Die Navigierung durch die Komplexitäten der Lohn- und Steuerkonformität ist ein entscheidender Aspekt bei der Beschäftigung von Personen in Kolumbien. Das Steuersystem des Landes umfasst Verpflichtungen für sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer, einschließlich Sozialversicherungsbeiträge, Einkommenssteuerabzüge und verschiedener Meldepflichten. Das Verständnis dieser Vorschriften ist unerlässlich, um die Einhaltung sicherzustellen und potenzielle Strafen zu vermeiden.
Das Steuerrahmenwerk Kolumbiens wird hauptsächlich von der Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) überwacht. Es basiert auf Selbstbewertung für die Einkommenssteuer, wobei Arbeitgeber eine bedeutende Rolle bei der Erhebung der Steuern durch obligatorische Quellensteuerabzüge spielen. Sozialversicherungsbeiträge werden durch ein System verwaltet, das verschiedene Einrichtungen für Gesundheit, Renten und andere Sozialleistungen umfasst. Für 2025 bleibt die grundlegende Struktur weitgehend konstant, jedoch werden spezifische Schwellenwerte und Werte, insbesondere jene, die mit der Unidad de Valor Tributario (UVT) verbunden sind, Ende 2024 von der DIAN aktualisiert. Die hier bereitgestellten Informationen basieren auf dem aktuellen rechtlichen Rahmenwerk für 2025, unter Verwendung der neuesten verfügbaren UVT-Werte für illustrative Zwecke, wo notwendig.
Arbeitgeberpflichten für Sozialversicherung und Lohnsteuer
Arbeitgeber in Kolumbien sind verantwortlich für Beiträge zu mehreren Sozialversicherungs- und parafiskalen Fonds im Namen ihrer Mitarbeitenden. Diese Beiträge werden auf Basis des monatlichen Gehalts des Mitarbeiters berechnet, bis zu einer maximalen Obergrenze, die typischerweise bei 25 Mal dem Mindestmonatslohn oder 25 UVTs liegt, je nach spezifischem Beitrag.
Die wichtigsten Arbeitgeberbeiträge umfassen:
- Gesundheit (EPS - Entidad Promotora de Salud): Arbeitgeber leisten einen Prozentsatz des Gehalts des Mitarbeiters an das Gesundheitssystem.
- Rente (AFP - Administradora de Fondos de Pensiones): Arbeitgeber leisten einen Prozentsatz des Gehalts des Mitarbeiters an seine Rentenversicherung.
- Familienbeihilfefonds (Caja de Compensación Familiar): Arbeitgeber leisten einen Prozentsatz an diese Fonds, die soziale Leistungen für Mitarbeitende und deren Familien bereitstellen.
- SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): Beitrag zum nationalen Ausbildungsdienst.
- ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): Beitrag zum nationalen Familienwohlfahrtsinstitut.
- ARL (Administradora de Riesgos Laborales): Beitrag zur Berufsunfallversicherung. Der Satz variiert je nach Risikostufe, die mit der Tätigkeit des Mitarbeiters verbunden ist.
Bestimmte Arbeitgeber können von SENA- und ICBF-Beiträgen sowie einem Teil des Gesundheitsbeitrags befreit sein, wenn sie bestimmte Kriterien hinsichtlich der Mitarbeitendengehaltsstufen erfüllen (z.B. Mitarbeitende, die weniger als das 10-fache des Mindestmonatslohns verdienen) und nicht der Einkommensteuer unterliegen unter dem besonderen Steuergesetz (Régimen Tributario Especial).
Hier ein allgemeiner Überblick über typische Beitragssätze der Arbeitgeber (basierend auf dem aktuellen Recht für 2025, Änderungen vorbehalten):
| Beitragstyp | Arbeitgeberrate | Arbeitnehmerrate | Basisgehaltsobergrenze (ca.) |
|---|---|---|---|
| Gesundheit (EPS) | 8,5% | 4% | 25 UVT / 25 Mindestlöhne |
| Rente (AFP) | 12% | 4% | 25 UVT / 25 Mindestlöhne |
| Familienbeihilfefonds | 4% | 0% | 25 UVT / 25 Mindestlöhne |
| SENA | 0% oder 2% | 0% | N/A |
| ICBF | 0% oder 3% | 0% | N/A |
| ARL (Arbeitsrisiken) | 0,522% - 6,96% | 0% | 25 UVT / 25 Mindestlöhne |
| Solidaritätsrentenfonds (FSP) | 0% | 1% - 2% | > 4 Mindestlöhne |
Hinweis: Die SENA- und ICBF-Sätze können 0% für Arbeitgeber sein, die die oben genannten Befreiungskriterien erfüllen. Der ARL-Satz hängt vom Risikoniveau (I bis V) ab. Der Solidaritätsrentenfonds ist eine Arbeitnehmerbeitrag für höher Verdienende.
