Employer of Record in Vereinigtes Königreich

Die Einstellung von Mitarbeitern im Vereinigten Königreich erfordert ein klares Verständnis der lokalen Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Sozialversicherungsverpflichtungen. Unternehmen, die ihre Aktivitäten erweitern oder auf die qualifizierte britische Arbeitskraft zugreifen möchten, müssen diese Komplexitäten navigieren, um vollständige Compliance und einen reibungslosen Onboarding-Prozess für ihre Teammitglieder zu gewährleisten. Dies beinhaltet in der Regel die Etablierung einer rechtlichen Präsenz und die Verwaltung aller Aspekte von HR und Gehaltsabrechnung vor Ort.

Es gibt jedoch mehrere Wege, die Unternehmen einschlagen können, um Talente im UK zu engagieren, jeder mit eigenen Vorteilen und Überlegungen hinsichtlich Compliance und operativem Aufwand.

Ihre Optionen für die Einstellung im Vereinigten Königreich umfassen:

• Etablierung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Registrierung eines Unternehmens im UK, die Einrichtung lokaler Bankkonten und die interne Verwaltung aller rechtlichen, Gehalts- und HR-Funktionen. Dies kann ein zeitaufwändiger und ressourcenintensiver Prozess sein.
• Verwendung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter im UK zu beschäftigen, ohne eine eigene rechtliche Einheit zu gründen. Der EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber und übernimmt alle Compliance-Verantwortlichkeiten.
• Einstellung als unabhängiger Contractor: Dies kann eine flexible Option sein, birgt jedoch erhebliche Risiken der Fehlklassifizierung, wenn die Arbeitsbeziehung der eines Mitarbeiters ähnelt. Das britische Recht hat strenge Definitionen, und eine Fehlklassifizierung kann zu erheblichen Strafen führen.

Wie ein EOR im Vereinigten Königreich funktioniert

Ein Employer of Record vereinfacht die globale Expansion, indem er die rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten der Beschäftigung übernimmt. Im UK agiert ein EOR als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre angestellten Mitarbeiter und stellt die Einhaltung aller lokalen Vorschriften sicher.

Ein EOR übernimmt typischerweise:

• Gehaltsabrechnung und Steuerabzüge: Verwaltung von Pay As You Earn (PAYE) Einkommensteuer, National Insurance Contributions und anderen gesetzlichen Abzügen.
• HR-Compliance: Erstellung konformer Arbeitsverträge, Verwaltung von Urlaub, Abwicklung von Kündigungen und Sicherstellung der Einhaltung britischer Arbeitsgesetze wie der Working Time Regulations und der gesetzlichen Krankengeldregelung.
• Leistungsverwaltung: Anmeldung der Mitarbeiter bei erforderlichen Rentenplänen und Verwaltung gesetzlicher Leistungen wie Mutterschaft-/Vaterschaftsurlaub und Urlaubsentgelt.
• Steuer- und Sozialversicherungsanmeldungen: Einreichung aller erforderlichen Berichte und Zahlungen an His Majesty's Revenue and Customs (HMRC).

Vorteile der Nutzung eines EOR im Vereinigten Königreich

Für Unternehmen, die im UK einstellen möchten, ohne die Komplexität der Gründung einer lokalen Einheit, bietet ein EOR bedeutende Vorteile:

• Beschleunigter Markteintritt: Schnelle Einstellung von Mitarbeitern, oft innerhalb von Tagen, ohne den langwierigen Prozess der Unternehmensregistrierung.
• Reduziertes Compliance-Risiko: Sicherstellung der vollständigen Einhaltung der komplexen britischen Arbeitsgesetze, Steuer- und Sozialversicherungsregelungen, wodurch das Risiko von Strafen minimiert wird.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen finanziellen und administrativen Belastung, die mit der Einrichtung und dem Betrieb einer lokalen rechtlichen Einheit verbunden ist.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Delegation aller HR- und Gehaltsabrechnungsadministrationen, sodass sich Ihr Team auf strategische Ziele und Wachstum konzentrieren kann.
• Zugang zu Talenten: Rekrutierung von Top-Talenten überall im Vereinigten Königreich, unabhängig von der physischen Präsenz Ihres Unternehmens.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Vereinigtes Königreich umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Vereinigtes Königreich gewährleistet.

UK-Arbeitgeber müssen die Einkommensteuer über das PAYE-System abziehen und zusammen mit den National Insurance Contributions (NICs) an HMRC abführen. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Zahlung von NICs in Höhe von 13,8 % auf Einkünfte über die sekundäre Schwelle für 2025/2026, ohne obere Grenze. Zusätzlich müssen Unternehmen mit einer Gehaltsabrechnung über £3 Millionen eine 0,5 %-ige Apprenticeship Levy zahlen. Arbeitgeber müssen PAYE-Informationen elektronisch über RTI melden und Steuern bis zum 19. oder 22. des folgenden Monats zahlen, abhängig von der Zahlungsmethode. Die jährliche Berichterstattung umfasst die Einreichung von EPS- und P11D-Formularen für geldwerte Vorteile.

