Work permits and visas in Thaïlande

Permis de travail et visas en Thaïlande : Un guide pour les employeurs et les employés internationaux

Si votre entreprise s’étend en Thaïlande ou déplace un membre de l’équipe sur place, vous devez obtenir le visa de travail et le permis de travail appropriés pour cet employé. La Thaïlande exige que les étrangers disposent à la fois d’un visa valide et d’un permis de travail pour vivre et travailler légalement dans le pays. S’assurer que toute la paperasserie est en ordre est essentiel—à défaut, cela peut entraîner de graves problèmes pour l’employé comme pour l’employeur. Embaucher dans un pays étranger peut être complexe sans expertise locale, nécessitant souvent la création d’une entité locale thaïlandaise ou la collaboration avec un service d’Employer of Record pour embaucher des travailleurs en votre nom. Dans ce guide complet, nous décomposons les informations légales et procédurales dont les employeurs ont besoin concernant les permis de travail et visas en Thaïlande, y compris les exigences clés, les types de visas, et les étapes de conformité, le tout sous un format destiné aux employeurs et à leurs employés internationaux (et non aux chercheurs d’emploi).

L’importance de la conformité en matière d’immigration en Thaïlande pour les employeurs

La conformité aux lois locales sur l’immigration et le travail en Thaïlande est absolument cruciale pour les employeurs. Si votre entreprise est jugée non conforme aux règlements thaïlandais sur le visa ou le permis de travail, elle peut faire face à de lourdes sanctions financières, et votre employé étranger pourrait même être expulsé. Notamment, même les lapsus involontaires sont punis aussi sévèrement. Par exemple, si un employé continue de travailler en Thaïlande au-delà de la période autorisée par son visa (comme un dépassement de visa touristique), les autorités peuvent imposer des amendes ou d’autres sanctions. La Thaïlande, comme de nombreux pays, intensifie ses contrôles contre ceux qui contournent l’autorisation de travail appropriée, laissant peu de marge d’erreur.

Pour les employeurs, cela signifie gérer de manière proactive tous les visas et permis requis avant qu’un employé international ne commence à travailler en Thaïlande. Les enjeux sont élevés : le non-respect peut nuire à la réputation de votre entreprise et entraîner des problèmes juridiques. Pour éliminer les responsabilités légales et éviter les pièges de conformité, de nombreuses entreprises collaborent avec un employer of record (EOR) qui fournit une expertise juridique locale et garantit que toutes les exigences sont respectées. Un EOR peut en gros prendre en charge les processus complexes et assurer que vos embauches étrangères soient employées en Thaïlande conformément à la loi, vous offrant ainsi une tranquillité d’esprit.

Qui a besoin d’un permis de travail et d’un visa en Thaïlande ?

Tous les non-Thaïlandais qui ont l’intention de travailler en Thaïlande nécessitent un permis de travail—il n’y a pratiquement aucune exception à cette règle. Cette exigence s’applique à tous les employés étrangers, qu’ils soient salariés à temps plein ou Contractors, et même pour des missions à court terme ou des projets en freelance. En d’autres termes, tout employé international effectuant un travail en Thaïlande (quelle que soit la durée) doit obtenir un permis de travail valide avant de commencer ses fonctions. Les employeurs ont l’obligation légale de s’assurer que leurs embauches étrangères obtiennent ce permis à l’avance pour éviter des sanctions légales ou des perturbations commerciales.

Avec le permis de travail, un visa de travail thaïlandais approprié est également nécessaire pour tout employé non-citoyen. La loi sur l’immigration en Thaïlande exige que les étrangers détiennent un visa approprié (généralement un visa Non-Immigrant) avant de faire une demande de permis de travail. En pratique, l’employé doit d’abord obtenir un visa de travail auprès d’un consulat ou d’une ambassade thaïlandaise, puis, à son arrivée en Thaïlande, faire la demande de permis de travail. Les employés ne peuvent légalement commencer à travailler qu’une fois qu’ils ont en main à la fois le visa de travail et le permis de travail. Le visa initial le plus courant pour les employés étrangers est le visa Non-Immigrant “B”, souvent appelé le Visa d’Affaires Thaïlandais, qui accorde généralement une entrée de 90 jours (entrée unique) ou jusqu’à un an avec plusieurs entrées. Une fois ce visa délivré, l’employé devient éligible pour faire une demande de permis de travail en Thaïlande.

Il est important pour les employeurs de vérifier le droit de travailler en Thaïlande de chaque embauche internationale avant qu’elle ne commence. Cela implique de confirmer que la personne détient le visa thaïlandais requis et les permis pour l’emploi. Effectuer une vérification du droit au travail (examen du passeport de l’employé, du tampon de visa, et des documents de permis) doit faire partie intégrante de votre processus d’intégration pour tout étranger en Thaïlande. Seuls les citoyens thaïlandais ou résidents permanents sont exemptés de cette étape ; tous les autres travailleurs étrangers doivent être vérifiés pour une autorisation de travail appropriée afin de garantir la conformité de votre entreprise.

Visa de travail vs Permis de travail en Thaïlande : Ce que les employeurs doivent savoir

En Thaïlande, les termes “visa de travail” et “permis de travail” désignent deux exigences légales distinctes, et les employeurs doivent s’assurer que leurs employés internationaux disposent des deux. Un visa de travail (généralement un visa Non-Immigrant de la catégorie appropriée) donne à un étranger la permission d’entrer en Thaïlande à des fins d’emploi. Il est généralement obtenu auprès d’une ambassade ou d’un consulat thaïlandais à l’étranger avant le déplacement de l’employé. Le permis de travail, en revanche, est un document séparé délivré à l’intérieur de la Thaïlande (par le Ministère du Travail) qui accorde formellement au étranger le droit de travailler à un poste et dans une entreprise spécifiques en Thaïlande. Le permis de travail détaille le poste de l’employé, l’employeur sponsor, le lieu de travail, et la durée de l’emploi, servant essentiellement de licence pour exercer ce poste en Thaïlande.

