Employer of Record in Estados Unidos de América

Contratación de empleados en los Estados Unidos de América para 2025 implica navegar por un panorama complejo de regulaciones federales, estatales y, en ocasiones, locales. A diferencia de muchos otros países, las leyes laborales y los requisitos fiscales pueden variar significativamente de un estado a otro, lo que hace que sea un desafío para las empresas extranjeras establecer un proceso de contratación conforme a la normativa. Comprender las vías disponibles para involucrar talento es crucial para una expansión exitosa en el mercado estadounidense.

Al considerar la contratación en los Estados Unidos, las empresas generalmente tienen varias opciones para el empleo:

• Establecer una Entidad Local: Esto implica crear una entidad legal en EE. UU., como una subsidiaria o una oficina filial. Este camino otorga control operativo total, pero requiere tiempo significativo, gastos legales y un esfuerzo administrativo continuo para gestionar registros, nóminas, beneficios y cumplimiento en varios estados.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Un servicio de EOR, como Rivermate, actúa como el empleador legal para los miembros de tu equipo en EE. UU. Esto permite que tu empresa gestione el trabajo diario de tus empleados sin necesidad de una entidad local ni asumir la responsabilidad directa del cumplimiento laboral.
• Contratar Contratistas Independientes: Involucrar a individuos como contratistas independientes evita obligaciones laborales directas. Sin embargo, clasificar incorrectamente a un empleado como contratista independiente puede acarrear sanciones severas por parte de las autoridades federales y estatales, haciendo que sea una opción de alto riesgo si no se gestiona cuidadosamente.

Cómo funciona un EOR en los Estados Unidos de América

Un Employer of Record (EOR) en los Estados Unidos maneja todas las complejidades legales y administrativas asociadas con el empleo en tu nombre. Esta asociación permite que tu empresa se concentre en las operaciones comerciales mientras el EOR asegura el cumplimiento en las diversas regulaciones estatales.

El EOR generalmente se encarga de:

• Incorporación y desvinculación: Gestionar toda la documentación y procedimientos legales necesarios.
• Procesamiento de nóminas: Asegurar el pago preciso y puntual de los salarios.
• Retenciones y declaraciones fiscales: Manejar impuestos federales, estatales y locales sobre la renta, Seguridad Social, Medicare y desempleo.
• Administración de beneficios para empleados: Proporcionar y gestionar seguros de salud, planes 401(k) y otros beneficios estándar para empleados.
• Compensación laboral: Organizar y gestionar el seguro de compensación laboral.
• Cumplimiento con las leyes laborales: Respetar las leyes laborales federales y específicas de cada estado, incluyendo salario mínimo, horas extras, políticas de permisos y leyes contra la discriminación.

Beneficios para las empresas que desean contratar en los Estados Unidos de América sin establecer una entidad local

Para las empresas que buscan contratar talento en EE. UU. sin los costos asociados a la creación de una entidad legal local, un EOR ofrece ventajas sustanciales:

• Entrada rápida al mercado: Contratar empleados en cualquier estado de EE. UU. mucho más rápido que establecer tu propia entidad, a menudo en cuestión de días.
• Reducción de la carga administrativa: Delegar tareas complejas de recursos humanos, nóminas, impuestos y cumplimiento legal a expertos, liberando recursos internos.
• Eficiencia en costos: Evitar los costos y el tiempo significativos asociados con la formación de una entidad, asesoría legal continua y el mantenimiento de un departamento de recursos humanos interno para un equipo pequeño.
• Cumplimiento garantizado: Mitigar los riesgos de incumplimiento ante el mosaico de leyes laborales y fiscales federales, estatales y locales.
• Acceso a talento de primer nivel: Reclutar y retener empleados en EE. UU. sin limitaciones geográficas ni la necesidad de una oficina física.
• Flexibilidad operativa: Escalar fácilmente tu fuerza laboral en EE. UU. hacia arriba o hacia abajo según evolucionen las necesidades del negocio, sin las complejidades de gestionar una entidad legal completa.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Estados Unidos de América incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Estados Unidos de América.

