Vereinigte Staaten von Amerika

Bei der Nutzung eines Employer of Record (EOR) wie Rivermate in den Vereinigten Staaten von Amerika übernimmt der EOR die Einreichung und Zahlung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeiter. Dies umfasst:

1. Bundeseinkommensteuerabzug: Der EOR ist verantwortlich für den Abzug der Bundeseinkommensteuer von den Löhnen der Mitarbeiter basierend auf den Angaben in ihren W-4-Formularen.

2. Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA): Der EOR zieht den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern ab und zahlt auch den Arbeitgeberanteil. Diese Beiträge werden dem Internal Revenue Service (IRS) gemeldet und bezahlt.

3. Bundesarbeitslosensteuer (FUTA): Der EOR zahlt die Bundesarbeitslosensteuer, die Arbeitslosenleistungen für Arbeitnehmer finanziert, die ihren Job verlieren.

4. Staatlicher Einkommensteuerabzug: Falls zutreffend, zieht der EOR die staatlichen Einkommensteuern von den Löhnen der Mitarbeiter ab und überweist diese an die entsprechenden staatlichen Steuerbehörden.

5. Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI): Der EOR zahlt die staatlichen Arbeitslosenversicherungssteuern, die je nach Staat variieren und zur Finanzierung der staatlichen Arbeitslosenleistungen verwendet werden.

6. Lokale Steuern: In einigen Gerichtsbarkeiten können lokale Steuern anfallen, die einbehalten und bezahlt werden müssen. Der EOR stellt die Einhaltung dieser lokalen Steueranforderungen sicher.

Durch die Übernahme dieser Verantwortlichkeiten stellt der EOR sicher, dass alle Steuer- und Sozialversicherungsverpflichtungen genau und pünktlich erfüllt werden, wodurch die administrative Belastung für das Kundenunternehmen reduziert und die Einhaltung der US-Arbeitsgesetze gewährleistet wird.

Ja, es ist möglich, unabhängige Auftragnehmer in den Vereinigten Staaten von Amerika zu beschäftigen. Es gibt jedoch spezifische Vorschriften und Richtlinien, die befolgt werden müssen, um die Einhaltung der Bundes- und Landesgesetze zu gewährleisten. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten:

1. Klassifizierung: Die korrekte Klassifizierung von Arbeitnehmern als unabhängige Auftragnehmer statt als Angestellte ist entscheidend. Eine Fehlklassifizierung kann zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen. Der IRS verwendet eine Reihe von Kriterien, die als "Common Law Rules" bekannt sind, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Angestellter ist. Diese Regeln konzentrieren sich auf den Grad der Kontrolle und Unabhängigkeit in der Arbeitsbeziehung.

2. Verträge: Es ist wichtig, einen klaren, schriftlichen Vertrag zu haben, der die Bedingungen der Vereinbarung, einschließlich des Arbeitsumfangs, der Zahlungsbedingungen und der Vertragsdauer, festlegt. Dies hilft, die Natur der Beziehung zu etablieren und kann im Falle von Streitigkeiten Schutz bieten.

3. Steuerpflichten: Unabhängige Auftragnehmer sind dafür verantwortlich, ihre eigenen Steuern zu zahlen, einschließlich der Selbstständigensteuer. Arbeitgeber ziehen keine Steuern von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer ab. Stattdessen erhalten Auftragnehmer ein Formular 1099-MISC, wenn sie im Jahr 600 USD oder mehr bezahlt werden.

4. Leistungen und Schutz: Unabhängige Auftragnehmer haben keinen Anspruch auf Arbeitnehmerleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder Arbeitsunfallversicherung. Sie haben auch nicht den gleichen Schutz nach Arbeitsgesetzen, wie Mindestlohn und Überstundenvergütung.

5. Landesgesetze: Zusätzlich zu den Bundesvorschriften können Landesgesetze zusätzliche Anforderungen oder Definitionen für unabhängige Auftragnehmer haben. Es ist wichtig, sich dieser staatsspezifischen Vorschriften bewusst zu sein und diese einzuhalten.

Die Nutzung eines "Employer of Record" (EOR) Dienstes wie Rivermate kann den Prozess der Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in den Vereinigten Staaten vereinfachen. Ein EOR kann helfen, die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften sicherzustellen, die Gehaltsabrechnung und Steuererklärungen zu bearbeiten und Beratung zu bewährten Praktiken im Umgang mit Auftragnehmerbeziehungen zu bieten. Dies kann die administrative Belastung für Ihre Organisation verringern und das Risiko von Fehlklassifizierungen und anderen rechtlichen Problemen mindern.

