Einstellung von Contractors in Neuseeland

Die Einstellung unabhängiger Contractors in Neuseeland bietet Unternehmen Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten, ohne die langfristigen Verpflichtungen und Gemeinkosten, die mit traditioneller Beschäftigung verbunden sind. Während sich die globale Arbeitswelt weiterentwickelt, ist die Einbindung von Contractors zu einer strategischen Vorgehensweise für Unternehmen geworden, die ihre Aktivitäten skalieren, projektbasierte Arbeiten verwalten oder auf einen größeren Talentpool zugreifen möchten. Das Verständnis der Nuancen der neuseeländischen Vorschriften ist entscheidend für eine reibungslose und regelkonforme Beschäftigung.

Die Navigation durch die rechtlichen und administrativen Rahmenbedingungen für Contractors in Neuseeland erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Details. Im Gegensatz zu Mitarbeitenden betreiben Contractors ihre eigenen Unternehmen und sind für ihre eigenen Steuern und Superannuation verantwortlich. Unternehmen, die Contractors beschäftigen, müssen sicherstellen, dass die Beziehung tatsächlich eine Principal- und unabhängiger Contractor-Beziehung ist, um potenzielle rechtliche und finanzielle Strafen zu vermeiden.

Vorteile der Einstellung von Contractors

Die Einbindung unabhängiger Contractors kann für Unternehmen in Neuseeland mehrere Vorteile bieten:

Flexibilität: Contractors können für bestimmte Projekte oder Zeiträume eingestellt werden, was es Unternehmen ermöglicht, ihre Belegschaft je nach Nachfrage auf- oder abzubauen.
Spezialisierte Fähigkeiten: Zugang zu einem globalen Talentpool mit Nischen- oder Hochnachfragefähigkeiten, die möglicherweise lokal nicht leicht verfügbar sind oder nicht in Vollzeit benötigt werden.
Kosteneffizienz: Obwohl die Stundensätze höher sein könnten, vermeiden Unternehmen in der Regel Kosten im Zusammenhang mit Mitarbeitenden, wie bezahlten Urlaub, Feiertage, KiwiSaver-Beiträge und ACC-Abgaben (obwohl je nach Struktur des Contractors einige ACC-Verpflichtungen weiterhin gelten können).
Reduzierte administrative Belastung: Die Gehaltsabrechnung, PAYE-Steuerabzüge und andere personalbezogene administrative Aufgaben liegen in der Regel in der Verantwortung des Contractors.

Gesetzeskonforme Einstellung von Contractors in Neuseeland

Die Einhaltung der Vorschriften bei der Einstellung von Contractors in Neuseeland ist von größter Bedeutung. Das Hauptrisiko besteht darin, eine Person, die rechtlich ein Mitarbeitender ist, fälschlicherweise als Contractor zu klassifizieren. Dies kann zu erheblichen Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern, KiwiSaver-Beiträgen, Urlaubsgeld und anderen Arbeitnehmeransprüchen sowie Bußgeldern. Die Einhaltung hängt davon ab, die Natur der Arbeitsbeziehung von Anfang an korrekt zu bestimmen und diese Unterscheidung während der gesamten Beschäftigung aufrechtzuerhalten.

Branchen, die sich am besten für die Einstellung von Contractors eignen

Viele Branchen in Neuseeland nutzen häufig unabhängige Contractors aufgrund der projektbasierten Natur der Arbeit oder des Bedarfs an spezieller Expertise. Einige Beispiele sind:

Informationstechnologie: Softwareentwicklung, Webdesign, IT-Beratung, Netzwerkadministration.
Kreative Dienstleistungen: Grafikdesign, Texterstellung, Marketing, Fotografie, Videografie.
Beratung: Unternehmensstrategie, Managementberatung, HR-Beratung, Finanzberatung.
Bau und Handwerk: Spezialisierte Handwerker für bestimmte Projekte.
Medien und Unterhaltung: Freiberufliche Journalisten, Redakteure, Künstler, Darsteller.
Professionelle Dienstleistungen: Rechtsberatung, Buchhaltung, Projektmanagement.

