Employer of Record in Vietnam

Internationale Unternehmen, die daran interessiert sind, in den südasiatischen Markt einzutreten, konzentrieren sich aus verschiedenen Gründen auf Vietnam. Erstens ist es strategisch günstig gelegen. China, Thailand und die Philippinen sind in der Nähe, was grenzüberschreitende wirtschaftliche Aktivitäten kostengünstiger macht. Zweitens verfügt es über eine junge und vielfältige Talentpopulation, mit einer wachsenden Zahl von Experten im Bereich Technik, Shared Services und digitaler Fertigung.

Unternehmen treten Vietnam im Rahmen einer China+1-Strategie (bei der Länder ihre Lieferketten diversifizieren, indem sie Hubs in Ländern rund um Südostasien einrichten) bei, weil das BIP-Wachstum des Landes in den letzten zehn Jahren konstant geblieben ist.

Vietnam konkurriert mit anderen ASEAN-Ländern um ausländische Investitionen, jedoch hat das Land einen Wettbewerbsvorteil, weil es eine größere Arbeitskraft zur Verfügung hat, um Fachkräfte zu gewinnen. Länder wie Malaysia setzen stark auf Hightech-Industrien, aber Vietnam spezialisiert sich auf arbeitsintensive Industrien, wobei das durchschnittliche monatliche Gehalt eines Vietnamesen 290 USD beträgt. Ausländische Unternehmen können auch von Investitionsanreizen wie Steuererleichterungen und vereinfachten Geschäftsprozessen profitieren.

Derzeit konzentriert sich die größte industrielle Macht Vietnams im Süden. In Ho Chi Minh City gibt es etwa 4,93 Millionen Arbeitskräfte. Die Bildungsbemühungen sind hier auf KI, Automatisierung und Wissensindustrien ausgerichtet, wobei bis 2030 die Produktion von 1 Million neuer Arbeitnehmer angestrebt wird.

Das vietnamesische Arbeitsrecht schreibt vor, dass Unternehmen als juristische Personen registriert sein müssen, um Bürger beschäftigen zu dürfen. In Vietnam kann dies Zeit in Anspruch nehmen, aber wenn Ihr Ziel darin besteht, den Markt zu testen oder schnell einzutreten, ohne ein Unternehmen in Vietnam zu gründen, ist ein Employer of Record (EOR) eine praktikable Alternative. Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate, hilft, Ihnen lokale Talente zu beschäftigen und die vietnamesischen Gesetze einzuhalten.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Vietnam funktioniert

Der Einsatz eines EOR in Vietnam vereinfacht den Einstellungsprozess. So funktioniert es typischerweise:

1. Sie finden den Kandidaten. Sie rekrutieren und wählen die beste Person für die Stelle aus.
2. Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein. Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich in Vietnam ein, durch einen lokalen, regelkonformen Arbeitsvertrag.
3. Der Onboarding-Prozess beginnt. Der EOR verwaltet den gesamten Onboarding-Prozess. Dazu gehört die Sammlung der erforderlichen Dokumente und die Sicherstellung, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Der gesamte Vorgang dauert zwischen 5-10 Tagen, bei Einbindung von Immigration kann es zwischen 8-12 Wochen dauern.
4. Der EOR übernimmt HR und Gehaltsabrechnung. Der EOR kümmert sich um die gesamte Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und Benefits-Administration gemäß vietnamesischem Recht.
5. Sie verwalten Ihren Mitarbeiter. Sie koordinieren die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihres Mitarbeiters. Der EOR bleibt der rechtliche Arbeitgeber, aber Sie steuern die Arbeit.

Warum einen Employer of Record in Vietnam nutzen

Ein EOR bietet eine praktische Lösung für Unternehmen, die in Vietnam einstellen möchten. Es spart Ihnen die erheblichen Zeit- und Kostenaufwände für die Gründung einer Rechtsperson in dem Land. So können Sie den Markt betreten und Betrieb viel schneller aufnehmen.

Hier einige wichtige Vorteile:

• Schneller Eintritt in den Markt. Sie können innerhalb von Tagen Mitarbeiter einstellen und in Vietnam mit der Arbeit beginnen, statt Monate zu benötigen.
• Rechtliche Konformität sicherstellen. EORs sind Experten im vietnamesischen Arbeitsrecht. Sie stellen sicher, dass Ihre Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Benefits vollständig mit den lokalen Vorschriften übereinstimmen.
• Kosten reduzieren. Sie vermeiden die hohen Kosten, die mit der Unternehmensgründung, Rechtsberatung und der Einrichtung einer lokalen HR-Infrastruktur verbunden sind.
• Wettbewerbsfähige Benefits bieten. Ein EOR kann Ihren Mitarbeitern umfassende Benefits-Pakete anbieten, was Ihnen hilft, Top-Talente anzuziehen und zu binden.
• HR und Verwaltung vereinfachen. Sie entlasten sich von komplexen administrativen Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen und der Verwaltung gesetzlicher Beiträge.

