Employer of Record in Kolumbien

Kolumbien bietet eine attraktive Landschaft für internationale Unternehmen, die ihren Talentpool erweitern möchten, mit einer qualifizierten Arbeitskraft und einer wachsenden Wirtschaft. Das erfolgreiche Einbinden von Mitarbeitenden im Land erfordert jedoch ein gründliches Verständnis der einzigartigen Arbeitsgesetze, des Sozialversicherungssystems und der Steuerregelungen. Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen möchten, müssen ihre Vorgehensweise sorgfältig evaluieren, um vollständige Compliance und operative Effizienz sicherzustellen.

Bei der Einstellung von Mitarbeitenden in Kolumbien haben Unternehmen in der Regel einige Hauptwege:

• Gründung einer lokalen Einheit: Diese traditionelle Methode beinhaltet die Einrichtung eines rechtlich registrierten Unternehmens in Kolumbien, was erhebliche Vorlaufinvestitionen in Zeit und Kapital für Registrierung, laufende rechtliche Compliance, Gehaltsabrechnung und Personalmanagement erfordert.
• Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR): Ein EOR-Service, wie Rivermate, ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitende in Kolumbien rechtskonform zu beschäftigen, ohne eine eigene lokale Rechtseinheit zu benötigen. Der EOR beschäftigt die Mitarbeitenden rechtlich, verwaltet alle lokalen Beschäftigungsaufgaben, während das Kundenunternehmen die volle Kontrolle über die täglichen Aufgaben und Operationen der Mitarbeitenden behält.
• Einstellung als unabhängiger Contractor: Dieser Ansatz beinhaltet die Beschäftigung von Personen als selbstständige Fachkräfte anstelle von Vollzeitmitarbeitenden. Obwohl es einfacher erscheinen mag, birgt es ein erhebliches Risiko der Fehlklassifizierung, wenn die Arbeitsbeziehung der eines Mitarbeitenden ähnelt, was zu schweren rechtlichen Strafen und finanziellen Haftungen führen kann.

Wie ein EOR in Kolumbien funktioniert

Ein Employer of Record in Kolumbien agiert als Ihr rechtlicher Arbeitgeber für Ihr lokales Team, übernimmt alle damit verbundenen Haftungen und administrativen Aufgaben. Dieser umfassende Service stellt sicher, dass Ihre Operationen vollständig mit den kolumbianischen Arbeitsgesetzen konform sind und umfasst typischerweise:

• Gehaltsabrechnung und Steuerverwaltung: Sicherstellung der genauen und rechtzeitigen Abwicklung von Gehältern, obligatorischen Abzügen und Überweisungen aller relevanten Arbeitgeber- und Arbeitnehmersteuern.
• Sozialversicherungsmanagement: Abwicklung der obligatorischen Beiträge zu Gesundheit (EPS), Rente (AFP) und Berufsunfallversicherung (ARL), neben Familienausgleichskassen und anderen gesetzlichen Zahlungen.
• Erstellung von Arbeitsverträgen: Entwurf und Pflege rechtlich konformer Arbeitsverträge auf Spanisch, angepasst an kolumbianische Vorschriften und spezifische Stellen.
• Leistungsverwaltung: Verwaltung gesetzlicher Leistungen wie Abfindungen (Cesantías), Dienstleistungsprämien (Prima de Servicios), bezahlter Urlaub und andere gesetzlich vorgeschriebene Ansprüche.
• Einhaltung des Arbeitsrechts: Sicherstellung der vollständigen Einhaltung aller Aspekte des kolumbianischen Arbeitsrechts, einschließlich Arbeitszeiten, Kündigungsverfahren und Arbeitnehmerrechten.

