Work permits and visas in Estados Unidos de América

Estados Unidos sigue siendo uno de los centros de negocios más dinámicos del mundo, atrayendo empresas y talento a nivel global. Con su economía sólida, sectores tecnológicos y de investigación líderes, y una escena vibrante de startups, muchos empleadores buscan contratar nacionales extranjeros calificados o transferir empleados existentes a los EE. UU. para impulsar el crecimiento. Sin embargo, la ley de inmigración de EE. UU. es compleja y está en constante evolución.

Las empresas que pasan por alto los requisitos de visa corren el riesgo de consecuencias graves: los trabajadores extranjeros que aceptan empleo no autorizado pueden enfrentar multas, prisión y deportación, mientras que los empleadores que violen las reglas de autorización laboral pueden incurrir en sanciones severas o perder la capacidad de patrocinar visas. Por estas razones, es vital que cualquier empleador que contrate o reubique personal internacional comprenda los requisitos de inmigración y autorización laboral en EE. UU. de antemano.

Más allá del cumplimiento, obtener la visa adecuada para EE. UU. ayuda a garantizar que una nueva contratación pueda comenzar a trabajar sin problemas y mantenerse legalmente empleado a largo plazo. Con la preparación adecuada, los empleadores pueden evitar retrasos y multas, y ofrecer a los empleados internacionales un buen comienzo. Esta guía cubre lo esencial de la autorización laboral en EE. UU., incluyendo quién necesita una visa, tipos de visas, obligaciones del empleador y mejores prácticas para la reubicación.

¿Quién necesita una Visa o Permiso de Trabajo en EE. UU.?

Primero, es crucial entender quién debe tener autorización para trabajar en EE. UU. Los ciudadanos estadounidenses (por nacimiento o naturalización) tienen un derecho ilimitado a trabajar, al igual que los residentes permanentes legales (titulares de Green Card) con una Green Card válida como prueba de su estatus. En contraste, prácticamente todos los demás nacionales extranjeros necesitan autorización explícita para trabajar.

Esto significa poseer ya sea una visa de trabajo adecuada para EE. UU. o un Documento de Autorización de Empleo (EAD) emitido por USCIS. Por ejemplo, alguien con una visa temporal de no inmigrante (como H-1B o L-1) solo puede trabajar si su empleador tiene una petición válida y la visa está aprobada. Los titulares de visas dependientes (H-4, L-2) a veces pueden obtener un EAD para trabajar, pero solo después de recibirlo.

De manera similar, los estudiantes con visa F-1 generalmente no pueden trabajar salvo mediante Entrenamiento Práctico Opcional (OPT), que requiere aprobación separada. Prácticamente, cualquier empleado que no sea ciudadano estadounidense o titular de Green Card debe ser patrocinado para una visa de trabajo en EE. UU. o poseer otro estatus autorizado antes de comenzar cualquier trabajo, incluso a tiempo parcial. La ley de EE. UU. prohíbe trabajar con una visa de turista o sin autorización adecuada, lo que puede acarrear sanciones significativas.

Los empleadores en EE. UU. deben verificar la autorización laboral de cada nuevo contratado completando el Formulario I-9, revisando documentos de identidad y elegibilidad de empleo (por ejemplo, pasaporte, Green Card, EAD). La falta de completar correctamente la verificación del I-9 o contratar knowingly trabajadores no autorizados viola la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) y puede resultar en multas, sanciones penales y suspensión de contratos gubernamentales.

USCIS enfatiza que los empleadores deben verificar la identidad y autorización de cada nuevo contratado sin discriminación basada en ciudadanía u origen nacional. Muchas empresas utilizan E-Verify, un sistema electrónico de verificación del I-9, especialmente para programas STEM OPT donde la participación es obligatoria. En esencia, si el trabajador no es ciudadano o residente permanente, el empleador en EE. UU. debe gestionar una visa de trabajo calificada o un permiso antes de comenzar el empleo en EE. UU.

Resumen de las visas de trabajo en EE. UU. que los empleadores deben conocer

EE. UU. ofrece numerosas categorías de visas para empleo, pero los empleadores suelen utilizar unas pocas clasificaciones basadas en el rol del trabajador y su nacionalidad. Esta sección proporciona una visión general de los principales tipos de visas en EE. UU. relevantes para contratar o transferir empleados extranjeros.

Todos los siguientes tipos de visas generalmente requieren patrocinio del empleador en EE. UU., salvo donde se indique lo contrario.

H-1B Visa de Ocupación Especializada para EE. UU.

La visa H-1B de no inmigrante es para profesionales en ocupaciones especializadas que requieren al menos un título de licenciatura (o equivalente) en un campo específico. Las ocupaciones comunes en H-1B incluyen ingenieros, especialistas en TI, científicos, docentes y contadores. El empleador en EE. UU. debe presentar una petición I-129 junto con una Solicitud de Condiciones Laborales (LCA) para el puesto.

