Luxemburg betreibt ein progressives Steuersystem für Einzelpersonen, bei dem die Einkommensteuersätze mit steigendem Einkommen steigen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben unterschiedliche Verpflichtungen hinsichtlich Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuerabzug. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Berechnung, Abzug und Abführung der Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer sowie für die Zahlung ihres eigenen Anteils an den Sozialversicherungsbeiträgen. Das Verständnis dieser Anforderungen ist entscheidend für eine regelkonforme Gehaltsabrechnung im Großherzogtum.
Das Steuerjahr in Luxemburg stimmt mit dem Kalenderjahr überein und läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Steuerliche Verpflichtungen werden hauptsächlich über die Luxembourg Inland Revenue (Administration des Contributions Directes - ACD) für die Einkommensteuer und das Joint Social Security Centre (Centre Commun de la Sécurité Sociale - CCSS) für die Sozialversicherungsbeiträge verwaltet.
Arbeitgeberpflichten bei Sozialversicherung und Lohnsteuer
Arbeitgeber in Luxemburg sind verpflichtet, Beiträge zu verschiedenen Zweigen der Sozialversicherung basierend auf den Gehältern der Arbeitnehmer zu leisten. Diese Beiträge decken Bereiche wie Renten, Krankenversicherung, Unfallversicherung und Arbeitslosigkeit ab. Die Berechnungsgrundlage ist in der Regel das Bruttogehalt des Arbeitnehmers, bis zu bestimmten Höchstgrenzen für einige Beiträge.
Die Beitragssätze für die Sozialversicherung der Arbeitgeber für 2025 werden voraussichtlich weitgehend mit den aktuellen Sätzen übereinstimmen und als Prozentsatz des Bruttogehalts des Arbeitnehmers berechnet. Wichtige Arbeitgeberbeiträge umfassen:
- Pensionsversicherung: Ein Prozentsatz des Bruttogehalts.
- Krankenversicherung: Ein Prozentsatz des Bruttogehalts.
- Unfallversicherung: Variiert je nach Sektor und Risikostufe der Unternehmensaktivität.
- Mutualité des Employeurs (Arbeitgeber-Mutualversicherung): Beitragssatz hängt von der Abwesenheitsrate des Unternehmens ab.
- Arbeitslosenfonds: Ein kleiner Prozentsatz des Bruttogehalts.
Spezifische Sätze unterliegen einer jährlichen Überprüfung, liegen aber typischerweise in einem Bereich. Zur Veranschaulichung könnten die typischen Arbeitgeberbeiträge (ohne variable Unfallversicherung und Mutualité) etwa 12-15 % des Bruttogehalts betragen, bis zu den jeweiligen Beitragshöchstgrenzen. Es wird keine separate "Lohnsteuer" auf die gesamte Lohnsumme des Arbeitgebers erhoben; die primären Arbeitgeberkosten im Zusammenhang mit Löhnen sind die Sozialversicherungsbeiträge.
Arbeitgeber müssen sich bei der CCSS registrieren und die Gehälter der Arbeitnehmer monatlich deklarieren, wobei sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge bis zu den festgelegten Fristen abgeführt werden.
Anforderungen an den Lohnsteuerabzug
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Einkommensteuer von den Gehältern der Arbeitnehmer im Rahmen des Pay As You Earn (PAYE)-Systems einzubehalten. Die Höhe der einzubehaltenden Steuer hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich der Steuerklasse des Arbeitnehmers, des Einkommensniveaus und etwaiger Freibeträge oder Abzüge, die auf ihrer Steuerkarte (fiche de retenue d'impôt) angegeben sind.
Den Arbeitnehmern wird eine Steuerklasse basierend auf ihrer persönlichen Situation zugewiesen:
- Steuerklasse 1: Ledige, getrennt lebende, geschiedene Personen und Personen in einer eingetragenen Partnerschaft, die individuell besteuert werden.
- Steuerklasse 2: Verheiratete Personen, die gemeinsam besteuert werden, sowie Personen in einer eingetragenen Partnerschaft, die gemeinsam besteuert werden.
- Steuerklasse 1a: Ledige mit Kind oder alleinstehende Personen ab 65 Jahren.
