Arbeitsbeendigung in den Vereinigten Staaten basiert hauptsächlich auf der Doktrin des "at-will" employment. Dieses Prinzip erlaubt im Allgemeinen sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer, das Arbeitsverhältnis jederzeit, aus beliebigem Grund oder ohne Angabe von Gründen, zu beenden, vorausgesetzt, der Grund ist nicht illegal. Während dies eine erhebliche Flexibilität bietet, müssen Arbeitgeber eine komplexe Landschaft aus Bundes-, Landes- und Kommunalgesetzen sowie potenziellen vertraglichen Verpflichtungen und Unternehmensrichtlinien navigieren, um sicherzustellen, dass Kündigungen rechtmäßig und ethisch erfolgen.
Das Verständnis der Nuancen von Kündigungsverfahren, einschließlich Kündigungsfristen, Abfindungsregelungen, gültigen Kündigungsgründen und Mitarbeiterschutz, ist für Unternehmen in den USA entscheidend. Eine ordnungsgemäße Handhabung minimiert rechtliche Risiken, erhält positive Mitarbeiterbeziehungen und gewährleistet die Einhaltung verschiedener Vorschriften.
Anforderungen an die Kündigungsfrist
In den Vereinigten Staaten besteht im Allgemeinen kein Bundesgesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, vor der Kündigung eines Mitarbeiters eine bestimmte Kündigungsfrist einzuhalten, noch sind Arbeitnehmer in der Regel verpflichtet, eine Kündigungsfrist einzuhalten. Dies entspricht dem Prinzip des at-will employment. Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen von dieser allgemeinen Regel:
- Arbeitsverträge: Wenn ein Arbeitnehmer einen schriftlichen Arbeitsvertrag hat, der eine erforderliche Kündigungsfrist für die Beendigung vorsieht (entweder durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer), müssen die Bedingungen des Vertrags eingehalten werden.
- Kollektivverträge (CBAs): Arbeitnehmer, die durch einen Gewerkschaftsvertrag geschützt sind, können Kündigungsfristen oder spezifische Kündigungsverfahren in der CBA geregelt haben.
- Worker Adjustment and Retraining Notification (WARN) Act: Dieses Bundesgesetz verlangt von Arbeitgebern mit 100 oder mehr Vollzeitbeschäftigten, 60 Tage im Voraus über Betriebsstilllegungen oder Massenentlassungen zu informieren, die 50 oder mehr Mitarbeiter an einem einzigen Standort betreffen. Einige Bundesstaaten haben ähnliche "Mini-WARN"-Gesetze mit unterschiedlichen Schwellenwerten und Anforderungen.
- Unternehmensrichtlinien: Obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben, haben einige Unternehmen interne Richtlinien, die eine bestimmte Kündigungsfrist für Mitarbeiter vorsehen, insbesondere bei Nicht-Leistungsbezogenen Gründen. Die Einhaltung dieser Richtlinien ist wichtig, um potenzielle Ansprüche auf inkonsistente Behandlung zu vermeiden.
Über diese Ausnahmen hinaus gilt: Das Bereitstellen einer Kündigungsfrist, auch wenn dies rechtlich nicht erforderlich ist, wird oft als Best Practice angesehen, insbesondere bei Mitarbeitern, die nicht wegen schwerwiegenden Fehlverhaltens gekündigt werden.
Abfindungszahlungen
Abfindungszahlungen sind Entschädigungen, die einem Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gezahlt werden, in der Regel über den letzten Lohn hinaus. Im Gegensatz zu letzten Gehaltsabrechnungen für geleistete Arbeit ist eine Abfindung in den USA im Allgemeinen nicht gesetzlich vorgeschrieben. Der Anspruch auf Abfindung ergibt sich meist aus:
- Arbeitsverträgen: Einzelverträge können Abfindungsbedingungen enthalten.
- Kollektivverträgen: Gewerkschaftsverträge können Abfindungsklauseln enthalten.