Diese Beiträge werden in der Regel monatlich über das Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) System gezahlt.
Anforderungen an die Einkommenssteuerabzüge
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Einkommenssteuer (Retención en la Fuente) von den monatlichen Gehältern ihrer Mitarbeitenden einzubehalten. Dieser Abzug gilt als Vorauszahlung auf die jährliche Einkommenssteuerpflicht des Mitarbeiters. Die Berechnung basiert auf dem monatlich steuerpflichtigen Einkommen des Mitarbeiters, wobei eine progressive Steuertabelle angewendet wird.
Das steuerpflichtige Einkommen wird nach Abzug obligatorischer Beiträge (Gesundheit und Rente) sowie bestimmter zulässiger Abzüge und Freistellungen vom Bruttogehalt ermittelt. Gängige Abzüge und Freistellungen umfassen:
- Obligatorische Beiträge zur Gesundheit und Rente (Arbeitnehmeranteil).
- Abzüge für Angehörige (begrenzt).
- Zinsen für Hypothekendarlehen (begrenzt).
- Freiwillige Beiträge zu Rentenfonds (begrenzt).
- Freiwillige Beiträge zu Gesundheitsersparnissen (begrenzt).
- Allgemeine Freistellung in Höhe von 25 % des Bruttolohns (begrenzt).
Der monatliche Quellensteuerabzug wird anhand einer Tabelle berechnet, die auf UVT-Werten basiert. Der Steuersatz steigt, wenn das steuerpflichtige Einkommen bestimmte UVT-Schwellenwerte überschreitet.
Hier ein illustratives Beispiel für eine mögliche monatliche Einkommenssteuerabzugstabelle für 2025 (basierend auf aktuellem Recht und UVT-Struktur, spezifische UVT-Werte für 2025 werden noch aktualisiert):
| Steuerpflichtiges Einkommen (in UVT) | Grenzsteuersatz | Steuer auf unteren Grenzwert (in UVT) |
|---|---|---|
| 0 bis 95 | 0% | 0 |
| > 95 bis 150 | 19% | 0 |
| > 150 bis 360 | 28% | 10,45 |
| > 360 bis 640 | 33% | 69,25 |
| > 640 bis 940 | 35% | 161,65 |
| > 940 bis 1.300 | 37% | 266,65 |
| > 1.300 | 39% | 400,45 |
Hinweis: Der tatsächliche UVT-Wert für 2025 wird von der DIAN veröffentlicht. Die Berechnung umfasst die Umrechnung des monatlichen steuerpflichtigen Einkommens in UVT, die Bestimmung des entsprechenden Bereichs und die Anwendung der Formel: (Steuerpflichtiges Einkommen in UVT - Untergrenze UVT) * Grenzsteuersatz + Steuer auf unteren UVT-Grenzwert.
Arbeitgeber müssen diese Berechnung monatlich durchführen und die einbehaltenen Beträge an die DIAN abführen.
Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Mitarbeitende
Mitarbeitende können von mehreren Abzügen und Freibeträgen profitieren, die ihr steuerpflichtiges Einkommen sowohl für die monatliche Quellensteuer als auch für die jährliche Steuererklärung reduzieren. Diese sind oft an spezifische Grenzen, meist in UVTs oder als Prozentsatz des Einkommens, gebunden.
Wichtige Abzüge und Freibeträge für Mitarbeitende umfassen:
- Obligatorische Beiträge zur Gesundheit und Rente: Der Anteil des Mitarbeiters (je 4%) ist vollständig abziehbar.
- Dependents: Es ist ein Abzug für Angehörige (Ehepartner/Partner, Kinder, Eltern) erlaubt, die bestimmte Kriterien erfüllen, meist begrenzt auf einen bestimmten Prozentsatz des Einkommens oder eine UVT-Grenze pro Monat.
- Zinsen für Hypothekendarlehen: Zinsen für Darlehen zur Wohnung sind abziehbar, begrenzt auf eine jährliche UVT-Grenze.
- Freiwillige Rentenbeiträge (APV): Beiträge zu freiwilligen Rentenfonds sind abziehbar, innerhalb von Grenzen (Prozentsatz des Einkommens und jährliche UVT-Grenze).
- Freiwillige Gesundheitsersparnisse (AFC-Konten): Beiträge zu bestimmten Gesundheitsersparnissen sind abziehbar, innerhalb von Grenzen (Prozentsatz des Einkommens und jährliche UVT-Grenze).
- Bestimmte Ausgaben: Begrenzte Abzüge für bestimmte Bildungs- oder Gesundheitskosten, wobei die Regeln und Grenzen variieren können.
- 25 % steuerfreies Einkommen: Ein allgemeiner Freibetrag in Höhe von 25 % des Bruttolohns, nach Abzug obligatorischer Beiträge und anderer Abzüge, innerhalb einer jährlichen UVT-Grenze.
