Work permits and visas in Dinamarca

Dinamarca se ubica constantemente entre los países más atractivos del mundo para profesionales cualificados. A menudo aparece en o cerca de la cima de los índices globales de talento; por ejemplo, IMD clasificó a Dinamarca como el segundo mejor país del mundo para atraer y retener talento. Muchos citan la alta calidad de vida, los excelentes servicios públicos y la economía sólida de Dinamarca como principales atractivos.

La fuerza laboral danesa está bien educada y generalmente domina el inglés, y el país obtiene altas puntuaciones en seguridad, motivación laboral e innovación. En términos prácticos, los nacionales extranjeros (de países tanto de la UE como no de la UE) ya representan alrededor del 12–13% de la fuerza laboral de Dinamarca, especialmente en sectores como TI, ingeniería, atención médica y energía renovable, que enfrentan escasez de habilidades.

Para los empleadores ansiosos por aprovechar esta reserva global de talento, es crucial entender los requisitos de inmigración de Dinamarca. Las leyes laborales y de residencia danesas son estrictas: contratar a alguien sin la autorización adecuada puede acarrear sanciones severas. Como señala una guía danesa, “Si los empleados no tienen los permisos de trabajo necesarios, puede conducir a consecuencias graves – desde multas y riesgos legales para el empleador hasta prisión o deportación para el empleado.” Para evitar estos riesgos, cualquier empresa que traiga personal extranjero a Dinamarca debe seguir cuidadosamente las reglas de visas y permisos descritas a continuación.

¿Quién Necesita una Visa o Permiso de Trabajo en Dinamarca?

El derecho a trabajar en Dinamarca depende de la nacionalidad y la duración/propósito de la estadía. Los ciudadanos nórdicos (Dinamarca, Finlandia, Islandia, Noruega, Suecia) disfrutan de plena libertad de movimiento: pueden entrar, vivir y trabajar en Dinamarca sin visa ni permiso de trabajo. De manera similar, los ciudadanos de la UE/EEE y Suiza pueden llegar a Dinamarca y comenzar a trabajar de inmediato sin un permiso especial.

Sin embargo, si un nacional de la UE/EEE/Suiza permanece más de tres meses, debe solicitar un “documento de residencia de la UE” (certificado de registro) a través de un municipio para confirmar sus derechos.

Por contraste, los nacionales no pertenecientes a la UE/EEE generalmente necesitan un permiso de trabajo danés (a menudo combinado con un permiso de residencia) antes de poder ser legalmente empleados en Dinamarca. Una advertencia importante: las personas de países que requieren visa que ingresan con una visa Schengen de corta duración (o sin visa si son elegibles) pueden realizar actividades comerciales limitadas sin un permiso de trabajo danés. Bajo esta autorización, un visitante puede asistir a reuniones, conferencias, o capacitaciones, negociar contratos o consultar con clientes por hasta 90 días sin un permiso de trabajo.

Es fundamental que estas actividades sean accesorias al propósito principal de un viaje de negocios – el visitante no puede contribuir directamente a la producción danesa ni ganar salarios en Dinamarca sin el permiso adecuado. Cualquier trabajo fuera de este alcance (o cualquier estadía superior a 90 días) requiere obtener desde el inicio el permiso de residencia y trabajo correspondiente. (Dinamarca no forma parte del esquema de la EU Blue Card; en cambio, utiliza sus propias categorías nacionales de visa.)

En resumen, si su candidato es nórdico o de la UE/EEE/Suiza, puede entrar y trabajar de inmediato y solo necesita registrarse localmente si permanece más de tres meses. Si su candidato no pertenece a la UE/EEE, planee solicitar bajo uno de los esquemas específicos de permisos de trabajo de Dinamarca (ver abajo) mucho antes de su llegada prevista, a menos que simplemente venga por una visita de negocios muy breve bajo las reglas de Schengen.

Tipos de Visa y Permiso de Trabajo en Dinamarca

Dinamarca ofrece varios esquemas de visa adaptados para trabajadores extranjeros. Las principales categorías relevantes para los empleadores son:

• Fast-Track Scheme: Un proceso simplificado para empresas certificadas que desean contratar rápidamente trabajadores altamente cualificados. Incluye rutas para puestos con altos salarios (pay-limit), investigadores, asignaciones a corto plazo y roles educativos.

