Aperçu en Philippines
Les Philippines offrent un environnement de recrutement dynamique, stimulé par la croissance économique et la transformation numérique, avec des secteurs clés tels que le BPO, l'IT, la fabrication, la vente au détail et la santé. Le pays dispose d’un vaste vivier de talents, comprenant des jeunes diplômés, des professionnels expérimentés et des OFWs de retour, avec une forte demande pour des compétences telles que le développement logiciel, l’analyse de données, le marketing numérique, la cybersécurité, la gestion de projets et le service client.
Un recrutement efficace nécessite de tirer parti de plateformes en ligne comme JobStreet, Indeed, LinkedIn et Facebook, ainsi que des agences de recrutement, des recommandations d’employés et des partenariats universitaires. Le processus d’embauche typique dure de 4 à 8 semaines, avec des fourchettes de salaires variant selon le niveau de poste :
| Niveau de poste | Salaire mensuel moyen (PHP) |
|---|---|
| Débutant | 20 000 - 35 000 |
| Intermédiaire | 40 000 - 70 000 |
| Senior | 80 000 - 150 000+ |
Des défis tels que la forte concurrence, les écarts de compétences, le taux de rotation élevé et les différences régionales peuvent être abordés par une rémunération compétitive, des programmes de développement des compétences, l’engagement des employés et des stratégies régionales adaptées. Les préférences des candidats mettent l’accent sur le salaire, la progression de carrière, l’équilibre vie professionnelle/vie privée, la culture d’entreprise et la localisation, autant d’éléments cruciaux pour attirer les meilleurs talents.
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Guide Employer of Record pour Philippines
Votre guide étape par étape pour l'embauche, la conformité et la gestion de la paie en Philippines avec des solutions Employer of Record, EOR, Global Employment.
Responsabilités d'un Employer of Record
En tant qu Employer of Record en Philippines, Rivermate est responsable de :
- Création et gestion des contrats d'emploi
- Gestion de la paie mensuelle
- Fournir des avantages locaux et globaux
- Assurer une conformité locale à 100%
- Fournir un support RH local
Responsabilités de l'entreprise qui embauche l'employé
En tant que l'entreprise qui embauche l'employé via the Employer of Record, vous êtes responsable de :
- Gestion quotidienne de l'employé
- Assignments de travail
- Gestion de la performance
- Formation et développement
Impôts en Philippines
Les employeurs aux Philippines ont des obligations fiscales clés, notamment les cotisations à la sécurité sociale (SSS), à l'assurance maladie (PhilHealth), au fonds de logement (Pag-IBIG), et aux programmes de compensation des employés. Les taux de contribution pour 2025 sont généralement partagés entre l'employeur et l'employé, avec des exemples tels que SSS (environ 8,42 % pour l'employeur, 4,18 % pour l'employé), PhilHealth (1,5 % chacun), et Pag-IBIG (2 % chacun). Les employeurs doivent également retenir l'impôt sur le revenu sur les salaires des employés en fonction de taux progressifs, allant de 0 % pour un revenu jusqu'à PHP 250 000 à 35 % pour un revenu supérieur à PHP 8 millions.
La conformité fiscale implique le versement en temps voulu des cotisations et des taxes retenues, avec des échéances généralement le 10 du mois suivant pour les cotisations mensuelles et le dernier jour du mois suivant pour les déclarations trimestrielles de retenue à la source. Par exemple, le versement de la retenue à la source (Formulaire 1601C) doit être effectué au plus tard le 10 du mois suivant. Les travailleurs étrangers et les entreprises font face à des considérations supplémentaires, telles que les conventions fiscales, des taux d'imposition différents pour les non-résidents, et d'éventuelles incitations pour les entités RHQ/ROHQ.
| Obligation fiscale | Date d’échéance |
|---|---|
| Cotisations mensuelles SSS, PhilHealth, Pag-IBIG | Dans les 10-15 jours après la fin du mois |
| Impôt retenu à la source mensuel (Formulaire 1601C) | Au plus tard le 10 du mois suivant |
| Impôt retenu à la source trimestriel | Dernier jour du mois suivant le trimestre |
| Déclaration annuelle de l'impôt sur le revenu (Formulaire 1604CF) | 31 janvier de l'année suivante |
| Liste alphabétique annuelle des employés | Avec le Formulaire 1604CF |
Congé en Philippines
Les employés aux Philippines ont droit à divers congés en vertu du code du travail, les plus courants étant le congé annuel, le congé de maladie et le congé parental. Le congé annuel minimum est de 5 jours de congé payé après un an de service, qui peut être converti en argent si non utilisé. Les jours fériés sont observés tout au long de l'année, avec des dates spécifiques en 2025 listées ci-dessous :
| Type de jour férié | Date | Nom du jour férié |
|---|---|---|
| Jour férié ordinaire | 1er janv. | Jour de l'An |
| Jour férié ordinaire | 9 avr. | Araw ng Kagitingan |
| Jour férié ordinaire | 17 avr. | Jeudi saint |
| Jour férié ordinaire | 18 avr. | Vendredi saint |
| Jour férié ordinaire | 1er mai | Fête du Travail |
| Jour férié ordinaire | 12 juin | Fête de l'Indépendance |
| Jour férié ordinaire | 25 août | Journée des Héros Nationaux |
| Jour férié ordinaire | 30 nov. | Journée de Bonifacio |
| Jour férié ordinaire | 25 déc. | Noël |
| Jour férié ordinaire | 30 déc. | Journée de Rizal |
| Type de jour férié | Date | Nom du jour férié |
|---|---|---|
| Jour non ouvré spécial | 25 janv. | Nouvel An chinois |
| Jour non ouvré spécial | 25 févr. | Révolution du Pouvoir Populaire EDSA |
| Jour non ouvré spécial | 23 août | Journée de Ninoy Aquino |
| Jour non ouvré spécial | 1er nov. | Toussaint |
| Jour non ouvré spécial | 8 déc. | Fête de l'Immaculée Conception |
| Jour non ouvré spécial | 31 déc. | Dernier jour de l'année |
Le congé de maladie est généralement payé mais pas imposé par la loi ; de nombreuses entreprises offrent de 5 à 15 jours par an, souvent nécessitant un certificat médical pour les absences de plus de deux jours. Le congé parental comprend 105 jours de congé de maternité payé pour les femmes, financé par la SSS, avec un congé supplémentaire pour les parents seuls ; 7 jours de congé de paternité payé pour les hommes mariés ; et un congé d'adoption, dont les modalités varient selon la loi. Les employeurs peuvent également accorder des congés supplémentaires tels que de deuil, d'études ou sabbatique, en fonction de la politique de l'entreprise.
