Das Vereinigte Königreich betreibt ein umfassendes Steuersystem, das sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer betrifft. Für Arbeitgeber umfasst die Gehaltsabrechnung das Verständnis der Verpflichtungen im Zusammenhang mit Pay As You Earn (PAYE) Einkommensteuer und National Insurance Contributions (NICs). Arbeitnehmer unterliegen Abzügen von ihrem Bruttogehalt für Einkommensteuer und NICs, profitieren aber auch möglicherweise von verschiedenen Steuerfreibeträgen und Abzügen, die ihr zu versteuerndes Einkommen reduzieren. Die genaue Navigation durch diese Anforderungen ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Ablauf der Gehaltsabrechnung.
Das Verständnis der spezifischen Regeln für das Steuerjahr, das vom 6. April bis zum 5. April läuft, ist unerlässlich. Das Steuerjahr 2025/2026 wird seine eigenen Sätze, Schwellenwerte und Vorschriften haben, an die Arbeitgeber bei der Gehaltsabrechnung und Berichterstattung an HM Revenue and Customs (HMRC) halten müssen.
Arbeitgeber Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflichten
Arbeitgeber im UK sind hauptsächlich verantwortlich für die Berechnung, Abführung und Zahlung der National Insurance Contributions (NICs) im Namen ihrer Arbeitnehmer, zusätzlich zu ihren eigenen Arbeitgeberbeiträgen. Diese Beiträge finanzieren staatliche Leistungen und Dienste.
Die NICs der Klasse 1 des Arbeitgebers werden auf Arbeitnehmerverdienste über einem bestimmten Schwellenwert gezahlt. Der Satz wird auf die über dem sekundären Schwellenwert liegenden Einkünfte angewendet, ohne obere Einkommensgrenze für den Arbeitgeberbeitrag.
| Einkommensperiode | Sekundärer Schwellenwert (pro Woche) | Sekundärer Schwellenwert (pro Monat) | Sekundärer Schwellenwert (pro Jahr) | Arbeitgeber NIC Klasse 1 Satz |
|---|---|---|---|---|
| Wöchentlich | £175 | - | - | 13,8% |
| Monatlich | - | £758 | - | 13,8% |
| Jährlich | - | - | £9.100 | 13,8% |
Hinweis: Diese Schwellenwerte und Sätze basieren auf dem Steuerjahr 2024/2025 und können sich für das Steuerjahr 2025/2026 ändern.
Arbeitgeber können auch für die Apprenticeship Levy haftbar sein, wenn ihre jährliche Gehaltsabrechnung £3 Millionen übersteigt. Der Levy-Satz beträgt 0,5 % der jährlichen Gehaltsabrechnung, und Arbeitgeber erhalten einen Freibetrag von £15.000, um gegen ihre Levy-Zahlung aufzurechnen.
Einkommensteuerabzugsanforderungen
Arbeitgeber sind verpflichtet, das Pay As You Earn (PAYE)-System zu betreiben, um die Einkommensteuer von den Löhnen oder Gehältern ihrer Arbeitnehmer vor der Auszahlung abzuziehen. Die Höhe der Steuer hängt vom Steuercode des Arbeitnehmers, seinen Einkünften und den aktuellen Einkommensteuersätzen und -bändern ab.
Der Steuercode eines Arbeitnehmers wird von HMRC ausgegeben und spiegelt seine steuerfreien Freibeträge wider. Der Standard-Personal-Allowance ist der Betrag des Einkommens, den eine Person verdienen kann, bevor Einkommensteuer anfällt. Für das Steuerjahr 2024/2025 beträgt die Standard-Personal-Allowance £12.570. Dieser Freibetrag wird für Personen mit Einkommen über £100.000 reduziert und entfällt vollständig bei Einkommen über £125.140.
Die Einkommensteuersätze variieren je nach Einkommenshöhe und Region im UK, in der der Arbeitnehmer ansässig ist (England, Wales, Nordirland oder Schottland).
Einkommensteuer-Sätze und -Bänder (England, Wales und Nordirland - Steuerjahr 2024/2025)
| Steuerpflichtiges Einkommen-Band | Satz |
|---|---|
| Bis zu £12.570 | 0% |
| £12.571 bis £50.270 | 20% |
| £50.271 bis £125.140 | 40% |
| Über £125.140 | 45% |
Einkommensteuer-Sätze und -Bänder (Schottland - Steuerjahr 2024/2025)
| Steuerpflichtiges Einkommen-Band | Satz |
|---|---|
| Bis zu £12.570 | 0% |
| £12.571 bis £14.732 | 19% |
| £14.733 bis £25.296 | 20% |
| £25.297 bis £43.662 | 21% |
| £43.663 bis £75.000 | 42% |
| £75.001 bis £125.140 | 46% |
| Über £125.140 | 48% |
Hinweis: Diese Sätze und Bänder basieren auf dem Steuerjahr 2024/2025 und können sich für das Steuerjahr 2025/2026 ändern. Schottische Sätze und Bänder werden vom schottischen Parlament festgelegt.
Arbeitgeber berechnen die Steuerabzüge für jede Zahlungsperiode basierend auf dem Steuercode des Arbeitnehmers und dem Anteil der anwendbaren Steuerbänder für dieses Zeitraum (z.B. wöchentlich, monatlich).
Arbeitnehmersteuerabzüge und Freibeträge
Die Steuerpflicht eines Arbeitnehmers wird durch seinen persönlichen Freibetrag und möglicherweise andere Freibeträge oder steuerlich anerkannte Reliefs reduziert. Der Standard-Personal-Allowance ist der häufigste Abzug.
