Work permits and visas in Finnland

Finnland ist ein dynamisches Geschäftsziel, das für Innovation, hohe Lebensqualität und eine stabile Wirtschaft bekannt ist. Unternehmen aus verschiedenen Branchen – von Tech-Startups in Helsinki bis hin zu Herstellern in Tampere – sind bestrebt, globale Talente zu erschließen. Wenn Sie planen, einen ausländischen Mitarbeiter in Finnland einzustellen oder einen bestehenden Mitarbeiter umzuziehen, ist es unerlässlich, die Prozesse für Arbeitsvisa und Aufenthaltserlaubnisse in Finnland zu verstehen.

Die Navigation durch die Einwanderungskonformität ist nicht nur entscheidend für eine reibungslose Einstellung, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung. Die Einstellung einer Person ohne die korrekte Arbeitserlaubnis kann zu hohen Geldstrafen (bis zu €30.000) und anderen Sanktionen für den Arbeitgeber führen. Kurz gesagt, die Sicherstellung, dass Ihre internationalen Einstellungen die richtigen Visa und Genehmigungen haben, schützt Ihr Geschäft und hilft Ihrem neuen Mitarbeiter, sich selbstbewusst einzuleben. Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick – in freundlichem, praktischem Ton – darüber, was finnische Arbeitgeber über Arbeitserlaubnisse und Visa wissen müssen, einschließlich wer eine Genehmigung zum Arbeiten benötigt, die verfügbaren Arten von Genehmigungen, wie man sich bewirbt und bewährte Verfahren für eine erfolgreiche Umsiedlung und Einarbeitung.

Wer benötigt ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis in Finnland?

EU/EEA/Schweizer Staatsbürger in Finnland

Finnland erlaubt als Mitglied der EU die Freizügigkeit der Arbeitskräfte aus anderen EU/EEA-Ländern und der Schweiz. Staatsbürger dieser Länder benötigen kein Arbeitsvisum oder Aufenthaltserlaubnis, um in Finnland zu arbeiten. Sie haben das unbeschränkte Recht, in Finnland zu arbeiten und zu leben.

Die einzige Voraussetzung ist, dass wenn ihr Aufenthalt 90 Tage übersteigt, sie ihr Aufenthaltsrecht bei den finnischen Behörden (Migri) nach ihrer Ankunft registrieren müssen. Diese Registrierung ist ein unkomplizierter Vorgang, um ihren Aufenthalt zu dokumentieren, aber es ist keine Arbeitserlaubnis – es ist eher eine Mitteilung an die Regierung über ihre Anwesenheit. Nordische Staatsbürger (aus Schweden, Norwegen, Dänemark und Island) haben aufgrund spezieller Abkommen noch einfachere Verfahren, sollten sich aber ebenfalls registrieren, wenn sie langfristig bleiben. Zusammenfassend ist die Einstellung eines EU/EEA/Schweizer Staatsbürgers bürokratisch einfacher – Sie müssen hauptsächlich ihre Staatsbürgerschaft überprüfen und sie daran erinnern, sich bei Bedarf zu registrieren.

Nicht-EU/EEA-Staatsbürger in Finnland

Wenn Sie einen Nicht-EU-Ausländer einstellen, benötigen sie in den meisten Fällen eine Aufenthaltserlaubnis, die die Arbeit in Finnland erlaubt. Finnland stellt keine separate „Arbeitserlaubniskarte“ aus, die sich von einer Aufenthaltserlaubnis unterscheidet; vielmehr ist das Recht zu arbeiten an die Art der Aufenthaltserlaubnis gebunden. Jeder, der außerhalb der EU/EEA (und nicht Schweizer oder Nordischer Staatsbürger) kommt, muss vor Arbeitsbeginn in Finnland eine geeignete finnische Aufenthaltserlaubnis erhalten.

Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, zu überprüfen, ob Ihr potenzieller ausländischer Mitarbeiter die richtige Genehmigung oder das richtige Visum hat, bevor er mit der Arbeit beginnt. Dies können Sie tun, indem Sie seine Aufenthaltserlaubniskarte oder Entscheidung, Passstempel oder andere offizielle Dokumente prüfen. Es ist illegal, einen Nicht-EU-Mitarbeiter ohne gültige Arbeitserlaubnis arbeiten zu lassen, auch wenn er mit einem ReiserVisum oder visafrei in Finnland ist.