Los empleadores de EE. UU. tienen responsabilidades clave en el impuesto sobre la nómina, incluyendo la retención y el pago de Social Security (6.2% hasta $168,600 en 2025), Medicare (1.45% sin límite en la base salarial, más un 0.9% adicional para salarios por encima de ciertos umbrales), y los impuestos por desempleo (FUTA al 0.6% después de créditos sobre los primeros $7,000 por empleado, además de los impuestos estatales de desempleo). Los empleadores deben depositar estos impuestos ya sea mensualmente o quincenalmente, según sus obligaciones previas. Además, son responsables de retener el impuesto federal sobre la renta mediante el Formulario W-4 y, cuando corresponda, el impuesto estatal sobre la renta, con fechas límite alineadas con las declaraciones trimestrales.

Los empleados pueden reducir su ingreso gravable mediante deducciones estándar (por ejemplo, $14,600 para solteros, $29,200 para casados que presentan conjuntamente en 2025), deducciones detalladas (gastos médicos, SALT hasta $10,000, intereses hipotecarios, contribuciones caritativas), y deducciones por encima de la línea (aportaciones a IRA, intereses de préstamos estudiantiles, aportaciones a HSA). Los empleadores y empleados deben cumplir con plazos específicos de reporte: Formulario W-2 antes del 31 de enero, Formulario 941 trimestralmente, Formulario 940 anualmente, y las declaraciones individuales (Formulario 1040) antes del 15 de abril. Los trabajadores y empresas extranjeros enfrentan reglas adicionales, incluyendo clasificaciones de visas, tratados fiscales y precios de transferencia, con formularios específicos como W-8BEN utilizados para reclamar beneficios de tratados y certificar el estatus extranjero.

El panorama salarial en EE. UU. varía significativamente según la industria, el rol y la ubicación, con sectores de alta demanda como tecnología y finanzas que ofrecen una compensación notablemente mayor. Por ejemplo, los ingenieros de software ganan entre $90,000 y $160,000, mientras que los científicos de datos pueden ganar de $110,000 a $180,000. Los roles en salud, como enfermeros registrados, suelen ganar entre $75,000 y $110,000, mientras que los roles en manufactura y marketing oscilan entre $40,000 y $140,000 dependiendo del puesto.

Las regulaciones sobre el salario mínimo difieren entre estados, siendo California y Nueva York los que establecen tarifas en $16.00 por hora, y Washington en $16.28. Los empleadores deben cumplir con la ley de salario más alta aplicable, considerando las variaciones locales y las reglas para empleados con propinas, donde los mínimos federales son de $2.13 por hora si las propinas cumplen con el umbral del salario mínimo federal.

Los paquetes de compensación a menudo incluyen bonificaciones como rendimiento, firma, retención, participación en beneficios y opciones de acciones, junto con asignaciones para vivienda, transporte, comidas y educación. La nómina generalmente se procesa quincenalmente mediante depósito directo, con deducciones por impuestos, Seguridad Social, Medicare y otros beneficios.

Las tendencias salariales en 2025 están impulsadas por la inflación, la escasez de mano de obra, los ajustes por trabajo remoto y una brecha de habilidades en los campos de tecnología y datos. Los expertos pronostican aumentos continuos en los salarios en los sectores de alta demanda, lo que lleva a las empresas a mejorar los paquetes de compensación para atraer y retener talento.

En los Estados Unidos, las políticas de licencia por vacaciones son principalmente determinadas por la discreción del empleador y varían según el estado y la localidad, ya que no existen mandatos federales para vacaciones pagadas o licencia por enfermedad. Muchos empleadores ofrecen beneficios de vacaciones pagadas, que a menudo aumentan con la antigüedad, pero algunos estados y ciudades han promulgado leyes que requieren tiempo libre pagado (PTO) con reglas específicas de acumulación y uso. Las políticas de usar o perder son comunes, pero están sujetas a regulaciones estatales, y algunos empleadores ofrecen opciones de rollover o días festivos flotantes para mayor flexibilidad.

Los días festivos públicos se observan a nivel nacional, con los días festivos federales listados en la tabla a continuación. Aunque los empleadores privados no están obligados a pagar por estos días, muchos lo hacen como parte de los paquetes de beneficios. Además, la licencia por enfermedad no está mandatada a nivel federal, pero numerosas leyes estatales y locales exigen licencia por enfermedad pagada, permitiendo a los empleados acumular días para enfermedad o cuidado de familiares. Para la licencia parental, la Ley Federal de Licencia Familiar y Médica (FMLA) otorga a los empleados elegibles hasta 12 semanas de licencia no remunerada, protegida por el empleo, para parto, adopción o cuidado familiar, con algunos estados ofreciendo programas de licencia familiar pagada.