Ein Unternehmen in den Vereinigten Staaten zu gründen, kann je nach mehreren Faktoren variieren, einschließlich der Art der Geschäftseinheit, dem Staat der Gründung und der Effizienz der beteiligten Prozesse. Hier ist ein allgemeiner Zeitplan für die Gründung eines Unternehmens in den Vereinigten Staaten:

1. Wahl einer Geschäftsstruktur (1-2 Tage):

   • Entscheiden Sie sich für die Art der Geschäftseinheit (z.B. LLC, Corporation, Partnerschaft, Einzelunternehmen).
   • Recherchieren Sie die Vor- und Nachteile jeder Struktur, um die beste Passform für Ihre Geschäftsanforderungen zu bestimmen.

2. Registrierung des Firmennamens (1-3 Tage):

   • Führen Sie eine Namenssuche durch, um sicherzustellen, dass der gewünschte Firmenname verfügbar ist.
   • Registrieren Sie den Firmennamen bei den zuständigen staatlichen Behörden.

3. Einreichung der Gründungsdokumente (1-2 Wochen):

   • Bereiten Sie die notwendigen Gründungsdokumente vor und reichen Sie diese ein (z.B. Gründungsurkunden für eine Corporation oder Organisationsurkunden für eine LLC) beim Büro des Staatssekretärs.
   • Die Bearbeitungszeiten können je nach Staat variieren, aber beschleunigte Dienstleistungen sind oft gegen eine zusätzliche Gebühr verfügbar.

4. Erhalt einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) (1 Tag):

   • Beantragen Sie eine EIN beim Internal Revenue Service (IRS). Dies kann online erfolgen und wird in der Regel sofort bearbeitet.

5. Eröffnung eines Geschäftskontos (1-2 Wochen):

   • Eröffnen Sie ein Geschäftskonto unter Verwendung der EIN und der Gründungsdokumente.
   • Der Zeitrahmen kann je nach den Anforderungen und Bearbeitungszeiten der Bank variieren.

6. Registrierung für staatliche und lokale Steuern (1-2 Wochen):

   • Registrieren Sie sich für staatliche und lokale Steuern, einschließlich der Umsatzsteuer, falls zutreffend.
   • Der Zeitrahmen kann je nach den Bearbeitungszeiten der staatlichen und lokalen Behörden variieren.

7. Erhalt von Geschäftslizenzen und Genehmigungen (1-4 Wochen):

   • Bestimmen Sie die notwendigen Lizenzen und Genehmigungen, die für Ihren Geschäftstyp und Standort erforderlich sind.
   • Beantragen und erhalten Sie diese Lizenzen und Genehmigungen von den zuständigen Behörden.

8. Einrichtung der Geschäftstätigkeit (1-2 Monate):

   • Richten Sie physische oder virtuelle Büroräume ein, stellen Sie Mitarbeiter ein und etablieren Sie betriebliche Prozesse.
   • Dieser Zeitrahmen kann stark variieren, abhängig von der Komplexität des Unternehmens und den verfügbaren Ressourcen.

Insgesamt kann der Zeitrahmen für die Gründung eines Unternehmens in den Vereinigten Staaten von einigen Wochen bis zu einigen Monaten reichen, abhängig von den spezifischen Umständen und der Effizienz der beteiligten Prozesse. Die Nutzung eines Employer of Record (EOR) Dienstes wie Rivermate kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, insbesondere für ausländische Unternehmen, die eine Präsenz in den USA etablieren möchten. Ein EOR kann viele der administrativen und Compliance-Aufgaben übernehmen, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

HR-Compliance in den Vereinigten Staaten von Amerika bezieht sich auf die Einhaltung von bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Arbeitsgesetzen und Vorschriften, die regeln, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter verwalten. Dies umfasst eine breite Palette von rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Einstellung, Löhne, Leistungen, Arbeitssicherheit, Diskriminierung, Kündigung und mehr. Die Sicherstellung der HR-Compliance ist aus mehreren Gründen entscheidend:

1. Rechtliche Verpflichtungen: Die USA haben ein komplexes rechtliches Rahmenwerk, das Gesetze wie das Fair Labor Standards Act (FLSA), das Occupational Safety and Health Act (OSHA), das Family and Medical Leave Act (FMLA), das Americans with Disabilities Act (ADA) und die Equal Employment Opportunity (EEO)-Gesetze umfasst. Die Einhaltung dieser Gesetze ist obligatorisch, und Verstöße können zu erheblichen rechtlichen Strafen, Bußgeldern und Klagen führen.

