Employer of Record in Mexico

Het uitbreiden van je bedrijfsactiviteiten naar Mexico biedt toegang tot een dynamisch talentenpool, maar het succesvol aannemen van werknemers vereist een duidelijk begrip van de verschillende arbeidsregels en administratieve processen in het land. Voor bedrijven die in 2025 een conforme workforce willen opzetten, kunnen verschillende benaderingen worden overwogen, elk met eigen vereisten en complexiteiten. Het kiezen van de juiste methode is cruciaal voor een soepele markttoetreding en operationele efficiëntie.

Bij het overwegen van het aannemen van werknemers in Mexico, hebben bedrijven doorgaans drie hoofdopties:

• Het opzetten van een lokale entiteit: Dit houdt in dat je een dochteronderneming of vestiging opricht, wat aanzienlijke initiële investeringen, juridische registratie en voortdurende administratieve management voor loonadministratie, belastingen en HR vereist.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Door samen te werken met een EOR-dienst, zoals Rivermate, kan jouw bedrijf legaal werknemers in Mexico aannemen zonder dat je een eigen lokale juridische entiteit hoeft op te zetten.
• Het aannemen van zelfstandige Contractors: Hoewel dit flexibiliteit biedt, brengt deze optie het risico van verkeerde classificatie met zich mee als de arbeidsrelatie lijkt op die van een werknemer, wat mogelijk leidt tot aanzienlijke boetes onder de Mexicaanse arbeidswet.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Mexico

Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt internationale hiring door op te treden als de juridische werkgever voor jouw workforce in Mexico. Dit betekent dat de EOR alle lokale arbeidsverplichtingen en aansprakelijkheden op zich neemt, terwijl jouw bedrijf volledige controle houdt over het dagelijkse management en de opdrachten. Concreet verzorgt een EOR in Mexico:

• Loonadministratie en -verwerking, inclusief salaris, bonussen en ontslagvergoedingen.
• Inhouding en afdracht van alle lokale arbeidsbelastingen, zoals inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen.
• Het beheren van wettelijke en aanvullende werknemersvoordelen, waaronder ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en verplichte winstdeling.
• Zorgen voor volledige naleving van de Mexicaanse arbeidswetgeving met betrekking tot contracten, werktijden, verlof en ontslag.
• Het afhandelen van HR-ondersteuning en administratieve taken, zoals onboarding, offboarding en dossierbeheer.

Voordelen voor bedrijven die in Mexico willen aannemen zonder een lokale entiteit

Kiezen voor een EOR-dienst biedt tal van voordelen voor bedrijven die willen uitbreiden naar Mexico zonder de complexiteit van het oprichten van een lokale juridische entiteit:

• Snelle markttoetreding: Werknemers snel aannemen, vaak binnen enkele dagen, en lange procedures voor het opzetten van een entiteit vermijden.
• Verminderde risico’s en nalevingslast: De EOR beheert alle lokale arbeidswetgeving, waardoor juridische en financiële risico’s voor jouw bedrijf worden beperkt.
• Geen noodzaak voor een lokale entiteit: Vermijd de aanzienlijke kosten, tijd en administratieve overhead die gepaard gaan met het registreren en onderhouden van een Mexicaanse dochteronderneming.
• Kostenbesparende uitbreiding: Minimaliseer operationele kosten en vereenvoudig budgettering door alle arbeidsgerelateerde kosten via één provider te consolideren.
• Focus op kernactiviteiten: Delegeer administratieve en HR-taken aan de EOR, zodat jouw team zich kan richten op strategische doelstellingen en groei.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Mexico uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Mexico garandeert.

