Employer of Record in Deutschland

Wie ein Employer of Record in Deutschland funktioniert

Einen passenden Kandidaten zu finden, ist nur der Anfang des Einstellungsprozesses in Deutschland. Der schwierigste Teil ist die Gründung einer lokalen juristischen Person, um deutsches Talent einzustellen. Hier kann ein Employer of Record (EOR) für ausländische Unternehmen von Vorteil sein. Als rechtlicher Arbeitgeber stellt der EOR die regelkonforme Einstellung deutscher Mitarbeitender sicher und verwaltet globale Gehaltsabrechnung sowie Sozialleistungen im Einklang mit dem deutschen Arbeitsrecht.

Die EOR-Dienstleistungen von Rivermate basieren auf drei Säulen:

• HR-Experten, die den lokalen Markt und die Arbeitsgesetze verstehen.
• Ein Netzwerk deutscher Partner, das uns ermöglicht, wettbewerbsfähige Leistungen anzubieten.
• Die Rivermate Plattform, die jeden Aspekt des Arbeitsverhältnisses vereinfacht.

Deutscher Arbeitsmarkt: Auf einen Blick

Das Einstellungs-
Größte Einstellungsaktivität:	Berlin, München, Hamburg, Frankfurt
Einstellungsfristen:	Lokale Junior- oder Support-Positionen: 2-3 Wochen Lokale Führungspositionen: bis zu 6 Wochen Ausländer: bis zu 12 Wochen
Nachgefragte Branchen:	Ingenieurwesen, Fertigung, Pharmazeutika, erneuerbare Energien, IT
Branchen mit Fachkräftemangel:	Gesundheitswesen, Medizin, Lebensmittelwissenschaften, Bildung und professionelle Dienstleistungen
Der Gehaltsmarkt
Arbeitgeberbeiträge:	Gesamtkosten für den Arbeitgeber liegen zwischen 20% und 23% des Bruttogehalts des Mitarbeiters, bis zu den gesetzlichen Einkommensobergrenzen.
	Rentenversicherung: 9,3% Arbeitslosenversicherung: 1,3% Krankenversicherung: 7,3% + 1,45% Langzeitpflegeversicherung: 1,8% Berufsgenossenschaft: 1-1,6% Insolvenzbeitrag: 0,15%
Gesetzlicher Mindestlohn:	€13,90/Stunde ab Januar 2026.
Durchschnittliches Bruttojahresgehalt für Deutschland:	€53.900
Einkommensteuer der Mitarbeitenden:	Bis €12.348 zahlen Mitarbeitende 0%. Danach 14%-45%, je nach Jahresgehalt.

Was kostet die Einstellung in Deutschland?

Die Arbeitgeberbeiträge in Deutschland beeinflussen die Gesamtkosten deutlich und sind höher, als manche Arbeitgeber erwarten. Vergütungs Pakete setzen sich zusammen aus Grundgehalt, Sozialversicherungsbeiträgen, gesetzlichen Leistungen und weiteren vom Arbeitgeber gewährten Benefits.

Grundgehalt

Gehälter in Deutschland variieren stark nach Stadt und Branche. Die Bruttomedianlöhne unterscheiden sich ebenfalls zwischen West- und Ostdeutschland. Zur Veranschaulichung:

• Westdeutschland: €56.250 pro Jahr.
• Ostdeutschland: €48.750 pro Jahr (ohne Berlin).
• München (West): €64.750 pro Jahr.
• Dresden (Ost): €51.000 pro Jahr.

Branchen mit den höchsten Medianlöhnen sind Bankwesen, Luftfahrt und Versicherungen, während Hotellerie, Tourismus und Handwerk oft unter dem deutschen Jahresdurchschnittsgehalt von €53.900 verdienen.

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Die Arbeitgeberbeiträge in Deutschland belaufen sich auf ca. 21 bis 23% des Gehalts. Diese setzen sich derzeit zusammen aus:

Beitrag	Arbeitgeberanteil
Rentenversicherung	9,3% bis zu einer Jahresverdienstobergrenze von €101.400
Arbeitslosenversicherung	1,3% bis zu einer Jahresverdienstobergrenze von €101.400
Gesetzliche Krankenversicherung	7,3% + 1,3% bis zu einer Jahresverdienstobergrenze von €69.750
Pflegeversicherung	1,8% bis zu einer Jahresverdienstobergrenze von €69.750
Insolvenzbeitrag	0,15%, bis zu einer Jahresverdienstobergrenze von €101.400

Auch fällt für bestimmte Branchen oder Risikoarten eine Unfallversicherung durch den Arbeitgeber an.

