Freelancing in Rumänien

Romania hat einen signifikanten Anstieg der unabhängigen beruflichen Tätigkeit verzeichnet, wobei viele Einzelpersonen sich dafür entscheiden, als Freelancer oder Contractor of Record anstelle von traditionellen Arbeitnehmern zu arbeiten. Dieser Wandel wird durch verschiedene Faktoren angetrieben, darunter der Wunsch nach Flexibilität, Spezialisierung auf Nischenfähigkeiten und die sich entwickelnde Natur der Arbeit weltweit. Für Unternehmen, die Talente in Rumänien engagieren möchten, ist das Verständnis des rechtlichen Rahmens und der praktischen Überlegungen bei der Zusammenarbeit mit Contractors entscheidend, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und effektive Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

Das Navigieren im Bereich der unabhängigen Arbeit erfordert ein klares Verständnis der Unterschiede zwischen Beschäftigung und Contracting, der geeigneten Vertragsstrukturen sowie der damit verbundenen rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen. Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über diese Schlüsselaspekte, die für die Einbindung unabhängiger Professionals in Rumänien relevant sind.

Rechtliche Unterscheidungen zwischen Employees und Contractors

Das rumänische Recht zieht eine klare Grenze zwischen Beschäftigungsverhältnissen, die durch den Arbeitsgesetzbuch geregelt sind, und unabhängigen beruflichen Tätigkeiten, die unter das Zivilrecht oder spezielle Steuergesetze fallen. Die falsche Einstufung eines Arbeiters als Contractor of Record, wenn er eigentlich ein Employee sein sollte, kann zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Strafen für das engagierende Unternehmen führen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern, Sozialbeiträgen, Bußgeldern und einer potenziellen Neubeurteilung des Verhältnisses durch die Behörden.

Der wichtigste Test zur Bestimmung der Art des Verhältnisses basiert auf dem Konzept der Subordination. Während es keinen einzigen definitiven Test gibt, prüfen die rumänischen Behörden in der Regel mehrere Kriterien, um festzustellen, ob eine Beziehung Beschäftigung oder unabhängiges Contracting darstellt.

Kriterium	Indiziert Employment	Indiziert Independent Contracting
Subordination	Arbeiter steht unter der direkten Kontrolle und Autorität des Unternehmens hinsichtlich wie, wann und wo die Arbeit ausgeführt wird.	Arbeiter hat erhebliche Autonomie bei der Ausführung der Dienstleistungen hinsichtlich wie, wann und wo.
Feste Arbeitszeiten	Arbeiter hält sich an einen vom Unternehmen festgelegten Zeitplan.	Arbeiter legt seinen eigenen Zeitplan fest, fokussiert auf Ergebnislieferung.
Integration	Arbeiter ist in die Organisationsstruktur des Unternehmens integriert (z.B. Teil eines Teams, nutzt Unternehmens-E-Mail/Systeme).	Arbeiter agiert unabhängig und bietet Dienstleistungen mehreren Kunden an.
Exklusivität	Beziehung ist in der Regel exklusiv oder primär.	Arbeiter kann gleichzeitig Dienstleistungen für mehrere Kunden erbringen.
Vergütung	Fester Lohn, der regelmäßig gezahlt wird, unabhängig vom spezifischen Output.	Zahlung basiert typischerweise auf Deliverables, Projekten oder gearbeiteten Stunden, wie im Vertrag vereinbart.
Ausrüstung/Werkzeuge	Unternehmen stellt die notwendigen Werkzeuge, Ausrüstung und Arbeitsraum bereit.	Arbeiter nutzt in der Regel eigene Ausrüstung und Arbeitsraum.
Risiko	Unternehmen trägt das Geschäftsrisiko.	Arbeiter trägt das Geschäftsrisiko im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit.

Es ist wesentlich, die Substanz des Verhältnisses anhand dieser Kriterien zu bewerten, anstatt sich nur auf den Titel des Vertrags zu verlassen.

