Employer of Record in Russland

Die Einstellung von Mitarbeitern in Russland erfordert ein umfassendes Verständnis des einzigartigen Arbeitsgesetzbuchs und der Beschäftigungsregelungen des Landes. Unternehmen, die in diesen Markt expandieren möchten, stehen oft vor Komplexitäten im Zusammenhang mit der Gründung einer Rechtspersönlichkeit, der Gehaltsabrechnung, der Steuerabführung und der vollständigen Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Die Navigation durch diese Anforderungen kann für internationale Unternehmen zeitaufwändig und ressourcenintensiv sein.

Um talentiert in Russland legal zu beschäftigen, ziehen Unternehmen in der Regel einige Hauptansätze in Betracht, die jeweils mit eigenen administrativen Belastungen und strategischen Vorteilen verbunden sind.

• Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Zweigstelle in Russland, ein Prozess, der langwierig sein kann und erhebliche Investitionen in lokale Registrierung, Rechtsberatung und Verwaltungspersonal erfordert.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter in Russland zu beschäftigen, ohne eine eigene lokale Einheit zu gründen. Der EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber, übernimmt alle Compliance-, Gehaltsabrechnungs- und HR-Verantwortlichkeiten, während das Kundenunternehmen die tägliche Arbeit der Mitarbeiter steuert.
• Einstellung unabhängiger Auftragnehmer: Obwohl dies scheinbar einfacher erscheint, birgt die Klassifizierung von Arbeitern als unabhängige Auftragnehmer in Russland erhebliche Risiken. Das russische Arbeitsrecht bevorzugt stark die Arbeitnehmer, und eine falsche Einstufung kann zu schweren Strafen, Nachzahlungen von Steuern und Bußgeldern führen, wenn die Beziehung als de facto Beschäftigung angesehen wird.

Wie ein EOR in Russland funktioniert

Ein Employer of Record (EOR)-Dienst vereinfacht die globale Expansion, indem er die rechtlichen und administrativen Belastungen der Beschäftigung übernimmt. In Russland bietet ein EOR einen konformen Rahmen für die Einstellung, der sicherstellt, dass Ihre Aktivitäten legal und effizient bleiben.

• Rechtlicher Arbeitgeberstatus: Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer russischen Belegschaft und übernimmt alle rechtlichen Verpflichtungen.
• Gehaltsabrechnung und Steuerverwaltung: Der EOR verwaltet lokale Gehaltsabrechnung, einschließlich Gehaltsauszahlungen, Sozialabgaben und Einkommensteuerabzug in Übereinstimmung mit russischen Vorschriften.
• Leistungsverwaltung: Sie verwalten obligatorische und zusätzliche Mitarbeitervorteile, wie Krankenversicherung, Rentenbeiträge und bezahlten Urlaub.
• Einhaltung des Arbeitsrechts: Der EOR stellt die vollständige Einhaltung des komplexen russischen Arbeitsgesetzbuchs sicher, einschließlich Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Kündigungsprozesse und Arbeitnehmerrechte.
• HR-Unterstützung und Beratung: Bietet fortlaufende HR-Unterstützung für sowohl das Kundenunternehmen als auch die Mitarbeiter, einschließlich der Bearbeitung von Anfragen und der Verwaltung von HR-bezogenen Dokumenten.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Russland

Für Unternehmen, die den russischen Markt betreten möchten, ohne die Verpflichtungen und Komplexitäten der Gründung einer lokalen Einheit einzugehen, bietet ein EOR überzeugende Vorteile.

• Schnelligkeit beim Markteintritt: Schnelle Einstellung von Mitarbeitern in Russland, oft innerhalb von Tagen oder Wochen, und Umgehung des langwierigen Prozesses der Registrierung einer Rechtspersönlichkeit.
• Reduziertes Risiko und Compliance: Minimierung der Risiken im Zusammenhang mit der Navigation durch komplexe und sich häufig ändernde russische Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Gehaltsabrechnung.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Anfangsinvestitionen und laufenden Gemeinkosten, die mit der Einrichtung und dem Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft verbunden sind.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Freisetzung interner Ressourcen von administrativen und Compliance-Aufgaben, sodass Ihr Team sich auf strategische Ziele und Wachstum konzentrieren kann.
• Talentakquise: Zugriff auf einen größeren Talentpool in Russland ohne geografische oder rechtliche Einschränkungen, sodass Sie die besten Fachkräfte unabhängig von Ihrer Rechtspersönlichkeit einstellen können.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Russland umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Russland gewährleistet.

