Work permits and visas in Belgien

Belgien ist ein attraktives Ziel für internationales Business und spielt eine zentrale Rolle in der Europäischen Union als Gastgeber des Europäischen Parlaments und des NATO-Hauptquartiers. Seine starke, mehrsprachige Belegschaft und die strategische Lage zwischen Frankreich, Deutschland und dem Vereinigten Königreich machen es zu einem begehrten Ort für Arbeitgeber, Talente einzustellen oder umzusetzen. Allerdings sind Belgiens Einwanderungs- und Arbeitserlaubnisregeln detailliert und werden streng durchgesetzt.

Auch kurzfristige Einsätze erfordern ordnungsgemäße Unterlagen. Arbeitgeber, die belgische Arbeits- oder Einwanderungsgesetze verletzen, können mit schweren Strafen rechnen, einschließlich Geldbußen, strafrechtlichen Anklagen und Anordnungen, die Beschäftigung des betroffenen Arbeitnehmers einzustellen. Das Verständnis der belgischen Einwanderungsanforderungen ist entscheidend für die rechtliche Konformität und einen reibungslosen Ablauf.

Brüssel ist beispielsweise ein Zentrum politischer Aktivität und internationaler Diplomatie und unterstreicht Belgiens Rolle als de facto Hauptstadt der EU. Daher versuchen Unternehmen mit internationalen Teams oft, Mitarbeiter in Belgien zu platzieren. Das belgische Einwanderungssystem behandelt jeden Arbeiter sorgfältig; selbst "digitale Nomaden" können legal nicht ohne die entsprechenden Visa und Genehmigungen arbeiten. Die folgenden Abschnitte erklären, wer eine Genehmigung zur Arbeit in Belgien benötigt, und skizzieren die wichtigsten Visa- und Permit-Kategorien. Wir führen Sie auch durch die Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers, praktische Schritte für die Einstellung oder Umsiedlung ausländischer Mitarbeiter sowie Tipps zur Bewältigung häufiger Herausforderungen in der belgischen Einwanderung.

Wer benötigt ein belgisches Visum oder eine Arbeitserlaubnis?

Belgische Staatsbürger und Bürger der EU/EFTA/Schweiz haben das Recht, in Belgien ohne Arbeitserlaubnis oder Visum zu arbeiten. Im Rahmen des Schengen-Raums und der EU-Freizügigkeitsregeln kann jeder Bürger eines EU- oder EFTA-Landes – oder der Schweiz – ohne spezielle Genehmigung einreisen, wohnen und eine Beschäftigung in Belgien annehmen. Diese Arbeiter müssen sich lediglich nach drei Monaten bei den lokalen Stadtbehörden registrieren, um eine belgische Aufenthaltserlaubnis zu erhalten.

Alle anderen ausländischen Staatsangehörigen, bekannt als "Drittstaatsangehörige" (z.B. US-Bürger, Inder, Chinesen), benötigen eine Arbeitserlaubnis und in der Regel auch ein Visum, bevor sie eine Beschäftigung aufnehmen. Im Allgemeinen muss jeder Nicht-EU/EFTA-Bürger, der in Belgien arbeiten möchte, im Voraus eine Genehmigung erhalten. Für Einsätze bis zu 90 Tagen können bestimmte Kategorien von Spezialisten, wie Journalisten, Forscher, Sportler und Künstler, mit einem Type-C-Schengen-Visum einreisen und eine inländische Limosa-Erklärung abgeben, benötigen jedoch dennoch eine genehmigte Arbeitserlaubnis, selbst für kurzfristige Arbeiten.

Wenn der geplante Aufenthalt 90 Tage überschreitet, benötigen fast alle Nicht-EU-Staatsangehörigen sowohl ein Langzeit-Visum vom Typ D als auch eine Arbeitserlaubnis. Der Arbeitgeber muss die Arbeitserlaubnis im Namen des Mitarbeiters beantragen (oft jetzt in Kombination als "Single Permit") und vor Arbeitsbeginn ein Visum erhalten. Selbst britische Staatsbürger, die zuvor visafrei reisten, müssen eine Genehmigung beantragen, wenn sie mehr als 90 Tage in Belgien arbeiten wollen.

Kurz gesagt: Wenn Sie jemanden außerhalb der EU/EEA/Schweiz einstellen oder umziehen lassen, sollten Sie davon ausgehen, dass diese Person eine belgische Arbeitserlaubnis benötigt. Erlauben Sie keinem neuen Mitarbeiter, in Belgien zu arbeiten, bevor die richtige Genehmigung und das Visum vorliegen.

Übersicht der belgischen Arbeitsvisum- und Permit-Typen

Belgien bietet mehrere Hauptkategorien von Genehmigungen, mit denen Arbeitgeber vertraut sein sollten. Diese Genehmigungen kombinieren in der Regel Arbeits- und Aufenthaltsrechte. Die wichtigsten Typen werden unten beschrieben.

