Naviguer dans les complexités de la fiscalité de l'emploi est un aspect crucial de l'exploitation dans n'importe quel pays, et le Kenya ne fait pas exception. Le système fiscal kényan, supervisé principalement par la Kenya Revenue Authority (KRA), exige que les employeurs comprennent et respectent diverses obligations liées à leur main-d'œuvre. Cela inclut le calcul correct et le versement des taxes sur la paie, des cotisations de sécurité sociale, et la garantie d'une retenue précise de l'impôt sur le revenu sur les salaires des employés.
Le respect des lois fiscales kényanes est essentiel pour que les entreprises évitent pénalités, intérêts et problèmes juridiques. Tant les employeurs que les employés ont des responsabilités distinctes concernant les contributions et déductions, conçues pour financer les services publics et les programmes de protection sociale. Comprendre ces exigences est la clé pour des opérations commerciales fluides et légales au Kenya.
Obligations de l'employeur en matière de sécurité sociale et de taxe sur la paie
Les employeurs au Kenya sont responsables de contribuer à plusieurs régimes obligatoires de sécurité sociale et de paie au nom de leurs employés. Les principales contributions incluent le National Social Security Fund (NSSF) et le National Hospital Insurance Fund (NHIF).
National Social Security Fund (NSSF)
Le NSSF est un régime d’épargne obligatoire pour la retraite. Les contributions sont partagées entre l’employeur et l’employé. La loi NSSF, 2013, a introduit une structure de contribution par paliers basée sur les gains pensionnables mensuels d’un employé.
Pour 2025, les contributions devraient suivre la mise en œuvre progressive de la loi NSSF, 2013. La contribution est calculée sur deux paliers de gains pensionnables :
- Tier I : Gains jusqu’à la Lower Limit (KSh 7,000 par mois).
- Tier II : Gains entre la Lower Limit et la Upper Limit (KSh 36,000 par mois).
Le taux total de contribution est de 12 % des gains pensionnables, répartis également entre l’employeur et l’employé (6 % chacun).
| Tier | Plage de gains pensionnables | Contribution mensuelle totale (12%) | Part de l'employeur (6%) | Part de l'employé (6%) |
|---|---|---|---|---|
| Tier I | Jusqu’à KSh 7,000 | KSh 840 | KSh 420 | KSh 420 |
| Tier II | KSh 7,001 à KSh 36,000 | KSh 3,480 (sur KSh 29,000) | KSh 1,740 | KSh 1,740 |
| Maximum | KSh 36,000 | KSh 4,320 | KSh 2,160 | KSh 2,160 |
Les employeurs doivent s’enregistrer auprès du NSSF et verser les contributions mensuellement avant le 9e jour du mois suivant.
National Hospital Insurance Fund (NHIF)
Le NHIF est un régime d’assurance santé obligatoire. Les contributions sont basées sur le revenu brut mensuel d’un employé. La contribution est uniquement déduite du salaire de l’employé, mais l’employeur est responsable de la verser au NHIF.
| Revenu brut mensuel | Contribution mensuelle |
|---|---|
| Jusqu’à KSh 5,999 | KSh 150 |
| KSh 6,000 - 7,999 | KSh 300 |
| KSh 8,000 - 11,999 | KSh 400 |
| KSh 12,000 - 14,999 | KSh 500 |
| KSh 15,000 - 19,999 | KSh 600 |
| KSh 20,000 - 24,999 | KSh 750 |
| KSh 25,000 - 29,999 | KSh 850 |
| KSh 30,000 - 34,999 | KSh 900 |
| KSh 35,000 - 39,999 | KSh 950 |
| KSh 40,000 - 44,999 | KSh 1,000 |
| KSh 45,000 - 49,999 | KSh 1,100 |
| KSh 50,000 - 59,999 | KSh 1,200 |
| KSh 60,000 - 69,999 | KSh 1,300 |
| KSh 70,000 - 79,999 | KSh 1,400 |
| KSh 80,000 - 89,999 | KSh 1,500 |
| KSh 90,000 - 99,999 | KSh 1,600 |
| KSh 100,000 et plus | KSh 1,700 |
Les employeurs doivent s’enregistrer auprès du NHIF et verser les contributions mensuellement avant le 9e jour du mois suivant.
