Austria betreibt ein umfassendes Steuersystem, das Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und verschiedene andere Abgaben umfasst. Für Arbeitgeber, die in Österreich tätig sind, ist das Verständnis und die Einhaltung der Lohnsteuerpflichten entscheidend für eine rechtssichere und konforme Beschäftigung. Dabei geht es um die korrekte Berechnung und Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen für die Mitarbeitenden sowie die Einhaltung strenger Meldepflichten.
Die Verwaltung dieser Verpflichtungen erfordert Sorgfalt, da Fehler zu Strafen und Verzugszinsen führen können. Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende haben spezifische Verantwortlichkeiten hinsichtlich Beiträge und Meldungen, die hauptsächlich über den monatlichen Lohnabrechnungsprozess gesteuert werden. Das System ist so konzipiert, dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge effizient an der Quelle des Einkommens eingezogen werden.
Arbeitgeber Sozialversicherung und Lohnsteuerpflichten
Arbeitgeber in Österreich sind verpflichtet, auf behalf ihrer Mitarbeitenden in das Sozialversicherungssystem einzuzahlen, zusätzlich zur Lohnsteuerabzugspflicht. Diese Beiträge decken verschiedene Zweige der Sozialversicherung ab, einschließlich Kranken-, Pensions-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. Die Beitragssätze werden in der Regel als Prozentsatz des Bruttogehalts des Mitarbeitenden berechnet, bis zu bestimmten Höchstbeitragsgrundlagen.
Für 2025 wird erwartet, dass die allgemeinen Sozialversicherungsbeitragssätze für Arbeitgeber ungefähr wie folgt aussehen:
| Versicherungsart | Arbeitgeberanteilssatz |
|---|---|
| Krankenversicherung | ~3,85% |
| Pensionsversicherung | ~12,55% |
| Arbeitslosenversicherung | ~3,00% (variabel je nach Gehalt) |
| Unfallversicherung | ~1,20% |
Hinweis: Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung können je nach Gehaltsniveau variieren.
Neben der Sozialversicherung müssen Arbeitgeber auch Beiträge zu anderen Fonds und Abgaben leisten, darunter:
- Familienlastenausgleichsfonds (FLAF): Ca. 3,9 % des Bruttogehalts.
- Wohnbauförderungsfonds (WF): Ca. 0,5 % des Bruttogehalts (kann regional leicht variieren).
- Insolvenzentschädigungsfonds (IEF): Ca. 0,1 % des Bruttogehalts.
- Pendlerpauschale: Ein kleiner fixer Betrag pro Mitarbeitenden pro Monat.
Diese Arbeitgeberbeiträge werden auf das Bruttogehalt des Mitarbeitenden bis zu den jeweiligen Höchstbeitragsgrundlagen für die Sozialversicherung berechnet. Die monatliche Höchstbeitragsgrundlage für die Sozialversicherung wird jährlich angepasst und wird in 2025 höher sein als in den Vorjahren. Die Beiträge sind in der Regel monatlich an die zuständige Sozialversicherungseinrichtung zu entrichten.
Einkommensteuerabzugspflichten
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuer (Lohnsteuer) von den Bruttogehältern ihrer Mitarbeitenden bei jeder Abrechnungsperiode einzubehalten. Österreich verfügt über ein progressives Einkommensteuersystem, das bedeutet, höher Verdienende zahlen einen höheren Prozentsatz ihres Einkommens an Steuern. Die Höhe der einzubehaltenden Steuer hängt vom Bruttogehalt, der Steuerklasse, dem Familienstand und etwaigen Freibeträgen oder Abzügen ab.
Die Einkommensteuerklassen und -sätze für 2025 werden voraussichtlich progressiv gestaltet sein. Während die genauen Grenzen jährlichen Anpassungen unterliegen, wird die allgemeine progressive Struktur voraussichtlich wie folgt aussehen:
| Steuerpflichtiges Jahreseinkommen | Steuersatz |
|---|---|
| Bis €12.816 | 0% |
| €12.817 bis €20.816 | 20% |
| €20.817 bis €34.816 | 30% |
| €34.817 bis €66.816 | 41% |
| €66.817 bis €99.266 | 48% |
| Über €99.266 | 55% |
Hinweis: Diese Grenzen sind indikativ basierend auf jüngsten Anpassungen und Prognosen für 2025. Die 0%-Grenze umfasst effektiv den Grundfreibetrag.
Die Arbeitgeber berechnen die monatliche Lohnsteuer anhand des voraussichtlichen Jahresgehalts des Mitarbeitenden, wobei sie das monatliche Gehalt, Sonderzahlungen (wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, die bis zu bestimmten Grenzen niedriger besteuert werden können) sowie Angaben des Mitarbeitenden oder der Steuerbehörden (z.B. über das elektronische Lohnkonto-System, ELDA) berücksichtigen. Die einbehaltene Steuer ist bis zum 15. des Folgemonats an das Finanzamt abzuführen.
Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Mitarbeitende
Mitarbeitende in Österreich haben Anspruch auf verschiedene Steuerabzüge und Freibeträge, die ihr zu versteuerndes Einkommen mindern und somit die Höhe der vom Arbeitgeber einbehaltenen Einkommensteuer reduzieren können. Einige gängige Abzüge und Freibeträge sind:
- Allgemeiner Absetzbetrag: Ein Grundfreibetrag, der allen Mitarbeitenden zusteht.
- Arbeitnehmerabsetzbetrag: Ein spezieller Freibetrag für Mitarbeitende.