Single Permit (Kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis) in Belgien

Das Single Permit ist die Standard-Arbeitserlaubnis für Nicht-EU-Staatsangehörige, die sich in Belgien über 90 Tage aufhalten. Seit Januar 2019 muss jeder ausländische Arbeiter außerhalb Europas, der beabsichtigt, in Belgien länger als drei Monate zu wohnen und zu arbeiten, ein Single Permit besitzen. Dabei handelt es sich um eine kombinierte Erlaubnis, was bedeutet, dass die Beantragung auch die Beantragung der Aufenthaltserlaubnis des Mitarbeiters umfasst.

Das belgische Bundesamt für Einwanderung und die zuständige regionale Behörde bearbeiten das Single Permit gemeinsam. Standardmäßig ist ein neu ausgestelltes Single Permit an einen bestimmten Arbeitgeber und eine bestimmte Stelle gebunden (manchmal als befristet bezeichnet). Es wird in der Regel für bis zu 3 Jahre erteilt und kann verlängert werden, wenn die Beschäftigung fortgesetzt wird. Seit Anfang 2023 hat Belgien eine Option für ein "Single Permit (Unlimited Duration)" eingeführt, das unbegrenzt gültig ist und dem Inhaber erlaubt, für jeden Arbeitgeber in jeder angestellten Position zu arbeiten, ohne eine neue Genehmigung bei Jobwechsel zu benötigen.

Arbeitgeber müssen das Single Permit im Namen des Mitarbeiters beantragen, entweder über das Online-Portal oder über die regionale Arbeitsagentur, bei der der Arbeiter beschäftigt sein wird. Der Antrag umfasst den unterschriebenen Arbeitsvertrag, Nachweise der Qualifikationen, Identität, Krankenversicherung und manchmal eine Stellenanzeige oder einen Arbeitsmarkt-Test. Bei Genehmigung stellt das Einwanderungsamt das Single Permit aus, das das Recht des Ausländers bestätigt, in Belgien zu leben und zu arbeiten.

EU Blue Card für Belgien

Die EU Blue Card ist Belgiens Programm für hochqualifizierte Fachkräfte, basierend auf einer EU-weiten Richtlinie, die darauf abzielt, Arbeiter mit fortgeschrittenen Qualifikationen anzuziehen. Um in Belgien zu qualifizieren, benötigt der Kandidat in der Regel einen Hochschulabschluss (oder gleichwertige Berufserfahrung) und ein verbindliches Arbeitsplatzangebot oder einen Vertrag von mindestens einem Jahr.

Entscheidend ist, dass das angebotene Gehalt eine hohe Schwelle erreicht, üblicherweise etwa 150 % des belgischen durchschnittlichen Bruttogehalts pro Jahr. Zum Beispiel liegt das aktuelle Mindestbruttogehalt in Brüssel bei etwa €60.998 (etwa €55.181 in Flandern). In der Praxis sind Blue Cards hauptsächlich für Top-Talente in Bereichen wie Ingenieurwesen, IT oder leitende Positionen gedacht.

Wenn sie ausgestellt wird, ist die Blue Card in Belgien für 1 bis 3 Jahre gültig, abhängig von der Vertragsdauer, und kann erneuert werden. Sie gewährt die gleichen Arbeitsrechte und Sozialleistungen wie belgische Staatsbürger und bietet einen Weg zur dauerhaften Aufenthaltserlaubnis nach einigen Jahren. Bemerkenswert ist, dass Blue Card-Inhaber später den Arbeitgeber in Belgien wechseln können, ohne eine neue Erlaubnis zu benötigen, nachdem die Karte eine bestimmte Zeit gültig war. Im Gegensatz zu anderen Arbeitserlaubnissen erfordert das Blue Card-Verfahren in Belgien keinen Arbeitsmarkt-Test.

Intra-Unternehmens-Transfer (ICT) Permit für Belgien

Belgien hat das EU-Intra-Corporate-Transferee (ICT)-Regime für multinationale Unternehmen umgesetzt. Diese Erlaubnis gilt für Manager, Spezialisten oder Trainees, die in eine belgische Niederlassung ihres eigenen Unternehmens (oder einer verbundenen Firmengruppe) aus dem Ausland versetzt werden. Für Übertragungen nach Belgien (direkte Entsendung) muss der Mitarbeiter mindestens 3 der letzten 4 Jahre in einer leitenden, ausführenden oder spezialisierten Rolle im Ausland für das Unternehmen gearbeitet haben.

Das belgische ICT-Visum wird für die Dauer der Entsendung ausgestellt, maximal 3 Jahre für Führungskräfte oder Spezialisten und 1 Jahr für Trainees. Nach Ablauf der erlaubten Zeit kann einmal verlängert werden, wobei die Gesamtdauergrenzen zu beachten sind. Wichtig ist, dass die Alters- und Gehaltsgrenzen den Blue-Card-Anforderungen ähneln.