Voici une façon simple de se rappeler la différence : le visa de travail permet à l’employé d’entrer en Thaïlande pour travailler, tandis que le permis de travail lui permet d’effectuer réellement un travail légalement une fois sur place. L’employé doit d’abord obtenir le visa, entrer en Thaïlande, puis faire la demande de permis de travail—ce n’est qu’après l’approbation du permis qu’il peut commencer officiellement à travailler. Cette exigence en deux étapes est importante ; même avec un visa valide, travailler sans permis de travail (ou au-delà des conditions du visa) est illégal. Les employeurs doivent guider leur personnel en déplacement à travers ces deux étapes pour assurer une conformité totale.

Exigences clés pour l’éligibilité aux visas et permis de travail en Thaïlande

Tant l’employeur que l’employé international doivent préparer une série de documents pour satisfaire aux exigences des visas et permis de travail en Thaïlande. Du côté de l’employé, les critères d’éligibilité pour un visa de travail thaïlandais (tel que le Non-Immigrant B) incluent un passeport valide (avec au moins 6 à 18 mois de validité restante, selon la durée du visa) et la complétion du formulaire de demande de visa. L’employé doit également fournir des photos d’identité récentes (prises dans les 6 derniers mois) et prouver qu’il dispose de moyens financiers suffisants pour son séjour—au moins THB 20 000 en fonds pour une personne seule, ou THB 40 000 pour une famille voyageant avec lui. De plus, les autorités thaïlandaises exigent généralement un certificat de police vierge du pays d’origine de l’employé pour garantir qu’il n’a pas de casier judiciaire disqualifiant.

Du côté de l’employeur, certains documents et approbations sont indispensables pour soutenir le processus de visa et de permis de travail. Notamment, l’employeur en Thaïlande doit obtenir une lettre d’approbation du Ministère du Travail (Office of Foreign Workers Administration) qui autorise l’embauche du travailleur étranger. Cela implique généralement que l’entreprise explique le poste et confirme pourquoi un citoyen étranger est nécessaire pour ce rôle. Pour la demande de permis de travail, l’employeur devra soumettre un ensemble de documents détaillés, notamment :

• Formulaire de demande de permis de travail complété—rempli et signé par l’employeur.
• Contrat de travail—un contrat signé décrivant le rôle, le salaire, et les conditions d’emploi de l’employé étranger.
• Qualifications de l’employé—copies des diplômes, certifications ou licences professionnelles pertinentes pour prouver leur qualification.
• Documents d’enregistrement de l’entreprise—certificat d’enregistrement, licence commerciale, et documents fiscaux pour démontrer que l’entreprise opère légalement et en règle.
• Description du poste—une description détaillée des fonctions et responsabilités que l’employé exercera en Thaïlande.
• Copies du passeport—copies de la page d’informations du passeport de l’employé et des pages de visa (pour montrer le visa d’entrée).

Assembler une documentation complète et précise est crucial, car les autorités thaïlandaises examinent ces documents avant d’accorder les approbations. Le processus est quelque peu séquentiel : l’employé doit d’abord faire une demande et obtenir le visa Non-Immigrant (avec l’aide des documents de l’employeur comme la lettre d’approbation et le contrat), puis, après son arrivée en Thaïlande, l’employeur soumet la demande de permis de travail au Ministère du Travail avec le reste des documents. Les employeurs doivent être prêts à assister et suivre chaque étape—vous serez fortement impliqué dans l’obtention du permis de travail, même si l’employé doit personnellement faire la demande pour son visa d’entrée. Une collaboration étroite est nécessaire pour que toutes les conditions d’éligibilité soient remplies pour le visa comme pour le permis.

Types de visas de travail en Thaïlande pour les employés étrangers

La Thaïlande propose plusieurs types de visas permettant aux professionnels étrangers de résider et de travailler dans le pays. En tant qu’employeur, il est important de choisir (et de parrainer) le visa approprié en fonction de la nature du travail de l’employé et de la durée prévue du séjour. Voici les principales catégories de visas de longue durée pertinentes pour les employés internationaux, avec leurs objectifs et caractéristiques :

Visa Non-Immigrant “B” (Visa d’Affaires pour l’Emploi) en Thaïlande

Le Visa Non-Immigrant B (Business) est le visa de travail standard pour la majorité des étrangers employés par une entreprise en Thaïlande. C’est de loin le visa le plus couramment utilisé par les employés internationaux pour entrer en Thaïlande pour travailler. Le visa Non-Immigrant B, souvent appelé simplement “visa d’affaires thaïlandais”, est délivré aux personnes ayant une offre d’emploi ou un contrat avec une entreprise thaïlandaise. Il permet généralement un séjour initial de 90 jours (entrée unique) et peut être prolongé jusqu’à un an, avec plusieurs entrées autorisées sur le visa d’un an.

Pour les employeurs, le visa Non-Immigrant B est généralement la première étape : votre futur employé doit obtenir ce visa avant de venir travailler en Thaïlande. L’un des avantages de ce visa est qu’il facilite l’obtention du permis de travail par la suite. Les autorités thaïlandaises de l’immigration et du travail attendent que la majorité des embauches étrangères détiennent un visa Non-Immigrant B comme préalable à la demande de permis de travail. Ce visa couvre les objectifs commerciaux généraux—que la personne vienne travailler pour une entreprise thaïlandaise, représenter une entreprise étrangère, ou même enseigner dans une école, la catégorie “B” est applicable.