In Mexico zijn werkgevers verantwoordelijk voor verschillende loonlijst-gerelateerde bijdragen, waaronder sociale zekerheid (IMSS), woningfonds (INFONAVIT), loonbelasting (ISN) en pensioenbesparingen (SAR). Typische werkgeversbijdragen worden hieronder samengevat:

Werkgevers moeten inkomstenbelasting (ISR) inhouden op werknemerssalarissen op basis van progressieve schijven voor 2025, met maandelijkse afdracht verschuldigd voor de 17e van de volgende maand. De belastingtarieven zijn:

Werknemers kunnen aftrekposten claimen voor medische kosten, hypotheekrente, pensioenbijdragen en liefdadigheidsdonaties, met jaarlijkse limieten van maximaal 15% van het bruto inkomen of MXN 175.000. Werkgevers moeten zich houden aan strikte rapportagedeadlines, inclusief maandelijkse inhoudingen en bijdragen vóór de 17e, en jaarlijkse aangiften in maart. Speciale overwegingen gelden voor buitenlandse werknemers en bedrijven, zoals regels voor fiscale residentie, verdragen en sociale zekerheidsafspraken, waarvoor professionele begeleiding vereist is voor naleving en voordelen.

Het salarislandschap in Mexico varieert per industrie, rol en locatie, waarbij grote steden zoals Mexico-Stad, Monterrey en Guadalajara hogere vergoedingen bieden. Bijvoorbeeld, jaarlijkse salarissen variëren van MXN 200.000 voor klantenservicemedewerkers tot MXN 1.400.000 voor HR-managers, met rollen zoals software engineers die MXN 400.000–900.000 verdienen en marketingmanagers MXN 500.000–1.200.000.

Minimumlonen verschillen regionaal, met MXN 375 per dag in de Northern Border Free Zone en MXN 250 in andere gebieden. Werkgevers moeten zich aan deze tarieven houden en voldoen aan de arbeidswetgeving die betrekking heeft op werkuren, overwerk en sociale zekerheid. Vergoedingspakketten omvatten vaak bonussen zoals aguinaldo (minimaal 15 dagen salaris), vakantiebonussen, voedselbonnen, vervoersvergoedingen en prestatie-incentives.

Loonadministratie wordt meestal tweewekelijks verwerkt via automatische overschrijving, cheques of prepaidkaarten, met verplichte inhoudingen voor inkomstenbelasting en sociale zekerheid. Salaristrends voor 2025 wijzen op een toenemende vraag naar gekwalificeerde werknemers, een grotere focus op werknemersvoordelen, aanpassingen voor thuiswerken en inflatie, en een beweging naar meer salaris transparantie.

De Mexicaanse arbeidswetgeving vereist minimale verlofrechten, waaronder jaarlijkse vakantie, feestdagen, ziekteverlof en ouderschapsverlof, waarbij werkgevers vrij zijn om meer genereuze voordelen aan te bieden. Werknemers verdienen betaald verlof na één jaar dienstverband, met minimale dagen die toenemen op basis van anciënniteit:

Werknemers ontvangen ook een vakantietoeslag van 25%. Feestdagen zijn betaalde vrije dagen, met dubbele betaling indien gewerkt, inclusief belangrijke data zoals Nieuwjaar, Dag van de Arbeid, Onafhankelijkheidsdag en Kerstmis. Ziekteverlof begint na vier dagen afwezigheid, betaald op 60% van het salaris, met een maximum van 52 weken, verlengbaar onder bepaalde voorwaarden. Zwangerschapsverlof bedraagt 12 weken betaald op 100%, terwijl vaderschapsverlof 5 dagen betaald is. Aanvullende verloftypes, zoals rouw-, studie- of huwelijksverlof, hangen af van het bedrijfsbeleid of collectieve arbeidsovereenkomsten.

Mexico vereist een uitgebreid pakket aan werknemersvoordelen, waaronder sociale zekerheid (IMSS), huisvestingsfonds (INFONAVIT), spaarfonds (SAR), kerstbonus (Aguinaldo), betaalde vakantie met bonus, winstdeling (PTU), ontslagvergoeding en zwangerschaps-/vaderschapsverlof. Werkgevers zijn verplicht bij te dragen aan deze programma's, waarbij de bijdragen variëren op basis van het salaris en de locatie van de werknemer. Bijvoorbeeld, IMSS-bijdragen worden gedeeld tussen werkgever en werknemer, en de kerstbonus bedraagt minimaal 15 dagen salaris.

