Navegar por las complejidades de la tributación laboral es un aspecto crítico para operar en cualquier país, y Kenia no es la excepción. El sistema tributario keniano, supervisado principalmente por la Kenya Revenue Authority (KRA), requiere que los empleadores comprendan y cumplan con varias obligaciones relacionadas con su fuerza laboral. Esto incluye calcular y remitir correctamente los impuestos sobre la nómina, las contribuciones a la seguridad social y garantizar la retención precisa del impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados.
El cumplimiento de las leyes fiscales kenianas es esencial para que las empresas eviten sanciones, intereses y problemas legales. Tanto empleadores como empleados tienen responsabilidades distintas respecto a contribuciones y deducciones, diseñadas para financiar los servicios públicos y programas de bienestar social. Entender estos requisitos es clave para operaciones comerciales fluidas y legales en Kenia.
Obligaciones del Employer Social Security y del Impuesto sobre la Nómina
Los empleadores en Kenia son responsables de contribuir a varios esquemas obligatorios de seguridad social y nómina en nombre de sus empleados. Las contribuciones principales incluyen el National Social Security Fund (NSSF) y el National Hospital Insurance Fund (NHIF).
National Social Security Fund (NSSF)
El NSSF es un esquema de ahorro obligatorio para la jubilación. Las contribuciones se comparten entre el empleador y el empleado. La Ley del NSSF, 2013, introdujo una estructura de contribución escalonada basada en las ganancias pensionables mensuales de un empleado.
Para 2025, se espera que las contribuciones sigan la implementación escalonada de la Ley del NSSF, 2013. La contribución se calcula en base a dos niveles de ganancias pensionables:
- Nivel I: Ganancias hasta el Límite Inferior (KSh 7,000 por mes).
- Nivel II: Ganancias entre el Límite Inferior y el Límite Superior (KSh 36,000 por mes).
La tasa total de contribución es del 12% de las ganancias pensionables, dividida en partes iguales entre el empleador y el empleado (6% cada uno).
| Nivel | Rango de Ganancias Pensionables | Contribución Mensual Total (12%) | Participación del Empleador | Participación del Empleado |
|---|---|---|---|---|
| Nivel I | Hasta KSh 7,000 | KSh 840 | KSh 420 | KSh 420 |
| Nivel II | KSh 7,001 a KSh 36,000 | KSh 3,480 (sobre KSh 29,000) | KSh 1,740 | KSh 1,740 |
| Máximo | KSh 36,000 | KSh 4,320 | KSh 2,160 | KSh 2,160 |
Los empleadores deben registrarse en el NSSF y remitir las contribuciones mensualmente antes del 9º día del mes siguiente.
National Hospital Insurance Fund (NHIF)
El NHIF es un esquema obligatorio de seguro de salud. Las contribuciones se basan en los ingresos brutos mensuales del empleado. La contribución se deduce únicamente del salario del empleado, pero el empleador es responsable de remitirla al NHIF.
| Ingreso Bruto Mensual | Contribución Mensual |
|---|---|
| Hasta KSh 5,999 | KSh 150 |
| KSh 6,000 - 7,999 | KSh 300 |
| KSh 8,000 - 11,999 | KSh 400 |
| KSh 12,000 - 14,999 | KSh 500 |
| KSh 15,000 - 19,999 | KSh 600 |
| KSh 20,000 - 24,999 | KSh 750 |
| KSh 25,000 - 29,999 | KSh 850 |
| KSh 30,000 - 34,999 | KSh 900 |
| KSh 35,000 - 39,999 | KSh 950 |
| KSh 40,000 - 44,999 | KSh 1,000 |
| KSh 45,000 - 49,999 | KSh 1,100 |
| KSh 50,000 - 59,999 | KSh 1,200 |
| KSh 60,000 - 69,999 | KSh 1,300 |
| KSh 70,000 - 79,999 | KSh 1,400 |
| KSh 80,000 - 89,999 | KSh 1,500 |
| KSh 90,000 - 99,999 | KSh 1,600 |
| KSh 100,000 en adelante | KSh 1,700 |
Los empleadores deben registrarse en el NHIF y remitir las contribuciones mensualmente antes del 9º día del mes siguiente.
Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta
Los empleadores deben retener el impuesto sobre la renta de los salarios y sueldos de sus empleados bajo el sistema Pay As You Earn (PAYE). Este impuesto retenido se remite a la KRA en nombre del empleado. El PAYE se calcula en base a los ingresos gravables del empleado después de considerar las deducciones y alivios permitidos.
Los ingresos gravables incluyen salario básico, asignaciones, beneficios (a menos que estén específicamente exentos) y bonificaciones.
Las tasas del impuesto sobre la renta para residentes son progresivas, lo que significa que los ingresos más altos se gravan a tasas mayores. Para 2025, se espera que los tramos y tasas sean los siguientes:
| Ingreso Gravable Mensual | Ingreso Gravable Anual | Tasa de Impuesto |
|---|---|---|
| Hasta KSh 24,000 | Hasta KSh 288,000 | 10% |
| KSh 24,001 - 32,333 | KSh 288,001 - 388,000 | 25% |
| KSh 32,334 - 500,000 | KSh 388,001 - 6,000,000 | 30% |
| KSh 500,001 - 800,000 | KSh 6,000,001 - 9,600,000 | 35% |
| Por encima de KSh 800,000 | Por encima de KSh 9,600,000 | 40% |
Los empleadores deben calcular el monto correcto de PAYE para cada empleado en función de sus ingresos gravables mensuales y los tramos y tasas aplicables, considerando las deducciones fiscales elegibles.