Visa SMART pour les talents hautement qualifiés et investisseurs en Thaïlande

La Thaïlande a introduit le programme de Visa SMART ces dernières années pour attirer des professionnels hautement qualifiés, investisseurs, et entrepreneurs dans certains secteurs ciblés. Le Visa SMART vise des rôles dans les industries “S-curve” promues en Thaïlande—par exemple, l’électronique intelligente, la biotechnologie, la technologie alimentaire, l’automobile de nouvelle génération, l’aviation et la logistique, le tourisme médical, l’automatisation et la robotique, ainsi que d’autres secteurs de haute technologie ou d’innovation. Si votre embauche étrangère se qualifie comme un talent ou un cadre dans l’un de ces secteurs (ou si elle est un investisseur important ou un entrepreneur en démarrage), le Visa SMART pourrait être une option.

L’un des principaux avantages du Visa SMART est sa flexibilité et sa durée. Le Visa SMART peut être valable jusqu’à 4 ans, bien plus long que le visa de travail d’un an typique. De plus—ce qui est important pour les employeurs—un détenteur de Visa SMART est exempté de l’obligation d’obtenir un permis de travail séparé. Contrairement à d’autres types de visas, le Visa SMART lui-même confère la permission de travailler dans le domaine approuvé, donc aucune demande supplémentaire de permis de travail n’est requise. Cela peut simplifier les démarches, bien que les critères pour obtenir un Visa SMART soient stricts (par exemple, nécessitant généralement une approbation par le Conseil d’Investissement de Thaïlande et une preuve de qualifications ou d’investissement dans le secteur cible).

En résumé, si votre entreprise opère dans l’un de ces secteurs avancés et que vous embauchez un expert ou un investisseur, le Visa SMART vaut la peine d’être exploré. Il offre un séjour plus long et moins de renouvellements administratifs. Cependant, pour la majorité des embauches “standard” dans des rôles hors des industries de niche, le visa Non-Immigrant B plus le permis de travail resteront la voie appropriée.

Visa Thai Elite (Visa d’Entrée Privilège pour Résidence à Long Terme) en Thaïlande

Le Visa Thai Elite est un programme de visa à long terme conçu davantage pour les expatriés fortunés ou les voyageurs d’affaires fréquents que pour des employés typiques. Il est en réalité classé officiellement comme un visa touristique spécial, mais il confère des privilèges de résidence prolongée. Le Visa Thai Elite fait partie d’un abonnement payant au programme de la Thailand Privilege Card. Les forfaits d’adhésion ont une durée de validité variable, généralement 5 ans, jusqu’à 20 ans pour les adhésions de haut niveau.

Pour une personne détenant un Visa Thai Elite, elle reçoit un visa à entrées multiples renouvelable qui lui permet de rester en Thaïlande jusqu’à un an par entrée, sans avoir besoin de sortir tous les 90 jours comme d’habitude. Ce visa est attrayant pour certains professionnels étrangers ou entrepreneurs numériques car il offre des facilités comme un traitement accéléré à l’immigration à l’aéroport et la possibilité de résider en Thaïlande en continu sans renouvellements ou extensions réguliers de visa. Les visas Thai Elite peuvent être idéaux pour les individus travaillant à distance ou les cadres qui ne veulent pas gérer des renouvellements fréquents.

Cependant, les employeurs doivent noter que le Visa Thai Elite n’est pas un visa de travail en soi. Si une personne avec un Visa Thai Elite souhaite travailler légalement en Thaïlande, elle devra toujours obtenir un permis de travail sponsorisé par son employeur. Le visa Elite facilite la résidence à long terme, mais ne confère pas en soi la permission d’occuper un emploi. En pratique, un employé pourrait utiliser un Visa Thai Elite pour résider en Thaïlande, puis votre entreprise pourrait faire une demande de permis de travail pour lui, puisqu’il est déjà dans le pays avec un visa à long terme légal. Ce scénario pourrait concerner des embauches de haut niveau ou des nomades numériques dans votre équipe qui optent pour la voie de l’adhésion élite pour résider en Thaïlande. Pour la majorité des employeurs, cependant, c’est une option de niche en raison du coût et du fait qu’un visa de travail régulier reste requis pour la majorité des travailleurs.

Autres catégories de visas pour la Thaïlande

Outre le visa Non-Immigrant B standard et les cas spéciaux ci-dessus, le système d’immigration thaïlandais comprend quelques autres catégories de visas que les employeurs et employés expatriés pourraient rencontrer :

Visa Non-Immigrant “IB” : Ce visa concerne les personnes travaillant sur des projets d’investissement approuvés par le Conseil d’Investissement de Thaïlande (BOI). “IB” signifie Investment Bureau. Si votre projet d’entreprise est approuvé par le BOI et que vous faites venir des experts étrangers pour ce projet, ils pourraient obtenir un visa IB.

Visa Non-Immigrant “O” : Le “O” signifie Other, et couvre souvent les membres de la famille et les conjoints. La famille immédiate d’un employé étranger (conjoint et enfants) obtiendrait généralement des visas Non-Immigrant O pour accompagner le travailleur en Thaïlande. De plus, certains étrangers en Thaïlande pour des raisons non professionnelles, comme la retraite ou pour rejoindre une famille, utilisent la catégorie O. Notez que les dépendants titulaires d’un visa O ne sont pas autorisés à travailler sauf s’ils obtiennent séparément un permis de travail via leur propre employeur.

