Work permits and visas in Canada

Permis de travail et visas au Canada : Guide complet pour les employeurs

La forte économie du Canada, sa haute qualité de vie et sa culture inclusive en font une destination attrayante pour les talents mondiaux. Les employeurs de divers secteurs recherchent de plus en plus à l’étranger pour combler les lacunes en compétences et stimuler la croissance. Cependant, le Canada dispose de règles d’immigration détaillées, et embaucher ou relocaliser un travailleur étranger nécessite une planification minutieuse.

Les erreurs peuvent être coûteuses – allant des retards dans les demandes aux lourdes amendes pour non-conformité. Pour profiter du vivier de talents du Canada tout en restant entièrement conforme, les employeurs doivent comprendre les visas, permis de travail, et toutes les réglementations associées. Ce guide explique pourquoi la conformité en matière d’immigration est importante, qui a besoin d’un permis, les types de permis et visas pertinents pour les employeurs, l’éligibilité et les obligations pour chaque type, ainsi que des étapes pratiques pour embaucher et intégrer en douceur des employés étrangers au Canada.

Qui a besoin d’un visa ou d’un permis de travail au Canada ?

Les citoyens canadiens et résidents permanents peuvent travailler au Canada à tout moment sans restrictions. Si votre nouvelle recrue n’est pas citoyen canadien ou résident permanent, elle aura généralement besoin d’un permis de travail pour travailler au Canada. (Note : les permis de travail sont des documents d’emploi, non des visas de voyage.) L’éligibilité d’un national étranger à travailler dépend de son statut et de la durée/objectif de son séjour.

En termes simples, chaque national étranger qui effectuera effectivement un travail pour un employeur canadien doit posséder un permis de travail valide. Cependant, tous ne nécessitent pas un visa de voyage (un visa est purement pour l’entrée). En fait, les citoyens de pays exemptés de visa (comme les États-Unis, le Royaume-Uni, de nombreux pays de l’UE, etc.) ont seulement besoin d’une Autorisation de Voyage Électronique (AVE) ou arrivent simplement en tant que visiteurs ; mais même eux doivent détenir un permis de travail pour exercer un emploi.

Les courts séjours d’affaires (pour des réunions ou formations) ne nécessitent souvent pas de permis de travail si la personne est techniquement un « visiteur d’affaires », mais tout national étranger travaillant (par exemple, faire des ventes, fournir des services ou effectuer un travail pratique au Canada) doit avoir à la fois un permis de travail valide et, si applicable, un visa ou une AVE. Cela signifie qu’avant que quiconque ne commence réellement ses activités, l’entreprise doit vérifier leur statut.

La loi canadienne sur l’immigration précise que si un visa couvre l’entrée, le permis de travail est le document qui autorise l’emploi. En d’autres termes, aucun recrutement étranger ne peut légalement être sur la paie au Canada sans un permis de travail approprié, même s’il est arrivé avec une AVE ou un visa.

Pour des postes à plus long terme, les étrangers obtiennent généralement un permis de travail avant de venir au Canada (en faisant une demande auprès d’un bureau de visas canadien ou en ligne). Dans certains cas, un travailleur étranger peut faire une demande à la frontière canadienne (point d’entrée) s’il vient d’un pays exempt de visa et a organisé l’emploi à l’avance. Mais dans tous les cas, les employeurs doivent vérifier les règles.

Par exemple, certains accords internationaux (comme CUSMA/USMCA) permettent des transferts intra-entreprise et aux professionnels de faire une demande depuis le Canada dans des conditions simplifiées. Les points clés ici sont : citoyens canadiens & résidents permanents : pas de permis nécessaire ; ils sont automatiquement autorisés à travailler.

Autres étrangers : doivent avoir un permis de travail pour travailler, et souvent aussi un visa/AVE pour entrer. Chaque travailleur étranger a besoin d’un permis de travail.

Courtes visites vs. travail : assister à des réunions ou conférences peut ne pas nécessiter de permis, mais effectuer des tâches professionnelles le nécessite toujours.

Demandes à la frontière : les citoyens de pays exemptés de visa peuvent être éligibles pour faire une demande de permis de travail à l’entrée (port d’entrée) s’ils remplissent les critères. Sinon, le permis doit être obtenu à l’avance. Comprendre ces notions de base – citoyenneté/PR vs étranger, permis de travail vs visa de voyage – est essentiel pour la conformité et une embauche fluide.

Aperçu des types de permis de travail et visas canadiens pertinents pour les employeurs

L’immigration canadienne offre plusieurs voies pour les travailleurs étrangers. Les employeurs doivent connaître les principaux programmes qui permettent d’embaucher des talents à l’étranger. Voici les catégories clés de permis de travail et visas qui reviennent le plus souvent lors de la relocalisation d’employés au Canada :

Programme de Travailleurs Étrangers Temporaires (TET) au Canada

Le TET est le principal programme du Canada pour embaucher des travailleurs étrangers afin de combler les pénuries de main-d’œuvre. Sous le TET, les employeurs doivent obtenir une Évaluation de l’Impact sur le Marché du Travail (EIMT) positive de Emploi et Développement Social Canada (ESDC). L’EIMT est un document confirmant qu’aucun citoyen canadien ou résident permanent n’est disponible pour faire le travail et que l’embauche d’un travailleur étranger aura un impact neutre ou positif sur le marché du travail canadien.