Deducciones y Deducciones Personales de los Empleados
Los empleados en Kenia tienen derecho a ciertos alivios fiscales y pueden reclamar deducciones que reducen sus ingresos gravables, disminuyendo así su obligación de PAYE. Los empleadores deben tener en cuenta estos aspectos en el cálculo del PAYE.
Alivio Personal: Un alivio fijo mensual otorgado a todos los individuos residentes. Para 2025, se espera que este alivio sea de KSh 2,400 por mes (KSh 28,800 anualmente). Esta cantidad se deduce directamente de la obligación fiscal calculada.
Alivio por Seguro: Disponible para empleados que pagan primas por seguros de vida, seguros de salud o pólizas educativas para ellos mismos, su cónyuge o hijos. El alivio se concede al 15% de las primas pagadas, con un límite de KSh 5,000 por mes (KSh 60,000 anualmente).
Alivio por Intereses Hipotecarios: Disponible para empleados que han obtenido un préstamo hipotecario de una institución financiera registrada para comprar o mejorar su vivienda residencial de ocupación propia. El alivio se concede sobre los intereses pagados, con un límite de KSh 8,333.33 por mes (KSh 100,000 anuales).
Alivio por Vivienda Asequible: Introducido para apoyar el Gravamen de Vivienda Asequible. Este alivio se concede al 15% de la contribución del empleado al Gravamen de Vivienda Asequible, con un límite de KSh 2,400 por mes.
Contribuciones a la Jubilación: Las contribuciones obligatorias a esquemas de pensiones registrados (como el NSSF) y las contribuciones voluntarias a esquemas aprobados son deducibles de los ingresos gravables, sujeto a ciertos límites.
Los empleadores deben obtener la documentación necesaria de los empleados para aplicar correctamente los alivios y deducciones.
Plazos de Cumplimiento y Reporte Fiscal
Los empleadores tienen plazos estrictos para presentar declaraciones y remitir impuestos y contribuciones en Kenia. El incumplimiento resulta en sanciones e intereses.
- PAYE mensual, NSSF y NHIF: Los empleadores deben presentar declaraciones y remitir el PAYE retenido y las contribuciones al NSSF y NHIF antes del 9º día del mes siguiente. La presentación y el pago generalmente se realizan electrónicamente a través del portal KRA iTax y los portales respectivos del NSSF/NHIF.
- Declaraciones anuales de PAYE: Los empleadores deben presentar una declaración anual de PAYE (formulario P10) que resuma las remuneraciones totales pagadas y el PAYE retenido durante el año. Esta declaración vence el último día de febrero siguiente al fin del año calendario (por ejemplo, para el año que termina el 31 de diciembre de 2024, el P10 vence el 28 de febrero de 2025). También deben proporcionar a cada empleado un formulario P9A detallando sus ingresos y deducciones de PAYE durante el año.
- Otras declaraciones anuales: Dependiendo de la estructura y actividades del negocio, otras declaraciones anuales como la declaración de impuesto sobre la renta corporativa también tienen plazos específicos.
Mantener registros precisos de la nómina es crucial para reportar de manera oportuna y correcta.
Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras
Los trabajadores y empresas extranjeras que operan en Kenia enfrentan consideraciones fiscales específicas según su condición de residencia y la naturaleza de sus actividades.
Trabajadores Extranjeros:
- Condición de Residencia: Las obligaciones fiscales de un trabajador extranjero dependen de si se considera residente o no residente a efectos fiscales. La residencia generalmente se determina por el número de días en Kenia (183 días en un año fiscal o un promedio de 122 días en tres años consecutivos, entre otros criterios).
- Tasas de Impuesto: Los trabajadores extranjeros residentes son gravados sobre sus ingresos mundiales a las mismas tasas progresivas que los ciudadanos kenianos. Los trabajadores no residentes solo gravan sus ingresos fuente en Kenia. Las tasas para no residentes sobre ingresos laborales suelen ser iguales a las tasas de residentes, pero no tienen derecho a alivios personales.
- PAYE: Los empleadores deben aplicar PAYE a los ingresos de los trabajadores extranjeros que ganan en Kenia, independientemente de su condición de residencia, aunque el cálculo puede variar ligeramente para no residentes (sin alivio personal).
- Seguridad Social: Los trabajadores extranjeros en asignaciones temporales o contratos específicos pueden estar exentos de contribuciones al NSSF si están cubiertos por un esquema de seguridad social en su país de origen con un acuerdo recíproco con Kenia. El NHIF generalmente es obligatorio para todos los empleados que generan ingresos en Kenia.
Empresas Extranjeras:
- Establecimiento Permanente (EP): La responsabilidad fiscal de una empresa extranjera en Kenia depende de si establece un establecimiento permanente (EP). Un EP generalmente surge si la empresa tiene un lugar fijo de negocios o realiza actividades en Kenia durante un período significativo.
- Impuesto sobre Sociedades: Si una empresa extranjera tiene un EP en Kenia, es responsable del impuesto sobre la renta de las ganancias atribuibles a ese EP a la tasa de impuesto corporativo residente (actualmente 30%). Si no existe un EP, la empresa aún puede estar sujeta a retenciones en la fuente sobre ciertos tipos de ingresos provenientes en Kenia (por ejemplo, honorarios de gestión, regalías).
- Obligaciones del Empleador: Una empresa extranjera que emplea personal en Kenia, incluso sin un EP, puede aún así estar obligada a registrarse como empleador y cumplir con las obligaciones de PAYE, NSSF y NHIF para esos empleados.
Comprender estas particularidades es vital para que las entidades extranjeras y sus empleados aseguren el cumplimiento total de las leyes fiscales kenianas. Utilizar un Employer of Record puede ayudar a las empresas extranjeras a gestionar estas complejas obligaciones laborales y fiscales locales sin necesidad de establecer una entidad o EP local.
