Employer of Record in Rusia

Contratar empleados en Rusia requiere una comprensión profunda del código laboral único del país y de las regulaciones de empleo. Las empresas que buscan expandirse en este mercado a menudo enfrentan complejidades relacionadas con el establecimiento de la entidad legal, el procesamiento de nóminas, la retención de impuestos y la garantía de cumplimiento total con las leyes laborales locales. Navegar estos requisitos puede ser un proceso que consume mucho tiempo y recursos para las empresas internacionales.

Para emplear legalmente talento en Rusia, las empresas suelen considerar algunos enfoques principales, cada uno con su propio conjunto de cargas administrativas y ventajas estratégicas.

• Establecer una entidad legal local: Esto implica crear una subsidiaria o una oficina filial en Rusia, un proceso que puede ser largo y requiere una inversión significativa en registro local, asesoría legal y personal administrativo.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Asociarse con un EOR como Rivermate permite a las empresas contratar empleados en Rusia sin establecer su propia entidad local. El EOR actúa como el empleador legal, manejando toda la conformidad, nóminas y responsabilidades de recursos humanos, mientras que la empresa cliente gestiona el trabajo diario de los empleados.
• Contratar contratistas independientes: Aunque parece más sencillo, clasificar a los trabajadores como Contractors en Rusia conlleva riesgos significativos. La legislación laboral rusa favorece mucho a los empleados, y una mala clasificación puede conducir a sanciones severas, impuestos atrasados y multas si se considera que la relación es de facto empleo.

Cómo funciona un EOR en Rusia

Un Employer of Record (EOR) simplifica la expansión global al asumir las cargas legales y administrativas del empleo. En Rusia, un EOR proporciona un marco conforme para contratar, asegurando que sus operaciones permanezcan legales y eficientes.

• Estado de Empleador Legal: El EOR se convierte en el empleador legal de su fuerza laboral en Rusia, manejando todas las obligaciones legales.
• Gestión de Nóminas e Impuestos: El EOR gestiona procesamiento de nóminas local, incluyendo pagos de salarios, contribuciones sociales y retención del impuesto sobre la renta en cumplimiento con las regulaciones rusas.
• Administración de Beneficios: Administran beneficios obligatorios y complementarios para empleados, como seguro de salud, contribuciones a pensiones y licencias pagadas.
• Cumplimiento de la Ley Laboral: El EOR asegura el cumplimiento total del complejo Código Laboral ruso, incluyendo contratos de empleo, horas de trabajo, procesos de terminación y derechos de los empleados.
• Soporte y Orientación en Recursos Humanos: Brinda soporte continuo en recursos humanos tanto para la empresa cliente como para los empleados, incluyendo manejo de consultas y gestión de documentación relacionada con recursos humanos.

Beneficios de usar un EOR en Rusia

Para las empresas que buscan ingresar al mercado ruso sin el compromiso y la complejidad de establecer una entidad local, un EOR ofrece ventajas convincentes.

• Velocidad de Entrada al Mercado: Contrate empleados en Rusia rápidamente, a menudo en días o semanas, evitando el largo proceso de registro de entidad.
• Reducción de Riesgos y Cumplimiento: Mitigue los riesgos asociados con la navegación por las complejas y frecuentemente cambiantes leyes laborales rusas, regulaciones fiscales y cumplimiento de nóminas.
• Eficiencia en Costos: Evite los costos iniciales significativos y los gastos generales continuos asociados con la creación y mantenimiento de una subsidiaria local.
• Enfoque en el Negocio Principal: Libere recursos internos de tareas administrativas y de cumplimiento, permitiendo que su equipo se concentre en objetivos estratégicos y crecimiento.
• Adquisición de Talento: Acceda a un grupo más amplio de talento en Rusia sin restricciones geográficas o legales, lo que le permite contratar a los mejores profesionales independientemente del estado de su entidad.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Rusia incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Rusia.

Los empleadores en Rusia deben cumplir con varias obligaciones fiscales, principalmente relacionadas con las contribuciones a la seguridad social, impuestos sobre la nómina y retención del impuesto sobre la renta. Son responsables de pagar contribuciones a la seguridad social en nombre de los empleados, cubriendo seguro de pensiones (22%), seguro social (2.9%), seguro médico (5.1%) y seguro obligatorio contra accidentes (0.2%-8.5%), en función de los salarios brutos y los umbrales aplicables. Además, los empleadores deben retener el impuesto personal sobre la renta (PIT) al 13% para residentes que ganen hasta 5 millones de rublos anuales, y al 15% para ingresos superiores; los no residentes generalmente enfrentan una tasa del 30%.

El cumplimiento fiscal implica reportes oportunos: los informes mensuales de ingresos y retenciones de impuestos (Formulario 6-NDFL) deben presentarse antes de que termine el mes siguiente, los informes anuales (Formulario 2-NDFL) antes del 1 de marzo, y las contribuciones a la seguridad social antes del 15 del mes siguiente. Los empleadores también deben estar atentos a las deducciones fiscales de los empleados, incluyendo deducciones estándar, sociales, patrimoniales, de inversión y profesionales, que pueden reducir la renta gravable. Los trabajadores extranjeros y las empresas deben considerar reglas específicas, incluyendo posibles beneficios de los tratados fiscales para evitar la doble imposición.