Pour obtenir une EIMT, un employeur doit généralement démontrer des efforts de recrutement étendus et respecter des conditions sur les salaires et les conditions de travail. (À la fin 2024, les règles de l’EIMT ont été renforcées : par exemple, les seuils de salaire minimum ont été augmentés de 20 %, et les attestations par des avocats/comptables agréés ne sont plus acceptées.)

Une fois l’EIMT approuvée, l’employeur paie les frais de traitement (actuellement CAD 1 000 $ par poste) et fournit la lettre de confirmation au travailleur. Ce n’est qu’alors que le travailleur peut faire une demande de permis de travail spécifique à l’employeur. En pratique, la plupart des permis de travail traditionnels au Canada sont obtenus via la voie TET : le travailleur postule en ligne ou dans un bureau de visas avec le numéro EIMT et l’offre d’emploi.

Les obligations de l’employeur dans le cadre du TET sont importantes : ils doivent faire de la publicité pour le poste comme indiqué, offrir des salaires équitables, fournir un contrat, et respecter tous les engagements pris dans l’EIMT. Les manquements (par exemple, payer en dessous du salaire promis) peuvent entraîner des sanctions.

Programme de Talents Globaux (GTS) au Canada

Le Programme de Talents Globaux (GTS) est une sous-catégorie spécialisée du TET pour des rôles hautement qualifiés et innovants au Canada. GTS permet aux entreprises canadiennes éligibles d’accélérer l’obtention d’EIMT (souvent en deux semaines) pour certains métiers figurant sur la Liste des Métiers de Talents Globaux. Il est orienté vers les postes en technologie et R&D, ou autres rôles « uniques et spécialisés ».

Les entreprises utilisant GTS doivent élaborer un Plan d’Avantages pour le Marché du Travail (LMBP) – un plan d’une page détaillant comment l’embauche de ces talents bénéficiera positivement au marché du travail canadien (par exemple, création d’emplois, formation, transfert de connaissances). Contrairement à l’EIMT classique, GTS nécessite généralement une recommandation d’un partenaire canadien désigné. Mais l’avantage est un traitement rapide. Sinon, les candidats GTS suivent la procédure basée sur l’EIMT du TET.

Programme de Mobilité Internationale (PMI) au Canada

Le Programme de Mobilité Internationale est une enveloppe pour tous les cas de permis de travail exemptés d’EIMT (pas besoin d’EIMT) au Canada. Plutôt que d’évaluer les besoins du marché du travail, le PMI permet aux employeurs d’embaucher des travailleurs qui remplissent des critères larges, souvent pour des raisons d’intérêt général canadien ou d’accords réciproques. Les flux courants du PMI incluent les transferts intra-entreprise (voir ci-dessous), certains accords commerciaux et d’investissement (CUSMA/USMCA, CETA, etc.), les bénéfices importants pour le Canada (par exemple, scientifiques, chercheurs mondiaux), les programmes d’échange international (stagiaires, échanges de jeunes), et des programmes spécifiques comme la Mobilité Francophone et autres.

Sous le PMI, l’employeur doit suivre une procédure, mais elle est simplifiée : avant que le travailleur ne fasse une demande de permis, l’employeur soumet une offre d’emploi via le Portail Employeur IRCC et paie des frais de conformité (actuellement CAD 230 par travailleur). Cela crée un numéro d’offre spécifique à l’employeur. Le travailleur utilise ensuite ce numéro pour faire sa demande de permis de travail.

Puisqu’aucune EIMT n’est impliquée, la demande est généralement plus rapide. (Par exemple, le flux Mobilité Francophone exempte l’EIMT pour les travailleurs francophones, et les transferts CUSMA peuvent être traités rapidement en ligne.) Cependant, l’employeur doit toujours respecter ses obligations : s’assurer de remplir toutes les conditions du flux choisi et respecter les termes de l’offre d’emploi. En cas d’inspection par IRCC ou ESDC, ils vérifieront que l’employeur respecte les salaires promis, les tâches, et autres engagements.

Permis de travail spécifique à l’employeur au Canada

Ce terme désigne plutôt une catégorie qu’un programme distinct. Un permis de travail spécifique à l’employeur (également appelé permis fermé) signifie que le permis est lié à un seul employeur et un seul lieu. Ces permis sont délivrés dans le cadre du TET ou de certains cas du PMI. Avec ce permis, le travailleur étranger ne peut travailler que pour l’employeur nommé dans le poste et la région approuvée.

Si le travailleur souhaite changer d’emploi ou de lieu, un nouveau permis est nécessaire. La majorité des permis basés sur le TET sont spécifiques à l’employeur. Les employeurs doivent noter que ce permis limite le travailleur : si l’entreprise change d’adresse ou de nom commercial, ou si le salarié change de rôle, un permis mis à jour doit être obtenu. (En revanche, la catégorie suivante est un permis ouvert, qui n’a aucune restriction d’employeur.)

