Employer of Record in États-Unis d'Amérique
Découvrez nos services d'Employer of RecordUn Employer of Record (EOR) est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs au nom d'une autre entreprise. Cette entité assume la responsabilité de toutes les tâches formelles liées à l'emploi, y compris la gestion de la paie, la retenue et la déclaration des impôts, l'administration des avantages sociaux, et la garantie de conformité avec des lois et réglementations du travail complexes. La société cliente conserve le contrôle sur les tâches quotidiennes et la gestion de l'employé, tandis que l'EOR gère les charges administratives et légales de l'emploi.
Pour les entreprises souhaitant s'étendre ou recruter des talents aux États-Unis sans établir une entité juridique locale, naviguer dans le paysage diversifié et complexe des lois du travail fédérales, étatiques et locales peut être difficile. Un EOR offre une solution simplifiée, permettant aux entreprises de recruter rapidement et en toute conformité des employés dans différents États, chacun ayant ses propres réglementations concernant les salaires, les avantages, les congés et les licenciements.
Comment fonctionne un EOR aux États-Unis
Lorsqu'une entreprise s'associe à un EOR basé aux États-Unis, l'EOR devient l'employeur légal des travailleurs désignés aux États-Unis. La société cliente identifie le candidat, puis l'EOR l'embauche sous l'entité légale de l'EOR. L'EOR gère tous les aspects de la relation d'emploi du point de vue de la conformité, y compris la rédaction de contrats d'emploi conformes, la gestion de la paie selon les exigences étatiques et fédérales, la gestion de l'inscription aux avantages sociaux (tels que l'assurance santé et les plans de retraite), la gestion de l'indemnisation des travailleurs, et le traitement des demandes de chômage. La société cliente dirige le travail et la performance de l'employé.
Avantages de l'utilisation d'un EOR aux États-Unis
L'utilisation d'un EOR offre des avantages significatifs pour les entreprises recrutant aux États-Unis sans présence locale :
- Entrée rapide sur le marché : Recrutez rapidement des employés dans n'importe quel État américain sans le temps et les coûts liés à la création d'une entité juridique locale, à l'enregistrement auprès des autorités étatiques, et à la mise en place de systèmes de paie.
- Conformité assurée : Naviguez dans le réseau complexe des lois du travail fédérales, étatiques et locales, des réglementations fiscales, et des exigences en matière de travail sans nécessiter d'expertise interne pour chaque juridiction. L'EOR assume la responsabilité légale de la conformité.
- Réduction des risques : Minimisez le risque d'erreurs de classification (par exemple, classer incorrectement les employés comme des entrepreneurs indépendants) et évitez les pénalités, amendes, et litiges potentiels liés au non-respect.
- Concentrez-vous sur le cœur de votre activité : Déchargez votre équipe des charges administratives telles que la gestion de la paie, l'administration des avantages sociaux, et la conformité RH, permettant ainsi de se concentrer sur les initiatives stratégiques et la croissance de l'entreprise.
- Accès aux talents : Recrutez les meilleurs candidats, quel que soit leur lieu de résidence aux États-Unis, en dépassant les barrières géographiques sans avoir besoin de créer plusieurs enregistrements dans différents États.
EOR Costs in États-Unis d'Amérique
Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en États-Unis d'Amérique inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — juste une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en États-Unis d'Amérique.
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Responsabilités d'un Employer of Record
En tant que Employer of Record en États-Unis d'Amérique, Rivermate est responsable de :
- Création et gestion des contrats d'emploi
- Gestion de la paie mensuelle
- Fournir des avantages locaux et mondiaux
- Assurer une conformité locale à 100%
- Fournir un support RH local
Responsabilités de la société qui embauche l'employé
En tant que société qui embauche l'employé via the Employer of Record, vous êtes responsable de :
- Gestion quotidienne de l'employé
- assignations de travail
- Gestion de la performance
- Formation et développement
Recrutement en États-Unis d'Amérique
Le paysage du recrutement aux États-Unis en 2025 est compétitif, stimulé par la demande dans les secteurs de la technologie, de la santé, de l'énergie renouvelable et de la fabrication spécialisée. Les employeurs doivent comprendre la dynamique du marché du travail régional, les préférences des candidats en matière d’équilibre vie professionnelle/vie privée et de développement professionnel, ainsi que les exigences en matière de conformité. Les délais d’embauche varient, avec les postes d’entrée de gamme nécessitant généralement 4 à 6 semaines, et les rôles spécialisés pouvant s’étendre de 8 à 12 semaines ou plus. Une approche multicanal utilisant des sites d’emploi en ligne, des réseaux professionnels, les médias sociaux et les recommandations d’employés est la plus efficace.
Les principaux défis incluent la concurrence pour les travailleurs qualifiés, la navigation dans les lois du travail propres à chaque État et la gestion des attentes diverses des candidats. Les solutions consistent à optimiser l’expérience candidat, à tirer parti de la technologie comme l’ATS, à offrir une rémunération et des avantages compétitifs, à construire une marque employeur forte et à assurer la conformité légale. Un processus de recrutement structuré comprend la définition du poste, l’élaboration d’une description de poste, la détermination de la rémunération, la publication de l’offre, la recherche et la sélection des candidats, la conduite d’entretiens, la vérification des antécédents, l’extension d’une offre et l’intégration. Collaborer avec une agence de recrutement spécialisée peut être avantageux, notamment pour les entreprises manquant de ressources RH internes ou recrutant dans des régions inconnues.
Canal de recrutement | Portée typique | Idéal pour |
---|---|---|
Sites d’emploi en ligne | Large | Large éventail de postes, volume élevé |
Réseaux professionnels | Ciblé | Postes de niveau intermédiaire à senior, secteurs spécifiques |
Médias sociaux | Niche/Branding employeur | Candidats passifs engagés, démographies spécifiques |
Recommandations d’employés | Haute qualité | Candidats de confiance, recrutement plus rapide |
Services de carrière universitaires | Talents débutants | Jeunes diplômés, titulaires de diplômes spécifiques |
Impôts en États-Unis d'Amérique
Les employeurs américains ont des responsabilités clés en matière de taxes sur la paie, notamment la retenue et le versement des taxes de sécurité sociale (6,2 % jusqu’à 168 600 $ en 2025), de Medicare (1,45 % sans limite de base de salaire, plus 0,9 % supplémentaire pour les salaires dépassant certains seuils), et des taxes de chômage (FUTA à 0,6 % après crédits sur les premiers 7 000 $ par employé, plus les taxes de chômage des États). Les employeurs doivent déposer ces taxes soit mensuellement, soit semi-hebdomadairement, en fonction de leurs responsabilités antérieures. De plus, ils sont responsables de la retenue de l’impôt fédéral sur le revenu via le formulaire W-4 et, le cas échéant, de l’impôt sur le revenu des États, avec des échéances alignées sur les déclarations trimestrielles.
Les employés peuvent réduire leur revenu imposable grâce aux déductions standard (par exemple, 14 600 $ pour les célibataires, 29 200 $ pour les couples mariés déclarant conjointement en 2025), aux déductions détaillées (dépenses médicales, SALT jusqu’à 10 000 $, intérêts hypothécaires, dons de charité), et aux déductions au-dessus de la ligne (contributions IRA, intérêts sur les prêts étudiants, contributions HSA). Les employeurs et les employés doivent respecter des échéances spécifiques de déclaration : le formulaire W-2 avant le 31 janvier, le formulaire 941 trimestriellement, le formulaire 940 annuellement, et les déclarations individuelles (formulaire 1040) avant le 15 avril. Les travailleurs étrangers et les entreprises sont soumis à des règles supplémentaires, notamment en ce qui concerne les classifications de visa, les conventions fiscales, et la tarification de transfert, avec des formulaires spécifiques comme le W-8BEN utilisés pour réclamer les avantages de la convention et certifier le statut étranger.