Si se aprueba, la visa en EE. UU. se concede inicialmente por hasta tres años y puede extenderse otros tres, para un máximo de seis años. Las extensiones más allá de seis años suelen ser posibles si hay una solicitud de Green Card pendiente. La visa H-1B es de "doble intención", permitiendo al trabajador buscar residencia permanente simultáneamente. Sin embargo, las visas H-1B están sujetas a un límite anual, y la mayoría de los empleadores deben ganar una lotería cada año para contratar nuevos H-1Bs.

L-1 Visa de Transferencia Intracompany para EE. UU.

La visa L-1 en EE. UU. permite a las empresas transferir empleados existentes a EE. UU. Tiene dos subtipos: L-1A para ejecutivos y gerentes, y L-1B para empleados con conocimientos especializados sobre los productos o procesos de la empresa. Para calificar, el empleado debe haber trabajado para la empresa (o una filial) fuera de EE. UU. durante al menos un año continuo en los últimos tres años.

El L-1A aplica a quienes dirigen la organización o un departamento, mientras que el L-1B cubre individuos con conocimientos avanzados o propietarios de conocimientos sobre operaciones de la empresa. La petición se presenta mediante un formulario I-129 en nombre del empleado. La apertura de nuevas oficinas tiene requisitos adicionales, como espacio físico y un plan de negocios. La vigencia inicial del estatus L-1A es de hasta tres años y puede extenderse hasta un total de siete años, mientras que L-1B también dura inicialmente tres años pero solo se puede renovar hasta un máximo de cinco años. Los cónyuges de trabajadores L-1 obtienen estatus L-2 y son elegibles para autorización laboral en EE. UU.

O-1 Visa para Individuos de Capacidad Extraordinaria en EE. UU.

La visa O-1 en EE. UU. es para individuos que poseen "capacidad extraordinaria" o logros destacados. Esto incluye O-1A para quienes están en ciencia, educación, negocios o atletismo, y O-1B para artes, entretenimiento o cine/TV. Un empleador o agente debe presentar una petición I-129 demostrando el reconocimiento sostenido a nivel nacional o internacional, como premios, publicaciones o contribuciones importantes.

La visa en EE. UU. se concede en períodos de hasta uno o tres años, a menudo con concesiones iniciales de tres años y posibles extensiones de un año. El O-1 es específico del empleador (o del agente), requiere documentación sólida y es generalmente más selectivo, pero no tiene límite anual.

TN USMCA para Profesionales en EE. UU.

Bajo el acuerdo comercial USMCA (antes NAFTA), ciudadanos canadienses y mexicanos en ciertas ocupaciones profesionales pueden obtener estatus TN en EE. UU. Las profesiones elegibles incluyen contadores, ingenieros, abogados, farmacéuticos, científicos y docentes. Para calificar, el solicitante debe ser ciudadano de Canadá o México, tener un título universitario o credenciales apropiadas para la profesión, y contar con una oferta de trabajo en EE. UU. a tiempo completo o parcial.

Los ciudadanos canadienses solicitan el estatus TN en un puerto de entrada en EE. UU. sin necesidad de visa, mientras que los mexicanos lo hacen en un consulado estadounidense. El estatus TN se concede en incrementos de hasta tres años y puede renovarse indefinidamente. El empleador en EE. UU. debe demostrar que el trabajo cumple con un rol profesional bajo USMCA y proporcionar una carta de empleo detallada.

Visa de Inversionista/Empleado bajo Tratado E-2 para EE. UU.

La visa E-2 en EE. UU. es para inversionistas y empleados de empresas de países con tratado. Si un empresario o inversionista extranjero de un país con tratado realiza una inversión sustancial en un negocio en EE. UU., puede obtener el estatus E-2. Por extensión, empleados esenciales de esa empresa, también del país con tratado, pueden obtener visas E-2 para trabajar en ella.

Los requisitos clave incluyen nacionalidad del país con tratado, inversión sustancial en una empresa real y con fines de lucro en EE. UU. (suficiente para gestionar el negocio y no solo para una subsistencia marginal), y la intención de dirigir o desarrollar la empresa. No hay un umbral fijo en dólares para "sustancial", pero debe ser proporcional al tipo de negocio y suficiente para el éxito. Las visas E-2 se conceden en períodos de hasta dos años y pueden renovarse indefinidamente mientras la empresa opere.

OPT (Entrenamiento Práctico Opcional) para EE. UU.

Los estudiantes internacionales en EE. UU. con visas F-1 pueden trabajar en su campo de estudio por un tiempo limitado tras graduarse. A través de OPT, un estudiante calificado puede obtener hasta 12 meses de autorización laboral en EE. UU. relacionada con su especialidad. En ciertos campos STEM (ciencia, tecnología, ingeniería, matemáticas), hay una extensión única de 24 meses, totalizando hasta 36 meses de OPT.