Permis de travail ouvert au Canada

Un permis de travail ouvert permet à un étranger de travailler pour n’importe quel employeur au Canada (avec quelques exclusions très limitées), sans offre d’emploi spécifique. Les permis ouverts ne sont pas courants pour des embauches purement dirigées par l’employeur, mais ils couvrent des cas importants que les employeurs doivent connaître :

Permis de travail ouvert pour conjoint et personnes à charge : Le conjoint ou partenaire de fait d’un travailleur étranger qualifié ou d’un étudiant international peut être éligible à un permis de travail ouvert. (Après janvier 2025, l’éligibilité est limitée aux conjoints de travailleurs hautement qualifiés dans certains métiers.) Cela signifie que si votre nouvelle recrue arrive au Canada avec un permis de travail, son conjoint peut aussi être autorisé à travailler pour vous ou un autre employeur sous un permis ouvert. Les employeurs n’ont généralement pas d’obligations supplémentaires pour l’embauche d’un conjoint avec un permis ouvert, sauf à le traiter comme tout employé canadien.

Permis de travail post-diplôme (PGWP) : Les diplômés d’un collège ou d’une université canadienne éligible peuvent obtenir un PGWP leur permettant de travailler n’importe où au Canada. Le PGWP est techniquement un permis de travail ouvert (sans employeur spécifié), valable jusqu’à 3 ans selon la durée des études. Les employeurs embauchant un ancien étudiant international avec un PGWP n’ont pas de démarches supplémentaires – ils le recrutent simplement comme un travailleur canadien (le diplômé ayant déjà l’autorisation de travailler partout). C’est une voie très prisée qui permet aux employeurs de tester les étudiants internationaux après leurs études sans EIMT.

Permis ouverts lors de la demande de résidence permanente : Dans certains cas, un étranger au Canada en cours de parrainage pour la résidence permanente (par exemple, sous parrainage conjugal ou programmes de travailleurs qualifiés) peut obtenir un permis de travail provisoire (parfois appelé « permis de transition » ou « permis de liaison »). Ces cas sont moins fréquents dans les discussions avec les employeurs, mais existent. Bien que les permis de travail ouverts offrent une grande flexibilité, ils sont accordés sous des conditions spécifiques. L’employeur doit s’assurer que le travailleur détient un permis ouvert valide et informer IRCC si son statut change. En pratique, les permis ouverts impliquent rarement des démarches supplémentaires pour l’employeur, sauf à noter le changement de statut en interne.

Transfert intra-entreprise (ICT) au Canada

La catégorie ICT permet aux multinationales de transférer certains employés vers une filiale, succursale ou affiliée canadienne. Il s’agit en réalité d’un flux exempté d’EIMT dans le cadre du PMI (codes C12 ou C61). Les employés éligibles incluent des gestionnaires, cadres ou travailleurs avec des connaissances spécialisées, qui ont été employés dans la société à l’étranger pendant au moins un an (les lignes directrices récentes d’IRCC précisent cette exigence d’un an). Deux sous-catégories existent : pour les cadres/gestionnaires et pour les employés avec connaissances spécialisées. L’employeur doit être lié (parent, filiale, succursale ou affiliée) à l’étranger.

Faire une demande dans le cadre de l’ICT évite l’EIMT, mais l’employeur doit prouver la relation qualificative et le rôle de l’employé. Le travailleur fait une demande de permis de travail intra-entreprise (souvent avec des codes de catégorie). L’employeur doit également soumettre l’offre via le portail comme requis par le PMI. Une fois au Canada, le travailleur ne peut travailler que pour la société canadienne spécifiée. L’ICT est populaire pour transférer des talents de l’étranger, et permet jusqu’à trois ans pour les cadres et jusqu’à cinq ans pour les employés avec connaissances spécialisées (avec possibilité de prolongation).

Programme de Visa pour les Entrepreneurs (Start-Up Visa) au Canada

Bien qu’il ne s’agisse pas d’un permis de travail temporaire, le Programme de Visa pour les Start-Up du Canada est pertinent pour les employeurs envisageant des talents entrepreneuriaux. Il cible des entrepreneurs étrangers ayant des idées d’affaires innovantes viables. Dans le cadre de ce programme, si la personne obtient une lettre de soutien d’un fonds de capital-risque désigné, d’un groupe d’anges investisseurs ou d’un incubateur, elle peut faire une demande de résidence permanente au Canada.

Les exigences incluent la détention d’au moins 10 % des droits de vote dans une entreprise admissible et la possession de fonds de démarrage suffisants. Si la demande est acceptée, l’entrepreneur (et sa famille) obtient la résidence permanente et peut lancer son entreprise au Canada. Les employeurs peuvent rencontrer ce cas si ils embauchent quelqu’un bénéficiant d’un soutien pour une start-up ; le point clé est que ces candidats ont une voie d’immigration distincte et des incitations fortes à s’installer et rester à long terme. Chacun de ces permis et visas a ses propres règles. La section suivante détaille les critères d’éligibilité et ce que les employeurs doivent faire pour chacun.

