Latvia opère un système fiscal progressif pour les individus, avec les employeurs jouant un rôle crucial dans la retenue et le versement de diverses taxes au nom de leurs employés. Comprendre ces obligations est essentiel pour un traitement de la paie conforme et une gestion efficace des coûts d'emploi. Les employeurs et les employés contribuent au système d'assurance sociale de l'État, et les employeurs sont responsables du calcul et du versement de l'impôt sur le revenu personnel retenu sur les salaires des employés.
La conformité aux réglementations fiscales lettones implique un calcul précis des cotisations et des retenues, un reporting en temps voulu auprès du State Revenue Service (SRS), et le respect de délais spécifiques tout au long de l'année. Le système comprend des dispositions pour les déductions et allocations des employés qui peuvent influencer la charge fiscale finale, obligeant les employeurs à appliquer ces éléments correctement en fonction des déclarations des employés.
Obligations de l'Employer Social Security et de la Payroll Tax
Les employeurs en Lettonie doivent payer des Contributions Obligatoires d'Assurance Sociale de l'État (VSAOI) pour leurs employés. Ces cotisations couvrent diverses prestations sociales, notamment les pensions, le chômage et les soins de santé. Le taux total de contribution est réparti entre l'employeur et l'employé.
Pour 2025, le taux total standard de VSAOI devrait rester à 34,09% du salaire brut de l'employé, jusqu'à la base maximale de contribution annuelle. Ce taux est divisé entre l'employeur et l'employé comme suit :
- Contribution de l'employeur : 23,59%
- Contribution de l'employé : 10,50%
La base maximale de contribution annuelle est sujette à changement chaque année. Les cotisations sont calculées sur le salaire brut de l'employé avant la déduction de l'impôt sur le revenu personnel. Il existe des taux et règles spécifiques pour certaines catégories d'employés ou types de revenus, mais les taux ci-dessus s'appliquent aux relations d'emploi standard.
Les employeurs sont responsables du calcul de leur part et de celle de l'employé de VSAOI, de la déduction de la part de l'employé de leur salaire brut, et du versement du montant total au SRS.
Exigences de retenue de l'impôt sur le revenu
Les employeurs sont obligés de retenir l'impôt sur le revenu personnel (PIT), connu sous le nom de IIN (Iedzīvotāju ienākuma nodoklis), sur les salaires des employés. La Lettonie applique un taux progressif de PIT basé sur le revenu annuel de l'employé. L'impôt est calculé et retenu mensuellement en fonction du revenu annuel prévu, ajusté pour le minimum non imposable et les allocations applicables.
Les taux progressifs de PIT attendus pour 2025 sont :
- 20% sur le revenu annuel jusqu’à €20 004
- 23% sur le revenu annuel supérieur à €20 004
Le taux de 23% s'applique à la partie du revenu dépassant le seuil. Les employeurs appliquent généralement ces taux mensuellement en fonction du revenu brut mensuel de l'employé, en tenant compte proportionnellement des seuils annuels.
Les employeurs doivent également prendre en compte le minimum non imposable et les allocations pour personnes à charge lors du calcul de la retenue mensuelle de PIT.
Déductions et allocations fiscales pour les employés
Les employés en Lettonie ont droit à certaines déductions et allocations qui réduisent leur revenu imposable, diminuant ainsi leur responsabilité en PIT. Les employeurs doivent en tenir compte lors du calcul de la retenue mensuelle de PIT, à condition que l'employé ait soumis la documentation nécessaire (par exemple, carnet fiscal).
Les principales déductions et allocations comprennent :
- Minimum non imposable : Un montant mensuel de revenu qui n'est pas soumis à PIT. Ce montant est progressif, diminuant à mesure que le revenu augmente et pouvant devenir zéro pour les revenus plus élevés. La grille progressive exacte et le montant maximum non imposable sont déterminés chaque année.
- Allocation pour personnes à charge : Une allocation mensuelle fixe pour chaque personne à charge (par exemple, enfants, certains membres de la famille) déclarée par l'employé. Ce montant est déduit du revenu brut de l'employé avant le calcul du PIT.