Weitere Freibeträge und Reliefs, die die Steuercode eines Arbeitnehmers beeinflussen können, sind:
- Ehegatten- und Lebenspartnerschaftsfreibetrag: Ermöglicht einem Ehepartner oder Lebenspartner, 10 % seines Personal-Allowance auf den Partner zu übertragen, wenn dieser weniger als den Personal-Allowance verdient und der Partner kein höher- oder zusätzlich besteuerter Steuerzahler ist.
- Blindenfreibetrag: Ein zusätzlicher steuerfreier Freibetrag für registrierte blinde Personen.
- Steuerliche Erleichterungen bei Pensionsbeiträgen: Beiträge zu registrierten Pensionskassen können steuerlich begünstigt werden. Diese werden oft direkt vom Pensionsanbieter gewährt, aber bei einigen Schemen erhält der Arbeitnehmer Steuererleichterungen durch seinen Steuercode.
- Gift Aid: Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen im Rahmen von Gift Aid können den Grundfreibetrag des Spenders erweitern.
- Berufsausgaben: Arbeitnehmer können möglicherweise Steuererleichterungen für bestimmte berufsbezogene Ausgaben beanspruchen, die nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, wie Geschäftsreisen, Berufskosten oder Uniformen.
Diese Freibeträge und Reliefs werden typischerweise in den Steuercode des Arbeitnehmers eingerechnet, der den Arbeitgeber anweist, wie viel steuerfreies Einkommen vor der Berechnung der Steuerabzüge angewendet werden soll.
Steuerkonformität und Meldefristen
UK-Arbeitgeber müssen die Anforderungen der Real Time Information (RTI) erfüllen. Das bedeutet, Gehaltsinformationen an HMRC vor oder am Tag der Auszahlung der Arbeitnehmer zu übermitteln.
Wichtige RTI-Einreichungen umfassen:
- Full Payment Submission (FPS): Wird jedes Mal eingereicht, wenn ein Arbeitgeber Arbeitnehmer bezahlt, und enthält Zahlungsdetails, Abzüge sowie Start- und Austrittsinformationen.
- Employer Payment Summary (EPS): Wird monatlich eingereicht (falls zutreffend), um Beträge wie NICs, die zurückgefordert werden (z.B. gesetzliche Zahlungen), Apprenticeship Levy oder wenn in einem Zeitraum keine Arbeitnehmer bezahlt wurden, zu melden.
Arbeitgeber müssen außerdem:
- Arbeitnehmern am Ende des Steuerjahres (bis 31. Mai) eine P60-Formular ausstellen, das ihr Gesamteinkommen und die Abzüge für das Jahr zeigt.
- Ausgaben und Vorteile, die Arbeitnehmern gewährt wurden (die nicht payrollmäßig erfasst sind), auf P11D-Formularen melden (bis 6. Juli nach Ende des Steuerjahres).
- Die PAYE-Steuer und NICs, die von den Gehältern der Arbeitnehmer abgezogen wurden, zuzüglich der NICs des Arbeitgebers, an HMRC zahlen, in der Regel bis zum 22. Tag des Monats nach der Zahlungsperiode (19. Tag bei Postzahlung).
Das Versäumnis, diese Melde- und Zahlungstermine einzuhalten, kann zu Strafen und Zinsen führen.
Besondere Steuerüberlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen
Die Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer oder der Betrieb als ausländisches Unternehmen im UK bringt zusätzliche steuerliche Komplexitäten mit sich.
- Residency-Status: Die Steuerpflicht einer Person im UK hängt von ihrem Steuerresidenzstatus ab. Verschiedene Regeln gelten für Residente, Nicht-Residente und vorübergehend Nicht-Residente. Dies beeinflusst, wie ihr weltweites Einkommen im UK besteuert wird.
- National Insurance Contributions: Die Verpflichtung, UK NICs zu zahlen, hängt im Allgemeinen davon ab, wo die Arbeit ausgeführt wird. Besondere Regeln und Abkommen (wie Sozialversicherungsabkommen oder EU-Regelungen, obwohl nach Brexit geltend) können beeinflussen, ob NICs im UK oder in einem anderen Land fällig sind, insbesondere bei entsandten Arbeitnehmern.
- Doppelbesteuerungsabkommen: Das UK hat Doppelbesteuerungsabkommen mit vielen Ländern. Diese Abkommen können bestimmen, welches Land das primäre Recht hat, bestimmte Einkommensarten zu besteuern, und bieten Erleichterungen, um zu verhindern, dass Einzelpersonen auf dasselbe Einkommen doppelt besteuert werden.
- Permanent Establishment: Ein ausländisches Unternehmen kann der UK-Körperschaftsteuer unterliegen, wenn es als „permanente Niederlassung“ im UK gilt. Die Beschäftigung von Personal im UK kann dazu beitragen, eine permanente Niederlassung zu begründen.
- PAYE für ausländische Arbeitgeber: Selbst wenn ein ausländisches Unternehmen kein registriertes Büro oder Zweigstelle im UK hat, kann es dennoch verpflichtet sein, PAYE zu betreiben, wenn es Personen beschäftigt, die im UK arbeiten. In solchen Fällen ist es oft notwendig, einen Agenten zu ernennen oder einen Employer of Record zu verwenden, um die UK-Gehaltsabrechnung und Steuerpflichten ordnungsgemäß zu handhaben.
