El sistema fiscal de los Estados Unidos es un marco complejo que involucra a los gobiernos federal, estatal y, en ocasiones, local, cada uno imponiendo diversos impuestos a individuos y empresas. Para los empleadores, navegar por este sistema implica principalmente impuestos sobre la nómina, que incluyen la retención de impuestos de los salarios de los empleados y el pago de impuestos del lado del empleador. Comprender estas obligaciones es crucial para el cumplimiento y una operación empresarial fluida, ya sea empleando trabajadores nacionales o extranjeros.
Los empleados, a su vez, están sujetos al impuesto sobre la renta de sus ganancias, que generalmente se recauda mediante la retención por parte del empleador a lo largo del año. También pueden ser responsables de su parte de ciertos impuestos sobre la nómina. La responsabilidad fiscal final de los empleados se determina cuando presentan su declaración de impuestos anual, donde pueden considerar varias deducciones y créditos para reducir potencialmente su ingreso gravable.
Obligaciones del Employer Social Security y de impuestos sobre la nómina
Los empleadores en los Estados Unidos son responsables de varios impuestos federales sobre la nómina, principalmente bajo la Federal Insurance Contributions Act (FICA) y la Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Muchos estados también imponen sus propios impuestos de desempleo (SUTA) y pueden tener impuestos adicionales sobre la nómina.
Los impuestos FICA financian los programas de Seguridad Social y Medicare. Tanto empleadores como empleados contribuyen a FICA. Para 2025, se espera que las tasas sean similares a las de 2024, pero están sujetas a confirmación oficial.
- Impuesto de Seguridad Social: Esta parte financia beneficios de jubilación, discapacidad y sobrevivientes. La tasa de impuesto se divide en partes iguales entre el empleador y el empleado. Para 2024, la tasa es del 6.2% para ambos, empleador y empleado, sumando un total del 12.4%. Este impuesto solo se aplica hasta un límite anual de base salarial. La base salarial de 2024 es $168,600, y se espera que el límite de 2025 sea mayor, anunciado más adelante en 2024.
- Impuesto Medicare: Esta parte financia el seguro hospitalario. La tasa de impuesto también se divide en partes iguales entre empleador y empleado. Para 2024, la tasa es del 1.45% para ambos, sumando un total del 2.9%. No hay límite de base salarial para el impuesto regular de Medicare.
- Impuesto adicional de Medicare: Un 0.9% adicional de impuesto de Medicare se aplica a salarios que exceden un umbral determinado ($200,000 para solteros, $250,000 para casados que presentan conjuntamente, $125,000 para casados que presentan por separado). Este impuesto adicional solo lo paga el empleado; el empleador no tiene una parte correspondiente, pero es responsable de retenerlo de los salarios por encima del umbral.
FUTA es un impuesto federal que, junto con los sistemas de desempleo estatales, proporciona compensación por desempleo a los trabajadores elegibles. La tasa estándar de FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de los salarios de cada empleado por año. Sin embargo, los empleadores generalmente reciben un crédito significativo (hasta el 5.4%) contra su responsabilidad fiscal federal por el pago puntual de los impuestos estatales de desempleo, reduciendo efectivamente la tasa de FUTA al 0.6% en la mayoría de los casos. Las tasas de impuestos de desempleo estatal (SUTA) varían significativamente por estado y dependen de factores como la industria del empleador y el historial de reclamaciones de desempleo.
Requisitos de retención del impuesto sobre la renta
Los empleadores están obligados a retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios de sus empleados según la información proporcionada por el empleado en el Formulario W-4, Certificado de Retención del Empleado. Este formulario ayuda a los empleadores a determinar la cantidad correcta de impuesto a retener considerando el estado civil del empleado, número de dependientes y cualquier otro ajuste o retención adicional solicitada.
El impuesto federal sobre la renta es progresivo, lo que significa que los niveles de ingreso más altos se gravan a tasas mayores. Los tramos y tasas de impuestos se ajustan anualmente por inflación. Los tramos de 2025 se publicarán más adelante en 2024, pero se espera que sigan una estructura similar a la de 2024.
Aquí un ejemplo de los tramos de impuesto federal sobre la renta para solteros en 2024 (los tramos de 2025 serán diferentes):
| Tasa de Impuesto | Ingreso Gravable (Solteros) |
|---|---|
| 10% | $0 a $11,600 |
| 12% | $11,601 a $47,150 |
| 22% | $47,151 a $100,525 |
| 24% | $100,526 a $191,950 |
| 32% | $191,951 a $243,725 |
| 35% | $243,726 a $609,350 |
| 37% | Más de $609,350 |
Los empleadores usan tablas de retención proporcionadas por el IRS, combinadas con la información del W-4 del empleado, para calcular la cantidad de impuesto federal sobre la renta a retener de cada cheque de pago.
Muchos estados y algunas jurisdicciones locales también imponen impuestos sobre la renta, requiriendo que los empleadores retengan impuestos estatales y locales según las reglas específicas del estado y las formas de retención del empleado (que varían según la ubicación).
Deducciones y asignaciones fiscales del empleado
Mientras que los empleadores están principalmente preocupados por la retención basada en la información proporcionada por el empleado (como el Formulario W-4), los empleados pueden reducir su ingreso gravable total mediante varias deducciones y asignaciones al presentar su declaración de impuestos anual.