Avantages en Philippines
Les Philippines obligent à fournir plusieurs avantages sociaux essentiels pour assurer la sécurité sociale, la santé et le bien-être. Les employeurs doivent cotiser au Social Security System (SSS), à PhilHealth et au Pag-IBIG Fund, avec des contributions variant en fonction des niveaux de salaire. Parmi les avantages obligatoires, on trouve le 13ème mois de salaire, le congé pour incitation à la service, les congés de maternité et de paternité, le congé parental pour parents célibataires, et le congé spécial pour les femmes. Par exemple, les employées ont droit à 105 jours de congé de maternité payé, et les employés masculins mariés à 7 jours de congé de paternité payé.
En plus des exigences légales, de nombreux employeurs proposent des avantages optionnels tels que des organismes de maintien de la santé (HMOs), des assurances vie et accident, des plans de retraite, des allocations (logement, transport, repas), des programmes de bien-être, des aménagements de travail flexibles et des programmes d’aide aux employés. Les grandes entreprises ont tendance à offrir des packages plus complets, comprenant une couverture santé supplémentaire et des options d’actions, tandis que les PME peuvent se concentrer sur les avantages de base obligatoires.
Les coûts d’assurance santé varient, les HMOs coûtant généralement entre PHP 5 000 et PHP 20 000 par an par employé. Les employeurs sont tenus d’enregistrer les employés auprès de PhilHealth et de verser les cotisations mensuellement, en fonction des tranches de salaire. Les avantages de retraite sont principalement fournis par le système de pension SSS, avec des plans de retraite privés supplémentaires offrant des avantages fiscaux et une sécurité renforcée.
| Type d’avantage | Détails clés |
|---|---|
| Contribution SSS | Basée sur le salaire, part de l’employeur et de l’employé ; les contributions varient selon la tranche de salaire |
| Contribution PhilHealth | Partagée, les taux dépendent du salaire mensuel ; obligatoire pour tous les employés |
| Contribution Pag-IBIG | Pourcentage fixe du salaire mensuel, partagé par l’employeur et l’employé |
| Congé de maternité | 105 jours payé ; congé supplémentaire non payé possible |
| Congé de paternité | 7 jours payé pour les employés masculins mariés |
| Congé pour incitation à la service (SIL) | 5 jours payé pour les employés ayant ≥1 an de service |
| Assurance santé (HMO) | Coût allant de PHP 5 000 à PHP 20 000 par an ; souvent complété par PhilHealth |
| Plans de retraite | Pension SSS + plans privés optionnels ; avantages fiscaux disponibles |
Droits des travailleurs en Philippines
Les Philippines disposent d'un cadre juridique solide protégeant les droits des travailleurs, principalement appliqué par le Department of Labor and Employment (DOLE). Les employeurs ne peuvent licencier des employés que pour des causes justifiées ou autorisées, avec des périodes de préavis et des procédures spécifiques pour garantir l'équité. Pour des causes justifiées, aucun préavis n'est requis, tandis que la redondance, la réduction d'effectifs ou la fermeture exigent un préavis d'un mois. Les procédures de licenciement comprennent une notification écrite d'intention, une audience et une notification formelle de licenciement ; le non-respect peut entraîner la réintégration et le paiement des salaires arriérés.
Les travailleurs sont protégés contre la discrimination fondée sur le sexe, l'âge, la religion, le handicap et d'autres caractéristiques, avec les plaintes traitées par le DOLE ou le NLRC. La loi établit des normes minimales pour les conditions de travail, notamment une semaine de travail de 40 heures, une rémunération pour heures supplémentaires, diverses congés et des salaires minimums régionaux. Les employeurs doivent également assurer la sécurité sur le lieu de travail par la prévention des risques, la formation à la sécurité, la fourniture d'EPI et la mise en place de protocoles d'urgence, conformément aux normes OSHS. La résolution des conflits est facilitée par des mécanismes internes de gestion des griefs, la médiation, les procédures du NLRC ou les tribunaux, offrant aux employés des voies pour faire respecter efficacement leurs droits.
| Point de données clé | Détails |
|---|---|
| Semaine de travail normale | 40 heures (8 heures/jour, 5 jours/semaine) |
| Préavis pour Redondance, Réduction d'effectifs, Fermeture | 1 mois |
| Fixation du salaire minimum | Conseils régionaux de fixation des salaires |
| Types de congés | SIL, Maternité, Paternité, Parent Solo, Deuil |
| Catégories protégées contre la discrimination | Sexe, SOGIE, Âge, Religion, Handicap, Ethnie |
Accords en Philippines
Les accords d'emploi aux Philippines sont essentiels pour établir des relations de travail claires et conformes à la législation, en précisant les droits, responsabilités et avantages. Ils doivent respecter le Philippine Labor Code et inclure des clauses obligatoires telles que la description du poste, la rémunération, les heures de travail, les avantages (SSS, PhilHealth, Pag-IBIG) et les motifs de licenciement. Des contrats bien rédigés protègent les deux parties et contribuent à prévenir les litiges.
