Das Steuersystem der Vereinigten Staaten ist ein komplexer Rahmen, der bundesstaatliche, bundesstaatliche und manchmal lokale Regierungen umfasst, die jeweils verschiedene Steuern auf Einzelpersonen und Unternehmen erheben. Für Arbeitgeber besteht die Hauptaufgabe darin, dieses System zu navigieren, hauptsächlich durch Lohnsteuerabzüge, die die Quellensteuer von den Arbeitnehmerlöhnen beinhalten, sowie durch die Zahlung von Arbeitgeberseitensteuern. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb, egal ob inländische oder ausländische Arbeitskräfte beschäftigt werden.
Arbeitnehmer sind wiederum der Einkommenssteuer auf ihre Einkünfte unterworfen, die in der Regel durch Quellensteuerabzüge des Arbeitgebers im Laufe des Jahres eingezogen wird. Sie können auch für ihren Anteil an bestimmten Lohnsteuerabzügen verantwortlich sein. Die endgültige Steuerpflicht der Arbeitnehmer wird bei der Einreichung ihrer jährlichen Steuererklärung bestimmt, in der sie verschiedene Abzüge und Gutschriften berücksichtigen können, um ihr zu versteuerndes Einkommen möglicherweise zu reduzieren.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten sind für mehrere bundesstaatliche Lohnsteuern verantwortlich, hauptsächlich im Rahmen des Federal Insurance Contributions Act (FICA) und des Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Viele Bundesstaaten erheben auch eigene Arbeitslosensteuern (SUTA) und können zusätzliche Lohnsteuern haben.
FICA-Steuern finanzieren die Social Security- und Medicare-Programme. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer tragen zu FICA bei. Für 2025 wird erwartet, dass die Sätze ähnlich wie 2024 sind, aber dies steht noch unter offizieller Bestätigung.
- Social Security Tax: Dieser Anteil finanziert Renten-, Invaliden- und Hinterbliebenenleistungen. Der Steuersatz wird gleichmäßig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Für 2024 beträgt der Satz 6,2% für beide, insgesamt 12,4%. Diese Steuer gilt nur bis zu einer jährlichen Lohnbasisgrenze. Die Lohnbasis 2024 liegt bei $168.600, und die Grenze für 2025 wird voraussichtlich höher sein, später im Jahr 2024 bekannt gegeben.
- Medicare Tax: Dieser Anteil finanziert die Krankenversicherung. Der Steuersatz wird ebenfalls gleichmäßig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Für 2024 beträgt der Satz 1,45% für beide, insgesamt 2,9%. Für die reguläre Medicare-Steuer gibt es keine Lohnbasisgrenze.
- Additional Medicare Tax: Eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9% gilt für Löhne, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten ($200.000 für Einzelpersonen, $250.000 für gemeinsam veranlagte Ehepaare, $125.000 für getrennt veranlagte Ehepartner). Diese zusätzliche Steuer wird nur beim Arbeitnehmer erhoben; der Arbeitgeber hat keinen entsprechenden Anteil, ist aber verantwortlich für die Einbehaltung bei Löhnen über die Grenze.
FUTA ist eine Bundessteuer, die zusammen mit den Arbeitslosensystemen der Bundesstaaten eine Arbeitslosenentschädigung für berechtigte Arbeitnehmer bereitstellt. Der Standard-FUTA-Steuersatz beträgt 6% auf die ersten $7.000 des Gehalts eines jeden Arbeitnehmers pro Jahr. Arbeitgeber erhalten jedoch in der Regel einen erheblichen Kredit (bis zu 5,4%) gegen ihre Bundessteuerpflicht für pünktliche Zahlungen der Arbeitslosensteuer auf Bundes- und Landesebene, was den FUTA-Satz in den meisten Fällen auf 0,6% reduziert. Die Sätze der Arbeitslosensteuer der Bundesstaaten (SUTA) variieren erheblich je nach Bundesstaat und hängen von Faktoren wie Branche des Arbeitgebers und Arbeitslosigkeitsansprüchen ab.