2. Vermeidung von Strafen und Bußgeldern: Nichteinhaltung kann zu schweren finanziellen Konsequenzen führen. Beispielsweise können Verstöße gegen Lohn- und Arbeitszeitgesetze nach dem FLSA zu Nachzahlungen, Bußgeldern und Schadensersatz führen. Ebenso kann die Nichteinhaltung von OSHA-Vorschriften zu hohen Geldstrafen und erhöhter Überprüfung durch Aufsichtsbehörden führen.

3. Schutz des Unternehmensrufs: Compliance-Probleme können den Ruf eines Unternehmens schädigen und es schwieriger machen, Top-Talente anzuziehen und zu halten. Negative Publicity durch Klagen oder behördliche Maßnahmen kann auch das Vertrauen der Kunden und Geschäftsbeziehungen beeinträchtigen.

4. Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen gewährleistet eine faire Behandlung der Mitarbeiter, was zu höherer Arbeitszufriedenheit und Bindungsraten führen kann. Beispielsweise trägt die Einhaltung von Antidiskriminierungsgesetzen zu einem inklusiveren und vielfältigeren Arbeitsplatz bei, was die Mitarbeitermoral und Produktivität steigern kann.

5. Betriebliche Effizienz: Eine ordnungsgemäße HR-Compliance hilft, HR-Prozesse zu optimieren und das Risiko von Fehlern und Streitigkeiten zu verringern. Dies kann zu effizienteren Abläufen führen und es dem Unternehmen ermöglichen, sich auf seine Kernaktivitäten zu konzentrieren.

6. Risikomanagement: Durch die Einhaltung der Vorschriften können Unternehmen Risiken im Zusammenhang mit Mitarbeiterklagen, behördlichen Untersuchungen und anderen rechtlichen Herausforderungen mindern. Dieser proaktive Ansatz im Risikomanagement kann dem Unternehmen langfristig Zeit, Geld und Ressourcen sparen.

7. Anpassungsfähigkeit an Veränderungen: Die rechtliche Landschaft in den USA entwickelt sich ständig weiter, mit regelmäßig eingeführten neuen Gesetzen und Änderungen. Die Aufrechterhaltung der HR-Compliance stellt sicher, dass ein Unternehmen anpassungsfähig ist und schnell auf diese Änderungen reagieren kann, ohne den Betrieb zu stören.

Die Nutzung eines Employer of Record (EOR)-Dienstes wie Rivermate kann die HR-Compliance in den USA erheblich vereinfachen. Ein EOR übernimmt die Verantwortung dafür, dass alle Beschäftigungspraktiken den relevanten Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dies umfasst die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Steuern, Leistungen und anderen HR-Funktionen, wodurch die administrative Belastung des Unternehmens verringert und das Risiko der Nichteinhaltung minimiert wird. Durch die Nutzung der Expertise eines EOR können sich Unternehmen auf ihre strategischen Ziele konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre HR-Praktiken rechtlich einwandfrei und aktuell sind.

In den Vereinigten Staaten von Amerika haben Arbeitgeber mehrere Optionen zur Einstellung von Arbeitskräften, jede mit eigenen rechtlichen, administrativen und finanziellen Überlegungen. Hier sind die wichtigsten verfügbaren Optionen:

1. Direkte Anstellung:

   • Vollzeitbeschäftigte: Diese Arbeitnehmer werden direkt vom Unternehmen eingestellt und erhalten in der Regel ein Gehalt, Leistungen und unterliegen Arbeitsgesetzen wie dem Fair Labor Standards Act (FLSA), dem Family and Medical Leave Act (FMLA) und anderen.
   • Teilzeitbeschäftigte: Ähnlich wie Vollzeitbeschäftigte, arbeiten aber weniger Stunden. Sie haben möglicherweise keinen Anspruch auf das gleiche Leistungsniveau wie Vollzeitbeschäftigte.
   • Zeitarbeitskräfte: Werden für einen bestimmten Zeitraum oder ein Projekt eingestellt. Sie können direkt oder über eine Zeitarbeitsfirma beschäftigt werden.