La loi philippine reconnaît divers types de contrats : emploi régulier (avantages complets, sécurité de l'emploi), probation (jusqu'à 6 mois, avec des critères pour la régularisation), contrat à durée déterminée (durée justifiée), basé sur un projet, et emploi saisonnier. Les contrats à durée déterminée nécessitent des raisons légitimes ; les contrats à durée indéterminée offrent une plus grande sécurité d'emploi. La période de probation doit être clairement communiquée, avec des critères pour la régularisation, et ne peut pas dépasser six mois sauf justification.
Les clauses contractuelles clés incluent les accords de confidentialité et de non-concurrence, qui sont exécutoires si leur portée et leur durée sont raisonnables. Les modifications du contrat nécessitent le consentement mutuel et une documentation écrite. La résiliation peut intervenir pour des causes justifiées ou autorisées, avec des exigences procédurales strictes telles que des avis écrits et le respect de la procédure régulière. Les employeurs doivent assurer leur conformité pour éviter toute responsabilité légale.
| Points clés | Détails |
|---|---|
| Durée maximale de probation | 6 mois (plus longue si justifiée) |
| Avantages obligatoires | SSS, PhilHealth, Pag-IBIG, Congés |
| Préavis de licenciement | 1 mois (pour le salarié) |
| Justification du contrat à durée déterminée | Nécessité d'une raison commerciale légitime |
| Exécutabilité de la non-concurrence | Doit être raisonnable en portée/durée |
Travail à distance en Philippines
Les Philippines connaissent une hausse du travail à distance et des arrangements flexibles, stimulés par les progrès technologiques et l'évolution des attentes en milieu de travail. Bien qu'il n'existe pas de loi unique et complète, des réglementations clés telles que le Code du travail, la Telecommuting Act (RA 11165), la Data Privacy Act, et la CREATE MORE Act offrent un cadre juridique. Les employeurs doivent assurer la conformité aux normes du travail, à la protection des données, et fournir l'équipement nécessaire, favorisant des environnements de travail à distance sûrs et productifs. Le projet de loi sur le travail flexible attendu en 2024 vise à renforcer davantage la flexibilité des employés.
Les options courantes de travail flexible incluent le Work from Home (WFH) et le télétravail, permettant aux employés d'exécuter leurs tâches en dehors des environnements de bureau traditionnels. Le gouvernement encourage leur adoption pour maintenir les gains en emploi, avec l'administration Marcos soutenant des arrangements alternatifs en 2025. Les employeurs doivent établir des politiques claires, assurer la conformité légale, et investir dans l'infrastructure technologique pour maximiser les bénéfices du travail à distance.
| Réglementations clés | Description |
|---|---|
| Code du travail des Philippines | Régit les salaires, les heures, et les droits des employés |
| Telecommuting Act (RA 11165) | Favorise le télétravail avec des droits et avantages équivalents |
| Data Privacy Act (RA 10173) | Protège les données personnelles traitées par les travailleurs à distance |
| CREATE MORE Act | Permet jusqu'à 50 % de main-d'œuvre à distance pour les entreprises enregistrées auprès de PEZA |
| Avis du DOLE | Conseils sur la mise en œuvre des politiques de travail à distance |
| Obligations de l'employeur | Exigences |
|---|---|
| Conformité légale et réglementaire | Respecter les lois du travail et les réglementations fiscales |
| Assurer la sécurité et la santé | Fournir un environnement de travail à distance sûr |
| Protection des données | Mettre en œuvre des mesures pour protéger les informations sensibles |
| Communication claire et attentes | Établir des protocoles et des indicateurs de performance |
| Fourniture d’équipement | Fournir les outils et ressources nécessaires pour le travail à distance |
Heures de travail en Philippines
Les lois du travail aux Philippines prévoient une journée de travail de 8 heures sur une semaine de 6 jours, bien que de nombreuses entreprises adoptent un horaire de 5 jours tout en maintenant une limite hebdomadaire de 48 heures, sauf en cas d’heures supplémentaires rémunérées. Le travail au-delà de 8 heures nécessite une rémunération supplémentaire, calculée à 125 % du taux horaire normal, avec des taux plus élevés les jours fériés (130 %) et les jours fériés spéciaux (150 %). Les employeurs doivent enregistrer avec précision les heures de travail via les Daily Time Records (DTRs) et la documentation de la paie, conservée pendant au moins trois ans.
Les droits au repos comprennent une pause repas non payée d’une heure par jour et un jour de repos payé de 24 heures après six jours consécutifs de travail. Les quarts de nuit (22h–6h) donnent droit à une majoration de 10 %, et le travail le week-end pendant les jours de repos est rémunéré à 130 %, avec des taux plus élevés lors des jours fériés. Les employeurs sont responsables de veiller au respect de ces réglementations pour favoriser le bien-être des employés et éviter les sanctions.
| Point de données clé | Détails |
|---|---|
| Heures de travail standard | 8 heures/jour, 6 jours/semaine |
| Limite hebdomadaire d'heures | 48 heures (hors heures supplémentaires) |
| Taux d’heures supplémentaires | 125 % du taux horaire normal |
| Taux d’heures supplémentaires lors des jours fériés | 130 % (jour férié normal), 150 % (jour férié spécial) |
| Périodes de repos | Pause repas non payée d’1 heure ; jour de repos payé de 24 heures |
| Différentiel pour quart de nuit | +10 % pour le travail entre 22h et 6h |
| Taux de travail le week-end | 130 % du taux horaire normal |
| Durée de conservation des enregistrements | Au moins 3 ans |
Salaire en Philippines
Le paysage salarial aux Philippines en 2025 est fortement influencé par l'industrie, le rôle, l'expérience et la région, avec des salaires plus élevés dans l'informatique, la finance et la santé. Par exemple, les ingénieurs logiciels gagnent entre PHP 50 000 et 150 000 par mois, tandis que les responsables marketing touchent entre PHP 40 000 et 120 000. Les salaires minimums varient selon les régions, fixés par les RTWPBs, ce qui oblige les employeurs à se tenir informés des directives officielles pour assurer la conformité.
