Employer of Record in États-Unis d'Amérique

Un Employer of Record (EOR) est une société qui embauche légalement des employés en votre nom. Cela vous permet de constituer une équipe aux États-Unis sans créer votre propre entité locale. L'EOR gère toutes les tâches administratives et légales liées à l'emploi. Pensez à la paie, aux impôts, aux avantages sociaux et à la conformité avec les lois du travail américaines. Vous gérez toujours le travail quotidien de votre équipe, mais l'EOR assume les responsabilités légales d'employeur. Pour les entreprises souhaitant embaucher aux États-Unis, un EOR comme Rivermate simplifie le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) aux États-Unis d'Amérique

Utiliser un EOR pour embaucher aux États-Unis est un processus simple. L'EOR devient l'employeur légal, tandis que vous gardez le contrôle sur le travail de votre employé.

Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous trouvez le talent. Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher aux États-Unis.
2. L'EOR rédige un contrat conforme. L'EOR crée un contrat d'emploi qui respecte toutes les lois fédérales, étatiques et locales américaines.
3. L'EOR onboarde votre nouveau collaborateur. Ils gèrent toute la paperasserie nécessaire, y compris les formulaires fiscaux et la vérification de l’éligibilité à l’emploi (Formulaire I-9), qui est une exigence du U.S. Citizenship and Immigration Services (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Ils gèrent la paie et les avantages. L'EOR traite la paie, retient les taxes correctes et administre les avantages sociaux des employés. Cela inclut les cotisations pour la Sécurité Sociale et Medicare comme requis par l'Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Vous gérez le travail quotidien de l'employé. Vous êtes responsable des tâches, de la performance et de l’intégration de votre employé dans la culture de votre entreprise. L'EOR s'occupe des aspects RH et légaux de l’emploi.

Pourquoi utiliser un Employer of Record aux États-Unis d'Amérique

Utiliser un EOR aux États-Unis offre une manière simple et efficace de constituer une équipe. Cela élimine les principaux obstacles à l’expansion dans un nouveau pays, vous permettant de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux.

Voici quelques avantages clés :

• Évitez de créer une entité légale. Vous pouvez embaucher des employés américains sans le temps et les coûts liés à l’établissement d’une entité légale dans le pays.
• Restez conforme aux lois du travail. La législation du travail aux États-Unis est complexe, avec des règles au niveau fédéral, étatique, voire municipal. Un EOR connaît ces réglementations et vous assure la conformité.
• Simplifiez la paie et la fiscalité. L'EOR gère tous les aspects de la paie, y compris la retenue et la déclaration des impôts, processus pouvant être compliqué aux États-Unis.
• Proposez des avantages compétitifs. Les EOR peuvent souvent offrir des packages d’avantages sociaux plus attractifs et abordables qu’une petite entreprise ne pourrait obtenir seule.
• Réduisez le risque. L'EOR assume les risques légaux liés à l’emploi, vous protégeant d’éventuelles amendes ou pénalités pour non-conformité.

Rivermate's modèle de tarification transparent élimine la complexité avec un seul forfait mensuel par employé, compétitif. À la différence des fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification en États-Unis d'Amérique comprend un soutien RH complet, l'administration des prestations, la gestion de la conformité et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses de la main-d'œuvre en temps réel. Aucun coût caché, pas de frais de mise en place — une tarification simple qui s'adapte aux besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale dans États-Unis d'Amérique.

Recruter aux États-Unis d'Amérique peut sembler complexe. Vous devez prendre en compte les lois fédérales, étatiques et parfois même locales. Les États-Unis constituent un marché immense et diversifié avec un grand vivier de talents. Contrairement à de nombreux autres pays, les États-Unis fonctionnent principalement sur le principe du "employment at-will". Cela signifie que vous ou l'employé pouvez mettre fin à la relation de travail à tout moment, pour n'importe quelle raison, tant que celle-ci n'est pas illégale. Cela vous offre une flexibilité, mais cela implique aussi que vous devez être clair dès le départ sur vos pratiques d'embauche.

