Employer of Record in Colombie

La Colombie présente un paysage attrayant pour les entreprises internationales souhaitant élargir leur vivier de talents, avec une main-d'œuvre qualifiée et une économie en croissance. Cependant, réussir à engager des employés dans le pays nécessite une compréhension approfondie de ses lois du travail uniques, de son système de sécurité sociale et de ses réglementations fiscales. Les entreprises souhaitant embaucher doivent évaluer soigneusement leur approche afin d’assurer une conformité totale et une efficacité opérationnelle.

Lorsqu’elles envisagent d’embaucher des employés en Colombie, les entreprises disposent généralement de quelques voies principales :

• Établir une entité locale : Cette méthode traditionnelle consiste à créer une entreprise légalement enregistrée en Colombie, ce qui nécessite un investissement initial important en temps et en capital pour l’enregistrement, la conformité légale continue, la paie et la gestion des ressources humaines.
• S’associer avec un Employer of Record (EOR) : Un service d’EOR, tel que Rivermate, permet aux entreprises d’embaucher des employés en Colombie de manière conforme sans avoir besoin de leur propre entité légale locale. L’EOR emploie légalement le personnel, gérant toutes les responsabilités locales en matière d’emploi, tandis que l’entreprise cliente conserve le contrôle total sur les tâches quotidiennes et les opérations de l’employé.
• Embaucher en tant qu’indépendant : Cette approche consiste à engager des individus en tant que professionnels indépendants plutôt qu’employés à plein temps. Bien que cela puisse sembler plus simple, elle comporte un risque important de mauvaise classification si la relation de travail ressemble à celle d’un employé, ce qui pourrait entraîner de lourdes sanctions légales et des responsabilités financières.

Comment fonctionne un EOR en Colombie

Un Employer of Record en Colombie agit en tant qu’employeur légal pour votre équipe locale, assumant toutes les responsabilités et charges administratives associées. Ce service complet garantit que vos opérations restent entièrement conformes aux lois du travail colombiennes et couvre généralement :

• Gestion de la paie et des taxes : Assurer un traitement précis et ponctuel des salaires, des déductions obligatoires et du versement de toutes les taxes pertinentes pour l’employeur et l’employé.
• Gestion de la sécurité sociale : Gérer les cotisations obligatoires à la santé (EPS), à la pension (AFP) et à l’assurance contre les risques professionnels (ARL), ainsi que les fonds de compensation familiale et autres paiements statutaires.
• Création de contrats de travail : Rédiger et maintenir des contrats de travail conformes à la législation en espagnol, adaptés aux réglementations colombiennes et aux rôles spécifiques.
• Gestion des avantages : Administrer les avantages statutaires tels que l’indemnité de licenciement (Cesantías), les primes de service (Prima de Servicios), les congés payés et autres droits exigés par la loi colombienne.
• Respect du droit du travail : Garantir une conformité totale avec tous les aspects du droit du travail colombien, y compris les heures de travail, les procédures de licenciement et les droits des employés.

Avantages pour les entreprises souhaitant embaucher en Colombie sans établir une entité locale

L’utilisation d’un service d’EOR offre des avantages significatifs pour les entreprises cherchant à étendre leur effectif en Colombie de manière efficace et conforme, sans l’engagement de créer une entité locale :

• Entrée sur le marché accélérée : Intégrer rapidement des employés en Colombie, souvent en quelques jours ou semaines, en évitant le processus long d’enregistrement d’une entité locale.
• Réduction des risques de conformité : Atténuer la complexité et les risques juridiques potentiels liés à la navigation dans les réglementations laborieuses, de paie et fiscales colombiennes.
• Efficacité des coûts : Éviter les dépenses importantes liées à la création d’une entité, aux frais juridiques continus et à la mise en place d’une infrastructure RH et de paie interne.
• Accès à une main-d'œuvre diversifiée : Exploiter le vivier de talents colombien sans limitations géographiques ni charge administrative liée à la mise en place d’opérations locales.
• Focus stratégique : Déléguer les tâches administratives et de conformité, permettant à vos équipes internes de se concentrer sur la croissance de l’activité principale et les initiatives stratégiques.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Colombie inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Colombie.