Critères d’éligibilité et obligations de l’employeur pour chaque type de permis au Canada

Pour employer avec succès un étranger au Canada, le travailleur et l’employeur doivent respecter certains critères. Voici une ventilation des principales catégories de permis et des exigences et obligations associées :

Obligations du Programme de Travailleurs Étrangers Temporaires (TET) au Canada

L’employeur doit prouver un besoin réel d’un travailleur étranger. Cela implique de faire une demande d’EIMT auprès d’ESDC. En général, les employeurs doivent faire de la publicité pour le poste au Canada pendant une période déterminée, payer au travailleur étranger au moins le salaire en vigueur (ou le salaire médian) pour ce métier, et offrir de bonnes conditions de travail.

ESDC délivre une EIMT positive si satisfait. L’employeur paie les frais de traitement de l’EIMT (actuellement CAD 1 000 $ par poste) et fournit la lettre de confirmation au travailleur. Ce n’est qu’après cela que le travailleur peut faire une demande de permis de travail. Après embauche, l’employeur doit respecter toutes ses promesses : par exemple, ne pas réduire les salaires ou modifier les tâches, ne pas faire payer de frais de recrutement, et fournir les avantages promis (congés payés, logement, etc.). Il faut garder des dossiers détaillés (paiements, changements de poste, etc.) en cas d’audit. Le non-respect peut entraîner de lourdes sanctions.

Obligations du permis de travail spécifique à l’employeur au Canada

Si le permis du travailleur est lié à votre entreprise, vous devez soumettre une offre mise à jour si le poste change. Par exemple, déplacer l’employé dans un nouveau lieu ou rôle nécessite souvent une modification du permis. En gros, respecter les conditions du permis. Le travailleur n’aura que votre entreprise sur son permis, donc tout changement doit être signalé à IRCC.

Obligations du Programme de Talents Globaux (GTS) au Canada

Un employeur doit être une entreprise innovante (souvent une société technologique) et obtenir une recommandation au Canada. Il faut élaborer et mettre en œuvre un Plan d’Avantages pour le Marché du Travail (LMBP). Ce plan (signé par le PDG) explique comment l’embauche de ces talents bénéficiera positivement au marché du travail canadien (formation, création d’emplois, transfert de connaissances). Les engagements dans le LMBP sont contraignants et revus chaque année. En plus des obligations classiques de l’EIMT, les employeurs GTS s’engagent à ces bénéfices additionnels.

Obligations du Programme de Mobilité Internationale (PMI) au Canada

Pour les embauches exemptées d’EIMT, les employeurs doivent payer les frais de conformité (CAD 230 par travailleur) et soumettre une offre d’emploi via le Portail Employeur IRCC avant que le travailleur ne fasse sa demande. Cela crée un numéro d’offre spécifique que le travailleur inclut dans sa demande de permis. Si embauché dans le cadre du PMI, aucune EIMT ni publicité n’est requise, mais il faut respecter les critères de l’exemption (par exemple, un poste de professionnel CUSMA doit correspondre à une des professions listées).

Les employeurs du Québec embauchant via le Programme de Travailleurs Étrangers Temporaires (requérant une EIMT) doivent aussi obtenir un Certificat d’Acceptation du Québec (CAQ) ; cependant, pour les embauches PMI au Québec, un CAQ n’est pas nécessaire. Dans tous les cas, l’employeur doit figurer sur la liste des employeurs conformes au Canada et ne pas exploiter le travailleur (il est illégal d’embaucher un travailleur PMI pour du striptease ou des travaux similaires).

Obligations du permis de travail ouvert au Canada

Généralement, c’est le salarié, et non l’employeur, qui obtient ces permis. Par exemple, si le conjoint d’un travailleur obtient un permis ouvert, il peut travailler pour n’importe quel employeur, donc l’entreprise n’a rien à faire de spécial à part embaucher un travailleur légal. Si le permis est déjà ouvert et approuvé, l’employeur n’a pas besoin de faire de demande via le portail ou d’obtenir une EIMT.

(Pour les nouvelles embauches avec un PGWP, l’entreprise le traite comme tout autre employé canadien.) La principale « obligation » ici est simplement de vérifier que le permis ouvert est valide lors de l’intégration.

Obligations du transfert intra-entreprise (ICT) au Canada

L’employeur doit démontrer la relation qualificative entre l’entité canadienne et la société étrangère (parent, filiale, succursale, etc.) et que l’employé remplit l’exigence d’un an d’expérience. En pratique, pour une demande ICT, l’employeur utilise toujours le Portail Employeur et paie les 230 CAD, en indiquant la catégorie d’exemption (par exemple, « ICT – connaissances spécialisées » ou « ICT – cadre/gestionnaire »).

Une fois approuvé, le permis de l’employé précisera le statut ICT. L’employeur doit s’assurer que les tâches de l’employé au Canada correspondent à la catégorie autorisée (gestion ou connaissances spécialisées). Il n’y a pas d’EIMT, mais IRCC attend que le transfert respecte les lignes directrices (par exemple, relation intra-entreprise authentique).

