Work permits and visas in Dänemark

Dänemark gehört konsequent zu den attraktivsten Ländern der Welt für Fachkräfte. Es erscheint häufig an oder nahe der Spitze globaler Talentindizes – zum Beispiel bewertete IMD Dänemark als das zweitbeste Land der Welt für die Anziehung und Bindung von Talenten. Viele nennen die hohe Lebensqualität, exzellenten öffentlichen Dienste und eine starke Wirtschaft als Hauptanziehungspunkte.

Die dänische Arbeitskraft ist gut ausgebildet, spricht in der Regel fließend Englisch, und das Land schneidet hoch ab bei Sicherheit, Mitarbeitermotivation und Innovation. Praktisch gesehen machen ausländische Staatsangehörige (sowohl aus EU- als auch Nicht-EU-Ländern) bereits etwa 12–13 % der dänischen Arbeitskräfte aus, insbesondere in Sektoren wie IT, Ingenieurwesen, Gesundheitswesen und erneuerbare Energien, die Fachkräftemangel haben.

Für Arbeitgeber, die auf diesen globalen Talentpool zugreifen möchten, ist es entscheidend, die Einwanderungsanforderungen Dänemarks zu verstehen. Die dänischen Arbeits- und Aufenthaltsgesetze sind streng: die Einstellung einer Person ohne die entsprechende Genehmigung kann zu schweren Strafen führen. Wie ein dänischer Leitfaden bemerkt: „Wenn Mitarbeiter keine erforderlichen Arbeitserlaubnisse haben, kann das zu ernsthaften Konsequenzen führen – von Geldstrafen und rechtlichen Risiken für den Arbeitgeber bis hin zu Haftstrafen oder Abschiebung für den Arbeitnehmer.“ Um diese Risiken zu vermeiden, muss jedes Unternehmen, das ausländisches Personal nach Dänemark bringt, die unten beschriebenen Visa- und Genehmigungsregeln sorgfältig befolgen.

Wer benötigt ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis in Dänemark?

Das Recht, in Dänemark zu arbeiten, hängt von der Staatsangehörigkeit sowie der Dauer/Zweck des Aufenthalts ab. Nordische Staatsbürger (Dänemark, Finnland, Island, Norwegen, Schweden) genießen volle Bewegungsfreiheit: Sie dürfen ohne Visum oder Arbeitserlaubnis nach Dänemark einreisen, dort leben und arbeiten. Ebenso können EU/EEA- und Schweizer Staatsbürger nach Dänemark kommen und sofort mit der Arbeit beginnen, ohne eine spezielle Erlaubnis.

Wenn jedoch ein EU/EEA/Schweizer Staatsbürger länger als drei Monate bleibt, muss er eine kostenlose „EU-Aufenthaltsdokument“ (Registrierungsbescheinigung) bei einer Gemeinde beantragen, um seine Rechte zu bestätigen.

Im Gegensatz dazu benötigen Nicht-EU/EEA-Staatsangehörige in der Regel eine dänische Arbeitserlaubnis (oft in Verbindung mit einer Aufenthaltserlaubnis), bevor sie legal in Dänemark beschäftigt werden können. Ein wichtiger Vorbehalt: Personen aus visumpflichtigen Ländern, die mit einem Kurzaufenthalts-Schengen-Visum (oder visafrei, falls berechtigt) einreisen, dürfen begrenzte geschäftliche Aktivitäten ohne dänische Arbeitserlaubnis durchführen. Unter dieser Regelung kann ein Besucher an Meetings, Konferenzen oder Schulungen teilnehmen, Verträge verhandeln oder mit Kunden beraten – bis zu 90 Tage ohne Arbeitserlaubnis.

Entscheidend ist, dass diese Tätigkeiten nur Nebenaktivitäten zum Hauptzweck einer Geschäftsreise sein dürfen – der Besucher darf nicht direkt zur dänischen Produktion beitragen oder in Dänemark Löhne verdienen, ohne die entsprechende Genehmigung. Jegliche Arbeit außerhalb dieses Rahmens (oder ein Aufenthalt länger als 90 Tage) erfordert die Erteilung der passenden Aufenthalt- und Arbeitserlaubnis von Anfang an. (Dänemark ist nicht Teil des EU Blue Card-Programms; stattdessen nutzt es eigene nationale Visa-Kategorien.)

Kurz gesagt: Wenn Ihr Kandidat nordisch oder EU/EEA/Schweizer ist, kann er sofort einreisen und arbeiten, und muss sich nur bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten lokal registrieren lassen. Wenn Ihr Kandidat Nicht-EU/EEA ist, planen Sie die Beantragung unter einer der spezifischen dänischen Arbeitserlaubnisregelungen (siehe unten) rechtzeitig vor der geplanten Ankunft, es sei denn, er kommt nur für einen sehr kurzen Geschäftsbetrieb im Rahmen der Schengen-Regeln.

Arten von dänischen Arbeitsvisa und -genehmigungen

Dänemark bietet mehrere maßgeschneiderte Visaprogramme für ausländische Arbeitnehmer. Die wichtigsten Kategorien für Arbeitgeber sind:

• Fast-Track Scheme: Ein vereinfachtes Verfahren für zertifizierte Unternehmen, um hochqualifizierte Arbeitskräfte schnell einzustellen. Es umfasst Wege für hochbezahlte Positionen (pay-limit), Forscher, kurzfristige Einsätze und Bildungsrollen.