- Pendlerpauschale: Für Mitarbeitende, die eine bestimmte Entfernung zur Arbeit zurücklegen, abhängig von Entfernung und öffentlichem Verkehr. Diese kann oft in die monatliche Lohnabrechnung eingerechnet werden, wenn der Mitarbeitende die entsprechende Erklärung abgibt.
- Familienbonus Plus: Ein bedeutender Steuerfreibetrag pro Kind, der von einem oder beiden Elternteilen in Anspruch genommen werden kann und die Einkommensteuerlast mindert. Arbeitgeber können dies in die monatliche Abführung einrechnen, wenn der Mitarbeitende das entsprechende Formular (E30) vorlegt.
- Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag: Für Alleinverdienende mit Kindern oder Alleinerziehende.
- Sonderausgaben: Bestimmte Ausgaben wie Kirchenbeiträge, freiwillige Krankenversicherung und Spenden können absetzbar sein. Diese werden oft vom Mitarbeitenden in der jährlichen Steuererklärung geltend gemacht, einige können jedoch direkt an die Steuerbehörden durch den Dienstleister gemeldet werden.
- Außergewöhnliche Belastungen: Ausgaben aufgrund von Krankheit, Behinderung oder anderen außergewöhnlichen Umständen können absetzbar sein, meist in der jährlichen Steuererklärung.
Viele Abzüge und Freibeträge werden vom Mitarbeitenden in der jährlichen Steuererklärung geltend gemacht, einige, wie das Pendlerpauschale und der Familienbonus Plus, können die monatliche Lohnsteuer direkt beeinflussen, wenn der Mitarbeitende die erforderlichen Nachweise beim Arbeitgeber einreicht.
Steuerliche Compliance und Meldefristen
Arbeitgeber in Österreich haben strenge Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern und den Finanzbehörden. Die Einhaltung umfasst eine genaue Berechnung, fristgerechte Zahlung und korrekte Meldung aller lohnbezogenen Daten.
Wichtige Meldepflichten sind:
- Monatliche Lohnmeldung (Lohnzettel): Arbeitgeber müssen monatlich elektronische Lohnabrechnungsdaten für jeden Mitarbeitenden an die Finanzverwaltung (über ELDA) und die Sozialversicherung übermitteln. Diese Meldung umfasst Bruttogehalt, Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile), einbehaltene Lohnsteuer und weitere relevante Informationen. Die Frist für Einreichung und Zahlung ist in der Regel der 15. des Folgemonats.
- Jährliche Zusammenfassung (Lohnzettelübermittlung): Eine jährliche Zusammenfassung der monatlichen Lohnabrechnungen für jeden Mitarbeitenden ist bis Ende Jänner des Folgejahres an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Sie bildet die Grundlage für die jährliche Einkommensteuerveranlagung.
- An- und Abmeldung: Arbeitgeber müssen Mitarbeitende vor Arbeitsbeginn bei der Sozialversicherung anmelden und bei Beendigung abmelden.
- Jährlicher Sozialversicherungsbericht: Ein Jahresbericht, der die Sozialversicherungsbeiträge zusammenfasst, ist ebenfalls erforderlich.
Die Nichteinhaltung dieser Fristen oder die fehlerhafte Meldung kann zu Strafen, Zinsen und Prüfungen führen.
Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Mitarbeitende und Unternehmen
Die Beschäftigung ausländischer Mitarbeitender oder das Betreiben eines ausländischen Unternehmens in Österreich bringt zusätzliche steuerliche Überlegungen mit sich.
- Steueransässigkeit: Die steuerlichen Verpflichtungen einer Person in Österreich hängen von ihrem Steuerwohnsitz ab. Ansässige werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, Nicht-Ansässige nur auf in Österreich erzieltes Einkommen. Eine Person gilt in der Regel als ansässig, wenn sie einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Österreich hat.
- Doppelbesteuerungsabkommen: Österreich verfügt über ein umfangreiches Netz an Doppelbesteuerungsabkommen (DTA) mit vielen Ländern. Diese Abkommen sollen die doppelte Besteuerung von Einkommen verhindern und regeln oft, welches Land das primäre Besteuerungsrecht für bestimmte Einkünfte, einschließlich Beschäftigungseinkommen, hat. Die Bestimmungen eines relevanten DTA können die Lohnsteuerabzugspflichten für Nicht-Residenten beeinflussen.
- Betriebsstätte (PE): Ein ausländisches Unternehmen kann in Österreich steuerpflichtig werden, wenn es eine Betriebsstätte in Österreich begründet. Die Beschäftigung von Mitarbeitenden in Österreich kann je nach Art und Dauer der Tätigkeiten eine Betriebsstätte begründen. Existiert eine Betriebsstätte, ist das ausländische Unternehmen für die Körperschaftsteuer auf die Gewinne, die dieser Betriebsstätte zurechenbar sind, verantwortlich.
- Sozialversicherung für ausländische Mitarbeitende: Die Sozialversicherungspflichten für ausländische Mitarbeitende hängen vom Herkunftsland und den anwendbaren internationalen Abkommen ab (z.B. EU-Regelungen zur Sozialversicherung oder bilaterale Abkommen). In einigen Fällen bleiben Mitarbeitende, die nach Österreich entsandt werden, für eine begrenzte Zeit in der Sozialversicherung ihres Heimatlandes versichert.
Die Navigation durch diese Komplexitäten, insbesondere hinsichtlich Steueransässigkeit, DTA und Sozialversicherungskoordination, erfordert sorgfältige Planung, um die Einhaltung der Vorschriften sowohl für den Arbeitgeber als auch für den ausländischen Mitarbeitenden sicherzustellen.