Les employeurs en Colombie ont des obligations fiscales clés, principalement liées aux cotisations de sécurité sociale et aux taxes sur la paie. Ils doivent contribuer à la santé (8,5 %), à la pension (12 %), à l'assurance contre les risques professionnels (0,522 % - 6,96 %), à la welfare familiale (4 %), à l'ICBF (3 %) et au SENA (2 %), l'employeur supportant la part la plus importante. De plus, les employeurs doivent déposer une indemnité de licenciement (Cesantías) équivalente à un mois de salaire chaque année et payer 12 % d'intérêts sur ces dépôts.

Concernant l'impôt sur le revenu, les employeurs sont responsables de la retenue à la source en fonction des niveaux de revenu des employés, avec des taux allant de 0 % à 39 % selon différentes tranches de revenu mesurées en UVT (Unidad de Valor Tributario). Les employés peuvent bénéficier de déductions telles que les personnes à charge, les intérêts hypothécaires, la santé prépayée, les cotisations volontaires à la pension et les dons caritatifs, ce qui réduit le revenu imposable.

Les employeurs doivent respecter des délais stricts de déclaration, notamment les déclarations mensuelles de retenue à la source (Formulario 350), les déclarations annuelles de l'impôt sur le revenu (Formulario 110) et la déclaration de la paie via PILA. Le non-respect peut entraîner des pénalités. Les travailleurs et entreprises étrangers sont soumis à des règles supplémentaires, telles que le statut de résidence affectant les obligations fiscales, les conventions de double imposition, les réglementations sur la transfer pricing, et les considérations potentielles de établissement permanent. Rester informé et consulter un professionnel est crucial pour assurer la conformité.

Le paysage salarial en Colombie varie considérablement selon les industries, les rôles et les régions, avec des salaires mensuels typiques allant de 1,8 million COP pour les agents du service client à 12 millions COP pour les ingénieurs logiciels. Les postes clés tels que les ingénieurs logiciels (4M–12M COP), les responsables marketing (3,5M–10M COP) et les responsables des opérations (4M–11M COP) reflètent la diversité des secteurs économiques du pays. Les employeurs doivent prendre en compte les différences régionales, les niveaux de compétence et l’expérience pour offrir des packages compétitifs.

Le salaire minimum légal en 2025 est de 1,3 million COP, auquel s’ajoute une allocation de transport de 162 000 COP, applicable aux employés gagnant jusqu’à deux fois le salaire minimum. Les packages de rémunération incluent souvent des bonus tels que la prime de Noël (équivalente à un mois de salaire), la prime de vacances, l’allocation de transport et des indemnités de performance ou de repas. Les salaires sont principalement versés mensuellement par virement bancaire, avec des bulletins de salaire détaillés requis par la loi.

Les tendances salariales devraient augmenter en 2025, stimulées par la croissance économique, l’inflation et la demande de professionnels qualifiés, notamment dans les secteurs de la technologie, de la finance et de la santé. Les entreprises doivent surveiller l’inflation, pallier la pénurie de compétences et s’adapter aux tendances du télétravail pour rester compétitives dans l’attraction des talents.

La législation du travail en Colombie prévoit 15 jours de congé annuel payé après un an de service, à prendre dans l’année suivante. Les congés peuvent être divisés en deux périodes, avec au moins six jours consécutifs, mais ne peuvent pas être compensés en argent sauf en cas de fin d’emploi, auquel cas une compensation monétaire est requise pour les jours non utilisés.

Le pays observe de nombreux jours fériés en 2025, notamment le Jour de l'An, la Fête du Travail, la Fête de l'Indépendance et Noël, avec un droit généralement accordé aux employés à un congé payé. Travailler ces jours entraîne généralement une rémunération supplémentaire.

Le congé de maladie nécessite un certificat médical ; les deux premiers jours sont payés par l'employeur, tandis que les jours suivants sont couverts par la EPS (health insurance) de Colombie à environ 66,67 % du salaire pour jusqu’à 180 jours. Le congé parental comprend 18 semaines de congé de maternité payé et deux semaines de congé de paternité payé, tous deux à 100 % par la EPS. Le congé d’adoption s’aligne sur les prestations pour les parents biologiques.