Vorteile für Unternehmen, die in Kolumbien ohne lokale Einheit einstellen möchten

Die Nutzung eines EOR-Services bietet bedeutende Vorteile für Unternehmen, die ihre Belegschaft effizient und rechtskonform nach Kolumbien erweitern möchten, ohne sich zur Gründung einer lokalen Einheit zu verpflichten:

• Beschleunigter Markteintritt: Schnelle Einstellung von Mitarbeitenden in Kolumbien, oft innerhalb von Tagen oder Wochen, und Umgehung des langwierigen Prozesses der Registrierung einer lokalen Einheit.
• Reduziertes Compliance-Risiko: Minimierung der Komplexitäten und potenziellen rechtlichen Fallstricke bei der Navigation durch Kolumbiens komplexe Arbeits-, Gehalts- und Steuerregelungen.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Ausgaben für die Einrichtung einer Einheit, laufende Rechtskosten und den Aufbau einer internen HR- und Gehaltsabrechnungsinfrastruktur.
• Zugang zu vielfältigem Talent: Nutzung des reichen Talentpools Kolumbiens ohne geografische Beschränkungen oder die administrative Belastung durch die Einrichtung lokaler Operationen.
• Strategischer Fokus: Delegation administrativer und compliancebezogener Aufgaben, sodass Ihre internen Teams sich auf das Kerngeschäft und strategische Initiativen konzentrieren können.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Kolumbien umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Kolumbien gewährleistet.

Arbeitgeber in Kolumbien haben wichtige steuerliche Verpflichtungen, hauptsächlich im Zusammenhang mit Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer. Sie müssen Beiträge zur Gesundheit (8,5%), Rente (12%), Berufsunfallversicherung (0,522%-6,96%), Familienwohlfahrt (4%), ICBF (3%) und SENA (2%) leisten, wobei der Arbeitgeber den größeren Anteil trägt. Zusätzlich müssen Arbeitgeber Abfindungen (Cesantías) in Höhe eines Monatsgehalts jährlich einzahlen und auf diese Einlagen 12% Zinsen zahlen.

Bezüglich der Einkommensteuer sind Arbeitgeber verantwortlich für die Quellensteuerabzüge basierend auf den Einkommensniveaus der Arbeitnehmer, mit Raten zwischen 0% und 39% in verschiedenen Einkommensklassen, gemessen in UVT (Unidad de Valor Tributario). Arbeitnehmer können von Abzügen profitieren, wie z.B. für Angehörige, Hypothekenzinsen, Vorauszahlungen für Gesundheitsleistungen, freiwillige Rentenbeiträge und Wohltätigkeitsspenden, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren.

Arbeitgeber müssen strenge Meldefristen einhalten, einschließlich monatlicher Quellensteuererklärungen (Formulario 350), jährlicher Einkommensteuererklärungen (Formulario 110) und Gehaltsabrechnungsberichte über PILA. Die Nichteinhaltung kann zu Strafen führen. Ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen unterliegen zusätzlichen Regeln, wie dem Aufenthaltsstatus, der Steuerpflicht beeinflusst, Doppelbesteuerungsabkommen, Verrechnungspreisregelungen und möglichen permanenten Niederlassungen. Es ist entscheidend, auf dem Laufenden zu bleiben und professionellen Rat einzuholen, um die Einhaltung zu gewährleisten.

Kolumbiens Gehaltslandschaft variiert erheblich zwischen Branchen, Rollen und Regionen, wobei die typischen monatlichen Gehälter von COP 1,8 Millionen für Kundenservice-Mitarbeiter bis zu COP 12 Millionen für Softwareingenieure reichen. Schlüsselpositionen wie Softwareingenieure (COP 4M–12M), Marketingmanager (COP 3,5M–10M) und Betriebsleiter (COP 4M–11M) spiegeln die vielfältigen Wirtschaftssektoren des Landes wider. Arbeitgeber müssen regionale Unterschiede, Qualifikationsniveaus und Erfahrung berücksichtigen, um wettbewerbsfähige Pakete anzubieten.

Der gesetzliche Mindestlohn im Jahr 2025 beträgt COP 1,3 Millionen zuzüglich eines Transportzuschlags von COP 162.000, der für Arbeitnehmer gilt, die bis zu zwei Mindestlöhne verdienen. Vergütungspakete umfassen oft Boni wie den Weihnachtsbonus (entspricht einem Monatsgehalt), Urlaubsgeld, Transportzuschlag sowie Leistungs- oder Essenszulagen. Gehälter werden überwiegend monatlich per Banküberweisung gezahlt, wobei gesetzlich detaillierte Gehaltsabrechnungen vorgeschrieben sind.

