Navegar por las regulaciones de tiempo de trabajo en los Estados Unidos implica comprender una combinación de leyes federales y estatales. La ley federal principal que rige los salarios y las horas es la Fair Labor Standards Act (FLSA), que establece estándares para el salario mínimo, pago de horas extras, registro de horas y trabajo infantil. Aunque la FLSA proporciona una línea base, los estados individuales tienen la autoridad para promulgar sus propias leyes que pueden ofrecer mayores protecciones o tener requisitos diferentes, particularmente en áreas como descansos y reglas específicas de la industria.
Los empleadores que operan en los EE. UU. deben cumplir tanto con los requisitos federales de la FLSA como con cualquier ley laboral estatal o local aplicable. Esta doble capa de regulación requiere una atención cuidadosa a los detalles para garantizar el cumplimiento en las diferentes jurisdicciones donde se encuentran los empleados.
Horas de trabajo estándar y estructura de la semana laboral
Bajo la Fair Labor Standards Act (FLSA), la semana laboral estándar se define como un período fijo y recurrente de 168 horas – siete períodos consecutivos de 24 horas. No existe un límite federal en el total de horas que un empleado de 16 años o más puede trabajar en una semana laboral. Sin embargo, la FLSA establece el principio de que las horas trabajadas en exceso de 40 en una semana laboral deben ser compensadas a una tarifa de horas extras para empleados no exentos.
El concepto de una "semana laboral estándar" a menudo se refiere a las 40 horas que sirven como umbral para activar el pago de horas extras bajo la ley federal. Muchas posiciones a tiempo completo están estructuradas alrededor de esta semana de 40 horas, típicamente distribuidas en cinco días de ocho horas, pero otros arreglos son comunes y permitidos siempre que se paguen horas extras por horas que excedan las 40 en una semana laboral para el personal no exento.
Regulaciones de horas extras y requisitos de compensación
La FLSA exige que los empleados no exentos reciban pago de horas extras a una tarifa de no menos de una vez y media (1.5x) su tarifa regular de pago por todas las horas trabajadas más allá de 40 en una semana laboral. Esto se aplica a la mayoría de los empleados por hora. Algunos empleados pueden estar exentos de los requisitos de horas extras de la FLSA según sus funciones laborales y nivel salarial. Las exenciones comunes incluyen ejecutivos, administrativos, profesionales, ventas externas y ciertas ocupaciones relacionadas con la informática, siempre que cumplan con pruebas específicas relacionadas con sus funciones y se les pague con un salario por encima de un umbral determinado.
El umbral salarial para las exenciones de cuello blanco está sujeto a cambios, pero a principios de 2025, los empleadores deben asegurarse de que los empleados exentos cumplan con la prueba de nivel salarial aplicable además de la prueba de funciones. Calcular la tarifa regular de pago para fines de horas extras puede ser complejo, ya que debe incluir la mayoría de los tipos de compensación pagados al empleado, no solo su salario por hora.
| Condición | Tarifa de pago de horas extras (Federal FLSA) |
|---|---|
| Horas trabajadas más allá de 40 en una semana laboral | 1.5x Tarifa regular de pago |
| Aplicable a | Empleados no exentos |
| Máximo de horas semanales (Federal FLSA) | Sin límite federal |
Descansos y derechos a pausas
La ley federal (FLSA) no requiere que los empleadores proporcionen pausas para comida o descanso a los empleados. Sin embargo, si un empleador opta por ofrecer descansos cortos (usualmente de 5 a 20 minutos), la ley federal considera estos como tiempo de trabajo compensable que debe ser pagado. Las pausas para comida genuinas (típicamente de 30 minutos o más) generalmente no se consideran tiempo de trabajo y no necesitan ser pagadas, siempre que el empleado esté completamente liberado de sus funciones para comer una comida regular.
Es crucial notar que muchos estados de EE. UU. tienen leyes que exigen a los empleadores proporcionar pausas para comida y/o descanso. Estas leyes estatales varían significativamente en cuanto a la duración de las pausas, cuándo deben ser proporcionadas (por ejemplo, después de cierto número de horas trabajadas) y si deben ser pagadas. Los empleadores deben cumplir con las leyes del estado donde trabajan sus empleados.
Regulaciones sobre trabajo nocturno y fines de semana
La ley federal (FLSA) no requiere que los empleadores paguen a los empleados una tarifa de salario más alta por trabajar de noche o en fines de semana, únicamente por el momento del día o la semana. Cualquier pago adicional por trabajar en horas no deseables suele ser un acuerdo entre el empleador y el empleado, o puede ser requerido por la ley estatal, un acuerdo de negociación colectiva o la política de la empresa.
Aunque la FLSA no exige pago adicional por estos turnos, las horas trabajadas durante noches o fines de semana aún cuentan para el total de horas semanales al determinar la elegibilidad para horas extras si el empleado no está exento y trabaja más de 40 horas en la semana laboral. Algunas leyes estatales o locales, o regulaciones específicas de la industria, podrían tener disposiciones relacionadas con el trabajo nocturno o en fines de semana, pero esto no es un requisito federal general.
Obligaciones de registro del tiempo de trabajo para los empleadores
La FLSA exige que los empleadores mantengan registros precisos de los salarios, horas y otras condiciones laborales para los empleados no exentos. Estos registros son esenciales para demostrar el cumplimiento con los requisitos de salario mínimo y horas extras. Aunque la FLSA no exige un formato específico para estos registros, sí especifica la información que debe registrarse.
Información clave que los empleadores generalmente deben registrar para los empleados no exentos incluye:
- Nombre completo y número de seguro social del empleado
- Dirección, incluyendo código postal
- Fecha de nacimiento (si es menor de 19)
- Sexo y ocupación
- Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
- Horas trabajadas cada día
- Total de horas trabajadas cada semana laboral
- Base en la cual se pagan los salarios del empleado (por ejemplo, "$9 por hora", "$440 por semana")
- Tarifa regular de pago por hora
- Ganancias diarias o semanales en tiempo recto
- Ganancias totales por horas extras en la semana laboral
- Todas las adiciones o deducciones de los salarios
- Total de salarios pagados en cada período de pago
- Fecha de pago y período cubierto por el pago
Estos registros deben mantenerse por un período especificado, típicamente tres años para registros de nómina y dos años para registros en los que se basan los cálculos de salario (como hojas de tiempo). La precisión en el registro es un requisito fundamental de cumplimiento y es crucial en caso de disputa o auditoría sobre salarios y horas.