Schritte zur Einstellung eines unabhängigen Contractors

Die Einstellung eines Contractors umfasst mehrere wichtige Schritte, um eine klare und regelkonforme Beschäftigung sicherzustellen:

Definition des Arbeitsumfangs: Klare Beschreibung des Projekts, der Deliverables, Zeitpläne und erforderlichen Fähigkeiten.
Akquise und Überprüfung der Kandidaten: Identifikation potenzieller Contractors durch Netzwerke, Plattformen oder Agenturen. Überprüfung ihrer Erfahrung, Qualifikationen und Geschäftsstruktur.
Klassifizierung bestimmen: Sorgfältige Bewertung der Arbeitsbeziehung anhand der rechtlichen Kriterien für Mitarbeitende vs. Contractor.
Erstellung eines umfassenden Vertrags: Verfassen einer schriftlichen Vereinbarung, die die Bedingungen der Beschäftigung klar definiert und die unabhängige Natur der Beziehung betont.
Vereinbarung der Zahlungsbedingungen: Festlegung von Stundensätzen, Rechnungsverfahren und Zahlungsplänen.
Onboarding: Bereitstellung der notwendigen Projektinformationen und Zugänge, wobei die Unabhängigkeit des Contractors bei der Arbeitsausführung gewahrt bleibt.
Verwaltung der Beschäftigung: Überwachung des Projektfortschritts anhand der Deliverables, nicht durch direkte Steuerung der täglichen Aktivitäten des Contractors.

Wie man unabhängige Contractors bezahlt

Die Bezahlung von Contractors in Neuseeland ist in der Regel ein unkomplizierter Prozess, unterscheidet sich jedoch erheblich von der Gehaltsabrechnung für Mitarbeitende.

Rechnungsstellung: Contractors sind verantwortlich für die Einreichung von Rechnungen für ihre Dienstleistungen, meist nach einem vorher vereinbarten Zeitplan (z.B. wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder bei Meilensteinen).
Zahlung: Unternehmen zahlen die Rechnung des Contractors direkt. Es besteht keine Verpflichtung, PAYE-Steuern, ACC-Abgaben (in den meisten Fällen) oder KiwiSaver-Beiträge vom Zahlungsempfänger abzuziehen.
GST: Wenn der Contractor GST-registriert ist (typischerweise bei einem Jahresumsatz über einer bestimmten Grenze), werden die Rechnungen inklusive GST ausgestellt, die das beauftragende Unternehmen möglicherweise zurückfordern kann.
Aufbewahrung von Unterlagen: Unternehmen müssen genaue Aufzeichnungen aller Zahlungen an Contractors führen.

Arbeitsrecht und Überlegungen

Obwohl Contractors nicht durch die gleichen Arbeitsgesetze wie Mitarbeitende geschützt sind (wie das Employment Relations Act), gibt es dennoch rechtliche Überlegungen:

Gesundheit und Sicherheit: Nach dem Health and Safety at Work Act 2015 haben Unternehmen die Pflicht, die Gesundheit und Sicherheit aller Arbeiter, einschließlich Contractors, am Arbeitsplatz zu gewährleisten.
Vertragsrecht: Die Beschäftigung wird durch die Bedingungen des unabhängigen Contractor-Vertrags und allgemeine Vertragsgrundsätze geregelt.
Consumer Guarantees Act: Wenn der Contractor Dienstleistungen für einen Verbraucher erbringt (was in manchen Kontexten auch ein kleines Unternehmen sein könnte), müssen die Dienstleistungen von akzeptabler Qualität und zweckdienlich sein.
Datenschutzgesetz: Der Umgang mit persönlichen Informationen der Contractors muss den Datenschutzgrundsätzen entsprechen.

Vermeidung von Contractor-Missklassifikation

Die falsche Einstufung eines Mitarbeitenden als Contractor ist in Neuseeland ein ernsthaftes Problem. Gerichte und Regierungsbehörden schauen auf die Substanz der Beziehung, nicht nur auf die Bezeichnung im Vertrag. Bei der Bestimmung der Klassifikation werden mehrere Faktoren berücksichtigt:

Kriterien für die Worker-Klassifikation

Neuseelandische Gerichte verwenden einen Multi-Faktor-Test, bei dem das Gesamtbild betrachtet wird, anstatt sich auf einen einzelnen Faktor zu stützen. Wichtige Kriterien sind:

Kriterium	Employee	Independent Contractor
Kontrolle	Unterliegt der Steuerung und Kontrolle durch den Arbeitgeber hinsichtlich Art, Zeitpunkt und Ort der Arbeit.	Kontrolliert, wie, wann und wo die Arbeit erledigt wird; arbeitet autonom.
Integration	Integraler Bestandteil der Geschäftsabläufe; arbeitet ausschließlich oder hauptsächlich für einen Arbeitgeber.	Betreibt eigenes Geschäft; arbeitet für mehrere Kunden; nicht in die Kernstruktur integriert.
Grundsatztest	Arbeitet für den Arbeitgeber im Rahmen seines Geschäfts.	Arbeitet für sich selbst im Rahmen seines eigenen Geschäfts.
Absicht der Parteien	Parteien beabsichtigten ein Arbeitsverhältnis.	Parteien beabsichtigten eine Contractor-Beziehung (obwohl dies nicht ausschlaggebend ist).
Werkzeuge und Ausrüstung	Vom Arbeitgeber bereitgestellt.	Stellt eigene Werkzeuge und Ausrüstung bereit.
Gewinn- und Verlustmöglichkeit	Kein erhebliches finanzielles Risiko oder Gewinnpotenzial über den Lohn hinaus.	Trägt finanzielles Risiko; Gewinn- oder Verlustmöglichkeit basierend auf Effizienz und Management.
Recht auf Delegation	Kann Arbeit in der Regel nicht delegieren.	Kann Arbeit an andere delegieren (arbeitet jedoch oft persönlich).
Steuern und ACC	PAYE wird vom Arbeitgeber abgezogen; Arbeitgeber zahlt ACC-Abgaben.	Verantwortlich für eigene Steuer- und ACC-Zahlungen.
Urlaub und Vorteile	Anspruch auf bezahlten Urlaub, Feiertage, KiwiSaver.	Kein Anspruch auf bezahlten Urlaub oder Arbeitgeberleistungen.