Les packages de rémunération incluent généralement le 13ème mois obligatoire (équivalent à un mois de salaire), le 14ème mois optionnel, des primes de performance, ainsi que des indemnités telles que le transport et la communication. Les employés ont droit à des congés payés et à des jours fériés rémunérés. La paie est généralement traitée tous les deux mois ou mensuellement par virement bancaire, avec les cotisations sociales et fiscales déduites et versées aux autorités. À mesure que l'économie se développe, les niveaux de salaire devraient augmenter, notamment dans les secteurs à forte demande, avec des entreprises offrant de plus en plus d'avantages complets pour attirer les meilleurs talents.
| Échelle de salaire (PHP/mois) | Rôle |
|---|---|
| 50 000 – 150 000 | Software Engineer |
| 40 000 – 120 000 | Marketing Manager |
| 25 000 – 60 000 | Comptable |
| 20 000 – 40 000 | Représentant du service client |
| 45 000 – 130 000 | Human Resources Manager |
Résiliation en Philippines
Terminer les employés aux Philippines nécessite une conformité stricte avec les lois du travail pour éviter des problèmes juridiques. Les employeurs doivent faire la distinction entre les licenciements pour cause juste et pour cause autorisée, chacun avec des exigences procédurales et de préavis spécifiques. Pour un licenciement pour cause juste, un avis écrit et une audience sont nécessaires, tandis que les licenciements pour cause autorisée exigent un préavis de 30 jours à la fois à l'employé et au Department of Labor and Employment (DOLE), ainsi qu'une indemnité de départ.
L'indemnité de départ n'est obligatoire que pour les causes autorisées, calculée à raison d'un mois de salaire par année de service pour la redondance, la fermeture ou la cessation d'activité, et d'une moitié de mois de salaire pour la retranchement. Les périodes de préavis minimales varient en fonction de la raison et de la durée de service, comme résumé ci-dessous :
| Raison du licenciement | Durée de service | Période de préavis |
|---|---|---|
| Cause Juste | <1 an | Non requis (conseillé) |
| ≥1 an | 30 jours | |
| Cause Autorisée | Toute | 30 jours |
Les pièges principaux incluent le non-respect de la procédure régulière, une documentation insuffisante, des licenciements discriminatoires ou de représailles, et une mauvaise classification de la cause. Le respect approprié des procédures et le calcul précis des avantages sont essentiels pour atténuer les risques juridiques et assurer un traitement équitable.
Freelancing en Philippines
Le secteur des freelances aux Philippines connaît une expansion rapide, portée par une main-d'œuvre qualifiée et une forte demande dans des industries telles que l'informatique, le design créatif, le BPO, le marketing, l'éducation, la construction et le conseil. Les employeurs engageant des freelancers doivent comprendre la distinction juridique entre employés et contractors, principalement basée sur le contrôle du travail, les avantages, les taxes et les outils. Les risques de mauvaise classification peuvent entraîner des sanctions légales et financières, dont les principales différences sont résumées ci-dessous :
| Caractéristique | Employee | Independent Contractor |
|---|---|---|
| Contrôle | L'employeur contrôle le travail | Le contractor contrôle les méthodes de travail |
| Avantages | Droit aux avantages statutaires | Généralement non éligible |
| Taxes | L'employeur retient et reverse | Responsable de ses propres taxes |
| Outils | Fournis par l'employeur | Fournis par le contractor |
Les pratiques de contracting doivent inclure des accords clairs détaillant la portée, le paiement, les droits de propriété intellectuelle, la confidentialité et la résiliation. Les contrats peuvent être à prix fixe, à temps et matériaux, ou sur base de retenue. En ce qui concerne la propriété intellectuelle, les contrats doivent préciser les droits de propriété, en tenant compte de la doctrine du "work-for-hire" et des droits moraux. Les contractors sont responsables de leur conformité fiscale, de leur enregistrement auprès du BIR, et du paiement de l'impôt sur le revenu, de la taxe percentage ou de la TVA selon le chiffre d'affaires brut, avec des taux résumés comme suit :
| Type d'impôt | Taux / Seuil |
|---|---|
| Impôt sur le revenu | Progressif ou 8 % fixe au-dessus de PHP 250 000 |
| Taxe percentage | Jusqu'à PHP 3M de ventes brutes |
| TVA | Au-delà de PHP 3M de ventes brutes |
De plus, les contractors doivent assurer leur propre couverture en matière de santé, de sécurité sociale et d'autres assurances. L'utilisation répandue de freelancers dans divers secteurs souligne l'importance pour les employeurs de comprendre leurs obligations légales, contractuelles et fiscales afin d'assurer la conformité et de favoriser des relations de travail efficaces.
Santé & Sécurité en Philippines
Les Philippines appliquent un cadre complet de santé et sécurité au travail (SST) principalement régulé par la Occupational Safety and Health Law (RA 11058), appliquée par le Department of Labor and Employment (DOLE). Les employeurs doivent respecter des normes détaillées couvrant la sécurité générale, la prévention des incendies, la protection des machines, la sécurité électrique, la gestion des matériaux dangereux et l’utilisation d’équipements de protection individuelle (EPI). Des inspections régulières des lieux de travail sont effectuées par des inspecteurs du DOLE, qui peuvent émettre des avis de violation et des ordres de conformité, le non-respect pouvant entraîner des amendes, des pénalités ou la suspension du permis d’exploitation.
