Le système fiscal des États-Unis est un cadre complexe impliquant les gouvernements fédéral, étatique, et parfois local, chacun imposant diverses taxes sur les particuliers et les entreprises. Pour les employeurs, la navigation dans ce système concerne principalement les taxes sur la paie, qui incluent la retenue à la source sur les salaires des employés et le paiement des taxes côté employeur. Comprendre ces obligations est crucial pour la conformité et le bon fonctionnement des affaires, que ce soit en employant des travailleurs domestiques ou étrangers.
Les employés, à leur tour, sont soumis à l'impôt sur le revenu sur leurs gains, qui est généralement collecté par retenue à la source par l'employeur tout au long de l'année. Ils peuvent également être responsables de leur part de certaines taxes sur la paie. La responsabilité fiscale finale des employés est déterminée lors de leur déclaration annuelle d'impôts, où ils peuvent prendre en compte diverses déductions et crédits pour potentiellement réduire leur revenu imposable.
Obligations de l'employeur en matière de sécurité sociale et de taxes sur la paie
Les employeurs aux États-Unis sont responsables de plusieurs taxes fédérales sur la paie, principalement en vertu de la Federal Insurance Contributions Act (FICA) et de la Federal Unemployment Tax Act (FUTA). De nombreux États imposent également leurs propres taxes de chômage (SUTA) et peuvent avoir des taxes supplémentaires sur la paie.
Les taxes FICA financent les programmes de sécurité sociale et Medicare. Tant les employeurs que les employés contribuent à FICA. Pour 2025, les taux devraient être similaires à ceux de 2024, mais restent soumis à confirmation officielle.
- Taxe de sécurité sociale : Cette part finance les prestations de retraite, d'invalidité et de survivants. Le taux d'imposition est réparti également entre l'employeur et l'employé. Pour 2024, le taux est de 6,2 % pour chacun, soit un total de 12,4 %. Cette taxe ne s'applique qu'au-delà d'un plafond de base salarial annuel. La base de salaire pour 2024 est de $168,600, et la limite pour 2025 devrait être plus élevée, annoncée plus tard en 2024.
- Taxe Medicare : Cette part finance l'assurance hospitalière. Le taux d'imposition est également partagé également entre l'employeur et l'employé. Pour 2024, le taux est de 1,45 % pour chacun, soit un total de 2,9 %. Il n'y a pas de limite de base salariale pour la taxe Medicare régulière.
- Taxe Medicare supplémentaire : Une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 % s'applique aux salaires dépassant un certain seuil ($200,000 pour les déclarants seuls, $250,000 pour les couples mariés déposant conjointement, $125,000 pour les mariés déposant séparément). Cette taxe supplémentaire est uniquement imposée à l'employé ; l'employeur ne verse pas de part correspondante mais doit la retenir sur les salaires au-dessus du seuil.
FUTA est une taxe fédérale qui, avec les systèmes de chômage des États, fournit une indemnisation de chômage aux travailleurs éligibles. Le taux standard de la FUTA est de 6 % sur les premiers $7,000 du salaire de chaque employé par an. Cependant, les employeurs bénéficient généralement d'un crédit important (jusqu'à 5,4 %) contre leur responsabilité fiscale fédérale pour le paiement ponctuel des taxes de chômage des États, ce qui réduit effectivement le taux de FUTA à 0,6 % dans la plupart des cas. Les taux de taxes de chômage des États (SUTA) varient considérablement selon l'État et dépendent de facteurs tels que l'industrie de l'employeur et l'historique des demandes de chômage.
Exigences en matière de retenue d'impôt sur le revenu
Les employeurs doivent retenir l'impôt fédéral sur le revenu sur les salaires de leurs employés en fonction des informations fournies par l'employé sur le formulaire W-4, Certificat de retenue de l'employé. Ce formulaire aide les employeurs à déterminer le montant correct de taxe à retenir en tenant compte du statut de dépôt de l'employé, du nombre de personnes à charge, et de toute autre retenue ou ajustement supplémentaire demandé.
L'impôt fédéral sur le revenu est progressif, ce qui signifie que les niveaux de revenu plus élevés sont imposés à des taux plus élevés. Les tranches d'imposition et les taux sont ajustés annuellement pour l'inflation. Les tranches d'imposition de 2025 seront publiées plus tard en 2024, mais devraient suivre une structure similaire à celle de 2024.
Voici un exemple des tranches d'impôt fédéral sur le revenu de 2024 pour les déclarants seuls (les tranches de 2025 seront différentes) :
| Taux d'imposition | Revenu imposable (Déclarants seuls) |
|---|---|
| 10 % | $0 à $11,600 |
| 12 % | $11,601 à $47,150 |
| 22 % | $47,151 à $100,525 |
| 24 % | $100,526 à $191,950 |
| 32 % | $191,951 à $243,725 |
| 35 % | $243,726 à $609,350 |
| 37 % | Plus de $609,350 |
Les employeurs utilisent les tableaux de retenue fournis par l'IRS, combinés avec les informations du W-4 de l'employé, pour calculer le montant de l'impôt fédéral sur le revenu à retenir de chaque paie.
De nombreux États et certaines juridictions locales imposent également des taxes sur le revenu, obligeant les employeurs à retenir les taxes d'État et locales en fonction des règles spécifiques de chaque État et des formulaires de retenue de l'employé (qui varient selon la localisation).