Mientras que la autorización OPT se concede al estudiante, el empleador tiene obligaciones mínimas más allá de tratar al trabajador OPT como a cualquier otro empleado. Para STEM OPT, el empleador debe usar el sistema E-Verify y apoyar un plan de capacitación. Los estudiantes no pueden usar OPT para trabajos no relacionados y OPT previo a la graduación está limitado a medio tiempo durante la escuela.

J-1 Visa para Visitantes de Intercambio en EE. UU.

La visa J-1 en EE. UU. cubre diversos programas de intercambio gestionados por patrocinadores designados por el gobierno, incluyendo pasantías, capacitación, becarios de investigación, profesores y médicos (entrenamiento médico). Cada categoría tiene reglas específicas de elegibilidad y patrocinio; generalmente, el titular de J-1 debe participar en un programa aprobado con una organización patrocinadora en EE. UU., y el trabajo está limitado a los términos del programa.

Por ejemplo, un becario de investigación J-1 puede enseñar o realizar investigaciones en una universidad, mientras que un pasante J-1 trabaja en un programa de capacitación. Las visas J-1 suelen ser válidas por la duración del programa según se indica en el Formulario DS-2019. Nota importante: algunas categorías de J-1 imponen un requisito de residencia en el país de origen por dos años. Estos visitantes de intercambio deben regresar a su país por un período acumulado de dos años antes de cambiar de estatus o obtener otras visas en EE. UU., a menos que reciban una exención. Los empleadores deben verificar este requisito, ya que afecta futuras opciones de patrocinio.

Green Card basada en Empleo (Residencia Permanente) en EE. UU.

Para un empleado extranjero destinado a ser parte permanente de su fuerza laboral en EE. UU., considere patrocinar una Green Card. Las rutas más comunes son las categorías EB-2 y EB-3. EB-2 es para profesionales con títulos avanzados o personas de capacidad excepcional, mientras que EB-3 cubre profesionales con al menos un título de licenciatura y trabajadores especializados con al menos 2 años de capacitación.

Crucialmente, tanto EB-2 como EB-3 (sin una exención por interés nacional) requieren una certificación laboral PERM del Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL). Esto demuestra que no hay trabajadores estadounidenses calificados disponibles para el puesto y que la contratación del trabajador extranjero no perjudicará los salarios o condiciones laborales en EE. UU. Tras la aprobación de PERM, el empleador presenta una petición inmigratoria I-140. Las visas permanentes en EE. UU. son numéricamente limitadas, lo que puede generar largos tiempos de espera para algunos nacionales extranjeros.

Requisitos de elegibilidad y responsabilidades del empleador en EE. UU.

Esta sección describe los requisitos tanto para empleadores como para empleados en relación con las principales visas de trabajo en EE. UU. Destacamos los formularios de petición y las obligaciones salariales/de pago cuando corresponda.

Requisitos de la H-1B para empleadores en EE. UU.

Para calificar para una visa H-1B en EE. UU., el trabajo debe ser una "ocupación especializada" que requiera al menos un título de licenciatura (o equivalente) en un campo específico. El empleado extranjero debe tener al menos un título universitario en EE. UU. o equivalente en esa especialidad. El empleador debe obtener una Solicitud de Condiciones Laborales (LCA) certificada del DOL (Formulario ETA-9035) antes de presentar una petición I-129 ante USCIS.

La LCA requiere que el empleador declare que pagará al trabajador H-1B al menos el salario prevaleciente o el salario real del empleador para trabajos similares. La petición I-129, junto con la LCA, se presenta por el empleador a USCIS, incluyendo tarifas y documentación de las credenciales del empleado y la oferta laboral. Una vez aprobado por USCIS, el trabajador extranjero puede solicitar la visa H-1B en un consulado en EE. UU. o cambiar de estatus si ya está en EE. UU.

Los empleadores en EE. UU. que patrocinan H-1B deben cumplir con los requisitos de publicación, notificando a su fuerza laboral sobre la presentación de la LCA y manteniendo un archivo de acceso público con la LCA certificada, información salarial y prueba de notificaciones. La falta de pago del salario requerido o el mantenimiento de registros puede acarrear sanciones del DOL y sanciones de USCIS.

Requisitos para la transferencia intracompany L-1 en EE. UU.

Para una visa L-1A (gerente/ejecutivo) o L-1B (conocimientos especializados), el empleador debe primero demostrar una relación corporativa calificada entre las entidades en EE. UU. y en el extranjero. El empleador extranjero debe estar operando en ambos países. El empleado debe haber trabajado al menos un año continuo para esa entidad extranjera en los últimos tres años.