• Positive List Scheme (Skilled and Highly Educated): Para ocupaciones en la “Positive Lists” oficial de Dinamarca de trabajos en demanda. Hay dos listas – una para profesiones cualificadas (que generalmente requieren formación vocacional) y otra para roles que requieren un título universitario. Si un profesional extranjero tiene una oferta de trabajo en una de estas ocupaciones listadas, puede aplicar bajo la ruta de la Positive List.

• Pay Limit Scheme: Para cualquier trabajo que ofrezca un salario alto. Actualmente, el umbral es DKK 514,000 por año (nivel 2025); si el salario cumple o supera esto, el trabajador extranjero califica independientemente del campo o la educación.

• Researcher/Guest Researcher Permit: Para puestos académicos y científicos. Los investigadores empleados (contratados por universidades o instituciones de investigación danesas) pueden usar la ruta de “research” del Fast-Track. Los investigadores visitantes (que no están en la nómina danesa) usan un permiso especial de investigador invitado.

• Start-up Denmark Permit: Para emprendedores extranjeros. Este otorga residencia a individuos (o equipos de hasta 3 personas) con una idea de negocio innovadora aprobada por un panel de expertos del Danish Business Authority. Está destinado a startups de alto crecimiento y tiene un cupo (se emite un número limitado de permisos cada año).

• Intern/Trainee Permit: Para estudiantes extranjeros que realizan pasantías estructuradas. Para calificar, el interno debe estar inscrito en un programa educativo y la pasantía debe estar estrechamente relacionada con su campo de estudio. Sectores comunes incluyen salud, industrias verdes, arquitectura, entre otros.

• Family Reunification with Work Rights: Cónyuges, parejas o hijos menores de empleados extranjeros con un permiso de trabajo válido en Dinamarca pueden solicitar normalmente un permiso de residencia por reunificación familiar. Normalmente, este permiso incluye el derecho a trabajar en Dinamarca (sujeto a requisitos básicos como edad y cumplimiento del patrocinador).

A continuación, un breve resumen de cada tipo:

Fast-Track Scheme

El esquema Fast-Track permite a empleadores certificados por SIRI reclutar talento extranjero rápidamente. Las empresas certificadas (aprobadas por la Danish Agency for International Recruitment and Integration) pueden solicitar permisos de trabajo en línea bajo Fast-Track. Este esquema tiene múltiples “rutas”: por ejemplo, la ruta de Pay Limit (para trabajos con salarios iguales o superiores al umbral), una ruta a corto plazo, una ruta de investigador y una ruta educativa.

En la práctica, un uso común es para acelerar la contratación de especialistas con altos salarios: el pay-limit para Fast-Track actualmente es el mismo DKK 514,000 (2025). Uno de los mayores beneficios de Fast-Track es la opción de Inicio Rápido: si el empleado extranjero ya es elegible para ingresar a Dinamarca (por ejemplo, sin visa o con una visa Schengen), el empleador puede gestionar un permiso provisional de trabajo inmediato. En ese caso, tras solicitar en línea y obtener una cita, el empleado puede comenzar a trabajar de inmediato mientras se procesa el permiso formal.

Positive List Scheme (Skilled and Highly Educated)

Las listas positivas de Dinamarca enumeran profesiones con escasez laboral nacional. Si la oferta de trabajo del extranjero coincide con una de estas ocupaciones, puede solicitar un permiso de residencia/trabajo danés bajo la Positive List. De hecho, hay dos versiones de la lista: una para profesiones cualificadas vocacionalmente y otra para roles de educación superior. Cada lista se actualiza regularmente (dos veces al año) para reflejar las necesidades del mercado.

Por ejemplo, ingenieros, especialistas en TI, trabajadores de salud y expertos técnicos suelen estar en estas listas. Bajo este esquema, los requisitos clave son que el título del trabajo aparezca en la lista y (para la lista de educación superior) que el empleado tenga el grado necesario. El empleador debe ofrecer condiciones estándar danesas: salario, beneficios y aviso deben estar en línea con las normas locales. Se debe adjuntar un contrato de trabajo detallado o una oferta que liste todos los términos clave. (Nota: los empleadores que usen la Positive List también deben cumplir con las obligaciones de formación en aprendizaje de Dinamarca – ver responsabilidades del empleador abajo.)