Es ist wichtig, dass Mitarbeitende ihrem Arbeitgeber die erforderlichen Nachweise vorlegen, um diese Abzüge bei den monatlichen Quellensteuerabzügen geltend zu machen. Für die jährliche Steuererklärung müssen Mitarbeitende alle relevanten Zertifikate und Belege sammeln.
Fristen für Steuerkonformität und Berichterstattung
Arbeitgeber in Kolumbien haben mehrere laufende Verpflichtungen zur Steuerkonformität und Berichterstattung:
- Monatliche Sozialversicherungs- und Parafiskalbeiträge: Die Zahlung ist monatlich über das PILA-System fällig. Fristen variieren je nach Steueridentifikationsnummer (NIT) des Arbeitgebers.
- Monatliche Einkommenssteuerabzüge (Retención en la Fuente): Die einbehaltenen Beträge von den Mitarbeitenden müssen monatlich gemeldet und an die DIAN gezahlt werden. Fristen variieren je nach NIT des Arbeitgebers.
- Jährliche Informationsmeldungen (Medios Magnéticos): Arbeitgeber müssen Jahresberichte an die DIAN über Zahlungen an Mitarbeitende, Contractors und Lieferanten sowie die vorgenommenen Abzüge einreichen. Diese Berichte sind in der Regel in den ersten Monaten des Folgejahres fällig.
- Jährliche Einkommenssteuererklärung (für Mitarbeitende): Mitarbeitende, deren Jahreseinkommen oder Vermögen bestimmte Schwellenwerte überschreiten, sind verpflichtet, eine jährliche Steuererklärung abzugeben. Obwohl dies in erster Linie in der Verantwortung der Mitarbeitenden liegt, stellen Arbeitgeber die notwendigen Einkommens- und Quellensteuerbescheinigungen (Certificado de Ingresos y Retenciones) bereit. Die Fristen für die Einreichung für Einzelpersonen liegen meist in der zweiten Jahreshälfte, abhängig von den letzten Ziffern ihrer NIT.
Eine gute Organisation und die Einhaltung dieser Fristen sind entscheidend, um die Konformität zu wahren.
Besondere Steuerüberlegungen für ausländische Mitarbeitende und Unternehmen
Die Beschäftigung ausländischer Mitarbeitender oder das Betreiben als ausländisches Unternehmen in Kolumbien bringt spezifische steuerliche Überlegungen mit sich:
- Steueransässigkeit: Die steuerliche Behandlung ausländischer Mitarbeitender hängt stark von ihrem Steueransässigkeitsstatus in Kolumbien ab. Eine Person gilt im Allgemeinen als Steuerresident, wenn sie sich mehr als 183 Tage innerhalb eines 365-Tage-Zeitraums im Land aufhält. Residenten werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, Nicht-Residenten in der Regel nur auf ihre kolumbianische Einkommensquelle.
- Quellensteuer für Nicht-Residenten: Einkünfte, die an nicht-residente Mitarbeitende oder Contractors für in Kolumbien erbrachte Dienstleistungen gezahlt werden, unterliegen einer pauschalen Quellensteuer, die in der Regel höher ist als die progressive Rate für Residenten, mit weniger zulässigen Abzügen.
- Doppelbesteuerungsabkommen: Kolumbien hat Doppelbesteuerungsabkommen mit mehreren Ländern geschlossen. Diese Abkommen können die Steuerpflichten ausländischer Mitarbeitender und Unternehmen beeinflussen, indem sie Doppelbesteuerung vermeiden helfen und manchmal die Quellensteuer reduzieren. Es ist wichtig, das relevante Abkommen zu prüfen, falls eines zwischen Kolumbien und dem Heimatland des Mitarbeitenden oder Unternehmens besteht.
- Ständige Niederlassung: Ein ausländisches Unternehmen kann als ständige Niederlassung in Kolumbien gelten, wenn es Geschäftstätigkeiten im Land für einen längeren Zeitraum durchführt oder über einen abhängigen Vertreter. Dies kann steuerliche Verpflichtungen für das Unternehmen in Kolumbien auslösen.
- Immigrationsstatus: Der Einwanderungsstatus des Mitarbeitenden ist mit seiner legalen Arbeitserlaubnis verbunden und kann Auswirkungen auf seine Steuer- und Sozialversicherungsobliegenheiten haben.
Ausländische Unternehmen, die Mitarbeitende in Kolumbien beschäftigen, egal ob lokal oder expatriate, müssen diese Komplexitäten navigieren, was oft eine sorgfältige Planung hinsichtlich Steueransässigkeit, Vertragsgestaltung und Einhaltung sowohl der Steuer- als auch der Einwanderungsgesetze erfordert. Die Nutzung eines Employer of Record kann diese Prozesse vereinfachen, indem sie die lokale Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance im Auftrag des ausländischen Unternehmens übernimmt.