Es gibt auch eine ICT-Mobilitätsroute für EU-internationale Transferees. Wenn ein Mitarbeiter bereits im Besitz eines ICT-Visums in einem anderen EU-Land ist, kann er für kurze Einsätze (bis zu 90 Tage) nach Belgien kommen, ohne eine neue Genehmigung zu benötigen. Für Einsätze über 90 Tage muss eine belgische Langzeit-ICT-Mobilitätsgenehmigung beantragt werden. In der Praxis wird das ICT-Visum in Belgien über dasselbe One-Stop-Verfahren wie andere Single Permits erteilt, jedoch unter der Kategorie ICT.

Kurzfristige Arbeitserlaubnisse in Belgien

Für sehr kurze Einsätze (unter 90 Tagen) stellt Belgien spezielle Kurzzeitgenehmigungen aus. Das klassische Beispiel ist die alte “Work Permit B” für bis zu 90 Tage Arbeit bei einem bestimmten Arbeitgeber. Work Permit B muss vom Arbeitgeber beantragt werden und ist für einen ununterbrochenen Aufenthalt von bis zu drei Monaten gültig. Es kann nicht verlängert werden; wenn der Einsatz 90 Tage übersteigt, sollte der Arbeitgeber stattdessen ein Single Permit anstreben.

In der Praxis verwenden die meisten Unternehmen heute den Single-Permit-Prozess, auch für kurze Einsätze, aber einige temporäre Projektmitarbeiter oder Berater können noch unter einer Work Permit B einreisen. Es gibt auch ein Single-Permit-Short-Stay-Programm: Wenn ein ausländischer Mitarbeiter in Belgien 90 Tage oder weniger bleibt, kann der Arbeitgeber trotzdem eine kurzfristige Genehmigung beantragen. Jede genehmigte Kurzzeitgenehmigung (Type B oder Kurzzeit-Single Permit) gilt als Arbeitserlaubnis und muss vor Arbeitsbeginn vorliegen.

Neben den Genehmigungen müssen alle Arbeitgeber (oder entsendende Arbeitgeber) die Kurzzeitmitarbeiter über die Limosa-Online-Erklärung anmelden. Auch wenn eine Arbeitserlaubnis nicht erforderlich ist (z.B. für EU-Bürger oder bestimmte Freizügigkeitsberufe), muss eine Limosa-Erklärung oder eine gleichwertige Meldung für jeden Mitarbeiter, der nach Belgien kommt, eingereicht werden.

Sonderfälle (Entsandte Arbeitnehmer, Forscher usw.) in Belgien

Belgien kennt einige spezielle Kategorien außerhalb der üblichen Genehmigungen.

Entsandte Arbeitnehmer: Wenn ein ausländisches Unternehmen seinen eigenen Mitarbeiter vorübergehend nach Belgien entsendet (z.B. als Subunternehmer), gilt der Arbeitnehmer als "entsandt". Der ausländische Arbeitgeber muss die Entsendung via Limosa deklarieren und die belgischen Arbeitsbedingungen einhalten, einschließlich Mindestlöhnen. Überschreitet die Entsendung 90 Tage, gilt der entsandte Arbeitnehmer als normaler Arbeitnehmer und benötigt eine belgische Single Permit.

Forscher und Akademiker: Belgien hat eine spezielle "Forscher-Genehmigung" für Drittstaatsforscher eingeführt, die mit einer anerkannten belgischen Forschungseinrichtung verbunden sind. Seit März 2023 kann ein Nicht-EU-Forscher mit einer Gastvereinbarung an einer qualifizierten Universität oder einem Labor eine Forscher-Genehmigung im Rahmen eines vereinfachten Verfahrens erhalten. Diese Erlaubnis ist im Wesentlichen eine einzelne kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, die die Dauer des Projekts abdeckt und an die Forschungsorganisation ausgegeben wird.

Saisonarbeiter: Belgien erteilt saisonale Arbeitserlaubnisse für Branchen wie Landwirtschaft und Tourismus. Diese erfordern in der Regel, dass der Arbeitgeber einen Arbeitskräftemangel nachweist (außer in Wallonien, wo der Test entfällt), und der Arbeiter anerkannte saisonale Tätigkeiten ausführt. Saisonale Genehmigungen sind in der Regel auf 6–8 Monate befristet und werden zusammen mit einem Type-D-Visum erteilt. Weitere Kategorien sind z.B. eine "Suchjahr"-Aufenthaltserlaubnis für kürzlich in Belgien graduierte Nicht-EU-Universitätsabsolventen, die Arbeit suchen.

Arbeitgeber-Sponsoring-Prozess und Verantwortlichkeiten in Belgien

Beim Sponsoring eines ausländischen Arbeitnehmers trägt der belgische Arbeitgeber einen Großteil der Verantwortung. Zunächst muss der Arbeitgeber rechtlich in Belgien etabliert sein oder einen lokalen Vertreter engagieren. Alle Anträge auf Arbeitserlaubnis werden vom Arbeitgeber (oder seinem Bevollmächtigten) eingereicht; Einzelpersonen können dies nicht selbst tun.