Pay Limit Scheme

La ruta Pay Limit es la más sencilla para roles con altos ingresos. Cualquier trabajador extranjero con una oferta de trabajo anual de al menos DKK 514,000 (umbral 2025) puede aplicar. No hay restricciones en el campo ni en el nivel educativo; la única condición es el salario. En la práctica, esto hace que el esquema sea ideal para ejecutivos senior o profesionales especializados cuyo salario supera el umbral. El empleador aún debe asegurarse de cumplir con todas las normas laborales danesas (por ejemplo, contribuciones a pensiones y pagos bancarios) al contratar a la persona.

Permisos de Investigador y Investigador Invitado

Dinamarca distingue entre investigadores empleados y investigadores visitantes (no remunerados). Si una empresa o universidad en Dinamarca contrata a un investigador extranjero en nómina, la solicitud generalmente pasa por la ruta de Investigador del esquema Fast-Track. Esto requiere que el puesto sea verdaderamente relacionado con investigación (el propósito principal de la estadía es investigación) y que el empleador esté certificado por SIRI. En cambio, un permiso de Investigador Invitado es para académicos invitados a usar instalaciones de investigación danesas sin estar empleados o recibir salario de una institución danesa.

Los investigadores invitados deben tener al menos un título de Maestría, y el anfitrión danés debe invitarlos formalmente y proporcionar instalaciones. Debido a que el anfitrión no paga salario, el investigador invitado debe demostrar que tiene fondos suficientes (de ahorros propios o apoyo externo) para cubrir gastos durante su estadía.

Start-up Denmark Scheme

El esquema Start-up Denmark apunta a talento emprendedor. Un fundador extranjero (o un equipo de hasta tres cofundadores) con una idea de negocio innovadora y de alto crecimiento puede obtener un permiso de residencia para iniciar o continuar ese negocio en Dinamarca. El requisito clave de elegibilidad es que el plan de negocio de la startup sea aprobado por un panel de expertos de la Danish Business Authority. Solo se aprueban ideas de negocio con verdadera innovación y potencial de creación de empleo (por ejemplo, emprendimientos tecnológicos o biotecnológicos).

Los solicitantes también deben ser propietarios principales de la empresa. Si se aprueba, el fundador(es) recibe un permiso de residencia renovable vinculado al desarrollo del negocio. (Nota: este esquema es competitivo y tiene cupo; solo se otorgan un número limitado de permisos de Start-up Denmark cada año.)

Permisos de Interno/Pasantía

Dinamarca permite a estudiantes extranjeros realizar pasantías o trainees bajo un permiso especial. Para calificar, el interno debe estar inscrito en un programa educativo y la pasantía debe tener un propósito educativo claro. La pasantía a menudo debe estar relacionada con el campo de estudio del estudiante. Hay límites de edad (normalmente, el solicitante debe tener menos de 30 años) y a veces requisitos de idioma, dependiendo del sector.

Los sectores comunes para internos incluyen ciencias verdes/agropecuarias, salud, ingeniería y otros campos técnicos o académicos. Los empleadores que deseen acoger a un interno internacional deben presentar un plan de formación: describir las tareas del interno, nombrar un supervisor calificado y explicar cómo la pasantía beneficia la educación del interno. Si la pasantía es remunerada, el pago y las horas de trabajo deben seguir los acuerdos daneses de pasantías, y el salario debe pagarse en una cuenta bancaria danesa a nombre del interno.

Permisos de Reunificación Familiar (con Derecho a Trabajar)

Cónyuges y familiares cercanos de empleados extranjeros en Dinamarca pueden solicitar la reunificación familiar. Normalmente, un empleado extranjero que sea ciudadano danés o tenga un permiso de trabajo a largo plazo puede patrocinar a su cónyuge no perteneciente a la UE o pareja de hecho y a hijos menores. El permiso resultante generalmente incluye el derecho a trabajar en Dinamarca. (Existen condiciones como requisitos de edad y criterios de integración para el patrocinador, pero una vez concedido, el familiar puede emplearse bajo las reglas normales.) Esto significa que en muchos casos los empleadores pueden contratar al cónyuge de un empleado extranjero sin un proceso separado de permiso de trabajo.

