Employer of Record in Deutschland

Wie ein Employer of Record in Deutschland funktioniert

Die Suche nach der richtigen Person ist nur der Anfang des Einstellungsprozesses in Deutschland. Der schwierigere Teil besteht darin, eine lokale Rechtspersönlichkeit zu etablieren, um deutsches Talent einzustellen. Hier kann ein Employer of Record (EOR) ausländischen Unternehmen Vorteile bieten. Als rechtlicher Arbeitgeber stellt der EOR deutsche Mitarbeiter gesetzeskonform ein und verwaltet die globale Gehaltsabrechnung und Benefits im Einklang mit dem deutschen Arbeitsrecht.

Rivermate’s EOR-Dienstleistungen basieren auf drei Säulen:

• HR-Experten, die den lokalen Markt und die Arbeitsgesetze verstehen.
• Ein Netzwerk deutscher Partner, das es uns ermöglicht, wettbewerbsfähige Benefits anzubieten.
• Die Rivermate Plattform, die jeden Aspekt der Beschäftigungsverhältnis vereinfacht.

Deutscher Arbeitsmarkt: Auf einen Blick

Der Einstellungsmarkt
Größte Einstellungsaktivität:	Berlin, München, Hamburg, Frankfurt
Einstellungszeiträume:	Lokale Junior- oder Support-Rollen: 2-3 Wochen Lokale Senior-Rollen: Bis zu 6 Wochen Ausländer: Bis zu 12 Wochen
Nachfragende Branchen:	Ingenieurwesen, Fertigung, Pharmazie, erneuerbare Energien, IT
Branchen mit Fachkräftemangel:	Gesundheitswesen, Medizin, Lebensmittelwissenschaften, Bildung und professionelle Dienstleistungen
Der Gehaltsmarkt
Arbeitgeberbeiträge:	Gesamtkosten für den Arbeitgeber liegen zwischen 20% und 23% des Bruttogehalts des Mitarbeiters, bis zu den gesetzlichen Einkommensobergrenzen.
	Rentenversicherung: 9,3% Arbeitslosenversicherung: 1,3% Krankenversicherung: 7,3% + 1,45% Pflegeversicherung: 1,8% Berufsunfallversicherung: 1-1,6% Insolvenzumlage: 0,15%
Gesetzlicher Mindestlohn:	€13,90/Stunde ab Januar 2026.
Durchschnittliches Bruttojahresgehalt in Deutschland:	€53.900
Einkommenssteuer:	Bis zu €12.348 zahlen die Arbeitnehmer 0%. Danach 14%-45%, abhängig vom Jahresgehalt.

Was kostet die Einstellung in Deutschland?

Arbeitgeberbeiträge in Deutschland beeinflussen die Gesamtkosten der Beschäftigung erheblich und sind höher als bei manchen Arbeitgebern erwartet. Vergütungspakete setzen sich zusammen aus Grundgehalt, Sozialversicherungsbeiträgen, gesetzlichen Leistungen und weiteren vom Arbeitgeber angebotenen Benefits.

Grundgehalt

Gehälter in Deutschland variieren stark nach Stadt und Branche. Bruttomittelgehälter unterscheiden sich auch zwischen West- und Ostdeutschland. Zur Veranschaulichung:

• Westdeutschland: €56.250 pro Jahr.
• Ostdeutschland: €48.750 pro Jahr (ohne Berlin).
• München (West): €64.750 pro Jahr.
• Dresden (Ost): €51.000 pro Jahr.

Branchen mit den höchsten Mediangehältern sind Bankwesen, Luft- und Raumfahrt sowie Versicherungen, während Gastgewerbe, Tourismus und Handwerk oft unter dem jährlichen deutschen Bruttomedianlohn von €53.900 verdienen.

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Arbeitgeberbeiträge in Deutschland belaufen sich auf etwa 21 bis 23% des Gehalts. Derzeit setzen sie sich zusammen aus:

Beitrag	Arbeitgeberanteil
Rentenversicherung	9,3% bis zu einer Einkommensobergrenze von €101.400 jährlich
Arbeitslosenversicherung	1,3% bis zu einer Einkommensobergrenze von €101.400 jährlich
Gesetzliche Krankenversicherung	7,3% + 1,3% bis zu einer Einkommensobergrenze von €69.750 jährlich
Pflegeversicherung	1,8% bis zu einer Einkommensobergrenze von €69.750 jährlich
Insolvenzumlage	0,15%, bis zu einer Einkommensobergrenze von €101.400 jährlich

Für bestimmte Branchen oder Unfallrisiken wird vom Arbeitgeber außerdem eine Berufsunfallversicherung bezahlt.