Les pratiques clés en matière de sécurité incluent le maintien d’un environnement de travail sûr, la mise en place de mesures appropriées de sécurité incendie, la protection des machines, les protocoles de sécurité électrique et la gestion des risques. Les employeurs sont également responsables de la réponse aux accidents, de leur enquête et de la déclaration des incidents graves dans un délai de 24 heures. La conformité à ces réglementations est essentielle pour respecter la législation, assurer le bien-être des employés et garantir l’efficacité opérationnelle.
| Points clés de données | Détails |
|---|---|
| Loi principale | RA 11058 (Occupational Safety and Health Law) |
| Organisme de mise en œuvre | Department of Labor and Employment (DOLE) |
| Principaux domaines d’intervention | Sécurité générale, sécurité incendie, protection des machines, sécurité électrique, matériaux dangereux |
| Autorité d’inspection du lieu de travail | Inspecteurs du DOLE, avec le pouvoir d’entrer dans les lieux de travail et d’émettre des violations |
| Sanctions en cas de violation | Amendes, pénalités, suspension ou révocation des permis d’exploitation |
| Délai de déclaration des accidents | Accidents graves déclarés dans les 24 heures |
Résolution des litiges en Philippines
Les Philippines offrent plusieurs voies de résolution des conflits en matière d'emploi, principalement par le biais de la Commission nationale des relations du travail (NLRC), de l'arbitrage volontaire et des procédures internes de griefs. La NLRC traite des différends tels que le licenciement illégal, les pratiques déloyales en matière de travail et les revendications salariales, avec des cas entendus par des arbitres du travail régionaux et des appels auprès de la Commission NLRC Proper. L'arbitrage volontaire implique des arbitres convenus mutuellement et est courant pour les différends liés aux accords de négociation collective. De nombreuses entreprises mettent également en place une machinerie interne de gestion des griefs pour résoudre les problèmes avant de les faire escalader vers des voies légales formelles.
Points clés de données comprennent :
| Forum de résolution des conflits | Juridiction & Processus |
|---|---|
| NLRC | Traite des différends larges en matière de travail ; cas entendus par des arbitres du travail ; appels à la Commission NLRC Proper |
| Arbitrage volontaire | Décisions contraignantes ; utilisé pour les différends contractuels, en particulier les CBA |
| Machinerie de griefs | Procédures internes ; étapes incluant le dépôt, les réunions et la décision finale |
Comprendre ces mécanismes et maintenir des politiques conformes sont essentiels pour les employeurs afin d'atténuer les risques, d'assurer la conformité légale et de favoriser des relations positives avec les employés aux Philippines.
Considérations culturelles en Philippines
La culture d'entreprise aux Philippines mêle influences orientales et occidentales, en mettant l'accent sur le respect, la famille et l'harmonie sociale. Un engagement efficace nécessite de comprendre les styles de communication indirects, où la politesse et les indices non verbaux sont essentiels. L'anglais est largement utilisé dans les affaires, mais la connaissance du Tagalog peut être avantageuse. Les négociations privilégient la construction de relations, la patience, le respect et le compromis mutuel, avec une prise de décision souvent centralisée au sein de la haute direction.
La dynamique en milieu de travail est hiérarchique, avec une forte importance accordée au respect de l'autorité, au suivi de la chaîne de commandement et à l'utilisation de titres appropriés. Bien que la hiérarchie soit significative, le travail en équipe est également valorisé. Les principales fêtes telles que le Nouvel An, la Semaine Sainte, la Fête de l'Indépendance et Noël influencent les opérations commerciales, nécessitant une planification autour de fermetures prolongées. Les normes culturelles comme "pakikipagkapwa-tao" (empathie), "hiya" (honte), et le maintien du "face" influencent la communication et la construction de relations, avec la remise de cadeaux et l'hospitalité jouant des rôles importants dans le renforcement de la confiance.
| Aspect | Points clés |
|---|---|
| Communication | Indirecte, polie, indices non verbaux importants ; préférence pour le face-à-face. |
| Négociation | Axée sur la relation, patience, respect et flexibilité ; prise de décision centralisée. |
| Hiérarchie en milieu de travail | Respect de l'autorité, utilisation des titres, respect de la chaîne de commandement, travail en équipe valorisé. |
| Principales fêtes | Jan (Nouvel An), Mar/Avr (Semaine Sainte), Mai (Fête du Travail), Juin (Indépendance), Aoû (Fête des héros), Nov (Toussaints/Au-delà), Déc (Noël, Fête de Rizal). |
Questions fréquemment posées en Philippines
What options are available for hiring a worker in Philippines?
In the Philippines, employers have several options for hiring workers, each with its own set of legal, administrative, and financial considerations. Here are the primary options available:
-
Direct Hiring:
- Local Entity Establishment: This involves setting up a local subsidiary or branch office in the Philippines. This option requires compliance with local business registration, tax, and labor laws. It can be a lengthy and costly process but provides full control over the employment relationship.
- Compliance: Employers must adhere to the Philippine Labor Code, which includes regulations on wages, working hours, benefits, and termination procedures.
-
Contractual or Project-Based Hiring:
- Fixed-Term Contracts: Employers can hire workers on a fixed-term basis for specific projects or periods. These contracts must comply with local labor laws, including provisions for termination and benefits.
- Independent Contractors: Engaging freelancers or independent contractors is another option. However, employers must ensure that these workers are genuinely independent to avoid misclassification issues.
-
Outsourcing:
- Third-Party Service Providers: Companies can outsource certain functions or projects to local service providers. This can include IT services, customer support, or manufacturing. The service provider is responsible for managing their employees and compliance with local laws.
-
Employer of Record (EOR) Services:
- Overview: An EOR, like Rivermate, acts as the legal employer on behalf of the client company. This allows businesses to hire workers in the Philippines without establishing a local entity.
- Benefits:
- Compliance: The EOR ensures full compliance with local labor laws, including payroll, taxes, benefits, and employment contracts.
- Speed and Efficiency: Hiring through an EOR is typically faster and more efficient than setting up a local entity. This allows companies to quickly onboard talent and start operations.
- Cost-Effective: Avoiding the costs and complexities of establishing and maintaining a local entity can result in significant savings.
- Risk Mitigation: The EOR assumes the legal risks associated with employment, reducing the client's exposure to potential legal issues.
- Focus on Core Business: By outsourcing employment administration to an EOR, companies can focus on their core business activities and strategic goals.
-
Staffing Agencies:
- Temporary Staffing: Staffing agencies can provide temporary or contingent workers for short-term needs. These agencies handle recruitment, payroll, and compliance, making it a flexible option for businesses with fluctuating workforce requirements.