Taux & Seuils Clés de Taxe (2025) | Détails |
---|---|
Base de salaire pour la sécurité sociale | 168 600 $ |
Taux de taxe de sécurité sociale | 6,2 % (employeur & employé) |
Taux de taxe Medicare | 1,45 % (employeur & employé) ; +0,9 % au-delà des seuils |
Taux de la FUTA | 0,6 % (après crédits) sur les premiers 7 000 $ |
Déduction standard (Célibataire) | 14 600 $ |
Déduction standard (Mariés déposant conjointement) | 29 200 $ |
Limite de déduction SALT | 10 000 $ |
Congé en États-Unis d'Amérique
Aux États-Unis, les politiques de congé annuel sont principalement déterminées par la discrétion de l'employeur et varient selon les États et les localités, car il n'existe pas de mandats fédéraux pour des congés payés ou des congés maladie. De nombreux employeurs offrent des avantages de congé payé, souvent en augmentant avec l'ancienneté, mais certains États et villes ont adopté des lois exigeant un temps de repos payé (PTO) avec des règles spécifiques d'acquisition et d'utilisation. Les politiques du type "Use-it-or-lose-it" sont courantes mais soumises à la réglementation des États, et certains employeurs proposent des options de report ou des jours fériés flottants pour plus de flexibilité.
Les jours fériés publics sont observés au niveau national, avec les jours fériés fédéraux listés dans le tableau ci-dessous. Bien que les employeurs privés ne soient pas tenus de payer pour ces jours, beaucoup le font dans le cadre des packages de bénéfices. De plus, le congé maladie n'est pas exigé par la loi fédérale, mais de nombreux États et localités ont adopté des lois exigeant un congé maladie payé, permettant aux employés d'accumuler des jours pour maladie ou soins familiaux. En ce qui concerne le congé parental, la loi fédérale Family and Medical Leave Act (FMLA) accorde aux employés éligibles jusqu'à 12 semaines de congé non payé, protégé par la loi, pour naissance, adoption ou soins familiaux, avec certains États proposant des programmes de congé familial payé.
Jour férié | Date |
---|---|
Jour de l'An | 1er janvier |
Anniversaire de Martin Luther King Jr. | Troisième lundi de janvier |
Fête de Washington | Troisième lundi de février |
Memorial Day | Dernier lundi de mai |
Juneteenth | 19 juin |
Fête de l'Indépendance | 4 juillet |
Fête du Travail | Premier lundi de septembre |
Jour de Columbus | Deuxième lundi d'octobre |
Jour des Vétérans | 11 novembre |
Action de grâce | Quatrième jeudi de novembre |
Noël | 25 décembre |
Les autres types de congés incluent le congé de deuil, le congé d'études, le congé sabbatique, le congé militaire et le congé de jury, souvent fournis à la discrétion de l'employeur ou en vertu de dispositions légales spécifiques.
Avantages en États-Unis d'Amérique
Aux États-Unis, les avantages fournis par l'employeur sont essentiels en raison de la sécurité sociale nationale limitée, ce qui rend les packages d'avantages clés pour attirer et retenir les talents. Les employeurs doivent faire face à des réglementations complexes et à des coûts importants, notamment pour l'assurance santé et les plans de retraite. Les avantages obligatoires comprennent la Social Security, Medicare, l'assurance chômage, l'indemnisation des travailleurs, le congé FMLA, et la couverture santé pour les grands employeurs, tandis que les avantages optionnels incluent souvent le PTO, la santé, dentaire, vision, assurance vie, invalidité, les plans 401(k), EAP, programmes de bien-être, remboursement des frais de scolarité, et FSAs/HSAs.
L'assurance santé est principalement financée par l'employeur, avec les employés partageant les coûts via les primes et les dépenses de leur poche. La ACA impose des normes de couverture, et la conformité aux réglementations telles que HIPAA et COBRA est essentielle. Les avantages de retraite consistent principalement en plans 401(k), avec certains offrant des plans de pension et des IRA, régis par ERISA. L'offre d'avantages varie considérablement selon la taille de l'entreprise et le secteur, les grandes entreprises et les sociétés technologiques proposant généralement des packages plus complets. Les coûts liés aux avantages, en particulier l'assurance santé, sont importants, et l'augmentation des attentes des employés nécessite des stratégies d'avantages compétitives et bien communiquées.
Type d'avantage | Points clés |
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Avantages obligatoires | Social Security, Medicare, Assurance chômage, Indemnisation des travailleurs, FMLA, couverture santé ACA |
Avantages optionnels | PTO, santé/dentaire/vision, assurance vie/invalidité, 401(k), EAP, bien-être, remboursement des frais de scolarité, FSAs/HSAs |
Assurance santé | Financée par l'employeur, conformité ACA, partage des coûts par l'employé |
Plans de retraite | 401(k), pensions, IRA, réglementations ERISA |
Packages typiques | Les grandes entreprises et les sociétés technologiques offrent des avantages plus étendus ; les coûts augmentent et les attentes aussi |
Droits des travailleurs en États-Unis d'Amérique
La main-d'œuvre américaine est protégée par des lois couvrant la résiliation, la lutte contre la discrimination, les conditions de travail, la sécurité et la résolution des conflits. La plupart des emplois sont "at-will", permettant aux employeurs de licencier les employés pour n'importe quelle raison légale, certains États exigeant un préavis ou une cause justifiée. Les réclamations pour licenciement abusif peuvent découler de discrimination, de représailles ou de violation de contrat.
Les protections clés incluent les lois anti-discrimination (par exemple, Title VII, ADEA, ADA, GINA), principalement appliquées par l'EEOC. Les employeurs doivent éviter toute discrimination basée sur des classes protégées telles que la race, l'âge, le handicap, et autres. Les normes en milieu de travail selon la FLSA fixent le salaire minimum (7,25 $/heure au niveau fédéral, plus élevé dans de nombreux États), les heures supplémentaires, et les exigences en matière de tenue de registres. OSHA impose des conditions de travail sûres, la communication des dangers, l’équipement de protection individuelle (EPI), et la déclaration des blessures.
Les options de résolution des conflits incluent les procédures internes, la médiation, l’arbitrage, les enquêtes des agences, et la litigation. Les employeurs doivent rester conformes aux lois fédérales et étatiques en évolution pour garantir un traitement équitable et éviter les responsabilités.
Points clés | Détails |
---|---|
Salaire Minimum Fédéral | 7,25 $/heure |
Taux d'Heures Supplémentaires | 1,5x la rémunération régulière pour les heures au-delà de 40/semaine |
Classes Protégées | Race, Couleur, Religion, Sexe, Origine Nationale, Âge (40+), Handicap, Infos Génétiques |
Normes OSHA | Protection contre les chutes, communication des dangers, EPI |
Exigences de Préavis | Varient selon l'État ; par exemple, le Montana exige une cause justifiée après la période probatoire |
Accords en États-Unis d'Amérique
Les accords d'emploi aux États-Unis fonctionnent principalement dans le cadre "at-will", permettant à chaque partie de mettre fin à l'emploi à tout moment, sauf si des contrats ou des lois spécifiques imposent des restrictions. Les employeurs utilisent de plus en plus des accords écrits pour les rôles exécutifs, managériaux ou spécialisés afin de clarifier les attentes et de réduire les litiges. Ces accords doivent respecter les lois fédérales et étatiques, couvrant la rémunération, les avantages, les conditions de résiliation et les droits de propriété intellectuelle.
