Vereinbarungen in Japan

Das Navigieren im Arbeitsrecht ist entscheidend bei Einstellungen in Japan. Ein gut ausgearbeiteter Arbeitsvertrag, bekannt als koyo keiyaku (雇用契約), bildet die Grundlage der Arbeitsbeziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Diese Vereinbarungen müssen mit dem Arbeitsstandardsgesetz und anderen relevanten Vorschriften übereinstimmen, um Klarheit über Bedingungen wie Löhne, Arbeitszeiten und Kündigungsverfahren zu gewährleisten. Das Verständnis der Nuancen japanischer Arbeitsverträge ist wesentlich, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und ein stabiles Arbeitsumfeld für sowohl lokale als auch internationale Mitarbeitende zu fördern.

Das japanische Arbeitsrecht bietet einen Rahmen, der die Bedürfnisse des Arbeitgebers mit dem Schutz der Arbeitnehmer ausbalanciert. Während es Flexibilität bei der Gestaltung bestimmter Aspekte der Arbeitsbeziehung gibt, müssen stets bestimmte verpflichtende Bedingungen in der schriftlichen Vereinbarung oder einem separaten Dokument, das dem Arbeitnehmer vorgelegt wird, enthalten sein. Die Einhaltung dieser Anforderungen ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine bewährte Praxis, die Streitigkeiten vermeidet und einen reibungslosen Ablauf bei der Beschäftigung in Japan gewährleistet.

Arten von Arbeitsverträgen

In Japan besteht der Hauptunterschied zwischen Arbeitsverträgen in der Dauer des Vertrags. Die zwei Haupttypen sind unbefristete Verträge und befristete Verträge.

• Unbefristete Verträge (Seishain - 正社員): Diese sind die häufigste Form der Beschäftigung für reguläre Mitarbeitende. Sie haben kein festgelegtes Enddatum und laufen bis zur Kündigung durch eine der Parteien nach rechtlichen Verfahren oder gegenseitigem Einvernehmen. Mitarbeitende mit unbefristeten Verträgen genießen in der Regel stärkeren rechtlichen Schutz hinsichtlich Kündigung.
• Befristete Verträge (Yuki Koyo Keiyaku - 有期雇用契約): Diese Verträge haben ein vorher festgelegtes Enddatum. Sie werden häufig für spezielle Projekte, temporäre Rollen oder Teilzeitbeschäftigte genutzt. Die maximale Dauer eines befristeten Vertrags beträgt in der Regel drei Jahre, es gibt jedoch Ausnahmen für bestimmte hochqualifizierte Fachkräfte oder Mitarbeitende im Alter von 60 Jahren oder älter, bei denen die Höchstdauer auf fünf Jahre festgesetzt werden kann. Unter der "Regel von 5 Jahren" (auch bekannt als "Mujaki-Regel") gilt: Wenn ein befristeter Mitarbeitender seinen Vertrag wiederholt verlängert und die Gesamtdauer 5 Jahre übersteigt, hat der Mitarbeitende das Recht, eine Umwandlung in einen unbefristeten Vertrag zu verlangen, die der Arbeitgeber nur aus triftigen Gründen ablehnen darf.

Vertragsart	Dauer	Typische Anwendungsfälle	Schlüsselmerkmal
Unbefristet	Kein Enddatum	Reguläre, dauerhafte Positionen	Stärkster Mitarbeiterschutz, keine Verlängerung erforderlich
Befristet	Festgelegtes Enddatum	Projekte, temporäre Rollen, Teilzeit	Max. 3 Jahre (in der Regel), Verlängerung möglich

Wesentliche Klauseln, die in Arbeitsverträgen erforderlich sind

Das japanische Recht schreibt vor, dass Arbeitgeber den Mitarbeitenden ein schriftliches Dokument mit bestimmten Schlüsselbedingungen und -konditionen der Beschäftigung vorlegen. Während ein vollständiger schriftlicher Vertrag üblich ist, muss mindestens ein "Letter of Conditions of Employment" (労働条件通知書 - Rodo Joken Tsūchisho) bereitgestellt werden. Die folgenden Bedingungen sind verpflichtend und müssen klar angegeben sein:

• Vertragslaufzeit (bei befristeten Verträgen)
• Arbeitsort
• Arbeitsaufgaben
• Beginn- und Endzeiten, Pausen, Feiertage und Urlaub
• Schichtregeln (falls zutreffend)
• Lohnfestlegung, Berechnung und Zahlungsweisen; Lohnperiode; und Zahlungstermine
• Regeln bei Rücktritt und Kündigung (einschließlich Kündigungsgründe)
• Regeln bei Ruhestand (falls zutreffend)
• Regeln bei vorübergehender Freistellung (falls zutreffend)

Zusätzlich zu diesen verpflichtenden Punkten wird dringend empfohlen, weitere wichtige Klauseln aufzunehmen, wie z.B.:

• Details zur Probezeit
• Angaben zu Boni und Zulagen
• Angaben zu Sozialversicherung und Arbeitsversicherung
• Vertraulichkeitsverpflichtungen
• Rechte an geistigem Eigentum
• Wettbewerbsverbote (falls zutreffend und durchsetzbar)
• Schulungen und Weiterbildungen
• Disziplinarverfahren

Probezeit

Die Probezeit (shoyo kikan - 試用期間) ist eine gängige Praxis in Japan, um die Eignung eines neuen Mitarbeitenden für die Rolle zu beurteilen. Obwohl sie rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben ist, wird sie fast immer in Arbeitsverträgen aufgenommen.

• Typische Dauer: Die häufigste Probezeit beträgt drei Monate. Es sind jedoch auch Perioden von bis zu sechs Monaten üblich und gelten in der Regel als angemessen. Längere Perioden könnten je nach Art der Tätigkeit zulässig sein, aber extrem lange Probezeiten (z.B. ein Jahr oder mehr) könnten vor Gericht als ungültig angesehen werden.
• Kündigung während der Probezeit: Die Kündigung während der Probezeit ist in der Regel einfacher als die Kündigung eines Mitarbeitenden bei einem unbefristeten Vertrag nach Ablauf der Probezeit. Sie ist jedoch nicht automatisch oder ohne triftigen Grund möglich. Der Arbeitgeber muss einen gerechtfertigten Grund nachweisen, z.B. schlechte Leistung oder Fehlverhalten, und mindestens 30 Tage vorher kündigen oder eine Abfindung in Höhe des durchschnittlichen Gehalts für den Zeitraum zahlen. Bei einer Beschäftigungsdauer von 14 Tagen oder weniger ist keine Kündigungsfrist erforderlich.
• Verlängerung: Probezeiten können manchmal verlängert werden, wenn die anfängliche Beurteilung unklar ist, vorausgesetzt, dies ist im Arbeitsvertrag oder in den Unternehmensregeln festgelegt und die Verlängerung erfolgt für eine angemessene Dauer.

Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbotsklauseln

Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbotsklauseln sind wichtig, um die Geschäftsinteressen eines Unternehmens zu schützen.

• Vertraulichkeit: Klauseln, die Mitarbeitende verpflichten, die Vertraulichkeit von Unternehmensinformationen während und nach der Beschäftigung zu wahren, sind in Japan in der Regel durchsetzbar. Diese Klauseln sollten klar definieren, was vertrauliche Informationen sind.
• Wettbewerbsverbot: Wettbewerbsverbote (kyogo higai kinshi gimu - 競業避止義務) beschränken einen Mitarbeitenden darin, für einen Wettbewerber zu arbeiten oder ein konkurrierendes Unternehmen zu gründen, nachdem er das Unternehmen verlassen hat. Ihre Durchsetzbarkeit in Japan ist nicht absolut und unterliegt gerichtlicher Prüfung. Gerichte bewerten die Angemessenheit der Klausel anhand mehrerer Faktoren:
  • Umfang der Beschränkung: Das geografische Gebiet, die Dauer und der Umfang der eingeschränkten Geschäftstätigkeiten müssen angemessen sein.
  • Dauer: Der Zeitraum sollte begrenzt sein, typischerweise sechs Monate bis ein Jahr, wobei längere Zeiträume in bestimmten Fällen (z.B. hochspezialisierte Rollen) durchsetzbar sein können.
  • Geografisches Gebiet: Die Beschränkung sollte auf das Gebiet beschränkt sein, in dem das Unternehmen tatsächlich tätig ist oder in dem Wettbewerb wahrscheinlich ist.
  • Vergütung: Obwohl nicht zwingend erforderlich, erhöht die Zahlung einer Entschädigung während des Wettbewerbsverbots die Wahrscheinlichkeit, dass die Klausel durchgesetzt wird.
  • Legitimes Interesse: Der Arbeitgeber muss ein legitimes Interesse nachweisen, z.B. Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder vertraulichen Kundendaten.