2. Unabhängige Auftragnehmer:

   • Dies sind selbstständige Personen oder Unternehmen, die Dienstleistungen für ein Unternehmen auf Vertragsbasis erbringen. Sie gelten nicht als Arbeitnehmer und erhalten daher keine Leistungen oder Schutzmaßnahmen nach Arbeitsgesetzen. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Klassifizierung der unabhängigen Auftragnehmer korrekt ist, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

3. Freiberufler:

   • Ähnlich wie unabhängige Auftragnehmer arbeiten Freiberufler projektweise. Sie sind für ihre eigenen Steuern und Leistungen verantwortlich. Diese Option wird oft für spezialisierte Aufgaben oder kurzfristige Projekte genutzt.

4. Zeitarbeitsfirmen:

   • Unternehmen können Arbeitskräfte über Zeitarbeitsfirmen einstellen, die den Rekrutierungs-, Einstellungs- und Gehaltsabrechnungsprozess übernehmen. Dies kann eine gute Option für temporäre oder saisonale Arbeit sein.

5. Professional Employer Organizations (PEOs):

   • PEOs bieten umfassende HR-Lösungen, einschließlich Gehaltsabrechnung, Leistungen und Compliance-Management. Sie sind Mit-Arbeitgeber, was bedeutet, dass die PEO der Arbeitgeber für Steuer- und Versicherungszwecke wird, während das Kundenunternehmen die täglichen Aktivitäten verwaltet.

6. Employer of Record (EOR) Services:

   • Ein EOR, wie Rivermate, übernimmt die rechtlichen Verantwortlichkeiten der Beschäftigung von Arbeitskräften im Auftrag eines Unternehmens. Dies umfasst die Gehaltsabrechnung, Steuern, Leistungen und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze. Das Kundenunternehmen leitet die Arbeit und verwaltet die täglichen Aktivitäten des Mitarbeiters. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter einstellen oder in neue Regionen expandieren möchten, ohne eine rechtliche Einheit zu gründen.

Vorteile der Nutzung eines Employer of Record (EOR) in den USA:

1. Compliance und Risikomanagement:

   • Der EOR sorgt für die Einhaltung von Bundes-, Landes- und lokalen Arbeitsgesetzen und reduziert das Risiko von rechtlichen Problemen und Strafen. Dies umfasst die Einhaltung von Lohn- und Arbeitszeitgesetzen, Steuerregelungen und Arbeitsstandards.

2. Kosteneffizienz:

   • Die Nutzung eines EOR kann kostengünstiger sein als die Gründung einer rechtlichen Einheit, insbesondere für kleine bis mittelgroße Unternehmen oder Unternehmen, die einen neuen Markt testen. Es eliminiert die Notwendigkeit einer umfangreichen administrativen Infrastruktur.

3. Geschwindigkeit und Flexibilität:

   • Ein EOR kann Mitarbeiter schnell an Bord nehmen, sodass Unternehmen ihre Belegschaft nach Bedarf auf- oder abbauen können, ohne die Verzögerungen, die mit traditionellen Einstellungsprozessen verbunden sind.

4. Fokus auf das Kerngeschäft:

   • Durch das Outsourcing von HR- und Verwaltungstätigkeiten an einen EOR können sich Unternehmen auf ihre Kerngeschäftsaktivitäten und strategischen Ziele konzentrieren, anstatt sich mit Compliance- und Gehaltsabrechnungsproblemen zu beschäftigen.

5. Zugang zu Fachwissen:

   • EORs verfügen über spezialisiertes Wissen in den Bereichen HR, Gehaltsabrechnung und Compliance und bieten wertvolle Unterstützung und Beratung für Unternehmen, insbesondere für solche, die mit den Komplexitäten der US-Arbeitsgesetze nicht vertraut sind.

6. Mitarbeiterleistungen:

   • EORs können wettbewerbsfähige Leistungspakete für Mitarbeiter anbieten, was für kleinere Unternehmen möglicherweise schwierig ist. Dies kann helfen, Top-Talente anzuziehen und zu halten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es zwar mehrere Optionen zur Einstellung von Arbeitskräften in den Vereinigten Staaten gibt, die Nutzung eines Employer of Record wie Rivermate jedoch erhebliche Vorteile in Bezug auf Compliance, Kosteneffizienz, Geschwindigkeit und administrative Entlastung bieten kann, was es zu einer attraktiven Option für viele Unternehmen macht.