Gesetzliche Leistungen

In Deutschland müssen Arbeitgeber bei der Berechnung der Beschäftigungskosten mehrere gesetzliche Leistungen berücksichtigen. Diese sind:

• Gesetzlicher bezahlter Jahresurlaub: Mindestens 20 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr.
• Gesetzlicher Krankengeldanspruch: Sechs Wochen pro Krankheitsfall nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Arbeitgeber zahlen für die vollen sechs Wochen 100% des Gehalts.
• Mutterschutz: Vierzehn Wochen bezahlten Mutterschutz. Dieser ist in sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt aufgeteilt.
• Vaterschaftsurlaub: Berechtigte Mitarbeitende haben Anspruch auf bis zu 3 Jahre jobgeschützte Freistellung pro Kind.

Das Fazit

Deutschland gilt als ein moderat bis hoch kostspieliger Arbeitsmarkt. Im Jahr 2025 lagen die durchschnittlichen Arbeitskosten etwa 29% über dem EU-Durchschnitt. Arbeitgeber sollten hohe Gehälter und weitere erhebliche Beschäftigungskosten einkalkulieren.

Berechnung der Einstellkosten in Deutschland

Wie das Einstellen in Deutschland wirklich aussieht

Gesamtbild: 🟡 Moderat herausfordernd

Einfacher zu navigieren	Herausfordernder zu navigieren
🟢 Gesamtverfügbarkeit an Talenten	🔴 Spezialistenmangel
🟡 Einstellungsaktivität in großen Zentren	🔴 Kandidatenerwartungen
🟡 Gehaltsdruck	🔴 Stark reglementiertes Arbeitsrecht

Ausländische Arbeitgeber, die erstmals auf den Markt treten, finden ein stark strukturiertes und reguliertes Arbeitsumfeld vor, bei dem die Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts Priorität hat.

Deutschland verfügt über einen großen Talentpool an qualifizierten Fachkräften, die in spezialisierten Sektoren wie erneuerbare Energien, Präzisionsfertigung und Pharmazeutika tätig sind. Ausländische Arbeitgeber stellen in Deutschland ein, wenn sie nach Führungskräften, Ingenieuren, Regionalverkaufsleitern, Projektmanagern und Beratern suchen.

Derzeit steht der deutsche Arbeitsmarkt unter Druck, die Arbeitslosigkeit steigt. Gleichzeitig gibt es in Schlüsselindustrien Fachkräftemangel. In diesen Branchen ist es nicht ungewöhnlich, dass Kandidaten Angebotspakete erhalten, die deutlich über dem deutschen Durchschnittsgehalt von €53.900 liegen.

Arbeitgeber sollten für die gleichen Rollen in München, Berlin, Hamburg und Frankfurt deutlich mehr bezahlen. Das liegt zum Teil an den hohen Lebenshaltungskosten in diesen Städten, aber auch daran, dass dort viele hochqualifizierte Kandidaten leben.

Was Sie wissen sollten, wenn Sie Expats in Deutschland einstellen

Der deutsche Einwanderungsprozess unterscheidet sich, je nachdem, ob ein Mitarbeitender sich um ein Arbeitsvisum innerhalb oder außerhalb des Landes bewirbt.

Wenn eine Person bereits in Deutschland lebt und berechtigt ist, ein Arbeitsvisum zu beantragen, übernimmt die lokale Ausländerbehörde (Ausländerbehörde) die Bearbeitung des Antrags, nicht eine deutsche Botschaft im Ausland. Die Bearbeitungszeit für diese Art von Antrag beträgt zwischen 4 und 12 Wochen.
Das Leben in Deutschland erlaubt nicht automatisch Ausländern das Recht zu arbeiten. In diesem Fall kann der Kandidat möglicherweise nicht mit der Arbeit beginnen, bis er die entsprechende Genehmigung erhält.

Wer ein Arbeitsvisum im Ausland beantragen möchte, muss dies bei seiner deutschen Botschaft oder seinem Konsulat tun. Dieser Prozess kann 6 bis 12 Wochen dauern, vorausgesetzt, alle Dokumente sind vorhanden und das Interview ist erfolgreich.

Häufige Visa-Optionen in Deutschland sind:

Fachkraft / EU Blue Card: Die Bewerber müssen ein konkretes Jobangebot oder einen Arbeitsvertrag in Deutschland vorliegen haben, das ihren Berufsfähigkeiten entspricht und mit einem anerkannten Hochschulabschluss (deutscher oder im Ausland anerkannter gleichwertiger Abschluss) übereinstimmt.

Der Mindestgehaltsat threshold für die EU Blue Card beträgt €50.700 jährlich für Standardberufe oder €45.934,20 jährlich für Engpassberufe.

Wichtige Compliance-Aspekte für ausländische Arbeitgeber in Deutschland

Die Beschäftigungsregeln in Deutschland sind sehr strukturiert, mit detaillierten Vorschriften für alle Aspekte des Arbeitsverhältnisses. Arbeitgeber, die erstmals in Deutschland einstellen, sollten auf mehrere wichtige Compliance-Themen achten.