Mitarbeitende profitieren von einem persönlichen Freibetrag (~£12.570 für 2025/2026), wobei das Einkommen nach progressiven Sätzen besteuert wird: 20 % (Grundsteuer), 40 % (Höhersteuer) und 45 % (Zusatzsteuer) über festgelegte Grenzen. Sie können Abzüge wie Rentenbeiträge, Gift Aid-Spenden und berufsbezogene Ausgaben geltend machen. Ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen müssen den Residence-Status, Doppelbesteuerungsabkommen berücksichtigen und möglicherweise UK-Payrolls einrichten, wobei spezielle Schemen für Nicht-Residenten verfügbar sind. Wichtige Datenpunkte sind unten zusammengefasst:

Das Gehalt und die Vergütung in Großbritannien im Jahr 2025 werden durch Branchennachfrage, Fachkräftemangel und wirtschaftliche Faktoren geprägt. Die Gehälter variieren erheblich nach Branche und Standort, wobei London die höchsten Löhne bietet. Zum Beispiel verdienen Softwareingenieure zwischen GBP 45.000 und GBP 90.000, während Datenwissenschaftler GBP 50.000 bis GBP 100.000 verdienen können. Gesundheitsberufe wie GPs können bis zu GBP 120.000 erreichen, und Finanzrollen wie Finanzanalysten liegen im Bereich von GBP 35.000 bis GBP 65.000.

Mindestlohnsätze werden jährlich aktualisiert, wobei die Sätze für April 2025 noch bekannt gegeben werden. Arbeitgeber müssen diese gesetzlichen Mindestlöhne einhalten, die je nach Altersgruppe variieren. Gängige Vergütungskomponenten umfassen Leistungsboni, Einstiegs- und Bindungsboni, Standortzulagen sowie Leistungen wie private Krankenversicherung und Rentenbeiträge. Die Gehaltsabrechnung erfolgt in der Regel monatlich per Banküberweisung, wobei die Gehaltsabrechnungen Bruttogehalt, Abzüge und Nettogehalt detailliert aufzeigen.

Wichtige Trends für 2025 sind steigende Tech-Gehälter, zunehmender Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, Gehaltstransparenz, inflationsbedingte Gehaltsanpassungen und Remote-Arbeit, die Vergütungsstrategien beeinflusst. Für britische Arbeitgeber ist es entscheidend, über diese Trends informiert zu bleiben, um Talente effektiv anzuziehen und zu halten.

Das britische Arbeitsrecht schreibt für Vollzeitbeschäftigte mindestens 5,6 Wochen (28 Tage) Jahresurlaub vor, der auch öffentliche Feiertage einschließen kann. Teilzeitbeschäftigte erwerben Urlaub anteilig, und Arbeitgeber können die Übertragung ungenutzten Urlaubs einschränken. Öffentliche Feiertage in England und Wales im Jahr 2025 umfassen wichtige Termine wie Neujahr, Karfreitag und Weihnachten, die in die Urlaubsansprüche integriert werden können.

Mitarbeitende haben Anspruch auf Statutory Sick Pay (SSP), wenn sie mindestens £123 pro Woche verdienen und mindestens 4 Tage krank sind, wobei SSP mit £116,75 pro Woche für bis zu 28 Wochen gezahlt wird. Elternzeitoptionen umfassen 52 Wochen Mutterschaftsurlaub (mit Bezahlung für 39 Wochen), Vaterschaftsurlaub (1-2 Wochen), geteilte Elternzeit (bis zu 50 Wochen) und Adoptionsurlaub (bis zu 52 Wochen). Die Sätze für gesetzliche Zahlungen liegen in der Regel bei £184,03 pro Woche oder 90 % des Einkommens, mit bestimmten Meldepflichten.

Das britische Mitarbeitendenleistungssystem kombiniert gesetzliche Vorgaben mit optionalen Zusatzleistungen, um die Gesamtvergütung zu verbessern und Talente anzuziehen. Zu den obligatorischen Leistungen gehören Statutory Sick Pay (£109,40/Woche im Jahr 2025), Mutterschaftsleistungen (£172,48/Woche oder 90 % des Einkommens), Vaterschaftsleistungen, geteilte Elternzeit, Adoptionsgeld, National Insurance Contributions, betriebliche Altersvorsorge (mindestens 3 % Arbeitgeber + 5 % Arbeitnehmer), 28 Tage bezahlter Urlaub sowie Abfindungszahlungen für Mitarbeitende mit über zwei Jahren Betriebszugehörigkeit.

