Employer of Record in Polen

Einstellungen in Polen ohne eine lokale Einheit können Sie verlangsamen. Ein Employer of Record (EOR) ermöglicht es Ihnen, schnell ein Team aufzubauen, während Sie die Einhaltung des polnischen Arbeitsrechts, der Gehaltsabrechnung und der Steuern sicherstellen. Der EOR wird der rechtliche Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter in Polen. Sie verwalten die tägliche Arbeit. Der EOR kümmert sich um alles Lokale.

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Wie ein Employer of Record (EOR) in Polen funktioniert

• Agiert als rechtlicher Arbeitgeber, während Sie die Arbeit und Leistung steuern
• Ausstellt rechtskonforme Arbeitsverträge auf Polnisch und Englisch
• Registriert Mitarbeiter bei ZUS und anderen Behörden
• Führt die Gehaltsabrechnung durch und führt die Einkommenssteuer sowie Sozialabgaben ab
• Verwaltet gesetzliche Leistungen wie Jahresurlaub, Krankengeld und Elternzeit
• Onboardet und offboardet Mitarbeiter mit rechtskonformer Dokumentation
• Unterstützt bei Arbeitserlaubnissen und lokaler Einwanderung, wo erforderlich
• Pflegt HR-Richtlinien und aktualisiert sie bei Gesetzesänderungen
• Implementiert Datenschutzprozesse, die mit der DSGVO übereinstimmen

Vorteile der Nutzung eines EOR für die Einstellung in Polen

• Einstellung in Wochen, nicht Monaten
• Vermeidung der Gründung einer polnischen Rechtseinheit
• Reduzierung von Compliance- und Fehlklassifizierungsrisiken
• Verbesserung der Gehaltsabrechnungsgenauigkeit und pünktlicher Zahlungen
• Angebot wettbewerbsfähiger, lokal konformer Leistungen
• Skalierung der Einstellungen nach oben oder unten, je nach Geschäftsbedarf
• Erhalten einer monatlichen Rechnung und klaren Gesamtkosten der Beschäftigung

Auswahl zwischen einem EOR und PEO in Polen

• EOR: Der Anbieter ist der rechtliche Arbeitgeber in Polen. Sie benötigen keine lokale Einheit. Ideal zum Testen des Marktes, für kleine Teams oder schnelle Einstellungen.
• PEO: Ein Co-Employment-Modell, das in der Regel Ihre lokale Einheit in Polen voraussetzt. Am besten, wenn Sie bereits lokal tätig sind und nur HR- und Gehaltsabrechnungsunterstützung benötigen.
• Wenn Sie keine polnische Einheit haben und Geschwindigkeit wünschen, wählen Sie einen EOR. Wenn Sie bereits ein Unternehmen in Polen führen und gemeinsame HR-Dienste benötigen, kann ein PEO oder Gehaltsanbieter passen.

Wie EORs das geistige Eigentum Ihres Unternehmens in Polen schützen

• Verwenden Sie Verträge, die wirtschaftliche Rechte an in Beschäftigung erstellten Werken übertragen. Bei Computerprogrammen erwirbt der Arbeitgeber in der Regel die Rechte bei der Erstellung.
• Definieren Sie Verwertungsbereiche und den Zeitpunkt der Übertragung oder Annahme, um Lücken zu vermeiden.
• Fügen Sie Erfindungsübertragungs- und Vergütungsvereinbarungen für patentierbare Erfindungen ein.
• Ergänzen Sie Vertraulichkeits-, IP- Eigentums- und Rückgabe von Materialien-Bestimmungen.
• Verwenden Sie bei Bedarf Post-termination Non-Compete-Klauseln. Das polnische Recht verlangt während der Restriktion eine bezahlte Entschädigung.
• Wenden Sie DSGVO-konforme Datenverarbeitungs- und Zugriffskontrollen an.

Kosten der Nutzung eines Employer of Record in Polen

• Sie zahlen eine monatliche EOR-Servicegebühr pro Mitarbeiter.
• Sie decken Bruttogehalt plus Arbeitgeberkosten ab. In Polen sind die Arbeitgeber-Sozialbeiträge üblicherweise etwa 20 bis 25 Prozent des Bruttogehalts, abhängig von Unfallversicherungsraten und Employee Capital Plans.
• Budgetieren Sie für einmalige Onboarding- und Einwanderungskosten, falls erforderlich.