Elegibilidad y Responsabilidades del Empleador para Cada Esquema

Cada esquema de visa mencionado tiene sus propios criterios y requisitos documentales. Los empleadores deben estar al tanto tanto de las condiciones de elegibilidad del empleado como de las obligaciones de la empresa bajo cada esquema:

Obligaciones del Fast-Track Scheme

El empleado debe recibir una oferta de trabajo calificada (por ejemplo, cumplir con el pay-limit si aplica en esa ruta, o cumplir con el rol de investigador si usa esa ruta). El empleador debe estar certificado por SIRI para usar Fast-Track. Las solicitudes se envían en línea a través del portal NewToDenmark, e incluyen un poder notarial firmado por el empleado.

El empleador es responsable de pagar la tarifa de solicitud al gobierno y de programar cualquier cita requerida. Los permisos de Fast-Track exigen que el salario y los términos del trabajo cumplan con los estándares daneses: el salario ofrecido no debe ser inferior a los niveles típicos daneses para ese rol, y las horas de trabajo deben ser a tiempo completo (~37 horas/semana), a menos que el trabajo a tiempo parcial sea común en el campo. Los empleadores deben asegurarse de que el contrato especifique todos los términos en danés o inglés y que los salarios se paguen en una cuenta bancaria danesa. Si desean usar la opción de Inicio Rápido, deben coordinar una reunión en persona ya sea en una embajada danesa o en el Centro de Servicio al Ciudadano de SIRI (como se describe en las directrices de Fast-Track) para obtener el permiso provisional de trabajo.

Obligaciones del esquema Positive List (Cualificado y Altamente Educado)

El título del trabajo debe aparecer en la Positive List relevante. Para la lista de “Educación Superior”, el solicitante también debe poseer el grado requerido (por ejemplo, licenciatura o maestría en el campo relevante). Los empleadores deben presentar un contrato de trabajo completo que detalle salario, horas, beneficios y período de aviso. El salario y beneficios deben coincidir con los estándares daneses para esa ocupación; SIRI verificará con estadísticas salariales danesas para asegurar la adecuación.

(Si hay dudas, SIRI puede solicitar a la autoridad laboral regional correspondiente que evalúe los términos.) Además, los empleadores deben cumplir con las obligaciones de formación en aprendizaje de Dinamarca (Læreplads-AUB) antes de contratar bajo este esquema. En la práctica, esto significa que la empresa debe haber formado o pagado por el número requerido de aprendices en años recientes; de lo contrario, la solicitud puede ser rechazada.

Obligaciones del esquema Pay Limit

El empleado debe tener una oferta de trabajo con un salario anual fijo ≥ DKK 514,000. No hay restricciones en el campo ni en el nivel educativo; la única condición es el salario. En la práctica, esto hace que el esquema sea ideal para ejecutivos senior o profesionales especializados cuyo salario excede el umbral. El empleador aún debe asegurarse de cumplir con todas las normas laborales danesas (por ejemplo, contribuciones a pensiones y pagos bancarios) al contratar a la persona.

Obligaciones de Permisos de Investigador y Investigador Invitado

Para un investigador empleado, la oferta de trabajo debe ser claramente enfocada en investigación (por ejemplo, un proyecto en una universidad) y el empleador debe estar certificado por SIRI (si usa Fast-Track) o ser elegible para patrocinar permisos. Para un permiso de Investigador Invitado, el solicitante debe tener al menos un título de Maestría y ser invitado formalmente por una institución anfitriona danesa para usar sus instalaciones de investigación. La organización anfitriona debe proporcionar una carta de invitación o acuerdo, nombrar un supervisor y demostrar que puede alojar al investigador. El investigador debe presentar prueba de fondos suficientes para su estadía, ya que no se paga salario danés. Los empleadores (o anfitriones) solicitan la visa de investigador invitado a través del portal NewToDenmark.

Obligaciones del esquema Start-up Denmark

El empresario debe ser propietario (normalmente >50%) de la startup y tener un plan de negocio detallado. Lo más importante, el plan de negocio debe ser aprobado previamente por un panel de expertos de la Danish Business Authority. Los solicitantes deben aplicar en línea tras esta aprobación. Los empleadores deben registrar la empresa en Dinamarca (obtener un número CVR) y demostrar que la iniciativa tiene potencial real de innovación y esfuerzo dedicado. El permiso se concede inicialmente por un año y puede renovarse si el negocio muestra progreso.