- Frais justifiés : Les employés peuvent demander des déductions pour certains frais, tels que les coûts éducatifs, médicaux, et les dons. Ceux-ci sont généralement déclarés par l'employé via leur déclaration de revenus annuelle, mais les employeurs peuvent devoir en tenir compte si l'employé fournit une documentation permettant des ajustements mensuels (moins fréquent pour ces types de dépenses).
- Cotisations obligatoires d'assurance sociale (part de l'employé) : La contribution VSAOI de 10,50% payée par l'employé est déductible de leur revenu brut pour le calcul de l'impôt sur le revenu.
Les employeurs doivent s'assurer qu'ils disposent des bonnes informations de la part des employés (généralement via le carnet fiscal électronique) pour appliquer avec précision chaque mois le minimum non imposable et les allocations pour personnes à charge.
Délais de conformité fiscale et de déclaration
Les employeurs en Lettonie ont des obligations spécifiques de reporting et des délais pour les taxes sur la paie. Le principal mécanisme de déclaration est le rapport mensuel soumis au SRS.
Principaux exigences de reporting et délais :
- Rapport mensuel sur l'impôt sur le revenu et les Contributions d'Assurance Sociale Obligatoires de l'État : Les employeurs doivent soumettre un rapport détaillant le revenu des employés, l'impôt retenu, et les cotisations VSAOI pour le mois précédent. Ce rapport doit généralement être soumis avant le 17e jour du mois suivant.
- Paiement des taxes : Les montants calculés de PIT et VSAOI doivent être versés au SRS avant la même échéance que le rapport mensuel, généralement le 17e jour du mois suivant.
- Déclaration annuelle de revenus : Bien que principalement de la responsabilité de l'employé, les employeurs fournissent les informations nécessaires sur le revenu et l'impôt aux employés pour leur permettre de déposer leurs déclarations annuelles si requis (par exemple, pour demander des déductions supplémentaires). Les employeurs soumettent également des résumés annuels de revenus et taxes des employés au SRS.
Une soumission précise et en temps voulu de ces rapports et paiements est cruciale pour éviter pénalités et intérêts.
Considérations fiscales particulières pour les travailleurs étrangers et les entreprises
Employer des travailleurs étrangers ou opérer en tant qu'entreprise étrangère en Lettonie introduit des considérations fiscales supplémentaires.
- Résidence fiscale : Le traitement fiscal des travailleurs étrangers dépend de leur statut de résidence fiscale en Lettonie. Les résidents sont imposés sur leur revenu mondial, tandis que les non-résidents sont généralement imposés uniquement sur leurs revenus de source lettone. La résidence est généralement déterminée par le nombre de jours passés en Lettonie (183 jours ou plus sur une période de 12 mois) ou par la détention d’un domicile permanent ou centre d’intérêts vitaux en Lettonie.
- Conventions de double imposition : La Lettonie a signé des conventions de double imposition avec de nombreux pays. Ces conventions peuvent influencer le lieu d’imposition des revenus et peuvent offrir un soulagement contre la double imposition. Les employeurs de travailleurs non résidents doivent considérer les dispositions des conventions fiscales pertinentes.
- Établissement stable (PE) : Une entreprise étrangère employant du personnel en Lettonie peut involontairement créer un établissement stable, déclenchant des obligations en matière d’impôt sur les sociétés en Lettonie. La définition d’un PE selon la loi lettone et les conventions fiscales pertinentes est cruciale.
- Sécurité sociale pour expatriés : Les règles concernant les cotisations sociales pour les travailleurs étrangers dépendent de leur pays d’origine et des règlements européens ou accords bilatéraux de sécurité sociale applicables. Les travailleurs détachés de pays de l’UE/EEE ou de Suisse peuvent rester soumis au système de sécurité sociale de leur pays d’origine sous certificats A1.
Naviguer dans ces complexités nécessite une considération attentive des circonstances individuelles, des règles de résidence, et des accords internationaux. Les services d’Employer of Record sont particulièrement précieux pour gérer ces aspects pour les entreprises et travailleurs étrangers en Lettonie.