Der Hauptprozess erfolgt über das belgische Einwanderungsamt und die regionale Wirtschaftsmigrationsbehörde. Arbeitgeber reichen den Antrag online über das One-Stop-Portal ein, das ihn an die jeweilige Region (Brüssel, Flandern, Wallonien oder die deutschsprachige Gemeinschaft) weiterleitet, je nach Einsatzort.

Vor der Einreichung muss der Arbeitgeber oft einen Arbeitsmarkt-Test bestehen. Für gewöhnliche Arbeitserlaubnisse (z.B. keine Blue Card, kein ICT) muss der Arbeitgeber die Stelle lokal ausschreiben und die Suche dokumentieren. Dieser Resident Labour Market Test wird als Teil des Antrags eingereicht. Ausnahmen gelten für Blue Card und ICT, und Wallonien entfällt die Prüfung bei saisonalen Jobs. Die Erfüllung dieser Anforderung liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers.

Der Arbeitgeber muss auch einen korrekten Arbeitsvertrag vorlegen, in der Regel in Vollzeit, mit belgischen Arbeitsbedingungen, und sicherstellen, dass das Gehalt die gesetzlichen Schwellenwerte erfüllt. Der Vertrag muss von beiden Parteien unterschrieben sein und den belgischen Arbeitsstandards entsprechen. Zusammen mit dem Vertrag reicht der Arbeitgeber Nachweise der Unternehmensregistrierung und oft eine offizielle Stellenbeschreibung oder eine Beschlussfassung des Vorstands zur Genehmigung der Einstellung ein. Häufig verlangen die Behörden auch Nachweise über die Zahlung der Antragsgebühr.

Nach Erteilung der Arbeitserlaubnis muss der Arbeitnehmer die erforderliche Visa (falls im Ausland) bei einer belgischen diplomatischen Vertretung beantragen. Der Arbeitgeber sollte alle unterstützenden Schreiben oder Einladungen für den Visumantrag bereitstellen. Nach Ankunft in Belgien sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Arbeiter sich bei der lokalen Gemeinde anmeldet, um eine Aufenthaltserlaubnis zu erhalten, und bei den belgischen Sozialversicherungs- und Steuerbehörden registriert wird.

Die administrativen Pflichten des Arbeitgebers enden nicht mit der Arbeitserlaubnis. Das belgische Arbeitsrecht ist streng: Arbeitgeber müssen alle Arbeitnehmer bei den Sozialversicherungsbeiträgen registrieren und Lohnsteuer abziehen. Das bedeutet, das Unternehmen bei der Nationalen Sozialversicherung (RSZ/ONSS) und beim Bundesfinanzamt zu registrieren, bevor der Mitarbeiter beginnt. Arbeitgeber müssen auch regelmäßige monatliche oder vierteljährliche Lohnabrechnungen vorlegen und jährliche Steuerbescheinigungen ausstellen.

Schließlich muss der Arbeitgeber die Verlängerungen und Ablaufdaten der Genehmigungen überwachen. Da Arbeitserlaubnisse zeitlich begrenzt sind, sollten Arbeitgeber die Enddaten im Blick behalten und rechtzeitig (typischerweise 1–2 Monate vor Ablauf) Verlängerungen beantragen. Bei Single Permits erfolgen die Verlängerungsanträge ähnlich wie die ursprüngliche Beantragung. Wenn sich Rolle oder Gehalt des Mitarbeiters wesentlich ändern, muss der Arbeitgeber möglicherweise eine neue Genehmigung beantragen oder die aktuelle ändern. Proaktive Überwachung dieser Pflichten ist entscheidend, um unbeabsichtigte illegale Beschäftigung zu vermeiden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einstellung oder Umsiedlung eines ausländischen Mitarbeiters nach Belgien

Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Schritte, die ein Arbeitgeber bei der Einreise eines Nicht-EU-Arbeitnehmers nach Belgien befolgen sollte:

Bestimmung der Berechtigung in Belgien

Bestätigen Sie die Nationalität und den Status des Mitarbeiters. Bei EU/EEA/Schweizer Staatsangehörigen ist kein Visum oder Arbeitserlaubnis erforderlich, allerdings ist eine Registrierung bei den lokalen Behörden innerhalb von 3 Monaten notwendig. Bei Drittstaatsangehörigen beachten Sie die geplante Dauer der Stelle. Bei mehr als 90 Tagen oder bei Verlängerung planen Sie ein Single Permit. Für kurze Besuche (<90 Tage) prüfen Sie, ob eine Work Permit B oder eine Kurzzeitgenehmigung geeigneter ist.