Visas Non-Immigrant “F”, “M”, “RS”, “EX” : Ce sont des sous-types spécialisés du visa non-immigrant pour certaines professions ou missions. Par exemple, la catégorie F concerne les fonctions officielles et missions diplomatiques ou gouvernementales (travailleurs gouvernementaux étrangers, personnel d’ambassade). La catégorie M concerne les professionnels des médias et du journalisme venant en Thaïlande (comme producteurs de films, reporters, correspondants)—la Thaïlande exige des approbations supplémentaires pour le travail dans les médias, telles que celles du Office of the Film Industry ou du Ministère des Affaires étrangères. La catégorie RS concerne les chercheurs ou enseignants en sciences, et la catégorie EX concerne les professionnels techniques experts—ces visas facilitent des séjours plus longs pour la recherche et le travail hautement qualifié, respectivement. Les employeurs dans ces domaines spécifiques (institutions académiques, centres de recherche, etc.) utiliseraient ces catégories pour faire venir du personnel, mais pour la majorité des embauches classiques, vous traiterez avec le visa B.

En tant qu’employeur, vous devriez toujours vous assurer que la catégorie de visa correspond à l’objet du séjour de l’employé. Utiliser le bon visa (et ne pas, par exemple, faire travailler quelqu’un avec un visa touristique) fait partie de la conformité. Ensuite, nous décrirons le processus étape par étape une fois que vous avez identifié le bon visa pour votre employé.

Obtenir un visa de travail et un permis de travail en Thaïlande : processus étape par étape

La relocation d’un employé international en Thaïlande implique plusieurs étapes et une coordination entre l’employé, l’employeur, et les autorités thaïlandaises. Voici un aperçu du processus étape par étape pour obtenir un visa de travail et un permis de travail en Thaïlande, de la préparation à l’approbation finale :

Obtenir une offre d’emploi et les documents pour la Thaïlande

Avant toute demande de visa, l’employé doit disposer d’une offre d’emploi confirmée d’une entreprise thaïlandaise (votre entreprise) et d’un contrat de travail signé. Profitez de cette étape pour rassembler tous les documents requis. La société doit préparer ses documents d’enregistrement et la lettre d’approbation du Ministère du Travail, tandis que l’employé prépare ses documents personnels (passeport, photos, diplômes, etc.) comme indiqué ci-dessus.

Demander un visa Non-Immigrant B pour la Thaïlande

L’employé doit faire une demande de visa de travail Non-Immigrant B auprès d’une ambassade ou d’un consulat thaïlandais dans son pays d’origine (ou de résidence) avant de voyager en Thaïlande. Cette demande inclura les documents que vous avez préparés : contrat de travail, lettre d’invitation/approbation de l’entreprise, preuve financière, etc. Dans certains cas, la Thaïlande propose un système de demande de e-visa qui peut simplifier la procédure, mais souvent une visite au consulat est nécessaire. Les délais de traitement varient généralement de 2 à 4 semaines selon l’ambassade et la situation du demandeur, planifiez donc en conséquence. Une fois approuvé, l’employé recevra le tampon de visa dans son passeport, lui permettant d’entrer en Thaïlande pour travailler.

Entrer en Thaïlande et commencer la demande de permis de travail

À son arrivée en Thaïlande avec le visa Non-Immigrant, l’employé peut alors poursuivre avec la demande de permis de travail. L’employeur (vous) soumettra la demande de permis de travail et les documents justificatifs requis au Ministère du Travail thaïlandais (souvent via le Département de l’Emploi). Il est important que la demande soit déposée dès que possible après l’arrivée de l’employé, car celui-ci ne doit pas commencer à travailler légalement avant que le permis ne soit délivré. Les documents nécessaires sont ceux détaillés précédemment (formulaire, documents de l’entreprise, contrat, etc.), et doivent être en ordre pour que le ministère puisse traiter la demande.

Attendre le traitement et l’approbation en Thaïlande

Le Ministère du Travail traitera la demande de permis de travail, ce qui prend généralement entre 7 et 10 jours ouvrables après la soumission. Pendant cette période, ils peuvent effectuer des vérifications de fond ou demander des documents supplémentaires. Le visa Non-Immigrant B que détient l’employé lui permet de rester en Thaïlande pendant cette période, mais il doit s’abstenir de travailler jusqu’à ce que le permis soit délivré. Dans certains cas, les autorités peuvent demander des informations complémentaires ou un entretien. La patience est essentielle, car se précipiter ou faire pression sur les officiels n’est pas conseillé. Pour les visas spécialisés comme le SMART Visa, le traitement peut prendre plus longtemps—jusqu’à 30 jours ouvrables en raison des vérifications supplémentaires de qualification.

Récupérer le permis de travail et commencer à travailler en Thaïlande

Une fois le permis de travail approuvé, l’employé (ou le représentant de l’employeur) peut retirer le livret ou la carte du permis de travail au bureau du Ministère du Travail. À ce moment, l’étranger est légalement autorisé à commencer à travailler en Thaïlande selon les détails du permis. Félicitations—votre employé est maintenant pleinement autorisé à travailler pour votre entreprise en Thaïlande ! Assurez-vous qu’il conserve le permis de travail avec lui (il doit souvent l’avoir à disposition si les autorités le demandent).

Rapport de 90 jours et gestion du séjour en Thaïlande

Une exigence continue pour les étrangers travaillant en Thaïlande est le rapport de 90 jours. Si un étranger reste en Thaïlande pour une période prolongée, il doit chaque 90 jours déclarer son adresse actuelle à l’Immigration thaïlandaise (ce qui est distinct du renouvellement du visa ou du permis de travail). C’est une simple étape de contrôle obligatoire, souvent réalisable par courrier ou en ligne par l’employé ou avec l’aide d’un agent de visa. Les employeurs doivent rappeler à leurs employés expatriés cette obligation pour maintenir la conformité avec les règles d’immigration.