Obligaciones de Permisos de Interno/Pasantía

El solicitante interno debe estar inscrito en un programa educativo (o tener una razón educativa convincente) en el momento de la solicitud, y la pasantía debe estar directamente relacionada con sus estudios. La empresa debe presentar un acuerdo de pasantía que describa tareas y capacitación, y nombrar un supervisor calificado. Los internos deben tener entre 18 y 30 años (para la mayoría de los campos) y aprobar una prueba básica de idioma (nivel A2 en inglés o escandinavo). Si la pasantía es remunerada, el empleador debe pagar al menos el salario estándar danés para internos y en una cuenta bancaria danesa. Las pasantías no remuneradas también son posibles en ciertos campos, pero en todos los casos el trabajo debe ajustarse a objetivos educativos.

Obligaciones de Permisos de Reunificación Familiar

Para cónyuges o parejas, el patrocinador en Dinamarca generalmente debe cumplir con criterios de ingresos y edad (la llamada “regla de los 24 años” y condiciones de integración, no detalladas aquí). Los empleadores normalmente no tienen un papel directo en la solicitud familiar. Sin embargo, una vez que el familiar obtiene el permiso, puede buscar empleo como cualquier residente. En la práctica, si contrata a alguien que ha llegado por reunificación familiar, no se requiere un permiso de trabajo adicional.

Proceso de Contratación y Reubicación en Dinamarca – Paso a Paso

El proceso general de contratar y reubicar a un empleado extranjero implica una coordinación cuidadosa entre el empleador, el candidato y las autoridades danesas. Una secuencia típica es:

Determinar las Necesidades de Autorización de Trabajo

Primero, verifique la nacionalidad del candidato. Si son nórdicos o de la UE/EEE/Suiza, no necesitan permiso de trabajo (aunque deben registrarse localmente). Si no son de la UE, decida bajo qué categoría de visa deben aplicar (Fast-Track, Positive List, Pay Limit, etc.) según el trabajo y salario. También confirme si hay requisitos de entrada a corto plazo (visa Schengen o visa de negocios) si visitarán antes de mudarse permanentemente.

Emitir una Oferta Formal de Trabajo

Prepare un contrato escrito o una carta de oferta que describa claramente el puesto, salario, horas y términos de empleo. Este contrato será necesario para la solicitud de permiso de trabajo. Asegúrese de que los términos cumplan con los estándares daneses (por ejemplo, salario a o por encima del nivel de mercado, vacaciones y aviso adecuados).

Preparaciones del Empleador

Si usa Fast-Track, registre la empresa en SIRI y obtenga certificación. Asegúrese de que las obligaciones de formación en aprendizaje (Læreplads-AUB) de la empresa estén actualizadas si contrata bajo la Positive List. Organice cualquier representación local o documentación de poder necesaria para la solicitud.

Solicitar Permiso de Trabajo/Residencia

El empleado (a menudo con ayuda del empleador) presenta la solicitud a través del portal oficial de Dinamarca (nyidanmark.dk). Normalmente, el empleador presenta en nombre del candidato, incluyendo documentos de respaldo: contrato firmado, diplomas, CV, copia del pasaporte, etc. Asegúrese de pagar la tarifa correspondiente (normalmente unos pocos miles de DKK por solicitud).

Presentar Datos Biométricos y Solicitud de Visa (si es necesario)

Si el candidato proviene de un país que requiere visa, debe visitar una misión diplomática danesa para entregar huellas digitales y una foto tras aplicar. Para inicios rápidos de Fast-Track, esto puede incluso hacerse en la embajada para obtener una visa de trabajo Tipo D danesa para entrada. De lo contrario, si puede entrar sin visa, puede ingresar a Dinamarca y cumplir con las autoridades allí.

Esperar la Aprobación

Los tiempos de procesamiento varían según el esquema (Fast-Track puede ser tan corto como ∼2 semanas, mientras que Positive List y Pay Limit suelen tomar 1–2 meses). Pueden ocurrir retrasos inesperados (por volumen alto de solicitudes o documentos faltantes). Planifique con anticipación: comience el proceso mucho antes de la fecha de inicio prevista del empleado.

Viajar a Dinamarca

Una vez concedido el permiso, el empleado puede ingresar legalmente a Dinamarca. Si se emitió un sello de visa, úselo para ingresar. Si se gestionó un “Inicio Rápido” vía Fast-Track, el empleado ya puede haber comenzado a trabajar bajo un permiso provisional.

Registrarse Localmente y Obtener un CPR Number

Tras la llegada, el empleado debe registrar inmediatamente su dirección en el municipio local (el Folkeregister). En esta cita, recibirá un número CPR danés, que es la identificación personal necesaria para impuestos, salud y más. (Los ciudadanos de la UE/EEE/Suiza primero deben obtener un Certificado de Registro de la UE; los nórdicos omiten cualquier registro).

