Employer of Record in Schweiz

Die Expansion Ihres Geschäfts in die Schweiz im Jahr 2025 bietet Zugang zu einer hochqualifizierten Arbeitskraft und einer robusten Wirtschaft. Die Navigation durch die spezifischen Beschäftigungsgesetze, Sozialversicherungsbeiträge und Lohnabrechnungsregeln des Landes kann für ausländische Unternehmen jedoch komplex sein. Das Verständnis der verfügbaren Einstellungsmechanismen ist entscheidend für einen reibungslosen und regelkonformen Markteintritt, um sicherzustellen, dass Sie Top-Talente effektiv anziehen und binden können.

Wenn Sie in der Schweiz Mitarbeiter einstellen möchten, haben Sie im Allgemeinen einige klare Optionen:

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Zweigstelle in der Schweiz, was erheblichen Zeitaufwand, administrativen Aufwand und ein tiefgehendes Verständnis der lokalen Unternehmens- und Steuergesetze erfordert.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record, wie Rivermate, ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter regelkonform einzustellen, ohne eine eigene rechtliche Einheit in der Schweiz zu gründen.
• Engagement von unabhängigen Auftragnehmern: Sie können Personen als Contractors einstellen, aber es ist wesentlich, sie korrekt zu klassifizieren, um Risiken der Fehlklassifizierung nach schweizerischem Arbeitsrecht zu vermeiden, was zu erheblichen Strafen führen könnte.

Wie ein EOR in der Schweiz funktioniert

Ein Employer of Record-Service in der Schweiz fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Teammitglieder, übernimmt alle gesetzlichen Verpflichtungen, während Sie die volle Kontrolle über die tägliche Verwaltung und Aufgaben behalten. Der EOR kümmert sich um:

• Lohnabrechnung einschließlich korrekter Gehaltszahlungen, Sozialversicherungsbeiträge und Steuerabzüge in Übereinstimmung mit den schweizerischen Bundes- und Kantonsvorschriften.
• Einhaltung der schweizerischen Arbeitsgesetze, Sicherstellung, dass Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen und Kündigungsverfahren strikt den lokalen Standards entsprechen.
• Verwaltung von Benefits, Organisation von obligatorischen und zusätzlichen Leistungen wie Unfallversicherung, Pensionskassen und Krankenversicherungsbeiträge.
• HR-Unterstützung und Verwaltung, Bereitstellung von Fachwissen zu lokalen Beschäftigungspraktiken, Verwaltung der Mitarbeitereinschreibung und Handhabung laufender HR-Dokumentation.

Vorteile der Nutzung eines EOR in der Schweiz

Für Unternehmen, die in der Schweiz einstellen möchten, ohne eine lokale Einheit zu gründen, bietet ein EOR mehrere überzeugende Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Schnelles Einstellen von Mitarbeitern in der Schweiz, oft innerhalb von Tagen, und Umgehung des langwierigen und kostspieligen Prozesses der Gründung einer Einheit.
• Reduziertes rechtliches und compliancebezogenes Risiko: Entlastung bei der Verständigung und Einhaltung der komplexen schweizerischen Beschäftigungsgesetze, Steuern und Sozialversicherungsregeln, wodurch Ihre Gefahr rechtlicher Strafen minimiert wird.
• Kostenersparnis: Vermeidung der erheblichen Anfangs- und laufenden Kosten, die mit der Einrichtung und dem Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft verbunden sind.
• Zugang zu Top-Talenten: Rekrutierung und Onboarding qualifizierter Fachkräfte überall in der Schweiz, unabhängig von der physischen Präsenz Ihres Unternehmens.
• Vereinfachte HR-Verwaltung: Optimierung Ihrer internationalen HR-Operationen durch Nutzung der lokalen Expertise und Infrastruktur des EOR für Lohnabrechnung und administrative Aufgaben.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Schweiz umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Schweiz gewährleistet.

Das dezentrale Steuersystem der Schweiz umfasst Bundes-, Kantons- und Gemeindesteuern, was die Einhaltung der Vorschriften komplex macht. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Einbehaltung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen sowie Einkommenssteuern für ausländische Mitarbeitende. Wichtige Sozialversicherungsbeiträge im Jahr 2025 umfassen etwa 8,7 % für AHV/AVS, 1,4 % für IV/AI, 2,2 % für ALV/AC (bis CHF 148.200), mit Variationen bei Unfallversicherung, Berufspensionen und Familienzulagen. Arbeitgeber müssen auch die Einkommenssteuerabzüge für Mitarbeitende ohne C-Bewilligung handhaben, wobei die Sätze und Freibeträge kantonal variieren.