Ja, Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten erhalten alle ihre Rechte und Leistungen, wenn sie über einen Employer of Record (EOR) wie Rivermate beschäftigt sind. Ein EOR stellt die Einhaltung der bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Arbeitsgesetze sicher, was bedeutet, dass Mitarbeiter die gleichen Schutzmaßnahmen und Leistungen erhalten wie direkt bei einem Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter. Hier sind einige wichtige Aspekte:

1. Löhne und Überstunden: Mitarbeitern wird garantiert, dass sie mindestens den bundesstaatlichen Mindestlohn erhalten, und in Staaten mit höheren Mindestlöhnen gilt der höhere Satz. Überstundenvergütung ist ebenfalls vorgeschrieben für berechtigte Mitarbeiter, die über 40 Stunden pro Woche arbeiten, gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA).

2. Gesundheit und Sicherheit: Die Vorschriften der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) stellen sicher, dass Mitarbeiter eine sichere Arbeitsumgebung haben. Ein EOR muss diese Vorschriften einhalten, notwendige Schulungen anbieten und einen sicheren Arbeitsplatz aufrechterhalten.

3. Leistungen: Mitarbeiter haben Anspruch auf Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorgepläne und andere Vergünstigungen, die der EOR anbietet. Der Affordable Care Act (ACA) schreibt vor, dass Arbeitgeber mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten eine Krankenversicherung anbieten müssen, und ein EOR wie Rivermate stellt die Einhaltung dieser Anforderung sicher.

4. Urlaubsansprüche: Mitarbeiter haben Anspruch auf Urlaubsleistungen wie das Family and Medical Leave Act (FMLA), das bis zu 12 Wochen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen gewährt. Darüber hinaus können staatsspezifische Urlaubsgesetze weiteren Schutz bieten.

5. Antidiskriminierungsgesetze: Der EOR muss die von der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) durchgesetzten Antidiskriminierungsgesetze einhalten und sicherstellen, dass Mitarbeiter vor Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, Alter, Behinderung oder genetischen Informationen geschützt sind.

6. Arbeitnehmerentschädigung: Mitarbeiter sind durch die Arbeitnehmerentschädigungsversicherung abgedeckt, die Leistungen für arbeitsbedingte Verletzungen oder Krankheiten bietet. Der EOR ist verantwortlich für die Aufrechterhaltung dieser Versicherung und die Bearbeitung von Ansprüchen.

7. Arbeitslosenversicherung: Mitarbeiter haben Anspruch auf Arbeitslosenleistungen, wenn sie ihren Job unverschuldet verlieren. Der EOR übernimmt die notwendigen Beiträge zu den staatlichen Arbeitslosenversicherungsprogrammen.

Durch die Nutzung eines EOR wie Rivermate können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten alle ihnen gesetzlich zustehenden Rechte und Leistungen erhalten, während gleichzeitig das Risiko der Nichteinhaltung komplexer Arbeitsgesetze gemindert wird.

Jemanden in den Vereinigten Staaten zu beschäftigen, beinhaltet mehrere Kosten, die über das Gehalt des Mitarbeiters hinausgehen. Hier sind die primären Kosten, die mit der Beschäftigung einer Person in den USA verbunden sind:

1. Gehalt und Löhne: Die offensichtlichste Kosten sind das Grundgehalt oder der Stundenlohn des Mitarbeiters. Dies variiert stark je nach Branche, Rolle und geografischem Standort.

2. Lohnsteuern: Arbeitgeber sind für mehrere Lohnsteuern verantwortlich, einschließlich:

   • Sozialversicherungssteuer: Arbeitgeber müssen 6,2% des Lohns des Mitarbeiters bis zu einem bestimmten Limit zahlen.
   • Medicare-Steuer: Arbeitgeber müssen 1,45% aller Löhne der Mitarbeiter zahlen.
   • Bundesarbeitslosensteuer (FUTA): Typischerweise 6% auf die ersten $7.000 des Lohns jedes Mitarbeiters, obwohl Gutschriften diesen Satz reduzieren können.
   • Staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA): Sätze und Lohnbasen variieren je nach Bundesstaat.

3. Arbeitnehmerentschädigungsversicherung: Diese Versicherung deckt medizinische Ausgaben und Lohnausfälle für Mitarbeiter, die bei der Arbeit verletzt werden. Die Kosten variieren je nach Bundesstaat und Branche.