-
Internships and Apprenticeships:
- Educational Partnerships: Companies can collaborate with local educational institutions to offer internships or apprenticeships. This can be a way to develop a pipeline of future talent while providing students with practical experience.
Each of these options has its own advantages and challenges, and the best choice depends on the specific needs and circumstances of the employer. For many companies, especially those new to the Philippine market, using an Employer of Record like Rivermate can provide a streamlined, compliant, and cost-effective solution for hiring and managing employees.
What is the timeline for setting up a company in Philippines?
Setting up a company in the Philippines involves several steps and can take a considerable amount of time due to the various regulatory requirements. Here is a detailed timeline for setting up a company in the Philippines:
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Business Name Registration (1-2 days):
- Register your business name with the Department of Trade and Industry (DTI) for sole proprietorships or with the Securities and Exchange Commission (SEC) for corporations and partnerships. This process typically takes 1-2 days.
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Preparation of Incorporation Documents (3-5 days):
- Prepare the necessary documents such as Articles of Incorporation, By-laws, Treasurer’s Affidavit, and other required documents. This can take around 3-5 days depending on the complexity of the documents and the availability of the signatories.
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SEC Registration (5-10 days):
- Submit the incorporation documents to the SEC. The processing time for SEC registration can vary but generally takes around 5-10 days.
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Obtain Barangay Clearance (1-2 days):
- After SEC registration, obtain a Barangay Clearance from the local Barangay where your business will be located. This usually takes 1-2 days.
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Mayor’s Permit (5-10 days):
- Apply for a Mayor’s Permit from the local government unit (LGU). The processing time can vary depending on the LGU but typically takes around 5-10 days.
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BIR Registration (2-5 days):
- Register your business with the Bureau of Internal Revenue (BIR) to obtain a Tax Identification Number (TIN) and authority to print receipts and invoices. This process usually takes 2-5 days.
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SSS, PhilHealth, and Pag-IBIG Fund Registration (2-3 days):
- Register your business and employees with the Social Security System (SSS), Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth), and Home Development Mutual Fund (Pag-IBIG Fund). This can take around 2-3 days.
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Opening a Corporate Bank Account (1-3 days):
- Open a corporate bank account in the name of your company. This typically takes 1-3 days depending on the bank’s requirements and processing time.
In total, the timeline for setting up a company in the Philippines can range from approximately 20 to 40 days, depending on the efficiency of the processes and the completeness of the documentation provided.
Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can significantly streamline this process. An EOR can handle many of these administrative tasks, ensuring compliance with local laws and regulations, and allowing you to focus on your core business activities. This can reduce the setup time and administrative burden, making it easier and faster to establish your presence in the Philippines.
Who handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions when using an Employer of Record in Philippines?
When using an Employer of Record (EOR) like Rivermate in the Philippines, the EOR takes on the responsibility of handling the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions. This includes:
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Income Tax Withholding: The EOR ensures that the appropriate amount of income tax is withheld from employees' salaries according to the Philippine tax regulations. They file the necessary tax returns and remit the withheld taxes to the Bureau of Internal Revenue (BIR).
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Social Security System (SSS) Contributions: The EOR manages the calculation, filing, and payment of contributions to the Social Security System, which provides benefits such as sickness, maternity, disability, retirement, and death benefits.
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PhilHealth Contributions: The EOR is responsible for the contributions to the Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth), which offers health insurance coverage to employees.
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Pag-IBIG Fund Contributions: The EOR also handles contributions to the Home Development Mutual Fund (Pag-IBIG Fund), which provides housing loans and other financial services to employees.
By using an EOR like Rivermate, employers can ensure compliance with local tax and social insurance regulations, reducing the administrative burden and risk of non-compliance. The EOR's expertise in local employment laws and regulations helps streamline the process, allowing employers to focus on their core business activities.
What are the costs associated with employing someone in Philippines?
Employing someone in the Philippines involves several costs that employers need to consider. These costs can be categorized into direct compensation, statutory benefits, and other employment-related expenses. Here’s a detailed breakdown:
Direct Compensation
- Basic Salary: This is the agreed-upon wage between the employer and the employee. The minimum wage varies by region and industry, so employers must ensure compliance with local regulations.
- 13th Month Pay: Mandatory in the Philippines, this is equivalent to one-twelfth of an employee’s annual salary and must be paid by December 24th each year.
Statutory Benefits
- Social Security System (SSS): Both employers and employees contribute to the SSS. The employer’s share is typically around 8.5% of the employee’s monthly salary, up to a salary ceiling.
- PhilHealth: This is the national health insurance program. Employers contribute 2.75% of the employee’s monthly salary, shared equally between the employer and the employee.
- Pag-IBIG Fund: This is a housing development mutual fund. Both employer and employee contribute 2% of the employee’s monthly salary, up to a certain limit.
Other Employment-Related Expenses
- Health and Safety Compliance: Employers must ensure a safe working environment, which may involve costs related to health and safety training, equipment, and compliance with local regulations.
- Training and Development: Investing in employee training and development can be an additional cost but is often necessary for maintaining a skilled workforce.
- Separation Pay: In cases of termination due to redundancy, retrenchment, or other authorized causes, employers may be required to provide separation pay, which is typically one month’s salary for every year of service.
Administrative Costs
- Payroll Processing: Managing payroll can involve costs related to software, outsourcing, or additional administrative staff.
- Legal and Compliance: Ensuring compliance with local labor laws may require legal consultation and regular updates to employment contracts and policies.
Benefits of Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate
Using an EOR service like Rivermate can help manage these costs effectively. An EOR handles all aspects of employment, including payroll, tax compliance, and benefits administration, which can significantly reduce the administrative burden and ensure compliance with local laws. This allows businesses to focus on their core operations while ensuring that their employees in the Philippines are well-managed and compliant with all statutory requirements.
Is it possible to hire independent contractors in Philippines?
