Employer of Record in Malaisie

Un Employer of Record (EOR) en Malaisie embauche légalement des travailleurs en votre nom. Cela signifie que vous pouvez recruter des talents en Malaisie sans créer une entité locale. Un EOR gère toutes les responsabilités légales et RH liées à l'emploi. Cela inclut la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail malaisiennes. Utiliser un EOR comme Rivermate simplifie votre expansion sur le marché malaisien. Vous pouvez vous concentrer sur la gestion du travail quotidien de votre équipe, tandis que l'EOR s'occupe de la charge administrative.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Malaisie

Un EOR simplifie le recrutement en Malaisie. Voici comment le processus fonctionne généralement :

1. Vous Trouvez le Talent. Vous recrutez et sélectionnez le candidat que vous souhaitez embaucher en Malaisie.
2. L'EOR Embauche Votre Candidat. L'entité locale malaisienne de l'EOR embauche légalement l'employé. Elle gère le contrat de travail, en veillant à sa conformité avec les lois du travail locales.
3. L'Intégration Commence. L'EOR gère tout le processus d'intégration. Cela inclut la collecte des documents nécessaires et la mise en place de la paie et des avantages sociaux.
4. Nous Gérons les RH et la Paie. L'EOR s'occupe de toutes les tâches administratives. Cela inclut le calcul des salaires, la retenue des taxes et le versement des cotisations obligatoires. En Malaisie, cela signifie gérer les paiements au Employees Provident Fund (EPF), à la Social Security Organisation (SOCSO) et au Employment Insurance System (EIS).
5. Vous Gérez Votre Équipe. Vous dirigez les tâches quotidiennes et les responsabilités de votre employé. L'employé travaille pour votre entreprise, mais il est légalement employé par l'EOR.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Malaisie

Utiliser un EOR en Malaisie offre un avantage stratégique. Cela permet à votre entreprise d'accéder rapidement et efficacement aux talents malaisiens. Vous évitez le temps et les coûts liés à la création d'une entité légale dans le pays. Cela vous permet de tester le marché ou d'embaucher des rôles clés sans engagement majeur.

• Entrer sur le Marché Plus Rapidement. Vous pouvez embaucher des employés et commencer les opérations en quelques jours, pas en plusieurs mois. Cela vous donne une avance significative sur vos concurrents.
• Assurer une Conformité Totale. La législation du travail malaisienne est complexe. Un EOR connaît les réglementations locales, comme la Employment Act 1955, et veille à votre conformité. Cela minimise vos risques juridiques. Vous pouvez trouver des informations officielles sur la réglementation du travail sur le site du Ministry of Human Resources (https://www.mohr.gov.my/index.php/en/).
• Réduire les Coûts. La création d'une entité légale implique un investissement important. Un EOR offre une alternative économique. Vous évitez les frais juridiques, les coûts d'enregistrement et la nécessité de personnel administratif local.
• Accéder à l'Expertise Locale. Les EOR fournissent un soutien expert sur les questions RH locales. Ils gèrent les cotisations obligatoires comme l'EPF et SOCSO. Le site officiel de l'EPF (https://www.kwsp.gov.my/en/employer) offre des informations détaillées sur les obligations des employeurs.
• Proposer des Avantages Concurrentiels. Un EOR peut offrir à vos employés des packages d'avantages sociaux locaux compétitifs. Cela vous aide à attirer et à retenir les meilleurs talents sur le marché malaisien.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Malaisie comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Malaisie.

L'embauche en Malaisie est une excellente façon d'accéder à un vivier de talents diversifié et qualifié. L'économie du pays est en croissance, ce qui en fait un lieu attractif pour l'expansion des entreprises. Pour réussir votre recrutement, vous devez comprendre les lois locales du travail et les pratiques culturelles. La principale loi régissant l'emploi est l'Employment Act 1955, qui couvre des aspects tels que les contrats, les heures de travail et les salaires. Il est important de bien maîtriser ces détails pour assurer votre conformité et attirer les meilleurs candidats pour votre équipe.

