Embauche de Contractors en Nouvelle-Zélande

Engager des entrepreneurs indépendants en Nouvelle-Zélande offre aux entreprises flexibilité et accès à des compétences spécialisées sans l’engagement à long terme ni les coûts généraux associés à l’emploi traditionnel. À mesure que la main-d'œuvre mondiale évolue, faire appel à des contractors est devenu une approche stratégique pour les entreprises souhaitant augmenter leurs opérations, gérer des travaux basés sur des projets ou exploiter un vivier de talents plus large. Comprendre les nuances des réglementations néo-zélandaises est crucial pour une engagement fluide et conforme.

Naviguer dans le paysage juridique et administratif pour les contractors en Nouvelle-Zélande nécessite une attention particulière aux détails. Contrairement aux employés, les contractors gèrent leur propre entreprise et sont responsables de leurs propres taxes et superannuation. Les entreprises engageant des contractors doivent s’assurer que la relation est réellement celle d’un principal et d’un contractor indépendant afin d’éviter d’éventuelles sanctions légales et financières.

Avantages de l’embauche de Contractors

Faire appel à des independent contractors peut offrir plusieurs avantages pour les entreprises opérant en Nouvelle-Zélande :

Flexibilité : Les contractors peuvent être embauchés pour des projets ou périodes spécifiques, permettant aux entreprises d’ajuster leur effectif en fonction de la demande.
Compétences spécialisées : Accès à un vivier mondial de talents avec des compétences de niche ou très demandées qui peuvent ne pas être facilement disponibles localement ou nécessaires à plein temps.
Efficacité des coûts : Bien que les taux horaires puissent être plus élevés, les entreprises évitent généralement les coûts liés aux employés, tels que les congés payés, les jours fériés, les contributions KiwiSaver et les prélèvements ACC (bien que certaines obligations ACC puissent encore s’appliquer en fonction de la structure du contractor).
Réduction de la charge administrative : La gestion de la paie, les déductions fiscales PAYE, et autres tâches administratives liées aux employés sont généralement à la charge du contractor.

Embaucher des Contractors en conformité en Nouvelle-Zélande

Assurer la conformité lors de l’embauche de contractors en Nouvelle-Zélande est primordial. Le principal risque est de mal classer un travailleur qui est légalement un employé comme un independent contractor. Cela peut entraîner des pénalités importantes, y compris le paiement rétroactif des taxes, des contributions KiwiSaver, des congés payés, et autres droits des employés, ainsi que des amendes. La conformité dépend de la bonne détermination de la nature de la relation de travail dès le départ et du maintien de cette distinction tout au long de l’engagement.

Industries les mieux adaptées à l’embauche de Contractors

De nombreux secteurs en Nouvelle-Zélande utilisent couramment des independent contractors en raison de la nature basée sur des projets ou du besoin d’expertise spécialisée. Quelques exemples :

Technologies de l'information : développement logiciel, conception web, conseil en informatique, administration réseau.
Services créatifs : design graphique, rédaction, marketing, photographie, vidéographie.
Consulting : stratégie d'entreprise, conseil en gestion, RH, conseil financier.
Construction et métiers spécialisés : artisans spécialisés pour des projets spécifiques.
Médias et divertissement : journalistes indépendants, éditeurs, artistes, performers.
Services professionnels : services juridiques, comptabilité, gestion de projets.

Étapes pour embaucher un independent contractor

L’embauche d’un independent contractor comporte plusieurs étapes clés pour garantir une relation claire et conforme :

Définir le périmètre du travail : Décrire clairement le projet, les livrables, les délais, et les compétences requises.
Rechercher et vérifier les candidats : Identifier des contractors potentiels via réseaux, plateformes ou agences. Vérifier leur expérience, qualifications, et structure d’entreprise.
Déterminer la classification : Évaluer soigneusement la relation de travail selon les critères légaux pour le statut d’employé vs. contractor.
Rédiger un contrat complet : Créer un accord écrit qui définit clairement les termes de l’engagement, en insistant sur la nature indépendante de la relation.
Convenir des modalités de paiement : Établir les tarifs, procédures de facturation, et calendriers de paiement.
Intégration : Fournir les informations nécessaires au projet et l’accès, tout en maintenant l’indépendance du contractor dans l’exécution du travail.
Gérer l’engagement : Surveiller l’avancement du projet selon les livrables, sans diriger les activités quotidiennes du contractor.

Comment payer des independent contractors

Le paiement des independent contractors en Nouvelle-Zélande est généralement simple, mais diffère sensiblement de la paie des employés.

Facturation : Les contractors sont responsables de soumettre des factures pour leurs services, généralement selon un calendrier convenu (par exemple, hebdomadaire, bimensuel, mensuel, ou à l’atteinte de jalons).
Paiement : Les entreprises paient directement la facture du contractor. Il n’est pas nécessaire de déduire la taxe PAYE, les prélèvements ACC (dans la plupart des cas), ou les contributions KiwiSaver du paiement.
GST : Si le contractor est enregistré à la GST (habituellement si leur chiffre d’affaires annuel dépasse un certain seuil), leurs factures incluront la GST, que l’entreprise embaucheur pourra éventuellement récupérer.
Tenue de registres : Les entreprises doivent conserver des registres précis de tous les paiements effectués aux contractors.