• Positive List Scheme (Fachkräfte und Hochqualifizierte): Für Berufe auf Dänemarks offizieller „Positive Lists“ mit gefragten Jobs. Es gibt zwei Listen – eine für Fachkräfte (meist mit Berufsausbildung) und eine für Rollen mit Hochschulabschluss. Wenn ein ausländischer Fachmann ein Jobangebot in einem dieser Berufe hat, kann er den Weg über die Positive List beantragen.

• Pay Limit Scheme: Für jede Stelle mit hohem Gehalt. Derzeit liegt die Grenze bei DKK 514.000 pro Jahr (2025); wenn das Gehalt diese Grenze erreicht oder übersteigt, qualifiziert sich der ausländische Arbeitnehmer unabhängig vom Fachgebiet oder Bildungsstand.

• Researcher/Guest Researcher Permit: Für akademische und wissenschaftliche Positionen. Beschäftigte Forscher (bei dänischen Universitäten oder Forschungseinrichtungen angestellt) können die Fast-Track „Forschung“-Route nutzen. Gastforscher (nicht auf der dänischen Gehaltsliste) verwenden eine spezielle Gastforscher-Genehmigung.

• Start-up Denmark Permit: Für ausländische Unternehmer. Diese gewährt Aufenthalt für Personen (oder Teams bis zu 3 Personen), die eine innovative Geschäftsidee haben, die von einem dänischen Expertengremium genehmigt wurde. Sie ist für wachstumsstarke Start-ups gedacht und ist begrenzt (es werden jährlich nur eine bestimmte Anzahl von Genehmigungen erteilt).

• Intern/Trainee Permit: Für ausländische Studierende, die strukturierte Praktika absolvieren. Voraussetzung ist, dass der Praktikant in einem Bildungsprogramm eingeschrieben ist und das Praktikum eng mit seinem Studienfach verbunden ist. Bestimmte Branchen (z.B. Gesundheitswesen, grüne Industrien, Architektur) sind häufig vertreten.

• Family Reunification with Work Rights: Ehepartner, Partner oder minderjährige Kinder ausländischer Arbeitnehmer mit gültiger dänischer Arbeitserlaubnis können in der Regel eine Familienzusammenführungs-Aufenthaltsgenehmigung erhalten. Diese umfasst normalerweise auch das Recht zu arbeiten in Dänemark (unter der Voraussetzung, dass bestimmte Bedingungen wie Alter und die Einhaltung des Sponsors erfüllt sind).

Hier eine kurze Übersicht zu jedem Typ:

Fast-Track Scheme

Das Fast-Track-Programm erlaubt SIRI-zertifizierten Arbeitgebern, ausländische Talente schnell zu rekrutieren. Zertifizierte Unternehmen (die von der Danish Agency for International Recruitment and Integration genehmigt sind) können online Arbeitsgenehmigungen im Rahmen von Fast-Track beantragen. Dieses Programm hat mehrere „Tracks“: z.B. den Pay Limit-Track (für Jobs oberhalb der hohen Gehaltsgrenze), einen Kurzzeit-Track, einen Forscher-Track und einen Bildungs-Track.

In der Praxis wird es häufig genutzt, um hochbezahlte Spezialisten zu beschleunigen: Das Pay Limit liegt derzeit bei DKK 514.000 Gehalt (2025). Einer der größten Vorteile von Fast-Track ist die Option „Quick Job Start“: Wenn der ausländische Mitarbeiter bereits berechtigt ist, nach Dänemark einzureisen (z.B. visafrei oder mit Schengen-Visum), kann der Arbeitgeber eine sofortige vorläufige Arbeitserlaubnis arrangieren. In diesem Fall kann der Mitarbeiter nach Online-Antrag und Terminvereinbarung sofort mit der Arbeit beginnen, während die formale Genehmigung noch bearbeitet wird.

Positive List Scheme (Fachkräfte/Hochqualifizierte)

Die Positive Lists Dänemarks listen Berufe auf, bei denen es nationale Arbeitskräftemangel gibt. Wenn das Jobangebot eines ausländischen Mitarbeiters mit einem dieser Berufe übereinstimmt, kann er eine dänische Aufenthalt- bzw. Arbeitserlaubnis im Rahmen der Positive List beantragen. Es gibt zwei Versionen der Liste: eine für beruflich qualifizierte Fachkräfte (meist mit Berufsausbildung) und eine für Hochschulabsolventen. Beide Listen werden halbjährlich aktualisiert, um den Marktbedarf widerzuspiegeln.

Beispiele sind Ingenieure, IT-Spezialisten, Gesundheitsfachkräfte und technische Experten. Für diese Regelung gilt, dass die Berufsbezeichnung auf der Liste stehen muss und (bei der Liste für Hochschulabschlüsse) der Bewerber den erforderlichen Abschluss besitzt. Der Arbeitgeber muss die dänischen Standards bei Gehalt, Benefits und Kündigungsfristen einhalten. Ein detaillierter Arbeitsvertrag oder ein Angebotsschreiben, das alle wesentlichen Bedingungen enthält, muss der Bewerbung beigefügt werden. (Hinweis: Arbeitgeber, die die Positive List nutzen, müssen auch die dänischen Ausbildungs- und Lehrlingspflichten erfüllen – siehe unten bei Arbeitgeberpflichten.)