Les congés supplémentaires incluent le congé pour deuil, mariage et vote, dont les modalités sont souvent déterminées par la politique de l’employeur.

La Colombie impose un ensemble complet d'avantages pour les employés que les employeurs doivent fournir, y compris les cotisations de sécurité sociale (santé, pension, risques professionnels), les subventions familiales, l'indemnité de départ, une prime de service, les congés payés et les jours fériés légaux. Ces avantages constituent le cœur de la rémunération des employés et sont légalement non négociables, nécessitant une planification attentive des coûts associés et de la conformité.

Les avantages obligatoires clés incluent :

Comprendre ces exigences légales et les attentes du marché est essentiel pour les entreprises souhaitant attirer et retenir des talents en Colombie. Alors que les avantages obligatoires sont fixes, les avantages optionnels deviennent de plus en plus compétitifs, et offrir un package conforme et attrayant peut avoir un impact significatif sur le succès de l'employeur sur le marché du travail colombien.

Les accords d'emploi en Colombie sont régis par le Code du travail et doivent respecter des exigences légales spécifiques pour garantir leur validité. Ils définissent la relation d'emploi, y compris les droits et responsabilités, et doivent inclure des clauses essentielles telles que l'identification des parties, la description du poste, le lieu de travail, le salaire, les heures de travail, le type de contrat, la date de début, la période d'essai (le cas échéant) et les conditions de résiliation. Des contrats rédigés correctement aident les employeurs à se conformer à la législation colombienne et à protéger leurs intérêts.

La législation colombienne reconnaît deux principaux types de contrats : les contrats à durée déterminée (jusqu'à trois ans, se transformant en contrat à durée indéterminée s'ils sont renouvelés ou prolongés au-delà de cette période) et les contrats à durée indéterminée, qui offrent une plus grande sécurité d'emploi. Les périodes d'essai sont limitées à deux mois et ne peuvent pas dépasser un cinquième de la durée du contrat si celle-ci est inférieure à un an. Pendant la période d'essai, les employés conservent tous leurs droits, et chaque partie peut résilier le contrat sans motif avec un préavis approprié.

Les clauses supplémentaires incluent souvent des accords de confidentialité et de non-concurrence, qui doivent être raisonnables en termes de portée et de durée pour être applicables. Les clauses de confidentialité protègent les secrets commerciaux, tandis que les clauses de non-concurrence sont limitées géographiquement et temporellement (généralement jusqu'à un an) afin de restreindre la concurrence après l'emploi.

La Colombie a connu une hausse notable du travail à distance, soutenue par des cadres juridiques tels que la Loi 1221 de 2008 et le Décret 884 de 2012, qui régissent les droits des employés et les obligations des employeurs. Les employés peuvent demander le travail à distance, et les employeurs doivent fournir l’équipement nécessaire, assurer la sécurité, et respecter les lois du travail, y compris l’enregistrement à la sécurité sociale. Les principales exigences légales incluent des accords écrits détaillant les modalités de travail et le respect des normes de santé au travail.

Des arrangements flexibles tels que le travail à temps partiel, les semaines comprimées, le flextime, et le job sharing sont autorisés, permettant des solutions adaptées pour les deux parties. La sécurité des données et la vie privée sont essentielles, nécessitant des politiques robustes, la formation des employés, et la conformité à la Law 1581 de 2012. Les employeurs doivent également établir des politiques claires concernant la fourniture d’équipements et le remboursement des dépenses, garantissant équité et transparence.

La réussite du travail à distance repose sur une infrastructure technologique fiable, comprenant des vitesses Internet minimales, des outils de collaboration, et un support technique. Le tableau suivant résume les points clés :

En Colombie, les lois sur la résiliation de contrat distinguent entre avec et sans cause juste, chacune comportant des obligations procédurales et financières spécifiques. Les employeurs doivent respecter des périodes de préavis en fonction de l'ancienneté de l'employé : moins d'un an (30 jours), 1–5 ans (30 jours), 5–10 ans (60 jours), et plus de 10 ans (90 jours). Le non-respect du préavis approprié nécessite une indemnisation équivalente au salaire de l'employé pendant la période de préavis.