Renouvellement ou extension des permis de travail thaïlandais

Si l’employé est entré initialement avec un visa de 90 jours, vous devrez l’aider à prolonger son visa pour couvrir toute la durée de l’emploi (souvent en transformant le visa initial en une extension de séjour d’un an, faite auprès du Bureau de l’Immigration en Thaïlande). De plus—lorsque le permis de travail arrive à expiration (habituellement après un an)—l’employeur doit préparer les documents de renouvellement au moins un mois à l’avance.

Tout au long de ce processus, la coordination est essentielle. L’employé traitera avec les ambassades et l’immigration ; l’employeur avec les autorités du travail. Fournir une documentation claire et suivre les procédures légales thaïlandaises facilitera le processus. Dans les sections suivantes, nous aborderons les coûts, les délais, et les considérations de renouvellement plus en détail.

Responsabilités de parrainage de l’employeur dans le processus de visa en Thaïlande

Lors du déplacement d’un employé en Thaïlande, l’employeur joue un rôle clé en tant que sponsor du visa. Les autorités thaïlandaises attendent de l’entreprise qu’elle soutienne formellement la demande de visa de travail et de permis de travail de l’employé étranger, ce qui implique des responsabilités spécifiques à remplir :

Fournir un contrat de travail valide en Thaïlande

L’entreprise doit délivrer un contrat ou une lettre d’offre d’emploi à l’employé que les deux parties signent. Ce contrat doit clairement indiquer des détails clés tels que le poste et les responsabilités, le lieu de travail (en Thaïlande), la durée de l’emploi (par exemple, un contrat d’un an ou indéfini), et le salaire et les avantages offerts. Les officiels thaïlandais examineront le contrat pour s’assurer qu’il correspond à la demande de visa (par exemple, que le rôle correspond à la catégorie de visa et que le salaire respecte les seuils minimaux si applicables).

Soumettre la documentation de l’entreprise en Thaïlande

En tant que sponsor, vous devez prouver que votre entreprise est une entité légitime et enregistrée en Thaïlande. Cela implique de fournir des copies du certificat d’enregistrement, de la licence commerciale, du numéro d’identification fiscale, et éventuellement des informations sur les actionnaires si demandé. Vous devrez également démontrer que votre entreprise respecte les exigences thaïlandaises pour l’embauche d’étrangers—par exemple, la règle de quota qui impose un certain ratio d’employés thaïlandais par employé étranger (habituellement quatre Thaïlandais pour un étranger, bien que cela puisse être assoupli pour les entreprises promues par le BOI). Respecter ces quotas (ou obtenir une exemption) fait partie de votre devoir de conformité.

Faire la demande de permis de travail au nom de l’employé en Thaïlande

L’employeur est responsable de déposer la demande de permis de travail auprès du Ministère du Travail pour l’employé étranger. Un employé ne peut pas auto-sponsoriser un permis de travail—une entité thaïlandaise doit le faire. Cela signifie que vous ou votre service RH préparerez et soumettrez tous les formulaires et documents justificatifs nécessaires pour le permis de travail comme décrit précédemment. Concrètement, vous enverrez probablement un représentant (ou engagerez un cabinet juridique) pour soumettre la paperasserie au bureau du travail. Si l’employé est arrivé avec un visa à l’arrivée ou un autre visa, vous devez vous assurer qu’il a d’abord converti en un statut de visa Non-Immigrant, car un permis de travail ne peut être délivré que si la personne détient un visa Non-Immigrant valide.

Assurer la conformité continue du séjour de l’employé en Thaïlande

Le parrainage ne s’arrête pas une fois que le visa et le permis sont approuvés. Tout au long de la période de l’employé en Thaïlande, votre entreprise doit aider à garantir que le statut d’immigration de l’employé reste valide. Cela inclut des démarches comme faciliter les rapports de 90 jours à l’immigration, aider aux renouvellements ou extensions du visa et du permis de travail, et notifier les autorités de tout changement (si le titre du poste change, ou si l’employé démissionne, etc., le permis de travail pourrait devoir être mis à jour ou annulé). En gros, la société thaïlandaise agit comme un garant du statut légal de cet employé étranger en Thaïlande, du début à la fin.

Gardez à l’esprit que toute négligence dans ces devoirs de parrainage peut avoir des conséquences légales. Par exemple, si un employeur oublie de renouveler un permis de travail et que l’employé continue de travailler, l’employeur comme l’employé pourraient faire face à des sanctions. De même, si un employé est trouvé en train de travailler dans un rôle ou un lieu non spécifié sur son permis, l’employeur pourrait être tenu responsable. Par conséquent, remplir ces obligations de parrainage avec diligence est dans le meilleur intérêt de l’entreprise.

Frais et délais de traitement pour les permis de travail et visas en Thaïlande

Embaucher à l’international en Thaïlande comporte certains coûts administratifs et délais que les employeurs doivent prévoir. La bonne nouvelle, c’est que les frais gouvernementaux pour les visas et permis de travail en Thaïlande sont relativement modestes par rapport aux standards mondiaux, bien qu’ils puissent varier selon le type de visa :

Frais pour le visa Non-Immigrant B en Thaïlande

Environ THB 2 000 à THB 5 000 pour la demande. Le coût peut légèrement différer selon qu’il s’agit d’un visa à entrée unique ou multiple, et selon le tarif de l’ambassade. Par exemple, un visa à entrée unique de 90 jours pourrait coûter autour de THB 2 000, tandis qu’un visa à entrées multiples d’un an pourrait être plus élevé.