Yes, it is possible to hire independent contractors in the Philippines. However, there are several important considerations and legal nuances to be aware of when doing so.
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Legal Framework: The Philippines has specific labor laws that distinguish between employees and independent contractors. Independent contractors are governed by the Civil Code of the Philippines, whereas employees are covered under the Labor Code. This distinction is crucial because employees are entitled to various benefits and protections that do not apply to independent contractors.
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Contractual Agreement: When hiring an independent contractor, it is essential to have a well-drafted contract that clearly outlines the scope of work, payment terms, duration, and other relevant conditions. This contract should explicitly state that the individual is an independent contractor to avoid any misclassification issues.
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Tax Implications: Independent contractors in the Philippines are responsible for their own tax filings and contributions. They must register with the Bureau of Internal Revenue (BIR) and obtain a Tax Identification Number (TIN). Contractors are required to file their own income tax returns and pay the corresponding taxes.
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Benefits and Protections: Unlike employees, independent contractors are not entitled to statutory benefits such as health insurance, social security, and other labor protections. This can be advantageous for companies looking to reduce overhead costs but also means that contractors must manage their own benefits.
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Control and Supervision: One of the key factors that differentiate an independent contractor from an employee is the level of control and supervision. Independent contractors typically have more autonomy in how they complete their work and are not subject to the same level of oversight as employees.
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Risk of Misclassification: Misclassifying an employee as an independent contractor can lead to significant legal and financial repercussions. The Department of Labor and Employment (DOLE) in the Philippines is vigilant about ensuring proper classification, and companies found to be misclassifying workers may face penalties, back pay, and other liabilities.
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Employer of Record (EOR) Services: To navigate these complexities, many companies opt to use an Employer of Record (EOR) service like Rivermate. An EOR can help manage compliance with local labor laws, handle payroll, and ensure that all tax obligations are met. This can be particularly beneficial for foreign companies looking to hire in the Philippines without establishing a local entity.
In summary, while it is entirely feasible to hire independent contractors in the Philippines, it requires careful attention to legal and regulatory requirements to avoid potential pitfalls. Using an EOR service can streamline this process and provide peace of mind by ensuring compliance with local laws.
How does Rivermate, as an Employer of Record in Philippines, ensure HR compliance?
Rivermate, as an Employer of Record (EOR) in the Philippines, ensures HR compliance through a comprehensive understanding and application of local labor laws and regulations. Here are several ways Rivermate achieves this:
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Local Labor Law Expertise: Rivermate employs local HR professionals who are well-versed in the Philippines' labor laws, including the Labor Code of the Philippines. This ensures that all employment practices, from hiring to termination, comply with national regulations.
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Employment Contracts: Rivermate prepares and manages employment contracts that adhere to Philippine legal requirements. These contracts include necessary clauses related to wages, benefits, working hours, and termination conditions, ensuring they are legally binding and compliant.
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Payroll Management: Rivermate handles payroll processing in accordance with Philippine laws, ensuring accurate calculation of salaries, overtime, and deductions. They also ensure timely payment of wages and compliance with statutory contributions such as Social Security System (SSS), Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth), and Home Development Mutual Fund (Pag-IBIG).
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Tax Compliance: Rivermate ensures that all tax obligations are met, including withholding taxes on employee salaries and filing necessary tax returns with the Bureau of Internal Revenue (BIR). This helps avoid penalties and ensures compliance with the country's tax regulations.
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Benefits Administration: Rivermate manages statutory benefits required by Philippine law, such as SSS, PhilHealth, and Pag-IBIG contributions. They also ensure compliance with mandatory benefits like 13th-month pay and service incentive leave.
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Labor Relations: Rivermate assists in managing labor relations, including handling disputes and ensuring compliance with collective bargaining agreements if applicable. They provide guidance on disciplinary actions and terminations to ensure they are conducted in accordance with legal requirements.
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Health and Safety Compliance: Rivermate ensures that workplace health and safety standards are met, in line with the Occupational Safety and Health Standards (OSHS) set by the Department of Labor and Employment (DOLE). This includes regular safety training and compliance audits.
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Record Keeping: Rivermate maintains accurate and up-to-date records of all employment-related documents, which is crucial for compliance with labor inspections and audits by government authorities.
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Continuous Monitoring and Updates: Rivermate stays updated with any changes in labor laws and regulations in the Philippines. They continuously monitor legislative updates and adjust their HR practices accordingly to ensure ongoing compliance.
By leveraging Rivermate's expertise as an Employer of Record in the Philippines, companies can mitigate the risks associated with non-compliance and focus on their core business activities, knowing that their HR operations are in capable and compliant hands.
What legal responsibilities does a company have when using an Employer of Record service like Rivermate in Philippines?
When a company uses an Employer of Record (EOR) service like Rivermate in the Philippines, it delegates many of its legal responsibilities related to employment to the EOR. However, there are still certain legal responsibilities and considerations that the company must be aware of:
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Compliance with Local Labor Laws: The EOR will ensure that all employment practices comply with the Philippines' labor laws, including the Labor Code of the Philippines. This includes adherence to regulations on working hours, minimum wage, overtime pay, holiday pay, and other statutory benefits.
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Employment Contracts: The EOR will handle the drafting and management of employment contracts, ensuring they meet local legal requirements. These contracts will outline the terms of employment, including job responsibilities, compensation, benefits, and termination conditions.
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Payroll and Tax Compliance: The EOR is responsible for managing payroll, including the calculation and disbursement of salaries, withholding taxes, and social security contributions. They ensure compliance with the Bureau of Internal Revenue (BIR) and other relevant tax authorities.
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Employee Benefits: The EOR will manage statutory benefits such as Social Security System (SSS) contributions, Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth) contributions, and Home Development Mutual Fund (Pag-IBIG Fund) contributions. They also ensure compliance with mandatory benefits like 13th-month pay and service incentive leave.