Obligations du Programme Visa Start-Up (Entrepreneurs) au Canada

Dans ce cas, « l’employeur » est l’entrepreneur lui-même au Canada. Les exigences clés sont que le candidat obtienne une lettre de soutien d’une organisation désignée (fonds de capital-risque, groupe d’anges investisseurs ou incubateur) et que l’entreprise remplisse les critères de propriété canadienne. Si une société embauche un candidat start-up, c’est en réalité la personne qui doit remplir les conditions.

La société n’a pas d’obligations d’immigration au-delà de peut-être offrir un soutien et un emploi si nécessaire. Du point de vue de l’employeur, un candidat start-up sera un résident permanent (ou en voie de l’être) qui peut travailler librement. L’employeur doit vérifier la lettre de soutien du candidat et comprendre que cette personne prévoit d’être propriétaire d’une entreprise au Canada. Pour toutes ces catégories, il existe des critères d’éligibilité communs pour le travailleur.

Le travailleur doit avoir un passeport valide, être en bonne santé (examen médical requis pour de longues durées), ne pas avoir de casier judiciaire sérieux, et convaincre l’officier d’immigration qu’il quittera le Canada à l’expiration de son permis. Il doit aussi prouver qu’il peut subvenir à ses besoins financiers jusqu’à ce qu’il commence à gagner au Canada. En tant qu’employeur, vous devriez vous assurer que le travailleur étranger comprend ces points avant la demande, et conserver des documents clairs (contrats, fiches de paie) qui pourraient être demandés par IRCC ou ESDC.

Guide étape par étape pour embaucher ou relocaliser un travailleur étranger au Canada

Naviguer dans le processus d’immigration étape par étape peut aider à éviter les surprises. Voici un processus typique que suivent les employeurs lorsqu’ils amènent un travailleur étranger au Canada :

Étapes initiales pour l’embauche au Canada

Déterminer le statut et l’éligibilité du candidat. Est-il citoyen canadien ou résident permanent (pas besoin de permis) ? Ou aura-t-il besoin d’un permis (est-il une embauche internationale) ? Si oui, choisir la catégorie appropriée (TET vs PMI, GTS, etc.) selon le poste, les compétences, et le calendrier.

Vérifier les exigences de visa pour voyager au Canada. Vérifier si le passeport du salarié nécessite un visa d’entrée ou une AVE. Cela est distinct du permis de travail. Il peut devoir faire une demande de visa ou d’AVE pour entrer au Canada même si le permis est approuvé.

Faire une demande d’EIMT si nécessaire (TET). Si une EIMT est requise, l’employeur prépare et soumet la demande à ESDC (Service Canada). Cela nécessite généralement des preuves d’efforts de recrutement, une offre d’emploi précisant les tâches et salaires, et le paiement des frais EIMT. Pour une embauche GTS, confirmer que vous avez une recommandation d’un organisme désigné et préparer le Plan d’Avantages pour le Marché du Travail.

Soumettre une offre PMI si aucune EIMT n’est requise. Si le travailleur est exempté d’EIMT (PMI), déterminer le bon code pour le Canada. L’employeur paie alors les frais de conformité et soumet l’Offre d’Emploi via le Portail IRCC. Cela doit être fait avant que le travailleur ne fasse sa demande. Le portail vous donnera un numéro d’offre et un reçu de paiement, que vous transmettrez au candidat.

Fournir le contrat et les documents au travailleur. Remettre à l’employé une copie de son contrat ou offre d’emploi et toute lettre de confirmation EIMT ou numéro d’offre du portail. Le travailleur en aura besoin pour faire sa demande. (Le Canada ne « sponsorise » pas le permis ; c’est le travailleur qui postule lui-même avec vos documents.)

Le travailleur fait sa demande de permis de travail au Canada. Il postule en ligne ou dans un bureau de visas canadien, en utilisant le numéro EIMT ou d’offre du portail. Il remplit les formulaires IRCC, paie les frais biométriques et de permis, et soumet les documents justificatifs (passeport, photos, offre d’emploi, numéro EIMT ou code portail, preuves de qualifications, etc.). IRCC ou un agent de visas examine la demande. Beaucoup sont traitées en quelques semaines, mais certaines peuvent prendre plusieurs mois.

Répondre à toute demande supplémentaire d’IRCC. Parfois, IRCC peut demander des informations complémentaires ou un rendez-vous en personne. L’employeur doit être prêt à fournir toute lettre ou confirmation supplémentaire si nécessaire (par exemple, une lettre confirmant la légitimité de l’emploi).

Recevoir le permis et organiser le voyage au Canada. Une fois approuvé, le travailleur recevra une Lettre d’Introduction ou un e-permis pour le point d’entrée. Il l’utilise à son arrivée à un aéroport ou à la frontière canadienne. S’il a besoin d’un visa ou d’une AVE pour entrer, il doit aussi l’obtenir. L’employeur peut aider à réserver les vols et l’hébergement initial.