Frais pour le Visa SMART en Thaïlande

Environ THB 10 000 de frais de dossier. Ce coût plus élevé reflète la durée plus longue (jusqu’à 4 ans) du visa SMART et la complexité supplémentaire du traitement par plusieurs agences.

Frais pour le permis de travail en Thaïlande

Environ THB 3 000 à THB 5 000 pour la délivrance du permis de travail. La somme dépend de la durée du permis (par exemple, un permis d’un an versus un permis de courte durée). Les renouvellements entraîneront des frais similaires chaque année.

Ce sont des frais directs du gouvernement et n’incluent pas les frais de service si vous utilisez des agents de visa ou des services juridiques. Ils n’incluent pas non plus les frais facturés par des prestataires si vous externalisez votre traitement de visa (par exemple, un EOR ou un service de relocation peut facturer des frais pour gérer la paperasserie). Les chiffres ci-dessus sont utiles aux employeurs comme coûts de référence par employé pour l’immigration.

Les délais de traitement influenceront vos calendriers pour l’intégration de l’employé en Thaïlande. Voici les délais typiques :

Délais de traitement pour le visa de travail en Thaïlande

Pour le visa Non-Immigrant B initial, le traitement au consulat thaïlandais varie généralement de 2 à 4 semaines. Cela peut être plus rapide si tous les documents sont parfaits, ou plus long en cas de complications ou de retards. Il est conseillé de commencer la demande de visa bien à l’avance de la date de début prévue.

Délais de traitement pour le permis de travail en Thaïlande

Une fois que l’employé est en Thaïlande et que la demande de permis de travail est déposée, comptez environ 7 à 10 jours ouvrables pour que le Ministère du Travail délivre le permis. Dans de nombreux cas, cela se rapproche de 2 semaines. En période de forte activité ou dans des cas complexes, cela peut prendre un peu plus longtemps, mais quelques semaines restent la norme. L’employé ne peut pas travailler durant cette période, donc planifiez la date de début après la délivrance du permis.

Délais de traitement pour le Visa SMART en Thaïlande

Si vous optez pour un Visa SMART, notez qu’il peut prendre jusqu’à 30 jours ouvrables (environ 6 semaines) pour être traité. La demande implique plusieurs agences thaïlandaises (par exemple, BOI) pour vérifier les qualifications, ce qui rallonge le délai.

Les employeurs doivent également prévoir du temps supplémentaire pour rassembler les documents et effectuer d’éventuelles traductions ou notarizations. Tous les documents non thaïlandais (comme le diplôme d’un employé) pourraient nécessiter des traductions certifiées en thaï, ce qui peut ajouter quelques jours ou plus. Il est conseillé d’avoir une marge dans votre planification.

Enfin, une fois tout approuvé, n’oubliez pas de rappeler à votre employé étranger de suivre l’expiration de son visa et les étapes suivantes éventuelles (comme convertir le visa initial en une extension de séjour). Votre équipe RH doit également inscrire ces dates dans un calendrier pour aider aux renouvellements.

Renouvellements et extensions de permis de travail en Thaïlande

Obtenir la première année d’un permis de travail et d’un visa est une étape importante, mais si votre employé international continue de travailler en Thaïlande au-delà de cette période initiale, vous devrez gérer les renouvellements. Voici ce que les employeurs doivent connaître à propos des renouvellements :

Durée de validité des permis de travail thaïlandais

Un permis de travail thaïlandais est généralement valable un an (12 mois) à partir de la date de délivrance, en accord avec la durée du visa ou du contrat de travail sous-jacent. Dans certains cas, les contrats plus courts peuvent obtenir un permis plus court, mais un an est la norme pour un emploi continu. Le visa Non-Immigrant B devra également généralement être prolongé chaque année (si l’employé reste en permanence en Thaïlande, il convertit cette entrée de 90 jours en une extension de séjour d’un an).

Processus de renouvellement du permis de travail en Thaïlande

Les permis de travail peuvent être renouvelés chaque année. La procédure consiste à soumettre des documents mis à jour au Ministère du Travail, de façon similaire à la demande initiale. Vous devrez prouver que l’emploi continue, que l’entreprise respecte toujours les exigences (par exemple, maintien du ratio thaïlandais/étranger et paiement des taxes, etc.), et que le visa de l’employé a été prolongé en conséquence.

Délai pour le renouvellement en Thaïlande

Les employeurs doivent commencer la paperasserie de renouvellement au moins 30 jours avant la date d’expiration du permis. Les autorités thaïlandaises recommandent de faire la demande environ un mois à l’avance pour laisser le temps du traitement. Attendre la dernière minute est risqué : si le permis expire, l’employé doit arrêter de travailler immédiatement et pourrait même devoir quitter le pays.

Extension de visa en Thaïlande

En parallèle, le visa (autorisation de séjour) de l’employé doit rester à jour. Typiquement, après les 90 premiers jours, l’employé aurait demandé une extension de séjour d’un an via le Bureau de l’Immigration, liée à la validité du permis de travail. Chaque année, l’extension de séjour (visa) et le permis de travail doivent être renouvelés simultanément. Si l’un n’est pas renouvelé, l’autre devient invalide aussi—ils sont liés.

Permis de re-entrée pour la Thaïlande

Si votre employé voyage à l’étranger, rappelez-lui d’obtenir un permis de re-entrée avant de quitter la Thaïlande, sinon son visa sera annulé avec son permis de travail. Un permis de re-entrée lui permet de voyager et revenir sans perdre son statut de visa, et il peut être obtenu dans les bureaux d’immigration ou à l’aéroport.