Klauseln, die zu breit gefasst sind in Umfang, Dauer oder geografischem Gebiet oder die die Fähigkeit eines Mitarbeitenden, Arbeit zu finden, stark einschränken, werden von Gerichten wahrscheinlich als ungültig angesehen, da sie in das Recht des Mitarbeitenden auf freie Berufswahl eingreifen können.

Vertragsänderung und -kündigung

Die Änderung oder Beendigung eines Arbeitsvertrags in Japan erfordert die Einhaltung bestimmter rechtlicher Verfahren.

• Änderung: Eine einseitige Änderung des Arbeitsvertrags durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht zulässig, es sei denn, die Änderung basiert auf einer gültigen Vereinbarung mit dem Mitarbeitenden oder fällt unter spezielle Ausnahmen im Zusammenhang mit Änderungen der Arbeitsregeln. Wesentliche Änderungen der Arbeitsbedingungen erfordern in der Regel die Zustimmung des einzelnen Mitarbeitenden. Wenn der Arbeitgeber jedoch die Arbeitsregeln (Shugyo Kisoku - 就業規則) des Unternehmens ändert und diese Änderungen als angemessen und ordnungsgemäß kommuniziert gelten, können sie manchmal auch ohne individuelle Zustimmung bindend sein, wobei dies einer strengen rechtlichen Auslegung unterliegt.
• Kündigung (Entlassung): Die Kündigung eines Mitarbeitenden in Japan ist aufgrund des starken rechtlichen Schutzes gegen ungerechtfertigte Entlassungen äußerst schwierig. Arbeitgeber müssen "objektiv nachvollziehbare Gründe" haben, und die Kündigung muss "allgemein gesellschaftlich angemessen" sein. Dieser hohe Standard bedeutet, dass schlechte Leistung oder geringfügiges Fehlverhalten allein möglicherweise keine ausreichenden Gründe für eine sofortige Kündigung darstellen.
  • Kündigungsfrist: Mit Ausnahme von grobem Fehlverhalten oder anderen vom Arbeitsamt genehmigten Fällen muss der Arbeitgeber mindestens 30 Tage vorher kündigen oder dem Mitarbeitenden das durchschnittliche Gehalt für die 30 Tage vorher zahlen.
  • Kündigungsgründe: Rechtlich anerkannte Gründe sind begrenzt und umfassen in der Regel schwerwiegendes Fehlverhalten (z.B. Diebstahl, Gewalt), erhebliche Verstöße gegen Unternehmensregeln oder unvermeidbare Umstände wie Redundanz (die strenge Kriterien erfordert, einschließlich der Prüfung alternativer Maßnahmen).
  • Befristete Verträge: Die Beendigung eines befristeten Vertrags vor Ablauf ist nur bei unvermeidbaren Umständen zulässig. Nach Ablauf eines befristeten Vertrags endet das Arbeitsverhältnis automatisch, sofern nicht verlängert wird. Wenn der Vertrag wiederholt verlängert wurde oder eine Verlängerungserwartung besteht, muss der Arbeitgeber möglicherweise triftige Gründe haben, die Nichtverlängerung zu rechtfertigen.
• Kündigung durch Mitarbeitende: Mitarbeitende können gemäß den Vertragsbedingungen oder Unternehmensregeln kündigen, meist mit einer Kündigungsfrist (oft zwei Wochen bei unbefristeten Verträgen, wobei die Unternehmensregeln längere Fristen bis zu 30 Tagen vorsehen können).

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist für Unternehmen in Japan von entscheidender Bedeutung. Die Zusammenarbeit mit Experten, die mit dem japanischen Arbeitsrecht vertraut sind, kann helfen, rechtskonforme Vereinbarungen zu erstellen und komplexe Beschäftigungssituationen zu steuern.