Rivermate's transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Vietnam umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management sowie Zugriff auf unser proprietäres Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren—einfach eine klare Preisgestaltung, die sich nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens richtet und in Vietnam volle rechtliche Konformität gewährleistet.

Der Arbeitsmarkt in Vietnam ist eine Mischung aus Niedriglohnjobs, kurzfristigen Arbeitern, Freelancern,Festangestellten und unabhängigen Auftragnehmern. Dies bietet internationalen Unternehmen mehrere Optionen für die Beschäftigung vietnamesischer Mitarbeiter.

Arbeitsgenehmigungen für ausländische Arbeiter können langsam ablaufen. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter nach Vietnam entsenden, sollten Sie sich mindestens 8-12 Wochen Zeit für die Fertigstellung der Formalitäten nehmen. Nach Genehmigung ist die Arbeitserlaubnis bis zu 2 Jahre gültig.

Gesetzliche Sozialleistungen in Vietnam richten sich nach dem Arbeitsgesetz 2019. Zu diesen Leistungen gehören Beiträge zur sozialen Sicherheit und Krankenversicherung, bezahlter Jahresurlaub, 11 Feiertage, gesetzliche Krankheits- und Mutterschaftsleistungen sowie Abfindungszahlungen. Es gibt eine „Bonus-Kultur“, bei der Unternehmen ein 13. Gehalt anbieten. Ausländische Unternehmen müssen diese Leistungen bei der Kalkulation der Gesamtarbeitskosten in Vietnam berücksichtigen.

Arbeitsverträge in Vietnam können unbefristet sein oder befristet (maximal 36 Monate). Es ist ratsam, alle Arbeitsangebote schriftlich festzuhalten, um Ihr Unternehmen vor Bußgeldern oder Strafen wegen Nicht-Einhaltung zu schützen.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Wenn Sie einen Mitarbeiter in Vietnam einstellen, benötigen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter. Mündliche Vereinbarungen sind nur bei Jobs erlaubt, die weniger als einen Monat dauern.

Es gibt zwei Hauptarten von Arbeitsverträgen in Vietnam:

• Unbefristet: Dieser Vertrag hat kein Enddatum.
• Befristet: Dieser Vertrag hat ein festes Enddatum, maximal 36 Monate. Sie dürfen einen befristeten Vertrag nur einmal verlängern. Danach wird er automatisch in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt.

Ihre Arbeitsverträge müssen einige zentrale Klauseln enthalten, um mit dem vietnamesischen Recht konform zu sein. Betrachten Sie sie als die unverhandelbaren Punkte.

Probezeit

Eine Probezeit ist eine gute Möglichkeit, um festzustellen, ob ein neuer Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen passt. In Vietnam können Sie eine Probezeit im Arbeitsvertrag festlegen, allerdings gibt es Regeln zur Dauer. Die Länge der Probezeit hängt von der Art der Stelle ab:

• 180 Tage: Für Führungspositionen im Unternehmen.
• 60 Tage: Für Jobs, die einen Hochschulabschluss oder höher erfordern.
• 30 Tage: Für Jobs, die mittlere Berufsabschlüsse oder Facharbeiter benötigen.
• 6 Arbeitstage: Für alle anderen Jobs.

Während der Probezeit müssen Sie Ihren Mitarbeiter mindestens 85 % seines regulären Gehalts zahlen.

Arbeitszeiten & Überstunden

Standardarbeitszeit in Vietnam sind 8 Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche. Sie müssen Ihren Mitarbeitern mindestens einen vollen freien Tag pro Woche gewähren.

Überstunden sind erlaubt, aber es gibt Grenzen. Die Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeiters inklusive Überstunden darf an einem Tag nicht mehr als 12 Stunden und im Monat nicht mehr als 40 Stunden betragen. Das jährliche Limit für Überstunden liegt grundsätzlich bei 200 Stunden, kann aber in bestimmten Branchen auf 300 Stunden ausgedehnt werden.

Für Überstunden müssen Sie Ihren Mitarbeitern zusätzlich bezahlen. Hier die Aufschlüsselung:

• Wochentage: Mindestens 150 % ihres regulären Lohns.
• Wochenenden: Mindestens 200 % ihres regulären Lohns.
• Feiertage: Mindestens 300 % ihres regulären Lohns.