Arbeitgeber in Russland müssen mehrere Steuerpflichten erfüllen, die hauptsächlich mit Sozialversicherungsbeiträgen, Lohnsteuer und Einkommenssteuerabzug zusammenhängen. Sie sind verantwortlich für die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen im Namen der Mitarbeitenden, einschließlich Rentenversicherung (22%), Sozialversicherung (2,9%), Krankenversicherung (5,1%) und obligatorischer Unfallversicherung (0,2%-8,5%), basierend auf Bruttogehältern und geltenden Schwellenwerten. Zusätzlich müssen Arbeitgeber die persönliche Einkommenssteuer (PIT) bei 13% für ansässige Mitarbeitende mit einem Einkommen bis zu 5 Millionen Rubel jährlich und 15% für höhere Einkommen einbehalten; Nicht-Ansässige sind in der Regel mit 30% belastet.

Steuerkonformität umfasst rechtzeitige Meldungen: Monatliche Einkommens- und Steuerabzugsberichte (Formular 6-NDFL) sind bis zum Ende des folgenden Monats fällig, Jahresberichte (Formular 2-NDFL) bis zum 1. März, und Sozialversicherungsbeiträge bis zum 15. des folgenden Monats. Arbeitgeber sollten auch die Steuerabzüge der Mitarbeitenden kennen, einschließlich Standard-, Sozial-, Vermögens-, Investitions- und Berufsausgabenabzüge, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren können. Ausländische Mitarbeitende und Unternehmen müssen spezielle Regelungen berücksichtigen, einschließlich möglicher Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen, um Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Russlands Gehaltslandschaft variiert erheblich nach Branche, Rolle und Region, wobei höhere Löhne typischerweise in Moskau und Sankt Petersburg zu finden sind. Zum Beispiel liegen die Jahresgehälter zwischen 800.000 RUB für Ärzte und bis zu 4.000.000 RUB für IT-Softwareingenieure. Die Mindestlöhne sind bundesweit auf etwa 19.242 RUB/Monat im Jahr 2025 festgesetzt, aber regionale Behörden können höhere Schwellenwerte festlegen. Arbeitgeber müssen diese Mindestlöhne einhalten, um Strafen zu vermeiden.

Vergütungspakete umfassen oft Grundgehalt, Boni und Zulagen wie Leistungs-, Urlaubs-, Transport-, Essens- und Wohnungszulagen. Die Gehälter werden in der Regel monatlich per Banküberweisung gezahlt, mit einem Lohnabrechnungszyklus vom 1. bis zum 15. des folgenden Monats. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Einbehaltung von Steuern (13 % für Einwohner, 30 % für Nicht-Einwohner) und Sozialabgaben und müssen detaillierte Gehaltsabrechnungen bereitstellen.

Getrend sind aufwärts gerichtet, insbesondere für qualifizierte Rollen in IT, Finanzen und Gesundheitswesen, mit Prognosen, die moderate Steigerungen im Jahr 2025 anzeigen. Unternehmen sollten diese Trends beobachten, um wettbewerbsfähige Vergütungsstrategien aufrechtzuerhalten.

Das russische Arbeitsrecht garantiert den Arbeitnehmern mindestens 28 Kalendertage bezahlten Jahresurlaub, der in mehrere Teile aufgeteilt werden kann, wobei mindestens ein Teil nicht weniger als 14 Tage beträgt. Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern ihr durchschnittliches Gehalt mindestens drei Tage vor Beginn des Urlaubs zahlen. Nicht genutzter Urlaub kann in der Regel bis zu zwei Jahre übertragen werden, aber eine längere Ansammlung wird nicht empfohlen. Gesetzliche Feiertage sind arbeitsfreie Tage mit vollem Gehalt, darunter wichtige Termine wie Neujahr (1.–6. und 8. Januar), Internationaler Frauentag (8. März), Tag des Sieges (9. Mai) und Tag Russlands (12. Juni).

Krankengeld hängt von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab, wobei die ersten drei Tage vom Arbeitgeber bezahlt werden und die folgenden Tage vom Sozialversicherungsfonds abgedeckt sind, mit 60-100 % des durchschnittlichen Einkommens. Elternzeit umfasst 70 Tage Mutterschaftsurlaub mit vollem Gehalt und Elternzeit bis zum dritten Lebensjahr des Kindes, mit Zuschüssen bis zum Alter von 1,5 Jahren. Vaterschafts- und Adoptionsurlaub sind ebenfalls möglich, wobei der Vaterschaftsurlaub in der Regel unbezahlt ist, es sei denn, es sind kollektive Vereinbarungen getroffen. Weitere Urlaubsarten umfassen Trauerurlaub, Bildungsurlaub, unbezahlten Urlaub und potenziell Sabbatical, abhängig von den Richtlinien des Arbeitgebers.

