Employer of Record in Deutschland

Wie ein Employer of Record in Deutschland funktioniert

Die Suche nach der richtigen Person ist nur der Anfang des Einstellungsprozesses in Deutschland. Der schwierigere Teil besteht darin, eine lokale juristische Person zu gründen, um deutsches Talent einzustellen. Hier kann ein Employer of Record (EOR) ausländischen Unternehmen Vorteile bieten. Als rechtlicher Arbeitgeber stellt der EOR die compliant Einstellung deutscher Mitarbeiter sicher und verwaltet globale Gehaltsabrechnungen und Leistungen im Einklang mit den deutschen Arbeitsgesetzen.

Rivermate’s EOR-Dienste basieren auf drei Säulen:

• HR-Experten, die den lokalen Markt und die Beschäftigungsgesetze verstehen.
• Ein Netzwerk deutscher Partner, das es uns ermöglicht, wettbewerbsfähige Leistungen anzubieten.
• Die Rivermate Plattform, die jeden Aspekt des Arbeitsverhältnisses vereinfacht.

Deutscher Arbeitsmarkt: Auf einen Blick

Der Einstellungsmarkt
Höchste Einstellungsaktivität:	Berlin, München, Hamburg, Frankfurt
Einstellungszeiträume:	Lokale junior oder Supportrollen: 2-3 Wochen Lokale Seniorrollen: Bis zu 6 Wochen Ausländer: Bis zu 12 Wochen
Gefragte Branchen:	Ingenieurwesen, Fertigung, Pharmazie, erneuerbare Energien, IT
Branchen mit Fachkräftemangel:	Gesundheitswesen, Medizin, Lebensmittelwissenschaften, Bildung und professionelle Dienstleistungen
Der Gehaltsmarkt
Arbeitgeberbeiträge:	Gesamtkosten für den Arbeitgeber liegen zwischen 20% und 23% des Bruttogehalts des Mitarbeiters, bis zu den gesetzlichen Einkommenshöchstgrenzen.
	Rentenversicherung: 9,3% Arbeitslosenversicherung: 1,3% Krankenversicherung: 7,3% + 1,45% Pflegeversicherung: 1,8% Berufsunfallversicherung: 1-1,6% Insolvenzabgabe: 0,15%
Gesetzlicher Mindestlohn:	€13,90/Stunde ab Januar 2026.
Durchschnittliches Bruttojahresgehalt für Deutschland:	€53.900
Einkommensteuer der Arbeitnehmer:	Bis zu €12.348, zahlen die Arbeitnehmer 0%. Danach 14%-45%, abhängig vom Jahresgehalt.

Was kostet es, in Deutschland einzustellen?

Arbeitgeberbeiträge in Deutschland beeinflussen die gesamten Beschäftigungskosten erheblich und sind höher als manche Arbeitgeber erwarten. Vergütungspakete setzen sich zusammen aus Grundgehalt, Sozialversicherungsbeiträgen, gesetzlichen Leistungen und weiteren vom Arbeitgeber bereitgestellten Vorteilen.

Grundgehalt

Gehälter in Deutschland variieren stark nach Stadt und Branche. Die Bruttomedian-Gehälter unterscheiden sich auch zwischen West- und Ostdeutschland. Zur Veranschaulichung:

• Westdeutschland: €56.250 pro Jahr.
• Ostdeutschland: €48.750 pro Jahr (ohne Berlin).
• München (West): €64.750 pro Jahr.
• Dresden (Ost): €51.000 pro Jahr.

Branchen mit den höchsten Median-Gehältern sind Banking, Luft- und Raumfahrt sowie Versicherung, während Hotellerie, Tourismus und Facharbeiter häufig unter dem deutschen Jahresbruttomedianlohn von €53.900 verdienen.

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Die Arbeitgeberbeiträge in Deutschland belaufen sich auf etwa 21 bis 23% des Gehalts. Sie setzen sich derzeit zusammen aus:

Beitrag	Arbeitgeberanteil
Rentenversicherung	9,3% bis zu einer Einkommensgrenze von €101.400 jährlich
Arbeitslosenversicherung	1,3% bis zu einer Einkommensgrenze von €101.400 jährlich
Gesetzliche Krankenversicherung	7,3% + 1,3% bis zu einer Einkommensgrenze von €69.750 jährlich
Pflegeversicherung	1,8% bis zu einer Einkommensgrenze von €69.750 jährlich
Insolvenzabgabe	0,15%, bis zu einer Einkommensgrenze von €101.400 jährlich

Für bestimmte Branchen oder Unfallrisiken zahlt der Arbeitgeber zudem eine Betriebshaftpflichtversicherung.

