Freelancing in Vereinigte Staaten von Amerika

Die Arbeitslandschaft in den Vereinigten Staaten entwickelt sich weiterhin, wobei Independent Contracting und Freelancing in zahlreichen Branchen immer verbreiteter werden. Dieser Wandel bietet Unternehmen Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten, während Einzelpersonen Autonomie und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten erhalten. Das Verständnis der Nuancen bei der Einbindung unabhängiger Arbeiter ist für die Einhaltung der Vorschriften und eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Jahr 2025 entscheidend.

Die Navigation in der Beziehung zu unabhängigen Contractors erfordert ein klares Verständnis der rechtlichen Anforderungen, bewährter Praktiken für die Einbindung und der spezifischen Verpflichtungen beider Parteien. Die korrekte Klassifizierung von Arbeitern und die Festlegung klarer vertraglicher Bedingungen sind grundlegende Schritte, um Risiken zu minimieren und eine produktive Arbeitsbeziehung zu gewährleisten, die sowohl dem Unternehmen als auch dem Contractor zugutekommt.

Rechtliche Unterscheidungen zwischen Employees und Contractors

Eine grundlegende Herausforderung für Unternehmen, die unabhängige Worker beschäftigen, besteht darin, sie korrekt zu klassifizieren. Falsche Klassifizierung kann zu erheblichen Strafen, Nachzahlungen von Steuern und rechtlichen Streitigkeiten führen. Der Kernunterschied liegt im Kontrollniveau, das die hiring entity über den Worker hat. Employees unterliegen der Kontrolle des Arbeitgebers hinsichtlich was gearbeitet wird und wie es gemacht wird, während unabhängige Contractors typischerweise die wie-Entscheidung kontrollieren und sich auf die Lieferung eines bestimmten Ergebnisses konzentrieren.

Verschiedene Tests werden verwendet, um die Klassifizierung zu bestimmen, wobei der Schwerpunkt auf Verhaltenskontrolle, finanzieller Kontrolle und der Art der Beziehung liegt.

Klassifizierungsfaktor	Employee	Independent Contractor
Verhaltenskontrolle	Das Unternehmen steuert/lenkt, wie die Arbeit gemacht wird	Kontrolliert, wie die Arbeit gemacht wird; Fokus auf Ergebnis
Finanzielle Kontrolle	Erstattete Ausgaben; erhält Vorteile	Bezahlt eigene Ausgaben; nicht für Vorteile berechtigt
Beziehungstyp	Schriftlicher Arbeitsvertrag; Vorteile	Schriftlicher Vertrag für spezifisches Projekt/Zeitraum
Integration	Arbeit ist ein wesentlicher Teil der Geschäftsprozesse	Arbeit außerhalb der Kernaktivitäten des Geschäfts
Permanenz	Beziehung wird erwartet, fortzusetzen	Beziehung für ein bestimmtes Projekt/Zeitraum
Geschäftsdienstleistungen	Bietet keine Dienstleistungen für die Öffentlichkeit	Bietet Dienstleistungen für mehrere Kunden

Der Internal Revenue Service (IRS) verwendet einen Drei-Faktoren-Test (Verhaltenskontrolle, Finanzielle Kontrolle, Art der Beziehung) als Richtlinie, aber kein einzelner Faktor ist ausschlaggebend. Viele Bundesstaaten haben ebenfalls eigene spezifische Tests, von denen einige, wie der "ABC-Test" in Kalifornien und anderen Bundesstaaten, vermuten lassen, dass ein Worker ein Employee ist, es sei denn, die hiring entity kann alle drei Kriterien des Tests nachweisen. Unternehmen müssen sowohl bundesstaatliche als auch bundesstaatliche Anforderungen kennen.

Praktiken bei Independent Contracting und Vertragsstrukturen

Die Einbindung eines unabhängigen Contractors sollte stets durch einen schriftlichen Vertrag formalisiert werden. Dieses Dokument ist wesentlich, um die Bedingungen der Beziehung zu definieren, beide Parteien zu schützen und Klarheit über die Erwartungen zu schaffen. Ein gut ausgearbeiteter Vertrag minimiert Mehrdeutigkeiten und potenzielle Streitigkeiten.