Ausländische Mitarbeitende ohne C-Bewilligung werden via Quellensteuer besteuert, wobei die Sätze vom Gehalt, Familienstand und Kanton abhängen. Mitarbeitende mit C-Bewilligung oder die eine ordentliche Veranlagung wählen, können Abzüge geltend machen, wie Pillar 3a-Beiträge, Krankenversicherung, Berufsauslagen, Kinderbetreuung, Alimente, Schuldzinsen und Spenden, wobei die Grenzen kantonal unterschiedlich sind.

Ausländische Arbeitnehmende ohne C-Bewilligung werden hauptsächlich durch Quellensteuer besteuert, können aber eine ordentliche Veranlagung beantragen, wenn sie über CHF 120.000 verdienen oder Schweizer Immobilien besitzen. Ausländische Unternehmen mit einer Betriebsstätte unterliegen der Schweizer Körperschaftsteuer und der Mehrwertsteuerregistrierung, wobei die Pflichten des Arbeitgebers denen inländischer Firmen ähneln. Die Einhaltung dieser Vorschriften erfordert oft professionelle Beratung, um die Compliance sicherzustellen und steuerliche Vorteile zu optimieren.

Die Schweiz bietet hohe Gehälter in verschiedenen Branchen, beeinflusst durch Faktoren wie Erfahrung, Ausbildung, Standort und Unternehmensgröße. Schlüsselbranchen wie Banken, Pharma und IT verfügen über wettbewerbsfähige jährliche Gehaltsspannen, wobei Rollen wie Finanzanalysten CHF 90.000–CHF 140.000 verdienen und Data Scientists CHF 110.000–CHF 180.000. Große Städte wie Zürich und Genf verlangen in der Regel höhere Bezahlungen.

Während es keinen landesweiten Mindestlohn gibt, haben mehrere Kantone Mindeststundenlöhne festgelegt, insbesondere Genf mit CHF 23.27 und Basel-Stadt mit CHF 21.00. Arbeitgeber müssen diese kantonalen Vorschriften einhalten, wobei einige Branchen auch durch Tarifverträge geregelt sind, die höhere Standards setzen.

Vergütungspakete umfassen oft Boni wie ein 13. Monatsgehalt, Leistungsprämien sowie Zulagen für Transport, Verpflegung oder Unterkunft. Gehälter werden monatlich per Banküberweisung gezahlt, mit obligatorischen Abzügen für Sozialversicherung und Einkommensteuer, und detaillierte Gehaltsabrechnungen werden bereitgestellt. Die Gehaltstrends für 2025 zeigen eine steigende Nachfrage nach Tech-Talenten, einen stärkeren Fokus auf Work-Life-Balance und höhere Löhne, die die Lebenshaltungskosten widerspiegeln, insbesondere in städtischen Zentren.

Die Schweiz schreibt für Arbeitnehmer eine Mindestdauer von 4 Wochen bezahltem Jahresurlaub vor, wobei Personen unter 20 Jahren Anspruch auf 5 Wochen haben. Viele Unternehmen verlängern diesen auf 5-6 Wochen. Die gesetzlichen Feiertage variieren je Kanton und liegen zwischen 8 und 15 Tagen pro Jahr, wobei jeder Kanton seinen eigenen Feiertagskalender festlegt. Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern während des Urlaubs ihr reguläres Gehalt zahlen und sicherstellen, dass der Urlaub innerhalb des Jahres genommen wird, in dem er erworben wurde.

Für Krankheitsurlaub hängt die Gehaltsfortzahlung von kantonalen Skalen ab, wie den Berner und Zürcher Skalen, die in der Regel 3 bis 7 Wochen abdecken, abhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit. Viele Arbeitgeber ergänzen dies durch eine Krankentagegeldversicherung. Mutterschaftsurlaub beträgt 14 Wochen bei 80 % des Gehalts, während Vaterschaftsurlaub mindestens zwei Wochen bei ebenfalls 80 % des Gehalts beträgt. Weitere Urlaubsarten umfassen Beileids-, Studien-, Sabbatical-, Ehe- und Umzugsurlaub, die oft durch Arbeitsverträge oder Tarifverträge geregelt sind.

Die Schweiz bietet ein umfassendes Mitarbeitendenleistungssystem, das obligatorische Sozialversicherungsbeiträge mit freiwilligen Zusatzleistungen kombiniert. Arbeitgeber müssen wichtige Leistungen wie Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV/AVS), Invalidenversicherung (IV/AI), Arbeitslosenversicherung (ALV/AC), Unfallversicherung, Familienzulagen und bezahlten Mutterschaftsurlaub (14 Wochen bei 80 % des Gehalts) bereitstellen. Die Beiträge werden in der Regel gleichmäßig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, wobei die spezifischen Sätze und Verpflichtungen in den Vorschriften festgelegt sind.