Lois du travail et considérations

Bien que les contractors ne soient pas couverts par les mêmes lois du travail que les employés (comme la Employment Relations Act), il existe néanmoins des considérations légales :

Santé et sécurité : Selon la Health and Safety at Work Act 2015, les entreprises ont une obligation de diligence pour assurer la santé et la sécurité de tous les travailleurs, y compris les contractors, sur leur lieu de travail.
Droit des contrats : L’engagement est régi par les termes de l’accord de contractor indépendant et par les principes généraux du droit des contrats.
Consumer Guarantees Act : Si le contractor fournit des services à un consommateur (ce qui pourrait inclure une petite entreprise dans certains contextes), ces services doivent être de qualité acceptable et adaptés à leur usage.
Loi sur la confidentialité : La gestion des informations personnelles des contractors doit respecter les principes de confidentialité.

Éviter la mauvaise classification des contractors

Mal classer un employé comme contractor est un problème sérieux en Nouvelle-Zélande. Les tribunaux et agences gouvernementales examinent la substance de la relation, pas seulement l’étiquette dans le contrat. Plusieurs facteurs sont pris en compte pour déterminer la classification :

Critères de classification des travailleurs

Les tribunaux néo-zélandais utilisent un test à multiples facteurs, considérant l’ensemble plutôt qu’un seul. Les critères clés incluent :

Critère	Employé	Independent Contractor
Contrôle	Sous la direction et le contrôle de l’employeur sur la manière, le moment, et le lieu d’exécution du travail.	Contrôle la manière, le moment, et le lieu de travail ; travaille de façon autonome.
Intégration	Partie intégrante des opérations de l’entreprise ; travaille exclusivement ou principalement pour un seul employeur.	Gère sa propre entreprise ; travaille pour plusieurs clients ; n’est pas intégré dans la structure principale de l’entreprise.
Test fondamental	Travaille pour l’employeur dans le cadre de leur activité.	Travaille pour lui-même dans le cadre de sa propre entreprise.
Intention des parties	Les parties ont prévu une relation d’emploi.	Les parties ont prévu une relation de contractor (bien que cela ne soit pas concluant).
Outils et équipements	Fournis par l’employeur.	Fournit ses propres outils et équipements.
Opportunité de profit / Risque de perte	Pas de risque financier significatif ni d’opportunité de profit au-delà du salaire.	Assume un risque financier ; possibilité de profit ou perte selon l’efficacité et la gestion.
Droit de déléguer	Généralement ne peut pas déléguer le travail.	Peut déléguer le travail à d’autres (bien qu’il effectue souvent le travail personnellement).
Taxe et ACC	PAYE déduit par l’employeur ; l’employeur paie les prélèvements ACC.	Responsable de ses propres paiements de taxes et d’ACC.
Congés et avantages	Droit aux congés payés, jours fériés, KiwiSaver.	Non éligible aux congés payés ou avantages fournis par l’employeur.

Importance des clauses du contrat

Un accord de contractor indépendant bien rédigé est essentiel. Il doit clairement indiquer l’intention des deux parties de créer une relation principal – contractor et refléter la réalité de l’exécution du travail. Les clauses clés doivent couvrir :

Services spécifiques à fournir (axés sur les livrables).
Modalités de paiement et procédure de facturation.
Propriété de la propriété intellectuelle.
Obligations de confidentialité.
Durée de l’accord et clauses de résiliation.
Reconnaissance que le contractor est responsable de ses propres taxes, ACC, et assurances.
Clause indiquant que le contractor n’est pas un employé et n’a pas droit aux avantages des employés.

Propriété intellectuelle (PI)

Sauf accord contraire dans le contrat, la PI créée par un contractor en Nouvelle-Zélande appartient généralement au contractor. Si l’entreprise embaucheur souhaite détenir la propriété de la PI créée durant l’engagement, cela doit être explicitement indiqué et convenu dans le contrat écrit.

Responsabilités fiscales

Les contractors en Nouvelle-Zélande sont responsables de gérer leurs propres obligations fiscales. Cela inclut :

S’inscrire pour un numéro IRD.
Déposer leurs déclarations de revenus (habituellement annuellement).
Payer l’impôt sur le revenu de leurs gains.
S’inscrire à la GST si leur chiffre d’affaires l’exige et déposer des déclarations GST.
Payer leurs propres prélèvements ACC en tant que travailleur indépendant.

Les entreprises embauchant des contractors ne déduisent pas la PAYE mais doivent être conscientes que le contractor est responsable de ses propres affaires fiscales.

Conséquences d’une mauvaise classification

Mal classer un employé comme contractor peut entraîner des pénalités importantes. Si la relation est reconnue comme étant une relation d’emploi, l’entreprise pourrait être tenue responsable de :

Paiement rétroactif de la taxe PAYE qui aurait dû être déduite.
Paiement rétroactif des prélèvements ACC employés et employeur.
Paiement rétroactif des contributions employer KiwiSaver.
Paiement rétroactif des congés payés et autres droits.
Pénalités et intérêts sur les montants impayés.
Potentielles réclamations pour licenciement injustifié si la relation est terminée sans respecter la procédure légale.

Utilisation d’un Contractor of Record (COR)

Faire appel à un service de Contractor of Record (COR) peut considérablement réduire les risques et la charge administrative liés à l’embauche de contractors en Nouvelle-Zélande. Un COR agit comme un tiers qui engage formellement le contractor au nom de votre entreprise.

Le COR gère la relation contractuelle, assure la conformité avec les règles de classification néo-zélandaises, gère la facturation et les paiements, et assume la responsabilité de la bonne classification. Cela permet à votre entreprise d’accéder aux compétences du contractor tout en déléguant les complexités de conformité, gestion des paiements, et risques de mauvaise classification. Le COR veille à ce que le contractor soit payé correctement et à temps, et que tous les engagements respectent la législation locale, offrant ainsi une tranquillité d’esprit à votre entreprise.