Exigences de retenue de l’impôt sur le revenu
Les employeurs doivent retenir l’impôt sur le revenu sur les salaires et traitements de leurs employés dans le cadre du système Pay As You Earn (PAYE). Cet impôt retenu est ensuite versé à la KRA au nom de l’employé. Le PAYE est calculé sur la base du revenu imposable de l’employé après déduction des déductions et crédits admissibles.
Le revenu imposable comprend le salaire de base, les allocations, les avantages (sauf exemption spécifique), et les primes.
Les taux d’imposition pour les résidents sont progressifs, ce qui signifie que les revenus plus élevés sont imposés à des taux plus élevés. Pour 2025, les tranches et taux d’imposition devraient être comme suit :
| Revenu imposable mensuel | Revenu imposable annuel | Taux d’imposition |
|---|---|---|
| Jusqu’à KSh 24,000 | Jusqu’à KSh 288,000 | 10% |
| KSh 24,001 - 32,333 | KSh 288,001 - 388,000 | 25% |
| KSh 32,334 - 500,000 | KSh 388,001 - 6,000,000 | 30% |
| KSh 500,001 - 800,000 | KSh 6,000,001 - 9,600,000 | 35% |
| Au-dessus de KSh 800,000 | Au-dessus de KSh 9,600,000 | 40% |
Les employeurs doivent calculer le montant correct du PAYE pour chaque employé en fonction de leur revenu imposable mensuel et des tranches et taux applicables, en tenant compte de toute réduction d’impôt admissible.
Déductions et crédits d’impôt pour les employés
Les employés au Kenya ont droit à certains crédits d’impôt et peuvent réclamer des déductions qui réduisent leur revenu imposable, diminuant ainsi leur obligation PAYE. Les employeurs doivent en tenir compte dans le calcul du PAYE.
Relief personnel : Un crédit fixe mensuel accordé à tous les résidents. Pour 2025, ce crédit devrait être de KSh 2,400 par mois (KSh 28,800 par an). Ce montant est déduit directement de l’impôt calculé.
Relief d’assurance : Disponible pour les employés payant des primes pour une assurance vie, une assurance santé ou des polices d’éducation pour eux-mêmes, leur conjoint ou leurs enfants. Le relief est accordé à 15 % des primes payées, plafonné à KSh 5,000 par mois (KSh 60,000 par an).
Relief d’intérêt hypothécaire : Disponible pour les employés ayant contracté un prêt hypothécaire auprès d’une institution financière enregistrée pour acheter ou améliorer leur maison résidentielle occupée par le propriétaire. Le relief est accordé sur les intérêts payés, plafonné à KSh 8,333.33 par mois (KSh 100,000 par an).
Relief pour logement abordable : Introduit pour soutenir la Contribution à la Levy pour le logement abordable. Ce relief est accordé à 15 % de la contribution de l’employé à la Levy pour le logement abordable, plafonné à KSh 2,400 par mois.
Cotisations de pension : Contributions obligatoires aux régimes de pension enregistrés (comme le NSSF) et contributions volontaires aux régimes approuvés sont déductibles du revenu imposable, sous réserve de certaines limites.
Les employeurs doivent obtenir la documentation nécessaire des employés pour appliquer correctement ces reliefs et déductions.
Délais de conformité fiscale et de déclaration
Les employeurs ont des délais stricts pour déposer leurs déclarations et verser les taxes et contributions au Kenya. Le non-respect entraîne pénalités et intérêts.