Gesetzliche Leistungen

In Deutschland müssen Arbeitgeber bei der Kalkulation der Beschäftigungskosten mehrere gesetzliche Leistungen einrechnen. Diese umfassen:

• Gesetzlicher bezahlter Jahresurlaub: Mindestens 20 bezahlte Urlaubstage pro Jahr.
• Gesetzliche Krankentagegwith: Sechs Wochen pro Krankheitsfall gemäß Gesetz zur Weiterzahlung der Entgeltfortzahlung. Arbeitgeber müssen 100% des Gehalts für die vollen sechs Wochen zahlen.
• Mutterschaftsurlaub: Vierzehn Wochen bezahlter Mutterschaftsurlaub. Dieser ist in sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt aufgeteilt.
• Vaterschaftsurlaub: Anspruchsberechtigte Arbeitnehmer können bis zu 3 Jahre jobgeschützte Freistellung pro Kind nehmen.

Das Fazit

Deutschland ist eher ein Markt mit moderaten bis hohen Beschäftigungskosten. Im Jahr 2025 lagen die durchschnittlichen Arbeitskosten etwa 29% über dem EU-Durchschnitt. Arbeitgeber sollten hohe Gehälter zusammen mit anderen erheblichen Beschäftigungskosten budgetieren.

Berechnung der Einstellkosten in Deutschland

Wie der Einstellungsprozess in Deutschland tatsächlich aussieht

Insgesamt: 🟡 Moderat herausfordernd

Weniger schwierig zu navigieren	Höher herausfordernd zu navigieren
🟢 Allgemeine Talentverfügbarkeit	🔴 Spezialisten suchen
🟡 Einstellungsaktivität in Hauptzentren	🔴 Erwartungen der Kandidaten
🟡 Gehaltsdruck	🔴 Stark reguliertes Arbeitsrecht

Ausländische Unternehmen, die erstmals in den Markt eintreten, treffen auf ein stark strukturiertes und reguliertes Beschäftigungsumfeld, bei dem die Einhaltung der deutschen Arbeitsgesetze Vorrang hat.

Deutschland verfügt über einen großen Talentpool an Fachkräften, die in spezialisierten Branchen wie erneuerbare Energien, Präzisionsfertigung und Pharmazie tätig sind. Ausländische Arbeitgeber stellen in Deutschland ein, wenn sie nach Führungskräften, Ingenieuren, regionalen Verkaufsleitern, Projektmanagern und Beratern suchen.

Derzeit ist der deutsche Arbeitsmarkt unter Druck, die Arbeitslosigkeit steigt. Gleichzeitig besteht in Schlüsselindustrien Fachkräftemangel. In diesen Branchen ist es nicht unüblich, Kandidaten Angebote mit deutlich über dem deutschen Jahresbruttomedianlohn zu machen.

Arbeitgeber können für dieselben Rollen in München, Berlin, Hamburg und Frankfurt mit deutlich höheren Kosten rechnen. Dies liegt zum Teil an den hohen Lebenshaltungskosten in diesen Städten, aber auch daran, dass dort viele hochqualifizierte Kandidaten leben.

Was Sie bei der Anstellung von Expats in Deutschland wissen sollten

Der deutsche Einwanderungsprozess variiert, je nachdem, ob ein Arbeitnehmer innerhalb oder außerhalb des Landes einen Arbeitsvisum beantragt.

Wenn eine Person bereits in Deutschland lebt und berechtigt ist, ein Arbeitsvisum zu beantragen, wird die Bewerbung von der lokalen Ausländerbehörde (Ausländeramt) bearbeitet, anstatt einer deutschen Botschaft im Ausland. Die Bearbeitungszeit für diese Art von Antrag beträgt zwischen 4 und 12 Wochen.
Das Leben in Deutschland erlaubt ausländischen Staatsangehörigen nicht automatisch, hier zu arbeiten. In diesem Fall kann der Kandidat möglicherweise erst nach Erhalt der entsprechenden Genehmigung anfangen zu arbeiten.

Personen, die im Ausland ein Arbeitsvisum beantragen, müssen dies bei ihrer örtlichen deutschen Botschaft oder ihrem Konsulat tun. Dieser Prozess kann 6 bis 12 Wochen dauern, vorausgesetzt alle Dokumente sind vorhanden und das Interview verläuft erfolgreich.

Gängige Visaarten in Deutschland sind:

Fachkraft / EU Blue Card: Bewerber benötigen ein konkretes Stellenangebot oder einen Arbeitsvertrag in Deutschland, der ihrer Berufsausbildung entspricht, wobei die Position auf einen anerkannten Universitätsabschluss (deutscher oder gleichwertiger ausländischer Abschluss) abgestimmt ist.

Der Mindestgehaltschwellenwert für die EU Blue Card beträgt €50.700 jährlich für Standardberufe oder €45.934,20 jährlich für Mangelberufe.

