerbeziehung ist, keine Beschäftigung.

Eigentumsrechte an geistigem Eigentum

Grundsätzlich gehört nach vietnamesischem Recht das geistige Eigentum, das ein unabhängiger Auftragnehmer im Rahmen seiner Tätigkeit schafft, dem Auftragnehmer, es sei denn, die Dienstleistungsvereinbarung weist ausdrücklich die Eigentumsrechte der beauftragenden Firma zu. Es ist entscheidend, eine spezielle Klausel im Vertrag aufzunehmen, die das Eigentum an allen relevanten IP-Rechten, die während des Projekts entstehen, auf das Unternehmen überträgt.

Steuerliche Meldepflichten

Unabhängige Auftragnehmer in Vietnam sind in der Regel für ihre eigenen Steuerpflichten verantwortlich. Dazu gehört die Registrierung bei den Steuerbehörden, die Führung ordnungsgemäßer Buchhaltungsunterlagen und die Einreichung von Einkommensteuererklärungen. Die Verantwortung des beauftragenden Unternehmens beschränkt sich in der Regel darauf, die anwendbaren Steuern bei Zahlungen an den Auftragnehmer einzubehalten, abhängig vom Steuerregistrierungsstatus des Auftragnehmers und der Art der Dienstleistungen. Die Steuersätze für Einzelpersonen, einschließlich Auftragnehmer, können je nach Einkommenshöhe variieren.

Schlüsselindustrien für die Einstellung von Auftragnehmern

Mehrere Branchen in Vietnam nutzen häufig unabhängige Auftragnehmer aufgrund der projektbasierten Natur der Arbeit oder des Bedarfs an spezialisierten Fähigkeiten.

Branche	Häufige Auftragnehmerrollen
Informationstechnologie (IT)	Softwareentwickler, Webdesigner, IT-Berater
Marketing & Werbung	Digitale Marketer, Content-Autoren, Grafikdesigner
Kreativdienstleistungen	Fotografen, Videografen, Illustratoren
Beratung	Unternehmensberater, Finanzberater, HR-Berater
Bildung & Schulung	Tutoren, Firmen Trainer
Bauwesen & Ingenieurwesen	Projektmanager, Spezialingenieure, Bauleiter

Schritte zur Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers

Die Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers in Vietnam umfasst mehrere wichtige Schritte:

1. Arbeitsumfang definieren: Klare Darstellung der Projektanforderungen, Liefergegenstände und Zeitplan.
2. Geeigneten Kandidaten identifizieren: Potenzielle Auftragnehmer mit den erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen suchen und prüfen.
3. Vertragsbedingungen aushandeln: Umfang, Zeitplan, Vergütungssatz und andere wichtige Bedingungen vereinbaren.
4. Dienstleistungsvertrag erstellen: Einen umfassenden Vertrag aufsetzen, der die Bedingungen der Beschäftigung, einschließlich IP-Rechte und Vertraulichkeit, detailliert beschreibt.
5. Vertrag unterzeichnen: Sicherstellen, dass beide Parteien den formellen Dienstleistungsvertrag unterschreiben.
6. Einarbeitung: Dem Auftragnehmer die notwendigen Projektinformationen und Zugänge bereitstellen (wobei die Unabhängigkeit gewahrt bleibt).
7. Projektmanagement: Den Fortschritt des Projekts anhand der Liefergegenstände überwachen, nicht durch tägliche Aufsicht.
8. Zahlungen abwickeln: Den Auftragnehmer gemäß dem vereinbarten Zeitplan und den Bedingungen bezahlen, bei Bedarf mit korrektem Steuerabzug.

Bezahlung unabhängiger Auftragnehmer

Die Bezahlung unabhängiger Auftragnehmer in Vietnam erfolgt typischerweise durch direkte Banküberweisungen oder Zahlungen über Online-Plattformen. Der Zahlungsplan (z.B. nach Erreichen von Meilensteinen, monatlich) sollte im Dienstleistungsvertrag klar festgelegt sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle anwendbaren Steuerabzugspflichten gemäß vietnamesischer Steuervorschriften bei Zahlungen an Einzelpersonen einhalten. Auftragnehmer sind verantwortlich für die Meldung dieser Einkünfte und die Zahlung ihrer eigenen Einkommensteuer.

Arbeitsrecht und unabhängige Auftragnehmer

Das vietnamesische Arbeitsgesetzbuch regelt hauptsächlich das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Unabhängige Auftragnehmer sind per Definition keine Arbeitnehmer und fallen daher in der Regel nicht unter den Schutz und die Vorteile des Arbeitsgesetzbuchs. Das bedeutet, Auftragnehmer haben keinen Anspruch auf gesetzliche Leistungen wie Sozialversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, bezahlten Urlaub, Abfindungen oder Schutz nach den üblichen Arbeitszeitregelungen. Ihre Rechte und Pflichten werden ausschließlich durch die Bedingungen ihres Dienstleistungsvertrags sowie durch relevante zivil- und handelsrechtliche Vorschriften geregelt.

Vermeidung von Fehlklassifizierungen bei Auftragnehmern

Die Fehlklassifizierung eines Arbeitnehmers als unabhängiger Auftragnehmer in Vietnam birgt erhebliche Risiken und potenzielle Strafen. Wenn eine Behörde feststellt, dass eine Person falsch klassifiziert wurde, kann das Unternehmen haftbar gemacht werden für:

• Nachzahlungen von obligatorischen Sozialversicherungs-, Krankenversicherungs- und Arbeitslosenversicherungsbeiträgen für den Zeitraum der Fehlklassifizierung.
• Zahlung gesetzlicher Leistungen, auf die der Arbeiter als Angestellter Anspruch gehabt hätte (z.B. bezahlter Urlaub, Abfindung).
• Nachzahlungen von Steuern und Strafen.
• Bußgelder, die von Arbeits- und Steuerbehörden verhängt werden.
• Rechtliche Streitigkeiten und Reputationsschäden.

Um Fehlklassifizierungen zu vermeiden, müssen Unternehmen die Art der Arbeitsbeziehung sorgfältig anhand der oben genannten Klassifizierungskriterien bewerten und sicherstellen, dass der Dienstleistungsvertrag eine unabhängige Beziehung widerspiegelt. Es ist wichtig, Auftragnehmer nicht wie Mitarbeiter zu behandeln, indem man Arbeitszeiten kontrolliert, Unternehmensleistungen bereitstellt oder sie vollständig in die Organisationsstruktur integriert.

Verwendung eines Contractor of Record (CoR)

Die Einbindung eines Contractor of Record (CoR) ist eine strategische Lösung für Unternehmen, die in Vietnam unabhängig Auftragnehmer einstellen und bezahlen möchten, ohne eine lokale Einheit zu gründen oder komplexe lokale Vorschriften selbst zu navigieren. Ein CoR agiert als Dritter, der den Auftragnehmer formell durch eine regelkonforme Dienstleistungsvereinbarung in Vietnam engagiert.

Der CoR übernimmt administrative Aufgaben, einschließlich:

• Erstellung und Verwaltung regelkonformer Dienstleistungsverträge.
• Überprüfung des unabhängigen Status des Auftragnehmers.
• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung an den Auftragnehmer.
• Sicherstellung der Einhaltung der lokalen Steuerabzugspflichten.
• Verwaltung der Beziehung, um Risiken der Fehlklassifizierung zu minimieren.

Durch die Zusammenarbeit mit einem CoR können Unternehmen schnell und regelkonform Auftragnehmer in Vietnam engagieren, die rechtlichen, steuerlichen und administrativen Komplexitäten auslagern und sich auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren.