Beherrschung der Check-in-Fragen für produktive Meetings

Unternehmen verlassen sich immer häufiger auf remote workers und globales Hiring. Diese Vielfalt bringt unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse in Ihr Team. Aber es kann schwierig sein, die Gefühle und Meinungen Ihres Teams im Remote-Arbeitsumfeld im Blick zu behalten.

Führungskräfte und Manager kompensieren den Mangel an persönlicher Kommunikation durch viele Meetings. Diese Meetings sollten jedoch einen Zweck und eine klare Struktur haben.

Hier kommen Check-in-Fragen ins Spiel. Sie sind ein wichtiges Werkzeug, das ein Manager oder Leader besitzen sollte. Sie bieten eine bessere Möglichkeit, zielgerichtete Meetings mit Ihrem Team zu führen.

Was sind Check-in-Fragen und warum brauchen Sie sie?

Check-in-Fragen sind Fragen, die darauf ausgelegt sind, Ihr Team während regelmäßiger Check-in-Anrufe engagiert und auf dem gleichen Stand zu halten. Oft als Stand-ups bezeichnet, stammen diese Meetings aus Daily Scrum Meetings und sind eine großartige Möglichkeit, den Kontakt zu Ihrem Team zu pflegen.

Diese Meetings bieten eine hervorragende Gelegenheit, den Überblick darüber zu behalten, woran Ihr Team arbeitet. Sie helfen auch, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten. Wenn Manager jedoch nicht die richtigen Werkzeuge haben, um sie effektiv durchzuführen, können sie sich verschlechtern und zur Belastung werden.

Hier kommen Check-in-Fragen ins Spiel. Richtig eingesetzt, können sie offene Kommunikation, den Austausch von Ideen und Meinungen auf produktive Weise fördern. Außerdem fühlen sich Ihre Mitarbeitenden wertgeschätzt und gehört.

Nicht alle Fragen sind jedoch gute Check-in-Fragen. Sie müssen wissen, wie man sie richtig formuliert, um das Beste aus dem Meeting herauszuholen und Ihr Team zu motivieren, anstatt zu langweilen.

Arten von Check-in-Fragen für Meetings

Je nach Art und Agenda des Meetings können Sie unterschiedliche Arten von Check-in-Fragen wählen. Schauen wir uns an, welche Fragen Ihnen zur Verfügung stehen.

Team-Building-Fragen

Team-Building-Fragen sind solche, die Sie stellen können, um Ihr Team besser kennenzulernen. Sie können auch dabei helfen, die Qualität der Zusammenarbeit Ihres Remote-Teams einzuschätzen. Diese Fragen sind nützlich, um die Stimmung und Meinung Ihres Teams im Blick zu behalten. Einige Beispiele für Team-Building-Fragen sind:

• Was kann jedes Teammitglied tun, um sicherzustellen, dass wir gut zusammenarbeiten?
• Gibt es Blockaden oder Probleme, die dich daran hindern, voranzukommen?
• Was können wir tun, um sicherzustellen, dass jeder gleichmäßig zum Team beiträgt?

Fragen an neue Mitarbeitende

Eine der größten Herausforderungen beim Hiring eines globalen Teams ist das Onboarding, da die Kommunikation mit neuen Teammitgliedern nicht so einfach ist. Es gibt jedoch einen Satz von Check-in-Fragen, die Sie verwenden können, um dem neuen Teammitglied ein angenehmes Gefühl zu geben.

• Welche Management- und Kommunikationsmethoden bevorzugst du?
• Hast du Schwierigkeiten beim Erlernen unserer Technologien oder Systeme?
• Was hat dir bisher an der Rolle am meisten gefallen?

Projekt- und Fortschrittsfragen

Bei Remote-Teams ist es ebenfalls schwierig, den Fortschritt bei einem bestimmten Projekt zu verfolgen. Sie möchten sicherstellen, dass alle zum Projekt beitragen. Außerdem wollen Sie, dass das Team alle nötigen Werkzeuge und Ressourcen hat, um es abzuschließen. Hier sind einige Check-in-Fragen, die Ihnen helfen, den Projektfortschritt im Blick zu behalten:

• Bist du im Zeitplan, um deine Deadlines einzuhalten, oder sollen wir dich dabei unterstützen?
• Brauchst du zusätzliche Ressourcen, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen?
• Gibt es Hindernisse, die wir besprechen und bei denen wir dir helfen sollten?

Leistungsbezogene Fragen

Leistungsbezogene Fragen helfen Ihnen und Ihren Teammitgliedern, Verbesserungsbereiche zu erkennen. Es ist wichtig, sie richtig zu formulieren, damit sich die Teammitglieder nicht kritisiert fühlen, sondern motiviert, sich zu verbessern.

• Wie fühlst du dich bezüglich des Fortschritts bei deinem aktuellen Projekt?
• Wie bleibst du dir selbst und deinen Zielen treu?
• Wie hast du deine Leistung seit deinem Beitritt zum Team verbessert?