Contrats de travail & clauses indispensables

Aux États-Unis, il n'est pas toujours obligatoire d'avoir un contrat de travail écrit. Beaucoup de relations professionnelles se basent sur une simple lettre d'offre. Cependant, pour les postes clés, un contrat formel est une bonne idée. Il apporte de la clarté tant pour vous que pour votre employé.

La plupart des contrats de travail aux États-Unis sont à durée indéterminée. Les contrats à durée déterminée sont moins courants et sont généralement utilisés pour des projets spécifiques.

Voici quelques clauses courantes à inclure :

• Description du poste : Définissez clairement le rôle et les responsabilités de l'employé.
• Rémunération : Détaillez le salaire, les primes, et tout autre paiement.
• Avantages : Mentionnez l'assurance santé, les plans de retraite, et autres avantages.
• Confidentialité : Incluez une clause de non-divulgation pour protéger les informations de votre entreprise.
• Résiliation : Expliquez les conditions permettant à l'une ou l'autre des parties de mettre fin au contrat.

Périodes d'essai

Les périodes d'essai sont courantes aux États-Unis, mais ne sont pas légalement obligatoires dans la plupart des États. Elles servent de période d'essai pour vous et le nouvel employé afin de voir si l'adaptation fonctionne. Une période d'essai typique est de 90 jours, mais elle peut être plus courte ou plus longue selon le poste.

En raison du système "employment at-will", une période d'essai ne change pas radicalement les termes de la résiliation. Vous pouvez toujours licencier un employé après la période d'essai. Cependant, cela établit une attente claire concernant l'évaluation de la performance durant les premiers mois d'emploi.

Heures de travail & heures supplémentaires

The Fair Labor Standards Act (FLSA) est la loi fédérale qui régit les heures de travail et les heures supplémentaires aux États-Unis.

• Une semaine de travail standard est de 40 heures.
• Toute heure travaillée au-delà de 40 heures par semaine doit être rémunérée en heures supplémentaires.
• Le taux des heures supplémentaires est au moins 1,5 fois le taux de rémunération habituel de l'employé.

Certains employés sont "exempt" du paiement des heures supplémentaires. Cela concerne généralement les employés salariés occupant des fonctions exécutives, administratives ou professionnelles qui remplissent certains critères. Sachez que certains États ont leurs propres lois sur les heures supplémentaires qui peuvent être plus favorables que la législation fédérale.

Jours fériés publics & régionaux

Les États-Unis ont plusieurs jours fériés fédéraux. Cependant, les employeurs privés ne sont pas obligés d’accorder un congé payé pour ces jours. La plupart des entreprises observent néanmoins les grandes fêtes.

Voici une liste des jours fériés fédéraux aux États-Unis :

Certains États et villes ont leurs propres jours fériés officiels en plus de ceux fédéraux.

Embauche de contractors aux États-Unis d'Amérique

L'embauche de contractors indépendants peut être une façon flexible d'apporter des compétences spécialisées pour des projets spécifiques. Les Contractors sont responsables de leurs propres impôts et ne bénéficient pas des mêmes avantages que les employés.

Il est crucial de bien classer les travailleurs. Une mauvaise classification d’un Employee en Contractor de Record peut entraîner de lourdes sanctions, y compris des arriérés d’impôts et des amendes. L’Internal Revenue Service (IRS) dispose de critères stricts pour déterminer le statut d’un travailleur.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à minimiser le risque de mauvaise classification. Un EOR emploie légalement les travailleurs en votre nom, en prenant en charge la paie, les impôts, les avantages et la conformité avec la législation du travail. Cela vous permet de collaborer avec des talents aux États-Unis sans les lourdeurs juridiques et administratives d’un emploi direct.