Pay Limit Scheme

Das Pay Limit ist der einfachste Weg für hochverdienende Positionen. Jeder ausländische Arbeitnehmer mit einem Jahresgehalt von mindestens DKK 514.000 (2025) kann eine Genehmigung beantragen. Es gibt keine Einschränkungen bezüglich Fachgebiet oder Bildungsniveau; einzig die Gehaltsgrenze ist maßgeblich. In der Praxis ist dieses Programm ideal für leitende Angestellte oder spezialisierte Fachkräfte, deren Vergütung die Grenze übersteigt. Der Arbeitgeber muss dennoch sicherstellen, dass alle dänischen Arbeitsnormen eingehalten werden (z.B. ordnungsgemäße Pensionsbeiträge und Banküberweisungen).

Forscher- und Gastforscher-Genehmigungen

Dänemark unterscheidet zwischen angestellten Forschern und Gastforschern (unbezahlt). Wenn ein Unternehmen oder eine Universität in Dänemark einen ausländischen Forscher auf Gehaltsliste einstellt, erfolgt die Antragstellung meist über die Forschungs-Route des Fast-Track-Programms. Dabei muss die Position tatsächlich forschungsbezogen sein (der Hauptzweck des Aufenthalts ist Forschung) und der Arbeitgeber SIRI-zertifiziert sein. Für Gastforscher (nicht angestellt bei einer dänischen Institution) ist eine spezielle Gastforscher-Genehmigung erforderlich.

Gastforscher müssen mindestens einen Master-Abschluss haben, und die dänische Gastgeberinstitution muss sie formell einladen und Einrichtungen bereitstellen. Da kein dänisches Gehalt gezahlt wird, muss der Gastforscher nachweisen, dass er über ausreichende Mittel (z.B. Ersparnisse oder externe Unterstützung) verfügt, um die Lebenshaltungskosten während des Aufenthalts zu decken.

Start-up Denmark Scheme

Das Start-up Denmark-Programm richtet sich an unternehmerisches Talent. Ein ausländischer Gründer (oder ein Team bis zu drei Mitgründern) mit einer innovativen, wachstumsstarken Geschäftsidee kann eine Aufenthaltserlaubnis erhalten, um das Unternehmen in Dänemark zu gründen oder fortzuführen. Der wichtigste Schritt ist die Genehmigung des Geschäftsplans durch ein von der dänischen Business Authority eingesetztes Gremium. Nach dieser Genehmigung können die Bewerber online beantragen. Das Unternehmen muss in Dänemark registriert sein (CVR-Nummer) und nachweisen, dass die Geschäftsidee echtes Innovationstalent und Potenzial zur Schaffung von Arbeitsplätzen besitzt (z.B. Technologie- oder Biotech-Unternehmen).

Die Gründer müssen zudem Hauptinhaber des Unternehmens sein. Bei Genehmigung erhalten sie eine erneuerbare Aufenthaltserlaubnis, die an die Entwicklung des Geschäfts gekoppelt ist. (Hinweis: Dieses Programm ist wettbewerbsintensiv und capped; nur eine begrenzte Anzahl von Start-up Denmark-Genehmigungen wird jährlich erteilt.)

Intern/Trainee Permits

Ausländische Studierende können in Dänemark Praktika oder Traineeships mit einer speziellen Erlaubnis absolvieren. Voraussetzung ist, dass sie in einem Bildungsprogramm eingeschrieben sind und das Praktikum einen klaren Bildungszweck verfolgt. Das Praktikum muss eng mit ihrem Studienfach verbunden sein. Es gelten Altersgrenzen (in der Regel unter 30 Jahre) und manchmal Sprachtests, abhängig vom Sektor.

Typische Branchen für Praktikanten sind Umwelt-/Agrarwissenschaften, Gesundheitswesen, Ingenieurwesen und andere technische oder akademische Bereiche. Arbeitgeber, die einen internationalen Praktikanten aufnehmen möchten, müssen einen Ausbildungsplan vorlegen: Sie müssen die Aufgaben des Praktikanten, einen qualifizierten Betreuer und den Bildungsnutzen des Praktikums beschreiben. Bei Bezahlung müssen Lohn und Arbeitszeit den dänischen Praktikumsvereinbarungen entsprechen, und das Gehalt muss auf ein dänisches Bankkonto des Praktikanten eingezahlt werden.

Familienzusammenführung mit Arbeitsrecht

Ehepartner und enge Familienangehörige ausländischer Arbeitnehmer in Dänemark können eine Familienzusammenführungs-Genehmigung beantragen. In der Regel kann ein ausländischer Mitarbeiter, der dänischer Staatsbürger ist oder eine langfristige Arbeitserlaubnis besitzt, seinen nicht-EU-Ehepartner oder Lebenspartner sowie minderjährige Kinder sponsern. Die resultierende Familienzusammenführungs-Genehmigung umfasst in der Regel auch das Recht zu arbeiten in Dänemark (unter der Voraussetzung, dass bestimmte Bedingungen wie Alter und die Einhaltung des Sponsors erfüllt sind). (Es gibt Bedingungen wie Alters- und Integrationskriterien für den Sponsor, aber einmal erteilt, kann das Familienmitglied normal arbeiten.) Das bedeutet, dass Arbeitgeber in vielen Fällen den Ehepartner eines ausländischen Mitarbeiters ohne separaten Arbeitsgenehmigungsprozess einstellen können.