Praktiken des Independent Contracting und Vertragsstrukturen

Independent contractors in Rumänien operieren typischerweise durch eine der folgenden rechtlichen Strukturen, die jeweils unterschiedliche steuerliche und administrative Implikationen haben:

• Persoană Fizică Autorizată (PFA): Eine autorisierte natürliche Person. Dies ist eine gängige Struktur für Freelancer und Einzelunternehmer. Die Person registriert ihre Tätigkeit und kann Rechnungen direkt ausstellen.
• Societate cu Răspundere Limitată (SRL): Eine GmbH. Diese Struktur wird häufig von Contractors genutzt, die beschränkte Haftung wünschen, skalieren möchten oder höhere Umsätze erzielen. Der Contractor ist Angestellter oder Geschäftsführer seiner eigenen Firma, die mit Kunden Verträge abschließt.
• Civil Contract (Contract de Prestări Servicii): Ein Dienstleistungsvertrag nach Zivilrecht. Dieser wird manchmal für spezifische, einmalige Projekte verwendet, bietet jedoch weniger Klarheit bezüglich der unabhängigen Natur der Arbeit im Vergleich zu PFA oder SRL-Strukturen und kann leichter als verkappte Beschäftigung angefochten werden, wenn die Kriterien für Subordination erfüllt sind.

Unabhängig von der Struktur ist ein gut ausgearbeiteter Vertrag von größter Bedeutung. Wesentliche Elemente, die in einem Vertrag mit einem Contractor of Record enthalten sein sollten, sind:

• Leistungsumfang: Klare Definition der erwarteten spezifischen Dienstleistungen oder Deliverables.
• Zahlungsbedingungen: Angabe der Gebührenstruktur (Stunden-, Projektbasiert), Zahlungsplan und Währung.
• Dauer und Beendigung: Festlegung der Laufzeit des Vertrags und der Bedingungen für eine Beendigung durch beide Parteien.
• Vertraulichkeit: Klauseln zum Schutz sensibler Informationen.
• Geistiges Eigentum: Klare Definition des Eigentums an während der Vertragslaufzeit erstellten Arbeiten.
• Haftung: Darstellung der Haftung des Contractors für Schäden oder Fehler.
• Schadloshaltung: Klauseln zum Schutz des Kunden vor Ansprüchen Dritter im Zusammenhang mit der Arbeit des Contractors.
• Status des Independent Contractor: Explizite Erklärung, dass die Beziehung eine unabhängige Contracting-Beziehung und keine Beschäftigung ist, wobei die Substanz der Beziehung letztlich entscheidend ist.

Überlegungen zu geistigen Eigentumsrechten

In Rumänien gilt grundsätzlich nach Urheberrecht, dass der Urheber eines Werks die initialen Urheberrechte besitzt. Für Employees sieht das Gesetz oft vor, dass wirtschaftliche Rechte an Werken, die im Rahmen der Beschäftigungstätigkeit entstehen, dem Arbeitgeber gehören, sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes geregelt ist.

Bei Independent Contractors ist die Situation jedoch anders. Sofern im Vertrag nichts anderes ausdrücklich geregelt ist, behält der Contractor (als Schöpfer) in der Regel die geistigen Eigentumsrechte an den von ihm erstellten Werken.

Daher ist es für Unternehmen, die Independent Contractors engagieren, entscheidend, spezifische Klauseln im Vertrag aufzunehmen, die die Eigentumsrechte an geistigem Eigentum regeln. Diese Klauseln sollten klar angeben, ob die IP-Rechte bei Erstellung oder Bezahlung an den Kunden übertragen werden oder ob der Kunde eine spezielle Lizenz zur Nutzung des Werks erhält. Ohne eine klare vertragliche Vereinbarung besitzt der Kunde möglicherweise nicht automatisch die Rechte an den Deliverables.

Steuerliche Verpflichtungen und Versicherungsanforderungen

Independent contractors in Rumänien sind selbst für die Verwaltung ihrer steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen verantwortlich. Die spezifischen Verpflichtungen hängen von der rechtlichen Struktur ab, unter der sie tätig sind (PFA oder SRL).

Für PFAs:

• Einkommensteuer: PFAs können zwischen zwei Systemen wählen:
  • Reales System: Steuer auf Nettoeinkommen (Gesamteinkommen minus abzugsfähige Ausgaben). Der Einkommensteuersatz beträgt 10%.
  • Normă de Venit: Für bestimmte Tätigkeiten, dieses System besteuert einen festen Jahresbetrag (die "Einkommensnorm") unabhängig vom tatsächlichen Einkommen oder den Ausgaben. Der Einkommensteuersatz beträgt 10% auf diese Norm.
• Sozialbeiträge:
  • Krankenversicherung (CASS): In der Regel 10% des Bruttoeinkommens (oder der Einkommensnorm), gedeckelt bei 12 Mindestbruttogehältern.
  • Pensionsversicherung (CAS): In der Regel 25% des Bruttoeinkommens (oder der Einkommensnorm), gedeckelt bei 12 Mindestbruttogehältern. Beitrag ist obligatorisch, wenn das Einkommen eine bestimmte Grenze überschreitet (12 Mindestbruttogehälter jährlich).
• Umsatzsteuer: PFAs müssen sich für die Umsatzsteuer registrieren, wenn ihr Jahresumsatz die Grenze (ca. €88.500 äquivalent in RON) übersteigt. Der Standard-USt-Satz ist 19%.