Obtener la Tarjeta de Impuestos y Configurar la Nómina

El empleador debe registrar al nuevo empleado en la Agencia Tributaria danesa (SKAT). El empleado solicitará una tarjeta de impuestos (skattekort), que el empleador usa para retener impuestos sobre la renta. También organice las contribuciones a pensiones requeridas: la ley danesa exige contribuciones al fondo de pensiones ATP y, a menudo, a un fondo de pensiones del mercado laboral. Los contratados extranjeros se consideran empleados daneses para estos propósitos.

Orientación y Incorporación

Ayude al empleado a integrarse en el lugar de trabajo. Proporcione apoyo práctico (ver sección siguiente) y cumpla con las reglas laborales danesas. Una vez completadas todas las formalidades, el empleado puede comenzar a trabajar a tiempo completo.

A lo largo de este proceso, la documentación precisa es vital. Guarde copias de todos los formularios y correspondencia enviados. Asegúrese de que el contrato de trabajo esté firmado y archivado. Para casos complejos, considere consultar expertos en inmigración para evitar errores.

Responsabilidades Legales del Empleador y Cumplimiento al Contratar Empleados Extranjeros en Dinamarca

Al emplear trabajadores extranjeros, la ley danesa impone obligaciones específicas al empleador:

Verificación del Derecho a Trabajar

Al igual que en muchos países, los empleadores en Dinamarca deben verificar que cada empleado tenga permiso legal para trabajar. Contratar a alguien sin el permiso requerido es ilegal. Las sanciones por incumplimiento son severas: las empresas pueden enfrentarse a multas elevadas (cientos de miles de DKK) e incluso cargos penales por emplear knowingly trabajadores no autorizados. Por ello, es esencial mantener prueba del permiso de residencia/trabajo válido de cada empleado extranjero y renovarlo oportunamente si la estadía excede la validez del permiso.

Igualdad de Trato

Los trabajadores extranjeros en Dinamarca tienen derecho a los mismos derechos y beneficios que los empleados daneses en el mismo puesto. No puede legalmente reducir estándares locales pagando menos a un extranjero o ofreciendo términos inferiores. Los salarios, horas de trabajo, vacaciones, pago por enfermedad y otros beneficios no deben ser peores que los que ofrecería a un nacional danés en esa posición. (Esto implica cumplir con los convenios colectivos y estándares de la industria aplicables.) En esencia, trate a sus contrataciones internacionales como a cualquier otro empleado.

Impuestos y Contribuciones a la Nómina

La ley tributaria danesa se aplica por igual a los empleados extranjeros. Los empleadores deben deducir impuestos sobre la renta personal y la contribución del 8% al mercado laboral de los salarios. Además, generalmente, el empleador debe pagar contribuciones a pensiones (el ATP Livslang Pension y, normalmente, la pensión del mercado laboral) por cada empleado. Por ejemplo, todo empleador con empleados en Dinamarca debe registrarse en el sistema de pensiones ATP y contribuir aproximadamente 2/3 de la cuota de pensión ATP por cada trabajador. (Para empresas extranjeras, esto significa que necesitan un número CVR danés y una cuenta ATP una vez que comienzan a pagar salarios en Dinamarca.) Estas contribuciones sociales y impuestos deben reportarse y pagarse puntualmente, igual que con cualquier contratación danesa.

Obligaciones de Reporte

Si patrocina un permiso de trabajo, puede ser requerido notificar a las autoridades danesas sobre cambios importantes (por ejemplo, si el empleado deja su trabajo, cambia de rol o si deja de ser su empleador). En algunos casos, SIRI espera que el empleador confirme la oferta de trabajo o informe una vez que el empleado llegue. Manténgase atento a cualquier comunicación de las autoridades de inmigración y responda con prontitud.

Conservación de Registros

Mantenga registros exhaustivos de todas las solicitudes de permisos de trabajo, aprobaciones, contratos laborales y correspondencia relacionada con la contratación extranjera. Debe tener copias del pasaporte del empleado, sellos de visa y todos los permisos en su expediente personal.

En resumen, los empleadores son plenamente responsables del cumplimiento legal: verificar la autorización de trabajo, retener y pagar impuestos, y proporcionar los términos de empleo prometidos. Violar las reglas de inmigración o laborales puede resultar no solo en multas, sino también en daño a la reputación de la empresa.