Les cesantías, ou indemnités de départ, sont obligatoires et calculées comme un mois de salaire par année de service, plus des montants proportionnels pour les années partielles. Une indemnité supplémentaire s'applique si la résiliation intervient sans cause juste : moins d'un an (45 jours de salaire), et pour plus d'un an, 45 jours plus 15 jours pour chaque année supplémentaire. Les résiliations avec cause juste sont limitées aux infractions telles que la faute, la violence ou la négligence grave, et nécessitent une documentation approfondie, la notification à l'employé et une opportunité de répondre pour garantir leur légalité.

Les employeurs doivent suivre des étapes procédurales strictes — documenter les raisons, notifier les employés par écrit, permettre une réponse, et éventuellement faire appel à une revue juridique — pour éviter les réclamations pour licenciement abusif. Les employés peuvent contester les résiliations injustes devant les tribunaux du travail, ce qui peut entraîner la réintégration, une indemnisation ou des sanctions pour les employeurs. Le respect rigoureux des procédures légales et la documentation sont essentiels pour une résiliation légale en Colombie.

Le marché du travail en Colombie met en évidence le recours à l'indépendance contractuelle, offrant une flexibilité pour les entreprises et les individus. Ce modèle permet aux entreprises d'accéder à des compétences spécialisées pour des projets spécifiques sans engagement d'emploi traditionnel, tandis que les individus bénéficient d'autonomie et de la possibilité de travailler avec plusieurs clients. Cependant, il est crucial de distinguer un employé d'un indépendant pour éviter des répercussions juridiques et financières, telles que des arriérés de salaire et des cotisations sociales. Le cadre juridique définit une relation d'emploi selon trois critères : service personnel, subordination et rémunération. Les indépendants opèrent de manière autonome, en utilisant leurs propres méthodes et ressources.

Engager des indépendants implique généralement un accord de service, qui précise la portée du travail, la rémunération, l'indépendance et les droits de propriété intellectuelle. Les contrats correctement rédigés doivent refléter la relation de travail réelle pour assurer la conformité. Les Contractors sont responsables de leurs propres obligations fiscales et sociales, y compris l'impôt sur le revenu, la TVA, et les cotisations à la pension, à la santé et aux risques professionnels. Celles-ci sont calculées en pourcentage de leurs revenus, avec des seuils et des taux spécifiques soumis à la loi colombienne.

Les Contractors sont courants dans des secteurs tels que la technologie, les services créatifs, le conseil, l'éducation et les services professionnels, où les compétences spécialisées et la flexibilité sont très valorisées. Ces industries bénéficient de la capacité à s'adapter rapidement et à faire évoluer les équipes sans les obligations à long terme d'un emploi traditionnel.

La Colombie offre divers visas liés au travail, principalement le Visa M pour l'emploi et le Visa R pour la résidence permanente, avec des exigences spécifiques pour chacun. Le Visa M nécessite une offre d'emploi formelle d'un employeur colombien, une preuve de qualifications, et la soumission des documents nécessaires. Le Visa R est accessible après avoir détenu un visa de travail ou de migrant valide pendant généralement cinq ans, avec quelques exceptions pour les investisseurs. De plus, le Visa R pour investisseurs est disponible pour des investissements importants, avec des montants minimums variant selon la réglementation.

Le processus de demande implique l'obtention d'une offre d'emploi, la demande du visa approprié auprès d'un consulat colombien ou en ligne, la soumission des documents requis, la réalisation de vérifications de casier judiciaire, et l'enregistrement du visa auprès de Migración Colombia. Les délais de traitement peuvent varier de quelques semaines à plusieurs mois, avec des frais qui diffèrent selon le type de visa. Les employeurs doivent s'assurer que leur personnel étranger dispose de permis valides, respecte les lois du travail, et signale tout changement aux autorités. Les employés sont responsables de respecter les conditions du visa, de faire enregistrer leur visa en temps voulu, et d’éviter les dépassements de délai.

La conformité est essentielle ; les violations peuvent entraîner des amendes, une expulsion, ou des pénalités. Les employeurs et les employés doivent rester informés et consulter des professionnels pour garantir le respect des lois d'immigration colombiennes.