Les types de contrats de travail incluent les contrats à durée déterminée, à durée indéterminée, at-will, et les accords de négociation collective (CBAs). Les clauses clés généralement requises sont celles traitant de la rémunération, de la résiliation, de la confidentialité, de la non-concurrence et des droits de propriété intellectuelle, avec des exigences spécifiques variant selon l'État. Des accords rédigés correctement permettent de protéger les intérêts de l'employeur, d'assurer la conformité légale et de favoriser un environnement de travail stable.
Type de contrat | Description |
---|---|
Contrats à durée déterminée | Période d'emploi définie, se terminant à une date prédéterminée. |
Contrats à durée indéterminée | Pas de date de fin fixe ; se poursuit jusqu'à ce qu'il soit résilié par l'une ou l'autre partie. |
Employment at-will | Par défaut dans la plupart des États ; peut être résilié à tout moment sans motif. |
Négociation collective | Négociée entre l'employeur et le syndicat, couvrant les employés syndiqués. |
Clauses essentielles | Objectif |
---|---|
Rémunération | Détails sur le salaire, les primes, les avantages. |
Conditions de résiliation | Motifs pour mettre fin à l'emploi, préavis. |
Confidentialité & IP | Protège les informations propriétaires et les droits de propriété intellectuelle. |
Non-concurrence & Non-sollicitation | Limite la concurrence et la sollicitation de clients/employés après l'emploi. |
Comprendre ces éléments est essentiel pour les employeurs afin d'assurer la conformité légale, de protéger les intérêts commerciaux et d'établir des relations d'emploi claires.
Travail à distance en États-Unis d'Amérique
Le travail à distance aux États-Unis a connu une croissance significative, offrant des avantages tels qu'une productivité accrue, des économies de coûts et un accès à un plus large vivier de talents, tout en posant également des défis en matière de conformité, de sécurité et d'engagement. Sur le plan juridique, les travailleurs à distance sont protégés par des lois telles que la FLSA, OSHA, ADA et le Title VII, certains États ayant adopté des réglementations supplémentaires comme le droit de demander le télétravail et le remboursement des dépenses. Les employeurs doivent élaborer des politiques claires concernant l'éligibilité, la sécurité, la sécurité des données et la communication, en veillant à la conformité avec les lois fédérales, étatiques et locales.
Les options de travail flexibles incluent le télétravail, les semaines de travail comprimées, le flextime, le partage d'emploi, le temps partiel et les modèles hybrides. La mise en œuvre réussie implique d’évaluer l’adéquation, d’établir des politiques, de fournir la technologie et d’assurer une surveillance continue. La protection des données est essentielle, nécessitant des politiques de sécurité, des contrôles d’accès, la formation des employés et la conformité aux lois sur la vie privée telles que le CCPA. Les employeurs doivent également disposer de politiques claires de remboursement pour l’équipement, Internet et les fournitures de bureau, appuyées par une documentation et une compréhension des implications fiscales.
Une infrastructure technologique fiable est vitale, comprenant un accès Internet haut débit, des outils de collaboration, des VPN, des services cloud et un support technique. Assurer la connectivité et la mise en place de mesures de sécurité, telles que des options Internet de secours, contribue à maintenir la productivité et la sécurité des données. Dans l’ensemble, une gestion proactive des aspects juridiques, technologiques et logistiques permet de mettre en place des programmes de travail à distance durables, alignés sur les objectifs commerciaux.
Points de données clés | Détails |
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Protections fédérales | FLSA, OSHA, ADA, Title VII |
Réglementations étatiques | Droit de demander le télétravail, remboursement des dépenses, lois sur la confidentialité des données |
Dispositions courantes | Télétravail, hybride, flextime, semaine comprimée, partage d’emploi, temps partiel |
Politiques de remboursement | Équipement, Internet, fournitures de bureau, installation à domicile |
Besoins technologiques | Internet haut débit, VPN, outils de collaboration, services cloud |
Bonnes pratiques | Politiques claires, formation des employés, mesures de sécurité, évaluation régulière |
Heures de travail en États-Unis d'Amérique
Aux États-Unis, les heures de travail sont principalement régies par la Fair Labor Standards Act (FLSA), qui ne spécifie pas d'heures standard quotidiennes ou hebdomadaires mais considère généralement une semaine de travail de 40 heures comme typique. Les employeurs peuvent programmer des heures plus longues ou plus courtes, mais doivent respecter les réglementations sur les heures supplémentaires. La rémunération des heures supplémentaires est obligatoire pour les employés non exemptés travaillant plus de 40 heures par semaine, à 1,5 fois leur taux normal, avec certaines exemptions basées sur les tâches et les seuils de salaire.
Les points clés incluent :
Aspect | Détails |
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Semaine de travail standard | 40 heures (5 jours de 8 heures) |
Seuil d'heures supplémentaires | >40 heures/semaine |
Taux d'heures supplémentaires | 1,5x la rémunération normale |
Salaire minimum fédéral pour exemption | 684$/semaine (35 568$/an) |
Bien que la FLSA ne requière pas de pauses, certains États obligent des périodes de repas et de repos, avec des réglementations spécifiques variant selon l'État. Les employeurs doivent tenir des registres précis des heures travaillées, y compris les détails des employés, les heures, les taux de rémunération et les heures supplémentaires, pendant au moins trois ans. Les quarts de nuit et le travail le week-end peuvent impliquer des majorations de poste, mais une compensation supplémentaire n'est pas exigée par la loi fédérale. Les employeurs doivent rester conformes aux lois fédérales et étatiques pour assurer des pratiques de travail équitables.
Salaire en États-Unis d'Amérique
Le paysage salarial aux États-Unis varie considérablement selon l'industrie, le rôle et la localisation, avec des secteurs à forte demande comme la technologie et la finance offrant des rémunérations nettement plus élevées. Par exemple, les software engineers gagnent entre 90 000 $ et 160 000 $, tandis que les data scientists peuvent toucher entre 110 000 $ et 180 000 $. Les rôles dans la santé tels que les registered nurses ont généralement un salaire compris entre 75 000 $ et 110 000 $, tandis que les postes dans la fabrication et le marketing varient de 40 000 $ à 140 000 $, selon la position.
Les réglementations sur le salaire minimum diffèrent selon les États, la Californie et New York fixant un taux à 16,00 $ par heure, et Washington à 16,28 $. Les employeurs doivent respecter la loi sur le salaire le plus élevé applicable, en tenant compte des variations locales et des règles pour les tipped employees, où le minimum fédéral est de 2,13 $ par heure si les tips atteignent le seuil du salaire minimum fédéral.
État avec salaire minimum | Taux (USD) |
---|---|
Californie | 16,00 $ |
New York | 16,00 $ |
Washington | 16,28 $ |
Massachusetts | 15,00 $ |
Floride | 13,00 $ |
Les packages de rémunération incluent souvent des bonus tels que la performance, la signature, la fidélisation, le partage des bénéfices et les stock options, ainsi que des allocations pour le logement, le transport, les repas et l’éducation. La paie est généralement traitée toutes les deux semaines par virement bancaire, avec des déductions pour les taxes, la Social Security, Medicare et autres avantages.
Les tendances salariales en 2025 sont influencées par l’inflation, la pénurie de main-d'œuvre, les ajustements liés au télétravail et un écart de compétences dans les domaines de la tech et des données. Les experts prévoient une poursuite de l’augmentation des salaires dans les secteurs à forte demande, incitant les entreprises à améliorer leurs packages de rémunération pour attirer et retenir les talents.
Résiliation en États-Unis d'Amérique
La résiliation de l'emploi aux États-Unis suit principalement le principe "at-will", permettant aux employeurs de licencier les employés pour n'importe quelle raison légale et aux employés de partir sans préavis. Les exceptions incluent les protections contre la discrimination, la représaille et la violation de contrat. Les employeurs doivent prendre en compte des facteurs tels que le statut de l'employé, la raison de la résiliation et les lois applicables pour éviter toute responsabilité légale et préjudice à leur réputation.