Kurzfristige vs. Langfristige Aufenthalte in Finnland

Was, wenn Sie nur jemanden für eine kurze Aufgabe in Finnland benötigen? Finnland ist Teil des Schengen-Rraums, was bedeutet, dass Besucher aus vielen Ländern visa-frei oder mit einem Schengen-Touristenvisum für bis zu 90 Tage einreisen können. Ein Touristenvisum oder visafreier Eintritt berechtigt jedoch nicht automatisch zum Arbeiten. Tatsächlich ist das Arbeiten mit einem Touristenvisum grundsätzlich verboten.

Es gibt nur wenige eng definierte Ausnahmen, bei denen eine Person in Finnland bis zu 90 Tage ohne Aufenthaltserlaubnis arbeiten kann – zum Beispiel bestimmte Spezialisten, Instruktoren, Dolmetscher, Künstler oder Athleten bei kurzen Einsätzen, solange sie legal eingereist sind und die Arbeit unter 3 Monaten liegt. Selbst in diesen Fällen darf die Person die 90-Tage-Grenze nicht überschreiten und muss das Land verlassen, wenn dieser Zeitraum endet, es sei denn, sie erhält eine Genehmigung.

Für die meisten Standard-Arbeitsverhältnisse ist eine langfristige Aufenthaltserlaubnis mit Arbeitsrecht erforderlich, wenn die Beschäftigung länger als 90 Tage dauert (oder wenn die Person in Finnland wohnen wird). Zusammenfassend: kurze Besuche = okay für Geschäftstreffen oder Konferenzen, aber Arbeiten über einen sehr begrenzten Rahmen oder mehr als 3 Monate = Aufenthaltserlaubnis beantragen. Es ist am sichersten, eine Genehmigung anzunehmen, es sei denn, Sie haben eine spezifische Ausnahme im finnischen Recht bestätigt. Im Zweifelsfall prüfen Sie bei Migri (dem finnischen Einwanderungsdienst) oder einem Rechtsexperten, um die Einhaltung sicherzustellen.

Übersicht der finnischen Arbeitserlaubnistypen

Finnland bietet mehrere Arten von arbeitsbezogenen Aufenthaltserlaubnissen an, um unterschiedliche Beschäftigungssituationen abzudecken. Als Arbeitgeber sollten Sie die wichtigsten Genehmigungskategorien kennen und welche für Ihren ausländischen Mitarbeiter passend sind. Nachfolgend eine Übersicht der relevantesten finnischen Arbeitvisum- (Aufenthaltserlaubnis-) Typen für Arbeitgeber:

Aufenthaltserlaubnis für eine beschäftigte Person (TTOL) in Finnland

Oft bezeichnet durch die finnische Abkürzung „TTOL“, ist dies die Standardarbeitserlaubnis für die meisten Nicht-EU-Mitarbeiter in Finnland. Eine Aufenthaltserlaubnis für eine beschäftigte Person ist geeignet, wenn Sie einen ausländischen Staatsbürger für eine typische Position bei Ihrem Unternehmen einstellen. Sie ist branchenspezifisch – die Erlaubnis wird für ein bestimmtes Berufsfeld erteilt, ist aber nicht dauerhaft an einen einzelnen Arbeitgeber gebunden.

Ein Hauptmerkmal des TTOL ist, dass es eine Arbeitsmarkttestung beinhalten kann: Das Employment and Economic Development Office (TE Office) prüft, ob es bereits geeignete Arbeitssuchende in Finnland oder der EU für die Rolle gibt, bevor es die Genehmigung für eine neue ausländische Einstellung erteilt. (Hochqualifizierte Kategorien überspringen diese Prüfung oft – siehe Spezialisten-Genehmigung und Blue Card unten.) Das TTOL wird in der Regel als befristete Aufenthaltserlaubnis (oft für 1 Jahr bei der ersten Erteilung) ausgestellt und kann verlängert werden, wenn die Beschäftigung fortbesteht. Es ist die bevorzugte Genehmigung für viele Jobarten, von IT-Entwicklern bis Schweißern, sofern der ausländische Mitarbeiter nicht für eine speziellere Regelung qualifiziert ist.

Spezialisten-Aufenthaltserlaubnis in Finnland

Finnland hat eine beschleunigte „Spezialist“-Genehmigung eingeführt, um hochqualifizierte Experten anzuziehen. Diese Spezialisten-Aufenthaltserlaubnis ist für Personen mit hohem Fachwissen oder fortgeschrittener Ausbildung konzipiert, die in Finnland in Expertenrollen arbeiten werden (häufig in Bereichen wie Technik, Finanzen oder anderen Wissensarbeiten). Um als Spezialist zu gelten, muss die Stelle in der Regel spezielle Fähigkeiten erfordern und ein Gehaltsniveau über dem Durchschnitt erfüllen – in der Praxis setzen die finnischen Behörden eine monatliche Mindestgehaltsgrenze (z. B. ca. €3.638 im Jahr 2024).