Arrivée et suivi au Canada. À l’arrivée, le travailleur présente le permis ou la lettre d’introduction au douanier. Lors de l’entrée, la carte du permis de travail (ou e-permis) lui sera délivrée. L’employeur doit vérifier les conditions du permis (date d’expiration, nom de l’employeur, limites géographiques) et s’assurer que tout correspond à l’emploi. Ensuite, procéder à l’intégration normale : délivrer une carte d’identification, inscrire au régime de paie et avantages, demander un Numéro d’Assurance Sociale (NAS), etc. Pour des démarches propres au Canada comme ouvrir un compte bancaire ou souscrire à une assurance santé provinciale, l’employeur peut guider l’employé.

Maintenir la conformité après l’embauche. Conserver les dossiers de l’emploi du travailleur (salaires, heures, tâches) comme promis. Si quelque chose change dans l’emploi (changement de lieu, promotion), l’employeur doit vérifier si une extension ou modification du permis est nécessaire. De même, si le statut légal du travailleur change (par exemple, en congé ou retournant dans son pays d’origine), informer IRCC si requis. En suivant ces étapes, les employeurs peuvent gérer systématiquement le processus d’immigration au Canada. À chaque étape, il est utile de se référer aux guides officiels (par exemple, pages « Découvrez si vous avez besoin d’une EIMT » et « Embaucher un travailleur sans EIMT » d’IRCC) pour s’assurer que tous les critères sont respectés. Travailler avec un conseiller expérimenté ou un avocat spécialisé peut simplifier ce processus et éviter des erreurs.

Responsabilités légales et exigences de conformité pour les employeurs au Canada

Une fois le travailleur étranger embauché, les devoirs légaux de l’employeur se poursuivent au Canada. Les autorités canadiennes prennent la conformité en matière d’immigration très au sérieux. Les employeurs doivent être conscients des responsabilités suivantes :

Normes salariales et du travail au Canada

Les employeurs doivent payer le travailleur étranger au moins le salaire indiqué dans l’EIMT ou l’offre d’emploi. Ils doivent également respecter toutes les autres normes d’emploi (congés payés, heures supplémentaires, conditions de travail sécuritaires, etc.) comme pour les employés canadiens. Selon la législation fédérale, ils doivent tenir des dossiers détaillés de la paie, des heures travaillées, des congés, et autres détails d’emploi (en général, pour 3 à 6 ans).

Bien que cette tenue de dossiers soit une exigence générale du droit du travail, elle soutient aussi la conformité en matière d’immigration. En cas d’inspection, des dossiers clairs prouvent que vous avez traité l’employé équitablement.

Conditions de l’EIMT et de l’offre en Canada

Tout engagement pris lors du processus d’immigration doit être respecté. Par exemple, si l’offre d’emploi promet un logement payé ou une allocation de déménagement, l’employeur doit le fournir. Si la demande d’EIMT incluait un nombre précis d’emplois ou un calendrier, ces détails doivent correspondre à la réalité. Toute déviation (plus ou moins d’heures, changement d’adresse, etc.) doit être signalée à IRCC via une demande de modification ou de prolongation. Ignorer les conditions du permis peut entraîner sa révocation.

Conformité via le Portail Employeur au Canada

Pour les embauches PMI, les employeurs doivent payer les frais de conformité ($230) et soumettre une offre d’emploi à l’avance. Il faut conserver les copies des reçus de paiement et des soumissions. IRCC utilise ces documents pour vérifier la conformité. De plus, les employeurs doivent figurer sur la liste des employeurs conformes au TET/PMI ; si un employeur est non conforme (voir ci-dessous), il peut être interdit d’embaucher des travailleurs étrangers pendant plusieurs années.

Déclaration EIMT en Canada

Selon certaines conditions de l’EIMT, les employeurs doivent faire rapport à ESDC de leur conformité (par exemple, s’ils ont promis de former ou transférer des compétences aux Canadiens). Pour le GTS, des rapports annuels sur le Plan d’Avantages pour le Marché du Travail sont requis. Les employeurs doivent respecter ces obligations et respecter les échéances de déclaration.

Tenue de dossiers pour le Canada

Conserver tous les documents liés à l’immigration au Canada. Cela inclut les copies de la demande EIMT, le Plan d’Avantages, le contrat de travail, et les communications avec le travailleur concernant les changements de statut. En cas d’audit par IRCC ou ESDC, ces documents devront être produits. Bien qu’il n’y ait pas de délai unique de conservation imposé, il est prudent de les garder au moins 5 à 6 ans (la durée de validité la plus longue entre le permis du travail et la politique de conservation des dossiers de l’entreprise).

Préparer les inspections au Canada

Les autorités fédérales effectuent des contrôles de conformité pour faire respecter les règles du TET/PMI. Si des inspecteurs visitent votre lieu de travail, ils peuvent interviewer des employés, examiner des dossiers, et vérifier les conditions. Ils recherchent notamment des salaires impayés ou des heures non déclarées. Les employeurs doivent coopérer pleinement. Avoir un manuel ou une liste de contrôle de conformité détaillée (publicités de recrutement, contrats, dossiers de paie, etc.) est une bonne pratique.