Les exigences en matière de préavis varient : les employés "at-will" n'ont généralement pas d'obligation légale de préavis, mais les contrats, accords de négociation collective ou lois d'État (comme WARN) peuvent préciser des périodes de préavis, souvent 60 jours pour les licenciements massifs. La paye de départ n'est pas exigée au niveau fédéral mais peut être requise par des contrats, politiques ou accords, avec des méthodes de calcul courantes incluant des sommes fixes, des formules basées sur l'ancienneté ou la continuation de salaire. Les résiliations peuvent être "pour cause" (par exemple, inconduite, mauvaise performance) ou "sans cause", mais doivent respecter les lois anti-discrimination et contre la représaille. Les étapes procédurales incluent la documentation, la consultation juridique, le paiement final, la gestion des avantages, la restitution des biens et la confidentialité.
Points clés de données | Détails |
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Exigence de préavis selon la WARN Act | 60 jours pour les employeurs de 100+ employés |
Obligation de paye de départ | Aucune exigence fédérale ; basée sur contrats ou politiques |
Méthodes courantes de calcul de la paye de départ | Somme forfaitaire, basée sur l'ancienneté, continuation de salaire |
Motifs de résiliation "pour cause" | Inconduite, violation de politique, vol, fraude, mauvaise performance |
Protections contre le licenciement abusif | Discrimination, représaille, violation de contrat, politique publique, contrat implicite |
Freelancing en États-Unis d'Amérique
Dans le paysage du travail en évolution aux États-Unis, le contrat indépendant et le freelancing gagnent du terrain dans de nombreux secteurs, offrant aux entreprises flexibilité et accès à des compétences spécialisées. Pour les employeurs, comprendre les distinctions juridiques entre employés et Contractors est crucial pour éviter toute mauvaise classification, qui peut entraîner des pénalités. L'IRS utilise un test à trois facteurs axé sur le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation pour classer les travailleurs. Les contrats avec des independent contractors doivent définir clairement la portée, les modalités de paiement, les droits de propriété intellectuelle et les conditions de résiliation afin d'assurer la conformité et de protéger les deux parties.
Facteur de classification | Employé | Contractor indépendant |
---|---|---|
Contrôle comportemental | L'entreprise dirige/contrôle la manière dont le travail est effectué | Contrôle la manière dont le travail est effectué ; se concentre sur le résultat |
Contrôle financier | Dépenses remboursées ; bénéficie d'avantages | Paie ses propres dépenses ; n'est pas éligible aux avantages |
Type de relation | Contrat écrit pour l'emploi ; avantages | Contrat écrit pour un projet ou une durée spécifique |
Les contractors indépendants gèrent leurs propres obligations fiscales, y compris les taxes trimestrielles estimées et la taxe d'auto-emploi, et peuvent déduire les dépenses professionnelles. Les employeurs doivent émettre le formulaire 1099-NEC pour les paiements supérieurs à 600 $. L'assurance, telle que la responsabilité civile générale et la responsabilité professionnelle, est souvent requise pour protéger les deux parties. Les secteurs clés utilisant des Contractors indépendants incluent la technologie, les services créatifs, le conseil, la santé et les services professionnels, où ils apportent une expertise de niche et une flexibilité dans le travail basé sur des projets.
Règlement des différends en États-Unis d'Amérique
Le paysage de la résolution des litiges en matière d'emploi aux États-Unis implique plusieurs forums, notamment les tribunaux fédéraux et d'État, les agences administratives et l'arbitrage. Les tribunaux fédéraux traitent des affaires relevant de lois fédérales telles que Title VII, FLSA et ADA, tandis que les tribunaux d'État abordent les questions d'emploi spécifiques à chaque État. Les agences administratives telles que l'EEOC et la NLRB enquêtent sur les plaintes de discrimination et de pratiques du travail. De nombreux employeurs intègrent des clauses d'arbitrage obligatoires dans les contrats de travail, offrant une alternative plus rapide et moins coûteuse au litige, bien que cela puisse limiter les voies d'appel.
Une gestion efficace des litiges nécessite que les employeurs restent conformes aux réglementations en évolution et mettent en œuvre des politiques internes solides. Cette approche proactive minimise les litiges, favorise une culture de travail positive et garantit le respect de la législation. Les points clés incluent :
Forum | Champ de compétence | Notes |
---|---|---|
Federal Courts | lois fédérales (Title VII, FLSA, ADA) | Traite des cas de discrimination, de salaire et de handicap |
State Courts | lois d'État (licenciement abusif, rupture de contrat) | Varie selon l'État |
Administrative Agencies | enquêtes et résolutions de l'EEOC, NLRB | Concentres sur la discrimination et les pratiques du travail |
Arbitration | Contractuellement obligatoire, plus rapide, moins coûteux | Limites sur les appels, dépend de la clause d'arbitrage |
Les employeurs doivent régulièrement revoir leurs obligations légales et maintenir des politiques transparentes et équitables pour réduire les risques et promouvoir des pratiques d'emploi éthiques.
Considérations culturelles en États-Unis d'Amérique
La culture d'entreprise américaine valorise l'efficacité, la communication directe et une forte éthique de travail, avec des variations régionales et générationnelles influençant la dynamique du lieu de travail. La communication est généralement assertive et claire, mettant l'accent sur l'ouverture et la franchise plutôt que sur l'indirect, ce qui est crucial pour des interactions efficaces.
Aspect | Points clés |
---|---|
Style de communication | Direct, assertif, concis ; politesse équilibrée avec clarté |
Sensibilité culturelle | Construire des relations, respecter les coutumes locales et les nuances culturelles sont essentiels |
Variations régionales | Influencent le comportement au travail et les styles de communication |
Comprendre ces nuances culturelles aide les employeurs à favoriser des environnements de travail efficaces, respectueux et adaptables à travers diverses régions et générations aux États-Unis.
Permis de travail & Visas en États-Unis d'Amérique
Le système de permis de travail aux États-Unis implique diverses catégories de visas adaptées à différents besoins d'emploi, avec des types courants tels que H-1B (professions spécialisées), L-1 (transferts intracompany), E-2 (investisseurs par traité), O-1 (capacité extraordinaire) et TN (professionnels NAFTA). Les employeurs doivent parrainer les travailleurs étrangers par le biais de pétitions déposées auprès de l'USCIS, nécessitant souvent des demandes de conditions de travail (LCA) du Department of Labor pour garantir que les salaires et les conditions sont équitables. Le processus de demande comprend le parrainage par l'employeur, la soumission de la documentation nécessaire, l'entretien de visa, et l'entrée aux États-Unis après approbation.
Points clés pour les employeurs :
Aspect | Détails |
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Frais typiques | Varient selon le type de visa ; frais de pétition et de demande de visa |
Délais de traitement | Varient ; traitement accéléré disponible pour un examen prioritaire |
Documentation courante | Passeport, offre d'emploi, diplômes, licences, formulaires de pétition |
De nombreux travailleurs étrangers visent la résidence permanente via des Green Cards parrainées par l'employeur ou des catégories comme EB-1, EB-2, et EB-3, avec des voies pour l'auto-pétition dans des cas extraordinaires. Les visas de dépendants (par exemple, H-4, L-2, E) permettent aux conjoints et aux enfants d'accompagner les travailleurs, certains étant éligibles à l'autorisation de travail. Tant les employeurs que les employés doivent respecter des obligations strictes de conformité, notamment en matière de lois sur les salaires, de tenue de registres et de déclaration des changements, afin d'éviter des pénalités ou une expulsion.
