Naviguer dans la réglementation du temps de travail aux États-Unis implique de comprendre une combinaison de lois fédérales et étatiques. La principale loi fédérale régissant les salaires et les heures est la Fair Labor Standards Act (FLSA), qui établit des normes pour le salaire minimum, le paiement des heures supplémentaires, la tenue de registres et le travail des enfants. Bien que la FLSA fournisse une base, les États individuels ont le pouvoir d’adopter leurs propres lois pouvant offrir une protection accrue ou comporter des exigences différentes, notamment en ce qui concerne les pauses et les règles spécifiques à certains secteurs.
Les employeurs opérant aux États-Unis doivent se conformer à la fois aux exigences fédérales de la FLSA et à toute législation du travail applicable au niveau étatique ou local. Cette double couche de réglementation nécessite une attention particulière aux détails pour assurer la conformité dans les différentes juridictions où se trouvent les employés.
Heures de travail standard et structure de la semaine de travail
Selon la Fair Labor Standards Act (FLSA), la semaine de travail standard est définie comme une période fixe et régulière de 168 heures – sept périodes consécutives de 24 heures. Il n’existe pas de limite fédérale au nombre total d’heures qu’un employé âgé de 16 ans ou plus peut travailler en une semaine. Cependant, la FLSA établit le principe que les heures travaillées au-delà de 40 heures en une semaine doivent être rémunérées à un taux majoré pour les employés non exemptés.
Le concept de « semaine de travail standard » fait souvent référence aux 40 heures qui servent de seuil pour déclencher le paiement des heures supplémentaires en vertu de la loi fédérale. De nombreux postes à temps plein sont structurés autour de cette semaine de 40 heures, généralement réparties sur cinq jours de huit heures, mais d’autres arrangements sont courants et permis tant que les heures supplémentaires sont payées pour les heures dépassant 40 en une semaine pour le personnel non exempté.
Réglementations sur les heures supplémentaires et exigences de rémunération
La FLSA oblige que les employés non exemptés reçoivent une rémunération majorée à un taux d’au moins une fois et demie (1,5x) leur taux de rémunération habituel pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 heures en une semaine. Cela s’applique à la majorité des employés horaires. Certains employés peuvent être exemptés des exigences d’heures supplémentaires de la FLSA en fonction de leurs fonctions et de leur niveau de salaire. Les exemptions courantes incluent les cadres, les administratifs, les professionnels, les ventes extérieures, et certains métiers liés à l’informatique, à condition qu’ils remplissent des critères spécifiques liés à leurs tâches et soient rémunérés sur une base salariale dépassant un certain seuil.
Le seuil salarial pour les exemptions de cols blancs est susceptible de changer, mais au début de 2025, les employeurs doivent s’assurer que les employés exemptés remplissent le critère salarial applicable en plus du critère lié aux fonctions. Le calcul du taux de rémunération régulier pour les heures supplémentaires peut être complexe, car il doit inclure la plupart des types de compensation versée à l’employé, pas seulement leur salaire horaire.
| Condition | Taux de rémunération pour heures supplémentaires (FLSA fédérale) |
|---|---|
| Heures travaillées au-delà de 40 en une semaine | 1,5x le taux de rémunération régulier |
| Applicable à | Employés non exemptés |
| Heures hebdomadaires maximales (FLSA fédérale) | Aucune limite fédérale |
Pauses et droits aux pauses
La loi fédérale (FLSA) n’oblige pas les employeurs à fournir des pauses repas ou de repos aux employés. Cependant, si un employeur choisit d’offrir de courtes pauses (habituellement de 5 à 20 minutes), la loi fédérale considère celles-ci comme du temps de travail compensable qui doit être payé. Les pauses repas authentiques (généralement de 30 minutes ou plus) ne sont généralement pas considérées comme du temps de travail et ne nécessitent pas de rémunération, à condition que l’employé soit complètement libéré de ses fonctions pour prendre un repas régulier.
Il est crucial de noter que de nombreux États américains ont des lois exigeant que les employeurs fournissent des pauses repas et/ou de repos. Ces lois varient considérablement en termes de durée des pauses, du moment où elles doivent être accordées (par exemple, après un certain nombre d’heures travaillées), et si elles doivent être rémunérées. Les employeurs doivent respecter les lois de l’État où leurs employés travaillent.
Réglementations sur le travail de nuit et le travail le week-end
La loi fédérale (FLSA) n’oblige pas les employeurs à payer un taux de rémunération supérieur pour le travail de nuit ou le week-end, uniquement en raison de l’heure ou du jour de la semaine. Toute majoration pour le travail à des heures indésirables relève généralement d’un accord entre l’employeur et l’employé, ou peut être exigée par la loi de l’État, un accord de négociation collective, ou la politique de l’entreprise.
Bien que la FLSA ne mandate pas une rémunération majorée pour ces shifts, les heures travaillées durant la nuit ou le week-end comptent toujours dans le total des heures hebdomadaires pour déterminer l’éligibilité aux heures supplémentaires si l’employé est non exempté et travaille plus de 40 heures en une semaine. Certaines lois d’État ou locales, ou règlements spécifiques à certains secteurs, peuvent prévoir des dispositions relatives au travail de nuit ou le week-end, mais ce n’est pas une exigence fédérale générale.
Obligations d’enregistrement du temps de travail pour les employeurs
La FLSA oblige les employeurs à tenir des registres précis des salaires, des heures, et d’autres conditions d’emploi pour les employés non exemptés. Ces registres sont essentiels pour démontrer la conformité aux exigences de salaire minimum et d’heures supplémentaires. Bien que la FLSA ne prescrive pas un format spécifique pour ces registres, elle précise les informations qui doivent être enregistrées.
Les informations clés que les employeurs doivent généralement enregistrer pour les employés non exemptés incluent :
- Nom complet de l’employé et numéro de sécurité sociale
- Adresse, y compris le code postal
- Date de naissance (si moins de 19 ans)
- Sexe et profession
- Heure et jour de début de la semaine de travail de l’employé
- Heures travaillées chaque jour
- Total des heures travaillées chaque semaine
- Mode de paiement des salaires (par exemple, « 9 $ de l’heure », « 440 $ par semaine »)
- Taux horaire régulier
- Gains bruts quotidiens ou hebdomadaires
- Gains d’heures supplémentaires pour la semaine
- Toutes les additions ou déductions sur le salaire
- Total des salaires versés à chaque période de paie
- Date de paiement et période de paie couverte par le paiement
Ces registres doivent être conservés pendant une période déterminée, généralement trois ans pour les registres de paie et deux ans pour les documents sur lesquels sont basés les calculs de salaire (comme les feuilles de temps). La tenue de registres précise est une exigence fondamentale de conformité et est cruciale en cas de litige ou d’audit sur les salaires et heures.