Wie man Mitarbeiter in Polen einstellt

1. Definieren Sie die Rolle, Gehaltsrahmen und Arbeitssystem.
2. Wählen Sie den passenden Vertragstyp. Die meisten Rollen verwenden einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
3. Bereiten Sie den Vertrag auf Polnisch und Englisch mit allen obligatorischen Bedingungen vor.
4. Organisieren Sie medizinische Vorsorgeuntersuchungen vor der Einstellung und erforderliche Schulungen in Arbeitssicherheit.
5. Registrieren Sie den Mitarbeiter bei ZUS und für die Lohnsteuerabzug.
6. Melden Sie berechtigte Mitarbeiter bei Employee Capital Plans an.
7. Führen Sie die Gehaltsabrechnung durch und liefern Sie monatlich Gehaltsabrechnungen. Führen Sie gesetzliche Aufzeichnungen.
8. Verwalten Sie Urlaub, Krankengeld und Überstunden gemäß dem Arbeitsgesetz.
9. Offboarden Sie mit der korrekten Kündigungsfrist, Dokumentation und Abschlussabrechnungen.

Vereinbarungen / Arbeitsverträge in Polen

• Gängige Typen:
  • Unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Befristeter Vertrag, begrenzt auf 33 Monate und drei aufeinanderfolgende Verträge, bevor er in einen unbefristeten umgewandelt wird
  • Probezeitvertrag, bis zu 3 Monate
• Verträge müssen Berufsbezeichnung, Arbeitsort, Startdatum, Gehalt, Arbeitszeit und Kündigungsregeln angeben.
• Verwenden Sie Polnisch als Sprache und stellen Sie eine zweisprachige Version für Klarheit bereit.
• Fügen Sie IP-Übertragungs-, Vertraulichkeits-, Arbeitszeit- und Überstundenrichtlinien ein.

Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern in Polen

• Wege für Auftragnehmer:
  • B2B-Vertrag mit einem Einzelunternehmer
  • Zivilrechtliche Verträge wie Mandatsvertrag und Vertrag für eine bestimmte Aufgabe
• Auftragnehmer sind für ihre Steuern und Versicherungen selbst verantwortlich. Einige zivilrechtliche Verträge lösen Sozialabgaben aus.
• Vermeiden Sie Fehlklassifizierung. Wenn Sie Arbeitsstunden, Werkzeuge und Arbeitsort kontrollieren oder die Rolle in Ihre Struktur integrieren, verwenden Sie einen Arbeitsvertrag.
• Nutzen Sie klare Liefergegenstände, Rechnungsbedingungen und IP-Übertragungen in Auftragnehmervereinbarungen.

Probezeiten in Polen

• Bis zu 1 Monat, wenn die beabsichtigte Befristung 6 Monate oder weniger beträgt
• Bis zu 2 Monate, wenn die beabsichtigte Befristung mehr als 6 Monate und bis zu 12 Monate beträgt
• Bis zu 3 Monate bei unbefristeten Verträgen oder längeren Laufzeiten
• Sie können die Probezeit durch die Dauer gerechtfertigter Abwesenheiten im Vertrag verlängern.

Durchschnittliche Arbeitsstunden in Polen

• Standardarbeitszeit ist 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche, gemittelt über einen Referenzzeitraum.
• Mindestruhezeit täglich beträgt 11 Stunden. Mindestruhezeit wöchentlich beträgt 35 Stunden.
• Überstunden sind jährlich begrenzt und werden mit Zuschlägen bezahlt. Typische Zuschläge sind 50 Prozent oder 100 Prozent, abhängig vom Zeitpunkt und Tag.

Wie ein Employer of Record Ihnen bei der Einstellung in Polen hilft

• Erstellt und unterzeichnet rechtskonforme Verträge als rechtlicher Arbeitgeber
• Registriert Mitarbeiter und führt monatlich eine genaue Gehaltsabrechnung durch
• Verwaltert Sozialabgaben, Steuern und Leistungen
• Implementiert rechtskonforme Richtlinien für Urlaub, Überstunden und Arbeitszeit
• Schützt IP und vertrauliche Informationen in allen Vereinbarungen
• Unterstützt bei Einwanderung, Onboarding und Offboarding
• Bietet einen Ansprechpartner für HR und Compliance in Polen

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Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Polen umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Polen gewährleistet.