Zusätzlich bieten Arbeitgeber häufig optionale Leistungen wie private Krankenversicherung (Kosten zwischen £500-£2.000 pro Mitarbeitenden jährlich), Zahnzusatzversicherung, Lebensversicherung, Einkommensschutz, erweiterte Pensionsbeiträge, Mitarbeitendenhilfeprogramme, Fahrradprogramme, Mitgliedschaften im Fitnessstudio, Firmenwagen und flexible Arbeitsregelungen an. Während NHS eine kostenlose Gesundheitsversorgung bietet, wird private Versicherung für schnellere Behandlungen und breitere Optionen geschätzt, insbesondere in wettbewerbsintensiven Branchen.

Leistungspakete variieren je nach Branche, Unternehmensgröße und Joblevel, wobei größere Firmen in der Regel umfassendere Zusatzleistungen anbieten. Zum Beispiel enthalten große Unternehmen oft PMI, erweiterte Renten und Wellness-Programme, während KMU sich eher auf die grundlegenden gesetzlichen Leistungen konzentrieren. Die folgende Tabelle fasst typische Angebote zusammen:

Arbeitsverträge im Vereinigten Königreich sind rechtlich bindende Dokumente, die das Arbeitsverhältnis definieren und durch Gesetze wie den Employment Rights Act 1996 geregelt werden. Sie klären die Rechte und Pflichten sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer, einschließlich Vertragsarten, obligatorischer Klauseln und rechtlicher Überlegungen wie Probezeiten, Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote und Kündigungsverfahren.

Die wichtigsten Vertragsarten sind befristete und unbefristete (permanente). Befristete Verträge legen ein Start- und Enddatum fest und gewähren gleiche Rechte wie unbefristete Mitarbeiter, mit der Möglichkeit der Umwandlung in den Permanentstatus nach vier Jahren ununterbrochener Beschäftigung. Unbefristete Verträge bieten eine fortlaufende Beschäftigung bis zur Kündigung, mit Kündigungsrechten im Falle von Entlassungen.

Wichtige obligatorische Klauseln umfassen Berufsbezeichnung, Gehalt, Arbeitszeiten, Kündigungsfristen und Vertraulichkeit. Arbeitgeber sollten auch Probezeiten, Wettbewerbsverbote sowie Verfahren für Vertragsänderungen und Kündigungen regeln, um die rechtliche Konformität sicherzustellen und Streitigkeiten zu minimieren.

Das Vereinigte Königreich hat einen bemerkenswerten Anstieg bei Remote- und flexiblen Arbeitsformen erlebt, angetrieben durch technologischen Fortschritt und sich wandelnde Mitarbeiterpräferenzen. Arbeitgeber müssen sich in einem rechtlichen Rahmen bewegen, der das Employment Rights Act 1996, das Equality Act 2010, das Health and Safety at Work Act 1974 und die GDPR umfasst. Diese verpflichten kollektiv zu fairem Umgang, Sicherheit, Datenschutz und Chancengleichheit für Remote-Arbeitende. Mitarbeitende mit mindestens 26 Wochen ununterbrochener Beschäftigung können flexible Arbeitsregelungen beantragen, die Arbeitgeber angemessen prüfen müssen; bei Ablehnung sind spezifische geschäftliche Gründe anzugeben.

Wichtige flexible Arbeitsmöglichkeiten umfassen Remote Work, Flextime, verkürzte Arbeitswochen, Job Sharing, Teilzeitbeschäftigung und Jahresarbeitszeitmodelle. Die Umsetzung erfordert klare Richtlinien, effektive Kommunikation, Schulungen und kontinuierliche Evaluierung. Datenschutz ist entscheidend und umfasst sicheren Netzwerkzugang, Verschlüsselung und Mitarbeiterschulungen. Zusätzlich sollten Unternehmen Richtlinien für die Bereitstellung von Ausstattung und Kostenerstattung etablieren, um Remote-Arbeitende wirksam zu unterstützen.

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses im Vereinigten Königreich erfordert die strikte Einhaltung gesetzlicher Verfahren, um Gerichtsverfahren und Rufschädigung zu vermeiden. Arbeitgeber müssen die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten, die je nach Dauer der Beschäftigung variieren, und können vertragliche Kündigungsfristen anbieten, die die gesetzlichen Mindestfristen übersteigen. Die Kündigungsfristen sind wie folgt:

Abfindungszahlungen, oder gesetzliche Kündigungsentschädigungen, gelten nur bei echten Kündigungen nach zwei Jahren Beschäftigung und werden anhand des Alters, der Dauer der Beschäftigung und des wöchentlichen Gehalts berechnet (maximal £700 ab April 2025). Zum Beispiel würde ein 45-Jähriger mit 10 Jahren Dienstzeit eine Abfindung in Höhe von 15 Wochengehalten erhalten.