4. Krankenversicherung: Unter dem Affordable Care Act (ACA) müssen Arbeitgeber mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten eine Krankenversicherung anbieten. Die Kosten für Prämien können erheblich sein und variieren je nach Plan und Anzahl der versicherten Mitarbeiter.

5. Altersvorsorge: Viele Arbeitgeber bieten Altersvorsorgepläne wie 401(k)-Pläne an. Arbeitgeber matchen oft einen Teil der Mitarbeiterbeiträge, was die Kosten erhöht.

6. Bezahlter Urlaub (PTO): Dies umfasst Urlaubstage, Krankentage und Feiertage. Obwohl dies keine direkten Ausgaben sind, stellen sie Kosten in Form von Produktivitätsverlust dar.

7. Andere Leistungen: Arbeitgeber können zusätzliche Leistungen wie Lebensversicherung, Invaliditätsversicherung, Zahn- und Augenversicherung und Wellness-Programme anbieten. Diese Leistungen erhöhen die Gesamtkosten der Beschäftigung.

8. Compliance-Kosten: Die Einhaltung von Bundes-, Landes- und lokalen Arbeitsgesetzen kann Kosten verursachen. Dazu gehören Anwaltskosten, HR-Personal und Systeme zur Verwaltung der Compliance.

9. Schulung und Entwicklung: Investitionen in die Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern sind entscheidend für die Aufrechterhaltung einer qualifizierten Belegschaft. Dies kann Onboarding, fortlaufende Schulungen und berufliche Entwicklungsprogramme umfassen.

10. Rekrutierungskosten: Der Prozess der Einstellung neuer Mitarbeiter beinhaltet Kosten wie die Werbung für Stellenangebote, Gebühren für Personalvermittlungsagenturen und die Zeit, die HR-Personal im Einstellungsprozess verbringt.

11. Bürofläche und Ausstattung: Die Bereitstellung des notwendigen Arbeitsplatzes, der Ausrüstung und der Technologie für Mitarbeiter ist eine weitere erhebliche Kosten. Dies umfasst Miete, Nebenkosten, Büromaterial und IT-Infrastruktur.

12. Sonstige Kosten: Weitere potenzielle Kosten umfassen Mitarbeiteranerkennungsprogramme, Firmenveranstaltungen und andere Vergünstigungen, die zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung beitragen.

Die Nutzung eines Employer of Record (EOR) wie Rivermate kann helfen, einige dieser Kosten zu verwalten und möglicherweise zu reduzieren, indem Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung, Compliance und andere HR-Funktionen übernommen werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren, während alle beschäftigungsbezogenen Verpflichtungen effizient und effektiv erfüllt werden.

Wenn ein Unternehmen in den Vereinigten Staaten von Amerika einen Employer of Record (EOR) Service wie Rivermate nutzt, werden mehrere rechtliche Verantwortlichkeiten vom EOR verwaltet, während das Unternehmen bestimmte Verpflichtungen behält. Hier ist eine detaillierte Aufschlüsselung dieser Verantwortlichkeiten:

Verantwortlichkeiten, die vom EOR verwaltet werden:

1. Lohn- und Gehaltsabrechnung:

   • Der EOR übernimmt die Berechnung, Verarbeitung und Verteilung der Gehälter der Mitarbeiter, einschließlich der Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuern an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden.

2. Steuerkonformität:

   • Der EOR sorgt für die Einhaltung aller relevanten Steuergesetze, einschließlich der Einreichung der erforderlichen Steuerformulare (z.B. W-2s, 1099s) und der Zahlung von Sozialversicherungs-, Medicare- und Arbeitslosensteuern.

3. Mitarbeitervorteile:

   • Der EOR verwaltet Mitarbeitervorteile wie Krankenversicherung, Altersvorsorgepläne und andere Vergünstigungen und stellt die Einhaltung des Affordable Care Act (ACA) und anderer relevanter Vorschriften sicher.

4. Arbeitsverträge:

   • Der EOR entwirft und verwaltet Arbeitsverträge und stellt sicher, dass sie den Bundes- und Landesarbeitsgesetzen entsprechen, einschließlich Bestimmungen zur Beschäftigung nach Belieben und Wettbewerbsverbotsklauseln, wo zutreffend.

5. HR-Konformität:

   • Der EOR sorgt für die Einhaltung der Bundes- und Landesarbeitsgesetze, einschließlich des Fair Labor Standards Act (FLSA), des Family and Medical Leave Act (FMLA) und der Vorschriften der Occupational Safety and Health Administration (OSHA).