Veel werkgevers verbeteren hun pakketten met optionele voordelen zoals particuliere ziektekostenverzekering, levensverzekering, pensioenregelingen, voedselbonnen, vervoersvergoedingen en welzijnsprogramma's. Particuliere ziektekostenverzekering wordt zeer gewaardeerd, vooral onder geschoolde werknemers, en vult vaak de publieke IMSS-dekking aan. Pensioensparen wordt beheerd via het SAR-systeem, met steeds meer werknemers die aanvullende vrijwillige pensioenregelingen verwachten.

Werkgevers dienen hun voordelenpakketten af te stemmen op de industrie, de bedrijfsgrootte en de marktstandaarden om talent effectief aan te trekken en te behouden.

Arbeidsovereenkomsten in Mexico zijn essentieel voor het definiëren van de werkgever-werknemer relatie, het waarborgen van wettelijke naleving en het beschermen van beide partijen. Werkgevers moeten het juiste contracttype kiezen op basis van de duur en aard van het werk, met gangbare types zoals onbepaalde tijd, bepaalde tijd, projectbasis en seizoenscontracten. Elk type heeft specifieke kenmerken, zoals niveaus van baanzekerheid en toegestane gebruiksgevallen, samengevat hieronder:

Alle contracten moeten verplichte clausules bevatten, zoals identificatie van werknemer en werkgever, functiebeschrijving, werkplek, salaris, werkuren, rust-/vakantiedagen, voordelen en, indien van toepassing, details over proeftijd. Proeftijd is beperkt tot 180 dagen, gedurende welke werknemers volledige rechten behouden, en beëindiging vereist schriftelijke rechtvaardiging.

Vertrouwelijkheidclausules zijn over het algemeen afdwingbaar, terwijl niet-concurrentieclausules worden onderworpen aan strikte controle en moeten geografisch en temporeel beperkt zijn, met vergoeding. Contractwijzigingen vereisen wederzijdse schriftelijke instemming, en beëindiging kan plaatsvinden op vrijwillige basis, om gegronde redenen, door wederzijdse overeenstemming, bij het verstrijken van de termijn of om economische redenen. Werkgevers moeten ontslagvergoeding betalen in gevallen van onrechtmatig ontslag, bestaande uit drie maanden salaris, anciënniteitspremie, proportionele voordelen en openstaande aanspraken.

Thuiswerken in Mexico is tegen 2025 aanzienlijk gegroeid, gedreven door technologische vooruitgang en een focus op werk-privébalans. Het wettelijke kader, dat vooral is bijgewerkt via amendementen op de Federal Labor Law, stelt de rechten van werknemers om thuiswerk aan te vragen vast, en de verplichtingen van werkgevers omvatten het verstrekken van noodzakelijke apparatuur, het vergoeden van bepaalde kosten, en het waarborgen van gegevensbescherming en arbeidsveiligheid. Een schriftelijke overeenkomst waarin de arbeidsvoorwaarden worden gedetailleerd, is verplicht en behandelt verantwoordelijkheden, duur en middelen.

Werkgevers dienen duidelijke beleidslijnen te hanteren die in overeenstemming zijn met de regelgeving om thuiswerkregelingen effectief te beheren. Naast teletrabajo worden ook flexibele opties zoals flextime ondersteund, waardoor werknemers de start- en eindtijden kunnen variëren terwijl ze dezelfde uren werken. Deze praktijken zijn bedoeld om talent aan te trekken, het moreel te verhogen en de productiviteit te verbeteren.

Belangrijke gegevenspunten:

Ontslag in Mexico wordt gereguleerd door de Federal Labor Law, die strikte naleving vereist van opzegtermijnen, ontslagvergoedingen en procedurele stappen om aansprakelijkheden te voorkomen. Voor indefinite contracts moeten werkgevers minimaal 30 dagen schriftelijke opzegging geven; fixed-term contracts vereisen over het algemeen geen opzegging tenzij anders vermeld, en proeftijd moet schriftelijk zijn en mag niet langer dan 180 dagen duren. Niet naleven kan leiden tot aansprakelijkheden zoals herplaatsingsbevelen en aanzienlijke compensatie.