Kündigungen können aus wichtigem Grund (schwerwiegendes Fehlverhalten, z.B. Diebstahl, Betrug) erfolgen, was eine sofortige Entlassung ohne Kündigungsfrist ermöglicht, oder ohne Grund, z.B. bei Redundanz oder Leistungsproblemen. Faire Kündigungsverfahren umfassen Untersuchungen, die Reaktion des Mitarbeiters, Anhörungen und Dokumentation. Mitarbeiterschutz besteht gegen ungerechtfertigte Kündigung, unrechtmäßige Entlassung und Diskriminierung, wobei Ansprüche in der Regel eine zweijährige Betriebszugehörigkeit erfordern. Arbeitgeber sollten transparente Prozesse befolgen, Schritte dokumentieren und bei Bedarf rechtlichen Rat einholen, um Risiken zu minimieren. Vergleichsvereinbarungen können ebenfalls genutzt werden, um Streitigkeiten einvernehmlich beizulegen.

Das Vereinigte Königreich beherbergt eine robuste unabhängige Workforce, einschließlich Freelancers, Contractors und Consultants, die Unternehmen flexiblen Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten bieten, ohne langfristige Beschäftigungsverpflichtungen einzugehen. Dieses Modell kommt Unternehmen zugute, indem es Expertise auf Abruf bereitstellt, und Einzelpersonen, die eine größere Arbeitsautonomie genießen. Allerdings müssen Unternehmen die rechtliche Compliance, insbesondere bei der Klassifizierung von Arbeitern, beachten, um Steuerpflichten und rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden. Die korrekte Klassifizierung hängt von Faktoren wie Kontrolle, Substitutionsrechten, gegenseitiger Verpflichtung und finanziellen Risiken ab, wobei die off-payroll working rules (IR35) für mittelgroße und große private Sector-Kunden sowie alle öffentlichen Auftraggeber gelten.

Ein gut strukturierter Vertrag ist entscheidend für die Definition der Beziehung zwischen Kunden und unabhängigen Contractors, wobei Umfang der Arbeit, Zahlungsbedingungen, Vertraulichkeit und geistige Eigentumsrechte abgedeckt werden. Im Vereinigten Königreich behalten Contractors in der Regel die IP-Rechte, sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist, was klare Vereinbarungen über den IP-Eigentum erfordert. Contractors müssen ihre Steuerpflichten durch Selbstveranlagung verwalten und sich möglicherweise für die Mehrwertsteuer (VAT) registrieren, wenn ihr Umsatz die Schwelle überschreitet. Empfohlene Versicherungen umfassen Berufshaftpflicht und öffentliche Haftpflicht, um gegen potenzielle Ansprüche geschützt zu sein.

Unabhängige Contractors sind in Branchen wie Technologie, Kreativwirtschaft, Beratung, Bauwesen, Gesundheitswesen und Finanzen verbreitet, die für ihre spezialisierten Fähigkeiten und Flexibilität geschätzt werden. Diese Branchen nutzen Contractors für projektspezifische Bedürfnisse, Nischenexpertise und zur Bewältigung von Spitzenzeiten oder temporären Personalengpässen.

Das Vereinigte Königreich bietet verschiedene Arbeitsvisumoptionen für ausländische Staatsangehörige, hauptsächlich einschließlich der Visa für Skilled Worker, Intra-Company Transfer, Global Talent, Start-up, Innovator und Scale-up. Arbeitgeber müssen Antragsteller durch ein Certificate of Sponsorship (CoS) sponsern, das für Visumanträge unerlässlich ist. Der Prozess umfasst das Erhalten eines Jobangebots, Sponsoring, das Einreichen eines Online-Antrags mit unterstützenden Dokumenten, Biometrics und eine Entscheidung des Home Office.

Wichtige Visumanforderungen umfassen die Erfüllung von Qualifikations- und Gehaltsgrenzen, Englischkenntnisse und eine Endorsement für bestimmte Visa wie Global Talent oder Start-up. Dependents können die primären Visuminhaber begleiten, wobei die Berechtigung zur Arbeit vom Visumtyp abhängt. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Einhaltung der Vorschriften, wie die Überwachung der Einhaltung der Visa-Bedingungen der gesponserten Mitarbeiter und die Meldung von Änderungen, während Mitarbeiter die Visa-Bedingungen einhalten und die Behörden über Änderungen informieren müssen.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass gesponserte Mitarbeiter die Visa-Bedingungen erfüllen, genaue Aufzeichnungen führen und Änderungen dem Home Office melden, um Strafen zu vermeiden. Mitarbeiter sind verpflichtet, die Visa-Bedingungen einzuhalten, Qualifikationen zu bewahren und die Behörden über Änderungen zu informieren; bei Nicht-Einhaltung drohen Bußgelder, Entzug der Sponsorship oder Abschiebung.