Der progressive Einkommensteuertarif für 2025 wird auf das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers angewandt. Die auf der ACD bereitgestellte Steuerkarte informiert den Arbeitgeber über die korrekte Steuerklasse und etwaige spezielle Freibeträge, die bei der Berechnung der monatlichen Abzüge zu berücksichtigen sind.
Hier ein illustratives Beispiel des progressiven Einkommensteuertarifs (Sätze und Grenzen sind indikativ und unterliegen der offiziellen Bestätigung für 2025):
| Zu versteuerndes Einkommen (EUR) | Steuersatz (%) |
|---|---|
| Bis 12.438 | 0 |
| 12.439 - 14.508 | 8 |
| 14.509 - 16.578 | 9 |
| 16.579 - 18.648 | 10 |
| 18.649 - 20.718 | 11 |
| 20.719 - 22.788 | 12 |
| 22.789 - 24.858 | 14 |
| 24.859 - 26.928 | 16 |
| 26.929 - 29.064 | 18 |
| 29.065 - 38.892 | 20 |
| 38.893 - 48.720 | 22 |
| 48.721 - 58.548 | 24 |
| 58.549 - 68.376 | 26 |
| 68.377 - 78.204 | 28 |
| 78.205 - 88.032 | 30 |
| 88.033 - 97.860 | 32 |
| 97.861 - 107.688 | 34 |
| 107.689 - 117.516 | 36 |
| 117.517 - 127.344 | 38 |
| 127.345 - 150.000 | 39 |
| Über 150.000 | 40 |
Zusätzlich wird eine Solidaritätssteuer (impôt de solidarité) als Prozentsatz der Einkommensteuer erhoben, typischerweise 7 % oder 9 %, abhängig vom Einkommensniveau.
Der Arbeitgeber muss die einbehaltene Einkommensteuer monatlich an die ACD abführen.
Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer in Luxemburg können von verschiedenen Steuerabzügen und Freibeträgen profitieren, die ihr zu versteuerndes Einkommen verringern und somit ihre gesamte Steuerbelastung senken. Einige gängige Abzüge umfassen:
- Standardabzüge: Feste Beträge für Berufsausgaben, Fahrtkosten zwischen Zuhause und Arbeitsplatz sowie Sonderausgaben, die in der Regel automatisch gewährt werden, sofern keine höheren tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.
- Berufsausgaben: Tatsächliche Kosten, die die Standardabzüge übersteigen, können geltend gemacht werden (z.B. spezielle berufsbezogene Fortbildungen, Fachliteratur).
- Fahrtkosten: Eine feste Pauschale pro Kilometer für den Arbeitsweg, maximal bis zu einer bestimmten Grenze.
- Sonderausgaben (Dépenses Spéciales): Beinhaltet Beiträge zu bestimmten Versicherungen (Lebens-, Kranken-, Unfall-, Haftpflicht), Zinsen für Privatkredite (innerhalb bestimmter Grenzen) und bestimmte Spenden.
- Versicherungsprämien: Prämien für Lebens-, Kranken- und bestimmte andere persönliche Versicherungen sind bis zu einem jährlichen Höchstbetrag absetzbar.
- Zinsen auf Kredite: Zinsen für Privatkredite (ohne Hypothekenzinsen für die Hauptwohnung, die anders behandelt werden) sind bis zu einem jährlichen Höchstbetrag absetzbar.
- Kinderbetreuungskosten: Kosten für externe Kinderbetreuung (Kita, Tagesstätte) sind bis zu einem bestimmten Jahreslimit pro Kind absetzbar.
- Unterhaltszahlungen: Alimente oder Unterhaltszahlungen an einen geschiedenen Ehepartner können unter bestimmten Bedingungen absetzbar sein.
- Pensionsbeiträge: Beiträge zu bestimmten freiwilligen Pensionskassen sind innerhalb von Grenzen absetzbar.
Arbeitnehmer können ihre Arbeitgeber über bestimmte abzugsfähige Ausgaben via ihrer Steuerkarte informieren, um den monatlichen Abzug anzupassen, oder diese bei der jährlichen Steuererklärung geltend machen.
Fristen für Steuer-Compliance und Berichterstattung
Arbeitgeber haben strenge Fristen für die Meldung und Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.