Questions fréquemment posées sur EOR en États-Unis d'Amérique
Qui s'occupe du dépôt et du paiement des impôts et des cotisations sociales des employés lorsqu'on utilise un Employeur de référence aux États-Unis d'Amérique ?
Lorsqu'on utilise un Employeur de Référence (EOR) comme Rivermate aux États-Unis, l'EOR s'occupe de la déclaration et du paiement des impôts et des cotisations de sécurité sociale des employés. Cela inclut :
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Retenue de l'impôt fédéral sur le revenu : L'EOR est responsable de la retenue de l'impôt fédéral sur le revenu sur les salaires des employés en fonction des informations fournies sur leurs formulaires W-4.
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Taxes de sécurité sociale et Medicare (FICA) : L'EOR retient la part des employés pour les taxes de sécurité sociale et Medicare et paie également la part de l'employeur. Ces contributions sont déclarées et payées à l'Internal Revenue Service (IRS).
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Taxe fédérale de chômage (FUTA) : L'EOR paie la taxe fédérale de chômage, qui finance les prestations de chômage pour les travailleurs qui perdent leur emploi.
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Retenue de l'impôt sur le revenu de l'État : Le cas échéant, l'EOR retient les impôts sur le revenu de l'État sur les salaires des employés et les remet aux autorités fiscales de l'État concerné.
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Assurance chômage de l'État (SUI) : L'EOR paie les taxes d'assurance chômage de l'État, qui varient selon l'État et sont utilisées pour financer les prestations de chômage de l'État.
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Taxes locales : Dans certaines juridictions, il peut y avoir des taxes locales qui doivent être retenues et payées. L'EOR veille à se conformer à ces exigences fiscales locales.
En prenant en charge ces responsabilités, l'EOR garantit que toutes les obligations fiscales et de sécurité sociale sont remplies avec précision et dans les délais, réduisant ainsi la charge administrative pour l'entreprise cliente et assurant la conformité avec les lois du travail américaines.
Est-il possible d'embaucher des entrepreneurs indépendants aux États-Unis d'Amérique?
Oui, il est possible d'embaucher des travailleurs indépendants aux États-Unis d'Amérique. Cependant, il existe des réglementations et des directives spécifiques à suivre pour garantir la conformité avec les lois fédérales et étatiques. Voici quelques points clés à considérer :
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Classification : Il est crucial de bien classer les travailleurs comme travailleurs indépendants plutôt que comme employés. Une mauvaise classification peut entraîner des conséquences juridiques et financières importantes. L'IRS utilise un ensemble de critères connus sous le nom de "Common Law Rules" pour déterminer si un travailleur est un travailleur indépendant ou un employé. Ces règles se concentrent sur le degré de contrôle et d'indépendance dans la relation de travail.
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Contrats : Il est essentiel d'avoir un contrat écrit clair décrivant les termes de l'engagement, y compris le champ d'application du travail, les conditions de paiement et la durée du contrat. Cela aide à établir la nature de la relation et peut fournir une protection en cas de litiges.
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Obligations fiscales : Les travailleurs indépendants sont responsables de payer leurs propres impôts, y compris l'impôt sur le travail indépendant. Les employeurs ne retiennent pas d'impôts sur les paiements effectués aux travailleurs indépendants. Au lieu de cela, les travailleurs reçoivent un formulaire 1099-MISC s'ils sont payés 600 $ ou plus en une année.
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Avantages et protections : Les travailleurs indépendants n'ont pas droit aux avantages des employés tels que l'assurance maladie, les plans de retraite ou l'indemnisation des travailleurs. Ils n'ont également pas les mêmes protections en vertu des lois du travail, telles que le salaire minimum et les heures supplémentaires payées.
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Lois étatiques : En plus des réglementations fédérales, les lois des États peuvent avoir des exigences ou des définitions supplémentaires pour les travailleurs indépendants. Il est important de connaître et de se conformer à ces réglementations spécifiques à l'État.
Utiliser un service d'Employeur de Record (EOR) comme Rivermate peut simplifier le processus d'embauche de travailleurs indépendants aux États-Unis. Un EOR peut aider à garantir la conformité avec toutes les lois et réglementations pertinentes, gérer la paie et les déclarations fiscales, et fournir des conseils sur les meilleures pratiques pour gérer les relations avec les travailleurs indépendants. Cela peut réduire la charge administrative de votre organisation et atténuer le risque de mauvaise classification et d'autres problèmes juridiques.
Quel est le délai pour créer une entreprise aux États-Unis d'Amérique ?
Créer une entreprise aux États-Unis peut varier en termes de délai en fonction de plusieurs facteurs, y compris le type d'entité commerciale, l'état d'incorporation et l'efficacité des processus impliqués. Voici un calendrier général pour créer une entreprise aux États-Unis :
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Choisir une Structure d'Entreprise (1-2 jours) :
- Décidez du type d'entité commerciale (par exemple, LLC, Corporation, Partenariat, Entreprise Individuelle).
- Recherchez les avantages et les inconvénients de chaque structure pour déterminer celle qui convient le mieux à vos besoins commerciaux.
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Enregistrement du Nom Commercial (1-3 jours) :
- Effectuez une recherche de nom pour vous assurer que le nom commercial souhaité est disponible.
- Enregistrez le nom commercial auprès des autorités de l'État compétentes.
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Dépôt des Documents de Formation (1-2 semaines) :
- Préparez et déposez les documents de formation nécessaires (par exemple, les Statuts de Constitution pour une corporation ou les Statuts d'Organisation pour une LLC) auprès du bureau du Secrétaire d'État de l'État.
- Les délais de traitement peuvent varier selon l'État, mais des services accélérés sont souvent disponibles moyennant des frais supplémentaires.
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Obtention d'un Numéro d'Identification d'Employeur (EIN) (1 jour) :
- Demandez un EIN auprès de l'Internal Revenue Service (IRS). Cela peut être fait en ligne et est généralement traité immédiatement.
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Ouverture d'un Compte Bancaire Commercial (1-2 semaines) :
- Ouvrez un compte bancaire commercial en utilisant l'EIN et les documents de formation.
- Le délai peut varier en fonction des exigences et des délais de traitement de la banque.
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Enregistrement pour les Taxes d'État et Locales (1-2 semaines) :
- Enregistrez-vous pour les taxes d'État et locales, y compris la taxe de vente, si applicable.
- Le délai peut varier en fonction des délais de traitement des gouvernements d'État et locaux.
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Obtention des Licences et Permis Commerciaux (1-4 semaines) :
- Déterminez les licences et permis nécessaires pour votre type d'entreprise et votre emplacement.
- Demandez et obtenez ces licences et permis auprès des autorités compétentes.
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Mise en Place des Opérations Commerciales (1-2 mois) :
- Mettez en place un espace de bureau physique ou virtuel, embauchez des employés et établissez des processus opérationnels.
- Ce délai peut varier considérablement en fonction de la complexité de l'entreprise et des ressources disponibles.
Dans l'ensemble, le délai pour créer une entreprise aux États-Unis peut varier de quelques semaines à quelques mois, en fonction des circonstances spécifiques et de l'efficacité des processus impliqués. Utiliser un service d'Employeur de Record (EOR) comme Rivermate peut considérablement simplifier ce processus, surtout pour les entreprises étrangères cherchant à établir une présence aux États-Unis. Un EOR peut gérer de nombreuses tâches administratives et de conformité, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.
Qu'est-ce que la conformité RH aux États-Unis et pourquoi est-elle importante ?
