Employer of Record in Luxemburg

Die Einstellung von Mitarbeitern in Luxemburg, einer hochentwickelten europäischen Wirtschaft, erfordert ein klares Verständnis der strengen Arbeitsgesetze, Lohnabrechnungsverordnungen und Sozialversicherungsbeiträge des Landes. Unternehmen, die in diesen Markt expandieren möchten, müssen diese Komplexitäten navigieren, um vollständige Compliance sicherzustellen und potenzielle Strafen zu vermeiden. Die Etablierung einer Präsenz im Land ist in der Regel mit erheblichen Zeit- und Finanzinvestitionen verbunden, um eine juristische Person zu gründen, sich bei den lokalen Behörden zu registrieren und laufende administrative Aufgaben zu verwalten.

Glücklicherweise gibt es mehrere Wege für Unternehmen, Talente in Luxemburg zu engagieren. Jede Option bietet unterschiedliche Vorteile und Überlegungen hinsichtlich operativer Aufwände, rechtlicher Verpflichtungen und strategischer Flexibilität.

• Lokale juristische Person gründen: Dies umfasst die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung, die Registrierung beim Handels- und Gesellschaftsregister und die Erfüllung aller lokalen Gründungsanforderungen.
• Einen Employer of Record (EOR) nutzen: Partnerschaft mit einem spezialisierten Dienstleister wie Rivermate, der Ihre Mitarbeiter rechtlich in Luxemburg im Auftrag Ihres Unternehmens beschäftigt und alle beschäftigungsbezogenen Verantwortlichkeiten übernimmt.
• Unabhängige Contractors engagieren: Personen als selbstständige Contractors einstellen; hierbei ist jedoch eine sorgfältige Klassifizierung erforderlich, um Risiken der Fehlklassifizierung nach luxemburgischem Arbeitsrecht zu vermeiden.

Wie ein EOR in Luxemburg funktioniert

Ein Employer of Record (EOR)-Dienst vereinfacht die globale Expansion, indem er als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft in Luxemburg auftritt. Das bedeutet, der EOR übernimmt alle rechtlichen und administrativen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der lokalen Beschäftigung, während Ihr Unternehmen die volle Kontrolle über das tägliche Management und die Einsätze behält. Konkret kümmert sich ein EOR in Luxemburg um:

• Lohnabrechnung: Sicherstellung pünktlicher und korrekter Gehaltszahlungen, einschließlich aller obligatorischen Abzüge.
• Steuerabzüge und -überweisungen: Verwaltung der Einkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge und anderer gesetzlicher Abzüge gemäß luxemburgischem Recht.
• Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze: Befolgung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen und Kündigungsverfahren in strikter Übereinstimmung mit dem luxemburgischen Arbeitsgesetz.
• Leistungsverwaltung: Bereitstellung und Verwaltung wettbewerbsfähiger Leistungspakete, wie Krankenversicherung, Pensionspläne und andere Sozialleistungen.
• HR-Unterstützung und Verwaltung: Abwicklung von Onboarding, Offboarding und anderen administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Mitarbeiterlebenszyklus.

Vorteile für Unternehmen

Für Unternehmen, die in Luxemburg einstellen möchten, ohne eine lokale Einheit zu gründen, bietet die Nutzung eines EOR überzeugende Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Schnelles Onboarding von Mitarbeitern in Luxemburg, was die Zeit und Kosten für die Einrichtung einer eigenen Einheit erheblich reduziert.
• Reduziertes rechtliches und finanzielles Risiko: Der EOR übernimmt die Verantwortung für die Einhaltung der komplexen luxemburgischen Arbeitsgesetze und minimiert das Risiko von Strafen oder Rechtsstreitigkeiten.
• Zugang zu Top-Talenten: Einstellung der besten Kandidaten in Luxemburg, unabhängig von der physischen Präsenz Ihres Unternehmens dort.
• Vereinfachte globale Expansion: Optimierung Ihrer internationalen Einstellungsstrategie, um flexibles und skalierbares Wachstum in mehreren Märkten zu ermöglichen.
• Fokus auf Kerngeschäft: Delegation administrativer Aufgaben, um Ihre internen Teams auf strategische Initiativen und Wachstum zu konzentrieren.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Luxemburg umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Luxemburg gewährleistet.