Gesetzliche Leistungen

In Deutschland müssen Arbeitgeber bei der Berechnung der Beschäftigungskosten mehrere gesetzliche Leistungen berücksichtigen. Dazu gehören:

• Gesetzlicher bezahlter Jahresurlaub: Mindestens 20 bezahlte Urlaubstage pro Jahr.
• Gesetzlicher Krankheitsurlaub: Sechs Wochen pro Erkrankung gemäß Bundesurlaubsgesetz. Arbeitgeber müssen 100% des Gehalts für die vollen sechs Wochen zahlen.
• Mutterschutz: Vierzehn Wochen bezahlter Mutterschutz. Dieser ist in sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt aufgeteilt.
• Vaterschaftsurlaub: Anspruchsberechtigte Arbeitnehmer können bis zu 3 Jahre elternzeitgeschützte Freistellung pro Kind nehmen.

Das Fazit

Deutschland ist am besten als moderater bis hoher Beschäftigungskostenmarkt zu betrachten. Im Jahr 2025 lagen die durchschnittlichen Arbeitskosten etwa 29% über dem EU-Durchschnitt. Arbeitgeber müssen hohe Gehälter sowie weitere erhebliche Beschäftigungskosten einkalkulieren.

Berechnung der Einstellkosten in Deutschland

Wie die Einstellung in Deutschland wirklich aussieht

Gesamtstatus: 🟡 Moderat herausfordernd

Leichter zu navigieren	Höher herausfordernd zu navigieren
🟢 Gesamtes Talentangebot	🔴 Fachkräftemangel bei Spezialisten
🟡 Einstellungsaktivität in großen Zentren	🔴 Kandidatenerwartungen
🟡 Lohn- und Gealdruck	🔴 Hochreguliertes Arbeitsrecht

Ausländische Arbeitgeber, die erstmals den Markt betreten, finden ein hochstrukturiertes und reguliertes Arbeitsumfeld vor, in dem die Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts oberste Priorität hat.

Deutschland verfügt über einen großen Talentpool an qualifizierten Fachkräften, die in spezialisierten Bereichen wie erneuerbare Energien, Präzisionsfertigung und Pharmazie tätig sind. Ausländische Arbeitgeber stellen in Deutschland ein, wenn sie nach Führungskräften, Ingenieuren, Gebietsverkaufsleitern, Projektmanagern und Beratern suchen.

Derzeit steht der deutsche Arbeitsmarkt unter Druck, mit steigender Arbeitslosigkeit. Gleichzeitig gibt es in Schlüsselindustrien Fachkräftemangel. In diesen Branchen ist es nicht ungewöhnlich, dass Kandidaten Vergütungspakete angeboten bekommen, die deutlich über dem deutschen Durchschnittsjahresgehalt von €53.900 liegen.

Arbeitgeber müssen für die gleichen Rollen in München, Berlin, Hamburg und Frankfurt deutlich mehr zahlen. Dies liegt zum Teil an den hohen Lebenshaltungskosten in diesen Städten, aber auch daran, dass dort viele hochqualifizierte Kandidaten leben.

Was Sie wissen sollten, wenn Sie Expatriates in Deutschland einstellen

Der deutsche Einwanderungsprozess unterscheidet sich je nachdem, ob ein Mitarbeiter sich für ein工作svisum innerhalb oder außerhalb des Landes bewirbt.

Wenn eine Person bereits in Deutschland lebt und berechtigt ist, ein Arbeitsvisum zu beantragen, bearbeitet die örtliche Ausländerbehörde (Ausländerbehörde) ihren Antrag anstelle einer deutschen Botschaft im Ausland. Die Bearbeitungszeit für diese Art von Antrag beträgt zwischen 4 und 12 Wochen.
Das Leben in Deutschland berechtigt ausländische Staatsangehörige nicht automatisch zum Recht auf Arbeit. In diesem Fall kann Ihr Kandidat möglicherweise nicht mit der Arbeit beginnen, bis die entsprechende Genehmigung vorliegt.

Jemand, der ein Arbeitsvisum aus dem Ausland beantragt, muss dies bei seiner örtlichen deutschen Botschaft oder Konsulat tun. Dieser Prozess kann 6 bis 12 Wochen dauern, vorausgesetzt, alle Dokumente liegen vor und das Interview ist erfolgreich.

Häufige Visumswege in Deutschland sind:

Facharbeiter / EU Blue Card: Bewerber müssen ein konkretes Stellenangebot oder einen Arbeitsvertrag in Deutschland haben, das ihrer Berufsausbildung entspricht, wobei die Position mit einem anerkannten Universitätsabschluss (deutscher oder gleichwertiger ausländischer Abschluss) übereinstimmen muss.

Die Mindestgehaltsgrenze für die EU Blue Card beträgt €50.700 jährlich für Standardberufe oder €45.934,20 jährlich für Mangelberufe.