No se requiere LCA para L-1; el empleador presenta una petición I-129 especificando la categoría. La petición debe documentar las funciones laborales y el rol previo del empleado en el extranjero. L-1A requiere un rol ejecutivo/gerencial y puede conducir a una estadía de hasta 7 años, mientras que L-1B requiere conocimientos especializados y permite hasta 5 años en total. Los cónyuges de los trabajadores L-1 (L-2) pueden solicitar autorización laboral en EE. UU. por separado. La responsabilidad principal del empleador es demostrar el vínculo corporativo y que el empleado cumplirá con el rol declarado.

Requisitos para la visa O-1 de Capacidad Extraordinaria en EE. UU.

Para la visa O-1 en EE. UU., el empleador (o agente) debe presentar la Forma I-129 ante USCIS, incluyendo evidencia sustancial de la "capacidad extraordinaria" del empleado en su campo. La evidencia puede incluir premios, publicaciones, cobertura mediática, contribuciones originales, altos salarios o membresías en asociaciones exclusivas.

Generalmente, se requiere una carta de consulta de un grupo de pares o organización laboral relevante. No hay requisito de LCA ni salario específico, pero la petición debe detallar los términos del empleo. USCIS recomienda presentar al menos 45 días antes. Si se aprueba, el empleador debe cumplir con los términos del trabajo; cualquier cambio material en el empleo requiere una petición enmendada.

Requisitos para empleadores en EE. UU. para profesionales TN (USMCA)

Para profesionales bajo el acuerdo USMCA (anteriormente NAFTA), el empleador debe proporcionar una carta detallada describiendo el puesto y confirmando que encaja en una profesión aprobada bajo USMCA. El empleado debe ser ciudadano de Canadá o México, cumplir con los requisitos educativos o de licenciamiento, y tener una oferta de trabajo en EE. UU. a tiempo completo o parcial.

Los solicitantes canadienses solicitan el estatus TN en la frontera con EE. UU. presentando la carta del empleador, credenciales y prueba de ciudadanía, sin necesidad de visa. Los mexicanos solicitan una visa TN en un consulado en EE. UU. No hay límite en renovaciones, pero el estatus TN solo es válido para empleo profesional; no se permite autoempleo. Los empleadores tienen documentación formal mínima más allá de la carta de apoyo, asegurando que el trabajo realmente encaja en la categoría TN.

Requisitos para la visa de inversor/empleado bajo tratado E-2 en EE. UU.

Si un empleador (o empresario) desea ingresar bajo una visa E-2 en EE. UU., los elementos clave son la inversión y el estatus en el país con tratado. El empleador (o inversor) debe demostrar ciudadanía en un país con tratado y que ha realizado una inversión sustancial en una empresa genuina en EE. UU. "Sustancial" significa suficiente para garantizar el éxito del negocio y generalmente implica inversiones grandes y comprometidas, no fácilmente retirables.

La empresa debe ser real y no marginal, capaz de generar más que un salario digno. En la petición, el empleador debe documentar la fuente y el camino de los fondos y describir el rol del empleado (generalmente ejecutivo, gerencial o con "habilidades esenciales"). No hay un requisito salarial del DOL para E-2, pero el empleado debe venir a trabajar en una capacidad ejecutiva o especializada relacionada con la inversión.

Requisitos de OPT (Permiso de Trabajo Estudiantil) para empleadores en EE. UU.

Para OPT (Entrenamiento Práctico Opcional) en EE. UU. para estudiantes, el papel del empleador es en gran medida pasivo. Un estudiante con OPT aprobado puede trabajar en su campo de estudio en cualquier empleador en EE. UU. La empresa debe verificar el Documento de Autorización de Empleo OPT (EAD) y asegurarse de que el trabajo esté relacionado con el título.

Para OPT estándar (12 meses), no hay presentaciones o tarifas especiales para el empleador. Para la extensión STEM OPT (24 meses), el empleador debe estar inscrito en E-Verify y completar un plan de capacitación Form I-983 para el estudiante. El empleador también debe ofrecer un puesto pagado genuino; el trabajo voluntario no cuenta. Más allá de eso, el trabajador OPT recibe pago según las políticas salariales normales del empleador.

Requisitos para empleadores en EE. UU. para visitantes de intercambio J-1

Para visas J-1 en EE. UU., los programas se organizan a través de patrocinadores designados, por lo que la responsabilidad del empleador generalmente es garantizar que el trabajo cumpla con los requisitos del programa y reportar al patrocinador. El empleador debe cumplir con cualquier restricción (horas de trabajo, funciones) establecida por el programa de intercambio. El empleador no presenta una petición ante USCIS; la organización patrocinadora proporciona el formulario DS-2019.

El empleador debe asegurarse de que el J-1 esté autorizado para el puesto exacto ofrecido. Si el J-1 tiene requisitos de idioma inglés o de seguro específicos, el empleador puede necesitar facilitar estos. Importante: algunos titulares de J-1 tienen un requisito obligatorio de residencia en su país de origen por dos años. Si un trabajador de intercambio en un programa financiado por el gobierno o con habilidades específicas necesita quedarse más tiempo o cambiar de estatus, el empleador deberá ayudarlos a obtener una exención o cumplir con el requisito.