Desafíos Comunes y Mejores Prácticas en el Proceso de Visa para Empleadores en Dinamarca

Contratar internacionalmente en Dinamarca presenta desafíos, pero son manejables con el enfoque correcto. Algunos obstáculos comunes incluyen:

Tiempos de Procesamiento Largos

Incluso los esquemas “rápidos” pueden tardar semanas o meses. Por ejemplo, las solicitudes de Positive List y Pay Limit suelen tardar 1–2 meses, mientras que Fast-Track puede ser más rápido (posiblemente alrededor de 2 semanas en casos ideales). Retrasos inesperados (por volumen alto de solicitudes o documentos faltantes) son posibles. Planifique con anticipación: inicie el proceso mucho antes de la fecha de inicio prevista del empleado.

Requisitos Documentales

El sistema danés requiere una extensa documentación. Una sola solicitud de visa puede necesitar diplomas notarizados, traducciones, prueba de trabajos previos, registros corporativos, etc. Cualquier omisión o inexactitud puede detener la aprobación. Verifique todo antes de enviar: asegúrese de que los contratos estén completos, que el trabajo realmente coincida con el código de la lista positiva, que los estados bancarios y las escaneos de diplomas sean legibles, etc. A menudo, es útil usar una lista de verificación basada en las directrices de SIRI o que otra persona revise el paquete.

Entendiendo las Normas de Salario y Contrato

A veces, los empleadores subestiman qué constituye un salario “estándar danés”. Dinamarca tiene costos de vida altos y salarios competitivos. Si el salario ofrecido parece bajo para la ocupación (aunque sea alto en los estándares del país de origen del solicitante), SIRI puede solicitar justificación o rechazar el permiso. Use referencias danesas (como estadísticas salariales o tablas de convenios colectivos) para establecer salarios. De manera similar, asegure que su contrato cumpla con la ley laboral danesa (mínimo 5 semanas de vacaciones pagadas por año, mínimo 30 horas de trabajo por semana, etc.). Si tiene dudas, consulte a un experto local en recursos humanos.

Actualizaciones Regulatorias

Las leyes de inmigración y las listas cambian regularmente. Por ejemplo, las Positive Lists se actualizan cada enero y julio. Manténgase informado sobre las últimas reglas en el sitio oficial de NewToDenmark (nyidanmark.dk). Perderse un cambio podría significar aplicar en condiciones incorrectas.

Factores Culturales y de Integración

La cultura laboral danesa puede diferir de lo que espera un empleado extranjero. Los recién llegados pueden necesitar orientación sobre normas locales (por ejemplo, la jerarquía plana, la importancia del consenso o las políticas generosas de licencia parental). La comunicación proactiva ayuda a evitar malentendidos.

Las mejores prácticas para mitigar estos desafíos incluyen:

Comenzar Temprano

Inicie el proceso de visa tan pronto como se confirme un candidato. La solicitud temprana ayuda a absorber retrasos y da confianza al empleado sobre su traslado.

Utilizar Expertos

Aunque esta guía cubre lo básico, un asesor especializado en inmigración o un servicio de Employer-of-Record (EOR) puede ser muy útil. Ellos viven en los detalles a diario y pueden evitar errores. (Por ejemplo, en la sección final se recomienda un EOR.)

Organizar la Documentación

Mantenga una carpeta o archivo digital con todos los documentos relacionados. Use recordatorios para fechas límite de renovación (las visas de trabajo danesas suelen ser válidas hasta 4 años, pero deben renovarse a tiempo).

Alinear con Normas Danesas

Antes de aplicar, revise los estándares laborales daneses. Es recomendable ajustar su oferta a esas normas desde el principio, en lugar de arriesgar una denegación o tener que renegociar el salario más tarde.

Apoyar al Empleado

A menudo, los trámites burocráticos pueden causar estrés al nuevo contratado. Ayúdelo a navegar el sistema – por ejemplo, explique la necesidad de tener seguro de salud local o cómo funciona la semana de 37 horas. Asista en asuntos prácticos como encontrar vivienda o escuelas si tienen hijos.

