Huit indicateurs pour faire passer un Contractor à un Employee

Le débat entre embauche d'employés ou de Contractors indépendants est toujours en cours. Chaque option présente ses avantages et ses inconvénients, il revient donc à l'employeur, à la situation actuelle de l'entreprise et au budget d'embauche de décider quelle option serait la plus adaptée.

Dans certains cas, la décision de transformer des Contractors indépendants en employés s'impose d'elle-même. Dans certaines situations, transformer votre Contractor indépendant en employé est une nécessité.

Faisons un rapide rappel et passons en revue ces signes indiquant qu'il est temps de transformer votre Contractor indépendant en employé.

Quelle est la différence entre Contractors indépendants et employés ?

Un employé est un membre permanent de votre entreprise. En tant qu'employeur, vous êtes tenu de lui verser son salaire, de retenir ses impôts, et de respecter les lois du travail et des salaires en vigueur. En retour, l'employé accomplit ses tâches quotidiennes, et vous avez le droit de dicter où, comment, et quand il doit réaliser ces tâches.

Les Contractors indépendants, quant à eux, ont leur propre entreprise, et ils effectueront des tâches pour vous en tant que prestataires de services. Ils disposent généralement d'une expertise de niche. Ils fixent aussi leurs horaires, leur rémunération horaire, et décident où ils souhaitent travailler. En général, ils concluent des contrats avec des entreprises et sont payés selon les termes de leur contrat.

Les différences sont également importantes d’un point de vue juridique. L'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis dispose de lignes directrices pour déterminer si un Contractor indépendant est réellement un indépendant ou un employé. Il examine notamment le lieu de travail, l’utilisation de leurs outils et équipements, qui contrôle la charge de travail, et la manière dont la personne est rémunérée.

Quand devriez-vous transformer un Contractor indépendant en employé ?

Il existe plusieurs circonstances où vous devriez transformer votre Contractor indépendant en employé. Certaines d’entre elles impliquent des exigences légales, des changements dans le périmètre du travail effectué par le contractor, ou simplement, l’un ou l’autre des parties pense que c’est une bonne idée. Entrons dans le détail.

1. Le contractor est déjà un employé de l'entreprise

Comme mentionné précédemment, il existe certaines lignes directrices que l’IRS utilise pour déterminer si le travailleur est un employé ou un Contractor indépendant. Essayez d’examiner les Contractors indépendants que vous avez embauchés pour vous aider — remplissent-ils toutes les exigences ?

Si vos Contractors indépendants n’ont pas de contrat ou de tâches spécifiées qu’ils doivent accomplir pour le compléter, ou s’ils travaillent à temps plein pour votre entreprise, ils peuvent déjà être des employés partout sauf sur le papier. Ils ne sont pas indépendants si vous dictez comment, quand, et où ils doivent faire le travail.

Même si vous ou votre contractor êtes d’accord avec cela, cela est légalement considéré comme une mauvaise classification d’un employé. Vous pourriez faire face à des pénalités et amendes importantes si vous êtes reconnu coupable d’avoir classifié un employé comme Contractor indépendant.

Donc, si votre contractor coche déjà toutes les cases pour être un employé, c’est un signe qu’il pourrait être temps de le convertir en employé dans votre entreprise. Cela peut être compliqué si votre contractor vient d’un autre pays, car l’embauche à l’étranger peut être complexe. Si c’est le cas, alors choisir le bon service d’Employer of Record pourrait être une bonne idée.

2. Quand vous souhaitez inclure le contractor dans votre activité principale

Certains contractors sont tout simplement la clé du succès de votre entreprise. Leur contribution peut être ce qui fait avancer votre société. Dans ces cas, il est tout à fait normal de vouloir inclure davantage le contractor et de s’appuyer sur leur expertise pour plus que ce qu’ils font actuellement pour votre entreprise.

Si vous souhaitez intégrer vos contractors dans vos opérations d’entreprise, leur montrer la vision globale, et leur demander de contribuer davantage, vous devriez les embaucher en tant qu’employés. En tant que contractor, ils opèrent généralement selon un principe de besoin de savoir et ne sont pas investis dans l’avenir de votre société comme le serait un employé.

3. Quand vous souhaitez transformer votre relation de travail en une relation indéfinie

Les Contractors indépendants sont généralement embauchés selon les besoins. Leurs contrats comportent souvent des délais ou des dates d’expiration. Après ces dates, votre contractor ne travaille plus pour vous. Il est libre de poursuivre d’autres emplois ou missions.

Si cela ne vous convient plus, il est alors temps de les embaucher en tant qu’employés. Cela supprimera la limite temporelle de votre collaboration, et vous permettra de compter sur le contractor aussi longtemps que nécessaire et souhaité.

4. Quand vous souhaitez avoir plus de contrôle sur leur travail

Les Contractors disposent généralement d’une expertise de niche, et ils gèrent les tâches qui leur ont été confiées selon leur propre méthode, en utilisant leur propre équipement, outils, et méthodes. Les employeurs, quant à eux, peuvent offrir des orientations, mais il revient au contractor de décider s’il les accepte ou non.