Der Antragsteller sollte außerdem entweder einen Hochschulabschluss oder anderweitig umfangreiche Berufserfahrung vorweisen können. Der Vorteil der Spezialisten-Genehmigung ist ein vereinfachtes Verfahren: Es erfordert keinen Arbeitsmarkttest und ist für Finnlands beschleunigte Bearbeitung („Fast Track“), was oft bedeutet, dass die Entscheidung innerhalb von etwa zwei Wochen vorliegt, im Gegensatz zu mehreren Monaten bei einem normalen Verfahren. Diese Genehmigung wird in der Regel zunächst für ein bis zwei Jahre ausgestellt. Für Arbeitgeber, die Tech-Talente oder andere gefragte Fachkräfte einstellen, ist die Spezialisten-Genehmigung eine beliebte Möglichkeit, schnell und mit weniger Bürokratie den neuen Mitarbeiter an Bord zu holen.

EU Blue Card in Finnland

Die EU Blue Card ist eine europaweite Arbeitserlaubnis für hochqualifizierte Nicht-EU-Fachkräfte, und Finnland beteiligt sich an diesem Programm. Wie die Spezialisten-Genehmigung richtet sich die Blue Card an hochqualifizierte Personen – sie erfordert, dass der ausländische Kandidat einen Hochschulabschluss besitzt und ein verbindliches Jobangebot (oder Arbeitsvertrag) in Finnland für mindestens ein Jahr vorliegt. Die Stelle muss gut bezahlt sein: Das Gehalt muss eine bedeutende Schwelle erreichen (ungefähr 1,5-mal das durchschnittliche finnische Bruttogehalt – z. B. €5.457 im Jahr 2024).

Die Erteilung der Blue Card gewährt zusätzliche Vorteile: Sie ermöglicht in der Regel eine leichtere Mobilität zu anderen EU-Ländern nach einer bestimmten Zeit und kann ein Weg zu einer langfristigen EU-Aufenthaltserlaubnis sein. In Finnland umgeht die Beantragung einer Blue Card auch den Arbeitsmarkttest (da die Annahme besteht, dass die Fähigkeiten spezialisiert und hoch bezahlt sind). Arbeitgeber könnten die Blue Card für leitende Fachkräfte und Manager in Betracht ziehen. Wichtig: Wenn die Gehalts- oder Qualifikationsanforderungen nicht erfüllt sind, sollte der Bewerber eine andere Genehmigung (wie TTOL) verwenden. Blue Cards werden typischerweise für 2 Jahre ausgestellt (oder für die Dauer des Arbeitsvertrags, falls kürzer) und sind verlängerbar. Obwohl sie nicht so schnell wie die nationale Spezialisten-Genehmigung ist, ist die Blue Card eine robuste Option für langfristige qualifizierte Beschäftigung und intra-EU-Flexibilität.

Start-up-Unternehmer-Genehmigung in Finnland

Für Unternehmer und Gründer bietet Finnland eine spezielle Start-up-Aufenthaltserlaubnis, um innovative Geschäftsvorhaben zu fördern. Diese „Startup Permit“ ist für Nicht-EU-Unternehmer gedacht, die planen, ein Startup-Unternehmen in Finnland zu gründen. Es ist etwas anders als die Einstellung eines Mitarbeiters, aber relevant, wenn Sie als Arbeitgeber z. B. einen ausländischen Mitgründer nach Finnland holen oder einen Mitarbeiter unterstützen, der in eine Gründung übergeht.

Der Prozess für die Startup-Genehmigung erfordert, dass der Antragsteller einen soliden, skalierbaren Geschäftsplan vorlegt und in der Regel eine Eignungsbewertung von Business Finland (der staatlichen Innovationsförderungsagentur) erhält. Tatsächlich muss der Unternehmer vor der Antragstellung bei Migri eine positive Eignungserklärung von Business Finland erhalten, die bestätigt, dass die Geschäftsidee tragfähig ist und die Definition eines Startups erfüllt (innovativ, Wachstumspotenzial).