Aprovechar Recursos Locales

Dinamarca ofrece servicios para facilitar la integración. Por ejemplo, los centros de International Citizen Service (ICS) (en Copenhague, Aarhus, Aalborg, Odense y otros) brindan ayuda integral para nuevos llegados. Los empleadores pueden aconsejar a sus contratados visitar ICS para gestionar impuestos, CPR y registros sociales en un solo lugar.

Anticipando estos problemas y adoptando un enfoque organizado, los empleadores pueden facilitar significativamente el proceso de contratación y reubicación.

Mejores Prácticas de Reubicación y Onboarding para Empleadores en Dinamarca

Lograr que un empleado extranjero se establezca una vez que llega es tan importante como obtener la visa. Un buen onboarding fomenta el compromiso y la retención. Aquí algunas mejores prácticas para la fase posterior a la llegada:

Asistencia en Documentación

Guíe al empleado para obtener rápidamente su número CPR y tarjeta de impuestos. Como se señaló, registrar su dirección en la oficina del Citizen Service del municipio automáticamente emite el número CPR. Asegúrese de que el empleado traiga todos los documentos necesarios (pasaporte, visa, contrato) a esta cita. Tener un número CPR es esencial para casi todo en Dinamarca (cuenta bancaria, salud, plan telefónico, etc.).

Cuenta Bancaria y Nómina

Ayude al empleado a abrir una cuenta bancaria danesa para el depósito del salario. (Por ley, el salario de un trabajo danés debe pagarse en una cuenta bancaria danesa a nombre del empleado). Proporcione cualquier carta o declaración laboral que requiera el banco. Una vez que llegue la tarjeta de impuestos (skattekort), añádala a su sistema de nómina para calcular las retenciones correctamente.

Vivienda y Costo de Vida

Dinamarca tiene un mercado de alquiler ajustado, especialmente en Copenhague. Ofrezca tanta ayuda como pueda en encontrar un apartamento o alojamiento temporal. Incluso, una lista de agencias de reubicación confiables o sitios de vivienda puede ser invaluable. Aclare los costos típicos (alquiler, servicios, comida) para que el empleado pueda presupuestar.

Orientación Cultural

Presente al nuevo contratado la cultura laboral danesa. Por ejemplo, destaque que los daneses valoran un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal y que a menudo socializan después del horario laboral. Explique la etiqueta en reuniones (por ejemplo, la puntualidad es importante) y el código de vestimenta (a menudo casual de negocios). Asigne un “compañero” o mentor – un colega local que pueda responder preguntas informales e incluirlo en la vida de oficina.

Apoyo en Idioma

Aunque muchos daneses hablan inglés excelente, ofrecer clases de danés demuestra compromiso con la integración. Incluso clases básicas de danés ayudan al empleado a sentirse en casa. Informe sobre cursos de idioma danés (por ejemplo, a través de municipios o escuelas de alta cultura) como parte de su bienvenida.

Apoyo Administrativo

Esté preparado para asistir con papeleo. Dirija al empleado a los centros de International Citizen Service (ICS), que albergan representantes de varias agencias (impuestos, CPR, identificación, etc.) en un solo lugar. Esto puede ahorrar semanas de espera y múltiples citas.

Seguimiento

Verifique periódicamente durante los primeros meses. Asegúrese de que el empleado entienda su contrato (incluidos beneficios como contribuciones a pensiones y atención médica). Fomente la retroalimentación sobre cualquier desafío para poder abordarlos tempranamente.

Combinando un cumplimiento legal exhaustivo con un apoyo genuino a la integración del empleado, los empleadores pueden convertir la complejidad de la contratación internacional en una ventaja competitiva. El talento global aporta nuevas perspectivas y habilidades; con una incorporación adecuada, pueden convertirse en algunos de los activos más valiosos de la empresa.

Conclusión

Dinamarca es un destino excelente para talento internacional, pero tiene reglas específicas de visas e inmigración que los empleadores deben respetar. Desde identificar si un candidato necesita un permiso, hasta escoger el esquema correcto (Fast-Track, Positive List, Pay Limit, etc.) y completar la logística de reubicación, el proceso debe gestionarse cuidadosamente.

En todo momento, los empleadores asumen la responsabilidad del cumplimiento: verificar permisos, cumplir con los estándares laborales daneses y cumplir con las obligaciones de nómina. Sin embargo, cuando se hace correctamente, contratar extranjeros en Dinamarca abre el acceso a una fuerza laboral diversa y altamente calificada y puede ayudar a cubrir brechas críticas de habilidades.

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