Requisitos para patrocinio de Green Card (EB-2/EB-3) en EE. UU.

Para patrocinio de residencia permanente en EE. UU. mediante Green Card, las obligaciones del empleador son sustanciales. Primero, el empleador debe tener una oferta de trabajo permanente a tiempo completo. Luego, deben obtener una Determinación de Salario Predominante del DOL y realizar un esfuerzo de reclutamiento de buena fe para probar el mercado laboral en EE. UU.

Para la certificación laboral PERM (primer paso), el empleador debe publicar anuncios de reclutamiento y colocar avisos por al menos 30 días para demostrar que no hay solicitantes calificados en EE. UU. disponibles. Una vez finalizado el reclutamiento, el empleador presenta el formulario ETA 9089. Si el DOL certifica el PERM, el empleador presenta la petición de inmigrante I-140 ante USCIS. USCIS requiere prueba de capacidad de pago del salario ofrecido y mantener los términos del empleo. La patrocinación de Green Card es un proceso de múltiples pasos y años, con tarifas elevadas y posiblemente honorarios legales.

Guía paso a paso para contratar o reubicar un empleado extranjero en EE. UU.

Aunque cada situación es única, el proceso general para contratar o reubicar a un trabajador extranjero en EE. UU. suele seguir estos pasos.

Evaluar el estatus del empleado y la estructura de la empresa en EE. UU.

Primero, determinar si el candidato ya está en EE. UU. o ingresará desde el extranjero, y cuál es su autorización actual. Si es ciudadano estadounidense o titular de Green Card, no se necesita visa. De lo contrario, identificar cualquier estatus actual (por ejemplo, estudiante F-1, pasante J-1) que permita trabajar, o si la empresa necesita patrocinar una nueva visa en EE. UU.

Asegurar que su empresa sea elegible para emplear candidatos en el extranjero: legalmente, debe tener una entidad empleadora en EE. UU. o trabajar a través de un servicio de Employer of Record antes de patrocinar una visa. Si es una empresa extranjera sin presencia en EE. UU., deberá abrir una subsidiaria en EE. UU. o contratar a través de un socio en EE. UU.

Elegir la categoría de visa adecuada en EE. UU.

Basándose en el perfil del candidato y el rol, identificar qué visa en EE. UU. encaja mejor. Considerar funciones laborales, educación requerida, salario, ubicación y nacionalidad. Por ejemplo, un trabajo en EE. UU. que requiera un título de licenciatura podría ser H-1B; un gerente intracompany podría usar L-1A; un ingeniero canadiense podría usar TN; un investigador excepcional podría calificar para O-1.

Utilizar recursos confiables (manuales de políticas de USCIS, guías gubernamentales de visas, asesoría migratoria) para relacionar los hechos con un tipo de visa. Si varias visas parecen posibles, comparar requisitos y tiempos de procesamiento. Nota: para casos con límite en H-1B, las solicitudes suelen hacerse en primavera para comenzar en octubre, y las transferencias L-1 requieren prueba de un año en el extranjero antes de presentar.

Recolectar documentación y presentar peticiones para empleo en EE. UU.

Preparar la oferta laboral y evidencia de apoyo para el empleo en EE. UU. Esto incluye una descripción detallada del trabajo, currículum del empleado, títulos o certificaciones, y prueba de la capacidad del empleador para pagar. Para H-1B, esto implica obtener una LCA certificada del DOL. Para Green Cards basadas en PERM, implica realizar la campaña de reclutamiento y presentar la certificación laboral.

Con la documentación lista, presentar la petición necesaria: generalmente, la Forma I-129 (Petición para Trabajador No Inmigrante) ante USCIS para visas temporales, o la Forma I-140 (Petición de Inmigrante) para una Green Card tras PERM. Enviar todas las tarifas requeridas y mantener copias de todo.

Emisión de visa en EE. UU. o cambio de estatus

Una vez aprobada la petición por USCIS, el siguiente paso depende de la ubicación del empleado. Si está fuera de EE. UU., debe solicitar la visa en una embajada o consulado en su país (Formulario DS-160 en línea, entrevista y tarifas). Si ya está legalmente en EE. UU., el empleador puede presentar la Forma I-129 para cambiar de estatus en el país, evitando el proceso consular pero aún requiriendo aprobación de USCIS.

Tras recibir la visa en el pasaporte (o aviso de cambio de estatus de USCIS), el empleado puede ingresar a EE. UU. para comenzar a trabajar. Coordinar cuidadosamente: planificar tiempos de procesamiento, programar citas en la embajada con anticipación y considerar alternativas si hay retrasos.

Incorporación y verificación de elegibilidad en EE. UU.