Contrats de travail & clauses indispensables

Si vous prévoyez d'employer quelqu'un pendant plus d'un mois en Malaisie, vous devez fournir un contrat de travail écrit. Ce document établit des attentes claires pour vous et votre employé, aidant à prévenir d'éventuels malentendus futurs. Considérez-le comme la base de votre relation de travail.

Votre contrat de travail doit inclure plusieurs clauses clés pour être conforme et clair :

• Détails personnels : Noms complets et adresses de l'employeur et de l'employé.
• Intitulé et description du poste : Un aperçu clair du rôle et des responsabilités de l'employé.
• Date de début : La date officielle de début de l'emploi.
• Rémunération : Le salaire de l'employé, les éventuelles indemnités, et la fréquence des paiements.
• Heures de travail : Détails sur les horaires standards et les politiques concernant les heures supplémentaires.
• Droits aux congés : Informations sur les congés annuels, congés maladie et jours fériés.
• Clause de résiliation : Les conditions de fin de contrat, y compris la période de préavis requise.

Périodes de probation

En Malaisie, les périodes de probation ne sont pas obligatoires par la loi, mais elles sont une pratique courante. Une période de probation vous donne, à vous et à votre nouvel employé, le temps de voir si le fit est bon. C'est une phase d'essai pour évaluer leurs compétences et leur adéquation culturelle au sein de votre entreprise.

La durée d'une période de probation est à votre discrétion, mais elle dure généralement entre trois et six mois. Pour des postes plus seniors ou techniques, elle peut s'étendre jusqu'à 12 mois. Il est important de préciser clairement les modalités de la probation, y compris sa durée et le processus de confirmation, dans le contrat de travail. Rappelez-vous que les employés en probation ont les mêmes droits que les employés confirmés, et vous ne pouvez pas les licencier sans motif valable.

Heures de travail & heures supplémentaires

Les heures de travail standard en Malaisie sont plafonnées à 45 heures par semaine et 8 heures par jour. Tout travail effectué au-delà de ces heures est considéré comme des heures supplémentaires. La loi stipule également qu’un employé ne doit pas travailler plus de cinq heures consécutives sans au moins une pause de 30 minutes.

Les heures supplémentaires doivent être rémunérées à un taux supérieur. Voici une répartition simple des taux minimums de rémunération des heures supplémentaires :

Il existe une limite aux heures supplémentaires, plafonnée à 104 heures par mois. Cela contribue à protéger le bien-être des employés.

Jours fériés & jours régionaux

Vos employés en Malaisie ont droit à des jours fériés payés. Le pays célèbre un mélange de fêtes nationales et régionales. Il est important de connaître les jours fériés applicables à vos employés en fonction de leur localisation.

Voici les jours fériés nationaux pour 2025 :

• Jour de l'An : 1er janvier
• Nouvel An chinois : 29 & 30 janvier
• Hari Raya Aidilfitri : 31 mars & 1er avril
• Fête du Travail : 1er mai
• Wesak : 12 mai
• Anniversaire du Yang di-Pertuan Agong : 2 juin
• Hari Raya Haji : 7 juin
• Islamic New Year (Awal Muharram) : 27 juin
• Merdeka Day (Fête de l'indépendance) : 31 août
• Anniversaire du prophète Muhammad (Maulidur Rasul) : 5 septembre
• Malaysia Day : 16 septembre
• Deepavali : 20 octobre (sauf Sarawak)
• Noël : 25 décembre

En plus de ces jours, il existe diverses fêtes régionales, telles que les anniversaires des souverains locaux, que vous devez prendre en compte.