Wichtige Elemente, die typischerweise in einer Vereinbarung mit einem Contractor enthalten sind:

• Leistungsumfang: Eine detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistungen, Deliverables und Projektziele.
• Laufzeit: Die Dauer der Vereinbarung, sei es für ein bestimmtes Projekt oder einen definierten Zeitraum.
• Zahlungsbedingungen: Wie und wann der Contractor bezahlt wird (z.B. Stundensatz, Projektpauschale, Meilensteine), Rechnungsverfahren und Zahlungsplan.
• Ausgaben: Klärung, ob Ausgaben erstattet werden und das Verfahren für die Einreichung.
• Geistiges Eigentum: Klauseln zur Eigentümerschaft an während der Vertragslaufzeit erstellter Arbeit (weiter unten erläutert).
• Vertraulichkeit: Verpflichtungen zum Schutz sensibler Geschäftsinformationen.
• Kündigung: Bedingungen, unter denen eine Partei die Vereinbarung kündigen kann.
• Haftungsfreistellung: Klauseln, die die Verantwortlichkeit für Haftungen umreißen.
• Versicherung: Anforderungen an den Contractor, bestimmte Versicherungen aufrechtzuerhalten.
• Status als Contractor: Explizite Erklärung, dass der Worker ein Contractor ist und kein Employee.

Standardmäßige Vertragsstrukturen reichen von einfachen projektbasierten Vereinbarungen bis hin zu komplexeren Master Service Agreements (MSAs), die für laufende Beziehungen mit mehreren Statements of Work (SOWs) verwendet werden, um spezifische Projekte innerhalb der breiteren Bedingungen des MSA zu definieren.

Überlegungen zu geistigem Eigentum bei Freelancers

Ein entscheidender Aspekt von Verträgen mit unabhängigen Contractors, insbesondere in kreativen, technischen und beratenden Bereichen, ist die Bestimmung des Eigentums an dem vom Contractor geschaffenen geistigen Eigentum (IP). Nach US-Copyright-Recht gilt grundsätzlich, dass der Schöpfer eines Werks das Urheberrecht besitzt. Das bedeutet, dass ein Contractor standardmäßig das IP besitzt, das er für einen Kunden erstellt, es sei denn, es gibt eine spezielle Vereinbarung, die dem entgegensteht.

Um sicherzustellen, dass das Unternehmen das IP besitzt, muss der Vertrag spezifische Klauseln enthalten. Zwei gängige Mechanismen sind:

• "Work Made For Hire"-Klausel: Für bestimmte Arten von Werken (wie Beiträge zu einem kollektiven Werk, Teile eines Spielfilms, Übersetzungen usw.), die unter einer schriftlichen Vereinbarung erstellt wurden, kann das Werk als "work made for hire" gelten, wodurch die hiring entity der Urheber und Eigentümer ab Entstehung ist. Dies gilt jedoch nur für bestimmte Kategorien von Werken und erfordert eine schriftliche Vereinbarung, die vor Beginn der Arbeit unterzeichnet wird.
• Abtretungsklausel: Für Werke, die nicht als "work made for hire" qualifizieren oder als Backup, sollte der Vertrag eine Klausel enthalten, in der der Contractor alle Rechte, Titel und Interessen am erstellten IP an das hiring business bei Entstehung oder Bezahlung abtritt.

Klare, unmissverständliche Sprache im Vertrag ist essenziell, um die Übertragung des IP-Eigentums vom Contractor auf die hiring entity effektiv zu gestalten.

Steuerliche Verpflichtungen und Versicherungsanforderungen

Independent Contractors gelten beim IRS als selbstständige Personen. Das bedeutet, sie sind verantwortlich für die Verwaltung ihrer eigenen Steuern, einschließlich Einkommensteuer und Selbstständigensteuer (Social Security und Medicare).