El panorama salarial en Rusia varía significativamente según la industria, el rol y la región, siendo los salarios más altos generalmente en Moscú y San Petersburgo. Por ejemplo, los salarios anuales oscilan desde 800,000 RUB para médicos hasta hasta 4,000,000 RUB para ingenieros de software en TI. Los salarios mínimos se establecen a nivel federal en aproximadamente 19,242 RUB/mes en 2025, pero las autoridades regionales pueden imponer umbrales más altos. Los empleadores deben cumplir con estos mínimos para evitar sanciones.

Los paquetes de compensación suelen incluir salario base, bonificaciones y asignaciones como de rendimiento, vacaciones, transporte, comida y vivienda. Los salarios generalmente se pagan mensualmente mediante transferencias bancarias, con un ciclo de nómina del 1 al 15 del mes siguiente. Los empleadores son responsables de retener impuestos (13% para residentes, 30% para no residentes) y contribuciones sociales, y deben proporcionar recibos de sueldo detallados.

Las tendencias salariales son al alza, especialmente para roles especializados en TI, finanzas y salud, con pronósticos que indican aumentos moderados en 2025. Las empresas deben monitorear estas tendencias para mantener estrategias de compensación competitivas.

La ley laboral rusa garantiza a los empleados un mínimo de 28 días naturales de licencia anual pagada, que pueden dividirse en varias partes, siendo al menos una de ellas de no menos de 14 días. Los empleadores deben pagar a los empleados su salario promedio al menos tres días antes de que comience la licencia. La licencia no utilizada generalmente puede transferirse por hasta dos años, aunque se desalienta la acumulación prolongada. Los días festivos públicos son días no laborables con pago completo, incluyendo fechas importantes como Año Nuevo (1-6 y 8 de enero), Día Internacional de la Mujer (8 de marzo), Día de la Victoria (9 de mayo) y Día de Rusia (12 de junio).

Los beneficios por licencia por enfermedad dependen de la antigüedad, siendo los primeros tres días pagados por el empleador y los días siguientes cubiertos por el Fondo de Seguro Social, ofreciendo entre el 60% y el 100% de las ganancias promedio. La licencia parental incluye 70 días de maternidad con pago completo, y licencia parental hasta que el niño cumple tres años, con asignaciones hasta que el niño alcanza 1.5 años. También están disponibles licencias de paternidad y por adopción, siendo generalmente no remuneradas a menos que lo establezcan acuerdos colectivos. Otros tipos de licencia incluyen licencia por duelo, estudio, sin pago y potencialmente licencia sabática, dependiendo de las políticas del empleador.

Rusia exige varios beneficios para los empleados, incluyendo seguro social (aproximadamente 2.9%), contribuciones a la pensión (alrededor del 22%), seguro de salud obligatorio (unos 5.1%) y seguro por accidentes laborales (0.2%-8.5% dependiendo del riesgo de la industria). Los empleados tienen derecho a al menos 28 días de licencia pagada, días festivos, licencia por enfermedad y licencia de maternidad, con beneficios que generalmente son financiados a través de contribuciones del empleador y fondos sociales.

Más allá de los beneficios obligatorios, los empleadores suelen ofrecer beneficios opcionales como seguro de salud complementario (DMS), seguro de vida, planes de pensiones voluntarios, capacitación, programas de bienestar, subsidios de transporte y subsidios de vivienda. Los costos del seguro de salud complementario oscilan entre 30,000 y 150,000 rublos anuales por empleado y cada vez se espera más, especialmente en sectores urbanos y competitivos.

La composición del paquete de beneficios varía según el tamaño de la empresa y la industria. Las grandes empresas tienden a ofrecer beneficios integrales que incluyen DMS, seguro de vida y planes de pensiones, mientras que las PYMES pueden centrarse en los beneficios obligatorios principales. Las diferencias específicas de la industria y la región influyen en las ofertas, con sectores como TI y finanzas ofreciendo paquetes más atractivos.

Los acuerdos laborales en Rusia están regidos por el Código Laboral, que requiere contratos claros que especifiquen las funciones laborales, compensación, horario de trabajo y condiciones de terminación. Los empleadores deben incluir cláusulas obligatorias como nombres legales completos, descripción del trabajo, lugar de trabajo, fecha de inicio, detalles del salario, horario laboral, derecho a vacaciones, seguro social y condiciones de terminación. Los contratos pueden ser de duración indefinida, que continúa hasta que se rescinda, o de duración fija, limitada a cinco años y renovable bajo condiciones específicas.