Embauche de contractors en Malaisie

Vous pouvez également embaucher des contractors indépendants en Malaisie pour des projets ou services spécifiques. Cela offre de la flexibilité, car vous pouvez accéder à des compétences spécialisées sans l’engagement à long terme d’un employé à plein temps. Les contractors sont des travailleurs indépendants, ce qui signifie qu'ils gèrent leurs propres taxes et ne bénéficient pas des mêmes avantages que les employés.

Lorsque vous embauchez un contractor, vous devez établir un contrat clair qui définit la portée du travail, les livrables et les modalités de paiement. Cependant, faites attention à la façon dont vous classez les travailleurs. Une mauvaise classification d’un employé en tant que contractor peut entraîner de lourdes sanctions légales et financières. La loi examine la relation de travail réelle, et non seulement le contrat. Des facteurs comme le contrôle de l'employeur et la dépendance financière du travailleur sont pris en compte.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à réduire ce risque. Un EOR emploie légalement des travailleurs en votre nom, en veillant à ce qu'ils soient correctement classés et que vous respectiez toutes les lois du travail locales. Cela vous permet de vous concentrer sur la gestion quotidienne de votre équipe sans vous soucier des complexités juridiques liées à l'emploi.

En Malaisie, la rémunération de votre employé ne se limite pas à son salaire de base. Elle comprend une variété de composantes que vous devez gérer correctement pour rester conforme. Considérez-la comme un package qui inclut leur rémunération régulière, toutes indemnités supplémentaires, et autres avantages. Vous êtes responsable de calculer précisément la paie, de faire les bonnes déductions, et de payer vos employés à temps.

Cycles de paie & structure des salaires

Le cycle de paie le plus courant en Malaisie est mensuel. Vous devriez payer vos employés avant le 7e jour du mois suivant. Bien que le paiement mensuel soit la norme, certains secteurs, notamment ceux avec des travailleurs horaires, peuvent utiliser des cycles hebdomadaires ou bi-hebdomadaires.

Le salaire total d’un employé se compose généralement de quelques éléments clés :

• Salaire de base : C’est le montant fixe convenu dans le contrat de travail.
• Indemnités : Vous pouvez offrir des paiements supplémentaires pour des choses comme le transport, le logement ou les repas. La plupart de ces indemnités sont imposables.
• Primes : Les primes de performance et de fin d’année sont également courantes.

Heures supplémentaires & minimums

La Employment Act de 1955 régit de nombreux aspects de l’emploi en Malaisie. À partir de février 2025, le salaire minimum est de MYR 1 700 par mois.

Les heures de travail normales sont généralement de 8 heures par jour et 45 heures par semaine. Si vos employés travaillent plus que cela, vous devez leur payer des heures supplémentaires. Le taux d’heure supplémentaire est généralement de 1,5 à 2 fois leur taux horaire.

Taxes et contributions de l’employeur

En tant qu’employeur en Malaisie, vous devez effectuer plusieurs contributions pour vos employés. Vous êtes tenu de vous inscrire auprès du Employees Provident Fund (EPF), de la Social Security Organization (SOCSO), et du Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN).

Voici une ventilation de vos contributions :

Taxes et déductions des employés

Vous êtes également responsable de déduire certains montants du salaire de vos employés. Cela inclut leurs contributions aux fonds de sécurité sociale et leur impôt sur le revenu.

Voici ce que vous déduirez du salaire de vos employés :

En Malaisie, les avantages et les congés sont simples et centrés sur le bien-être des employés. La loi fournit une base solide de congés obligatoires et de protections. De nombreuses entreprises complètent ensuite cela avec des avantages supplémentaires pour attirer et fidéliser de grandes personnes. Considérez cela comme un système à deux couches : ce qui est requis par la loi, et ce que les entreprises offrent pour se démarquer.

Congés légaux

L'Employment Act de 1955 est la principale législation qui établit les normes minimales pour les congés des employés en Malaisie. Ces règles s'appliquent à tous les employés ayant un contrat avec un employeur.