Auswahl der richtigen Permit-Kategorie in Belgien

Basierend auf der Rolle bestimmen Sie den passenden Permit-Typ für Belgien. Gängige Optionen sind ein Single Permit für Standardbeschäftigung, eine EU Blue Card für hochqualifizierte Jobs oder ein ICT Permit für intra-Unternehmens-Transfers. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter alle spezifischen Kriterien erfüllt, z.B. Gehaltsgrenzen bei Blue Card oder Transferhistorie bei ICT. Bei Unsicherheiten konsultieren Sie belgische Einwanderungsspezialisten.

Durchführung des Arbeitsmarkt-Tests (falls erforderlich) in Belgien

Für die meisten Arbeitserlaubnisfälle in Belgien muss die Stelle lokal ausgeschrieben und die Suche dokumentiert werden. Einige Regionen verlangen, die Stelle mindestens 3 Wochen auf offiziellen Plattformen zu posten. Bewahren Sie detaillierte Nachweise (Kopien der Anzeigen, erhaltene Lebensläufe, Ablehnungsgründe) auf, um zu belegen, dass kein qualifizierter belgischer oder EU-Kandidat verfügbar war. Diese Dokumentation ist bei der Antragstellung beizulegen, falls der Test verpflichtend ist.

Sammlung der Unterlagen für Belgien-Genehmigungen

Sammeln Sie die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig. Wichtige Dokumente sind eine gültige Passkopie des Mitarbeiters, ein unterschriebener Arbeitsvertrag (mit Start-/Enddaten, Gehalt, Stellenbeschreibung), die Gründungsdokumente des Unternehmens (Registrierungsnummer, Bescheinigung über die gute Führung) und Kopien der Diplome oder Berufszertifikate des Mitarbeiters (insbesondere bei Blue Card oder Spezialisten).

Zusätzliche Dokumente sind Nachweise der Krankenversicherung in Belgien, aktuelle Passfotos des Mitarbeiters und eine Zahlungsquittung für die Gebühren. Falls zutreffend, sollte die ausgefüllte Limosa-Erklärung (bei entsandten Arbeitnehmern) oder andere Gastvereinbarungen (bei Forschern) ebenfalls beigefügt werden. Ein vollständiger Dokumentensatz minimiert Verzögerungen. Manche Regionen in Belgien verlangen beglaubigte Übersetzungen ins Französische oder Niederländische, prüfen Sie daher die Anforderungen der regionalen Einwanderungsbehörde.

Einreichung des Antrags auf Arbeitserlaubnis in Belgien

Der Arbeitgeber (oder sein belgischer Rechtsvertreter) reicht den Antrag online über das Einwanderungsamt-Portal ein. Dieses One-Stop-Portal leitet den Antrag an die jeweilige Region und das Bundesamt weiter. Füllen Sie alle Formulare korrekt aus und laden Sie die erforderlichen Dokumente hoch. Die regionale Arbeitsbehörde prüft die "Arbeits"-Komponente (einschließlich des Arbeitsmarkt-Tests), und das Einwanderungsamt prüft die "Aufenthalts"-Komponente.

Warten auf die Entscheidung in Belgien

Die Bearbeitungszeiten für Single Permits in Belgien variieren, rechnen Sie mit etwa 2–3 Monaten für die Genehmigung. Dringende oder hochqualifizierte Fälle können etwas schneller sein. Während dieser Zeit können die Behörden Nachfragen stellen, antworten Sie zügig. Nach Genehmigung erhält der Arbeitgeber ein Entscheidungsschreiben.

Beantragung des Visums (falls der Mitarbeiter im Ausland ist) für Belgien

Ist der Mitarbeiter außerhalb Belgiens, muss er das Genehmigungsschreiben bei einem belgischen Konsulat vorlegen, um ein Type-D-Arbeitsvisum zu beantragen. Die Botschaft erteilt das Visum, wenn die Unterlagen zufriedenstellend sind. Ist der Mitarbeiter bereits legal in Belgien mit einem Kurzaufenthaltsvisum, kann er eine Umwandlung beim Einwanderungsamt beantragen.

Anmeldung und Beginn der Beschäftigung in Belgien

Bei Ankunft in Belgien meldet sich der Mitarbeiter bei der lokalen Gemeinde an, um eine Aufenthaltserlaubnis (carte de séjour) zu erhalten. Außerdem registriert er sich bei RSZ/ONSS und richtet die Lohnabzüge für belgische Steuern und Sozialversicherung ein. Sobald das Arbeitserlaubnis- und Aufenthaltspapier vorliegen, kann der Mitarbeiter legal mit der Arbeit beginnen.

Überwachung und Verlängerung der Genehmigungen in Belgien

Behalten Sie die Ablaufdaten von Visa und Genehmigungen im Blick. Stellen Sie Verlängerungen rechtzeitig (2–3 Monate vor Ablauf) sicher, um Lücken zu vermeiden. Bei Arbeitgeberwechsel müssen die meisten Genehmigungen (außer der unbegrenzten Single Permit) storniert und neu beantragt werden.

Rechtliche Konformität und Dokumentationspflichten in Belgien

Belgien hat strenge gesetzliche Anforderungen für ausländische Arbeitnehmer, und Arbeitgeber müssen die Einhaltung in mehreren Bereichen sicherstellen.