Los períodos de prueba están regulados, con un máximo generalmente de tres meses, y hasta seis meses para roles de alta dirección. Los contratos de duración fija entre dos y seis meses pueden tener un período de prueba de hasta dos semanas. Las cláusulas de confidencialidad son exigibles si son razonables, mientras que las cláusulas de no competencia requieren una adaptación cuidadosa y pueden implicar compensación. Las modificaciones del contrato requieren consentimiento mutuo, y la terminación debe seguir procedimientos estrictos, incluyendo aviso y documentación adecuados, para evitar disputas legales.

El trabajo remoto en Rusia es cada vez más prevalente, impulsado por el progreso tecnológico y las cambiantes expectativas de los empleados. El marco legal, basado principalmente en enmiendas al Código Laboral, exige contratos laborales formales para los arreglos remotos, especificando roles, horarios y provisiones de equipo. Los empleados tienen derecho a trabajar de forma remota si es factible, pero los empleadores deben garantizar condiciones de trabajo seguras, seguridad de datos y el equipo adecuado o compensación. Las condiciones de terminación deben estar claramente detalladas en los contratos.

Los empleadores están adoptando diversos arreglos de trabajo flexibles, incluyendo:

Puntos clave de datos:

Este panorama en evolución enfatiza la claridad legal y los arreglos flexibles para atraer talento y optimizar la productividad en el entorno de trabajo remoto en Rusia.

En Rusia, la terminación del empleo está regulada por procedimientos legales estrictos establecidos en el Código Laboral. Los empleadores deben seguir períodos de aviso específicos según la categoría del empleado: tres días para empleados generales y probatorios, y un mes para gerentes y ejecutivos. La indemnización por despido se exige en varios casos, como redundancia (salario promedio de un mes), servicio militar (salario de dos semanas), culpa del empleador (un mes), y expiración del contrato de duración determinada (un mes). El cálculo de la indemnización se basa en el salario promedio del empleado durante los últimos 12 meses.

Las principales causas de terminación incluyen motivos justificados—como mala conducta grave, incumplimiento del rendimiento o pérdida de confianza—y motivos sin causa, como liquidación de la empresa o reestructuración. El cumplimiento de los procedimientos implica la documentación adecuada, avisos escritos oportunos, posible consulta con el sindicato, ofrecer puestos alternativos adecuados, emitir órdenes formales y liquidar todas las deudas, incluyendo salarios y indemnización, en el último día. Los empleadores también deben actualizar los registros de empleo, que desde 2021 se mantienen electrónicamente.

Los empleados están protegidos contra despidos injustificados mediante posibles reincorporaciones, compensación por pérdida de ingresos y daños morales. Ciertas categorías, incluyendo mujeres embarazadas y empleados en licencia por enfermedad o vacaciones, disfrutan de protecciones adicionales. Los empleados pueden apelar las decisiones de terminación a través de tribunales laborales o autoridades.

El mercado de freelancers en Rusia está en expansión, ofreciendo a las empresas flexibilidad y acceso a habilidades especializadas. Las distinciones legales clave incluyen control, integración, pago, herramientas y duración de la relación, siendo que los Contractors generalmente operan de manera autónoma en términos de proyectos. Los riesgos de clasificación incorrecta son significativos, por lo que los contratos claros son esenciales, cubriendo alcance, entregables, pago, derechos de propiedad intelectual, confidencialidad y jurisdicción legal.

Los independent contractors en Rusia deben gestionar sus impuestos y contribuciones sociales, a menudo registrándose como autoempleados o emprendedores individuales, con tasas impositivas alrededor del 4-6%. Son responsables del seguro de pensión y médico, con algunas contribuciones voluntarias. Los Freelancers son comunes en los sectores de TI, marketing, finanzas, construcción, logística y educación.

El sistema de permisos de trabajo de Rusia requiere que los extranjeros obtengan las visas y permisos adecuados para empleo legal, con varias opciones adaptadas al tipo de empleo y nivel de habilidades. La más común es la Work Visa, que requiere patrocinio del empleador, un permiso de trabajo y cumplimiento con las cuotas establecidas anualmente por el gobierno. Las visas para Especialista Altamente Cualificado (HQS) ofrecen una validez más larga (hasta tres años) con procedimientos simplificados para profesionales calificados que ganan por encima de un umbral determinado. Las visas de negocios a corto plazo y de estudiante cumplen propósitos específicos, pero generalmente no permiten el empleo.

El proceso de solicitud implica patrocinio del empleador, aprobación de la cuota y presentación de documentos como pasaportes, credenciales educativas, certificados médicos y contratos de trabajo. Los empleadores son responsables de garantizar el cumplimiento con los requisitos de registro, notificación y legislación laboral. Las tarifas de visa y los tiempos de procesamiento varían, con duraciones que van desde unas semanas hasta varios meses. Los trabajadores extranjeros y sus dependientes deben cumplir con las obligaciones de registro y renovación para mantener el estatus legal.

Los empleadores y empleados deben garantizar la renovación oportuna de la visa, el registro adecuado y la documentación precisa para mantener el cumplimiento y evitar problemas legales.