Die Gehaltstrends werden für 2025 voraussichtlich steigen, getrieben durch Wirtschaftswachstum, Inflation und die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften, insbesondere in den Bereichen Technologie, Finanzen und Gesundheitswesen. Unternehmen sollten die Inflation beobachten, Fachkräftemangel angehen und sich an Trends im Remote-Arbeiten anpassen, um im Wettbewerb um Talente wettbewerbsfähig zu bleiben.

Kolumbiens Arbeitsrecht schreibt 15 Tage bezahlten Jahresurlaub nach einem Jahr Beschäftigung vor, der innerhalb des folgenden Jahres genommen werden muss. Der Urlaub kann in zwei Zeitabschnitte aufgeteilt werden, wobei mindestens sechs aufeinanderfolgende Tage genommen werden müssen, aber nicht mit Geld kompensiert werden, es sei denn, das Arbeitsverhältnis endet. In diesem Fall ist eine monetäre Abgeltung für nicht genutzte Tage erforderlich.

Das Land beobachtet im Jahr 2025 zahlreiche gesetzliche Feiertage, darunter Neujahr, Tag der Arbeit, Unabhängigkeitstag und Weihnachten, wobei den Arbeitnehmern in der Regel bezahlte Freizeit zusteht. Arbeiten an diesen Tagen führt in der Regel zu zusätzlicher Vergütung.

Krankheitstage erfordern ein ärztliches Attest; die ersten beiden Tage werden vom Arbeitgeber bezahlt, während die folgenden Tage durch die Colombia's health insurance (EPS) abgedeckt sind, mit etwa 66,67 % des Gehalts für bis zu 180 Tage. Elternzeit umfasst 18 Wochen bezahlten Mutterschaftsurlaub und zwei Wochen bezahlten Vaterschaftsurlaub, beide zu 100 % von EPS bezahlt. Adoptionsurlaub entspricht den biologischen Elternschaftsleistungen.

Zusätzliche Urlaubsarten umfassen Trauer-, Heirats- und Wahlurlaub, wobei die Details oft von den Richtlinien des Arbeitgebers abhängen.

Kolumbien schreibt eine umfassende Reihe von Mitarbeitervorteilen vor, die Arbeitgeber bereitstellen müssen, einschließlich Sozialversicherungsbeiträge (Gesundheit, Rente, Berufsrisiken), Familienzuschüsse, Abfindungen, einen Servicelohn, bezahlten Urlaub und gesetzliche Feiertage. Diese Vorteile bilden den Kern der Mitarbeitendenvergütung und sind gesetzlich nicht verhandelbar, was eine sorgfältige Planung der damit verbundenen Kosten und die Einhaltung der Vorschriften erfordert.

Wesentliche verpflichtende Vorteile umfassen:

Das Verständnis dieser gesetzlichen Anforderungen und Markterwartungen ist für Unternehmen, die in Kolumbien Talente gewinnen und binden möchten, unerlässlich. Während verpflichtende Vorteile feststehen, sind optionale Vorteile zunehmend wettbewerbsfähig, und ein konformer, attraktiver Vorteilspaket kann den Erfolg des Arbeitgebers auf dem kolumbianischen Arbeitsmarkt erheblich beeinflussen.

Beschäftigungsvereinbarungen in Kolumbien unterliegen dem Arbeitsgesetzbuch und müssen bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen, um Gültigkeit zu gewährleisten. Sie definieren das Arbeitsverhältnis, einschließlich Rechte und Pflichten, und müssen wesentliche Klauseln enthalten, wie die Identifikation der Parteien, Stellenbeschreibung, Arbeitsort, Gehalt, Arbeitszeiten, Vertragsart, Startdatum, Probezeit (falls zutreffend) und Kündigungsbedingungen. Richtig ausgearbeitete Verträge helfen Arbeitgebern, die kolumbianische Gesetzgebung einzuhalten und ihre Interessen zu schützen.

