Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Malaysia

Das Management von Beendigungen des Arbeitsverhältnisses in Malaysia erfordert eine sorgfältige Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze, die hauptsächlich durch das Employment Act 1955 (wie geändert) geregelt sind und durch Präzedenzfälle des Industrial Court etabliert wurden. Arbeitgeber müssen spezifische Anforderungen hinsichtlich Kündigungsfristen, Kündigungsgründen, Verfahrensgerechtigkeit und potenziellen Abfindungsansprüchen beachten, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und das Risiko rechtlicher Auseinandersetzungen zu minimieren. Das Verständnis dieser Vorschriften ist für jedes Unternehmen, das in Malaysia tätig ist oder Mitarbeiter beschäftigt, von entscheidender Bedeutung.

Die ordnungsgemäße Abwicklung des Kündigungsprozesses ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern wirkt sich auch auf das Arbeitsverhältnis und den Ruf des Unternehmens aus. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass jede Kündigung aus triftigem Grund und unter Einhaltung des ordnungsgemäßen Verfahrens erfolgt, um Klarheit und Fairness gegenüber dem betroffenen Mitarbeiter zu gewährleisten und gleichzeitig die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Anforderungen an die Kündigungsfrist

Die Mindestkündigungsfrist für die Beendigung eines Arbeitsvertrags in Malaysia ist im Employment Act 1955 geregelt, basierend auf der Dauer der Beschäftigung des Mitarbeiters. Dies gilt, sofern der Arbeitsvertrag keine längere Kündigungsfrist vorsieht, in diesem Fall hat der vertragliche Zeitraum Vorrang. Jede Partei (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer) kann den Vertrag durch Einhaltung der erforderlichen Kündigungsfrist kündigen oder durch Zahlung einer Entschädigung anstelle der Kündigungsfrist, die dem Gehalt für die Kündigungsfrist entspricht.

Die gesetzlichen Mindestkündigungsfristen sind wie folgt:

Dauer der Beschäftigung (mit aktuellem Arbeitgeber)	Mindestkündigungsfrist
Weniger als 2 Jahre	4 Wochen
2 Jahre aber weniger als 5 Jahre	6 Wochen
5 Jahre oder mehr	8 Wochen

Es ist wichtig zu beachten, dass der Arbeitsvertrag längere Kündigungsfristen als diese gesetzlichen Mindestfristen vorsehen kann. In solchen Fällen ist die längere vertragliche Frist einzuhalten. Die Zahlung anstelle der Kündigungsfrist ist auf Grundlage des Bruttogehalts des Mitarbeiters für die Kündigungsfrist zu berechnen.

Berechnung und Ansprüche bei Abfindungszahlungen

Abfindungszahlungen, oft auch als Beendigungs- und Entlassungsleistungen bezeichnet, sind grundsätzlich an berechtigte Mitarbeiter zu zahlen, deren Verträge unter bestimmten Umständen beendet werden, z.B. bei Redundanz oder Betriebsschließung. Mitarbeiter, die wegen Fehlverhaltens gekündigt werden oder kündigen, haben in der Regel keinen Anspruch auf gesetzliche Abfindungen. Anspruch und Berechnung richten sich hauptsächlich nach den Employment (Termination and Lay-Off Benefits) Regulations 1980.

Die Mindestsätze für Beendigungsleistungen basieren auf der Dauer der Beschäftigung:

Dauer der Beschäftigung (mit aktuellem Arbeitgeber)	Mindestrate für Beendigungsleistungen
Weniger als 2 Jahre	10 Tage Lohn für jedes Jahr der Beschäftigung
2 Jahre aber weniger als 5 Jahre	15 Tage Lohn für jedes Jahr der Beschäftigung
5 Jahre oder mehr	20 Tage Lohn für jedes Jahr der Beschäftigung

Berechnungsgrundlage: Die "Tage Lohn" werden typischerweise auf Basis des durchschnittlichen Tageslohns des Mitarbeiters über die letzten 12 Monate vor Beendigung berechnet.
Pro-rata-Berechnung: Leistungen für unvollständige Jahre der Beschäftigung werden anteilig auf den nächsten Monat berechnet.
Anwendbarkeit: Diese Leistungen gelten grundsätzlich für Arbeitnehmer, die vom Employment Act 1955 abgedeckt sind (z.B. bei Einkommen unter einem bestimmten Schwellenwert oder bei manueller Arbeit). Arbeitsverträge oder Kollektivvereinbarungen können jedoch auch großzügigere Leistungen vorsehen, die für andere Arbeitnehmerkategorien gelten.