Cuando el empleado extranjero llegue o comience a trabajar en EE. UU., completar el proceso del Formulario I-9 en los primeros tres días hábiles. El empleado debe presentar documentos requeridos de identidad y autorización laboral (por ejemplo, pasaporte y visa, o I-94 y aviso de aprobación I-797). Registrar estos en el I-9 y conservar el formulario (incluyendo copias de tarjetas de residente permanente o EADs).

Si el empleado tiene visa de trabajo en EE. UU. (H-1B, L-1, etc.), asegurarse de tener su I-94/I-797 que muestre la vigencia autorizada. Si tiene una solicitud de Green Card en trámite, puede presentar un I-797 o EAD. Asegurar que la nómina y beneficios estén configurados normalmente.

Requisitos de cumplimiento del empleador en EE. UU.

Mantener el cumplimiento legal es fundamental durante y después de contratar empleados extranjeros en EE. UU. Las obligaciones clave incluyen:

Verificación del Formulario I-9 para empleadores en EE. UU.

La ley de EE. UU. exige verificar la identidad y autorización laboral de cada nuevo contratado. El empleador debe completar el I-9 en los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del empleado, documentando los documentos de identidad y elegibilidad revisados. Este formulario debe conservarse al menos tres años después de la contratación o un año después de que finalice el empleo, lo que ocurra primero.

Contratar knowingly a un trabajador no autorizado o no completar correctamente las verificaciones del I-9 son violaciones graves. Los empleadores deben capacitar al personal de RR. HH. en los procedimientos correctos del I-9. ICE realiza auditorías periódicas y las multas por violaciones del I-9 pueden ser severas, incluyendo multas civiles, cargos penales y suspensión de contratos gubernamentales. Muchas empresas usan E-Verify, un sistema en línea de verificación del I-9, obligatorio para algunas categorías de visa (por ejemplo, trabajadores STEM OPT y ciertos contratistas federales) y opcional en otros casos.

Solicitudes de Condiciones Laborales (LCAs) para visas H-1B en EE. UU.

Por cada petición H-1B (y relacionadas H-1B1/E-3), el empleador en EE. UU. debe presentar una LCA ante el Departamento de Trabajo antes de solicitar a USCIS. La LCA requiere declaraciones sobre salarios, condiciones laborales y aviso. El empleador debe pagar al trabajador H-1B al menos el salario prevaleciente o el salario real del empleador para trabajos similares. Esto es un requisito vinculante una vez que la visa se aprueba.

Además, el empleador debe notificar a su fuerza laboral sobre la presentación de la LCA y crear un Archivo de Acceso Público (PAF). El PAF debe estar disponible a petición y contener la LCA certificada, determinaciones salariales, salario pagado y documentación de notificación. Garantiza transparencia y que los trabajadores en EE. UU. no se vean afectados negativamente por contrataciones H-1B. Los empleadores deben mantener estos registros y presentarlos en auditorías del DOL.

Peticiones I-129 (Tarifas y presentaciones) para visas en EE. UU.

Al presentar la Forma I-129 para un trabajador no inmigrante (H, L, O, TN, etc.), el empleador en EE. UU. debe pagar las tarifas de presentación requeridas y adjuntar la LCA aprobada (si corresponde). Para H-1B, se aplican tarifas adicionales (tarifa base, tarifa ACWIA, tarifa antifraude). Para peticiones L-1A de gerentes o ejecutivos multinacionales, puede aplicar registro nuevo o en masa.

El empleador debe enviar información corporativa y del empleado precisa. Las presentaciones inexactas o fraudulentas pueden conducir a denegaciones y multas. Mantener registros meticulosos de todas las presentaciones (copias de peticiones, recibos de USCIS, aprobaciones) para referencia futura.

Mantenimiento de registros y preparación para auditorías en EE. UU.

Más allá del I-9 y archivos H-1B, los empleadores en EE. UU. deben mantener registros de cualquier reclutamiento requerido bajo PERM (para patrocinio de Green Card) y cualquier otro requisito específico de visa. Por ejemplo, PERM requiere guardar copias de anuncios de reclutamiento y currículums. USCIS o el DOL pueden realizar inspecciones, requiriendo documentos en pocos días.

Los empleadores deben organizar los archivos cuidadosamente, recomendándose el uso de registros digitales y copias de seguridad. Las sanciones por incumplimiento son severas: USCIS indica que los empleadores que violen las leyes de contratación migratoria pueden enfrentar sanciones civiles y penales sustanciales, órdenes de pago retroactivo y suspensión de contratos.

Otros temas de cumplimiento para empleadores en EE. UU.

Los empleadores en EE. UU. también deben considerar el cumplimiento adicional, incluyendo retenciones y impuestos en nómina, cobertura de compensación laboral y leyes laborales estatales. Si el empleado viaja o se reubica con frecuencia, asegúrese de que las visas y I-94 sigan siendo válidas. Solicite extensiones o nuevas peticiones antes de que expire la autorización laboral.