La forma más común en que los empleados reducen su ingreso gravable es tomando la deducción estándar o detallando deducciones. La deducción estándar es una cantidad fija que varía según el estado civil y se ajusta anualmente por inflación. Para 2025, se espera que los montos de la deducción estándar sean mayores que en 2024.
Aquí las cantidades de la deducción estándar de 2024 (las de 2025 serán diferentes):
| Estado Civil | Deducción Estándar (2024) |
|---|---|
| Soltero | $13,850 |
| Casado que presenta por separado | $13,850 |
| Casado que presenta conjuntamente | $27,700 |
| Cabeza de familia | $20,800 |
| Viudo(a) calificado(a) | $27,700 |
Los empleados pueden optar por detallar deducciones si el total de sus gastos elegibles (como impuestos estatales y locales hasta un límite, intereses hipotecarios, contribuciones caritativas y ciertos gastos médicos) supera la cantidad de la deducción estándar.
Algunas deducciones también pueden afectar el salario neto del empleado y potencialmente sus cálculos del W-4, como contribuciones preimpositivas a cuentas de retiro (como 401(k)) o cuentas de ahorro para la salud (HSA), y deducciones por primas de seguro médico pagadas a través de un plan de cafetería.
Plazos para el cumplimiento fiscal y reportes
Los empleadores tienen plazos estrictos para depositar los impuestos retenidos y presentar informes de impuestos sobre la nómina. No cumplir con estos plazos puede resultar en multas e intereses.
Los formularios de reporte federal clave y sus fechas límite generales incluyen:
- Formulario 941, Declaración de Impuestos Federales Trimestral del Empleador: Informa el impuesto sobre la renta, el impuesto de Seguridad Social y Medicare retenido, así como la parte del empleador de estos impuestos. La fecha de vencimiento suele ser el último día del mes siguiente al fin del trimestre (30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero).
- Formulario 940, Declaración Anual de Impuestos de Desempleo Federal (FUTA): Informa la responsabilidad anual de FUTA del empleador. La fecha de vencimiento suele ser el 31 de enero del año siguiente.
- Formulario W-2, Declaración de Salarios e Impuestos: Informa los salarios anuales del empleado y la cantidad de impuestos retenidos. Los empleadores deben entregar copias a los empleados antes del 31 de enero del año siguiente y presentar copias a la Administración del Seguro Social (SSA) antes del 31 de enero.
- Formulario W-3, Transmisión de Declaraciones de Salarios e Impuestos: Es un formulario resumen presentado a la SSA junto con copias de todos los W-2. La fecha límite es el 31 de enero.
La frecuencia de depósito de impuestos (diaria, semanales, mensuales) depende de la cantidad de responsabilidad fiscal. Las responsabilidades mayores requieren depósitos más frecuentes. Los requisitos de reporte y depósito de impuestos sobre la nómina estatales y locales varían según la jurisdicción.
Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras
Emplear trabajadores extranjeros o operar como una empresa extranjera en EE. UU. introduce complejidades fiscales adicionales.
- Clasificación del trabajador: Determinar si un trabajador extranjero es un residente extranjero o un no-residente extranjero a efectos fiscales es fundamental, ya que se aplican reglas fiscales diferentes. La residencia generalmente se determina por la prueba de la tarjeta verde o la prueba de presencia sustancial.
- Tratados fiscales: EE. UU. tiene tratados fiscales con muchos países que pueden reducir o eliminar impuestos estadounidenses sobre ciertos tipos de ingresos, incluyendo salarios. Los empleadores pueden necesitar considerar las disposiciones del tratado al determinar la retención para empleados no residentes extranjeros.
- Retención para no-residentes extranjeros: Los ingresos pagados a no-residentes extranjeros generalmente están sujetos a una tasa fija del 30% de retención, a menos que un tratado fiscal ofrezca una tasa reducida o exención. Los empleados no residentes extranjeros pueden necesitar presentar el Formulario 8233 (Exención de Retención en la Compensación por Servicios Personales Independientes de un No-Residente) o el Formulario W-8BEN (Certificado de Estado Extranjero del Beneficiario para la Retención y Reporte de Impuestos en EE. UU.) para reclamar beneficios del tratado o confirmar su estado extranjero.
- Números de identificación: Los trabajadores extranjeros necesitan un número de identificación fiscal en EE. UU. Los residentes extranjeros generalmente usan un Social Security Number (SSN). Los no-residentes extranjeros que no son elegibles para un SSN pero necesitan un TIN en EE. UU. para fines fiscales pueden obtener un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN).
- Empresas extranjeras: Una empresa extranjera que opera en EE. UU. puede estar sujeta a impuestos sobre la renta corporativa si se considera que realiza un comercio o negocio en EE. UU. y tiene ingresos efectivamente conectados con ese negocio. El concepto de "establecimiento permanente" bajo tratados fiscales a menudo determina si una empresa extranjera tiene presencia gravable en EE. UU. Emplear trabajadores en EE. UU. puede contribuir a establecer una presencia gravable.
Navegar estas consideraciones especiales requiere atención cuidadosa a los detalles y comprensión de la ley fiscal de EE. UU. y los tratados fiscales relevantes.