- Monatliche Sozialversicherungsdeklarationen und -zahlungen: Arbeitgeber müssen Gehälter deklarieren und sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge bis zum 10. Tag des Folgemonats an die CCSS abführen.
- Monatliche Abführung der Lohnsteuer: Die vom Arbeitnehmer einbehaltene Einkommensteuer ist bis zum 10. Tag des Folgemonats an die ACD zu zahlen.
- Jährliche Aktualisierung der Steuerkarte: Arbeitgeber erhalten jährlich aktualisierte Steuerkarten für die Arbeitnehmer, meist am Ende des Vorjahres oder zu Beginn des Steuerjahres.
- Jährliche Gehaltsbescheinigungen: Arbeitgeber müssen bis Ende Februar nach dem Steuerjahr eine Gehaltsbescheinigung (certificat de salaire) ausstellen, die das Bruttogehalt, die einbehaltene Steuer und die Sozialversicherungsbeiträge ausweist. Eine Kopie wird auch an die ACD gesendet.
- Jährliche Arbeitgebererklärung: Arbeitgeber müssen möglicherweise eine jährliche Erklärung über die insgesamt gezahlten Gehälter und die einbehaltenen Steuern/Beiträge einreichen.
Arbeitnehmer sind im Allgemeinen verpflichtet, eine jährliche Einkommensteuererklärung (déclaration d'impôt) bis zum 31. März des Folgejahres einzureichen, wobei oft Fristverlängerungen bis zum 31. Dezember gewährt werden. Die Abgabe ist für bestimmte Einkommensarten oder Situationen (z.B. mehrere Einkommensquellen, spezielle Abzüge) verpflichtend.
Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen
Das Steuersystem Luxemburgs enthält spezielle Regelungen für Personen, die nicht ansässig für steuerliche Zwecke sind, sowie für ausländische Unternehmen, die Personal im Land beschäftigen.
- Steueransässigkeit: Eine Person gilt grundsätzlich als steuerlich ansässig in Luxemburg, wenn ihr gewöhnlicher Aufenthalt in Luxemburg ist oder wenn sie sich länger als sechs aufeinanderfolgende Monate im Land aufhält. Ansässige Personen werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert. Nicht-Ansässige werden nur auf ihr in Luxemburg erzieltes Einkommen besteuert.
- Nicht-Residenten Arbeitnehmer: Nicht-Residenten, die in Luxemburg arbeiten, unterliegen der Lohnsteuerabzugsverpflichtung auf ihr in Luxemburg erzieltes Einkommen. Sie werden in der Regel der Steuerklasse 1 zugeordnet, es sei denn, sie entscheiden sich für eine Assimilation an einen ansässigen Steuerpflichtigen (unter bestimmten Bedingungen, die Zugang zu den Steuerklassen und Abzügen für Ansässige ermöglichen).
- Doppelbesteuerungsabkommen: Luxemburg verfügt über ein umfangreiches Netzwerk von Doppelbesteuerungsabkommen mit zahlreichen Ländern. Diese Abkommen sollen verhindern, dass Personen und Unternehmen doppelt besteuert werden, und regeln oft, welches Land primär das Recht hat, Einkünfte aus Beschäftigung zu besteuern, insbesondere bei grenzüberschreitenden Arbeitnehmern (frontaliers) oder internationalen Einsätzen.
- Ausländische Unternehmen mit Beschäftigung in Luxemburg: Ein ausländisches Unternehmen, das Personen in Luxemburg beschäftigt, kann eine steuerpflichtige Betriebsstätte (permanent establishment) in Luxemburg begründen, was zu Körperschaftsteuerpflichten führt. Auch ohne Betriebsstätte ist das ausländische Unternehmen verpflichtet, sich in Luxemburg als Arbeitgeber zu registrieren, die luxemburgischen Arbeitsgesetze einzuhalten und alle Verpflichtungen hinsichtlich Sozialversicherung und Lohnsteuerabzug für die dort beschäftigten Mitarbeiter zu erfüllen. Die Beauftragung eines Employer of Record ist eine gängige Lösung für ausländische Unternehmen, um diese Verpflichtungen konform zu verwalten, ohne eine lokale Einheit zu gründen.