Öffentliche & regionale Feiertage

Ihre Mitarbeiter in Vietnam haben Anspruch auf bezahlte Freistellungstage für Feiertage. Es ist ratsam, diese Termine im Blick zu haben, um Ihren Arbeitsplan entsprechend anzupassen.

Hier die Feiertage für 2025:

Einstellung von Contractors in Vietnam

Verglichen mit einigen Nachbarländern ist Vietnam kein besonders contractors-freundliches Umfeld. Allerdings ändert sich dies langsam, während die KI-Branche die Arbeitslandschaft revolutioniert. Traditionell haben Arbeitnehmer Jobs in der Fertigungsindustrie angenommen, die den Großteil des vietnamesischen BIP ausmachen.

Wie in jedem anderen Land der ASEAN-Region müssen die Arbeiten eines Contractors klar definiert werden, und die meisten Verträge dürfen nicht über 36 Monate hinaus verlängert werden.

Eine Fehlklassifizierung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu ernsthaften Problemen führen, darunter:

• Rückzahlungen für Beiträge zur sozialen Sicherheit.
• Zahlungen von Arbeitnehmerleistungen, die Ihnen zustehen würden.
• Bußgelder von Steuer- und Arbeitsbehörden.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden. Ein EOR kann rechtlich Mitarbeiter in Ihrem Namen in Vietnam einstellen und so sicherstellen, dass Sie alle lokalen Arbeitsgesetze einhalten. Damit erhalten Sie die benötigten Talente, ohne rechtliche Kopfschmerzen zu bekommen.

Navigating compensation and payroll in Vietnam requires a clear understanding of local rules. You'll find that salaries are negotiated between you and your employees, but they cannot fall below the government-mandated minimum wage. All payments to employees must be made in Vietnamese Dong (VND). Your typical monthly salary packages will include the gross salary and mandatory insurance contributions.

Payroll cycles & wage structure

In Vietnam, you will generally pay your employees on a monthly basis. It's common to offer a 13th-month bonus to employees, although it is not required by law.

Your employees' salary structure will consist of:

• Gross Salary: The total amount before any deductions are made.
• Net Salary: The amount an employee takes home after all deductions.
• Basic Salary: This typically makes up a significant portion of the gross salary.
• Allowances and Bonuses: These can be included to attract and retain talent.

Overtime & minimums

The standard workweek in Vietnam is 48 hours, typically spread over six days. Any hours worked beyond this are considered overtime. Overtime pay rates are:

• 150% of the regular wage for extra hours on a normal workday.
• 200% for work on weekends.
• 300% for work on public holidays.

Vietnam's minimum wage varies by region. As of 2026, the monthly minimum wages range from VND 3.700.000 to VND 5.310.000, depending on the location.

Employer taxes and contributions

As an Employer of Record, you are required to make several contributions on behalf of your Contractors. These are calculated as a percentage of the Contractors' gross salary.

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Employee taxes and deductions

Your Contractors also contribute to social security funds from their gross salary. You are responsible for deducting these amounts during payroll processing. Vietnam has a progressive income tax system, with rates ranging from 5% to 35%.

In Vietnam ist die Bereitstellung attraktiver Mitarbeitervorteile und Urlaubszeiten entscheidend, um die besten Talente anzuziehen und zu halten. Die Arbeitsgesetze des Landes legen Mindestanforderungen für alle Arbeitgeber fest. Das Verständnis dieser Regeln ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem wettbewerbsfähigen Leistungspaket, das Ihr Geschäft wachsen lässt.

Gesetzlicher Urlaub

Das vietnamesische Arbeitsrecht verpflichtet Arbeitgeber, verschiedene Arten von bezahltem Urlaub anzubieten.

• Jahresurlaub: Mitarbeiter, die 12 Monate gearbeitet haben, haben Anspruch auf 12 Tage bezahlten Urlaub. Dieser erhöht sich um einen Tag für alle fünf Jahre Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber.
• Krankheitstag: Mitarbeiter können Krankentage nehmen und einen Teil ihres Gehalts aus dem sozialen Sicherungsfonds erhalten. Die Anzahl der Tage hängt davon ab, wie lange sie in den Fonds eingezahlt haben, beginnend bei 30 Tagen pro Jahr für diejenigen, die weniger als 15 Jahre eingezahlt haben.
• Mutterschaftsurlaub: Frauen erhalten sechs Monate vollständig bezahlten Mutterschaftsurlaub, der durch das soziale Versicherungssystem abgedeckt ist.
• Vaterschaftsurlaub: Väter haben nach der Geburt eines Kindes mindestens fünf Arbeitstage bezahlten Urlaub.