Gehaltsgrenzen in Belgien

Belgien verlangt, dass ausländische Arbeitnehmer mindestens so viel verdienen wie vergleichbar qualifizierte belgische Arbeiter. Für hochqualifizierte Kategorien gelten spezielle Schwellenwerte. Zum Beispiel muss das Bruttogehalt mindestens 100 % des nationalen Durchschnittsgehalts (etwa €53.000 ab 2024) betragen. Die EU Blue Card setzt eine noch höhere Grenze, etwa 126–150 % des Durchschnittsgehalts (z.B. über €60.000 jährlich). Für allgemeinere Genehmigungen muss das Gehalt das branchenspezifische Mindestgehalt und oft den gesetzlichen Mindestlohn (derzeit ca. €1.955 pro Monat) erfüllen. Bei der Antragstellung muss das angebotene Gehalt nachgewiesen werden.

Arbeitsmarkt-Test in Belgien

Wie erwähnt, erfordern viele belgische Arbeitserlaubniskategorien einen attestierten Arbeitsmarkt-Test. Diese Pflicht liegt meist beim Arbeitgeber. Ausnahmen sind die Blue Card (kein Test erforderlich) und einige saisonale Genehmigungen in Wallonien (bei denen der Test entfällt). Arbeitgeber sollten die regionalen Regeln prüfen, z.B. kann Flandern eine eigene Liste von Mangelberufen haben, die den Test umgehen. In allen Fällen ist die Dokumentation der Rekrutierungsbemühungen erforderlich.

Regionale Verfahren in Belgien

Die Regionen Belgiens (Brüssel, Flandern, Wallonien, deutschsprachige Gemeinschaft) haben jeweils eine gewisse Autonomie bei der Bearbeitung der Genehmigungen. Der Antrag muss in der Region des Einsatzortes eingereicht werden. Die Dokumentationsanforderungen und Fristen können je nach Region variieren. Zum Beispiel verfügen Wallonien und Brüssel über separate Online-Portale. Bei Unsicherheiten konsultieren Sie die regionale Migrationswebsite, um die neuesten Formulare und Verfahren zu prüfen.

Dokumentation für Belgien-Genehmigungen

Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen. Wichtige Dokumente sind der Arbeitsvertrag (oft in doppelter Ausführung), Kopien von Pässen und Ausweisen, Diplome/Zertifikate und alle Lizenzen für regulierte Berufe (z.B. Anwälte oder Ärzte). Bewahren Sie auch Nachweise der Krankenversicherung, Zahlungsbelege der Gebühren und die Limosa-Erklärung auf, falls zutreffend. Nach der Ankunft sollten Sie Nachweise aufbewahren, dass sich der Mitarbeiter bei der Sozialversicherung registriert hat und Steuern ordnungsgemäß abgeführt wurden. Behörden können Akten prüfen, um die Einhaltung sicherzustellen.

Steuern und Sozialversicherung in Belgien

Nach belgischem Recht muss jeder Arbeitgeber, der einen Arbeitnehmer (einschließlich Ausländer) einstellt, vor dem ersten Gehalt die Beiträge zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer abführen. Das bedeutet, eine RSZ/ONSS-Nummer zu beantragen und die Lohnkonten einzurichten. Der Arbeitgeber muss die persönliche Einkommenssteuer ("précompte professionnel") vom Gehalt des Mitarbeiters abziehen und monatlich abführen. Zudem zahlt der Arbeitgeber erhebliche Sozialversicherungsbeiträge (typischerweise ca. 25 % zusätzlich zum Bruttogehalt). Bei Nichtregistrierung oder Nichtabführung drohen hohe Strafen.

Arbeitsplatzkonformität in Belgien

Denken Sie daran, dass auch bei ordnungsgemäßer Einwanderungspapierführung das belgische Arbeitsrecht gilt. Dieses umfasst Mindestlohnregeln, Arbeitszeiten, Urlaub, Krankengeld und Antidiskriminierungsgesetze. Alle Arbeitnehmer, ausländisch oder belgisch, haben Anspruch auf die gleichen Grundrechte am Arbeitsplatz. Zum Beispiel muss ein ausländischer Softwareingenieur mindestens den gesetzlichen oder branchenspezifischen Mindestlohn erhalten und die gleichen Leistungen wie lokale Kollegen.

Die Einhaltung dieser Pflichten schützt sowohl den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber. Es stellt sicher, dass der ausländische Mitarbeiter seine Rechte erhält (was ihn produktiver und zufriedener macht) und das Unternehmen rechtlich abgesichert ist.

Häufige Herausforderungen bei belgischer Einwanderung und wie man sie überwindet

Trotz guter Planung stoßen Arbeitgeber oft auf Hindernisse im belgischen Visumprozess. Das Vorwegnehmen dieser Herausforderungen kann Verzögerungen vermeiden.