Otros tipos de licencia incluyen duelo, estudio, sabático, militar y servicio de jurado, que a menudo son proporcionados a discreción del empleador o bajo disposiciones legales específicas.

En EE. UU., los beneficios proporcionados por el empleador son fundamentales debido a la limitada seguridad social nacional, lo que hace que los paquetes de beneficios sean clave para atraer y retener talento. Los empleadores enfrentan regulaciones complejas y costos significativos, especialmente para seguros de salud y planes de jubilación. Los beneficios obligatorios incluyen Seguridad Social, Medicare, seguro de desempleo, compensación laboral, licencia FMLA y cobertura de salud para grandes empleadores, mientras que los beneficios opcionales suelen abarcar PTO, salud, dental, visión, seguro de vida y discapacidad, planes 401(k), EAPs, programas de bienestar, reembolso de matrícula y FSAs/HSAs.

El seguro de salud es predominantemente patrocinado por el empleador, con los empleados compartiendo costos a través de primas y gastos de bolsillo. La ACA exige estándares de cobertura, y el cumplimiento de regulaciones como HIPAA y COBRA es esencial. Los beneficios de jubilación consisten principalmente en planes 401(k), con algunos que ofrecen planes de pensiones y IRAs, gobernados por ERISA. Las ofertas de beneficios varían ampliamente según el tamaño de la empresa y la industria, siendo que las grandes empresas y las compañías tecnológicas típicamente ofrecen paquetes más completos. Los costos de los beneficios, especialmente el seguro de salud, son significativos, y las crecientes expectativas de los empleados requieren estrategias de beneficios competitivas y bien comunicadas.

Los acuerdos laborales en los EE. UU. operan principalmente dentro de un marco de "at-will", lo que permite a cualquiera de las partes terminar la relación laboral en cualquier momento, a menos que esté restringido por contratos específicos o leyes. Los empleadores utilizan cada vez más acuerdos escritos para roles ejecutivos, gerenciales o especializados para aclarar expectativas y mitigar disputas. Estos acuerdos deben cumplir con las leyes federales y estatales, abarcando compensación, beneficios, condiciones de terminación y derechos de propiedad intelectual.

Los tipos de contratos laborales incluyen contratos a plazo fijo, a plazo indefinido, at-will y acuerdos de negociación colectiva (CBAs). Las cláusulas clave que generalmente se requieren son aquellas que abordan compensación, terminación, confidencialidad, no competencia y derechos de propiedad intelectual, con requisitos específicos que varían según el estado. Los acuerdos redactados correctamente ayudan a proteger los intereses del empleador, asegurar el cumplimiento legal y fomentar un entorno laboral estable.

Comprender estos elementos es vital para que los empleadores aseguren el cumplimiento legal, protejan los intereses comerciales y establezcan relaciones laborales claras.

El trabajo remoto en los EE. UU. ha crecido significativamente, ofreciendo beneficios como mayor productividad, ahorro de costos y acceso a un talento más amplio, pero también plantea desafíos en cumplimiento, seguridad y compromiso. Legalmente, los trabajadores remotos están protegidos bajo leyes como FLSA, OSHA, ADA y Title VII, con algunos estados promulgando regulaciones adicionales como el derecho a solicitar trabajo remoto y el reembolso de gastos. Los empleadores deben desarrollar políticas claras sobre elegibilidad, seguridad, protección de datos y comunicación, asegurando el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales.

Las opciones de trabajo flexible incluyen teletrabajo, semanas laborales comprimidas, horarios flexibles, compartición de empleo, tiempo parcial y modelos híbridos. La implementación exitosa implica evaluar la idoneidad, establecer políticas, proporcionar tecnología y realizar un monitoreo continuo. La protección de datos es fundamental, requiriendo políticas de seguridad, controles de acceso, capacitación de empleados y cumplimiento con leyes de privacidad como CCPA. Los empleadores también deben contar con políticas claras de reembolso para equipos, internet y suministros de oficina, respaldadas por documentación y comprensión de las implicaciones fiscales.