Voraussetzungen und Arbeitgeberpflichten für jedes Programm

Jede der oben genannten Visa-Regelungen hat eigene Kriterien und Dokumentationsanforderungen. Arbeitgeber sollten sowohl die Anspruchsvoraussetzungen der Mitarbeiter als auch die Verpflichtungen des Unternehmens im Blick haben:

Verpflichtungen im Rahmen des Fast-Track Scheme

Der Mitarbeiter muss ein qualifizierendes Jobangebot erhalten (z.B. die Pay Limit-Anforderung erfüllen, wenn er den Pay Limit-Track nutzt, oder die Forscherrolle, falls dieser Weg gewählt wird). Der Arbeitgeber muss von SIRI zertifiziert sein, um Fast-Track nutzen zu dürfen. Anträge werden online über das NewToDenmark-Portal eingereicht und müssen eine unterschriebene Vollmacht des Mitarbeiters enthalten.

Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Zahlung der staatlichen Antragsgebühr und die Terminvereinbarung für erforderliche Termine. Fast-Track-Genehmigungen setzen voraus, dass Gehalt und Bedingungen den dänischen Standards entsprechen: Das angebotene Gehalt darf nicht unter den üblichen dänischen Niveaus für diese Position liegen, und die Arbeitszeit sollte Vollzeit (~37 Stunden/Woche) sein, außer Teilzeit ist in dem Bereich üblich. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass im Vertrag alle Bedingungen auf Dänisch oder Englisch festgehalten sind und dass Löhne auf ein dänisches Bankkonto gezahlt werden. Wenn die Quick Job Start-Option genutzt werden soll, muss ein persönliches Treffen bei einer dänischen Botschaft oder im SIRI Citizen Service Center (wie in den Fast-Track-Richtlinien beschrieben) organisiert werden, um die vorläufige Arbeitserlaubnis zu erhalten.

Verpflichtungen bei der Positive List Scheme (Fachkräfte/Hochqualifizierte)

Der Jobtitel muss auf der entsprechenden Positive List erscheinen. Für die Liste „Höhere Bildung“ muss der Bewerber auch den erforderlichen Abschluss besitzen (z.B. Bachelor oder Master in dem relevanten Fach). Arbeitgeber müssen einen vollständigen Arbeitsvertrag einreichen, der Gehalt, Arbeitszeit, Benefits und Kündigungsfristen detailliert beschreibt. Das Gehalt und die Benefits müssen den dänischen Standards für die jeweilige Position entsprechen; SIRI wird die Angaben anhand dänischer Lohnstatistiken überprüfen.

(Wenn Unsicherheit besteht, kann SIRI die zuständige regionale Arbeitsmarkträte bitten, die Bedingungen zu bewerten.) Zusätzlich müssen Arbeitgeber die dänischen Lehrlings- und Ausbildungsobliegenheiten (Læreplads-AUB) erfüllen, bevor sie im Rahmen dieses Programms einstellen. Das bedeutet, dass das Unternehmen in den letzten Jahren die erforderliche Anzahl an Lehrlingen ausgebildet oder bezahlt haben muss; andernfalls kann der Antrag abgelehnt werden.

Verpflichtungen im Pay Limit Scheme

Der Arbeitnehmer muss ein Jobangebot mit einem festen Jahresgehalt ≥ DKK 514.000 haben. Es gibt keine Einschränkungen bezüglich Fachgebiet oder Bildungsniveau; die einzige Voraussetzung ist das Gehalt. In der Praxis ist dieses Programm ideal für leitende Angestellte oder spezialisierte Fachkräfte, deren Vergütung die Grenze übersteigt. Der Arbeitgeber muss dennoch sicherstellen, dass alle dänischen Arbeitsnormen eingehalten werden (z.B. ordnungsgemäße Pensionsbeiträge und Banküberweisungen).

Verpflichtungen bei den Forschungs- und Gastforschergenehmigungen

Bei angestellten Forschern muss das Jobangebot klar forschungsbezogen sein (z.B. ein Projekt an einer Universität), und der Arbeitgeber muss SIRI-zertifiziert sein (bei Nutzung des Fast-Track-Programms) oder anderweitig berechtigt, Genehmigungen zu sponsern. Für Gastforscher muss der Bewerber mindestens einen Master-Abschluss besitzen und von einer dänischen Gastgeberinstitution eingeladen werden, deren Forschungseinrichtungen zu nutzen. Die Gastgeberorganisation muss eine Einladung oder Vereinbarung vorlegen, einen Betreuer benennen und nachweisen, dass sie den Forscher aufnehmen kann. Der Forscher muss Nachweise über ausreichende Mittel für den Aufenthalt vorlegen, da kein dänisches Gehalt gezahlt wird. Arbeitgeber (oder Gastgeber) beantragen das Gastforschervisum über das NewToDenmark-Portal.

Verpflichtungen im Start-up Denmark Scheme

Der Unternehmer muss die (meist >50%) des Start-ups besitzen und einen detaillierten Geschäftsplan vorlegen. Wichtig ist, dass die Geschäftsidee vorab durch das Start-up-Gremium der Danish Business Authority genehmigt wurde. Nach dieser Genehmigung können die Antragsteller online beantragen. Das Unternehmen muss in Dänemark registriert sein (CVR-Nummer) und nachweisen, dass das Vorhaben echtes Innovationspotenzial und Engagement besitzt. Die Genehmigung wird zunächst für ein Jahr erteilt und kann bei Fortschritt verlängert werden.