Polen's steuerliche Verpflichtungen für Arbeitgeber im Jahr 2025 umfassen Beiträge zur Sozialversicherung, Gesundheitsversorgung und freiwilligen Altersvorsorge. Arbeitgeber müssen Beiträge zur Sozialversicherung (Rente 9,76 %, Invalidität 6,50 %, Unfall 1,67 %), zum Arbeitsfonds (1,00 %) und zu den Employee Capital Plans (PPK) (1,5 %) leisten, wobei einige Beiträge optional sind. Arbeitgeber sind außerdem verantwortlich für das Einbehalten und Abführen der Einkommensteuer, die progressiv ist: 12 % für Einkommen bis zu 120.000 PLN und 32 % für Beträge, die diesen Schwellenwert übersteigen.

Wichtige Datenpunkte sind:

Arbeitgeber müssen die einbehaltene Einkommensteuer bis zum 20. des folgenden Monats abführen, Sozialversicherungsbeiträge bis zum 15. zahlen und Jahresberichte einreichen (PIT-4R bis zum 31. Januar und PIT-11 an die Arbeitnehmer bis Ende Februar). Für ausländische Einheiten gelten Überlegungen zu Steueransässigkeitsregeln, Doppelbesteuerungsabkommen und Mehrwertsteuerregistrierung, insbesondere wenn sie durch eine Betriebsstätte tätig sind oder Waren/Dienstleistungen in Polen anbieten. Mitarbeitereinkünfte umfassen Beiträge zur Sozialversicherung, Kinderfreibeträge (bis zu 2.224,08 PLN pro Kind) und zulässige Ausgaben, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren.

Polens Gehaltslandschaft im Jahr 2025 wird durch Wirtschaftswachstum, Aktualisierungen im Arbeitsrecht und eine hohe Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften geprägt, insbesondere in IT, Finanzen und Gesundheitswesen. Die Gehaltsniveaus variieren erheblich nach Branche und Rolle, wobei IT-Positionen wie Software Engineers zwischen PLN 120.000 und PLN 200.000 jährlich verdienen, und Medical Doctors bis zu PLN 300.000. Weitere Schlüsselrollen sind Data Scientists (PLN 140.000–220.000) und Marketing Managers (PLN 100.000–180.000). Der Standort beeinflusst ebenfalls die Bezahlung, wobei Großstädte höhere Gehälter verlangen.

Arbeitgeber müssen die Mindestlohnbestimmungen einhalten, die im Jahr 2025 bei PLN 4.300 brutto monatlich und PLN 28,10 stündlich festgesetzt sind. Vergütungspakete umfassen oft Boni wie jährliche Leistungsboni, Urlaubs- („dreizehnten Monat“) Zahlungen, Weihnachtsboni und Leistungen wie private Krankenversicherung, Lebensversicherung, Essensgutscheine, Transportkosten und Remote-Work-Zuschüsse. Der typische Gehaltsabrechnungszyklus ist monatlich, mit Zahlungen per Banküberweisung und detaillierten Gehaltsabrechnungen. Gehaltstrends zeigen anhaltende Steigerungen, die durch Wirtschaftswachstum, Inflation, Fachkräftemangel und die Expansion von Remote Work angetrieben werden, was die Bedeutung für Arbeitgeber unterstreicht, im Wettbewerb um Top-Talente attraktiv zu bleiben.

Polens Arbeitsgesetze garantieren Arbeitnehmern verschiedene Urlaubsarten, einschließlich bezahltem Jahresurlaub, Feiertagen, Krankheitsurlaub, Elternzeit und anderen persönlichen Urlaubs. Der Anspruch auf Jahresurlaub hängt von der Beschäftigungsdauer ab: mindestens 20 Tage bei weniger als 10 Jahren Dienstzeit und 26 Tage bei über 10 Jahren, wobei nicht genutzter Urlaub bis zum 30. September des Folgejahres übertragen werden kann. Feiertage werden an bestimmten Daten gefeiert, wobei Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlte freie Tage haben, außer wenn Feiertage auf Sonntage fallen.

Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlten Krankheitsurlaub von bis zu 33 Tagen pro Jahr (14 Tage für Personen über 50), vergütet mit 80 % des Gehalts, mit längeren Leistungen, die über die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) erhältlich sind. Elternzeit umfasst Mutterschaft (20-37 Wochen, abhängig von der Anzahl der Kinder), Vaterschaft (2 Wochen), Elternzeit (41-43 Wochen) und Kinderbetreuungsgeld (bis zu 36 Monate unbezahlt). Zusätzliche Urlaube umfassen Trauerurlaub, Heiratsurlaub, Studienurlaub, unbezahlten Urlaub, Pflegeurlaub und Urlaub bei höherer Gewalt, mit spezifischen Dauer- und Bedingungsregelungen.

Das Arbeitsrecht in Polen schreibt grundlegende Leistungen vor, wie bezahlten Jahresurlaub (20-26 Tage je nach Betriebszugehörigkeit), gesetzliche Feiertage, bezahlten Krankheitsurlaub (80 % des Gehalts für die ersten 33 Tage), Mutterschafts-/Vaterschafts-/Elternzeit, Sozialversicherungsbeiträge und Krankenversicherung über den Nationalen Gesundheitsfonds (NFZ). Arbeitgeber müssen Beiträge zur Sozialversicherung leisten, die Renten-, Invaliden-, Krankheits- und Gesundheitsleistungen abdecken.

Neben den obligatorischen Leistungen erweitern viele Arbeitgeber die Pakete um private Gesundheitsversorgung, Lebensversicherungen, Sportmitgliedschaften, Essensgutscheine, Schulungen, Aktienoptionen und Firmenwagen. Die private Gesundheitsversorgung, die oft vom Arbeitgeber bezuschusst wird, bietet schnelleren Zugang zu medizinischen Diensten und wird hoch geschätzt.

Rentenleistungen umfassen die obligatorische Sozialversicherung (ZUS), freiwillige Employee Capital Plans (PPK) mit Beiträgen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie freiwillige Sparkonten (IKE, IKZE). Die Leistungspakete variieren je nach Branche und Unternehmensgröße, wobei große Firmen umfassende Vorteile bieten und KMUs in der Regel nur die grundlegenden obligatorischen Leistungen plus ausgewählte Extras bereitstellen.

Arbeitsverträge in Polen sind wesentlich für die Definition der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen und betonen schriftliche Verträge, um Klarheit, Fairness und rechtliche Konformität zu gewährleisten. Das polnische Arbeitsrecht erkennt verschiedene Vertragstypen an, die jeweils die Arbeitsplatzsicherheit, Kündigungsrechte und Verpflichtungen beeinflussen.

Zu den wichtigsten Vertragstypen gehören:

Employers sollten sorgfältig den geeigneten Vertragstyp basierend auf den Beschäftigungsbedürfnissen auswählen, wobei Faktoren wie Arbeitsplatzsicherheit, Arbeitnehmerrechte und rechtliche Verpflichtungen berücksichtigt werden. Die Einhaltung des polnischen Arbeitsrechts ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden und positive Beschäftigungsverhältnisse zu fördern.

Remote work in Poland is governed by the Labor Code, which defines remote work as performed at a designated location, including home, using electronic communication. Employees can request remote arrangements, especially those with specific needs, but employers may reject requests if infeasible. Employers are responsible for providing necessary equipment, ensuring safety, and formalizing remote work terms in written agreements covering working hours, communication, and data security.

Key flexible work options include flexible hours, remote work, and hybrid models. Data protection under GDPR requires robust security protocols, employee training, data processing agreements, and monitoring. Employers typically provide equipment and may reimburse expenses like internet and electricity, with attention to tax implications. A reliable technological infrastructure—high-speed internet, communication tools, cybersecurity, and technical support—is vital for effective remote work.

In Polen muss die Beendigung des Arbeitsverhältnisses strengen rechtlichen Verfahren folgen, einschließlich der Einhaltung von Kündigungsfristen basierend auf der Dauer der Beschäftigung: 2 Wochen bei weniger als 6 Monaten, 1 Monat bei 6 Monaten bis unter 3 Jahren und 3 Monate bei 3 oder mehr Jahren. Arbeitgeber können mit Kündigung aus Gründen wie organisatorischen Änderungen, wirtschaftlichen Faktoren, Leistungsproblemen oder Fehlverhalten kündigen, während eine fristlose Kündigung bei schwerwiegendem Fehlverhalten, schweren Verstößen oder längerer Abwesenheit vorbehalten ist. Eine ordnungsgemäße Dokumentation, schriftliche Kündigungen und die Konsultation mit Gewerkschaften sind obligatorisch, und Arbeitnehmer haben das Recht, ungerechtfertigte Kündigungen vor Arbeitsgerichten anzufechten.