Erfahrungs- und Kulturfragen

Erfahrung und Kultur sind zwei Dinge, die in einem globalen Remote-Team wahrscheinlich vorhanden sind. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Ihr Team sich wohl fühlt, diese zu teilen. Sie können diese Fragen nutzen, um Ihr Team zu motivieren, ihre Erfahrungen mit dem Rest des Teams zu teilen.

• Worauf bist du bei der Arbeit am meisten/wenigstens gespannt?
• Welche neuen Strategien können wir einsetzen, um die Work-Life-Balance zu verbessern?
• Fühlst du dich mit dem Team und der Arbeit, die wir machen, verbunden?

Wie formuliert man Check-in-Fragen? Do’s und Don’ts

Beim Erstellen Ihrer Check-in-Fragen brauchen Sie etwas Kreativität. Aber Sie sollten auch eine Reihe bewährter Praktiken befolgen. Hier ist, was Sie beim Formulieren Ihrer Check-in-Fragen beachten sollten.

Wie erstellt man ansprechende Check-in-Fragen?

Sie sollten versuchen, den richtigen, positiven Ton von Anfang an zu setzen. Es ist wichtig, Ihrem Team vorab Kontext zu geben, bevor Sie mit den Fragen beginnen. Das ermöglicht es ihnen, sich auf das Meeting vorzubereiten und Ihnen gezieltere Antworten zu geben.

Ihre Antworten hängen auch davon ab, wie Sie Ihre Fragen planen. Versuchen Sie, sie spezifisch, aber offen zu formulieren. Zum Beispiel könnte die Antwort auf „Wie lief deine Woche?“ Ihr Team dazu verleiten, nur „Gut“ zu sagen. Wenn Sie sie jedoch fragen „Worauf bist du diese Woche besonders stolz?“ erhalten Sie wahrscheinlich eine detailliertere Antwort.

Zum Schluss sollten Sie für Abwechslung sorgen. Dasselbe Fragen bei jedem Meeting zu verwenden, widerspricht dem Zweck. Nach den ersten Meetings werden Sie wahrscheinlich nicht die gleiche Beteiligung oder die gleiche Antwort erhalten.

Check-in-Fragen: Don’ts

Das Erste, was Sie bei Check-in-Fragen vermeiden sollten, ist, den Fokus nur auf den Fortschritt und die Erfolge Ihres Teams zu legen. Das kann Druck aufbauen und dazu führen, dass sie die Check-in-Meetings eher meiden. Stattdessen sollten Sie Ehrlichkeit und Offenheit fördern.

Sie müssen Ihre Meetings auch im Zeitplan halten und dürfen nicht in Small Talk abdriften. Stellen Sie nicht zu viele Fragen und lassen Sie die Mitarbeitenden in ihrem eigenen Tempo antworten. Achten Sie darauf, offene Themen zu „markieren“ und andere Meetings zu planen, um diese zu besprechen.

Follow-up ist ein weiterer wichtiger Punkt bei Check-ins, den Sie nicht überspringen sollten. Wenn jemand aus Ihrem Team Bedenken geäußert oder um Hilfe gebeten hat, planen Sie ein weiteres Meeting, um das zu klären. Das Ignorieren von Anliegen in einem Meeting nur, um die Meetings kurz zu halten, kann negative Folgen haben.

FAQ:

Wie führt man ein effektives Check-in-Meeting durch?

Für ein effektives Meeting sollten Sie Ziele und Frequenz im Voraus festlegen. Es ist hilfreich, eine Agenda für jedes Meeting zu haben, um den Ablauf zu strukturieren. Außerdem ist es wichtig, offen für Feedback zu bleiben und Ihr Team zu ermutigen, Meinungen und Anliegen zu teilen. Abschließend sollten Sie das Meeting mit den wichtigsten Erkenntnissen beenden und bei Bedarf auf das Gesagte nachfassen.

Was sind Check-in-Aktivitäten?

Check-in-Aktivitäten sind in der Regel kurze, spaßige oder motivierende Aktivitäten. Manager führen sie meist in den Check-in-Meetings ein. Ziel ist es, den Ton für das Meeting zu setzen, die Mitarbeitenden zu motivieren oder ihr Interesse während des Meetings zu messen.

Manager nutzen Check-in-Aktivitäten auch, um den Fortschritt ihres Teams zu überprüfen. Sie können verwendet werden, um einen neuen Mitarbeitenden vorzustellen oder Team-Building bei Remote-Mitarbeitenden zu fördern.

Wie führt man eine Team-Stimmungskontrolle durch?

Die Stimmung im Team spielt eine entscheidende Rolle für Produktivität und Engagement. Daher kann eine Team-Stimmungskontrolle sinnvoll sein. Es gibt viele Methoden, aber die gängigsten sind, Teammitglieder Farben oder Emojis verwenden zu lassen, um ihren aktuellen Zustand auszudrücken. Das Verfolgen der Stimmung einzelner kann helfen, potenzielles Unwohlsein zu erkennen. Wenn Sie Probleme mit dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden feststellen, sollten Sie diese in einem Einzelgespräch ansprechen.