Wichtige Compliance-Aspekte für ausländische Arbeitgeber in Deutschland

Die Beschäftigungsverordnung in Deutschland ist sehr strukturiert, mit detaillierten Regelungen für alle Aspekte des Arbeitsverhältnisses. Arbeitgeber, die erstmals in Deutschland einstellen, sollten auf mehrere wichtige Compliance-Themen achten.

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Das deutsche Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) betrifft Arbeitgeber, die die Dienste eines Zeitarbeitsunternehmens oder eines Employer of Record (COR) nutzen. Dieses verlangt, dass die Agentur oder der EOR eine gültige Überlassungslizenz (ausgestellt von der Bundesagentur für Arbeit) besitzt und eine Überlassungsdauer auf 18 Monate begrenzt ist. Eine Agentur oder ein EOR-Anbieter muss den Prozess und die Bestimmungen des AÜG sorgfältig verwalten, da Verstöße zu Strafen führen können.

Arbeitsverträge

Arbeitsverträge müssen so gestaltet sein, dass sie deutschem Recht entsprechen, nicht dem Recht des Landes, in dem der Arbeitgeber tätig ist. Ein Aspekt des deutschen Arbeitsrechts, der besondere Aufmerksamkeit erfordert, sind Tarifverträge. Diese regeln die Mindestarbeitsbedingungen für bestimmte Branchen. Wo sie gelten, müssen Arbeitsverträge entsprechend formuliert werden.

Scheingewerkschaftliche Einstufung

Nach deutschem Recht stellt die Scheingewerkschaftliche Einstufung eine schwere Straftat dar. Dies tritt am häufigsten auf, wenn ein Auftragnehmer eingestellt, aber dann als Arbeitnehmer behandelt wird. Behörden unterscheiden klar zwischen Vollzeitangestellten und Contractors. Diese Unterscheidung basiert darauf, wie viel Autonomie der Contractor hat, um eigene Aufträge zu entscheiden und andere Kunden anzunehmen. Kontrolle über Arbeitszeiten und Freistellungen kann ebenfalls herangezogen werden, um festzustellen, ob der Contractor tatsächlich als Arbeitnehmer tätig ist.

Wenn ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als Contractor eingestuft wurde, können die Behörden den Arbeitgeber auffordern, Rückzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu leisten. Der Arbeitgeber kann außerdem verpflichtet sein, Strafen oder Bußgelder zu zahlen.

Kündigungen

Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Deutschland unterliegt strengen Arbeitnehmerschutzvorschriften, insbesondere für Arbeitnehmer, die durch das Kündigungsschutzgesetz abgedeckt sind. Die wichtigsten Überlegungen sind ein gerechtfertigter Kündigungsgrund, die Einhaltung von Kündigungsfristen und die Zahlung einer Abfindung an berechtigte Arbeitnehmer.

Wenn Arbeitgeber die Mindestanforderungen an Kündigungsfristen und Abfindungszahlungen nicht einhalten, kann der Kündigungsvorgang beim örtlichen Arbeitsgericht angezeigt werden.

Wie ein Employer of Record bei der Einstellung in Deutschland helfen kann

An diesem Punkt sind die Herausforderungen bei der Einstellung in Deutschland deutlich. Nachdem Sie den richtigen Kandidaten gefunden haben, müssen Sie ihn rechtlich beschäftigen. Das erfordert die Gründung einer juristischen Person und die Navigation durch lokale Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnung, Steuern, gesetzliche Leistungen und Einwanderungsverfahren. All dies muss ohne Compliance-Fehler erfolgen.

Ein Employer of Record, wie Rivermate, bietet Ihnen eine weitere Option. Wir können Ihren Mitarbeiter oder Ihr kleines Team mit unserer bestehenden Infrastruktur und Expertise einstellen. Als rechtlicher Arbeitgeber übernehmen wir das gesamte Management – vom Onboarding bis zum Austritt – und gewährleisten die Einhaltung der deutschen Gesetze.

Für Sie als ausländischer Arbeitgeber ändert dies die Bedeutung des Einstellens in Deutschland. Sie können sich auf den Ausbau Ihres Geschäfts konzentrieren, während wir jeden Aspekt des Arbeitsverhältnisses handhaben.

Bereit, in Deutschland einzustellen?

Haben Sie die Person gefunden, die Sie in Deutschland einstellen möchten? Sprechen Sie mit unserem deutschen Hiring-Experten über Ihre Einstellungsbedürfnisse.

Quellen:

Beschäftigung und Sozialversicherung in Deutschland
Deutschland - Privatperson - Sonstige Steuern
Deutschland Bruttomindestlöhne
Durchschnittliches Bruttomonatsgehalt - Statistisches Bundesamt
Was Deutschland im Jahr 2026 verdient: Stepstone veröffentlicht neuen Gehaltsreport basierend auf 1,3 Millionen Datenpunkten