6. Arbeitnehmerentschädigung:

   • Der EOR stellt eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung bereit und verwaltet Ansprüche, um die Einhaltung der staatsspezifischen Anforderungen sicherzustellen.

7. Mitarbeiterein- und -austritt:

   • Der EOR übernimmt den Onboarding-Prozess, einschließlich Hintergrundüberprüfungen, Überprüfung der Arbeitsberechtigung (I-9-Formulare) und Orientierung. Er verwaltet auch den Offboarding-Prozess, einschließlich der letzten Gehaltsschecks und Austrittsgespräche.

Verantwortlichkeiten, die beim Unternehmen verbleiben:

1. Tägliches Management:

   • Das Unternehmen behält die Kontrolle über die täglichen Aktivitäten und das Leistungsmanagement der Mitarbeiter. Dazu gehört die Festlegung von Arbeitsplänen, die Zuweisung von Aufgaben und die Durchführung von Leistungsbewertungen.

2. Strategische Entscheidungen:

   • Das Unternehmen ist verantwortlich für strategische Entscheidungen im Zusammenhang mit den Geschäftsabläufen, einschließlich Einstellungsentscheidungen, Festlegung von Vergütungsniveaus (innerhalb gesetzlicher Grenzen) und Bestimmung der Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter.

3. Betriebsrichtlinien:

   • Das Unternehmen muss Betriebsrichtlinien und -verfahren festlegen und durchsetzen, wie z.B. solche zur Arbeitsplatzverhalten, Anti-Diskriminierung und Belästigungsrichtlinien, in Übereinstimmung mit Bundes- und Landesgesetzen.

4. Geistiges Eigentum und Vertraulichkeit:

   • Das Unternehmen muss sicherstellen, dass geeignete Vereinbarungen zum Schutz seines geistigen Eigentums und zur Wahrung der Vertraulichkeit getroffen werden, auch wenn der EOR bei der Erstellung dieser Vereinbarungen behilflich sein kann.

5. Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften:

   • Das Unternehmen muss die Einhaltung aller branchenspezifischen Vorschriften sicherstellen, die möglicherweise nicht durch die allgemeinen HR-Konformitätsdienste des EOR abgedeckt sind.

Vorteile der Nutzung eines EOR in den USA:

• Risikominderung: Durch die Auslagerung von HR- und Compliance-Verantwortlichkeiten an einen EOR können Unternehmen das Risiko der Nichteinhaltung komplexer und sich ständig ändernder Arbeitsgesetze erheblich reduzieren.
• Kosteneffizienz: EOR-Dienste können kostengünstiger sein als die Aufrechterhaltung einer internen HR-Abteilung, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Unternehmen können sich auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren, während der EOR administrative und compliance-bezogene Aufgaben übernimmt.
• Skalierbarkeit: EOR-Dienste bieten Flexibilität und Skalierbarkeit, sodass Unternehmen ihre Belegschaft schnell erweitern können, ohne die administrative Last der Einrichtung rechtlicher Einheiten in mehreren Staaten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein EOR wie Rivermate viele der administrativen und compliance-bezogenen Verantwortlichkeiten übernimmt, während das Unternehmen die Kontrolle über strategische und tägliche Managemententscheidungen behält. Diese Partnerschaft ermöglicht es Unternehmen, effizienter und konformer innerhalb des komplexen regulatorischen Umfelds der Vereinigten Staaten zu operieren.

Rivermate, als Employer of Record (EOR) in den Vereinigten Staaten, gewährleistet die HR-Compliance durch einen umfassenden Ansatz, der die komplexe und facettenreiche Natur der US-Arbeitsgesetze berücksichtigt. Hier sind die wichtigsten Wege, wie Rivermate die HR-Compliance in den Vereinigten Staaten sicherstellt:

1. Einhaltung von Bundes-, Staats- und Kommunalgesetzen:

   • Bundes-Compliance: Rivermate stellt die Einhaltung von Bundesgesetzen wie dem Fair Labor Standards Act (FLSA), dem Family and Medical Leave Act (FMLA), dem Occupational Safety and Health Act (OSHA) und den Equal Employment Opportunity (EEO)-Vorschriften sicher.
   • Staatliche und lokale Compliance: Die USA haben eine vielfältige Rechtslandschaft mit unterschiedlichen staatlichen und lokalen Arbeitsgesetzen. Rivermate bleibt über diese Vorschriften auf dem Laufenden und stellt sicher, dass die Beschäftigungspraktiken den staatsspezifischen Gesetzen zu Mindestlohn, Überstunden, bezahltem Urlaub und anderen Beschäftigungsstandards entsprechen.

