Navigating working time regulations is crucial for employers operating in Poland. Polish labor law sets clear standards for daily and weekly working hours, overtime, rest periods, and specific conditions for night and weekend work. Adhering to these rules is essential for compliance and ensuring fair treatment of employees.
Understanding the nuances of these regulations, including maximum limits, compensation rates, and recording requirements, helps businesses manage their workforce effectively and avoid potential legal issues. These rules are designed to protect employee well-being while providing a framework for productive work environments.
Standard Working Hours and Workweek Structure
The standard working time in Poland is generally limited to 8 hours per day and an average of 40 hours per week, calculated over a reference period that typically does not exceed 4 months. This average must be maintained across the entire reference period. The basic workweek structure is five days.
However, the actual daily and weekly hours can vary depending on the adopted working time system (e.g., basic, equivalent, continuous, task-based). Regardless of the system, the average weekly working time, including overtime, cannot exceed 48 hours in the adopted reference period.
Overtime Regulations and Compensation Requirements
Overtime occurs when an employee works beyond the standard daily or weekly hours defined by their working time system. Overtime work should generally be limited and is permissible only in specific circumstances, such as the need to conduct a rescue operation to protect human life or health, protect property or the environment, or in cases of special needs of the employer.
Annual overtime hours for an employee are generally capped at 150 hours per calendar year, although this limit can be increased in a collective bargaining agreement or work regulations, but the total average weekly working time (including overtime) must not exceed 48 hours in the reference period.
Compensation for overtime can be provided either as time off in lieu or as a monetary bonus in addition to the normal salary.
| Période de travail supplémentaire | Taux de compensation (Prime) |
|---|---|
| Heures supplémentaires le dimanche, jours fériés ou la nuit | 100% du salaire |
| Heures supplémentaires les autres jours | 50% du salaire |
If time off in lieu is provided, it must be granted at a rate of 1:1 (heure pour heure) if requested by the employee, or 1:1.5 (1,5 heures de congé pour chaque heure supplémentaire) if granted by the employer without the employee's request. Time off must be provided by the end of the reference period.
Rest Periods and Break Entitlements
Polish labor law mandates specific rest periods to ensure employee recovery.
- Repos quotidien : Les employés ont droit à un minimum de 11 heures consécutives de repos dans chaque période de 24 heures.
- Repos hebdomadaire : Les employés ont droit à un minimum de 35 heures consécutives de repos par semaine, qui devrait idéalement inclure le dimanche.
En plus des périodes de repos, les employés ont droit à des pauses pendant la journée de travail :
- Les employés travaillant au moins 6 heures ont droit à une pause d'au moins 15 minutes, incluse dans le temps de travail.
- Des pauses supplémentaires peuvent être requises en fonction du type de travail (par exemple, travail sur ordinateur, conditions spécifiques).
- Les employeurs peuvent introduire une pause supplémentaire allant jusqu'à 60 minutes, non incluse dans le temps de travail, pour manger ou des affaires personnelles, spécifiée dans un accord de négociation collective ou un règlement de travail.
Règlementation du travail de nuit et du travail le week-end
Le travail de nuit est défini comme un travail effectué dans une période de 8 heures entre 21h00 et 7h00. La période spécifique de 8 heures de nuit doit être définie dans le règlement intérieur de l'employeur. Les employés effectuant du travail de nuit ont droit à une prime supplémentaire pour chaque heure de travail de nuit, équivalente à 20% du salaire horaire minimum.
Le travail le dimanche et les jours fériés est généralement interdit, avec des exceptions pour certains types de travail (par exemple, fonctionnement continu, travail en équipe, réparations nécessaires, transport, services publics, commerce de détail). Lorsque le travail est effectué un dimanche ou un jour férié, l'employeur doit fournir un jour de repos de substitution. Pour le travail le dimanche, le jour de repos de substitution doit être accordé dans les 6 jours civils avant ou après le dimanche. Pour le travail un jour férié, le jour de repos de substitution doit être accordé dans la période de règlement en cours. Si cela n'est pas possible, l'employé a droit à une prime de 100% pour chaque heure travaillée ce jour-là.
Obligations d'enregistrement du temps de travail
Les employeurs en Pologne sont légalement tenus de tenir des registres détaillés du temps de travail des employés. Cela inclut l'enregistrement des heures travaillées quotidiennement, y compris les heures de début et de fin, ainsi que la documentation des heures supplémentaires, du travail de nuit, du travail le dimanche et les jours fériés, et des déplacements professionnels.
Ces registres sont cruciaux pour calculer correctement la rémunération et autres avantages liés au temps de travail. Ils servent également de documentation essentielle lors des inspections par l'Inspection du travail nationale (Państwowa Inspekcja Pracy - PIP). La méthode spécifique d'enregistrement (par exemple, feuilles de temps papier, systèmes électroniques) revient à l'employeur, mais les registres doivent être précis, complets et accessibles à l'employé sur demande. Une bonne tenue des registres du temps de travail est un aspect fondamental pour assurer la conformité avec la législation du travail polonaise.