Naviguer dans la rémunération et la paie aux États-Unis peut sembler complexe. Chacun des 50 états a ses propres règles, et il faut respecter à la fois les lois fédérales et celles des états. Il s'agit de comprendre toutes les composantes du salaire d'un employé, y compris ce que vous ajoutez et ce que vous retirez. Maîtriser cela est essentiel pour gérer une entreprise conforme et performante.

Cycles de paie & structure des salaires

Aux États-Unis, vous pouvez payer vos employés selon différents calendriers. Les plus courants sont hebdomadaire, bi-hebdomadaire, semi-mensuel ou mensuel.

• Hebdomadaire : Vous payez les employés chaque semaine, ce qui donne 52 bulletins de salaire par an. Ceci est courant dans des secteurs comme la construction et la restauration.
• Bi-hebdomadaire : Vous payez les employés toutes les deux semaines, pour un total de 26 bulletins par an. De nombreuses entreprises dans la santé et la technologie utilisent ce calendrier.
• Semi-mensuel : Vous payez les employés deux fois par mois, généralement le 15 et le dernier jour du mois. Cela représente 24 bulletins par an et est souvent utilisé pour les salariés.
• Mensuel : Vous payez les employés une fois par mois, pour 12 bulletins par an.

Votre structure de rémunération dépendra de si vos employés sont au salaire ou à l’heure. Un salaire est une somme fixe versée à chaque période de paie. Une rémunération horaire dépend d’un taux horaire, donc le montant total dépend du nombre d’heures travaillées.

Heures supplémentaires & minimums

La Fair Labor Standards Act (FLSA) est la loi fédérale qui fixe les règles pour les heures supplémentaires et le salaire minimum.

Le salaire minimum fédéral est actuellement de 7,25 $ de l’heure. Cependant, de nombreux états et villes ont leurs propres taux horaires minimum plus élevés. Lorsque le taux local ou étatique est supérieur, vous devez payer le taux le plus élevé.

Pour les heures supplémentaires, la FLSA exige que vous payiez aux employés non exemptés 1,5 fois leur taux horaire régulier pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail. Une semaine de travail est une période fixe de sept jours consécutifs. Il est important de savoir qu’il n’existe pas de limite légale au nombre d’heures qu’un employé peut travailler en une semaine, tant qu’il est correctement rémunéré pour les heures supplémentaires.

Certains employés, souvent ceux occupant des rôles de cadre, administratifs ou professionnels, sont considérés comme "exempts" des règles sur les heures supplémentaires. Cela dépend généralement de leurs tâches et de leur rémunération.

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu’Employer of Record, vous êtes responsable du paiement de plusieurs taxes sur la paie. Celles-ci constituent vos contributions et ne sont pas déduites du salaire des employés. Les principales taxes fédérales sont pour la sécurité sociale, Medicare et le chômage.

Taxes et déductions sur le salaire des employés

Vous devez également retenir certains taxes sur la fiche de paie de vos employés et les reverser au gouvernement. Ces déductions incluent les taxes fédérales, étatiques, et parfois locales.

Aux États-Unis, les avantages sociaux et les congés pour les employés sont un mélange de programmes exigés par le gouvernement et d'avantages spécifiques à l'entreprise. Cela signifie que votre package d'avantages peut varier considérablement d'un employeur à un autre. Bien que certains avantages soient obligatoires par la loi, de nombreuses entreprises offrent des avantages supplémentaires pour attirer et retenir les meilleurs employés.

Congés légaux

Les États-Unis ne disposent pas d'une loi fédérale obligeant à accorder un congé payé aux employés. Cependant, la Family and Medical Leave Act (FMLA) offre à certains employés jusqu’à 12 semaines de congé non payé, avec maintien de l’emploi, par an pour des raisons familiales et médicales spécifiques. Pour être éligible, vous devez avoir travaillé pour votre employeur pendant au moins 12 mois, pour au moins 1 250 heures au cours des 12 derniers mois, et être à un endroit où l’entreprise emploie 50 employés ou plus dans un rayon de 75 miles.