Ontslagvergoeding ("indemnización") omvat componenten zoals de Constitutionele Ouderdomspremie (12 dagen salaris per jaar voor werknemers met ≥15 jaar dienst), drie maanden salaris voor onterecht ontslag, proportioneel vakantiegeld, kerstbonus, en 20 dagen salaris per jaar dienst indien onterecht. De belangrijkste ontslagcomponenten worden hieronder samengevat:

Redenen voor ontslag verschillen tussen gerechtvaardigde redenen (bijvoorbeeld oneerlijkheid, geweld, insubordinatie) en zonder gerechtvaardigde reden, wat volledige ontslagvergoeding vereist. Werkgevers moeten procedurele stappen volgen, waaronder schriftelijke opzegging, juiste documentatie en mogelijk schikkingsakkoorden die vóór de arbeidsautoriteiten worden geratificeerd. Werknemers kunnen onrechtmatig ontslag aanvechten bij arbeidsrechtbanken, die herplaatsing en aanvullende compensatie kunnen opleggen als het ontslag onwettig wordt bevonden. Werknemers hebben een verjaringstermijn van twee maanden om claims in te dienen.

De freelance- en onafhankelijke contracteringsmarkt in Mexico breidt zich uit, waardoor bedrijven flexibiliteit en toegang tot een wereldwijd talentenpool krijgen. Het aangaan van onafhankelijke contractors vereist echter een zorgvuldige navigatie door lokale regelgeving om misclassificatie te voorkomen, wat kan leiden tot juridische en financiële sancties. Het Mexicaanse arbeidsrecht, met name de Federal Labor Law (LFT), onderscheidt werknemers van independent contractors op basis van ondergeschiktheid, persoonlijke dienstverlening en vergoeding. Een juiste classificatie is cruciaal, aangezien verkeerd geclassificeerde werknemers aanspraak kunnen maken op werknemersvoordelen en -bescherming.

Om een legitieme contractorrelatie op te zetten, moeten bedrijven uitgebreide contracten opstellen waarin de scope van het werk, betalingsvoorwaarden en bepalingen over onafhankelijkheid worden beschreven. Intellectuele eigendomsrechten moeten expliciet aan de klant worden toegewezen in het contract om eigendom te waarborgen. Contractors moeten hun eigen belastingverplichtingen beheren, inclusief inkomstenbelasting (ISR) en belasting over de toegevoegde waarde (IVA), en elektronische facturen (CFDI) uitreiken. Zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen verzekering en kunnen vrijwillig deelnemen aan de openbare gezondheidszorg.

Onafhankelijke contractors komen veel voor in sectoren zoals technologie, creatieve diensten, consulting, professionele diensten, onderwijs en gezondheidszorg. Deze industrieën profiteren van het inzetten van gespecialiseerde vaardigheden op projectbasis zonder de langetermijnverbintenissen van arbeid. Bedrijven moeten zorgen voor naleving van juridische onderscheidingen en contractuele overeenkomsten om effectief gebruik te maken van onafhankelijke contractors.

Het immigratiesysteem van Mexico staat buitenlanders toe om via specifieke visumtypes te werken, voornamelijk het Temporary Resident Visa en het Permanent Resident Visa, waarbij het proces een jobaanbieding en naleving van het National Immigration Institute (INM) omvat. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat hun buitenlandse werknemers de juiste vergunningen verkrijgen om juridische problemen te voorkomen.

Belangrijke visumopties zijn onder andere:

Werkgevers spelen een cruciale rol in het ondersteunen van naleving, door ervoor te zorgen dat buitenlandse werknemers de juiste werkvergunningen verkrijgen, wat het voldoen aan specifieke wettelijke en procedurele eisen die door de Mexicaanse autoriteiten worden gesteld, omvat.