Für SRLs (Microenterprises):

Viele kleine SRLs qualifizieren sich für das Mikrosteuerregime, wenn sie bestimmte Bedingungen erfüllen (z.B. Jahresumsatz unter €500.000 äquivalent, hauptsächlich Einkünfte aus anderen Quellen als Beratung/Management, falls der Umsatz €60.000 übersteigt usw.).

• Mikrosteuer:
  • 1% des Umsatzes, wenn die SRL mindestens einen Vollzeitmitarbeiter hat.
  • 3% des Umsatzes, wenn die SRL keine Mitarbeiter hat.
• Dividendensteuer: Gewinne, die an den Eigentümer/die Eigentümer verteilt werden, unterliegen einer Dividendensteuer von 8%.
• Sozialbeiträge (für den Eigentümer/Administrator): Der Eigentümer/Administrator muss möglicherweise CASS (10%) und CAS (25%) auf sein Einkommen (z.B. Gehalt oder Dividenden über bestimmte Grenzen) zahlen, ähnlich wie bei PFA-Regeln, abhängig von seinem Gesamteinkommen aus allen Quellen.
• Umsatzsteuer: SRLs müssen sich für die Umsatzsteuer registrieren, wenn ihr Jahresumsatz die Grenze (ca. €88.500 äquivalent in RON) übersteigt.

Versicherung:

• Obligatorisch: Beiträge zur Krankenversicherung (CASS) sichern den Zugang zum öffentlichen Gesundheitssystem. Beiträge zur Pensionsversicherung (CAS) sind obligatorisch ab einer bestimmten Einkommensgrenze und tragen zum staatlichen Pensionsfonds bei.
• Empfohlen: Independent contractors entscheiden sich oft für private Krankenversicherungen, Berufshaftpflichtversicherungen (besonders in Bereichen wie IT, Beratung oder Bauwesen) und ggf. weitere Versicherungsformen, je nach Tätigkeit.

Unternehmen, die Contractors engagieren, sind in der Regel nicht verantwortlich für das Einbehalten von Einkommensteuer oder Sozialbeiträgen bei Zahlungen an PFAs oder SRLs, da der Contractor selbst für die Abführung seiner Steuern verantwortlich ist. Unternehmen müssen jedoch die Zahlungen an Contractors korrekt an die Steuerbehörden melden.

Branchen und Sektoren mit häufigem Einsatz von Independent Contractors

Independent contractors sind in vielen Branchen in Rumänien verbreitet, was die wachsende Nachfrage nach spezialisierten Fähigkeiten und flexiblen Arbeitsarrangements widerspiegelt. Zu den häufigsten Sektoren gehören:

• Informationstechnologie (IT): Softwareentwickler, Webdesigner, Systemadministratoren, IT-Berater, Cybersicherheitsspezialisten. Dies ist einer der größten Sektoren für unabhängige Arbeit.
• Marketing und Kommunikation: Digitalmarketing-Spezialisten, Content-Autoren, Social-Media-Manager, PR-Berater, Grafikdesigner.
• Beratung: Unternehmensberater, Finanzberater, HR-Berater, Managementberater.
• Kreative Künste: Fotografen, Videografen, Künstler, Musiker, Schriftsteller.
• Bauwesen und Ingenieurwesen: Spezialisierte Ingenieure, Projektmanager, Facharbeiter.
• Professionelle Dienstleistungen: Buchhalter, Anwälte (oft unabhängig tätig), Trainer, Coaches.
• Gesundheitswesen: Ärzte, Therapeuten, Pflegekräfte, die außerhalb traditioneller Beschäftigungsverhältnisse arbeiten.

Der Einsatz von Independent Contractors ermöglicht es Unternehmen in diesen Sektoren, auf spezialisierte Talente nach Bedarf zuzugreifen, Kosten zu steuern und Flexibilität in ihrer Belegschaft zu bewahren. Dennoch bleibt die korrekte Klassifizierung und vertragliche Gestaltung essenziell für die Einhaltung der Vorschriften und eine erfolgreiche Zusammenarbeit.