Voici un aperçu des congés que vous devez fournir :

• Congé Annuel
  Vos membres d'équipe ont droit à un congé annuel payé en fonction de leur ancienneté. La quantité de congé augmente avec leurs années de service.

  • Moins de 2 ans de service : 8 jours
  • 2 à 5 ans de service : 12 jours
  • Plus de 5 ans de service : 16 jours

• Congé Maladie
  Les employés peuvent prendre un congé maladie payé lorsqu'ils sont malades. Le nombre de jours dépend de leur ancienneté.

  • Moins de 2 ans de service : 14 jours
  • 2 à 5 ans de service : 18 jours
  • Plus de 5 ans de service : 22 jours
  • Si une hospitalisation est nécessaire, les employés bénéficient de 60 jours supplémentaires de congé par an.

• Congé de Maternité
  Les employées féminines ont droit à 98 jours consécutifs de congé de maternité payé.

• Congé de Paternité
  Les employés masculins mariés reçoivent 7 jours consécutifs de congé de paternité payé.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

En Malaisie, les employés ont droit à un minimum de 11 jours fériés publics payés par an. Cinq de ces jours sont des jours fériés nationaux obligatoires. Les six autres peuvent être choisis par l'employeur dans une liste de jours fériés gazettés. Certains jours fériés sont observés à l’échelle nationale, tandis que d’autres sont spécifiques à certains États.

Avantages complémentaires typiques

Pour attirer et fidéliser les talents, de nombreuses entreprises en Malaisie offrent des avantages qui dépassent les exigences légales. Voici une comparaison entre ce qui est requis par la loi (statutaire) et ce que les entreprises proposent souvent en tant qu’avantages supplémentaires (non statutaire).

Comment un EOR peut aider à la mise en place d’avantages

Mettre en place un package d’avantages conforme et compétitif dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR agit en tant qu'employeur légal pour votre équipe en Malaisie. Cela signifie que nous gérons toutes les exigences administratives et légales liées aux RH et aux avantages.

Voici comment nous pouvons aider :

• Assurer la conformité
  Nous veillons à ce que votre package d’avantages respecte toutes les exigences du droit du travail malaisien. Cela inclut tout, des congés légaux aux cotisations de sécurité sociale.
• Offrir des packages compétitifs
  Nous fournissons des insights sur les attentes du marché local. Cela vous aide à proposer des avantages complémentaires qui attirent les meilleurs talents en Malaisie.
• Gérer l'administration
  Nous prenons en charge les tâches quotidiennes de gestion des avantages. Cela inclut l’inscription des employés, la gestion des demandes de congé, et le traitement des réclamations.
• Simplifier la paie
  Nous gérons la paie, en veillant à ce que toutes les cotisations et déductions pour les avantages soient calculées correctement et payées à temps.

Utiliser un EOR vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux. Vous pouvez être assuré que votre équipe en Malaisie est bien prise en charge et que vous êtes entièrement conforme aux lois locales.

Lorsque qu’un employé quitte votre entreprise en Malaisie, vous devez suivre un processus structuré appelé termination et offboarding. Cela garantit que vous gérez la sortie de manière professionnelle et légale. Le processus implique tout, de la remise du préavis correct à la gestion du dernier paiement. La loi malaisienne, principalement l’Employment Act 1955, établit les règles pour assurer un processus équitable pour tous. Un offboarding fluide vous aide à maintenir une bonne relation avec l’employé partant et protège votre entreprise.

Périodes de préavis

Vous devez donner aux employés un préavis écrit avant la fin de leur emploi. La durée du préavis dépend généralement de la durée de service de l’employé. Si votre contrat de travail précise une période de préavis, vous devez suivre celle-ci. Sinon, l’Employment Act 1955 prévoit ces minimums :

• Moins de 2 ans de service : préavis de 4 semaines.
• De 2 à 5 ans de service : préavis de 6 semaines.
• 5 ans ou plus de service : préavis de 8 semaines.

