Naviguer dans la réglementation du travail est crucial pour les entreprises opérant au Japon ou employant des résidents japonais. La loi sur les normes du travail du pays établit des lignes directrices claires concernant les heures de travail, les heures supplémentaires, les périodes de repos et les obligations de l'employeur, conçues pour garantir un traitement équitable et prévenir une surcharge de travail excessive pour les employés. Comprendre et respecter ces règles est essentiel pour la conformité et pour favoriser un environnement de travail sain.
La conformité aux lois japonaises sur le temps de travail implique plus que simplement suivre les heures ; elle nécessite la mise en place de systèmes appropriés pour l'enregistrement, le calcul précis des primes d'heures supplémentaires, et la garantie que les employés reçoivent leurs pauses et jours de repos obligatoires. Rester informé des exigences spécifiques aide les entreprises à gérer efficacement leur main-d'œuvre tout en respectant leurs obligations légales.
Heures de travail standard et structure de la semaine de travail
Selon la loi sur les normes du travail, les heures de travail standard légales sont limitées à 8 heures par jour et 40 heures par semaine. En général, il est interdit aux employeurs d'exiger que les employés travaillent au-delà de ces limites, sauf si des conditions spécifiques sont remplies.
La structure typique de la semaine de travail comprend cinq jours de 8 heures, ce qui donne une semaine de 40 heures. Cependant, des variations existent, comme une semaine de six jours avec des heures quotidiennes plus courtes, à condition que le total hebdomadaire ne dépasse pas 40 heures. Certaines industries ou lieux de travail comptant moins de 10 employés peuvent avoir une limite légale de 44 heures par semaine dans des conditions spécifiques.
Les systèmes d'horaires flexibles, tels que le flextime ou les systèmes d'heures de travail variables calculés sur une période supérieure à une semaine (par exemple, un mois ou un an), permettent des fluctuations quotidiennes ou hebdomadaires des heures, à condition que la moyenne hebdomadaire sur la période de calcul ne dépasse pas la limite légale (habituellement 40 heures).
Règlementation sur les heures supplémentaires et rémunération
Les heures de travail dépassant les limites légales (8 heures par jour ou 40 heures par semaine) sont considérées comme des heures supplémentaires. Les employeurs ne peuvent exiger que les employés fassent des heures supplémentaires que s'ils ont conclu un accord de gestion du travail, connu sous le nom de "36 Agreement" (Article 36 Agreement), avec le représentant des employés et l'ont soumis à l'Inspection du travail compétente.
Le 36 Agreement doit préciser la portée du travail supplémentaire, le nombre d'employés concernés, et les limites maximales des heures supplémentaires. Les limites légales pour les heures supplémentaires s'appliquent généralement :
- Limite standard : 45 heures par mois et 360 heures par an.
- Limite d'exception spéciale : dans des circonstances temporaires spécifiques décrites dans le 36 Agreement, ces limites peuvent être dépassées, mais des plafonds stricts s'appliquent :
- Pas plus de 100 heures d'heures supplémentaires (y compris le travail pendant les jours fériés) en un seul mois.
- Une moyenne de pas plus de 80 heures d'heures supplémentaires (y compris le travail pendant les jours fériés) par mois sur une période de deux, trois, quatre, cinq ou six mois.
- Un total de pas plus de 720 heures d'heures supplémentaires par an.
Le travail supplémentaire doit être rémunéré à des taux majorés basés sur le salaire horaire standard de l'employé. Les taux minimums de majoration sont imposés par la loi :
| Type de travail | Taux de majoration minimum (Multiplicateur) | Taux total (Multiplicateur) |
|---|---|---|
| Heures supplémentaires standard (au-delà de 8/40 heures) | 25% | 1.25 |
| Heures supplémentaires dépassant 60 heures par mois | 50% | 1.50 |
| Travail de nuit (22:00 - 05:00) | 25% | 1.25 |
| Travail pendant les jours fériés (jours légaux) | 35% | 1.35 |
| Heures supplémentaires + Travail de nuit | 25% + 25% | 1.50 |
| Heures supplémentaires (> 60 hrs/mois) + Travail de nuit | 50% + 25% | 1.75 |
| Travail pendant les jours fériés + Travail de nuit | 35% + 25% | 1.60 |
Notez que la majoration de 50% pour les heures supplémentaires dépassant 60 heures par mois est devenue obligatoire pour les PME à partir du 1er avril 2023, alignant ainsi leur réglementation avec celle des grandes entreprises. Les employeurs peuvent offrir un congé payé en lieu et place de la majoration de 50% pour les heures supplémentaires dépassant 60 heures par mois, si un accord séparé est en place.
Périodes de repos et droits aux pauses
Les employeurs sont légalement tenus de fournir aux employés des périodes de repos suffisantes pendant la journée de travail. Ces pauses sont non payées et doivent être accordées pendant les heures de travail. Les droits minimaux aux pauses sont basés sur le nombre total d'heures travaillées dans une journée :
| Heures travaillées dans une journée | Droit minimal à la pause |
|---|---|
| Plus de 6 heures | Au moins 45 minutes |
| Plus de 8 heures | Au moins 60 minutes |
Les employés ont également droit à des jours fériés légaux. La loi impose que les employeurs doivent accorder aux employés au moins un jour de repos par semaine, ou quatre jours de repos sur une période de quatre semaines. Ces jours sont considérés comme des jours fériés légaux et le travail effectué ces jours-là est soumis à la majoration pour travail pendant les jours fériés.
Règlementation sur le travail de nuit et le travail le week-end
Le travail effectué durant la période de nuit, définie comme entre 22:00 et 05:00, est soumis à une majoration obligatoire de 25 %, en plus de toute majoration applicable pour les heures supplémentaires ou le travail pendant les jours fériés.
Travailler le week-end ne déclenche pas automatiquement une majoration sauf si le jour du week-end est désigné comme jour férié légal de l'employé. Si un jour férié légal tombe en semaine, et que l'employé travaille ce jour-là, la majoration pour travail pendant les jours fériés s'applique. S'il travaille un week-end qui n'est pas son jour férié légal mais dépasse ses heures standard quotidiennes ou hebdomadaires, les majorations standard pour heures supplémentaires s'appliquent. Si le travail le week-end est effectué un jour férié légal, la majoration de 35 % pour travail pendant les jours fériés s'applique.
Obligations d'enregistrement du temps de travail
Les employeurs au Japon ont une obligation légale stricte d'enregistrer avec précision les heures de travail de leurs employés. Ceci est crucial pour assurer la conformité aux limites d'heures de travail, le calcul correct des salaires et des primes d'heures supplémentaires, et pour démontrer le respect des lois du travail.
Les heures de travail doivent être enregistrées de manière objective. Les méthodes acceptables incluent :
- Cartes de pointage ou horodateurs
- Cartes IC ou autres systèmes d'identification électronique
- Connexions et déconnexions sur PC
- Autres méthodes objectives qui capturent précisément les heures de début et de fin
Bien que l'auto-déclaration des heures soit parfois utilisée, les employeurs doivent prendre les mesures nécessaires pour vérifier l'exactitude de ces déclarations et prévenir toute manipulation. Se fier uniquement à des déclarations personnelles sans vérification objective n'est généralement pas considéré comme suffisant pour la conformité.
Les employeurs sont tenus de conserver les enregistrements liés aux heures de travail, aux salaires, et à d'autres conditions importantes du travail pour une période déterminée. La exigence légale actuelle est de conserver ces enregistrements pendant cinq ans, bien que, pour l'instant, l'obligation de les conserver pendant trois ans reste en vigueur.