Bedeutung der Vertragsbedingungen

Ein gut ausgearbeiteter Vertrag mit einem Contractor ist unerlässlich. Er sollte klar die Absicht beider Parteien, eine Principal-Contractor-Beziehung zu schaffen, widerspiegeln und die tatsächliche Arbeitsweise abbilden. Wichtige Klauseln sollten umfassen:

Konkrete Dienstleistungen (Deliverables).
Zahlungsbedingungen und Rechnungsverfahren.
Eigentumsrechte an geistigem Eigentum.
Vertraulichkeitsverpflichtungen.
Laufzeit des Vertrags und Kündigungsklauseln.
Bestätigung, dass der Contractor für eigene Steuern, ACC und Versicherungen verantwortlich ist.
Klausel, die klarstellt, dass der Contractor kein Arbeitnehmer ist und keinen Anspruch auf Arbeitnehmerleistungen hat.

Eigentumsrechte an geistigem Eigentum (IP)

Sofern im Vertrag nicht anders vereinbart, gehört das in Neuseeland vom Contractor geschaffene IP in der Regel dem Contractor. Wenn das beauftragende Unternehmen Eigentum an dem während der Beschäftigung geschaffenen IP benötigt, muss dies ausdrücklich im schriftlichen Vertrag festgelegt werden.

Steuerliche Pflichten

Independent Contractors in Neuseeland sind verantwortlich für die Verwaltung ihrer eigenen Steuerpflichten. Dazu gehören:

Anmeldung bei einer IRD-Nummer.
Einreichung eigener Einkommensteuererklärungen (in der Regel jährlich).
Zahlung der Einkommensteuer auf ihre Einkünfte.
Anmeldung für GST, falls ihr Umsatz dies erfordert, und Einreichung von GST-Abrechnungen.
Zahlung eigener ACC-Abgaben als Selbstständiger.

Unternehmen, die Contractors einstellen, ziehen keine PAYE-Steuern ab, sollten sich aber bewusst sein, dass der Contractor für seine eigenen Steuerangelegenheiten verantwortlich ist.

Folgen der Missklassifikation

Die falsche Einstufung eines Mitarbeitenden als Contractor kann zu erheblichen Strafen führen. Wird die Beziehung als Beschäftigung eingestuft, kann das Unternehmen haftbar gemacht werden für:

Nachzahlungen von PAYE-Steuern, die hätten abgezogen werden müssen.
Nachzahlungen von Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-ACC-Abgaben.
Nachzahlungen von KiwiSaver-Arbeitgeberbeiträgen.
Nachzahlungen von Urlaubsgeld und anderen Urlaubsansprüchen.
Strafen und Zinsen auf unbezahlte Beträge.
Potenzielle Ansprüche wegen ungerechtfertigter Kündigung, wenn die Beziehung ohne Einhaltung der arbeitsrechtlichen Verfahren beendet wird.

Verwendung eines Contractor of Record (CoR)

Der Einsatz eines Contractor of Record (CoR)-Dienstes kann die Risiken und die administrative Belastung bei der Einstellung von Contractors in Neuseeland erheblich mindern. Ein CoR tritt als Dritter auf, der den Contractor im Namen Ihres Unternehmens formell engagiert.

Der CoR übernimmt die vertragliche Beziehung, sorgt für die Einhaltung der neuseeländischen Klassifizierungsregeln, verwaltet Rechnungen und Zahlungen und trägt die Haftung für die korrekte Klassifikation. So kann Ihr Unternehmen die Fähigkeiten des Contractors nutzen, während die Komplexität der Einhaltung, Zahlungsabwicklung und Missklassifikation an den CoR ausgelagert wird. Der CoR stellt sicher, dass der Contractor korrekt und pünktlich bezahlt wird und alle Engagements den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, was Ihrem Unternehmen Sicherheit gibt.