2. Lohn- und Steuer-Compliance:

   • Genaues Lohnabrechnungsverfahren: Rivermate verwaltet die Lohnabrechnung und stellt sicher, dass die Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlt werden, einschließlich der Handhabung von Komplexitäten wie Überstunden, Boni und Abzügen.
   • Steuereinbehaltung und -meldung: Rivermate sorgt für die ordnungsgemäße Einbehaltung von Bundes-, Staats- und Kommunalsteuern und verwaltet die Einreichung der erforderlichen Steuerformulare wie W-2s und 1099s. Sie kümmern sich auch um Arbeitslosenversicherung und Beiträge zur Arbeiterunfallversicherung.

3. Verwaltung von Leistungen:

   • Krankenversicherung und Leistungen: Rivermate verwaltet Mitarbeiterleistungen in Übereinstimmung mit dem Affordable Care Act (ACA) und anderen relevanten Vorschriften. Dazu gehört das Angebot von Krankenversicherungen, Altersvorsorgeplänen und anderen Mitarbeiterleistungen.
   • COBRA-Compliance: Für entlassene Mitarbeiter stellt Rivermate die Einhaltung des Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) sicher, der die Bereitstellung einer fortgesetzten Krankenversicherung vorschreibt.

4. Arbeitsverträge und Dokumentation:

   • Rechtliche Arbeitsverträge: Rivermate erstellt und pflegt Arbeitsverträge, die den US-Arbeitsgesetzen entsprechen und Klarheit über Beschäftigungsbedingungen, Arbeitsaufgaben und Vergütung gewährleisten.
   • Mitarbeiterhandbücher und Richtlinien: Sie entwickeln und verteilen Mitarbeiterhandbücher, die Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Mitarbeiterrechte darlegen und sicherstellen, dass diese Dokumente den aktuellen Gesetzen entsprechen.

5. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz:

   • OSHA-Compliance: Rivermate stellt sicher, dass die Arbeitssicherheitsstandards den OSHA-Anforderungen entsprechen und bietet den Mitarbeitern eine sichere Arbeitsumgebung.
   • Schulung und Berichterstattung: Sie bieten Schulungsprogramme zur Arbeitssicherheit an und verwalten die Berichterstattung über Arbeitsunfälle und Krankheiten gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

6. Anti-Diskriminierungs- und Belästigungsrichtlinien:

   • EEO-Compliance: Rivermate setzt Richtlinien durch, die den EEO-Gesetzen entsprechen und Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, Alter, Behinderung oder genetischen Informationen verhindern.
   • Belästigungsprävention: Sie implementieren und setzen Anti-Belästigungsrichtlinien durch, bieten Schulungen an und schaffen Mechanismen zur Meldung und Bearbeitung von Belästigungsbeschwerden.

7. Mitarbeiterkündigung und Abfindung:

   • Rechtliche Kündigungsprozesse: Rivermate stellt sicher, dass Mitarbeiterkündigungen in Übereinstimmung mit den US-Gesetzen durchgeführt werden, einschließlich der Bereitstellung erforderlicher Mitteilungen und der ordnungsgemäßen Handhabung der letzten Gehaltsschecks.
   • Abfindungspakete: Sie verwalten Abfindungspakete und stellen die Einhaltung aller geltenden staatlichen Gesetze bezüglich Abfindungszahlungen sicher.

8. Einwanderung und Arbeitserlaubnis:

   • I-9-Compliance: Rivermate übernimmt die Überprüfung der Arbeitsberechtigung von Mitarbeitern in den USA durch die Verwaltung der Ausfüllung und Aufbewahrung des Formulars I-9.
   • Visa-Sponsoring: Für ausländische Mitarbeiter kann Rivermate das Visa-Sponsoring verwalten und die Einhaltung der Einwanderungsgesetze sicherstellen.

Durch die Nutzung der Expertise von Rivermate als EOR können Unternehmen die Risiken im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften mindern, administrative Belastungen reduzieren und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während sie sicherstellen, dass alle HR-Praktiken in den Vereinigten Staaten gesetzeskonform sind.