Una infraestructura tecnológica confiable es vital, incluyendo internet de alta velocidad, herramientas de colaboración, VPN, servicios en la nube y soporte técnico. Garantizar la conectividad y las medidas de seguridad, como opciones de internet de respaldo, ayuda a mantener la productividad y la seguridad de los datos. En general, una gestión proactiva de los aspectos legales, tecnológicos y logísticos permite programas de trabajo remoto sostenibles alineados con los objetivos comerciales.

La terminación del empleo en los EE. UU. generalmente sigue el principio de "a voluntad", lo que permite a los empleadores despedir a los empleados por cualquier motivo legal y a los empleados abandonar su trabajo sin previo aviso. Las excepciones incluyen protecciones contra la discriminación, represalias y incumplimiento de contrato. Los empleadores deben considerar factores como el estatus del empleado, la razón de la terminación y las leyes aplicables para evitar responsabilidades legales y daños a su reputación.

Los requisitos de aviso varían: los empleados a voluntad generalmente no tienen obligación legal de dar aviso, pero los contratos, acuerdos de negociación colectiva o leyes estatales (como WARN) pueden especificar períodos de aviso, que a menudo son de 60 días para despidos masivos. La indemnización por despido no está mandatada a nivel federal, pero puede ser requerida por contratos, políticas o acuerdos, con métodos de cálculo comunes que incluyen sumas fijas, fórmulas basadas en el tiempo de servicio o continuación de salario. Las terminaciones pueden ser "por causa" (por ejemplo, conducta indebida, bajo rendimiento) o "sin causa", pero deben cumplir con las leyes contra la discriminación y las represalias. Los pasos procedimentales incluyen documentación, consulta legal, pago final, gestión de beneficios, devolución de propiedades y confidencialidad.

En el panorama laboral en constante evolución en EE. UU., el contratación independiente y los Freelancers están ganando terreno en numerosas industrias, ofreciendo a las empresas flexibilidad y acceso a habilidades especializadas. Para los empleadores, comprender las diferencias legales entre empleados y Contractors es crucial para evitar la clasificación incorrecta, lo cual puede acarrear sanciones. El IRS utiliza una prueba de tres factores que se centra en el control conductual, el control financiero y el tipo de relación para clasificar a los trabajadores. Los contratos con independent contractors deben definir claramente el alcance, los términos de pago, los derechos de propiedad intelectual y las condiciones de terminación para garantizar el cumplimiento y proteger a ambas partes.

Los contractors manejan sus propias obligaciones fiscales, incluyendo impuestos estimados trimestrales y el impuesto por trabajo por cuenta propia, y pueden deducir gastos comerciales. Los empleadores deben emitir el Formulario 1099-NEC por pagos superiores a $600. La aseguradora, como la responsabilidad civil general y la responsabilidad profesional, a menudo son requeridas para proteger a ambas partes. Los sectores clave que utilizan independent contractors incluyen tecnología, servicios creativos, consultoría, atención médica y servicios profesionales, donde aportan experiencia especializada y flexibilidad en trabajos por proyecto.

El sistema de permisos de trabajo en EE. UU. implica varias categorías de visas adaptadas a diferentes necesidades laborales, siendo los tipos comunes incluidos H-1B (ocupaciones especializadas), L-1 (traspasos intracorporativos), E-2 (inversionistas bajo tratados), O-1 (habilidad extraordinaria) y TN (profesionales del TLCAN). Los empleadores deben patrocinar a los trabajadores extranjeros a través de peticiones presentadas ante USCIS, a menudo requiriendo aplicaciones de condiciones laborales (LCA) del Departamento de Trabajo para garantizar que los salarios y condiciones sean justos. El proceso de solicitud incluye patrocinio del empleador, presentación de la documentación necesaria, entrevista de visa y entrada a EE. UU. tras la aprobación.

Puntos clave de datos para los empleadores:

Muchos trabajadores extranjeros aspiran a la residencia permanente mediante Green Cards patrocinadas por el empleador o categorías como EB-1, EB-2 y EB-3, con vías para auto-petición en casos extraordinarios. Las visas de dependientes (por ejemplo, H-4, L-2, E) permiten que cónyuges e hijos acompañen a los trabajadores, algunos siendo elegibles para autorización de trabajo. Tanto empleadores como empleados deben cumplir con obligaciones estrictas de cumplimiento, incluyendo leyes salariales, mantenimiento de registros y reporte de cambios, para evitar sanciones o deportación.