Luxemburgs Steuersystem verpflichtet Arbeitgeber, etwa 25 % des Bruttogehalts an die Sozialversicherung zu zahlen, die Gesundheit, Rente, Unfall, Abhängigkeit und Arbeitslosigkeit abdeckt. Arbeitgeber müssen außerdem die Einkommensteuer von den Gehältern der Mitarbeiter anhand progressiver Steuerklassen einbehalten, die jährlich angepasst werden, unter Verwendung von Steuerkarten, die individuelle Freibeträge und Abzüge angeben.

Mitarbeiter profitieren von Abzügen wie Sozialversicherungsbeiträgen, Berufsausgaben und Freibeträgen für Angehörige, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Anmeldung bei den Steuerbehörden, das Einbehalten von Steuern, die Einreichung von periodischen Erklärungen und die Ausstellung jährlicher Gehaltsabrechnungen, wobei die Fristen in der Regel bis zum 31. März des Folgejahres laufen.

Ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen stehen vor zusätzlichen Überlegungen, einschließlich Doppelbesteuerungsabkommen, Sonderregimen und Verpflichtungen im Zusammenhang mit Betriebsstätten, Mehrwertsteuerregistrierung und Verrechnungspreisen. Wichtige Datenpunkte sind unten zusammengefasst:

Luxemburg bietet hohe und wettbewerbsfähige Gehälter in verschiedenen Sektoren, was die starke Wirtschaft und den hohen Lebensstandard widerspiegelt. Typische Jahresgehälter liegen zwischen 45.000 € für Gesundheitsberufe wie Krankenschwestern und über 150.000 € für leitende Ärzte und Rechtsberater. Wichtige Gehaltsbereiche umfassen:

Luxemburgs Mindestlöhne gehören zu den höchsten in Europa, Stand 2025:

Zusätzlich zum Grundgehalt erhalten Mitarbeitende oft Boni wie ein 13. Monatsgehalt, Jahres- und Urlaubsgeld sowie Zulagen für Transport, Verpflegung, Kinderbetreuung und manchmal Wohnen. Der standardmäßige Gehaltsabrechnungszyklus ist monatlich, Gehälter werden per Banküberweisung gezahlt und detaillierte Gehaltsabrechnungen sind für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich. Gehaltstrends zeigen ein anhaltendes Wachstum, das durch die wirtschaftliche Stärke, Fachkräftemangel und Inflation angetrieben wird, was die Bedeutung für Arbeitgeber unterstreicht, Vergütungspakete regelmäßig zu benchmarken, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Luxemburg bietet einen robusten Urlaubsrahmen, um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern, einschließlich mindestens 26 bezahlter Urlaubstage pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte, anteilig für Teilzeitbeschäftigte. Nicht genutzter Urlaub kann in der Regel nicht übertragen werden, es sei denn, dies ist in Vereinbarungen festgelegt. Öffentliche Feiertage werden landesweit anerkannt, wobei Mitarbeitende einen freien Tag mit Bezahlung haben; Arbeiten an diesen Tagen führt in der Regel zu Ausgleichszeiten oder zusätzlicher Bezahlung.

Mitarbeitende sind während der Krankheitszeit geschützt, die eine Benachrichtigung am ersten Tag und ein ärztliches Attest innerhalb von drei Tagen erfordert. Die Lohnfortzahlung ist bis zum 77. Krankheitstag innerhalb eines Bezugszeitraums von 12 Monaten garantiert, danach übernimmt die Nationale Gesundheitsfonds (CNS) die Leistungen. Elternzeit umfasst Mutterschaft (8 Wochen vor und 12 Wochen nach der Geburt), Vaterschaft (10 Tage) und Adoptionsurlaub (etwa 12 Wochen), wobei die Leistungen in der Regel dem vollen Gehalt bis zu festgelegten Grenzen entsprechen. Zusätzliche Urlaubsarten, wie Trauer-, Studien- oder Sonderurlaub, sind je nach Umständen und Vereinbarungen verfügbar.

Luxemburg bietet eine umfassende Landschaft an Mitarbeitervorteilen, die durch ein starkes Sozialsystem und strenge Arbeitsgesetze geprägt ist. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge zu leisten, die Gesundheit, Rente, Arbeitslosigkeit und Langzeitpflege abdecken, sowie bezahlten Urlaub (mindestens 26 Tage jährlich), gesetzliche Feiertage, Krankengeld (zunächst volles Gehalt, danach 80%), Mutterschafts- und Elternzeit sowie Unfallversicherung. Der hohe Mindestlohn des Landes variiert je nach Qualifikation, und Familienzulagen unterstützen Mitarbeitende mit Kindern.