Russland schreibt mehrere Arbeitnehmerleistungen vor, darunter Sozialversicherung (ca. 2,9 %), Rentenbeiträge (etwa 22 %), obligatorische Krankenversicherung (etwa 5,1 %) und Unfallversicherung am Arbeitsplatz (0,2 %–8,5 %, abhängig vom Branchenrisiko). Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens 28 Tage bezahlten Urlaub, gesetzliche Feiertage, Krankheitsurlaub und Mutterschaftsurlaub, wobei die Leistungen in der Regel durch Arbeitgeberbeiträge und Sozialfonds finanziert werden.

Neben den obligatorischen Leistungen bieten Arbeitgeber oft optionale Vorteile wie zusätzliche Krankenversicherung (DMS), Lebensversicherung, freiwillige Rentenpläne, Schulungen, Wellness-Programme, Fahrtkostenzuschüsse und Wohnungsbeihilfen an. Die Kosten für die zusätzliche Krankenversicherung liegen jährlich zwischen 30.000 und 150.000 Rubel pro Mitarbeiter und werden zunehmend erwartet, insbesondere in urbanen und wettbewerbsintensiven Branchen.

Die Zusammensetzung des Leistungspakets variiert je nach Unternehmensgröße und Branche. Große Unternehmen bieten in der Regel umfassende Leistungen einschließlich DMS, Lebensversicherung und Rentenplänen an, während KMU sich auf die Kernpflichtleistungen konzentrieren können. Branchen- und regionale Unterschiede beeinflussen die Angebote, wobei Branchen wie IT und Finanzen attraktivere Pakete schnüren.

Arbeitsverträge in Russland unterliegen dem Arbeitsgesetzbuch und erfordern klare Verträge, die Arbeitsaufgaben, Vergütung, Arbeitszeiten und Kündigungsbedingungen festlegen. Arbeitgeber müssen obligatorische Klauseln wie vollständige rechtliche Namen, Stellenbeschreibung, Arbeitsplatz, Startdatum, Gehaltsangaben, Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch, Sozialversicherung und Kündigungsbedingungen aufnehmen. Verträge können entweder unbefristet sein, was bedeutet, dass sie bis zur Kündigung laufen, oder befristet, auf fünf Jahre begrenzt und unter bestimmten Bedingungen erneuerbar.

Probezeiten sind geregelt, mit maximal in der Regel drei Monaten, und bis zu sechs Monaten für leitende Positionen. Befristete Verträge zwischen zwei und sechs Monaten können eine Probezeit von bis zu zwei Wochen haben. Vertraulichkeitsklauseln sind durchsetzbar, wenn sie angemessen sind, während Wettbewerbsverbote sorgfältig angepasst werden müssen und möglicherweise eine Entschädigung erfordern. Vertragsänderungen erfordern gegenseitiges Einvernehmen, und die Kündigung muss strenge Verfahren einhalten, einschließlich ordnungsgemäßer Vorankündigung und Dokumentation, um rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden.

Remote-Arbeit in Russland wird zunehmend verbreitet, angetrieben durch technologischen Fortschritt und sich ändernde Mitarbeitserwartungen. Der rechtliche Rahmen, der hauptsächlich auf Änderungen des Arbeitsgesetzbuchs basiert, schreibt formelle Arbeitsverträge für Remote-Arrangements vor, in denen Rollen, Zeitpläne und Gerätebereitstellung festgelegt sind. Mitarbeitende haben das Recht, remote zu arbeiten, wenn dies machbar ist, aber Arbeitgeber müssen sichere Arbeitsbedingungen, Datensicherheit und geeignete Ausrüstung oder Entschädigung gewährleisten. Bedingungen für die Beendigung sollten in den Verträgen klar umrissen sein.

Arbeitgeber setzen verschiedene flexible Arbeitsmodelle um, darunter:

Wichtige Datenpunkte:

Dieses sich entwickelnde Umfeld betont rechtliche Klarheit und flexible Vereinbarungen, um Talente anzuziehen und die Produktivität im Remote-Arbeitsumfeld in Russland zu optimieren.