Verpflichtungen bei Intern/Trainee

Der Praktikant muss zum Zeitpunkt der Antragstellung in einem Bildungsprogramm eingeschrieben sein (oder einen überzeugenden Bildungsgrund haben), und das Praktikum muss direkt mit seinem Studium zusammenhängen. Das Unternehmen muss eine Ausbildungsvereinbarung vorlegen, die Aufgaben und Qualifikationstraining beschreibt, sowie einen qualifizierten Betreuer benennen. Praktikanten sollten 18–30 Jahre alt sein (bei den meisten Fachrichtungen) und einen grundlegenden Sprachtest (A2 in Englisch oder Skandinavisch) bestehen. Bei Bezahlung müssen Lohn und Arbeitszeit den dänischen Praktikumsvereinbarungen entsprechen, und das Gehalt auf ein dänisches Bankkonto gezahlt werden. Unbezahlte Praktika sind in bestimmten Bereichen ebenfalls möglich, wobei die Arbeit stets bildungsbezogen sein muss.

Verpflichtungen bei Familienzusammenführung

Für Ehepartner oder Partner benötigt der Sponsor in Dänemark in der Regel Einkommens- und Altersnachweise (z.B. die sogenannte „24-Jahres-Regel“ und Integrationskriterien, nicht im Detail hier). Arbeitgeber haben in Familienfällen meist keine direkte Antragsrolle. Sobald die Familienangehörigen die Genehmigung haben, können sie wie jeder Einwohner arbeiten. In der Praxis: Wenn Sie jemanden einstellen, der für Familienzusammenführung gekommen ist, ist keine zusätzliche Arbeitserlaubnis erforderlich.

Einstellungs- und Umzugsprozess in Dänemark – Schritt für Schritt

Der allgemeine Ablauf bei der Einstellung und Umsiedlung eines ausländischen Mitarbeiters umfasst eine sorgfältige Koordination zwischen Arbeitgeber, Kandidat und den dänischen Behörden. Ein typischer Ablauf ist:

Bestimmung des Arbeitsgenehmigungsbedarfs

Zunächst prüfen Sie die Staatsangehörigkeit des Kandidaten. Sind sie nordisch oder EU/EEA/Schweizer, benötigen sie keine Arbeitserlaubnis (obwohl sie sich lokal registrieren sollten). Bei Nicht-EU-Ländern entscheiden Sie, unter welche Visakategorie sie fallen (Fast-Track, Positive List, Pay Limit usw.) basierend auf Job und Gehalt. Ebenso prüfen Sie, ob kurzfristige Einreisebestimmungen (Schengen-Visum oder Geschäftsvisum) gelten, falls sie vor dem dauerhaften Umzug kurzzeitig kommen.

Erstellen eines formellen Jobangebots

Bereiten Sie einen schriftlichen Vertrag oder ein Angebotsschreiben vor, das den Jobtitel, das Gehalt, die Arbeitszeit und die Beschäftigungsbedingungen klar beschreibt. Dieses Dokument wird für die Visumantragstellung benötigt. Stellen Sie sicher, dass die Bedingungen den dänischen Standards entsprechen (z.B. Gehalt auf oder über Marktniveau, ausreichender Urlaub und Kündigungsfristen).

Arbeitgebervorbereitungen

Wenn Sie Fast-Track verwenden, registrieren Sie das Unternehmen bei SIRI und erhalten die Zertifizierung. Stellen Sie sicher, dass die Verpflichtungen im Rahmen der Ausbildung (Læreplads-AUB) bei der Positive List aktuell sind, falls Sie dort einstellen. Organisieren Sie alle lokalen Vertretungen oder Vollmachten, die für die Antragstellung notwendig sind.

Antrag auf Arbeitserlaubnis/Aufenthalt

Der Mitarbeiter (oft mit Unterstützung des Arbeitgebers) reicht den Antrag über das offizielle dänische Portal (nyidanmark.dk) ein. Der Arbeitgeber reicht ihn in der Regel im Auftrag des Kandidaten ein, inklusive unterstützender Dokumente: unterschriebener Vertrag, Diplome, Lebenslauf, Passkopie usw. Zahlen Sie die erforderliche Gebühr (meist einige Tausend DKK pro Antrag).

Biometrics und Visumantrag (falls erforderlich)

Wenn der Kandidat aus einem Land kommt, das ein Visum erfordert, muss er nach Antragstellung eine dänische diplomatische Vertretung aufsuchen, um Fingerabdrücke und Foto zu hinterlegen. Für Fast-Track-Quick-Starts kann dies sogar bei der Botschaft erfolgen, um ein dänisches Typ-D-Arbeitsvisum zu erhalten. Andernfalls kann er, falls visafrei, auf dieser Basis nach Dänemark einreisen und die Behörden dort treffen.

Warten auf Genehmigung

Bearbeitungszeiten variieren je nach Programm (Fast-Track kann so kurz wie ca. 2 Wochen dauern, während Positive List und Pay Limit oft 1–2 Monate benötigen). Unerwartete Verzögerungen (z.B. wegen hoher Antragszahlen oder fehlender Dokumente) sind möglich. Planen Sie voraus: Beginnen Sie den Prozess rechtzeitig vor dem geplanten Startdatum des Mitarbeiters.

Reise nach Dänemark

Nach Erteilung der Genehmigung kann der Mitarbeiter legal nach Dänemark einreisen. Falls ein Visumstempel ausgestellt wurde, verwenden Sie diesen für die Einreise. Wenn die „Quick Start“-Option über Fast-Track genutzt wurde, hat der Mitarbeiter möglicherweise bereits mit der Arbeit unter einer vorläufigen Genehmigung begonnen.