Si el empleado cambia de trabajo o de puesto de manera significativa, puede ser necesario presentar una petición enmendada. Mantenerse al día con estos detalles es parte de la responsabilidad del empleador. Los empleadores en EE. UU. tienen la obligación de verificar la elegibilidad laboral (Formulario I-9) y cumplir con todos los requisitos de visa (LCAs, peticiones, pagos salariales y registros).

Desafíos comunes y soluciones para empleadores en EE. UU.

Contratar extranjeros en EE. UU. presenta desafíos específicos. Estar preparado para estos obstáculos puede agilizar significativamente el proceso de contratación.

Cuotas de visas y sistemas de lotería en EE. UU.

Para visas H-1B en EE. UU., hay un límite anual (65,000 plazas regulares más 20,000 para titulados en EE. UU.) que a menudo supera la demanda. USCIS realiza una lotería aleatoria para las peticiones sujetas a límite cada año, lo que significa que incluso candidatos calificados pueden no obtener visa si se alcanza el cupo.

Solución: Planificar con anticipación y presentar a tiempo (normalmente en marzo para comenzar en octubre). Considerar alternativas exentas del límite, como contratar a través de una organización sin fines de lucro exenta del límite, o usar visa L-1 u O-1 si califica. Mantener estrategias de respaldo, como continuar el empleo bajo OPT y volver a solicitar, o patrocinar una visa TN para profesionales canadienses o mexicanos elegibles.

Tiempos de procesamiento largos y atrasos en EE. UU.

Incluso sin límites, algunas visas en EE. UU. pueden tardar meses en procesarse. El procesamiento prioritario, disponible por tarifa adicional, puede acelerar la acción de USCIS a aproximadamente 15 días calendario. Para Green Cards, la combinación de procesamiento PERM y colas de visas inmigrantes (especialmente para nacionales de India y China en categorías EB-2/EB-3) puede extenderse a varios años.

Solución: Iniciar el patrocinio de Green Card lo antes posible si se planea una estadía a largo plazo. Monitorear boletines de visas y anticipar retrasos potenciales. Utilizar procesamiento prioritario para contrataciones críticas. Considerar soluciones intermedias, como extender un H-1B más allá de seis años si hay una I-140 en trámite.

Cambios en las reglas de inmigración en EE. UU.

La política de inmigración en EE. UU. puede cambiar significativamente con nuevas administraciones o legislación. Por ejemplo, la definición de "ocupación especializada" o los estándares de adjudicación para evidencia O-1 pueden evolucionar, creando incertidumbre para los empleadores.

Solución: Mantenerse informado consultando regularmente actualizaciones de USCIS o fuentes confiables de noticias migratorias. Colaborar con abogados o proveedores de servicios que sigan activamente los cambios en políticas. Seguir las directrices más recientes ayuda a evitar rechazos por prácticas o suposiciones desactualizadas.

Complejidad de las obligaciones del empleador en EE. UU.

Gestionar el cumplimiento del Formulario I-9, publicaciones de LCA, registros de H-1B y requisitos PERM puede ser una carga administrativa significativa.

Solución: Desarrollar listas de verificación internas claras para procesos migratorios y capacitar adecuadamente al personal de RR. HH. en procedimientos documentales. Utilizar herramientas de software o servicios profesionales para hacer un seguimiento efectivo de fechas de vencimiento y acciones requeridas. Para preparación ante auditorías, realizar "auditorías simuladas" internas para asegurar que todos los archivos estén organizados y cumplan con los requisitos.

La regla de los dos años J-1 en EE. UU.

Si un trabajador J-1 está en una categoría sujeta a la obligación de residir en su país por dos años, ese individuo no puede ajustar fácilmente su estatus a H-1B o Green Card hasta que complete esos dos años en el extranjero.

Solución: Determinar desde el principio si la regla de los dos años aplica. Si es así, explorar opciones como obtener una exención (por ejemplo, por motivos laborales o de dificultades) o planear el regreso de dos años como un paso en su carrera. Alternativamente, considerar patrocinar una visa H-1B u otra categoría en lugar de J-1 en estos casos.

Cuestiones en el ciclo de vida del empleado en EE. UU.

Para empleados internacionales ya en EE. UU., gestionar cambios de estatus —como completar OPT, cambiar de empleador o extender un H-1B— requiere acciones oportunas. Si un beneficiario de H-1B termina su empleo anticipadamente, enfrenta un período de gracia breve antes de que expire su estatus.

Solución: Gestionar proactivamente las transiciones de estatus. Al terminar con un empleado extranjero, notificar a USCIS para retirar la petición y evitar mal uso. Para transferencias H-1B a un nuevo empleador, presentar la nueva I-129 rápidamente, ya que el trabajador puede comenzar con el nuevo empleador al recibir la transferencia. Informar a las familias sobre la elegibilidad para EAD dependiente H-4.

Problemas culturales y logísticos en la reubicación en EE. UU.