- Unternehmensrichtlinien: Viele Arbeitgeber haben formelle oder informelle Richtlinien bezüglich Abfindungen, die oft auf der Dauer der Betriebszugehörigkeit und der Position basieren.
- Verhandlungen: Abfindungen können im Rahmen einer Trennungsvereinbarung ausgehandelt werden, oft im Austausch für eine Freistellung von Ansprüchen gegen den Arbeitgeber.
Obwohl es keine einheitliche gesetzliche Formel gibt, werden gängige Ansätze zur Berechnung der Abfindung u.a. sein:
- Eine feste Anzahl von Wochen (z.B. 2 Wochen) unabhängig von der Betriebszugehörigkeit.
- Eine Formel basierend auf der Dauer der Betriebszugehörigkeit (z.B. 1 oder 2 Wochen Gehalt pro Jahr der Betriebszugehörigkeit).
- Eine Kombination verschiedener Faktoren, möglicherweise inklusive Positionsebene.
Abfindungsvereinbarungen erfordern oft die Unterschrift des Mitarbeiters, um auf sein Recht zu verzichten, den Arbeitgeber zu verklagen. Wenn der Mitarbeiter über 40 Jahre alt ist, schreibt das Older Workers Benefit Protection Act (OWBPA) spezielle Anforderungen an die Gültigkeit der Freigabe vor, darunter eine 21-tägige Überprüfungsfrist (bzw. 45 Tage bei Gruppenentlassungen) und eine 7-tägige Widerrufsfrist nach Unterzeichnung.
Gründe für die Kündigung
Unter der Doktrin des at-will kann ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter aus jedem Grund kündigen, der nicht illegal ist. Kündigungsgründe werden oft in "mit Grund" oder "ohne Grund" kategorisiert, wobei die rechtliche Unterscheidung je nach Kontext variieren kann (z.B. Anspruch auf Arbeitslosenleistungen, Vertragsbedingungen).
- Kündigung mit Grund: Bezieht sich typischerweise auf eine Kündigung aufgrund von Handlungen oder Leistung des Mitarbeiters. Gängige Gründe sind:
- Schwerwiegendes Fehlverhalten (z.B. Diebstahl, Ungehorsam, Belästigung, Gewalt).
- Verletzung von Unternehmensrichtlinien.
- Schlechte Arbeitsleistung, die nach Warnungen und Verbesserungsmöglichkeiten nicht verbessert wird.
- Abwesenheit oder Verspätung.
- Unehrlichkeit.
- Kündigung ohne Grund: Bezieht sich auf eine Kündigung aus Gründen, die nicht mit dem Verhalten oder der Leistung des Mitarbeiters zusammenhängen. Gängige Gründe sind:
- Umstrukturierungen oder Reorganisationen des Unternehmens.
- Eliminierung der Position aufgrund betrieblicher Erfordernisse.
- Mangel an verfügbarem Arbeitspensum.
- Wirtschaftliche Abschwünge, die Personalreduzierungen erfordern.
Auch bei Kündigungen "ohne Grund" müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Entscheidung nicht diskriminierend oder retaliatorisch ist.