Sanctions pour non-conformité au Canada

Les conséquences peuvent être graves. En cas de violations, IRCC/ESDC utilise un système de points pour décider des sanctions. Celles-ci peuvent aller d’un avertissement à des amendes lourdes (de 500 $ jusqu’à 100 000 $ par infraction, et jusqu’à 1 million $ au total par an). Dans les cas graves, un employeur peut être interdit de tous les programmes de travailleurs temporaires pendant plusieurs années, voire de façon permanente. Les permis en cours peuvent être refusés ou révoqués. Il y a aussi un risque de réputation si l’employeur est listé publiquement comme non conforme.

Obligations continues au Canada

Enfin, rappelez-vous que la date d’expiration du permis de travail est une échéance. Il incombe à l’employeur de s’assurer que le travailleur quitte ou prolonge son statut avant cette date. Si l’employeur souhaite prolonger la présence, une nouvelle EIMT (ou soumission via le portail si toujours exemptée) doit être faite avant l’expiration du permis actuel. La planification à l’avance évite un statut de travail illégal.

En résumé, embaucher un travailleur étranger implique plus qu’un contrat et un visa. C’est une relation continue régie par la loi d’immigration au Canada. Les employeurs doivent suivre scrupuleusement toutes leurs promesses, conserver une documentation complète, et rester vigilants quant aux exigences de conformité. La revue régulière des mises à jour sur les sites d’IRCC et d’ESDC, ainsi que le recours à un conseiller HR ou juridique expérimenté, aidera à éviter les pièges.

Défis courants rencontrés par les employeurs canadiens et comment les surmonter

De nombreux employeurs trouvent le processus d’immigration intimidant au Canada. Voici les obstacles typiques et des conseils pour les gérer :

Réglementations complexes au Canada

La politique d’immigration canadienne peut être complexe et est périodiquement mise à jour. Par exemple, en 2024–2025, de nouveaux critères ont été mis en place pour les permis ouverts (conjoints), seuils de salaire, et plafonds de traitement. Solution : Restez informé. Désignez quelqu’un (ou votre équipe RH/juridique) pour suivre les bulletins officiels (Communiqués IRCC, mises à jour ESDC). Lors de changements majeurs, ajustez rapidement vos politiques d’embauche et communiquez aux candidats concernés.

Retards dans le traitement des EIMT au Canada

L’obtention d’une EIMT peut prendre plusieurs mois, surtout pour des postes à bas salaire ou en zones rurales. Cela peut ralentir l’embauche. Solution : Planifiez tôt et laissez suffisamment de délai. Si urgent, envisagez si le poste peut correspondre à une catégorie exemptée d’EIMT (ex. ICT ou CUSMA). Pour des rôles en IT hautement qualifiés, utilisez le GTS pour accélérer. Préparez aussi soigneusement la demande d’EIMT pour éviter les refus ou demandes d’informations supplémentaires.

Coûts liés au Canada

L’embauche de travailleurs étrangers implique des frais (frais EIMT, frais portail, etc.) et souvent des dépenses de relocalisation. Solution : Budgetez tous les coûts à l’avance. Rappelez-vous que payer l’EIMT est un investissement pour trouver des talents. Comparez le coût total avec d’autres solutions (embauche locale, recours à un EOR, etc.). Certains employeurs considèrent que partager les coûts (par exemple, faire payer le billet d’avion au travailleur) est illégal ; respectez les règles sur les déductions autorisées.

Erreurs administratives au Canada

De petites erreurs dans les demandes (codes incorrects, signatures manquantes) peuvent entraîner des refus. Solution : Vérifiez chaque demande minutieusement. Utilisez les listes de contrôle de documents d’IRCC. Beaucoup d’entreprises ont des formulaires ou logiciels standardisés pour gérer la paperasserie d’immigration. En cas de doute, consultez un professionnel de l’immigration.

Barrières linguistiques et culturelles au Canada

Les embauches internationales peuvent ignorer la culture du lieu de travail canadien ou la langue anglaise/française peut être une seconde langue. Solution : Fournissez une orientation sur les pratiques commerciales canadiennes. Offrez un soutien linguistique (cours ESL, mentorat). Expliquez clairement les attentes (horaires, structure hiérarchique, lois du travail comme le préavis de 2 semaines). Cela aide l’employé à s’intégrer et à mieux performer.

Intégration et fidélisation au Canada

Au-delà de la conformité légale, retenir un travailleur étranger peut être difficile si ses besoins familiaux ou personnels ne sont pas satisfaits. Solution : Aidez à la logistique de relocalisation – assistance pour le logement, explication du système de santé, présentation à la communauté locale (groupes culturels ou expatriés). Favoriser un environnement respectueux et inclusif encouragera l’employé à rester à long terme. Discutez de l’évolution de carrière et des projets de résidence permanente pour montrer votre engagement.