Gesetz über Arbeitnehmerüberlassung

Das deutsche Gesetz über Arbeitnehmerüberlassung (AÜG) betrifft Arbeitgeber, die Dienstleistungen einer Zeitarbeitsfirma oder eines Employer of Record (EOR) nutzen. Dabei ist eine gültige Überlassungslizenz (ausgestellt von der Bundesagentur für Arbeit) erforderlich, und eine Überlassung ist auf maximal 18 Monate am Stück beschränkt. Ein Anbieter muss den Prozess und die Vorgaben des AÜG sorgfältig verwalten, da Verstöße mit Bußgeldern geahndet werden können.

Arbeitsverträge

Arbeitsverträge müssen so gestaltet sein, dass sie deutschem Recht entsprechen, nicht dem Recht des Landes, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Ein wichtiger Aspekt des deutschen Arbeitsrechts, der besondere Aufmerksamkeit erfordert, sind Tarifverträge. Diese regeln die Mindestarbeitsbedingungen in bestimmten Branchen. Wenn sie anwendbar sind, müssen Arbeitsverträge entsprechend angepasst werden.

Werknehmer-Fehlklassifizierung

Nach deutschem Recht stellt die Fehlklassifizierung eines Arbeitnehmers als Werknehmer eine schwerwiegende Straftat dar. Dies passiert meist, wenn ein Auftragnehmer eingestellt, aber als Angestellter behandelt wird. Behörden unterscheiden klar zwischen vollzeitbeschäftigten Angestellten und Werknehmern. Diese Unterscheidung basiert darauf, wie viel Autonomie der Auftragnehmer bei der Entscheidung eigener Einsätze und bei der Annahme weiterer Kunden hat. Auch die Kontrolle der Arbeitszeiten und der Freizeit kann herangezogen werden, um zu bestimmen, ob der Auftragnehmer tatsächlich als Beschäftigter operiert.

Wenn ein Mitarbeitender fälschlicherweise als Werknehmer klassifiziert wurde, können Behörden den Arbeitgeber auffordern, Rückzahlungen bei Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu leisten. Der Arbeitgeber kann zudem für Strafen oder Bußgelder haftbar gemacht werden.

Kündigungen

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland unterliegt strengen Mitarbeiterschutzbestimmungen, insbesondere für Mitarbeitende, die vom Kündigungsschutzgesetz geschützt sind. Wichtig sind ein gerechtfertigter Kündigungsgrund, die Einhaltung von Kündigungsfristen und die Zahlung von Abfindungen an berechtigte Mitarbeitende.

Wenn Arbeitgeber die Mindestanforderungen an Kündigungsfristen und Abfindungen nicht einhalten, kann das Kündigungsverfahren bei dem örtlichen Arbeitsgericht angezeigt werden.

Wie ein Employer of Record bei der Einstellung in Deutschland helfen kann

An diesem Punkt sind die Herausforderungen bei der Einstellung in Deutschland deutlich geworden. Nachdem Sie den passenden Kandidaten gefunden haben, müssen Sie ihn legal beschäftigen. Dafür ist die Gründung einer juristischen Person erforderlich, und Sie müssen die lokalen Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnung, Steuern, verpflichtende Leistungen und Einwanderungsbestimmungen navigieren. All das muss fehlerfrei erfolgen.

Ein Employer of Record, wie Rivermate, bietet Ihnen eine weitere Option. Wir können Ihre Mitarbeitenden oder ein kleines Team unter Nutzung unserer bestehenden Infrastruktur und Expertise einstellen. Als rechtlicher Arbeitgeber managen wir alles vom Onboarding bis zum Exit, und stellen die Einhaltung aller deutschen Gesetze sicher.

Für Sie als ausländischer Arbeitgeber bedeutet das: Das Einstellen in Deutschland ist nicht mehr nur eine Frage des Recruitments. Sie können sich auf den Aufbau Ihres Geschäfts konzentrieren, während wir jede Facette des Arbeitsverhältnisses abwickeln.

Bereit für die Einstellung in Deutschland?

Haben Sie die Person gefunden, die Sie in Deutschland einstellen möchten? Sprechen Sie mit unserem deutschen Einstellungs-Experten über Ihre Einstellungsbedürfnisse.

Quellen:

Beschäftigung und Sozialversicherung in Deutschland
Deutschland - Einzelperson - Sonstige Steuern
Deutsche Branchenmindestsätze für Bruttolöhne
Durchschnittlicher Bruttomonatsverdienst - Statistisches Bundesamt
Was Deutschland 2026 verdient: Stepstone veröffentlicht neuen Gehaltsreport basierend auf 1,3 Millionen Datenpunkten