Thuiswerkbeleid in China

Remote en flexibele werkregelingen worden steeds relevanter in China's evoluerende arbeidsmarkt. Hoewel traditioneel kantoorwerk nog steeds de overhand heeft, onderzoeken of implementeren steeds meer bedrijven modellen die werknemers meer flexibiliteit bieden qua locatie en werktijden. Deze verschuiving wordt gedreven door verschillende factoren, waaronder technologische vooruitgang, veranderende werknemersverwachtingen en de behoefte aan bedrijfscontinuïteit en wendbaarheid.

Het navigeren door het landschap van remote en flexibel werken in China vereist een duidelijk begrip van het huidige juridische kader, gangbare praktijken en praktische overwegingen. Werkgevers moeten zorgen voor naleving van arbeidswetten, gegevensbeschermingsregels en andere relevante wetten, terwijl ze ook duidelijke beleidslijnen opstellen en de nodige ondersteuning bieden aan hun remote workforce.

Remote Work Regulations and Legal Framework

De arbeidswetten van China, voornamelijk de Labor Contract Law, werden vastgesteld voordat wijdverspreid remote werken gebruikelijk was. Als zodanig is er geen specifieke, uitgebreide nationale wet die uitsluitend aan remote werken is gewijd. Echter, bestaande regelgeving biedt een raamwerk dat van toepassing is op werknemers ongeacht hun werkplek. Thuiswerkregelingen worden over het algemeen beschouwd als een vorm van flexibel werk en moeten voldoen aan de standaard arbeidswetten met betrekking tot contracten, werktijden, lonen, sociale verzekeringen en beëindiging.

Belangrijke overwegingen zijn onder meer:

Arbeidsovereenkomsten: De arbeidsrelatie moet worden vastgesteld via een formele arbeidsovereenkomst, die idealiter de werkplek specificeert, zelfs als dat het huis van de werknemer is of een flexibele regeling. Wijzigingen in werkplek of voorwaarden vereisen doorgaans wederzijdse instemming en wijziging van het contract.
Werktijden: Hoewel flexibele uren kunnen worden afgesproken, blijven de standaard regels voor werktijden (bijvoorbeeld maximale dagelijkse/wekelijkse uren, overwerkregels) van toepassing, tenzij een specifiek, uitgebreid systeem voor werktijden of flexibel werken is goedgekeurd door de arbeidsautoriteiten voor bepaalde functies.
Werkplekveiligheid: Werkgevers hebben een algemene plicht om de veiligheid van werknemers te waarborgen. Hoewel het toepassen van traditionele veiligheidsnormen op een thuisomgeving uitdagend is, moeten werkgevers overwegen om richtlijnen te geven over het opzetten van een veilige werkplek en het aanpakken van potentiële risico’s.
Sociale verzekeringen en Huisvestingsfonds: Bijdragen voor sociale verzekeringen (pensioen, medische zorg, werkloosheid, arbeidsongevallen, zwangerschapsverlof) en het huisvestingsfonds blijven verplicht op basis van de geregistreerde locatie van de werknemer of de locatie van de werkgever, ongeacht waar de werknemer remote werkt.
Arbeidsongeval: Het bepalen van een arbeidsongeval voor remote werknemers kan complex zijn. Over het algemeen kan een letsel dat tijdens werktijd en werkzaamheden opgelopen wordt, zelfs thuis, mogelijk als arbeidsongeval worden beschouwd, maar de details hangen af van de omstandigheden en lokale interpretaties.

Het opstellen van duidelijke interne beleidslijnen over remote werken is cruciaal om het wettelijke kader aan te vullen en verwachtingen te beheren.

Flexible Work Arrangement Options and Practices

Flexibel werken in China kan verschillende vormen aannemen naast volledig remote werken. Veelvoorkomende regelingen zijn onder meer:

Volledig Remote: Werknemers werken volledig vanaf een locatie buiten het traditionele kantoor, vaak thuis.
Hybride Werken: Werknemers splitsen hun tijd tussen remote werken en werken op kantoor. Dit kan gestructureerd (bijvoorbeeld specifieke dagen op kantoor) of flexibel (bijvoorbeeld keuze door de werknemer op basis van taken) worden ingericht.
Flexibele Uren: Werknemers hebben flexibiliteit over hun begin- en eindtijden, zolang ze hun vereiste uren en taken voltooien. Dit wordt vaak gecombineerd met remote of hybride werken.
Ingekorte Werkweken: Werknemers werken voltijds over minder dan vijf dagen. Minder gebruikelijk voor algemene kantoorfuncties, maar kan in bepaalde sectoren worden toegepast.

De praktische implementatie omvat vaak:

Het ontwikkelen van duidelijke criteria voor geschiktheid voor flexibele regelingen.
Het opzetten van communicatieprotocollen en verwachtingen.
Het bieden van de benodigde tools en technologie.
Het trainen van managers in het leiden van remote of hybride teams.
Het waarborgen van eerlijke behandeling en kansen voor werknemers, ongeacht de werkplek.