Si cela ne vous convient pas en tant qu’employeur, vous pourriez envisager de les embaucher en tant qu’employés. Avec un employé, vous pouvez fixer les règles et directives que vous souhaitez qu’ils suivent lorsqu’ils accomplissent leurs tâches.

5. Quand vous souhaitez qu’ils travaillent exclusivement pour vous

Le Contractor indépendant, comme son nom l’indique, est indépendant. Cela signifie qu’il peut avoir plusieurs clients en même temps. Vous n’êtes probablement pas le seul employeur à bénéficier de leur expertise et expérience.

Si vous souhaitez être le seul employeur d’un tel talent, la seule solution est généralement de les embaucher en tant qu’employés à temps plein. La plupart des contrats de travail comportent des clauses de non-concurrence et autres dispositions interdisant à vos employés de partager des informations sensibles et des données de votre entreprise.

6. Quand vous avez besoin de détenir la propriété de leur travail

Avec un employé, la propriété intellectuelle de leur travail appartient entièrement à votre entreprise. De même que pour les autres clauses de protection dans leur contrat de travail, cela va de soi. Si votre employé se montre mécontent et tente de revenir à votre entreprise, vous savez que vos données, leur travail, et les droits sur la PI vous appartiennent.

Bien que vous puissiez mettre en place des protections avec les Contractors indépendants, la propriété des droits de propriété intellectuelle n’est pas automatique. Vous devez protéger la propriété intellectuelle et établir les droits de propriété dans le contrat avec votre Contractor indépendant.

7. Quand vous souhaitez dicter les horaires de travail des Contractors indépendants

Les horaires de travail peuvent être difficiles à gérer, surtout si vous avez des employés à distance travaillant dans différents fuseaux horaires à l’échelle mondiale. Ajoutez à cela des Contractors indépendants qui fixent leurs horaires, et la communication au sein de votre équipe devient compliquée et forcée en mode asynchrone.

Si vous souhaitez être celui qui fixe les règles sur quand, ou où, le travail est effectué, vous devriez embaucher votre Contractor indépendant en tant qu’employé.

8. Lorsqu’ils vous demandent de les transformer en employés

Si votre Contractor indépendant initie l’option de devenir un employé, vous devriez y réfléchir. Cela montre qu’ils aimeraient faire partie intégrante ou plus importante de votre entreprise et contribuer davantage à son succès.

Ils pourraient aussi se sentir plus à l’aise d’être sur la paie, ou avoir besoin des avantages généralement accordés aux employés à temps plein. Cela peut les inciter à être plus engagés dans leur travail et dans l’entreprise.

Est-il préférable d’avoir des employés ou des Contractors ?

Il n’y a pas de réponse universelle à cette question. La décision dépend de nombreux facteurs, notamment si votre entreprise ou votre société bénéficierait davantage de l’un ou l’autre.

Cependant, en tant que propriétaire d’entreprise, vous devriez connaître les avantages d’avoir des employés plutôt que des Contractors. Il y a un sentiment accru de loyauté envers l’employeur, et vous avez plus de contrôle sur la façon, le moment, et le lieu où le travail est effectué.

D’un autre côté, le Contractor dispose généralement déjà d’une expertise de niche qui pourrait prendre des années à développer pour vos employés. Ils sont aussi souvent une option plus économique pour des projets à court terme, ou des projets peu fréquents qui ne justifient pas de les avoir sur la paie en permanence.

Si vous avez des doutes, il pourrait être préférable de consulter un EOR ou un expert local sur le sujet. Ils peuvent vous guider sur la manière d’embaucher et sur les aspects juridiques liés aux différences entre Contractors et employés.

Le meilleur choix pour votre entreprise dépend de votre société. Cependant, si vous remarquez l’un de ces huit signes, il pourrait être judicieux de considérer la transformation de vos Contractors en employés, car cela pourrait être la bonne décision pour votre société et pour le contractor.

FAQ :

Quelle est la différence entre un contractor et un partenaire ?

Un contractor travaille pour une entreprise de manière temporaire et sous un nom commercial distinct, tandis qu’un partenaire est quelqu’un qui co-propriétaire d’une entreprise et partage ses profits et pertes. Les Contractors fournissent des services spécifiques et ne participent pas à la gestion de l’entreprise. Les partenaires ont leur mot à dire dans les décisions de l’entreprise et ont souvent des engagements à long terme.

Peut-on être à la fois employé et Contractor pour la même entreprise ?

Non, vous ne pouvez pas être à la fois employé et Contractor pour la même entreprise en même temps. Les employés ont un rôle permanent avec des horaires et avantages spécifiques, tandis que les Contractors travaillent de façon indépendante de manière temporaire. Mélanger ces deux rôles peut entraîner des problèmes juridiques et fiscaux.

Qu’est-ce qu’une conversion de contrat ?

La conversion de contrat est le passage du statut de Contractor à celui d’un employé. Cela se produit souvent lorsque le travail du contractor devient essentiel pour l’entreprise ou que leur période de travail s’étend indéfiniment. La conversion en employé peut offrir des avantages tels que la sécurité d’emploi, des bénéfices, et un revenu stable.