La conformité RH aux États-Unis fait référence au respect des lois et réglementations fédérales, étatiques et locales du travail qui régissent la manière dont les entreprises gèrent leurs employés. Cela inclut une large gamme d'exigences légales liées à l'embauche, aux salaires, aux avantages sociaux, à la sécurité au travail, à la discrimination, au licenciement, et plus encore. Assurer la conformité RH est crucial pour plusieurs raisons :
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Obligations légales : Les États-Unis ont un cadre juridique complexe qui comprend des lois telles que le Fair Labor Standards Act (FLSA), l'Occupational Safety and Health Act (OSHA), le Family and Medical Leave Act (FMLA), l'Americans with Disabilities Act (ADA) et les lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO), entre autres. La conformité à ces lois est obligatoire, et le non-respect peut entraîner des pénalités légales importantes, des amendes et des poursuites judiciaires.
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Éviter les pénalités et les amendes : La non-conformité peut entraîner des conséquences financières sévères. Par exemple, les violations des lois sur les salaires et les heures de travail en vertu de la FLSA peuvent entraîner des arriérés de salaire, des amendes et des dommages-intérêts. De même, le non-respect des réglementations OSHA peut entraîner de lourdes amendes et une surveillance accrue des organismes de réglementation.
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Protection de la réputation de l'entreprise : Les problèmes de conformité peuvent nuire à la réputation d'une entreprise, rendant plus difficile l'attraction et la rétention des meilleurs talents. La publicité négative des poursuites judiciaires ou des actions réglementaires peut également affecter la confiance des clients et les relations commerciales.
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Satisfaction et rétention des employés : La conformité aux lois du travail assure un traitement équitable des employés, ce qui peut conduire à une plus grande satisfaction au travail et à des taux de rétention plus élevés. Par exemple, le respect des lois anti-discrimination aide à créer un lieu de travail plus inclusif et diversifié, ce qui peut améliorer le moral et la productivité des employés.
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Efficacité opérationnelle : Une conformité RH adéquate aide à rationaliser les processus RH et réduit le risque d'erreurs et de litiges. Cela peut conduire à des opérations plus efficaces et permettre à l'entreprise de se concentrer sur ses activités principales.
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Gestion des risques : En restant conforme, les entreprises peuvent atténuer les risques associés aux poursuites des employés, aux enquêtes réglementaires et à d'autres défis juridiques. Cette approche proactive de la gestion des risques peut faire économiser du temps, de l'argent et des ressources à l'entreprise à long terme.
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Adaptabilité aux changements : Le paysage juridique aux États-Unis évolue constamment, avec de nouvelles lois et amendements introduits régulièrement. Maintenir la conformité RH garantit qu'une entreprise est adaptable et peut rapidement répondre à ces changements sans perturber ses opérations.
Utiliser un service d'Employeur de Record (EOR) comme Rivermate peut considérablement simplifier la conformité RH aux États-Unis. Un EOR assume la responsabilité de veiller à ce que toutes les pratiques d'emploi respectent les lois et réglementations pertinentes. Cela inclut la gestion de la paie, des impôts, des avantages sociaux et d'autres fonctions RH, réduisant ainsi la charge administrative de l'entreprise et minimisant le risque de non-conformité. En tirant parti de l'expertise d'un EOR, les entreprises peuvent se concentrer sur leurs objectifs stratégiques tout en s'assurant que leurs pratiques RH sont juridiquement solides et à jour.
Quelles options sont disponibles pour embaucher un travailleur aux États-Unis d'Amérique ?
Aux États-Unis d'Amérique, les employeurs ont plusieurs options pour embaucher des travailleurs, chacune avec ses propres considérations légales, administratives et financières. Voici les principales options disponibles :
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Emploi Direct :
- Employés à Temps Plein : Ces travailleurs sont embauchés directement par l'entreprise et reçoivent généralement un salaire, des avantages sociaux et sont soumis à des lois sur l'emploi telles que le Fair Labor Standards Act (FLSA), le Family and Medical Leave Act (FMLA), et d'autres.
- Employés à Temps Partiel : Similaires aux employés à temps plein mais travaillent moins d'heures. Ils peuvent ne pas être éligibles au même niveau d'avantages que les employés à temps plein.
- Employés Temporaires : Embauchés pour une période ou un projet spécifique. Ils peuvent être employés directement ou par l'intermédiaire d'une agence de recrutement.
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Travailleurs Indépendants :
- Ce sont des individus ou des entreprises indépendants qui fournissent des services à une entreprise sous contrat. Ils ne sont pas considérés comme des employés et ne reçoivent donc pas d'avantages ou de protections en vertu des lois sur l'emploi. L'entreprise doit s'assurer que la classification des travailleurs indépendants est correcte pour éviter des problèmes juridiques.
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Freelancers :
- Similaires aux travailleurs indépendants, les freelancers travaillent sur une base de projet par projet. Ils sont responsables de leurs propres impôts et avantages. Cette option est souvent utilisée pour des tâches spécialisées ou des projets de courte durée.
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Agences de Recrutement :
- Les entreprises peuvent embaucher des travailleurs par l'intermédiaire d'agences de recrutement, qui s'occupent des processus de recrutement, d'embauche et de paie. Cela peut être une bonne option pour le travail temporaire ou saisonnier.
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Organisations Professionnelles d'Employeurs (PEO) :
- Les PEO fournissent des solutions RH complètes, y compris la paie, les avantages sociaux et la gestion de la conformité. Ils co-employent les travailleurs, ce qui signifie que le PEO devient l'employeur officiel pour les fins fiscales et d'assurance, tandis que l'entreprise cliente gère les activités quotidiennes.
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Services d'Employeur de Dossier (EOR) :
- Un EOR, comme Rivermate, assume les responsabilités légales d'employer des travailleurs au nom d'une entreprise. Cela inclut la gestion de la paie, des impôts, des avantages sociaux et de la conformité avec les lois du travail locales. L'entreprise cliente dirige le travail et gère les activités quotidiennes de l'employé. Cela est particulièrement bénéfique pour les entreprises cherchant à embaucher des travailleurs à distance ou à s'étendre dans de nouvelles régions sans établir une entité légale.
Avantages d'Utiliser un Employeur de Dossier (EOR) aux États-Unis :
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Conformité et Gestion des Risques :
- L'EOR assure la conformité avec les lois fédérales, étatiques et locales sur l'emploi, réduisant ainsi le risque de problèmes juridiques et de pénalités. Cela inclut le respect des lois sur les salaires et les heures de travail, les réglementations fiscales et les normes d'emploi.
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Efficacité des Coûts :
- Utiliser un EOR peut être plus rentable que de créer une entité légale, surtout pour les petites et moyennes entreprises ou les entreprises testant un nouveau marché. Cela élimine le besoin d'une infrastructure administrative étendue.
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Vitesse et Flexibilité :
- Un EOR peut rapidement intégrer des employés, permettant aux entreprises d'ajuster leur main-d'œuvre selon les besoins sans les délais associés aux processus d'embauche traditionnels.
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Concentration sur l'Activité Principale :
- En externalisant les tâches RH et administratives à un EOR, les entreprises peuvent se concentrer sur leurs activités principales et leurs objectifs stratégiques, plutôt que de se laisser submerger par les problèmes de conformité et de paie.
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Accès à l'Expertise :
- Les EOR possèdent des connaissances spécialisées en RH, paie et conformité, fournissant un soutien et des conseils précieux aux entreprises, en particulier celles qui ne sont pas familières avec les complexités des lois sur l'emploi aux États-Unis.
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Avantages pour les Employés :
- Les EOR peuvent offrir des packages d'avantages sociaux compétitifs aux employés, ce qui pourrait être difficile pour les petites entreprises à fournir par elles-mêmes. Cela peut aider à attirer et à retenir les meilleurs talents.