Neben den obligatorischen Leistungen erweitern viele Arbeitgeber die Pakete um optionale Angebote wie zusätzliche Pensionspläne (BVG/LPP), Zuschüsse zur Krankenversicherung, Lebens- und Invaliditätsversicherung, zusätzliche Urlaubstage, flexible Arbeitsregelungen und Mitarbeitendenunterstützungsprogramme. Die Krankenversicherung bleibt für alle Einwohner verpflichtend, wobei Arbeitgeber oft zu den Prämien beitragen, insbesondere bei Zusatzversicherungen.

Die Altersvorsorge folgt einem Drei-Säulen-System: die staatliche Rente (AHV/AVS), die berufliche Altersvorsorge (BVG/LPP) und die freiwilligen privaten Ersparnisse. Arbeitgeber sind für die Verwaltung der zweiten Säule verantwortlich, wobei die Beitragssätze je nach Alter und Gehalt variieren. Größere Unternehmen bieten in der Regel umfangreichere Leistungen an, einschließlich großzügiger Pensionspläne und Gesundheitsleistungen, während KMU oft einfachere Pakete bereitstellen. Branchen mit hoher Nachfrage wie Finanzen und Technologie bieten häufig attraktivere Leistungen, um Talente zu gewinnen.

In der Schweiz werden Arbeitsverträge hauptsächlich durch das Schweizer Obligationenrecht geregelt, was Flexibilität ermöglicht, aber bestimmte Bestimmungen zum Schutz der Mitarbeitenden vorschreibt. Verträge können schriftlich oder mündlich sein, wobei schriftliche Verträge für Klarheit empfohlen werden. Das Gesetz erkennt verschiedene Vertragstypen an, die jeweils spezifische Merkmale aufweisen:

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie die zwingenden gesetzlichen Bestimmungen einhalten, wie Mindestkündigungsfristen, Arbeitszeiten und Mitarbeiterschutz, um Streitigkeiten zu vermeiden und attraktive Arbeitsverträge zu schaffen.

Schweiz hat einen bemerkenswerten Anstieg bei Remote- und flexiblen Arbeitsvereinbarungen erlebt, angetrieben durch technologischen Fortschritt und sich ändernde Mitarbeitenerwartungen. Während es keine spezifische Gesetzgebung für Remote-Arbeit gibt, gelten die bestehenden Arbeitsgesetze, die klare Arbeitsverträge, die Einhaltung des Schweizer Arbeitszeitgesetzes sowie die Verantwortung des Arbeitgebers für Unfallversicherung sowie Gesundheit und Sicherheit vorschreiben. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Remote-Arbeitende rechtlich abgesichert sind und ergonomische sowie Sicherheitsstandards eingehalten werden.

Flexibel angebotene Optionen umfassen häufig Telearbeit, Teilzeitarbeit und flexible Arbeitszeiten, die auf die organisatorischen Bedürfnisse abgestimmt sind. Wichtige rechtliche und praktische Überlegungen umfassen die Festlegung des Arbeitsortes in den Verträgen, die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen sowie die Bereitstellung notwendiger Hinweise zu Gesundheit und Sicherheit. Arbeitgeber sollten klare Richtlinien implementieren und geeignete Technologien nutzen, um produktive Remote-Teams zu fördern.

Das Arbeitsrecht der Schweiz regelt die Beendigung durch das Schweizer Obligationenrecht und legt dabei besonderen Wert auf die Einhaltung von Kündigungsfristen, Verfahrensfairness und Arbeitnehmerschutz. Arbeitgeber müssen schriftliche Kündigungen aussprechen, bei Bedarf Kündigungen rechtfertigen und bestimmte Kündigungsfristen einhalten, die je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit zwischen 1 Monat bei weniger als einem Jahr und 3 Monaten bei über zehn Jahren Dienstzeit variieren. Während der Probezeit (in der Regel den ersten Monat) gilt eine kürzere Kündigungsfrist von 7 Tagen.

Abfindungen sind grundsätzlich nicht vorgeschrieben, können jedoch in bestimmten Fällen anfallen, beispielsweise bei Arbeitnehmern über 50 Jahren mit über 20 Jahren Betriebszugehörigkeit, wobei die Beträge typischerweise zwischen 2 und 8 Monatsgehältern liegen. Kündigungen können aus wichtigem Grund (z.B. schwerwiegendes Fehlverhalten) oder ohne Grund erfolgen, sofern die Verfahrensregeln eingehalten werden. Arbeitnehmer sind vor ungerechtfertigten Kündigungen aufgrund von Diskriminierung, Vergeltungsmaßnahmen oder anderen missbräuchlichen Gründen geschützt, mit rechtlichem Behelf innerhalb von 180 Tagen bei Entschädigungsansprüchen.