In Russland unterliegt die Beendigung des Arbeitsverhältnisses strengen rechtlichen Verfahren, die im Arbeitsgesetzbuch festgelegt sind. Arbeitgeber müssen bestimmte Kündigungsfristen einhalten, die je nach Mitarbeitertyp variieren: drei Tage für allgemeine Mitarbeiter und Probationäre sowie einen Monat für Manager und Führungskräfte. Die Abfindung ist in verschiedenen Fällen vorgeschrieben, wie z.B. bei Kündigung wegen Personalabbaus (durchschnittliches Monatsgehalt), Wehrdienst (zwei Wochen Gehalt), Verschulden des Arbeitgebers (ein Monat) und Ablauf eines befristeten Vertrags (ein Monat). Die Berechnung der Abfindung basiert auf dem durchschnittlichen Gehalt des Mitarbeiters der letzten 12 Monate.

Wichtige Gründe für die Kündigung umfassen sowohl mit-ursächliche Gründe—wie grobe Pflichtverletzungen, Leistungsversagen oder Vertrauensverlust—als auch ohne-ursächliche Gründe wie Liquidation des Unternehmens oder Umstrukturierungen. Die Einhaltung der Verfahrensvorschriften umfasst ordnungsgemäße Dokumentation, rechtzeitige schriftliche Kündigungen, mögliche Konsultation des Betriebsrats, Angebot geeigneter Alternativstellen, Ausstellung formeller Anordnungen und die Begleichung aller ausstehenden Zahlungen, einschließlich Lohn und Abfindung, am letzten Tag. Arbeitgeber müssen außerdem die Beschäftigungsunterlagen aktualisieren, die seit 2021 elektronisch geführt werden.

Mitarbeiter sind gegen ungerechtfertigte Kündigung durch mögliche Wiedereinstellung, Entschädigung für entgangenes Einkommen und immaterielle Schäden geschützt. Bestimmte Kategorien, darunter schwangere Frauen sowie Mitarbeiter im Krankenstand oder im Urlaub, genießen zusätzlichen Schutz. Mitarbeiter können Kündigungsentscheidungen vor Arbeitsgerichten oder Behörden anfechten.

Der russische Freelancermarkt expandiert und bietet Unternehmen Flexibilität sowie Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten. Wichtige rechtliche Unterscheidungen umfassen Kontrolle, Integration, Bezahlung, Werkzeuge und Dauer der Beziehung, wobei Contractors in der Regel autonom auf projektbezogener Basis tätig sind. Das Risiko der Fehlklassifizierung ist erheblich, daher sind klare Verträge unerlässlich, die Umfang, Deliverables, Bezahlung, IP-Rechte, Vertraulichkeit und rechtliche Zuständigkeit abdecken.

Independents in Russland müssen ihre Steuern und Sozialabgaben selbst verwalten, häufig durch Anmeldung als Selbstständige oder Einzelunternehmer, mit Steuersätzen von etwa 4-6 %. Sie sind verantwortlich für Renten- und Krankenversicherung, wobei einige Beiträge freiwillig sind. Freelancers sind vor allem in den Bereichen IT, Marketing, Finanzen, Bauwesen, Logistik und Bildung verbreitet.

Das Arbeitserlaubnissystem Russlands erfordert, dass ausländische Staatsangehörige geeignete Visa und Genehmigungen für eine legale Beschäftigung erhalten, wobei verschiedene Optionen je nach Beschäftigungsart und Qualifikationsniveau angeboten werden. Das gebräuchlichste ist das Work Visa, das eine Arbeitgeber-Sponsoring, eine Arbeitserlaubnis und die Einhaltung der jährlich vom Staat festgelegten Quoten erfordert. Die Visa für Highly Qualified Specialist (HQS) bieten eine längere Gültigkeit (bis zu drei Jahre) mit vereinfachten Verfahren für Fachkräfte mit einem Einkommen über einem bestimmten Schwellenwert. Kurzfristige Geschäfts- und Studentenvisa dienen bestimmten Zwecken, erlauben jedoch in der Regel keine Beschäftigung.

Der Antragsprozess umfasst Arbeitgeber-Sponsoring, Quotenfreigabe und die Einreichung von Dokumenten wie Reisepässen, Bildungsnachweisen, medizinischen Zeugnissen und Arbeitsverträgen. Arbeitgeber sind verantwortlich dafür, die Einhaltung der Registrierung, Benachrichtigung und arbeitsrechtlichen Anforderungen sicherzustellen. Visagebühren und Bearbeitungszeiten variieren, die Dauer reicht von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten. Ausländische Arbeitnehmer und ihre Angehörigen müssen die Registrierung und Verlängerungspflichten erfüllen, um den legalen Status zu wahren.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen eine rechtzeitige Visa-Verlängerung, ordnungsgemäße Registrierung und genaue Dokumentation sicherstellen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und rechtliche Probleme zu vermeiden.