Lokale Anmeldung und Erhalt einer CPR-Nummer

Nach Ankunft sollte sich der Mitarbeiter sofort bei der örtlichen Gemeinde (Folkeregister) anmelden. Bei diesem Termin erhält er eine dänische CPR-Nummer, die persönliche ID für Steuern, Gesundheitsversorgung usw. (EU/EEA/Schweizer sollten zuerst eine EU-Registrierungsbescheinigung sichern; nordische Staatsbürger überspringen die Anmeldung ganz).

Steuerkarte und Gehaltsabrechnung

Der Arbeitgeber muss den neuen Mitarbeiter bei der dänischen Steuerbehörde (SKAT) anmelden. Der Mitarbeiter beantragt eine Steuerkarte (skattekort), die der Arbeitgeber zur korrekten Steuerabführung nutzt. Ebenso regeln Sie erforderliche Pensionsbeiträge: Das dänische Recht schreibt Beiträge in die ATP-Pensionskasse und oft in eine Branchenpensionskasse vor. Ausländische Beschäftigte gelten für diese Zwecke als dänische Arbeitnehmer.

Orientierung und Onboarding

Helfen Sie dem Mitarbeiter, sich im Unternehmen zu integrieren. Bieten Sie praktische Unterstützung (siehe nächster Abschnitt) und erfüllen Sie die dänischen Arbeitsvorschriften. Sobald alle Formalitäten erledigt sind, kann der Mitarbeiter in Vollzeit arbeiten.

Während dieses gesamten Prozesses ist eine genaue Dokumentation essenziell. Bewahren Sie Kopien aller eingereichten Formulare und Korrespondenz auf. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsvertrag unterschrieben und abgelegt ist. Für komplexe Fälle ziehen Sie ggf. Experten für Einwanderung hinzu, um Fehler zu vermeiden.

Rechtliche Arbeitgeberpflichten und Compliance bei der Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer in Dänemark

Bei der Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer schreibt das dänische Recht bestimmte Verpflichtungen an den Arbeitgeber vor:

Recht auf Arbeit – Verifizierung

Wie in vielen Ländern müssen Arbeitgeber in Dänemark sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter legal arbeiten darf. Die Einstellung ohne erforderliche Erlaubnis ist illegal. Die Strafen bei Verstößen sind schwerwiegend: Unternehmen können hohe Bußgelder (hunderttausende DKK) und sogar strafrechtliche Verfolgung wegen bewusster Beschäftigung illegaler Arbeiter treffen. Es ist daher unerlässlich, den Nachweis über die gültige Aufenthalt- bzw. Arbeitserlaubnis jedes ausländischen Mitarbeiters zu dokumentieren und rechtzeitig zu erneuern, falls der Aufenthalt länger als die Gültigkeit dauert.

Gleichbehandlung

Ausländische Arbeitnehmer in Dänemark haben Anspruch auf die gleichen Rechte und Vorteile wie dänische Mitarbeiter in derselben Position. Sie dürfen nicht rechtlich schlechter gestellt werden durch geringeres Gehalt oder schlechtere Bedingungen. Löhne, Arbeitszeiten, Urlaub, Krankengeld und andere Benefits müssen mindestens den dänischen Standards entsprechen (z.B. Einhaltung von Tarifverträgen und Branchenstandards). Im Wesentlichen behandeln Sie Ihre internationalen Mitarbeitenden genauso wie alle anderen.

Lohnsteuer und Sozialabgaben

Das dänische Steuerrecht gilt gleichermaßen für ausländische Arbeitnehmer. Arbeitgeber müssen die persönliche Einkommensteuer und die 8%-ige Arbeitsmarktabgabe vom Lohn abziehen. Zudem ist der Arbeitgeber in der Regel verpflichtet, Beiträge in die Pensionskassen (ATP-Livslang-Pension und meist die Branchenpension) zu leisten. Beispielsweise muss jeder Arbeitgeber mit Mitarbeitenden in Dänemark sich bei der ATP-System registrieren und etwa zwei Drittel der festgelegten ATP-Pensionsgebühr für jeden Arbeitnehmer bezahlen. (Für ausländische Unternehmen bedeutet das, dass Sie eine dänische CVR-Nummer und ATP-Konto benötigen, sobald Sie in Dänemark Gehälter zahlen.) Diese Sozialabgaben und Steuern sind fristgerecht zu melden und zu zahlen.

Meldepflichten

Wenn Sie eine Arbeitserlaubnis sponsern, könnten Sie verpflichtet sein, die dänischen Behörden über wesentliche Änderungen zu informieren (z.B. wenn der Mitarbeiter den Job verlässt, die Rolle wechselt oder Sie nicht mehr sein Arbeitgeber sind). In manchen Fällen erwartet SIRI die Bestätigung des Jobangebots oder eine Meldung bei Ankunft des Mitarbeiters. Bleiben Sie in Kontakt mit den Einwanderungsbehörden und reagieren Sie zügig.

Dokumentation

Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen aller Anträge auf Arbeitserlaubnis, Genehmigungen, Arbeitsverträge und Korrespondenz im Zusammenhang mit der ausländischen Beschäftigung. Bewahren Sie Kopien des Passes, Visastempel und aller Genehmigungen in der Personalakte auf.

Kurz gesagt: Arbeitgeber tragen die volle Verantwortung für die rechtliche Konformität: Nachweis der Arbeitserlaubnis, Steuerabzug und -zahlung sowie die Erfüllung der Beschäftigungsbedingungen. Verstöße gegen Einwanderungs- oder Arbeitsrecht können nicht nur zu Bußgeldern, sondern auch zu Reputationsschäden führen.