Verfahrensanforderungen für eine rechtmäßige Kündigung
Obwohl die USA weitgehend at-will sind, ist die Einhaltung solider Verfahren entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Wichtige Verfahrensschritte und Dokumentationen umfassen:
| Schritt | Beschreibung | Dokumentation/Überlegungen |
|---|---|---|
| Untersuchung (falls zutreffend) | Für "mit Grund" Kündigungen, eine faire und gründliche Untersuchung durchführen. | Untersuchungsnotizen, Zeugenaussagen, relevante Dokumente (E-Mails, Leistungsaufzeichnungen). |
| Leistungsmanagement | Bei Leistungsproblemen Warnungen und Verbesserungspläne dokumentieren. | Schriftliche Warnungen, Leistungsbeurteilungen, Performance Improvement Plans (PIPs), Mitarbeiterrückmeldungen. |
| Entscheidung & Genehmigung | Sicherstellen, dass die Entscheidung von entsprechender Führung/HR geprüft und genehmigt wird. | Interne Dokumentation des Entscheidungsprozesses. |
| Gespräch mit dem Mitarbeiter | Kündigungsgespräch klar und professionell führen. | Kündigungsschreiben mit Angabe des Grundes (falls zutreffend), Wirksamkeitsdatum, Details zur letzten Zahlung. |
| Letzte Gehaltsabrechnung | Die letzte Gehaltsabrechnung gemäß Landesrecht bereitstellen. | Gehaltsabrechnung, Aufzeichnung des letzten Zahlungstermins. Landesgesetze variieren hinsichtlich des Zeitpunkts (sofort, nächster Zahltag). |
| Informationen zu Leistungen | Informationen zur Fortführung von Leistungen (COBRA) und anderen Nacharbeitsleistungen bereitstellen. | COBRA-Mitteilung, 401(k)-Ausstiegsoptionen, Informationen zu Arbeitslosengeld. |
| Rückgabe von Eigentum | Organisation der Rückgabe von Firmeneigentum (Laptops, Schlüssel usw.). | Checkliste für Firmeneigentum, Bestätigung der Rückgabe. |
| Trennungsvereinbarung (optional) | Bei Angebot einer Abfindung eine Trennungsvereinbarung und Freigabe vorlegen. | Unterzeichnete Trennungsvereinbarung, Nachweis der OWBPA-Konformität (falls zutreffend). |
| Dokumentation | Umfassende Akte aller relevanten Dokumente führen. | Mitarbeiterakte mit allen Leistungs-, Disziplinar- und Kündigungsdokumenten. |
Konsistenz bei der Anwendung von Richtlinien und Verfahren ist entscheidend. Abweichungen vom Standard ohne klare, nicht-diskriminierende Gründe können problematisch sein.
Mitarbeiterschutz gegen unrechtmäßige Kündigung
Trotz der Doktrin des at-will können Arbeitgeber einen Mitarbeiter nicht aus einem illegalen Grund kündigen. Eine Kündigung gilt als unrechtmäßig, wenn sie gegen:
- Anti-Diskriminierungsgesetze: Bundesgesetze (wie Title VII, ADA, ADEA) und Landes-/Kommunalgesetze verbieten Kündigungen aufgrund geschützter Merkmale wie Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht (einschließlich sexueller Orientierung und Geschlechtsidentität), nationaler Herkunft, Alter (40+), Behinderung, genetischer Informationen und manchmal weiterer (z.B. Familienstand, Veteranenstatus).
- Anti-Retaliation-Gesetze: Es ist illegal, einen Mitarbeiter wegen der Beteiligung an geschützten Aktivitäten zu kündigen, z.B. bei Einreichung einer Diskriminierungsbeschwerde, Meldung von Belästigung, Whistleblowing, Anfordern von Unterkünften oder Teilnahme an Gewerkschaftsaktivitäten.
- Vertragsbruch: Wenn ein ausdrücklicher oder stillschweigender Vertrag besteht (z.B. schriftlicher Arbeitsvertrag, Versprechen im Mitarbeitendenhandbuch, das einen stillschweigenden Vertrag schafft), muss die Kündigung den Vertragsbedingungen entsprechen.
- Öffentliche Ordnung: Mitarbeiter können in der Regel nicht gekündigt werden, wenn dies gegen eine klare öffentliche Ordnung verstößt, z.B. bei Weigerung, eine illegale Handlung zu begehen, bei Meldung illegaler Aktivitäten (Whistleblowing) oder bei Ausübung eines gesetzlichen Rechts (z.B. Einreichen einer Arbeitsunfähigkeitsmeldung, Dienst als Geschworener).
Das Verständnis dieser Schutzrechte und die Sicherstellung, dass Kündigungsentscheidungen auf legitimen, nicht-diskriminierenden und nicht-retaliatorischen Gründen basieren, sind für Arbeitgeber in den USA von größter Bedeutung. Sorgfältige Dokumentation und konsequente Anwendung der Richtlinien helfen, die Rechtmäßigkeit einer Kündigung zu belegen.