En gérant proactivement ces renouvellements, les employeurs peuvent assurer que leur talent international continue de travailler sans interruption. Il est conseillé d’avoir un calendrier interne ou d’utiliser un service pour vous alerter des dates d’expiration à venir pour tous les visas et permis des employés expatriés.

Options de visa pour les travailleurs à distance et nomades numériques en Thaïlande

La Thaïlande est devenue une destination populaire pour les travailleurs à distance et les nomades numériques ces dernières années. Les employeurs ne sponsorisent pas toujours directement ces individus (puisqu’un nomade numérique n’est souvent pas lié à un employeur local), mais il est utile de comprendre le paysage, surtout si vous avez des employés demandant à travailler à distance depuis la Thaïlande ou si vous envisagez une politique de travail à distance.

Actuellement, la Thaïlande n’offre pas de programme officiel de “visa pour nomades numériques”. Cependant, en 2022, le gouvernement thaïlandais a introduit une nouvelle catégorie de visa qui fonctionne comme une forme de visa pour nomades numériques ou télétravail pour certains professionnels à hauts revenus : le Visa de Résident à Long Terme (LTR). Officiellement, une des voies du visa LTR est conçue pour “les professionnels travaillant depuis la Thaïlande”, ciblant les employés étrangers de sociétés bien établies. Ce visa est surnommé informellement le visa pour nomades numériques de Thaïlande.

Le visa de Résidence à Long Terme (LTR) pour les travailleurs à distance permet aux étrangers éligibles de vivre en Thaïlande jusqu’à 10 ans (délivrés par tranches de 5 ans, renouvelables une fois) et offre notamment un taux d’impôt sur le revenu fixe très attractif de 17%. C’est bien inférieur aux taux d’imposition thaïlandais habituels pouvant atteindre 35% pour les résidents. C’est une incitation majeure pour les professionnels qualifiés. Cependant, le visa LTR comporte des exigences strictes. Pour la catégorie “Professionnels travaillant depuis la Thaïlande”, les candidats doivent prouver, entre autres, un revenu minimum élevé (souvent autour de 80 000 USD annuels sur deux ans, ou moins avec un master ou dans certains secteurs), une preuve d’emploi auprès d’une entreprise étrangère réputée depuis au moins un an, et une couverture d’assurance santé. En résumé, il s’adresse à des professionnels expérimentés qui veulent s’établir en Thaïlande tout en travaillant à distance pour une autre entreprise.

Pour les nomades numériques ou employés à distance qui ne remplissent pas les critères pour le visa LTR, les alternatives sont d’utiliser d’autres types de visas pour rester en Thaïlande. Beaucoup de travailleurs à distance utilisent des visas touristiques ou éducatifs pour résider en Thaïlande et travailler en ligne, mais ces visas n’accordent pas officiellement le droit de travailler pour une entité thaïlandaise—ils permettent simplement d’être en Thaïlande en tant que visiteurs. Dans ces arrangements, une documentation spécifique est souvent requise, comme :

• Preuve d’emploi à distance : preuve que la personne est employée par ou gère une entreprise à l’extérieur de la Thaïlande (car elle ne doit pas occuper d’emplois locaux). Cela pourrait être une lettre de l’employeur étranger ou une preuve de travail en freelance avec des clients étrangers.
• Stabilité financière : preuve de fonds dans un compte bancaire pour montrer qu’elle peut subvenir à ses besoins en vivant en Thaïlande, puisqu’elle ne percevra pas de revenus thaïlandais.
• Durée limitée du séjour : utiliser des visas touristiques (60 jours, renouvelables à 90) ou des visas éducatifs (souvent 90 jours à la fois pour étudier la langue thaïlandaise, par exemple) peut permettre de rester quelques mois jusqu’à un an, mais cela nécessite des renouvellements ou des sorties régulières du pays.

Les employeurs doivent faire attention si un employé existant demande : “Puis-je simplement travailler à distance depuis la Thaïlande pendant un certain temps ?” S’il détient un visa touristique, il n’est techniquement pas autorisé à travailler, même à distance, selon la loi thaïlandaise, bien que l’application ait été laxiste pour le travail purement à distance. L’introduction du visa LTR montre l’intention de la Thaïlande d’attirer des travailleurs à distance légitimes sous un visa approprié. Donc, si vous avez un employé précieux qui souhaite travailler depuis la Thaïlande, vérifiez s’il remplit les critères du visa LTR et soutenez sa demande. Sinon, il faut savoir que d’autres arrangements de visa peuvent le placer dans une zone grise. Dans tous les cas, tout travail impliquant une entité thaïlandaise ou des clients thaïlandais nécessiterait absolument un visa ou un permis de travail approprié.

Défis courants pour les employeurs embauchant en Thaïlande

L’embauche et l’intégration d’employés étrangers en Thaïlande peuvent présenter certains défis. Être conscient de ces obstacles peut aider votre entreprise à anticiper et éviter les pièges courants. Voici quelques défis typiques et conseils pour les gérer :

Barrières linguistiques en Thaïlande

La plupart des documents officiels et formulaires de demande de visas et permis de travail sont en thaï. Si ni vous ni votre employé ne parlez thaï, vous aurez probablement besoin de services de traduction ou d’un expert local pour remplir les formulaires et communiquer avec les bureaux gouvernementaux. Il est judicieux d’avoir un représentant RH ou un conseiller juridique thaïlandais impliqué dans le processus.