Lange Bearbeitungszeiten in Belgien

Belgische Genehmigungsanträge können Zeit in Anspruch nehmen. Ein Standard-Single Permit benötigt oft 2–3 Monate von der Einreichung bis zur Genehmigung. Wenn ein Visum erforderlich ist, kommen noch einige Wochen hinzu. Planen Sie frühzeitig—rechnen Sie nicht mit einer Expressbearbeitung. Beginnen Sie den Prozess mindestens 3–4 Monate vor dem geplanten Startdatum.

Dokumentationsprobleme in Belgien

Ein häufiges Problem sind unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen. Behörden werden Anträge ablehnen oder verzögern, wenn wichtige Dokumente fehlen, z.B. ein ordnungsgemäß unterschriebener Vertrag oder Nachweise der Qualifikationen. Vermeiden Sie dies, indem Sie regionale Checklisten genau prüfen. Stellen Sie Übersetzungen ordnungsgemäß bereit, falls erforderlich. Bei Abschlüssen im Ausland kann Belgien eine formale Anerkennung oder ein Transkript verlangen. Die Zusammenarbeit mit einem lokalen Einwanderungsexperten oder Service kann helfen, nichts zu übersehen.

Sprach- und Bürokratiebarrieren in Belgien

Belgien hat drei Amtssprachen (Niederländisch, Französisch und Deutsch), was die Komplexität erhöht. Offizielle Korrespondenz kann in jeder dieser Sprachen erfolgen, und Formulare sind oft zweisprachig. Arbeitgeber ohne lokale Erfahrung können sich verloren fühlen. Wo möglich, nutzen Sie englische Ressourcen oder engagieren Sie einen Berater, der mit den Sprachanforderungen vertraut ist.

Strenge Durchsetzung in Belgien

Belgische Behörden sind wachsam bei illegaler Arbeit. Im Gegensatz zu manchen Ländern übersehen sie kaum Fälle, in denen ein Ausländer ohne gültige Genehmigung arbeitet. Verlassen Sie sich also nicht darauf, dass ein Grenzbeamter die Arbeit auf einem Touristenvisum erlaubt; das wird er nicht. Auch gut gemeinte Neueinstellungen, die auf einem Kurzzeitvisum arbeiten, während sie auf die Papiere warten, sind riskant und illegal. Machen Sie Ihre Mitarbeiter deutlich, dass sie erst mit offiziellen Papieren arbeiten dürfen.

Arbeitgeberwechsel in Belgien

Wenn ein Arbeitnehmer mit einer Arbeitserlaubnis den Job wechseln möchte, kann die alte Erlaubnis nicht einfach übertragen werden. In den meisten Fällen muss der Arbeitnehmer Belgien verlassen und der neue Arbeitgeber einen neuen Antrag stellen. Diese Unterbrechung kann teuer sein. Eine Möglichkeit ist die neue unbegrenzte Single Permit: Sobald ein Arbeitnehmer diese besitzt, kann er innerhalb Belgiens den Job wechseln, ohne eine neue Genehmigung zu benötigen.

Gehaltsanpassungen in Belgien

Wenn ein Mitarbeiter in Belgien eine Gehaltserhöhung oder Beförderung erhält, muss die Arbeitserlaubnis technisch gesehen möglicherweise aktualisiert werden, insbesondere bei ICT oder hochqualifizierten Kategorien. Arbeitgeber vernachlässigen dies manchmal, was später zu Fragen führt. Idealerweise sollte jede wesentliche Änderung des Gehalts oder der Position eine Meldung an das Einwanderungsamt auslösen.

Verzögerungen beim Resident Labour Market Test (RLM) in Belgien

Der Abschluss des Rekrutierungsprozesses für den RLM-Test kann Wochen in Anspruch nehmen. Für hochspezialisierte Rollen fällt es Arbeitgebern manchmal schwer, belgische Kandidaten zu finden. Dokumentieren Sie Ihre Suche sorgfältig. Bewahren Sie Nachweise von Stellenanzeigen, Rechnungen der Personalvermittler oder andere Belege auf. Arbeiten Sie frühzeitig mit der regionalen Arbeitsagentur zusammen, um die Genehmigung des Tests zu beschleunigen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, engagieren viele Unternehmen lokale Experten. Zum Beispiel kann ein Employer of Record (EOR)-Dienst viele dieser Aufgaben für Sie übernehmen. Einige EOR-Anbieter heben ihre Fähigkeit hervor, Eignungsprüfungen durchzuführen und bei Online-Einreichungen zu helfen, was die Arbeitsbelastung des Arbeitgebers erheblich reduziert. Ob durch einen EOR oder ein spezialisiertes Visa-Team – erfahrene Unterstützung beschleunigt die Einhaltung der Vorgaben und vermeidet Fehler.

