Culturele overwegingen in Vietnam

Navigeren door het zakelijke landschap in Vietnam vereist een diepgaand begrip van de rijke culturele nuances. Terwijl het land snel geïntegreerd is in de wereldeconomie, beïnvloeden traditionele waarden en sociale structuren aanzienlijk de werkplek dynamiek, communicatie en zakelijke relaties. Buitenlandse bedrijven die willen vestigen of uitbreiden in Vietnam moeten erkennen dat succes vaak niet alleen afhangt van strategische planning en marktanalyse, maar ook van het opbouwen van vertrouwen en het tonen van respect voor lokale gebruiken en etiquette.

Het begrijpen van deze culturele elementen is cruciaal voor effectieve samenwerking met lokale partners, het managen van Vietnamese werknemers en het bevorderen van een positieve en productieve werkomgeving. Het negeren of verkeerd interpreteren van deze aspecten kan leiden tot miscommunicatie, gespannen relaties en uiteindelijk het belemmeren van zakelijke doelstellingen.

Communicatiestijlen

Communicatie op de Vietnamese werkplek wordt vaak gekenmerkt door indirectheid en een focus op het behouden van harmonie en het besparen van gezicht. Directe confrontatie of te bot taalgebruik wordt over het algemeen vermeden, omdat dit als onbeleefd of agressief kan worden gezien.

• Indirectheid: Ideeën of feedback kunnen subtiel worden overgebracht, waardoor luisteraars goed moeten letten op context, toon en non-verbale signalen. "Ja" betekent niet altijd instemming, maar kan begrip of beleefdheid aangeven.
• Non-verbale cues: Lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en stilte spelen een belangrijke rol. Het begrijpen van deze cues is essentieel om de volledige betekenis van een boodschap te doorgronden.
• Beleefdheid en Respect: Het gebruik van passende titels en aanspreektitels is belangrijk, vooral bij het aanspreken van superieuren of ouderen. Een beleefde en respectvolle houding is van groot belang.
• Rapport opbouwen: Small talk en het leren kennen van collega’s op persoonlijk vlak voordat zakelijke zaken worden besproken, helpt vertrouwen op te bouwen en communicatie soepeler te laten verlopen.

Aspect	Directe communicatiestijl (Vaak Westers)	Indirecte communicatiestijl (Vaak Vietnamese)
Duidelijkheid	Expliciet, duidelijk, ondubbelzinnig	Impliciet, afhankelijk van context en interpretatie
Feedback	Direct, specifiek, indien nodig kritisch	Subtiel, vaak positief of voorzichtig geformuleerd
Conflict	Openlijk besproken	Vermeden of indirect afgehandeld om gezicht te sparen
Focus	Berichtinhoud	Relatie en harmonie

Zakelijke onderhandeling

Onderhandelingen in Vietnam zijn doorgaans een proces dat geduld, flexibiliteit en een focus op het opbouwen van lange termijnrelaties vereist. Haast maken of te agressief zijn kan schadelijk zijn.

• Relatie opbouwen: Vertrouwen en rapport zijn vaak een vereiste voor succesvolle onderhandeling. Eerste vergaderingen richten zich meer op het leren kennen van elkaar dan op directe zakelijke details.
• Geduld: Beslissingen kunnen tijd kosten, omdat ze vaak overleg vereisen met meerdere hiërarchische niveaus. Bereid je voor op een trager tempo dan in sommige Westerse culturen.
• Gezicht besparen: Vermijd het plaatsen van de andere partij in een positie waarin ze gezicht kunnen verliezen. Dit betekent directe kritiek of agressieve tactieken vermijden.
• Flexibiliteit: Wees bereid om concessies te doen en verschillende opties te verkennen. Rigide vasthouden aan de eerste standpunten is mogelijk niet effectief.
• Besluitvorming: Definitieve beslissingen worden meestal genomen door de hoogste leidinggevende, maar input van anderen wordt vaak vooraf overwogen.

Hiërarchische structuren

Vietnamese samenleving en werkplekken worden sterk beïnvloed door hiërarchische structuren gebaseerd op leeftijd, positie en ervaring. Respect voor ouderen en superieuren is diepgeworteld en beïnvloedt de werkplek dynamiek aanzienlijk.