Abfindungen stellen bei Redundanzübungen eine bedeutende Kostenstelle dar und müssen korrekt berechnet und ausgezahlt werden, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Gründe für die Kündigung mit und ohne Grund

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber kann grundsätzlich anhand von "just cause or excuse" kategorisiert werden.

Kündigung mit Grund: Dies tritt auf, wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter aus Gründen im Zusammenhang mit dessen Verhalten oder Leistung kündigt.
- Fehlverhalten: Schwerwiegende Verstöße gegen Unternehmensregeln, Richtlinien oder Arbeitsbedingungen (z.B. Unehrlichkeit, Ungehorsam, Belästigung).
- Schlechte Leistung: Anhaltendes Versagen, die geforderten Leistungsstandards zu erfüllen, trotz angemessener Warnungen und Verbesserungsmöglichkeiten.
- Medizinische Unfähigkeit: Unfähigkeit, die Arbeitsaufgaben aufgrund längerer Krankheit oder Verletzung auszuführen, vorbehaltlich spezifischer gesetzlicher Anforderungen. Die Kündigung mit Grund erfordert, dass der Arbeitgeber den Kündigungsgrund nachweist und zeigt, dass ein faires Verfahren eingehalten wurde.
Kündigung ohne Grund: Dies bezieht sich typischerweise auf die Beendigung aus legitimen betrieblichen Gründen des Arbeitgebers, die nicht auf Verschulden des Mitarbeiters zurückzuführen sind.
- Redundanz: Der Arbeitgeber benötigt die Position des Mitarbeiters nicht mehr aufgrund von Umstrukturierungen, Personalabbau, Automatisierung oder Geschäftsaufgabe. Redundanz muss echt sein und darf kein verdeckter Kündigungsgrund sein.
- Betriebsschließung: Das Unternehmen stellt den Betrieb ein. Bei Redundanz müssen Arbeitgeber faire Auswahlkriterien einhalten, Kündigungsfristen einhalten und ggf. Abfindungen zahlen, wie gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben.

Eine Kündigung ohne triftigen Grund oder ohne Einhaltung des ordnungsgemäßen Verfahrens kann zu einem Anspruch auf unrechtmäßige Kündigung führen.

Verfahrensvorschriften für eine rechtmäßige Kündigung

Unabhängig von den Kündigungsgründen müssen Arbeitgeber das Verfahrensgerechtigkeit wahren, um die Rechtmäßigkeit der Kündigung sicherzustellen. Das Nichtbefolgen des ordnungsgemäßen Verfahrens ist ein häufiger Grund für Ansprüche auf unrechtmäßige Kündigung.

Wichtige Verfahrensschritte, insbesondere bei Kündigungen mit Grund (Fehlverhalten oder schlechte Leistung), umfassen häufig:

Untersuchung: Durchführung einer gründlichen und unparteiischen Untersuchung des angeblichen Fehlverhaltens oder der Leistungsprobleme. Beweissicherung und Befragung relevanter Parteien.
Show Cause Letter: Ausstellung eines Schreibens an den Mitarbeiter, in dem die Vorwürfe oder Leistungsprobleme klar dargelegt werden, die spezifischen Klauseln des Vertrags oder der Richtlinie genannt und dem Mitarbeiter die Gelegenheit gegeben wird, sein Verhalten oder seine Leistung innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu erklären.
Antwort des Mitarbeiters: Berücksichtigung der schriftlichen oder mündlichen Erklärung des Mitarbeiters.
Interne Untersuchung (Optional, aber empfohlen bei Fehlverhalten): Bei schwerwiegenden Fehlverhaltensvorwürfen ist die Durchführung einer internen Untersuchung (formelles internes Hearing) sehr zu empfehlen. Dies ermöglicht dem Mitarbeiter, seine Sicht darzulegen, Zeugen zu benennen und Gegenzeugen der Firma vor einem Gremium zu befragen. Obwohl dies im Employment Act nicht für alle Fälle vorgeschrieben ist, wird das Fehlen einer internen Untersuchung vom Industrial Court in Fehlverhaltensfällen oft negativ bewertet.
Entscheidung: Basierend auf der Untersuchung und der Antwort des Mitarbeiters (und der internen Untersuchung, falls durchgeführt) trifft der Arbeitgeber eine Entscheidung über die geeignete Maßnahme, die auch die Kündigung umfassen kann.
Kündigungsschreiben: Falls eine Kündigung beschlossen wird, wird ein klares Kündigungsschreiben ausgestellt, das den Grund, das Wirksamkeitsdatum, die Details zur Kündigungsfrist (oder Zahlung in lieu) und andere endgültige Ansprüche (z.B. ausstehendes Gehalt, Urlaubsgeld) enthält.
Abschließende Abrechnungen: Sicherstellung, dass alle letzten Zahlungen, inklusive Gehalt bis zum Kündigungsdatum, Zahlung in lieu der Kündigungsfrist (falls zutreffend), angesammelter Urlaubsgeld und Abfindungen (falls zutreffend), zeitnah berechnet und ausgezahlt werden.

Bei Redundanz umfasst das Verfahren die Identifikation der redundanten Positionen, die Anwendung fairer und objektiver Auswahlkriterien (oft LIFO - Last In, First Out, andere Kriterien sind jedoch zulässig, wenn gerechtfertigt), die Bereitstellung einer Kündigungsfrist und ggf. die Zahlung von Abfindungen.

Eine detaillierte Dokumentation während des gesamten Prozesses ist essenziell. Dazu gehören Untersuchungshinweise, Show Cause Letters, Antworten der Mitarbeiter, Protokolle von Sitzungen oder Anhörungen und das endgültige Kündigungsschreiben.

Schutz der Arbeitnehmer vor unrechtmäßiger Kündigung

Arbeitnehmer in Malaysia sind gegen ungerechtfertigte Kündigungen geschützt. Abschnitt 20 des Industrial Relations Act 1967 erlaubt einem Arbeitnehmer, der glaubt, ohne triftigen Grund oder Entschuldigung entlassen worden zu sein, beim Director General of Industrial Relations Beschwerde einzureichen.

Wichtige Aspekte dieses Schutzes umfassen:

Schlichtung: Das Industrial Relations Department wird zunächst versuchen, den Streit durch Schlichtung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beizulegen.
Weiterleitung an den Industrial Court: Scheitert die Schlichtung, kann der Fall an den Industrial Court verwiesen werden.
Beweislast: Im Industrial Court liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, der nachweisen muss, dass die Kündigung aus triftigem Grund oder Entschuldigung erfolgte und das ordnungsgemäße Verfahren eingehalten wurde.
Rechtsmittel: Erkennt der Industrial Court die Kündigung als unrechtmäßig an, kann er die Wiedereinstellung des Mitarbeiters anordnen oder eine finanzielle Entschädigung anstelle der Wiedereinstellung zusprechen. Die Entschädigung umfasst typischerweise rückwirkende Löhne (begrenzt auf einen bestimmten Zeitraum, meist 24 Monate) und ggf. Abfindungen.

Häufige Fehler, die zu Ansprüchen auf unrechtmäßige Kündigung führen, sind unzureichende Beweise für Fehlverhalten oder schlechte Leistung, das Versäumnis, dem Mitarbeiter eine Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben (Verletzung des ordnungsgemäßen Verfahrens), die Verwendung von Redundanz als Vorwand für die Entlassung eines unerwünschten Mitarbeiters sowie die Nichtbeachtung interner Disziplinarverfahren oder gesetzlicher Vorgaben. Arbeitgeber müssen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sorgfältig vorgehen und alle rechtlichen sowie verfahrensmäßigen Anforderungen erfüllen.