En résumé, bien qu'il existe de multiples options pour embaucher des travailleurs aux États-Unis, utiliser un Employeur de Dossier comme Rivermate peut offrir des avantages significatifs en termes de conformité, d'efficacité des coûts, de rapidité et de soulagement administratif, en faisant une option attrayante pour de nombreuses entreprises.
Les employés reçoivent-ils tous leurs droits et avantages lorsqu'ils sont employés par un employeur de référence aux États-Unis d'Amérique ?
Oui, les employés aux États-Unis reçoivent tous leurs droits et avantages lorsqu'ils sont employés par l'intermédiaire d'un Employeur de Recrutement (EOR) comme Rivermate. Un EOR assure la conformité avec les lois fédérales, étatiques et locales sur l'emploi, ce qui signifie que les employés ont droit aux mêmes protections et avantages que ceux employés directement par une entreprise. Voici quelques aspects clés :
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Salaires et Heures Supplémentaires : Les employés sont garantis de recevoir au moins le salaire minimum fédéral, et dans les états avec des salaires minimums plus élevés, le taux plus élevé s'applique. Le paiement des heures supplémentaires est également obligatoire pour les employés éligibles travaillant plus de 40 heures par semaine, conformément à la Fair Labor Standards Act (FLSA).
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Santé et Sécurité : Les règlements de l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) garantissent que les employés ont un environnement de travail sûr. Un EOR doit se conformer à ces règlements, fournir la formation nécessaire et maintenir un lieu de travail sûr.
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Avantages : Les employés ont droit à des avantages tels que l'assurance santé, les plans de retraite et d'autres avantages offerts par l'EOR. La loi sur les soins abordables (ACA) exige que les employeurs avec 50 employés à temps plein ou plus fournissent une assurance santé, et un EOR comme Rivermate assure la conformité à cette exigence.
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Droits de Congé : Les employés ont droit à des avantages de congé tels que la Family and Medical Leave Act (FMLA), qui prévoit jusqu'à 12 semaines de congé non payé et protégé pour certaines raisons familiales et médicales. De plus, les lois spécifiques aux états peuvent offrir des protections supplémentaires.
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Lois Anti-Discrimination : L'EOR doit adhérer aux lois anti-discrimination appliquées par la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC), garantissant que les employés sont protégés contre la discrimination basée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou les informations génétiques.
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Indemnisation des Travailleurs : Les employés sont couverts par l'assurance indemnisation des travailleurs, qui fournit des avantages pour les blessures ou maladies liées au travail. L'EOR est responsable de maintenir cette assurance et de gérer les réclamations.
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Assurance Chômage : Les employés sont éligibles aux prestations de chômage s'ils perdent leur emploi sans faute de leur part. L'EOR gère les contributions nécessaires aux programmes d'assurance chômage de l'état.
En utilisant un EOR comme Rivermate, les entreprises peuvent s'assurer que leurs employés aux États-Unis reçoivent tous les droits et avantages auxquels ils ont légalement droit, tout en réduisant le risque de non-conformité aux lois complexes sur l'emploi.
Quels sont les coûts associés à l'emploi de quelqu'un aux États-Unis d'Amérique ?
Embaucher quelqu'un aux États-Unis implique plusieurs coûts au-delà du simple salaire de l'employé. Voici les principaux coûts associés à l'emploi de quelqu'un aux États-Unis :
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Salaire et Rémunération : Le coût le plus évident est le salaire de base ou le taux horaire de l'employé. Cela varie largement en fonction de l'industrie, du rôle et de la localisation géographique.
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Taxes sur les Salaires : Les employeurs sont responsables de plusieurs taxes sur les salaires, y compris :
- Taxe de Sécurité Sociale : Les employeurs doivent payer 6,2 % du salaire de l'employé jusqu'à une certaine limite.
- Taxe Medicare : Les employeurs doivent payer 1,45 % de tous les salaires des employés.
- Taxe Fédérale de Chômage (FUTA) : Typiquement 6 % sur les premiers 7 000 $ des salaires de chaque employé, bien que des crédits puissent réduire ce taux.
- Taxe d'État de Chômage (SUTA) : Les taux et les bases salariales varient selon l'État.
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Assurance Accidents du Travail : Cette assurance couvre les frais médicaux et les salaires perdus pour les employés blessés au travail. Le coût varie selon l'État et l'industrie.
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Assurance Santé : En vertu de la Loi sur les Soins Abordables (ACA), les employeurs ayant 50 employés à temps plein ou plus doivent fournir une assurance santé. Le coût des primes peut être significatif et varie en fonction du plan et du nombre d'employés couverts.
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Prestations de Retraite : De nombreux employeurs offrent des plans de retraite tels que les plans 401(k). Les employeurs correspondent souvent à une partie des contributions des employés, ce qui augmente le coût.
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Congés Payés (PTO) : Cela inclut les jours de vacances, les congés maladie et les jours fériés. Bien que ce ne soit pas un coût direct, cela représente un coût en termes de perte de productivité.
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Autres Avantages : Les employeurs peuvent offrir des avantages supplémentaires tels que l'assurance vie, l'assurance invalidité, l'assurance dentaire et visuelle, et les programmes de bien-être. Ces avantages augmentent le coût global de l'emploi.
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Coûts de Conformité : Assurer la conformité avec les lois fédérales, étatiques et locales du travail peut entraîner des coûts. Cela inclut les frais juridiques, le personnel des ressources humaines et les systèmes de gestion de la conformité.
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Formation et Développement : Investir dans la formation et le développement des employés est crucial pour maintenir une main-d'œuvre qualifiée. Cela peut inclure l'intégration, la formation continue et les programmes de développement professionnel.
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Coûts de Recrutement : Le processus d'embauche de nouveaux employés implique des coûts tels que la publicité des offres d'emploi, les frais des agences de recrutement et le temps passé par le personnel des ressources humaines dans le processus d'embauche.
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Espace de Bureau et Équipement : Fournir aux employés l'espace de travail, l'équipement et la technologie nécessaires est un autre coût significatif. Cela inclut le loyer, les services publics, les fournitures de bureau et l'infrastructure informatique.
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Coûts Divers : D'autres coûts potentiels incluent les programmes de reconnaissance des employés, les événements d'entreprise et d'autres avantages qui contribuent à la satisfaction et à la rétention des employés.
Utiliser un Employeur de Record (EOR) comme Rivermate peut aider à gérer et potentiellement réduire certains de ces coûts en prenant en charge la paie, l'administration des avantages sociaux, la conformité et d'autres fonctions RH. Cela permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales tout en s'assurant que toutes les obligations liées à l'emploi sont remplies de manière efficace et efficiente.
Quelles responsabilités légales une entreprise a-t-elle lorsqu'elle utilise un service d'Employeur de Record comme Rivermate aux États-Unis d'Amérique ?
Lorsqu'une entreprise utilise un service d'Employeur de Référence (EOR) comme Rivermate aux États-Unis d'Amérique, plusieurs responsabilités légales sont gérées par l'EOR, tandis que l'entreprise conserve certaines obligations. Voici une répartition détaillée de ces responsabilités :
Responsabilités gérées par l'EOR :
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Administration de la paie :
- L'EOR s'occupe du calcul, du traitement et de la distribution des salaires des employés, y compris la retenue et le versement des impôts sur les salaires aux autorités fédérales, étatiques et locales.
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Conformité fiscale :
- L'EOR veille à la conformité avec toutes les lois fiscales pertinentes, y compris le dépôt des formulaires fiscaux nécessaires (par exemple, W-2, 1099) et le paiement des taxes de sécurité sociale, Medicare et chômage.
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Avantages sociaux des employés :
- L'EOR administre les avantages sociaux des employés tels que l'assurance maladie, les plans de retraite et autres avantages, en veillant à la conformité avec l'Affordable Care Act (ACA) et d'autres réglementations pertinentes.