Wichtige Compliance-Aspekte für ausländische Arbeitgeber in Deutschland

Die Beschäftigungsregeln in Deutschland sind sehr strukturiert, mit detaillierten Vorschriften, die alle Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses regeln. Arbeitgeber, die erstmals in Deutschland einstellen, sollten mehrere wichtige Compliance-Friktionen beachten.

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Das deutsche Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) betrifft Arbeitgeber, die die Dienstleistungen einer Zeitarbeitsfirma oder eines Employer of Record nutzen. Dies erfordert, dass die Agentur oder das EOR-Unternehmen eine gültige Überlassungslizenz (ausgestellt von der Bundesagentur für Arbeit) besitzt und eine Überlassung auf 18 aufeinanderfolgende Monate beschränkt ist. Eine Agentur oder ein EOR-Anbieter muss den Prozess und die Vorgaben des AÜG sorgfältig verwalten, da Verstöße zu Strafen führen können.

Arbeitsverträge

Arbeitsverträge müssen so formuliert sein, dass sie deutschem Recht entsprechen, nicht dem Recht des Landes, in dem der Arbeitgeber tätig ist. Ein Aspekt des deutschen Arbeitsrechts, der besondere Aufmerksamkeit erfordert, sind Tarifverträge. Diese regeln die Mindestarbeitsbedingungen für bestimmte Branchen. Falls sie Anwendung finden, müssen Arbeitsverträge entsprechend formuliert werden.

Arbeitnehmerfehlklassifikation

Nach deutschem Recht ist die Arbeitnehmerfehlklassifikation eine schwerwiegende Straftat. Dies geschieht am häufigsten, wenn ein Auftragnehmer eingestellt, aber dann als Arbeitnehmer behandelt wird. Behörden unterscheiden klar zwischen Vollzeitbeschäftigten mit Gehalt und Auftragnehmern. Diese Unterscheidung basiert darauf, wie viel Autonomie der Auftragnehmer bei der Entscheidung eigener Aufgaben und bei der Annahme anderer Kunden hat. Die Kontrolle über Arbeitszeiten und Freizeit kann ebenfalls herangezogen werden, um zu bestimmen, ob der Auftragnehmer tatsächlich als Arbeitnehmer tätig ist.

Wurde ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als Auftragnehmer klassifiziert, können Behörden den Arbeitgeber auffordern, Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu leisten. Der Arbeitgeber kann auch verpflichtet sein, Strafzahlungen oder Bußgelder zu zahlen.

Beendigung von Arbeitsverhältnissen

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland unterliegt strengen Kündigungsschutzbestimmungen, insbesondere für Arbeitnehmer, die durch das Kündigungsschutzgesetz geschützt sind. Die wichtigsten Überlegungen sind eine gerechtfertigte Kündigungsgrundlage, die Einhaltung der Kündigungsfristen und die Zahlung einer Abfindung an berechtigte Mitarbeiter.

Wenn Arbeitgeber die Mindestanforderungen an Kündigungsfristen und Abfindungen nicht einhalten, kann der Kündigungsfall beim örtlichen Arbeitsgericht angezeigt werden.

Wie ein Employer of Record Sie bei der Einstellung in Deutschland unterstützen kann

Bis zu diesem Punkt sind die Herausforderungen bei der Einstellung in Deutschland klar. Nachdem Sie die richtige Kandidatin oder den richtigen Kandidaten gefunden haben, müssen Sie ihn rechtlich beschäftigen. Dazu ist es notwendig, eine Rechtspersönlichkeit zu gründen und sich durch lokale Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnung, Steuern, gesetzliche Leistungen und Einwanderungsverordnungen zu navigieren. All dies muss fehlerfrei erfolgen.

Ein Employer of Record, wie Rivermate, bietet Ihnen eine weitere Option. Wir können Ihre Mitarbeiter oder ein kleines Team mithilfe unserer bestehenden Infrastruktur und Expertise einstellen. Als rechtlicher Arbeitgeber kümmern wir uns um alles von der Einarbeitung bis zum Austritt, und stellen die Einhaltung der deutschen Gesetze sicher.

Für Sie als ausländischer Arbeitgeber verändert dies die Art des Einstellens in Deutschland. Sie können sich auf den Ausbau Ihres Geschäfts konzentrieren, in dem Wissen, dass wir jede Facette des Beschäftigungsverhältnisses regeln.

Bereit, in Deutschland einzustellen?

Haben Sie die Person gefunden, die Sie in Deutschland einstellen möchten? Sprechen Sie mit unserem deutschen Einstellungs-Experten über Ihre Einstellungsbedürfnisse.

Quellen:

Beschäftigung und Sozialversicherung in Deutschland
Deutschland - Privatpersonen - Sonstige Steuern
Deutschland Bruttomindestlöhne
Durchschnittliches Bruttomonatsgehalt - Statistisches Bundesamt
Was Deutschland 2026 verdient: Stepstone veröffentlicht neuen Gehaltsreport basierend auf 1,3 Millionen Datenpunkten