Häufige Herausforderungen und bewährte Praktiken im Visumprozess für Arbeitgeber in Dänemark

Die internationale Beschäftigung in Dänemark bringt Herausforderungen mit sich, die jedoch mit der richtigen Herangehensweise gut zu bewältigen sind. Einige häufige Hürden sind:

Lange Bearbeitungszeiten

Selbst „schnelle“ Programme können Wochen oder Monate dauern. Zum Beispiel benötigen Positive List- und Pay Limit-Anträge meist 1–2 Monate, während Fast-Track in idealen Fällen schneller (etwa 2 Wochen) sein kann. Unerwartete Verzögerungen (z.B. wegen hoher Antragszahlen oder fehlender Dokumente) sind möglich. Planen Sie voraus: Beginnen Sie den Prozess frühzeitig vor dem geplanten Starttermin des Mitarbeiters.

Dokumentationsanforderungen

Das dänische System verlangt umfangreiche Unterlagen. Eine einzelne Visumantragstellung kann notarisierte Diplome, Übersetzungen, Nachweise früherer Tätigkeiten, Unternehmensunterlagen usw. erfordern. Fehler oder Auslassungen können die Genehmigung verzögern. Überprüfen Sie alles sorgfältig vor Einreichung – stellen Sie sicher, dass Verträge vollständig sind, die Berufsbezeichnung auf der positiven Liste stimmt, Bankauszüge und Diplome gut lesbar sind usw. Es ist oft hilfreich, eine Checkliste nach SIRI-Richtlinien zu verwenden oder eine zweite Person die Unterlagen prüfen zu lassen.

Verständnis von Gehalts- und Vertragsnormen

Manche Arbeitgeber unterschätzen, was ein „dänischer Standard“-Gehalt ist. Dänemark hat hohe Lebenshaltungskosten und wettbewerbsfähige Löhne. Wenn das angebotene Gehalt im Vergleich zum Beruf niedrig erscheint (auch wenn es im Heimatland hoch ist), könnte SIRI die Genehmigung verweigern oder Nachweise verlangen. Nutzen Sie dänische Benchmarks (z.B. Lohnstatistiken oder Tarifverträge) zur Gehaltsfestlegung. Ebenso sollte der Arbeitsvertrag den dänischen Arbeitsgesetzen entsprechen (z.B. mindestens 5 Wochen bezahlter Urlaub, 30 Stunden/Woche Minimum). Bei Unsicherheiten konsultieren Sie einen lokalen HR-Experten.

Gesetzesänderungen und Aktualisierungen

Einwanderungsgesetze und Listen ändern sich regelmäßig. Die Positive Lists werden z.B. im Januar und Juli aktualisiert. Bleiben Sie auf dem Laufenden auf der offiziellen Seite NewToDenmark (nyidanmark.dk). Eine verpasste Änderung könnte bedeuten, unter falschen Bedingungen zu beantragen.

Kulturelle und Integrationsfaktoren

Die dänische Arbeitsplatzkultur kann anders sein als die Erwartungen eines ausländischen Mitarbeiters. Neueinsteiger benötigen möglicherweise Orientierung zu lokalen Normen (z.B. flache Hierarchien, Konsens, großzügige Elternzeit). Proaktive Kommunikation hilft Missverständnisse zu vermeiden.

Best Practices zur Bewältigung dieser Herausforderungen:

Frühzeitig beginnen

Starten Sie den Visaprozess, sobald der Kandidat bestätigt ist. Frühe Anträge helfen, Verzögerungen aufzufangen und geben dem Mitarbeiter Sicherheit.

Experten hinzuziehen

Obwohl dieser Leitfaden die Grundlagen abdeckt, kann ein spezialisierter Einwanderungsberater oder Employer-of-Record (EOR) sehr hilfreich sein. Sie kennen die Details und können Fallstricke vermeiden. (Beispielsweise empfehlen wir im letzten Abschnitt einen EOR.)

Dokumente organisieren

Führen Sie eine Akte oder digitale Ablage aller relevanten Dokumente. Erinnern Sie sich an Fristen zur Erneuerung (dänische Arbeitserlaubnisse sind oft bis zu 4 Jahre gültig, müssen aber rechtzeitig verlängert werden).

Mit dänischen Normen abstimmen

Vor der Antragstellung prüfen Sie die dänischen Beschäftigungsstandards. Es ist klug, Ihr Angebot an diese Normen anzupassen, um eine Ablehnung oder Nachverhandlungen zu vermeiden.

Unterstützung des Mitarbeiters

Bürokratische Hürden können Stress verursachen. Helfen Sie bei der Navigation durch das System – z.B. bei der Anmeldung bei der Krankenkasse oder bei Fragen zum 37-Stunden-Arbeitsmodell. Unterstützen Sie bei praktischen Belangen wie Wohnungssuche oder Schulen, falls Kinder im Spiel sind.

Lokale Ressourcen nutzen

Dänemark bietet Dienste zur Erleichterung der Integration. Zum Beispiel die International Citizen Service (ICS)-Zentren (in Kopenhagen, Aarhus, Aalborg, Odense und anderen) bieten eine zentrale Anlaufstelle für Neuankömmlinge. Arbeitgeber können ihre Mitarbeitenden anweisen, ICS zu besuchen, um Steuern, CPR und Sozialversicherung in einer Stelle zu regeln.