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Work Permits and Visas: If the company employs foreign nationals, the EOR will handle the necessary work permits and visas, ensuring compliance with the Bureau of Immigration and other relevant authorities.
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Termination and Severance: The EOR will manage the termination process in compliance with local labor laws, including the calculation and payment of any severance pay or other termination benefits. They ensure that terminations are conducted legally to avoid potential disputes or legal issues.
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Health and Safety Regulations: The EOR ensures that the workplace complies with the Occupational Safety and Health Standards (OSHS) set by the Department of Labor and Employment (DOLE). This includes implementing necessary health and safety measures and conducting regular safety training.
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Data Protection and Privacy: The EOR will ensure compliance with the Data Privacy Act of 2012, which governs the collection, processing, and storage of personal data. They will implement measures to protect employee data and ensure confidentiality.
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Employee Relations and Dispute Resolution: The EOR will handle employee relations issues, including grievances and disputes. They will ensure that any disputes are resolved in accordance with local labor laws and regulations.
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Reporting and Documentation: The EOR will maintain accurate records and documentation related to employment, payroll, taxes, and benefits. They will also handle any required reporting to government agencies.
While the EOR takes on many of the day-to-day responsibilities and ensures compliance with local laws, the company must still maintain oversight and ensure that the EOR is fulfilling its obligations. Additionally, the company should have a clear understanding of the terms of the agreement with the EOR and ensure that it aligns with their business objectives and legal requirements.
What is HR compliance in Philippines, and why is it important?
HR compliance in the Philippines refers to the adherence to the country's labor laws, regulations, and standards that govern employment practices. This includes a wide range of legal requirements such as employee rights, wages, benefits, working conditions, termination procedures, and other aspects of the employer-employee relationship. Key legislation includes the Labor Code of the Philippines, the Social Security Act, the National Health Insurance Act, and various Department of Labor and Employment (DOLE) regulations.
Key Components of HR Compliance in the Philippines:
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Employment Contracts: Employers must provide written contracts that outline the terms and conditions of employment, including job responsibilities, salary, benefits, and termination conditions.
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Wages and Benefits: Compliance with minimum wage laws, overtime pay, holiday pay, and mandatory benefits such as the 13th-month pay, Social Security System (SSS) contributions, PhilHealth (national health insurance), and Pag-IBIG Fund (housing fund) contributions.
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Working Hours and Conditions: Adherence to regulations on working hours, rest periods, and overtime. The standard workweek is 48 hours, with a maximum of 8 hours per day.
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Leave Entitlements: Ensuring employees receive statutory leave entitlements, including service incentive leave, maternity leave, paternity leave, and special leave for women.
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Health and Safety: Compliance with occupational health and safety standards to ensure a safe working environment.
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Termination and Severance: Following proper procedures for employee termination, including just cause, due process, and payment of severance benefits as required by law.
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Anti-Discrimination and Equal Opportunity: Ensuring non-discriminatory practices in hiring, promotion, and other employment practices.
Importance of HR Compliance in the Philippines:
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Legal Protection: Compliance with HR laws protects the company from legal disputes, penalties, and sanctions. Non-compliance can result in significant fines, legal battles, and damage to the company's reputation.
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Employee Satisfaction and Retention: Adhering to labor laws and providing fair wages, benefits, and working conditions contribute to higher employee satisfaction and retention. This can lead to a more motivated and productive workforce.
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Reputation Management: Companies known for compliance with labor laws and ethical practices are more likely to attract top talent and maintain a positive reputation in the market.
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Operational Efficiency: Understanding and implementing HR compliance helps streamline HR processes, reduce administrative burdens, and ensure smooth operations.
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Risk Management: Proper compliance minimizes the risk of workplace accidents, disputes, and other issues that can disrupt business operations.
Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate in the Philippines can greatly simplify HR compliance. An EOR assumes the legal responsibilities of employment, ensuring that all local labor laws and regulations are met. This allows companies to focus on their core business activities while mitigating the risks associated with non-compliance. Rivermate can handle payroll, benefits administration, tax compliance, and other HR functions, providing peace of mind and operational efficiency for businesses operating in the Philippines.
Do employees receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record in Philippines?
Yes, employees in the Philippines receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record (EOR) like Rivermate. An EOR ensures compliance with local labor laws and regulations, which is crucial in the Philippines where labor laws are comprehensive and protective of employee rights.
Here are the key benefits and rights that employees receive when employed through an EOR in the Philippines:
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Statutory Benefits: Employees are entitled to statutory benefits such as Social Security System (SSS) contributions, Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth) coverage, and Home Development Mutual Fund (Pag-IBIG) contributions. An EOR ensures these contributions are made accurately and timely.
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Minimum Wage Compliance: The EOR ensures that employees are paid at least the minimum wage as mandated by the Philippine government, which varies by region and industry.
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Overtime Pay: Employees are entitled to overtime pay for work beyond the standard 8-hour workday. The EOR calculates and disburses this pay according to Philippine labor laws.
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Holiday Pay: The Philippines has numerous public holidays, and employees are entitled to holiday pay. An EOR ensures that employees receive the correct compensation for working on these days.
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Leave Entitlements: Employees are entitled to various types of leave, including service incentive leave, maternity leave, paternity leave, and special leave for women. An EOR manages these leave entitlements in compliance with local laws.
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Separation Pay: In cases of termination or resignation, employees are entitled to separation pay under certain conditions. An EOR handles the calculation and disbursement of separation pay as required by law.
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Health and Safety Compliance: The EOR ensures that workplace health and safety standards are met, providing a safe working environment for employees.
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Employment Contracts: An EOR provides legally compliant employment contracts that outline the terms and conditions of employment, protecting both the employer and the employee.
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Dispute Resolution: In the event of employment disputes, an EOR can provide support and guidance to ensure that issues are resolved in accordance with Philippine labor laws.
By using an EOR like Rivermate, employers can be confident that their employees in the Philippines receive all their legal rights and benefits, while also reducing the administrative burden and risk of non-compliance with local labor regulations.