Vous pouvez également choisir de payer l’employé en lieu et place du préavis. Cela signifie que vous lui versez son salaire pour la période de préavis, et il peut partir immédiatement.

Indemnité de départ

En Malaisie, les employés peuvent avoir droit à une indemnité de départ, notamment en cas de licenciement pour motif économique ou de fermeture d’entreprise. Le montant est basé sur leur durée de service :

• Moins de 2 ans de service : 10 jours de salaire par année de service.
• De 2 à 5 ans de service : 15 jours de salaire par année de service.
• 5 ans ou plus de service : 20 jours de salaire par année de service.

Les employés licenciés pour faute, démissionnaires ou retraités ne sont pas éligibles à une indemnité de départ.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Lorsque vous collaborez avec nous, vous n’avez pas à naviguer seul dans la complexité du droit du travail malaisien. Nous gérons l’ensemble du processus d’offboarding pour garantir que tout soit conforme et fluide.

Voici comment nous aidons :

• Vérification de conformité : Nous nous assurons que chaque étape du processus de termination respecte les lois et réglementations malaisiennes en vigueur.
• Documentation : Nous prenons en charge toute la paperasserie nécessaire, du préavis de termination au calcul du dernier paiement.
• Communication claire : Nous vous aidons à communiquer clairement avec votre employé partant pour éviter tout malentendu.
• Dernier paiement : Nous veillons à ce que le dernier salaire de l’employé, y compris toute indemnité de départ et congés non pris, soit calculé correctement et payé à temps.

Nous nous occupons des détails pour que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

Naviguer dans le système de visas et de permis de travail en Malaisie est simple lorsque vous comprenez les exigences. Pour toute personne souhaitant travailler dans le pays, obtenir le bon permis est la première étape. Votre employeur s'occupera généralement du processus de demande, car vous avez besoin d'une offre d'emploi avant de pouvoir demander un permis de travail. Le principal visa de travail est l'Employment Pass, mais il existe d'autres permis pour différents types de travail.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut être votre employeur légal en Malaisie et parrainer votre visa de travail. C'est une solution pratique si votre entreprise ne possède pas d'entité légale dans le pays. Un EOR gère la demande de votre permis de travail, ainsi que la paie et d'autres exigences légales.

Cependant, il y a quelques réalités à garder à l'esprit :

• Les EOR ont des limitations. Toutes les entreprises en Malaisie ne peuvent pas embaucher des travailleurs étrangers. La capacité à parrainer un visa dépend de facteurs tels que la situation financière de l'entreprise et le secteur d'activité. Cela signifie que la capacité d'un EOR à vous parrainer est liée à leur propre enregistrement d'entreprise et à tout quota gouvernemental.
• L'Employment Pass est la voie principale. Pour un travail à long terme et qualifié, l'Employment Pass (EP) est le visa le plus courant. Il est divisé en catégories en fonction de votre salaire mensuel.
• Vous devez avoir les qualifications appropriées. Pour être éligible à un EP, vous devrez généralement posséder un diplôme universitaire et une expérience professionnelle pertinente.

Voici une répartition simple des passes courants :

Conformité au voyage d'affaires

Si vous visitez la Malaisie pour des activités professionnelles à court terme, vous devez suivre les règles pour rester en conformité. Vous ne pouvez pas travailler avec un visa touristique standard.

Pour des missions professionnelles à court terme, le Professional Visit Pass (PVP) est le bon choix. Considérez-le comme un permis pour une expertise temporaire. Vous auriez besoin d’un PVP si vous :

• Fournissez des services spécialisés.
• Effectuez une formation pour une entreprise locale.
• Assistez à des réunions d'affaires.

L'élément clé à retenir concernant le PVP est que vous restez employé par votre entreprise en dehors de la Malaisie. L'entreprise malaisienne agit en tant que votre sponsor pour le permis. Le PVP est généralement valable jusqu'à 12 mois et n'est pas destiné à un emploi à long terme.