Veel bedrijven adopteren hybride modellen als een balans tussen flexibiliteit en het behoud van teamcohesie en bedrijfscultuur.

Data Protection and Privacy Considerations for Remote Workers

China beschikt over strenge gegevensbeschermingswetten, met name de Personal Information Protection Law (PIPL), die aanzienlijk invloed heeft op hoe bedrijven omgaan met persoonlijke gegevens, inclusief die van hun werknemers, ongeacht waar de werknemer werkt. Wanneer werknemers remote werken, verandert het risicolandschap voor datalekken en privacy-overtredingen.

Werkgevers moeten:

Zorgen voor Gegevensbeveiliging: Technische en organisatorische maatregelen implementeren om bedrijfs- en werknemersgegevens te beschermen die door remote workers worden geraadpleegd of verwerkt. Dit omvat veilig netwerktoegang (VPNs), endpointbeveiliging op apparaten en veilige cloudopslagoplossingen.
Beperk Gegevensverzameling: Alleen persoonlijke informatie verzamelen die noodzakelijk is voor arbeidsdoeleinden en met hun toestemming waar vereist.
Privacytraining: Remote werknemers opleiden over gegevensbeschermingsbeleid, veilige omgang met gevoelige informatie en het herkennen van phishingpogingen of andere beveiligingsdreigingen.
Beheer Apparaten: Duidelijke beleidslijnen opstellen over het gebruik van persoonlijke versus bedrijfseigen apparaten voor werk en passende beveiligingsmaatregelen implementeren voor elk scenario.
Cross-Border Data Transfer: Let op de PIPL-vereisten met betrekking tot het overdragen van werknemersgegevens buiten China, wat vaak aparte toestemming, veiligheidsbeoordelingen of standaard contractclausules vereist.

Naleving van PIPL is verplicht en niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke boetes.

Equipment and Expense Reimbursement Policies

Het bieden van de benodigde apparatuur en het dekken van werkgerelateerde kosten voor remote werknemers is een belangrijk operationeel aspect. Hoewel dit niet expliciet wettelijk verplicht is voor alle remote work scenario’s, is het gangbaar en vaak noodzakelijk voor werknemers om hun werk effectief uit te voeren.

Veelgebruikte benaderingen zijn onder meer:

Door het Bedrijf Geleverde Apparatuur: Werkgevers bieden vaak laptops, monitoren, toetsenborden en andere benodigde IT-apparatuur. Dit helpt om beveiligingsnormen te waarborgen en een consistente werkervaring te bieden.
Stipends of Toeslagen: Sommige bedrijven bieden een maandelijkse vergoeding of toeslag om kosten zoals internet, elektriciteit of een deel van de thuiswerkplek te dekken.
Reimbursements: Werknemers kunnen worden terugbetaald voor specifieke, vooraf goedgekeurde werkgerelateerde uitgaven, zoals noodzakelijke softwareabonnementen of kantoorbenodigdheden.

Duidelijke beleidslijnen over welke apparatuur wordt verstrekt, welke kosten voor vergoeding in aanmerking komen en het proces voor het aanvragen van vergoeding zijn essentieel. Ook de fiscale implicaties van stipends of vergoedingen moeten worden overwogen.

Remote Work Technology Infrastructure and Connectivity

China beschikt over een goed ontwikkelde internetinfrastructuur in de meeste stedelijke gebieden, wat betrouwbare connectiviteit voor remote werken mogelijk maakt. De brede beschikbaarheid van breedbandinternet, inclusief glasvezel en 5G-netwerken, ondersteunt diverse remote work technologieën.

Belangrijke technologische aspecten zijn onder meer:

Samenwerkingstools: Populaire platforms voor communicatie en samenwerking (bijvoorbeeld WeChat Work, DingTalk, Lark, Zoom, Microsoft Teams) worden veel gebruikt. Werkgevers moeten tools selecteren die voldoen aan lokale regelgeving en hun beveiligingsvereisten.
VPN-gebruik: Toegang tot interne netwerken of bepaalde internationale diensten vereist vaak het gebruik van een Virtual Private Network (VPN). Werkgevers moeten zorgen dat zij legaal conforme VPN-oplossingen gebruiken.
Clouddiensten: Het gebruik van cloudgebaseerde software en opslag is gangbaar, maar bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun cloudproviders voldoen aan China's datalokalisatie- en cybersecuritywetten.
Endpointbeheer: Het beheren en beveiligen van werknemersapparaten, of het nu bedrijfseigen of persoonlijk is, is cruciaal. Mobile Device Management (MDM) of endpointbeveiligingsplatforms worden vaak ingezet.

Zorg dat werknemers toegang hebben tot betrouwbare internetverbindingen en de benodigde technologische tools, is fundamenteel voor een succesvolle implementatie van remote werken in China.