Neben den obligatorischen Leistungen erweitern Arbeitgeber ihre Pakete häufig um optionale Vorteile wie zusätzliche Kranken- und Lebensversicherungen, Invaliditätsabsicherung, betriebliche Altersvorsorge, Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse, Firmenwagen, Weiterbildungen und flexible Arbeitsregelungen. Das universelle Gesundheitssystem Luxemburgs, verwaltet durch die CNS, erfordert Beiträge sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer, wobei viele sich für zusätzliche private Versicherungen entscheiden. Rentenleistungen umfassen eine staatliche Rente und optionale betriebliche Pläne, oft mit steuerlichen Vorteilen.

Das Angebot an Leistungen variiert je nach Branche und Unternehmensgröße, wobei Finanz- und Großunternehmen umfangreiche Pakete bereitstellen, während KMU sich auf die Kernleistungen konzentrieren. Die Kosten hängen von den Leistungsniveaus und der Demografie der Belegschaft ab, wobei Mitarbeitende umfassende Pakete erwarten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Arbeitgeber müssen die Einhaltung der Sozialversicherungspflicht, Beitragszahlungen, Arbeitsgesetze, Rentenregelungen und ordnungsgemäße Dokumentation sicherstellen.

Arbeitsverträge in Luxemburg sind entscheidend, um klare Rechte, Verantwortlichkeiten und die rechtliche Einhaltung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu gewährleisten. Sie müssen bestimmte gesetzliche Standards erfüllen, einschließlich obligatorischer Klauseln, und werden hauptsächlich in Festanstellungs- und unbefristete Verträge kategorisiert.

Festanstellungsverträge sind auf maximal 24 Monate begrenzt und werden für temporäre Bedürfnisse verwendet, wie z.B. Abdeckung von Abwesenheiten oder spezielle Projekte. Unbefristete Verträge haben kein Enddatum und laufen bis zur ordnungsgemäßen Kündigung weiter. Wesentliche Klauseln in Arbeitsverträgen umfassen Details zu Arbeitsaufgaben, Gehalt, Probezeiten und Kündigungsverfahren.

Das Verständnis dieser rechtlichen Rahmenbedingungen hilft Arbeitgebern, die Einhaltung zu gewährleisten, Streitigkeiten zu vermeiden und positive Arbeitsbeziehungen in Luxemburg zu fördern.

Luxemburg hat eine zunehmende Akzeptanz von Remote-Arbeit erlebt, beeinflusst durch technologischen Fortschritt und einen Fokus auf Work-Life-Balance. Während es kein umfassendes Gesetz gibt, das ausschließlich der Remote-Arbeit gewidmet ist, regeln Vorschriften im Arbeitsgesetzbuch die Verpflichtungen des Arbeitgebers wie die Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit, die Bereitstellung von Ausrüstung oder Erstattung sowie den Datenschutz. Arbeitnehmer haben im Allgemeinen kein automatisches Recht auf Homeoffice, es sei denn, dies ist in ihren Verträgen oder Tarifvereinbarungen festgelegt. Arbeitgeber müssen außerdem die Gesetze zu Arbeitszeiten, Ruhepausen und Mindestlöhnen einhalten, um sicherzustellen, dass Remote-Arbeitende gleiche Rechte genießen.

Luxemburg bietet verschiedene flexible Arbeitsmodelle an, um die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Wichtige Optionen sind:

Arbeitgeber sollten klare Richtlinien zu rechtlicher Einhaltung, Datensicherheit und Mitarbeitendenwohlbefinden festlegen, um Vorteile zu maximieren und Risiken zu minimieren.

Luxemburgs Arbeitsgesetze schreiben bestimmte Kündigungsfristen, Abfindungsregeln und Verfahrensschritte für eine rechtmäßige Kündigung vor, mit Unterscheidungen basierend auf Mitarbeitertyp und Betriebszugehörigkeit. Für Angestellte im weißen Kragenbereich liegen die Kündigungsfristen bei 1 bis 6 Monaten bei vom Arbeitgeber initiierten Kündigungen, abhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit, während Arbeiter im blauen Kragenbereich kürzere Fristen haben, von 4 bis 16 Wochen. Arbeitgeber müssen schriftliche Kündigungen vorlegen, die Kündigungsfristen einhalten und vorherige Anhörungen bei Kündigungen aus persönlichen Gründen durchführen, um die Rechte der Mitarbeitenden zu schützen.