Exigences strictes de conformité en Thaïlande

Les réglementations du travail et de l’immigration en Thaïlande doivent être suivies scrupuleusement. Il y a peu de flexibilité si vous manquez une étape ou un document. La non-conformité, même par inadvertance, peut entraîner des amendes ou des problèmes juridiques pour l’entreprise. Vérifiez toujours les exigences et conservez des copies de chaque visa et permis de vos employés étrangers. Utiliser des listes de contrôle ou consulter des experts en immigration peut vous assurer de ne rien manquer.

Retards dans le traitement des visas en Thaïlande

Parfois, les visas ou permis de travail prennent plus de temps que prévu pour être approuvés. Cela peut être dû à des retards, une vérification supplémentaire sur une demande, ou des changements politiques affectant les règles d’immigration. Les employeurs doivent planifier les dates de début et les échéances de projet avec une marge. Il vaut mieux anticiper un retard que supposer qu’un embauché étranger peut commencer immédiatement. Engager avec l’immigration thaïlandaise par les canaux appropriés et faire la demande tôt sont les meilleures stratégies, mais la patience est nécessaire.

Restrictions de quota sur les embauches étrangères en Thaïlande

La loi thaïlandaise impose généralement aux entreprises de maintenir un ratio de Thaïlandais à étrangers (habituellement quatre Thaïlandais pour un étranger, comme mentionné). Si votre entreprise est petite ou en phase de création en Thaïlande, ce quota peut limiter le nombre d’expatriés que vous pouvez parrainer. Il existe des exceptions, comme pour les sociétés promues par le BOI ou certains secteurs, mais en général, vous devez embaucher des employés locaux en plus des étrangers. Cela concerne à la fois la conformité et la planification de la main-d’œuvre. Cela peut influencer les rôles que vous choisissez de relocaliser ou de remplir avec des expatriés versus des locaux.

Conseil : Pour surmonter ces défis, de nombreuses entreprises collaborent avec des prestataires locaux ou des experts en mobilité globale spécialisés dans l’immigration en Thaïlande. Ils peuvent aider avec les traductions, assurer la conformité, accélérer les demandes dans la mesure du possible, et conseiller sur la gestion des quotas ou autres règles locales. De plus, une communication ouverte avec vos candidats/employés étrangers sur le calendrier et la paperasserie nécessaires permettra de gérer les attentes et de réduire le stress pour tous.

Facilitez l’obtention de visas en Thaïlande avec un Employer of Record (EOR)

Se conformer à toutes les réglementations thaïlandaises en matière de permis de travail et de visa peut être un processus complexe et chronophage. Pour certains employeurs, notamment ceux qui embauchent à l’étranger pour la première fois, cela peut sembler écrasant de gérer la création d’entité, la paperasserie d’immigration, la paie, et la conformité continue. C’est là qu’un service d’Employer of Record (EOR) peut être extrêmement précieux pour embaucher en Thaïlande.

Un EOR est essentiellement une organisation tierce qui devient l’employeur légal enregistré en Thaïlande pour votre employé international, tandis que la personne travaille réellement pour votre société. Un EOR de confiance (tel qu’une plateforme d’emploi globale) peut gérer toutes les démarches administratives et légales de l’emploi en Thaïlande en votre nom. Cela inclut la sponsorship du visa et du permis, la gestion de la paie en monnaie locale, la retenue d’impôts, et la conformité à la législation thaïlandaise.

Les avantages d’utiliser un EOR sont importants, surtout pour les entreprises qui ne disposent pas d’une filiale locale en Thaïlande. D’abord, vous n’avez pas besoin de créer une entité locale, ce qui économise du temps et des coûts. La société locale de l’EOR embauche l’employé et le met à disposition de votre organisation, vous permettant de démarrer beaucoup plus rapidement. Ensuite, les EOR sont experts en conformité RH locale—ils vous maintiennent dans le cadre des réglementations du travail thaïlandaises, évitant ainsi les lourdes amendes ou problèmes juridiques liés à des erreurs. Ils prennent en charge les contrats de travail en thaï, les avantages obligatoires, les cotisations sociales, et toutes les déclarations qui nécessiteraient autrement une équipe RH locale dédiée.

De plus, si vous souhaitez seulement embaucher quelqu’un pour un projet à court terme ou en tant que Contractor, un EOR peut aussi gérer cela. Ils peuvent engager la personne comme un contractor conforme ou un travailleur à durée déterminée, et s’assurer qu’il n’y a pas de risque de mauvaise classification selon la législation thaïlandaise. En gros, la solution EOR vous permet de vous concentrer sur le travail de la personne et son intégration dans votre équipe, pendant que l’EOR s’occupe de l’aspect légal et administratif de l’emploi.

De nombreux employeurs internationaux utilisent les services d’EOR pour gérer leurs embauches globales en Thaïlande et ailleurs, car cela facilite l’expansion mondiale. Que vous ayez un seul employé à Bangkok ou que vous construisiez toute une équipe à travers les frontières, faire appel à un EOR signifie que des experts gèrent les aspects compliqués de l’immigration et de la conformité au travail, ce qui vous donne finalement la tranquillité d’esprit et permet d’économiser des ressources.

Simplifiez la relocalisation des employés avec les services de support visa de Rivermate

Relocaliser un employé en Thaïlande ne doit pas être une tâche ardue. Rivermate, un fournisseur mondial de services d’Employer of Record, propose des services dédiés de support visa et immigration pour aider les employeurs comme vous à naviguer facilement dans le processus de permis de travail en Thaïlande. Notre équipe d’experts gérera l’ensemble de la demande de visa et de permis, de la préparation des documents à l’obtention des approbations nécessaires, en assurant une conformité à 100% avec la réglementation thaïlandaise à chaque étape. En utilisant les services de Rivermate, vous pouvez relocaliser rapidement et efficacement les talents en Thaïlande, sans le stress et l’incertitude habituels.