Incluso si se obtiene una visa en EE. UU., los nuevos empleados internacionales pueden enfrentar desafíos prácticos como encontrar vivienda, navegar la escolaridad para hijos o experimentar choque cultural. Si no se abordan adecuadamente, estos problemas pueden afectar la retención del empleado.

Solución: Brindar apoyo robusto en la reubicación, incluyendo ayuda para buscar vivienda, orientación sobre la zona y asistencia con solicitudes de Número de Seguro Social y licencia de conducir. Asignar un mentor o "persona de referencia" en la oficina. Ofrecer capacitación en idioma o cultura según sea necesario. Mantener una comunicación abierta para que el empleado consulte sobre beneficios, banca y impuestos, que pueden ser diferentes en su país de origen.

Diferencias culturales y dinámica de equipo en EE. UU.

Integrar a un empleado internacional en un equipo en EE. UU. puede presentar desafíos menores, como diferencias en estilos de comunicación, enfoques laborales o sentimientos iniciales de ser un outsider.

Solución: Fomentar una cultura laboral inclusiva. Educar al equipo sobre posibles diferencias culturales, como estilos de comunicación directos o indirectos, o actitudes hacia la jerarquía, según el contexto del nuevo empleado. Animar a los miembros del equipo a ser acogedores organizando almuerzos o eventos sociales. Abordar malentendidos con empatía y claridad, transformando posibles conflictos en oportunidades de aprendizaje. Asegurar que el nuevo empleado entienda las normas informales de la oficina para que se adapte eficazmente.

Mejores prácticas para la incorporación y apoyo a empleados internacionales en EE. UU.

Una vez que la visa en EE. UU. esté aprobada y el nuevo empleado llegue, un proceso de incorporación fluido es crucial para que sean productivos rápidamente. Considere estas mejores prácticas para integrarlos con éxito.

Orientación temprana para empleados en EE. UU.

Antes de que llegue o en su primer día, proporcione un paquete de orientación con información completa sobre su rol, equipo y logística. Incluya mapas, guías de transporte y un recorrido por la oficina. Repase las normas básicas del lugar de trabajo en EE. UU., como cultura de reuniones y inscripción en 401(k), y explique claramente el paquete de beneficios del empleado.

Apoyo dedicado para nuevos empleados en EE. UU.

Asigne un mentor o "compañero" al nuevo ingreso. Este colega puede ayudar con preguntas diarias y facilitar presentaciones en la oficina. Para organizaciones grandes, considere tener un coordinador interno de reubicación o movilidad global para gestionar papeleo de visas, reservas de viaje, referencias de vivienda e incluso búsqueda de escuelas para hijos.

Cumplimiento migratorio en la incorporación en EE. UU.

Informe al empleado sobre los términos de su visa o autorización laboral en EE. UU. Por ejemplo, informar a un trabajador H-1B sobre fechas de extensión o explicar a un titular de visa TN cómo renovar su estatus en la frontera. Asesorar sobre mejores prácticas de viaje, como llevar su I-797 y pasaporte. Asegurar que complete el Formulario I-9 y que RR. HH. explique cómo reportar cambios de dirección requeridos por USCIS/CBP.

Integración cultural en el lugar de trabajo en EE. UU.

Ofrecer recursos para facilitar el ajuste cultural. Esto puede incluir capacitación intercultural, tutoría en idiomas o conexiones con grupos de empleados internacionales patrocinados por la empresa. Un evento de bienvenida o almuerzo puede ayudar al empleado a sentirse incluido y permitir que sus colegas lo conozcan, facilitando una transición más suave al entorno laboral en EE. UU.

Comunicación abierta para empleados en EE. UU.

Mantener un diálogo abierto sobre cualquier problema que surja. Si el cónyuge o pareja del empleado también se reubica, consultar si necesitan ayuda con permisos de trabajo, como un EAD H-4. Revisiones periódicas en los primeros meses pueden ayudar a identificar y resolver preocupaciones personales o profesionales tempranamente.

Garantizar un toque personal en la reubicación en EE. UU.

Pequeños gestos pueden construir buena voluntad durante la reubicación en EE. UU. Por ejemplo, ofrecer un subsidio de reubicación o apoyo con alojamiento temporal si es posible. Considerar ofrecer guías de regalos (libros, información de encuentros, artículos culturalmente relevantes) para ayudar al empleado a instalarse. Incluso actos simples como proporcionar un kit de bienvenida con una tarjeta SIM local, pase de transporte o adaptadores de corriente en EE. UU. demuestran atención y cuidado.

El objetivo es que su empleado internacional se sienta valorado y cómodo. Un empleado bien incorporado será productivo más rápido y tendrá más probabilidades de permanecer a largo plazo. Y si necesita apoyo con permisos de trabajo y visas, contacte a Rivermate hoy mismo. Nuestros expertos en visas le ayudarán con gusto!