Income Tax Withholding Requirements
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Bundes-Einkommensteuer von den Löhnen ihrer Arbeitnehmer anhand der vom Arbeitnehmer auf Formular W-4, Employee's Withholding Certificate, bereitgestellten Informationen einzubehalten. Dieses Formular hilft Arbeitgebern, die korrekte Steuerhöhe zu bestimmen, indem es den Steuerstatus des Arbeitnehmers, die Anzahl der Dependents und andere Anpassungen oder zusätzliche Abzüge berücksichtigt.
Die Bundes-Einkommensteuer ist progressiv, das heißt, höhere Einkommensstufen werden mit höheren Sätzen besteuert. Die Steuerklassen und -sätze werden jährlich an die Inflation angepasst. Die Steuerklassen für 2025 werden später im Jahr 2024 veröffentlicht, sollen aber eine ähnliche Struktur wie 2024 haben.
Hier ein Beispiel für die Bundes-Einkommensteuerklassen 2024 für Einzelpersonen (2025-Klassen werden abweichen):
| Steuersatz | Zu versteuerndes Einkommen (Einzelpersonen) |
|---|---|
| 10% | $0 bis $11.600 |
| 12% | $11.601 bis $47.150 |
| 22% | $47.151 bis $100.525 |
| 24% | $100.526 bis $191.950 |
| 32% | $191.951 bis $243.725 |
| 35% | $243.726 bis $609.350 |
| 37% | Über $609.350 |
Arbeitgeber verwenden die vom IRS bereitgestellten Quellensteuer-Tabellen, kombiniert mit den Informationen aus dem W-4 des Mitarbeiters, um die Höhe der einzubehaltenden Bundes-Einkommensteuer zu berechnen.
Viele Bundesländer und einige lokale Jurisdiktionen erheben ebenfalls Einkommensteuern, sodass Arbeitgeber auch die Landes- und Kommunalsteuern anhand spezifischer landes- und ortsbezogener Regeln sowie der vom Arbeitnehmer ausgefüllten Quellensteuerformulare (die je nach Standort variieren) einbehalten müssen.
Employee Tax Deductions and Allowances
Während Arbeitgeber hauptsächlich die Quellensteuer basierend auf den vom Arbeitnehmer bereitgestellten Informationen (wie Formular W-4) abziehen, können Arbeitnehmer ihr zu versteuerndes Einkommen durch verschiedene Abzüge und Freibeträge bei der Einreichung ihrer jährlichen Steuererklärung reduzieren.
Der häufigste Weg, wie Arbeitnehmer ihr zu versteuerndes Einkommen verringern, ist die Nutzung des Standardabzugs oder die Itemisierung der Abzüge. Der Standardabzug ist ein fester Betrag, der je nach Steuerstatus variiert und jährlich an die Inflation angepasst wird. Für 2025 werden die Beträge des Standardabzugs voraussichtlich höher sein als 2024.
Hier die Standardabzugsbeträge 2024 (2025-Beträge werden abweichen):
| Steuerstatus | Standardabzug (2024) |
|---|---|
| Single | $13.850 |
| Verheiratet, getrennt veranlagt | $13.850 |
| Verheiratet, gemeinsam veranlagt | $27.700 |
| Head of Household | $20.800 |
| Qualifizierte Witwe(r) | $27.700 |
Arbeitnehmer können auch die Itemisierung der Abzüge wählen, wenn die Summe ihrer abzugsfähigen Ausgaben (wie Landes- und Kommunalsteuern bis zu einem Limit, Hypothekenzinsen, Spenden und bestimmte medizinische Ausgaben) die Höhe des Standardabzugs übersteigt.
Bestimmte Abzüge können auch die Nettoauszahlung beeinflussen und möglicherweise die W-4-Berechnungen. Dazu gehören z.B. Beiträge vor Steuern zu Altersvorsorgekonten (wie 401(k)) oder Gesundheitsersparniskonten (HSA) sowie Abzüge für Krankenversicherungsprämien, die über einen Cafeteria-Plan bezahlt werden.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Arbeitgeber haben strenge Fristen für die Einzahlung der einbehaltenen Steuern und die Einreichung der Lohnsteuerberichte. Das Versäumnis, diese Fristen einzuhalten, kann zu Strafen und Zinsen führen.