Abfindungszahlungen sind im Allgemeinen nicht verpflichtend, es sei denn, sie sind in einem Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag festgelegt, wobei sie in entsprechenden Fällen oft auf der Dauer der Betriebszugehörigkeit und dem Gehalt basieren. Gründe für eine Kündigung umfassen gerechtfertigte Ursachen wie Fehlverhalten oder wirtschaftliche Gründe wie Umstrukturierungen. Arbeitgeber müssen die Verfahrensanforderungen einhalten, einschließlich der Benachrichtigung der luxemburgischen Arbeitsagentur (ADEM) bei kollektiven Kündigungen und der ordnungsgemäßen Dokumentation, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Arbeitgeber sollten die Einhaltung dieser gesetzlichen Standards sicherstellen, um Risiken durch unrechtmäßige Kündigungsklagen und rechtliche Strafen zu minimieren.

Luxemburg ist ein günstiges Umfeld für Freelancer und unabhängige Auftragnehmer, insbesondere im Finanz-, Technologie- und internationalen Sektor. Eine korrekte Einstufung zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern ist entscheidend, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden. Das Hauptkriterium für die Einstufung ist das Vorhandensein eines Subordinationsverhältnisses, das anhand von Faktoren wie hierarchischer Autorität, Integration in Unternehmensstrukturen und finanziellen Risiken beurteilt wird. Unabhängige Auftragnehmer arbeiten in der Regel autonom, verwalten ihre eigenen Ressourcen und haben die Freiheit, für mehrere Kunden tätig zu sein.

Verträge für unabhängige Auftragnehmer sollten den Leistungsumfang, die zu liefernden Ergebnisse, Zeitpläne, Zahlungsbedingungen und geistige Eigentumsrechte klar festlegen. In Luxemburg gehören die IP-Rechte in der Regel dem Schöpfer, es sei denn, sie werden im Vertrag ausdrücklich übertragen. Unabhängige Auftragnehmer sind für ihre steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen verantwortlich, zu denen Einkommensteuer, Mehrwertsteuer (MwSt.) und kommunale Gewerbesteuer gehören. Sie müssen sich beim Gemeinsamen Sozialversicherungsträger anmelden, um Beiträge für Kranken-, Renten- und Unfallversicherung zu leisten.

Unabhängige Auftragnehmer sind in Branchen wie Finanzdienstleistungen, IT, Beratung und Kreativwirtschaft weit verbreitet, was die Nachfrage nach spezialisierten Fähigkeiten und Flexibilität widerspiegelt.

Luxemburg bietet verschiedene Visa und Arbeitserlaubnisse an, die auf unterschiedliche Beschäftigungsdauern und Qualifikationen zugeschnitten sind. EU-, EEA- und Schweizer Staatsangehörige können ohne Erlaubnis leben und arbeiten, während Drittstaatsangehörige ein Visum und eine Arbeitserlaubnis benötigen, typischerweise über ein Type D Visum für längere Aufenthalte oder ein Schengen Type C für Kurzbesuche. Die EU Blue Card ist für hochqualifizierte Nicht-EU-Arbeitnehmer erhältlich, die bestimmte Gehalts- und Qualifikationsschwellen erfüllen.

Der Antragsprozess erfordert ein gültiges Jobangebot, Sponsoring durch den Employer of Record, medizinische Untersuchung und die Einreichung von Dokumenten wie Reisepass, Arbeitsvertrag und Nachweis der Unterkunft. Die Bearbeitungszeiten liegen bei 4-8 Wochen für Arbeitserlaubnisse, 1-3 Monate für Visa und 2-4 Wochen für Aufenthaltserlaubnisse. Die Gebühren betragen etwa €50-€100 für Visa und €80 für Aufenthaltserlaubnisse.

Ausländische Staatsangehörige können nach fünf Jahren legalen Aufenthalts eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis beantragen, wenn sie Integration, finanzielle Stabilität und gutes Verhalten nachweisen. Familienmitglieder können Abhängigkeitsvisa mit Nachweis der Beziehung, Aufenthaltserlaubnis und ausreichenden Ressourcen erhalten.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ausländische Arbeitnehmer gültige Erlaubnisse besitzen, die Arbeitsgesetze einhalten und Beschäftigungsänderungen melden. Arbeitnehmer sind verpflichtet, die Bedingungen der Erlaubnis einzuhalten, die Behörden über persönliche Änderungen zu informieren und die Erlaubnisse rechtzeitig zu verlängern.