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Contrats de travail :
- L'EOR rédige et gère les contrats de travail, en s'assurant qu'ils sont conformes aux lois du travail fédérales et étatiques, y compris les dispositions de l'emploi à volonté et les clauses de non-concurrence le cas échéant.
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Conformité RH :
- L'EOR veille au respect des lois du travail fédérales et étatiques, y compris la Fair Labor Standards Act (FLSA), la Family and Medical Leave Act (FMLA) et les règlements de l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA).
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Indemnisation des travailleurs :
- L'EOR fournit une assurance contre les accidents du travail et gère les réclamations, en veillant à la conformité avec les exigences spécifiques de l'État.
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Intégration et départ des employés :
- L'EOR gère le processus d'intégration, y compris les vérifications des antécédents, la vérification de l'éligibilité au travail (formulaires I-9) et l'orientation. Il gère également le processus de départ, y compris les derniers chèques de paie et les entretiens de sortie.
Responsabilités conservées par l'entreprise :
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Gestion quotidienne :
- L'entreprise conserve le contrôle sur les activités quotidiennes et la gestion des performances des employés. Cela inclut la définition des horaires de travail, l'attribution des tâches et la réalisation des évaluations de performance.
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Décisions stratégiques :
- L'entreprise est responsable de prendre des décisions stratégiques liées aux opérations commerciales, y compris les décisions d'embauche, la fixation des niveaux de rémunération (dans les limites légales) et la détermination des rôles et responsabilités des employés.
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Politiques de l'entreprise :
- L'entreprise doit établir et appliquer des politiques et procédures internes, telles que celles relatives à la conduite au travail, à la lutte contre la discrimination et aux politiques de harcèlement, en conformité avec les lois fédérales et étatiques.
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Propriété intellectuelle et confidentialité :
- L'entreprise doit s'assurer que des accords appropriés sont en place pour protéger sa propriété intellectuelle et maintenir la confidentialité, même si l'EOR peut aider à rédiger ces accords.
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Conformité aux réglementations spécifiques à l'industrie :
- L'entreprise doit veiller à la conformité avec toutes les réglementations spécifiques à l'industrie qui peuvent ne pas être couvertes par les services de conformité RH généraux de l'EOR.
Avantages de l'utilisation d'un EOR aux États-Unis :
- Réduction des risques : En externalisant les responsabilités RH et de conformité à un EOR, les entreprises peuvent réduire considérablement le risque de non-conformité avec des lois du travail complexes et en constante évolution.
- Efficacité des coûts : Les services d'EOR peuvent être plus rentables que de maintenir un département RH interne, en particulier pour les petites et moyennes entreprises.
- Concentration sur l'activité principale : Les entreprises peuvent se concentrer sur leurs activités principales tandis que l'EOR gère les tâches administratives et de conformité.
- Évolutivité : Les services d'EOR offrent flexibilité et évolutivité, permettant aux entreprises d'étendre rapidement leur personnel sans le fardeau administratif de créer des entités légales dans plusieurs États.
En résumé, bien qu'un EOR comme Rivermate prenne en charge de nombreuses responsabilités administratives et de conformité, l'entreprise conserve le contrôle sur les décisions stratégiques et la gestion quotidienne. Ce partenariat permet aux entreprises de fonctionner plus efficacement et en conformité avec l'environnement réglementaire complexe des États-Unis.
Comment Rivermate, en tant qu'employeur de référence aux États-Unis, assure-t-il la conformité RH ?
Rivermate, en tant qu'Employeur de Record (EOR) aux États-Unis, assure la conformité RH grâce à une approche globale qui aborde la nature complexe et multiforme des lois sur l'emploi aux États-Unis. Voici les principales façons dont Rivermate garantit la conformité RH aux États-Unis :
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Respect des lois fédérales, étatiques et locales :
- Conformité fédérale : Rivermate assure la conformité avec les lois fédérales telles que la Fair Labor Standards Act (FLSA), la Family and Medical Leave Act (FMLA), l'Occupational Safety and Health Act (OSHA) et les règlements de l'Equal Employment Opportunity (EEO).
- Conformité étatique et locale : Les États-Unis ont un paysage juridique diversifié avec des lois sur l'emploi variées au niveau des États et des localités. Rivermate reste à jour avec ces règlements, garantissant que les pratiques d'emploi respectent les lois spécifiques des États concernant le salaire minimum, les heures supplémentaires, les congés payés et d'autres normes d'emploi.
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Conformité en matière de paie et d'impôts :
- Traitement précis de la paie : Rivermate gère le traitement de la paie, garantissant que les employés sont payés avec précision et à temps, y compris la gestion des complexités telles que les heures supplémentaires, les primes et les déductions.
- Retenue et déclaration des impôts : Rivermate assure la retenue appropriée des impôts fédéraux, étatiques et locaux, et gère le dépôt des formulaires fiscaux requis tels que les W-2 et les 1099. Ils gèrent également les contributions à l'assurance chômage et à l'indemnisation des travailleurs.
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Administration des avantages sociaux :
- Assurance santé et avantages sociaux : Rivermate administre les avantages sociaux des employés en conformité avec l'Affordable Care Act (ACA) et d'autres règlements pertinents. Cela inclut l'offre d'une assurance santé, de plans de retraite et d'autres avantages sociaux.
- Conformité COBRA : Pour les employés licenciés, Rivermate assure la conformité avec le Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA), qui impose la fourniture d'une couverture d'assurance santé continue.
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Contrats de travail et documentation :
- Contrats de travail légaux : Rivermate prépare et maintient des contrats de travail conformes aux lois du travail américaines, garantissant la clarté des termes d'emploi, des responsabilités professionnelles et de la rémunération.
- Manuels et politiques des employés : Ils développent et distribuent des manuels des employés qui décrivent les politiques de l'entreprise, les procédures et les droits des employés, en veillant à ce que ces documents soient conformes aux lois en vigueur.
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Sécurité et santé au travail :
- Conformité OSHA : Rivermate veille à ce que les normes de sécurité au travail répondent aux exigences de l'OSHA, fournissant un environnement de travail sûr pour les employés.
- Formation et déclaration : Ils offrent des programmes de formation sur la sécurité au travail et gèrent la déclaration des blessures et maladies professionnelles comme l'exige la loi.
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Politiques anti-discrimination et harcèlement :
- Conformité EEO : Rivermate applique des politiques conformes aux lois EEO, empêchant la discrimination basée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou les informations génétiques.
- Prévention du harcèlement : Ils mettent en œuvre et appliquent des politiques anti-harcèlement, fournissant des formations et des mécanismes pour signaler et traiter les plaintes de harcèlement.
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Licenciement et indemnités de départ des employés :
- Processus de licenciement légaux : Rivermate s'assure que les licenciements d'employés sont effectués en conformité avec les lois américaines, y compris la fourniture des avis requis et la gestion appropriée des derniers chèques de paie.
- Indemnités de départ : Ils gèrent les indemnités de départ et veillent à la conformité avec les lois étatiques applicables concernant les indemnités de départ.
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Immigration et autorisation de travail :
- Conformité I-9 : Rivermate gère la vérification de l'éligibilité des employés à travailler aux États-Unis en gérant la complétion et la conservation du formulaire I-9.
- Parrainage de visa : Pour les employés étrangers, Rivermate peut gérer le parrainage de visa et assurer la conformité avec les lois sur l'immigration.
En tirant parti de l'expertise de Rivermate en tant qu'EOR, les entreprises peuvent atténuer les risques liés à la non-conformité, réduire les charges administratives et se concentrer sur leurs opérations principales tout en garantissant que toutes les pratiques RH sont conformes aux lois des États-Unis.