Déductions et allocations fiscales des employés
Bien que les employeurs se préoccupent principalement de la retenue basée sur les informations fournies par l'employé (comme le formulaire W-4), les employés peuvent réduire leur revenu imposable global via diverses déductions et allocations lors de leur déclaration annuelle d'impôts.
La façon la plus courante pour les employés de réduire leur revenu imposable est de prendre soit la déduction standard, soit de détailler leurs déductions. La déduction standard est un montant fixe qui varie selon le statut de dépôt et est ajustée annuellement pour l'inflation. Pour 2025, les montants de la déduction standard devraient être plus élevés qu'en 2024.
Voici les montants de la déduction standard de 2024 (les montants de 2025 seront différents) :
| Statut de dépôt | Déduction standard (2024) |
|---|---|
| Déclarant seul | $13,850 |
| Marié déposant séparément | $13,850 |
| Marié déposant conjointement | $27,700 |
| Chef de famille | $20,800 |
| Veuf(ve) éligible | $27,700 |
Les employés peuvent choisir de détailler leurs déductions si le total de leurs dépenses éligibles (telles que taxes d'État et locales jusqu'à une limite, intérêts hypothécaires, dons de charité, et certaines dépenses médicales) dépasse le montant de la déduction standard.
Certaines déductions peuvent également affecter le salaire net de l'employé et potentiellement leurs calculs W-4, comme les cotisations avant impôt à des comptes de retraite (comme 401(k)) ou des comptes d'épargne santé (HSA), ainsi que les déductions pour les primes d'assurance santé payées via un plan de cafétéria.
Délais de conformité fiscale et de déclaration
Les employeurs ont des délais stricts pour déposer les taxes retenues et déclarer les rapports de paie. Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités et des intérêts.
Les formulaires fédéraux clés et les échéances générales incluent :
- Formulaire 941, Déclaration trimestrielle de taxes fédérales de l'employeur : Signale l'impôt sur le revenu, la taxe de sécurité sociale, et la taxe Medicare retenus sur les salaires, ainsi que la part de l'employeur pour la sécurité sociale et Medicare. Les échéances sont généralement le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre (30 avril, 31 juillet, 31 octobre, 31 janvier).
- Formulaire 940, Déclaration annuelle de taxes FUTA : Signale la responsabilité fiscale annuelle FUTA de l'employeur. La date limite est généralement le 31 janvier de l'année suivante.
- Formulaire W-2, Déclaration de salaire et d'impôt : Signale les salaires annuels d’un employé et le montant des taxes retenues. Les employeurs doivent remettre des copies aux employés avant le 31 janvier de l’année suivante et déposer des copies auprès de la Social Security Administration (SSA) avant le 31 janvier.
- Formulaire W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements : Un formulaire de résumé déposé auprès de la SSA avec toutes les copies de W-2. La date limite est le 31 janvier.
La fréquence de dépôt des taxes (quotidienne, semi-hebdomadaire, mensuelle) dépend du montant de la responsabilité fiscale. Les obligations de déclaration et de dépôt des taxes de paie des États et localités varient selon la juridiction.
Considérations fiscales particulières pour les travailleurs et entreprises étrangers
Employer des travailleurs étrangers ou opérer en tant qu'entreprise étrangère aux États-Unis introduit des complexités fiscales supplémentaires.
- Classification du travailleur : Déterminer si un travailleur étranger est un résident ou un non-résident pour des fins fiscales est crucial, car différentes règles fiscales s'appliquent. La résidence est généralement déterminée par le test de la carte verte ou le test de présence substantielle.
- Conventions fiscales : Les États-Unis ont des conventions fiscales avec de nombreux pays qui peuvent réduire ou éliminer l'impôt américain sur certains types de revenus, y compris les salaires. Les employeurs doivent considérer les dispositions de la convention lors de la détermination de la retenue pour les employés non-résidents.
- Retenue pour non-résidents : Les revenus versés aux non-résidents sont généralement soumis à un taux de retenue forfaitaire de 30 %, sauf si une convention fiscale prévoit un taux réduit ou une exemption. Les employés non-résidents peuvent devoir soumettre le formulaire 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien) ou le formulaire W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) pour réclamer les avantages de la convention ou confirmer leur statut étranger.
- Numéros d'identification : Les travailleurs étrangers ont besoin d’un numéro d’identification fiscale américain. Les résidents utilisent généralement un Social Security Number (SSN). Les non-résidents qui ne sont pas éligibles à un SSN mais ont besoin d’un TIN américain pour des fins fiscales peuvent obtenir un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN).
- Entreprises étrangères : Une entreprise étrangère opérant aux États-Unis peut être soumise à l'impôt sur les sociétés américain si elle est considérée comme engagée dans une activité commerciale aux États-Unis et si elle a un revenu effectivement lié à cette activité. La notion de "permanent establishment" selon les conventions fiscales détermine souvent si une entreprise étrangère a une présence taxable aux États-Unis. Employer des travailleurs aux États-Unis peut contribuer à établir une présence taxable.
Naviguer dans ces considérations particulières nécessite une attention minutieuse aux détails et une compréhension du droit fiscal américain et des conventions fiscales pertinentes.