Gesetzliche Feiertage & regionale Feiertage

Mitarbeiter in Vietnam haben Anspruch auf bezahlte Freizeit für gesetzliche Feiertage. Falls ein Feiertag auf ein Wochenende fällt, wird üblicherweise der folgende Wochentag als freier Tag gewährt.

Typische zusätzliche Leistungen

Über die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen hinaus bieten viele Unternehmen zusätzliche Vergütungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier ein Überblick über gesetzliche und gängige ergänzende Leistungen.

Wie ein Employer of Record bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Einrichtung von Mitarbeitervorteilen in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie. Ein EOR agiert als legaler Arbeitgeber für Ihre Mitarbeitenden in Vietnam und übernimmt die Verantwortung für Gehaltsabrechnung, Steuern, Leistungen und Compliance.

So kann ein EOR helfen:

• Sicherstellung der Einhaltung: Ein EOR bleibt stets auf dem neuesten Stand bezüglich der vietnamesischen Arbeitsgesetze, sodass Sie es nicht müssen. Sie stellen sicher, dass Ihre Leistungspakete alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
• Verwaltung der Leistungen: Ein EOR kümmert sich um alles – von Krankenversicherung bis hin zu bezahlten Urlaubstagen – und spart Ihnen Zeit und Verwaltungsaufwand.
• Wettbewerbsfähige Pakete bieten: EORs verfügen über lokales Marktkenntnis. Sie können Ihnen helfen, Leistungen zu gestalten, die Top-Talente in Vietnam anziehen.
• Vereinfachung der Gehaltsabrechnung: Ein EOR verarbeitet alle Gehaltsabrechnungen und Steuerabzüge im Zusammenhang mit den Leistungen.

Die Nutzung eines EOR ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Kerngeschäftstätigkeiten zu konzentrieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden gesetzeskonforme und attraktive Vorteile erhalten.

Das Beenden einer Arbeitsbeziehung in Vietnam hat spezifische Regeln, die Sie einhalten müssen. Der Prozess muss sorgfältig durchgeführt werden, um mit den lokalen Arbeitsgesetzen konform zu bleiben. Wenn ein Vertrag endet, müssen Sie dem Mitarbeiter eine schriftliche Kündigung zukommen lassen. Dieses Schreiben sollte erklären, warum das Arbeitsverhältnis beendet wird, das endgültige Datum und Details zu Abschlusszahlungen wie ungenutzten Urlaubstagen oder Abfindungen. Klare Kommunikation und das Befolgen der richtigen Verfahren helfen Ihnen, rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden.

Kündigungsfristen

Sie müssen vor der Kündigung eine schriftliche Kündigung einreichen. Die Dauer der Kündigungsfrist hängt vom Typ des Arbeitsvertrags ab.

Während der Probezeit ist keine Kündigungsfrist erforderlich.

Abfindung

Mitarbeiter, die ≥ 12 Monate bei Ihnen beschäftigt sind, haben in der Regel Anspruch auf eine Abfindung. Die Höhe der Abfindung beträgt das halbe Gehalt für jedes Jahr der Beschäftigung. Sie müssen alle Abschlusszahlungen, einschließlich Abfindung, innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters leisten. In besonderen Fällen kann dies auf 30 Tage verlängert werden.

Wie Rivermate sich um konforme Beendigungen kümmert

Die Abwicklung von Mitarbeiterkündigungen in einem anderen Land kann komplex sein. Wir stellen sicher, dass der gesamte Offboarding-Prozess korrekt und in Übereinstimmung mit vietnamesischem Recht gehandhabt wird.

So helfen wir:

• Dokumentation: Wir erstellen und verwalten alle notwendigen Kündigungsdokumente und stellen sicher, dass sie den gesetzlichen Standards entsprechen.
• Abschlussgehalt: Wir berechnen und verarbeiten alle finalen Zahlungen, einschließlich Gehalt, ungenutztem Urlaub und eventueller Abfindung.
• Compliance: Wir stellen sicher, dass jeder Schritt des Kündigungsprozesses den neuesten Arbeitsgesetzen entspricht, um rechtliche Risiken für Ihr Unternehmen zu minimieren.
• Klare Kommunikation: Wir unterstützen bei der Kommunikation mit dem ausscheidenden Mitarbeiter, um einen reibungslosen und professionellen Austritt zu gewährleisten.