- PAYE, NSSF et NHIF mensuels : Les employeurs doivent déposer leurs déclarations et verser le PAYE retenu ainsi que les contributions pour le NSSF et le NHIF avant le 9e jour du mois suivant. La déclaration et le paiement se font généralement en ligne via le portail KRA iTax et les portails respectifs NSSF/NHIF.
- Déclarations annuelles PAYE : Les employeurs doivent déposer une déclaration annuelle (formulaire P10) résumant le total des rémunérations versées et le PAYE retenu pour tous les employés durant l’année. Cette déclaration doit être faite avant le dernier jour de février suivant la fin de l’année civile (par exemple, pour l’année se terminant le 31 décembre 2024, le P10 est dû avant le 28 février 2025). Les employeurs doivent également fournir à chaque employé un formulaire P9A détaillant ses gains et retenues PAYE pour l’année.
- Autres déclarations annuelles : Selon la structure et les activités de l’entreprise, d’autres déclarations annuelles comme la déclaration d’impôt sur les sociétés sont également dues à des échéances spécifiques.
Maintenir des registres de paie précis est crucial pour une déclaration en temps voulu et correcte.
Considérations fiscales particulières pour les travailleurs et entreprises étrangers
Les travailleurs et entreprises étrangers opérant au Kenya font face à des considérations fiscales spécifiques en fonction de leur statut de résidence et de la nature de leurs activités.
Travailleurs étrangers :
- Statut de résidence : Les obligations fiscales d’un travailleur étranger dépendent de s’il est considéré comme résident ou non-résident à des fins fiscales. La résidence est généralement déterminée par le nombre de jours passés au Kenya (183 jours dans une année fiscale ou une moyenne de 122 jours sur trois années consécutives, parmi d’autres critères).
- Taux d’imposition : Les travailleurs étrangers résidents sont imposés sur leur revenu mondial aux mêmes taux progressifs que les citoyens kényans. Les travailleurs non-résidents sont imposés uniquement sur leur revenu provenant du Kenya. Les taux pour non-résidents sont généralement les mêmes que pour les résidents, mais ils ne bénéficient pas des crédits d’impôt personnels.
- PAYE : Les employeurs doivent appliquer le PAYE sur le revenu des travailleurs étrangers gagnant un revenu au Kenya, indépendamment de leur statut de résidence, bien que le calcul puisse légèrement différer pour les non-résidents (pas de relief personnel).
- Sécurité sociale : Les travailleurs étrangers en mission temporaire ou sous contrat spécifique peuvent être exemptés des cotisations NSSF s’ils sont couverts par un régime de sécurité sociale dans leur pays d’origine avec un accord réciproque avec le Kenya. La NHIF est généralement obligatoire pour tous les employés percevant un revenu au Kenya.
Entreprises étrangères :
- Perception d’établissement permanent (PE) : La responsabilité fiscale d’une entreprise étrangère au Kenya dépend de la présence ou non d’un établissement permanent (PE). Un PE apparaît généralement si l’entreprise dispose d’un lieu fixe d’affaires ou exerce des activités au Kenya pendant une période significative.
- Impôt sur les sociétés : Si une entreprise étrangère a un PE au Kenya, elle est responsable de l’impôt sur les bénéfices attribuables à ce PE au taux d’impôt sur les sociétés pour les résidents (actuellement 30 %). En l’absence de PE, la société peut néanmoins être soumise à des retenues à la source sur certains types de revenus provenant du Kenya (par ex., frais de gestion, royalties).
- Obligations de l’employeur : Une entreprise étrangère employant du personnel au Kenya, même sans PE, peut toujours être tenue de s’enregistrer en tant qu’employeur et de respecter les obligations de PAYE, NSSF et NHIF pour ces employés.
Comprendre ces subtilités est vital pour les entités étrangères et leurs employés afin d’assurer une conformité totale avec la législation fiscale kényane. Utiliser un Employer of Record peut aider les entreprises étrangères à gérer ces obligations complexes locales d’emploi et fiscales sans nécessiter la création d’une entité ou d’un PE local.