Beste Praktiken für die Umsiedlung und das Onboarding internationaler Mitarbeiter in Belgien

Der erfolgreiche Einstellungsprozess eines ausländischen Mitarbeiters umfasst mehr als nur die Papiere. Hier einige bewährte Methoden für einen reibungslosen Übergang in Belgien:

Frühzeitige Planung für die Umsiedlung nach Belgien

Frühzeitige Planung ist unerlässlich. Beginnen Sie den belgischen Visumantrag sofort nach Annahme des Angebots. Bauen Sie Pufferzeiten vor dem Starttermin ein, um Verzögerungen auszugleichen. Sammeln Sie gleichzeitig alle notwendigen Dokumente.

Zusammenarbeit mit lokalen Experten in Belgien

Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Einwanderungsberater oder EOR in Belgien. Sie kennen die aktuellen Anforderungen gut und können Anträge oft schneller über die richtigen Kanäle einreichen. Sie sind auch über regionale Besonderheiten informiert, z.B. Unterschiede zwischen Brüssel und Flandern.

Klare Kommunikation während des belgischen Prozesses

Halten Sie den Mitarbeiter über jeden Schritt des belgischen Verfahrens auf dem Laufenden. Geben Sie Vorlagen oder Beispiele für Dokumente, die sie vorlegen müssen, z.B. wie man das Diplom apostilliert oder die Passfoto-Standards. Aktualisieren Sie regelmäßig den Status der Antragstellung. Missverständnisse sind eine häufige Verzögerungsursache.

Integration mit HR und Gehaltsabrechnung in Belgien

Vor der Ankunft des Mitarbeiters in Belgien sollten HR und Gehaltsabrechnung bereit sein. Organisieren Sie die Registrierung für Steuern und Sozialversicherung am ersten Tag. Einige Unternehmen bereiten auch ein Willkommenspaket vor, mit Informationen zu Krankenversicherung, Unterkunft und lokalen Gepflogenheiten, um die Umsiedlung zu erleichtern.

Respektieren Sie kulturelle und sprachliche Unterschiede in Belgien

Belgien ist mehrsprachig (Niederländisch, Französisch, Deutsch). Während in internationalen Firmen meist Englisch verwendet wird, sollten wichtige Beschäftigungsdokumente, z.B. Mitarbeiterrichtlinien oder Sicherheitshinweise, nach Möglichkeit in der bevorzugten Sprache des Mitarbeiters bereitgestellt werden. Ein lokaler Mentor oder Buddy kann bei informellen Anliegen, z.B. bei der Eröffnung eines Bankkontos, helfen.

Realistische Erwartungen an die belgische Beschäftigung setzen

Erklären Sie dem Mitarbeiter, dass bestimmte Leistungen, wie die öffentliche Krankenversicherung, erst nach der Anmeldung in Belgien beginnen. Klären Sie Probezeit, Arbeitszeitregelungen und andere lokale Arbeitsrichtlinien. Eine klare Kommunikation im Voraus verhindert Missverständnisse und erleichtert die Eingewöhnung.

Logistik der Umsiedlung nach Belgien planen

Unterstützen Sie bei der Wohnungssuche, Schulbildung (falls erforderlich) und bei der Orientierung in Belgien. Manche Arbeitgeber bieten Umzugspauschalen oder temporäre Unterkünfte an. Je wohler sich der Mitarbeiter fühlt, desto schneller wird er produktiv.

Kontinuierliche Überwachung der Einhaltung in Belgien

Nach der Einstellung sollten Sie die Einhaltung der Vorschriften ständig überwachen. Bewahren Sie Kopien der Aufenthaltserlaubnis auf, setzen Sie Erinnerungen für Verlängerungen. Aktualisieren Sie Verträge oder Gehaltsdaten bei Änderungen. Proaktive Kontrolle vermeidet Compliance-Probleme.

Fazit

Die Einstellung oder Umsiedlung von Mitarbeitern nach Belgien kann jedem Unternehmen erheblichen Nutzen bringen, erfordert jedoch sorgfältige Beachtung der rechtlichen Vorgaben. Das belgische Einwanderungsverfahren umfasst mehrere Schritte – von der Wahl des richtigen Permits und der Durchführung des Arbeitsmarkt-Tests bis zur Antragstellung und Nachregistrierung nach der Ankunft. Nicht-EU-Arbeitnehmer müssen die korrekte Arbeitserlaubnis (Single Permit, EU Blue Card, ICT, etc.) vor Arbeitsbeginn besitzen, und Arbeitgeber müssen Verpflichtungen hinsichtlich Steuern, Sozialversicherung und Arbeitsbedingungen erfüllen, als wären es lokale Mitarbeiter.

Konformität sollte nie nachträglich erfolgen. Arbeitgeber, die nicht die richtigen Visa sichern, riskieren Bußgelder, Reputationsschäden und Störungen im Betriebsablauf. Durch das Verständnis der Regeln, frühzeitige Planung und vollständige Dokumentation können Unternehmen Fehler vermeiden. Kurz gesagt: Proaktive Einwanderungsplanung ist entscheidend.

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