Die Arbeitslandschaft in der Schweiz gewinnt zunehmend an Bedeutung für unabhängige Vertragsarbeit und Freelancing, wodurch Unternehmen Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten erhalten, ohne die Verpflichtungen einer traditionellen Beschäftigung einzugehen. Diese Flexibilität ermöglicht Einzelpersonen Autonomie und vielfältige Projektmöglichkeiten. Arbeitgeber müssen jedoch die rechtlichen Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Contractors sorgfältig navigieren, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden, die zu Haftungen bei Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern und arbeitsrechtlicher Compliance führen können. Wichtige Kriterien für die Klassifizierung sind Unterordnung, wirtschaftliche Abhängigkeit, Integration in die Unternehmensabläufe, unternehmerisches Risiko und die Anzahl der betreuten Kunden.

Die Beschäftigung unabhängiger Contractors erfordert klare Verträge, die die selbstständige Natur der Beziehung widerspiegeln. Wesentliche Vertragselemente umfassen den Leistungsumfang, Vergütung, Ausgaben, Vertraulichkeit, Kündigungsbedingungen und geistige Eigentumsrechte. Im Gegensatz zu Arbeitnehmern behalten Contractors die Rechte an geistigem Eigentum, es sei denn, diese werden ausdrücklich an den Auftraggeber übertragen. Contractors sind selbst für ihre Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich, einschließlich Anmeldung bei AHV/AVS, Beitragszahlung und Verwaltung der Mehrwertsteuer, falls zutreffend. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Contractors tatsächlich selbstständig sind und ihre Verpflichtungen erfüllen.

Independent Contractors sind in Branchen verbreitet, die spezielle Fähigkeiten erfordern, wie IT, Beratung, Marketing, Finanzen, Pharmazeutika und kreative Industrien. Diese Branchen profitieren von der Flexibilität und Expertise, die Contractors bieten, was mit der schweizerischen Nachfrage nach Nischenskills und projektbasierten Arbeitsmodellen im Einklang steht.

Das Arbeitserlaubnissystem in der Schweiz variiert je nach Nationalität und Beschäftigungsdauer. EU/EFTA-Bürger profitieren von vereinfachten Verfahren im Rahmen des Abkommens über die Freizügigkeit, wobei hauptsächlich eine lokale Registrierung erforderlich ist, während Nicht-EU/EFTA-Nationalitäten eine formelle Arbeitserlaubnis benötigen, die vom Arbeitgeber beantragt wird. Die wichtigsten Visatypen sind die L (Kurzzeit, bis zu 1 Jahr), B (Langzeit, jährlich verlängerbar), C (unbefristeter Aufenthalt nach 5-10 Jahren) und G (Grenzgänger). Arbeitgeber müssen nachweisen, dass sie versuchen, Schweizer oder EU/EFTA-Bürger zu rekrutieren, bevor sie Nicht-EU/EFTA-Arbeitnehmer einstellen, indem sie Anträge bei den kantonalen Behörden einreichen. Die Genehmigung erfordert mehrere Schritte und Dokumente wie Arbeitsverträge, Qualifikationen und Führungszeugnisse.

Die Bearbeitungszeiten können von mehreren Wochen bis zu Monaten variieren, die Gebühren unterscheiden sich je nach Kanton und Visumtyp. Eine C-Bewilligung erlaubt unbefristeten Aufenthalt und Arbeit, abhängig von der Aufenthaltsdauer und Integration, wobei US-amerikanische und kanadische Staatsbürger nach fünf Jahren, andere nach zehn Jahren berechtigt sind. Familienmitglieder können mit Dependent-Visa nachziehen, die einen Nachweis der Beziehung, Unterkunft, finanzielle Ressourcen und Krankenversicherung erfordern. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben rechtliche Verpflichtungen, einschließlich korrekter Meldungen, Einhaltung der Arbeitsgesetze, Registrierung und Beachtung der Visabedingungen, wobei Verstöße mit Strafen wie Geldbußen oder Abschiebung geahndet werden können.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen die Einwanderungsgesetze der Schweiz einhalten, einschließlich ordnungsgemäßer Dokumentation, Registrierung und Einhaltung der Beschäftigungsbedingungen, um Strafen zu vermeiden.