Wenn Sie diese Herausforderungen antizipieren und eine gründliche, organisierte Herangehensweise wählen, können Sie den Einstellungs- und Umzugsprozess erheblich vereinfachen.

Best Practices für Umzug und Onboarding in Dänemark

Das Einleben eines ausländischen Mitarbeiters nach der Ankunft ist ebenso wichtig wie die Visa-Beschaffung. Gutes Onboarding fördert Engagement und Bindung. Hier einige bewährte Methoden:

Dokumentenhilfe

Führen Sie den Mitarbeiter bei der Beantragung seiner CPR-Nummer und Steuerkarte. Wie erwähnt, führt die Anmeldung der Adresse bei der Gemeinde automatisch zur Ausstellung der CPR-Nummer. Stellen Sie sicher, dass er alle erforderlichen Dokumente (Reisepass, Visum, Vertrag) mitbringt. Eine CPR-Nummer ist für fast alles in Dänemark notwendig (Bankkonto, Gesundheitsversorgung, Telefon, etc.).

Bankkonto und Gehaltsabrechnung

Helfen Sie beim Eröffnen eines dänischen Bankkontos für die Gehaltszahlung. (Gesetzlich muss das Gehalt auf ein dänisches Konto im Namen des Mitarbeiters eingezahlt werden.) Stellen Sie alle erforderlichen Schreiben oder Beschäftigungsnachweise bereit. Sobald die Steuerkarte (skattekort) vorliegt, fügen Sie sie in Ihr Lohnsystem ein, um die Steuerabzüge korrekt zu berechnen.

Unterkunft und Lebenshaltungskosten

Dänemark hat einen angespannten Mietmarkt, besonders in Kopenhagen. Bieten Sie so viel Unterstützung wie möglich bei der Wohnungssuche oder bei temporärer Unterbringung. Eine Liste zuverlässiger Umzugsagenturen oder Wohnungsseiten kann sehr hilfreich sein. Klären Sie die typischen Kosten (Miete, Nebenkosten, Essen), damit der Mitarbeiter budgetieren kann.

Kulturelle Orientierung

Führen Sie den neuen Mitarbeiter in die dänische Arbeitsplatzkultur ein. Betonen Sie z.B., dass Dänen Wert auf eine gesunde Work-Life-Balance legen und sich nach Feierabend oft socialisieren. Erklären Sie Meeting-Etikette (z.B. Pünktlichkeit ist wichtig) und Dresscode (oft Business-Casual). Weisen Sie auf einen „Buddy“ oder Mentor hin – einen lokalen Kollegen, der informelle Fragen beantworten und in den Büroalltag integrieren kann.

Sprachliche Unterstützung

Obwohl viele Dänen ausgezeichnet Englisch sprechen, zeigt das Angebot von Dänischkursen Engagement für die Integration. Selbst grundlegende Dänischkurse helfen, sich im neuen Umfeld wohler zu fühlen. Informieren Sie über Sprachkurse (z.B. durch Gemeinden oder Volkshochschulen).

Administrative Unterstützung

Seien Sie bereit, bei Formalitäten zu helfen. Verweisen Sie auf die ICS-Zentren, die Vertreter verschiedener Ämter (Steuern, CPR, ID usw.) unter einem Dach haben. Das spart Wochen und mehrere Termine.

Nachverfolgung

Bleiben Sie in den ersten Monaten regelmäßig im Kontakt. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter seinen Vertrag versteht (inklusive Benefits wie Pensionsbeiträge und Gesundheitsversorgung). Bitten Sie um Feedback zu Problemen, damit Sie frühzeitig reagieren können.

Durch eine umfassende rechtliche Konformität und echte Unterstützung bei der Integration können Arbeitgeber die Komplexität internationaler Einstellungen in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln. Globale Talente bringen oft neue Perspektiven und Fähigkeiten – mit einem guten Onboarding werden sie zu wertvollen Assets des Unternehmens.

Fazit

Dänemark ist ein hervorragendes Ziel für internationale Talente, aber es gibt spezifische Visa- und Einwanderungsregeln, die Arbeitgeber beachten müssen. Von der Feststellung, ob ein Kandidat eine Erlaubnis benötigt, über die Wahl des passenden Programms (Fast-Track, Positive List, Pay Limit usw.) bis hin zu den Umzugslogistik – der Prozess muss sorgfältig gesteuert werden.

Arbeitgeber tragen die Verantwortung für die Einhaltung: Nachweis der Genehmigungen, Einhaltung dänischer Arbeitsstandards und Erfüllung der Gehalts- und Steuerpflichten. Bei korrekter Umsetzung eröffnet die Beschäftigung ausländischer Fachkräfte in Dänemark Zugang zu einer vielfältigen, hochqualifizierten Belegschaft und kann helfen, kritische Fachkräftelücken zu schließen.

Für Arbeitgeber, die diese Schritte als überwältigend empfinden, steht Unterstützung bereit. Rivermate ist spezialisiert auf Arbeitserlaubnisse und Visa-Unterstützung für Dänemark. Kontaktieren Sie Rivermate noch heute, um fachkundige Unterstützung bei jedem Schritt zu erhalten – von der Einschätzung des Visumbedarfs bis zur Antragstellung und Onboarding Ihrer neuen internationalen Mitarbeitenden, damit Sie Ihr Team in Dänemark mit Vertrauen und Rechtssicherheit erweitern können.