Certaines états et villes ont leurs propres lois qui exigent des congés maladie payés ou des congés familiaux.

Jours fériés publics et régionaux

Le gouvernement américain reconnaît plusieurs jours fériés fédéraux, mais les employeurs privés ne sont pas tenus de vous accorder un congé payé pour ceux-ci. Cependant, la plupart des employeurs offrent des jours fériés payés.

Voici les jours fériés fédéraux pour 2026 :

Certaines états et villes ont également leurs propres jours fériés officiels.

Avantages complémentaires typiques

Pour attirer et retenir les employés, de nombreuses entreprises offrent des avantages au-delà de ce qui est légalement requis.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d'avantages compétitifs aux États-Unis peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à naviguer à travers les différentes lois fédérales, étatiques et locales.

Un EOR peut :

• Assurer votre conformité avec toutes les exigences légales.
• Vous aider à concevoir un package d’avantages attrayant pour les employés.
• Gérer l’administration de votre programme d’avantages.
• Vous faire gagner du temps et des ressources.

En collaborant avec un EOR, vous pouvez offrir à vos employés un excellent package d’avantages sans les tracas de le gérer vous-même.

Parlons de la manière de licencier un employé aux États-Unis. Le processus, souvent appelé termination ou offboarding, est bien plus qu'une simple adieu. Il implique une série d'étapes pour assurer que vous gérez la séparation de manière professionnelle et légale. Un processus d'offboarding fluide aide à protéger votre entreprise et à traiter l'employé qui quitte avec respect. Cela est vrai que la personne démissionne ou que vous décidez de mettre fin à son emploi. Aux États-Unis, la plupart des emplois sont "at-will", ce qui signifie que vous ou l'employé pouvez mettre fin à la relation à tout moment, pour n'importe quelle raison, tant que celle-ci n'est pas illégale. Toutefois, avoir un processus clair et cohérent d'offboarding est une démarche judicieuse.

Préavis

Aux États-Unis, il n'y a généralement pas d'exigence légale vous obligeant à donner un préavis à un Employeur de Record avant la rupture. Cela est dû à la doctrine de l'emploi at-will qui s'applique dans tous les États sauf le Montana.

Cependant, il existe quelques exceptions :

• Contrats d'emploi : Si vous avez un contrat d'emploi avec un Employeur de Record, il peut préciser une durée de préavis requise.
• Politiques de l'entreprise : Vos propres politiques d'entreprise peuvent stipuler que vous fournirez un certain délai de préavis.
• Accords syndicaux : Les accords de négociation collective comportent souvent des règles concernant la durée du préavis.

Bien que cela ne soit pas légalement requis, donner un préavis de deux semaines est une courtoisie courante. Cela peut aider à maintenir une relation positive et donner à l'employé le temps de se préparer à sa transition.

Indemnité de départ

Similaire aux préavis, il n'est généralement pas requis d'offrir une indemnité de départ. La Fair Labor Standards Act (FLSA) ne l'impose pas.

Voici quelques situations où une indemnité de départ pourrait être exigée :

• Politique de l'entreprise : Si votre manuel d'employé ou votre politique d'entreprise la prévoit, vous devez la fournir.
• Contrat d'emploi : Un contrat avec un Employé peut inclure une indemnité de départ.
• Licenciements collectifs : Certains États ont des lois qui exigent une indemnité en cas de licenciements massifs ou de fermetures d'usines.

Même lorsqu'elle n'est pas requise, de nombreuses entreprises choisissent d'offrir une indemnité de départ. Une offre typique est d'une à deux semaines de salaire par année de service de l'employé. Offrir un package de départ peut être un acte de bonne volonté. Cela peut aussi être utilisé en échange de la signature par l'employé d'une renonciation aux réclamations contre votre entreprise.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Chez Rivermate, nous veillons à ce que chaque départ d'employé soit géré de manière correcte et compatissante. Nous comprenons que naviguer dans les complexités de l'offboarding peut être difficile. Notre plateforme simplifie le processus pour vous.