Das kolumbianische Recht erkennt zwei Hauptvertragsarten an: befristete Verträge (bis zu drei Jahre, die bei Verlängerung oder Überschreitung dieses Zeitraums in unbefristete Verträge umgewandelt werden) und unbefristete Verträge, die eine größere Arbeitsplatzsicherheit bieten. Probezeiten sind auf zwei Monate beschränkt und dürfen ein Fünftel der Vertragsdauer nicht überschreiten, wenn diese kürzer als ein Jahr ist. Während der Probezeit behalten die Mitarbeiter volle Rechte, und beide Parteien können ohne Angabe von Gründen mit angemessener Frist kündigen.

Zusätzliche Klauseln umfassen oft Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbote, die in Umfang und Dauer angemessen sein müssen, um durchsetzbar zu sein. Vertraulichkeitsklauseln schützen Geschäftsgeheimnisse, während Wettbewerbsverbote geografisch und zeitlich (typischerweise bis zu einem Jahr) beschränkt sind, um die Konkurrenz nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einzuschränken.

Kolumbien hat einen bemerkenswerten Anstieg der Remote-Arbeit erlebt, unterstützt durch rechtliche Rahmenbedingungen wie Gesetz 1221 von 2008 und Dekret 884 von 2012, die Arbeitnehmerrechte und Arbeitgeberpflichten regeln. Arbeitnehmer können Remote-Arbeit beantragen, und Arbeitgeber müssen die erforderliche Ausrüstung bereitstellen, die Sicherheit gewährleisten und die Arbeitsgesetze einhalten, einschließlich der Anmeldung bei der Sozialversicherung. Zu den wichtigsten rechtlichen Anforderungen gehören schriftliche Vereinbarungen, die die Arbeitsbedingungen detailliert festlegen, sowie die Einhaltung von Standards für Arbeitsschutz.

Flexible Vereinbarungen wie Teilzeitarbeit, komprimierte Arbeitswochen, Gleitzeit und Jobsharing sind erlaubt und bieten maßgeschneiderte Lösungen für beide Parteien. Datenschutz und Privatsphäre sind kritisch und erfordern robuste Richtlinien, Mitarbeiterschulungen und die Einhaltung von Law 1581 von 2012. Arbeitgeber sollten außerdem klare Richtlinien zur Bereitstellung von Ausrüstung und Erstattung von Ausgaben festlegen, um Fairness und Transparenz zu gewährleisten.

Erfolgreiche Remote-Arbeit hängt von einer zuverlässigen technologischen Infrastruktur ab, einschließlich Mindest-Internetgeschwindigkeiten, Kollaborationstools und technischem Support. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Datenpunkte zusammen:

In Kolumbien unterscheiden sich die Gesetze zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwischen mit und ohne gerechtfertigten Grund, jeweils mit spezifischen verfahrensrechtlichen und finanziellen Verpflichtungen. Arbeitgeber müssen die Kündigungsfristen entsprechend der Dauer der Beschäftigung einhalten: weniger als 1 Jahr (30 Tage), 1–5 Jahre (30 Tage), 5–10 Jahre (60 Tage) und über 10 Jahre (90 Tage). Das Versäumnis, die angemessene Kündigungsfrist einzuhalten, erfordert eine Entschädigung in Höhe des Gehalts des Mitarbeiters während der Kündigungsfrist.

Abfindungen, oder cesantías, sind verpflichtend und werden als ein Monatsgehalt pro Beschäftigungsjahr plus anteilige Beträge für Teiljahre berechnet. Zusätzliche Abfindungen gelten bei einer Kündigung ohne gerechtfertigten Grund: weniger als 1 Jahr (45 Tage Gehalt), und bei mehr als 1 Jahr, 45 Tage plus 15 Tage für jedes weitere Jahr. Kündigungen mit gerechtfertigtem Grund sind auf Verstöße wie Fehlverhalten, Gewalt oder schwere Fahrlässigkeit beschränkt und erfordern eine gründliche Dokumentation, die Benachrichtigung des Mitarbeiters sowie die Möglichkeit zur Reaktion, um die Rechtmäßigkeit zu gewährleisten.

Arbeitgeber müssen strenge Verfahrensschritte befolgen – Gründe dokumentieren, Mitarbeiter schriftlich benachrichtigen, eine Reaktion ermöglichen und gegebenenfalls eine rechtliche Überprüfung einholen –, um unrechtmäßige Kündigungsklagen zu vermeiden. Arbeitnehmer können ungerechtfertigte Kündigungen vor Arbeitsgerichten anfechten, was zu Wiedereinstellung, Entschädigung oder Strafen für Arbeitgeber führen kann. Die Einhaltung der rechtlichen Verfahren und eine ordnungsgemäße Dokumentation sind für eine rechtmäßige Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Kolumbien unerlässlich.