Wichtige bundesstaatliche Berichtsformulare und allgemeine Fristen sind:
- Form 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return: Meldet die einbehaltene Einkommenssteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer sowie den Anteil des Arbeitgebers an Sozialversicherung und Medicare. Die Termine sind in der Regel der letzte Tag des Monats nach Quartalsende (30. April, 31. Juli, 31. Oktober, 31. Januar).
- Form 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Meldet die jährliche FUTA-Steuerschuld des Arbeitgebers. Der Termin ist in der Regel der 31. Januar des Folgejahres.
- Form W-2, Wage and Tax Statement: Meldet die jährlichen Löhne eines Arbeitnehmers und die einbehaltenen Steuern. Arbeitgeber müssen Kopien bis zum 31. Januar des Folgejahres an die Arbeitnehmer aushändigen und Kopien bei der Social Security Administration (SSA) bis zum 31. Januar einreichen.
- Form W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Eine Zusammenfassungsform, die zusammen mit den W-2s bei der SSA eingereicht wird. Frist ist der 31. Januar.
Die Frequenz der Steuerzahlungen (täglich, halbwochenweise, monatlich) hängt von der Steuerpflicht ab. Höhere Verpflichtungen erfordern häufigere Einzahlungen. Die Anforderungen an die Berichterstattung und Einzahlung der Landes- und Kommunalsteuern variieren je nach Jurisdiktion.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Die Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte oder das Betreiben eines ausländischen Unternehmens in den USA bringt zusätzliche steuerliche Komplexitäten mit sich.
- Worker Classification: Die Bestimmung, ob ein ausländischer Arbeiter ein resident alien oder ein non-resident alien für Steuerzwecke ist, ist entscheidend, da unterschiedliche Steuerregeln gelten. Der Wohnsitz wird in der Regel durch den Green Card Test oder den Substantial Presence Test bestimmt.
- Tax Treaties: Die USA haben Steuerabkommen mit vielen Ländern, die die US-Steuer auf bestimmte Einkommensarten, einschließlich Löhne, reduzieren oder aufheben können. Arbeitgeber müssen bei der Bestimmung der Quellensteuer für non-resident alien employees die Bestimmungen der Abkommen berücksichtigen.
- Withholding for Non-Resident Aliens: Einkünfte, die an non-resident aliens gezahlt werden, unterliegen in der Regel einer pauschalen Quellensteuer von 30%, es sei denn, ein Steuerabkommen sieht eine reduzierte Rate oder Befreiung vor. Non-resident alien employees müssen möglicherweise Formular 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual) oder Formular W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) einreichen, um treaty benefits zu beanspruchen oder den ausländischen Status zu bestätigen.
- Identification Numbers: Ausländische Arbeitskräfte benötigen eine US-Steueridentifikationsnummer. Resident aliens verwenden in der Regel eine Social Security Number (SSN). Non-resident aliens, die keinen Anspruch auf eine SSN haben, aber eine US-TIN für Steuerzwecke benötigen, müssen eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) beantragen.
- Foreign Companies: Ein ausländisches Unternehmen, das in den USA tätig ist, kann der US-Körperschaftsteuer unterliegen, wenn es als in einer US-Handel oder -Geschäft tätiges Unternehmen gilt und Einkünfte hat, die effektiv mit diesem Geschäft verbunden sind. Das Konzept der "permanent establishment" unter Steuerabkommen bestimmt oft, ob ein ausländisches Unternehmen eine steuerpflichtige Präsenz in den USA hat. Die Beschäftigung von Arbeitskräften in den USA kann dazu beitragen, eine steuerpflichtige Präsenz zu begründen.
Die Navigation durch diese besonderen Überlegungen erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Details und ein Verständnis des US-Steuerrechts sowie der relevanten Steuerabkommen.