Abfindungen sind in der Regel fällig, wenn Arbeitnehmer aus arbeitgeberbezogenen Gründen nach mindestens zwei Jahren Beschäftigung gekündigt werden, berechnet sich wie folgt:

Arbeitnehmer sind gegen ungerechtfertigte Kündigungen, Diskriminierung und die Kündigung geschützter Kategorien wie schwangere Frauen oder Arbeitnehmer im Krankenstand geschützt. Wenn eine Kündigung als rechtswidrig angesehen wird, können Gerichte die Wiedereinstellung oder Entschädigung anordnen.

Die polnische Wirtschaft wird zunehmend von unabhängigen Professionals und Freelancern unterstützt, was einen globalen Trend hin zu flexiblen Arbeits arrangements widerspiegelt. Dieser Trend wird durch die Präferenz der Einzelnen für Autonomie sowie den Bedarf der Unternehmen an spezialisierten Fähigkeiten ohne die Kosten eines traditionellen Arbeitsverhältnisses angetrieben. Arbeitgeber müssen die polnischen Arbeitsgesetze beachten, um Risiken der Fehlklassifizierung zwischen Arbeitnehmern und Contractors zu vermeiden. Wichtige rechtliche Unterscheidungsmerkmale sind Unterordnung, festgelegte Arbeitszeit und -ort, persönliche Leistung, Risikobeteiligung, Vergütungsstruktur und organisatorische Integration. Eine Fehlklassifizierung kann erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Unabhängige Contractors in Polen arbeiten typischerweise auf Basis zivilrechtlicher Verträge, wie der "umowa zlecenia" (Auftragsvertrag) und der "umowa o dzieło" (Werkvertrag). Diese Verträge müssen den Leistungsumfang, die Dauer, die Vergütung, Kündigungsbedingungen, Vertraulichkeit, geistige Eigentumsrechte, Haftung und anwendbares Recht klar definieren. Die Rechte an geistigem Eigentum verbleiben in der Regel beim Contractor, sofern sie nicht ausdrücklich schriftlich übertragen werden. Contractors sind selbst für ihre steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen verantwortlich, wobei verschiedene Besteuerungsoptionen zur Verfügung stehen, darunter die allgemeinen Regeln, die Flat Tax und die Pauschalbesteuerung auf registrierte Einnahmen.

Gängige Branchen, die unabhängige Contractors nutzen, sind IT, kreative Dienstleistungen, Beratung, professionelle Dienstleistungen, Bauwesen und Bildung. Diese Sektoren schätzen die Fachkompetenz, projektbasierte Arbeit und Flexibilität, die Contractors bieten. Die Einhaltung lokaler Vorschriften und eine ordnungsgemäße Vertragsgestaltung sind für Unternehmen, die mit unabhängigen Talenten in Polen zusammenarbeiten, unerlässlich.

Polens Arbeitserlaubnissystem unterscheidet zwischen EU/EEA/Schweiz-Bürgern und Nicht-EU-Staatsangehörigen. Bürger aus EU/EEA-Ländern und der Schweiz können ohne Genehmigungen frei arbeiten, während Nicht-EU-Bürger in der Regel ein Visum und eine Arbeitserlaubnis für eine legale Beschäftigung benötigen. Der Prozess umfasst Arbeitgeber-Sponsoring, ordnungsgemäße Dokumentation und die Einhaltung der Einwanderungsgesetze.

Wichtige Visatypen für ausländische Arbeitskräfte sind:

Arbeitgeber müssen non-EU workers sponsern und sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, einschließlich Dokumentation und Einhaltung der Einwanderungsgesetze. Der Prozess kann komplex sein, aber das Verständnis dieser Kategorien und Verpflichtungen ist wesentlich für eine legale Beschäftigung und mögliche Wege zur dauerhaften Aufenthaltserlaubnis.