• Respect voor autoriteit: Werknemers worden verwacht respect te tonen aan hun managers en senior collega’s. Het direct uitdagen van autoriteit is ongebruikelijk.
• Besluitstroom: Beslissingen vloeien meestal van boven naar beneden. Hoewel input wordt gevraagd, ligt de uiteindelijke autoriteit bij het senior management.
• Communicatiestroom: Communicatie volgt vaak hiërarchische lijnen. Het kan als ongepast worden beschouwd om directe superieuren te passeren.
• Teamharmonie: Het in stand houden van harmonie binnen het team wordt zeer gewaardeerd. Individuele prestaties zijn belangrijk, maar bijdragen aan het succes van de groep en het vermijden van conflicten ook.

Managementstijlen die te autoritair zijn, kunnen minder effectief zijn dan die die duidelijke richting combineren met een focus op teamcohesie en oprechte zorg voor het welzijn van werknemers.

Vakanties en feestdagen

Verschillende nationale feestdagen en vieringen kunnen invloed hebben op bedrijfsactiviteiten in Vietnam, wat leidt tot sluitingen of verminderde activiteit. De belangrijkste is Tet Nguyen Dan (Lunar New Year).

• Tet Nguyen Dan (Lunar New Year): Dit is de belangrijkste feestdag, meestal in eind januari of februari. Het omvat uitgebreide reizen, familie reunies en landelijke sluitingen. Bedrijven sluiten meestal minstens een week, vaak langer, en de activiteit neemt sterk af in de weken voor en na. Voor 2025 wordt verwacht dat Tet rond eind januari valt.
• Andere belangrijke feestdagen:
  • Nieuwjaarsdag (1 januari)
  • Hung Kings' Herdenkingsdag (10e dag van de 3e maancyclus)
  • Reunificatie Dag (30 april)
  • Internationale Arbeidersdag (1 mei)
  • Nationale feestdag (2 september)

Het plannen rondom deze feestdagen, vooral Tet, is cruciaal voor toeleveringsketens, projectdeadlines en het plannen van vergaderingen.

Feestdag	Typische datum (Gregoriaans)	Impact op bedrijfsvoering
Nieuwjaarsdag	1 januari	Openbare feestdag, bedrijven gesloten
Tet Nguyen Dan (Lunar New Year)	Eind januari / begin februari	Grote feestdag, landelijke sluitingen (ca. 7-10+ dagen)
Hung Kings' Herdenkingsdag	Midden april	Openbare feestdag, bedrijven gesloten
Reunificatie Dag	30 april	Openbare feestdag, bedrijven gesloten
Internationale Arbeidersdag	1 mei	Openbare feestdag, bedrijven gesloten
Nationale feestdag	2 september	Openbare feestdag, bedrijven gesloten

Opmerking: Specifieke datums voor feestdagen volgens de maankalender zoals Tet en Hung Kings' Day variëren elk jaar.

Culturele normen die zakelijke relaties beïnvloeden

Het opbouwen van sterke persoonlijke relaties is fundamenteel voor langdurig zakelijk succes in Vietnam. Het concept van guanxi (relaties of connecties) is belangrijk, hoewel het misschien minder formeel is dan in sommige andere Aziatische culturen.

• Relatie opbouwen: Investeren in het leren kennen van zakenpartners en collega’s buiten formele vergaderingen wordt zeer gewaardeerd. Sociaal contact, samen eten en persoonlijke interesse tonen dragen aanzienlijk bij aan vertrouwen.
• Gastvrijheid: Vietnamese gastheren zijn vaak zeer gul en gastvrij. Het accepteren van uitnodigingen voor maaltijden of sociale evenementen is een goede manier om rapport op te bouwen.
• Gift-giving: Kleine, doordachte cadeaus kunnen passend zijn bij een bezoek aan iemands kantoor of huis, of na een succesvolle onderhandeling. Overmatige of te dure cadeaus kunnen verkeerd geïnterpreteerd worden. Cadeaus worden meestal met beide handen gegeven en ontvangen.
• Respect voor ouderen: Toon altijd respect aan de meest senior persoon in een groep. Zij worden meestal als eerste aangesproken en hun mening weegt zwaar.
• Gezicht sparen: Zoals eerder vermeld, is het vermijden van acties of woorden die iemand in verlegenheid kunnen brengen of zijn waardigheid kunnen aantasten, cruciaal voor het onderhouden van positieve relaties.

Het begrijpen en respecteren van deze culturele normen toont betrokkenheid en legt de basis voor duurzame en succesvolle zakelijke relaties in Vietnam.