Die Navigation im Visa- und Arbeitserlaubnis-Umfeld in Vietnam kann komplex erscheinen. Der Schlüssel liegt darin, den Unterschied zwischen einer Arbeitserlaubnis, die Ihnen das Arbeiten erlaubt, und einem Visum, das Ihnen die Einreise und den Aufenthalt im Land ermöglicht, zu verstehen. Für jeden Ausländer, der in Vietnam für einen längeren Zeitraum arbeiten möchte, ist eine Arbeitserlaubnis unverzichtbar, und sie bildet die Grundlage für den Erhalt eines langfristigen Arbeitervisums. Der Prozess beinhaltet in der Regel, dass Ihr Arbeitgeber den Bedarf an der Einstellung eines ausländischen Mitarbeiters gegenüber einem lokalen Kandidaten rechtfertigt.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihr rechtlicher Arbeitgeber in Vietnam sein und die Komplexitäten von Arbeitserlaubnissen und Visa-Sponsoring abwickeln. Dies ist eine praktische Lösung, wenn Ihr Unternehmen keine eigene rechtliche Einheit im Land besitzt. Der EOR übernimmt die Verantwortung dafür, dass Sie die lokalen Arbeitsgesetze einhalten, verwaltet Ihre Lohnabrechnung, Steuern und Sozialleistungen.

Es gibt jedoch Realitäten, die zu berücksichtigen sind:

• Was ein EOR sponsern kann: Ein EOR kann ein Arbeitserlaubnis für qualifizierte Fachkräfte in Rollen sponsern, die den gesetzlichen Anforderungen Vietnams entsprechen. Dies umfasst typischerweise Manager, Führungskräfte, Spezialisten und Techniker. Der EOR wird Sie bei den erforderlichen Papieren begleiten, die oft Ihren Abschluss, Nachweise über relevante Berufserfahrung, eine Gesundheitsprüfung und einen einwandfreien Strafregisterauszug umfassen.

• Was ein EOR wahrscheinlich nicht sponsern kann: Ein EOR ist kein Zauberstab. Sie agieren im Rahmen des vietnamesischen Rechts und unterliegen der Kontrolle. Das Sponsoring für Rollen, die nicht den Eindruck erwecken, einen ausländischen Experten zu erfordern, oder für Personen ohne die entsprechenden Qualifikationen, wird wahrscheinlich erfolglos sein. Es kann auch Einschränkungen aufgrund von Visaquoten geben.

• Praktische Wege: Für viele ist der einfachste Weg, ein legitimes Jobangebot von einem Unternehmen zu erhalten, das dann einen EOR nutzt, um die Beschäftigungsformalitäten abzuwickeln. Für Freelancer oder Personen mit unabhängigeren Arbeitsvereinbarungen hat sich ein "Personal EOR" als Option herausgebildet. Dabei zahlt man eine lokale Einheit, die einen legal beschäftigt, was es ermöglicht, eine Arbeitserlaubnis zu erhalten und den langfristigen Aufenthalt zu sichern.

Einhaltung bei Geschäftsreisen

Bei kurzfristigen Geschäftsreisen ist es entscheidend, das richtige Visum zu verwenden und die Regeln einzuhalten, um Komplikationen zu vermeiden.

• Das richtige Visum für Geschäftsreisen: Das DN-Visum ist für geschäftsbezogene Aktivitäten wie Meetings, Vertragsabschlüsse oder Marktforschung vorgesehen. Es wird von der vietnamesischen Firma gesponsert, die Sie besucht. Damit wird Ihr Besuch formell gemacht und die Einhaltung vereinfacht.

• Das Problem mit E-Visas für Geschäftsreisen: Während sie bequem sind, werden E-Visas für geschäftliche Zwecke zunehmend genauer überprüft. Diese sind selbst gesponsert, und wenn Sie mit einem lokalen Unternehmen interagieren, erwarten die Einwanderungsbehörden, dass Sie ein von einem Gastgeber gesponsertes DN-Visum besitzen. Die wiederholte Nutzung von E-Visas für Geschäftsreisen kann Warnzeichen setzen und zu Visumsablehnungen führen.

• Wichtige Compliance-Schritte:

  • Besorgen Sie sich ein gesponsertes DN-Visum: Dies ist der empfohlene Ansatz für alle Geschäftsreisen mit einer lokalen Einheit.
  • Deklarieren Sie Ihren Zweck: Wenn Sie ein E-Visum verwenden, müssen Sie "Geschäft" eindeutig als Grund für Ihre Einreise angeben.
  • Registrieren Sie Ihren Aufenthalt: Ihr Vermieter ist dafür verantwortlich, Ihren temporären Aufenthalt bei der örtlichen Polizei anzumelden, es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass dies getan wird. Ein Gastgeber-gesponsertes DN-Visum macht diesen Prozess einfacher.