Règles spécifiques au Québec

Si vous embauchez au Québec, sachez que la province a ses propres exigences en matière d’immigration. Un Certificat d’Acceptation du Québec (CAQ) est nécessaire pour les embauches avec EIMT. Solution : Prévoyez plus de temps et de documents si le poste est au Québec (le portail d’immigration du Québec est séparé de celui d’IRCC). En fin de compte, la meilleure approche est d’être proactif : commencer les démarches bien avant la date de début souhaitée, communiquer clairement avec le salarié à chaque étape, et si vous avez un doute, consulter un spécialiste. Les employeurs surmontent souvent les obstacles en collaborant avec des avocats en immigration ou des services d’Employer-of-Record spécialisés dans l’embauche transfrontalière.

Bonnes pratiques pour la relocalisation et l’intégration des employés internationaux au Canada

Relocaliser un employé étranger implique plus que la paperasserie. Un accompagnement réfléchi facilite la transition. Voici quelques bonnes pratiques clés :

Planification pré-arrivée au Canada

Avant l’arrivée, fournissez des informations détaillées. Envoyez un pack de bienvenue avec des conseils sur le marché du logement, coûts moyens, normes culturelles, et guides locaux. Aidez-les à ouvrir un compte bancaire canadien à distance si possible, et expliquez comment demander un Numéro d’Assurance Sociale (NAS), nécessaire pour la paie. Préparer les essentiels (téléphone, forfait) à l’avance réduit le stress.

Orientation à l’immigration au Canada

Même si l’employé parle anglais, expliquez les conditions du permis de travail en termes simples. Clarifiez quand et comment faire des demandes de prolongation, renouveler le visa de voyage, ou changer d’emploi. S’assurer qu’ils maintiennent leur statut évite des violations involontaires.

Conformité légale et fiscale au Canada

Aidez-les à comprendre leurs obligations fiscales canadiennes. Informez-les sur les retenues à la source (Régime de pensions du Canada, Assurance-emploi, impôt sur le revenu) et les échéances. Beaucoup de nouveaux arrivants sont surpris par les règles fiscales canadiennes ; une session d’information ou un conseiller fiscal peut être utile. Assurez-vous aussi d’être inscrit aux comptes de paie appropriés (CRA) pour un travailleur étranger.

Intégration culturelle au Canada

Encouragez leur participation à la culture d’entreprise. Désignez un mentor ou un « buddy » pour répondre aux questions quotidiennes. Des formations culturelles (différences entre la culture d’affaires canadienne et celle du pays d’origine) peuvent être précieuses. Célébrer les fêtes multiculturelles ou offrir une formation à la sensibilité culturelle contribue à un environnement inclusif.

Soutien familial au Canada

Si l’employé déménage avec sa famille, envisagez d’offrir un accompagnement : recherche d’emploi pour le conjoint, informations sur les écoles. Les parents actifs doivent connaître les options de garde d’enfants. Montrer du soutien à toute la famille favorise la fidélité.

Communication ouverte au Canada

Maintenez un dialogue constant. Des points réguliers dans les premiers mois permettent de détecter rapidement les problèmes. Par exemple, demander si le délai de permis de travail pose problème, ou si une paperasserie (ex. renouvellement médical) est nécessaire. Si l’employé est mécontent du logement ou du choc culturel, abordez ces sujets rapidement et avec tact.

Vérifications de conformité au Canada

Effectuez des audits internes de conformité en immigration périodiquement. Par exemple, vérifier que la personne détient toujours un permis valide avant son expiration. Conservez des copies des permis à jour. Cela garantit que vous et l’employé respectez les exigences légales. En prêtant attention à ces détails pratiques et humains, les employeurs peuvent transformer une relocalisation complexe en une expérience fluide. Un employé soutenu sera plus engagé.

Conclusion pour les employeurs au Canada

Le Canada offre d’énormes opportunités pour les entreprises et les professionnels talentueux. Son économie stable, ses industries innovantes, et sa main-d’œuvre multiculturelle en font une destination de choix. Cependant, comme nous l’avons vu, embaucher ou relocaliser des travailleurs étrangers implique de naviguer dans le système d’immigration canadien. Les employeurs doivent comprendre la différence entre visas et permis de travail, choisir le bon programme d’immigration (TET, PMI, ou autres), et suivre scrupuleusement chaque règle.

Respecter les critères d’éligibilité et remplir toutes les obligations de l’employeur – de l’obtention de l’EIMT au paiement des frais de conformité – est essentiel pour réussir. En planifiant à l’avance et en suivant les étapes décrites, vous pouvez minimiser retards et risques. Conservez une documentation complète, respectez les normes du travail, et restez à jour sur les changements réglementaires. La non-conformité peut entraîner de lourdes sanctions, la vigilance étant clé.

Par ailleurs, accordez de l’importance à l’aspect humain de la relocalisation : aidez votre nouvelle recrue à s’installer, expliquez la culture du lieu de travail canadien, et favorisez un environnement inclusif. Si ce processus vous semble écrasant, rappelez-vous que vous n’êtes pas seul. Contactez Rivermate pour un accompagnement expert sur les permis de travail et visas canadiens. L’équipe de Rivermate est spécialisée dans l’aide aux employeurs pour gérer efficacement la paperasserie d’immigration, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise pendant que vos nouveaux employés internationaux sont en règle et heureux d’être à bord.