Voici comment nous vous aidons :

• Documentation conforme : Nous vous fournissons les lettres de termination nécessaires et autres documents pour garantir que vous respectez toutes les exigences légales.
• Calcul du dernier salaire : Nous vous aidons à calculer précisément le dernier paiement, y compris tout temps de vacances accumulé, pour être en conformité avec la législation de l'État.
• Gestion des avantages : Nous vous guidons dans la gestion des avantages, tels que la continuité de l'assurance santé sous COBRA.
• Guide étape par étape : Notre plateforme vous accompagne à chaque étape du processus d'offboarding, de la décision initiale à l'entretien final de départ.

Nous croyons qu'il faut traiter chaque employé avec dignité, même lors de leur départ. Notre objectif est de rendre le processus aussi fluide que possible pour vous et votre collaborateur qui quitte.

Naviguer dans le monde des visas et permis de travail américains peut sembler complexe. En gros, un visa permet à un ressortissant étranger de voyager vers un point d'entrée aux États-Unis et de demander l'autorisation d'entrer dans le pays. Un permis de travail, en revanche, est une autorisation de travailler légalement aux États-Unis. Il existe de nombreux types de visas, chacun avec ses propres règles et exigences.

Visas de travail & réalités de sponsorship

Sponsorer un visa de travail aux États-Unis représente un engagement important pour tout employeur. Un Employer of Record (EOR) peut simplifier ce processus, mais il y a certaines réalités pratiques à prendre en compte.

Ce qu'un EOR peut typiquement sponsoriser :

• Obtention simplifiée de Visa : Un EOR peut rendre le processus de visa plus transparent et simple, surtout pour les entreprises qui ne possèdent pas d'entité juridique aux États-Unis.
• Cartes Vertes : Pour les entreprises cherchant à embaucher ou relocaliser des employés aux États-Unis de façon permanente, un EOR peut sponsoriser des cartes vertes, qui confèrent le statut de résident permanent.

Ce que l'EOR ne peut généralement pas sponsoriser :

• Autopromotion : C'est rare et habituellement réservé aux personnes avec des capacités extraordinaires, aux entrepreneurs ou investisseurs. La plupart des visas de travail nécessitent un sponsor employeur.
• Visas sans relation employeur-employé claire : L'EOR agit en tant qu'employeur légal, donc le rôle et les responsabilités de l'employé doivent être clairement définis.

Voies pratiques de sponsorship :

La voie la plus courante pour travailler aux États-Unis est le sponsorship direct par l'entreprise où la personne travaillera. Cependant, un EOR peut être un partenaire précieux dans ce processus, en gérant les complexités administratives et juridiques. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui débutent dans le sponsorship de travailleurs étrangers ou qui ne disposent pas d'une grande équipe RH.

Conformité lors de voyages d'affaires (visites à court terme)

Pour des voyages d'affaires de courte durée aux États-Unis, le visa B-1 est l'option la plus courante. Il est important de comprendre les règles de ce visa pour assurer la conformité.

Ce que vous pouvez faire avec un visa B-1 :

• Consulter des partenaires commerciaux.
• Participer à une convention ou conférence scientifique, éducative, professionnelle ou commerciale.
• Négocier un contrat.
• Participer à une formation de courte durée.

Ce que vous ne pouvez pas faire avec un visa B-1 :

• Exercer un emploi.
• Recevoir un salaire d'une source américaine.
• Rester indéfiniment aux États-Unis.

Points clés de conformité :

Pour être éligible à un visa B-1, vous devez démontrer ce qui suit :

La période initiale de séjour est généralement de un à six mois, avec un maximum d'un an, y compris les extensions.