Wesentliche steuerliche Verpflichtungen für Contractors:

• Vorauszahlungen: Da Steuern nicht von den Zahlungen einbehalten werden, müssen Contractors in der Regel vierteljährliche Vorauszahlungen an den IRS und möglicherweise an die Bundesstaaten leisten, um ihre Einkommensteuer- und Selbstständigensteuerpflichten im Jahr abzudecken.
• Selbstständigensteuer: Contractors sind verantwortlich für die Zahlung sowohl des Arbeitgeber- als auch des Arbeitnehmeranteils an Social Security und Medicare, insgesamt 15,3 % auf den Nettoeinkünften aus Selbstständigkeit bis zu einem jährlichen Einkommenslimit für Social Security, plus Medicare-Steuer auf alle Nettoeinkünfte. Die Hälfte der Selbstständigensteuer ist absetzbar.
• Abzugsfähige Ausgaben: Contractors können übliche und notwendige Geschäftsausgaben absetzen, wie Home-Office-Kosten, Geschäftsreisen, Büromaterialien und Krankenversicherungsprämien, was ihr zu versteuerndes Einkommen reduziert.
• Formular 1099-NEC: Unternehmen, die einem Contractor 600 USD oder mehr in einem Kalenderjahr zahlen, sind verpflichtet, diese Zahlungen dem IRS und dem Contractor mit Formular 1099-NEC (Nonemployee Compensation) zu melden.

Obwohl es nicht immer gesetzlich vorgeschrieben ist, benötigen Contractors oft verschiedene Versicherungen, um sich und ihre Kunden zu schützen. Gängige Versicherungsarten sind:

• Allgemeine Haftpflichtversicherung: Deckt Ansprüche wegen Körperverletzung oder Sachschäden, die auf dem Gelände des Kunden oder durch die Arbeit des Contractors entstehen.
• Berufshaftpflichtversicherung (Errors & Omissions): Schützt vor Ansprüchen wegen Fahrlässigkeit, Fehlern oder Versäumnissen bei den professionellen Dienstleistungen.
• Unfallversicherung: Obwohl Contractors in der Regel nicht durch die Unfallversicherung des Kunden abgedeckt sind, können einige Bundesstaaten von Selbstständigen in bestimmten Branchen verlangen, eine eigene Police zu besitzen.

Kunden können verlangen, dass Contractors einen Nachweis über bestimmte Versicherungen als Bedingung für den Vertrag vorlegen.

Häufige Branchen und Sektoren, die Independent Contractors nutzen

Independent Contractors werden in einer Vielzahl von Branchen in den USA eingesetzt, geschätzt für ihre spezialisierten Fähigkeiten, Flexibilität und die Möglichkeit, Ressourcen nach Bedarf hoch- oder herunterzufahren.

Einige Branchen, in denen Independent Contracting besonders verbreitet ist:

• Technologie: Softwareentwicklung, Webdesign, IT-Beratung, Cybersicherheit, Datenanalyse.
• Kreativdienste: Grafikdesign, Schreiben, Bearbeitung, Fotografie, Videografie, Marketing, Content-Erstellung.
• Beratung: Unternehmensstrategie, Managementberatung, HR-Beratung, Finanzberatung.
• Gesundheitswesen: Locum tenens Ärzte, reisende Pflegekräfte, spezialisierte Therapeuten, medizinische Abrechnung und Codierung.
• Professionelle Dienstleistungen: Buchhaltung, Rechtsdienstleistungen, Projektmanagement, Schulung.
• Bau und Gewerbe: Spezialisierte Auftragnehmer (Klempner, Elektriker, HLK), Projektmanager.
• Transport und Logistik: LKW-Fahrer, Zustellerfahrer (oft über Plattformunternehmen).
• Bildung: Nachhilfelehrer, Online-Kursleiter, Curriculum-Entwickler.

Diese Sektoren nutzen unabhängige Contractors, um Nischenexpertise zuzugreifen, projektbasiert effizient zu arbeiten und eine flexible Belegschaft ohne die Kosten für Vollzeitbeschäftigte aufrechtzuerhalten.