Der Arbeitsmarkt in Kolumbien zeichnet sich vor allem durch unabhängige Vertragsarbeit aus, die Flexibilität für Unternehmen und Einzelpersonen bietet. Dieses Modell ermöglicht es Unternehmen, auf spezialisierte Fähigkeiten für bestimmte Projekte zuzugreifen, ohne traditionelle Beschäftigungsverhältnisse einzugehen, während Einzelpersonen Autonomie genießen und mit mehreren Kunden arbeiten können. Es ist jedoch entscheidend, zwischen einem Employee und einem independent contractor zu unterscheiden, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen wie Nachzahlungen und Sozialversicherungsbeiträge zu vermeiden. Der rechtliche Rahmen definiert ein Arbeitsverhältnis anhand von drei Kriterien: persönliche Dienstleistung, Unterordnung und Vergütung. Independent contractors arbeiten autonom und verwenden ihre eigenen Methoden und Ressourcen.

Die Beschäftigung von independent contractors erfolgt typischerweise durch eine Servicevereinbarung, die den Umfang der Arbeit, die Vergütung, die Unabhängigkeit und die Rechte an geistigem Eigentum festlegt. Richtig formulierte Verträge müssen die tatsächliche Arbeitsbeziehung widerspiegeln, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Contractors sind für ihre eigenen Steuer- und Sozialversicherungsverpflichtungen verantwortlich, einschließlich Einkommensteuer, Mehrwertsteuer (MwSt.) und Beiträgen zur Rente, Gesundheit und Berufsunfähigkeit. Diese werden auf Basis eines Prozentsatzes ihres Einkommens berechnet, wobei spezifische Schwellenwerte und Sätze nach kolumbianischem Recht gelten.

Independent contractors sind in Branchen wie Technologie, kreative Dienstleistungen, Beratung, Bildung und professionelle Dienste weit verbreitet, wo spezialisierte Fähigkeiten und Flexibilität hoch geschätzt werden. Diese Branchen profitieren von der Fähigkeit, Teams schnell anzupassen und zu skalieren, ohne die langfristigen Verpflichtungen einer traditionellen Beschäftigung einzugehen.

Kolumbien bietet verschiedene arbeitsbezogene Visa an, hauptsächlich das M Visa für Beschäftigung und das R Visa für Daueraufenthalt, mit spezifischen Anforderungen für jedes. Das M Visa erfordert ein formelles Jobangebot eines kolumbianischen Arbeitgebers, Nachweis der Qualifikationen und die Einreichung der erforderlichen Dokumente. Das R Visa ist nach dem Besitz eines gültigen Arbeits- oder Migrantenvisums für in der Regel fünf Jahre erhältlich, mit einigen Ausnahmen für Investoren. Zusätzlich ist das Visa R für Investoren für bedeutende Investitionen verfügbar, wobei die Mindestbeträge je nach Regelung variieren.

Der Antragsprozess umfasst das Erhalten eines Jobangebots, die Beantragung des entsprechenden Visums bei einem kolumbianischen Konsulat oder online, die Einreichung der erforderlichen Unterlagen, die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und die Registrierung des Visums bei Migración Colombia. Die Bearbeitungszeiten können von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten reichen, mit variierenden Gebühren je nach Visumstyp. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre ausländischen Mitarbeiter gültige Genehmigungen haben, die Arbeitsgesetze einhalten und Änderungen den Behörden melden. Mitarbeiter sind verantwortlich dafür, die Visabedingungen einzuhalten, ihre Visa rechtzeitig zu registrieren und Überziehungen zu vermeiden.

Die Einhaltung der Vorschriften ist entscheidend; Verstöße können zu Geldstrafen, Abschiebung oder Strafen führen. Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter sollten informiert bleiben und professionellen Rat suchen, um die Einhaltung der kolumbianischen Einwanderungsgesetze zu gewährleisten.