Sobald diese Erklärung vorliegt, kann der Unternehmer die Startup-Aufenthaltserlaubnis beantragen. Die Erlaubnis wird in der Regel für zwei Jahre bei der ersten Antragstellung erteilt, länger als die meisten Arbeitserlaubnisse, da der Aufbau eines Startups Zeit braucht. Der Antragsteller muss außerdem nachweisen, dass er über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um in Finnland während dieser Zeit zu leben (da das Startup zunächst kein Gehalt generieren könnte). Für Arbeitgeber ist diese Startup-Genehmigung nicht direkt relevant, es sei denn, Sie stellen die Person ein – dann würden Sie eine der Beschäftigungsgenehmigungen nutzen. Es ist jedoch nützlich, davon zu wissen, falls ein ausländischer Unternehmer in Ihrem Inkubator mitwirkt oder Ihr Unternehmen mit einem ausländischen Startup zusammenarbeitet. Wenn ein Unternehmer die Startup-Genehmigung nicht erhält, kann er stattdessen eine reguläre Aufenthaltserlaubnis für Unternehmer (für Kleinunternehmer) oder sogar eine Arbeitserlaubnis nutzen, wenn er tatsächlich als Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen tätig sein wird.

Intra-Unternehmensübertragung (ICT) in Finnland

Wenn Sie ein multinationales Unternehmen betreiben und einen Mitarbeiter von einer ausländischen Niederlassung nach Finnland versetzen möchten, ist die Intra-Corporate Transferee (ICT) Genehmigung der richtige Weg. Die ICT-Aufenthaltserlaubnis basiert auf einer EU-Richtlinie und richtet sich an Mitarbeiter eines internationalen Unternehmens, die einer temporären Aufgabe in Finnland zugewiesen sind. Typische Fälle sind leitende Manager, Spezialisten oder Trainees, die für einen begrenzten Zeitraum nach Finnland kommen (z. B. Projekt- oder Managementeinsatz).

Um sich für eine ICT-Genehmigung zu qualifizieren, muss die Person innerhalb der Unternehmensgruppe außerhalb der EU mindestens 3–6 Monate beschäftigt gewesen sein und in einer Rolle als Manager, Spezialist oder Trainee in Finnland kommen. Die Erlaubnis wird in der Regel für die Dauer der Zuweisung erteilt, maximal 3 Jahre für Manager/Spezialisten oder 1 Jahr für Trainees (im Einklang mit EU-Regeln). Ein Vorteil der ICT-Genehmigung ist, dass die Person auch in anderen EU-Ländern auf Einsatzbasis arbeiten oder reisen darf (nach entsprechender Benachrichtigung) unter ICT-Mobilitätsregeln. Finnland integriert die ICT-Genehmigung auch in sein Schnellverfahren für schnelle Entscheidungen. Aus Sicht des Arbeitgebers ist die ICT-Genehmigung sehr nützlich, wenn Sie Führungskräfte oder Experten intern versetzen – sie erkennt an, dass die Person weiterhin beim Auslandskonzern angestellt bleibt, aber in Finnland arbeitet. Denken Sie daran, dass die Person vor Arbeitsbeginn bei Migri die ICT-Aufenthaltserlaubnis genehmigt bekommen muss. Vorausplanung ist entscheidend, um diese Transfers zu koordinieren.

Saisonarbeit in Finnland

Finnland verfügt über eine spezielle Saisonarbeitserlaubnis für temporäre Arbeiten in Branchen, die wirklich saisonal sind. Dazu gehören typischerweise Landwirtschaft und Tourismus, z. B. Farmarbeit (Beerenpflücken, Ernten) oder kurzfristige Arbeiten in Skigebieten, Ferienparks usw. Saisonale Genehmigungen sind für Arbeiten bis zu 9 Monate innerhalb eines Jahres vorgesehen. Die Idee ist, dass der Arbeiter für die Saison kommt und dann wieder geht – es ist kein Weg zur langfristigen Aufenthaltserlaubnis.

Wenn Sie ein Arbeitgeber in der Landwirtschaft oder bestimmten Tourismusbetrieben sind, der Nicht-EU-Saisonarbeiter einstellt, benötigen Sie diese Genehmigung. Die Regeln für Saisonarbeit sind etwas speziell: Für sehr kurze Saisons (weniger als 3 Monate) könnte eine Person aus einem visafreien Land nur eine „Saisonarbeitserlaubnis“ oder eine spezielle Kurzzeitvisum benötigen, während längere Saisons eine Aufenthaltserlaubnis für Saisonarbeit erfordern. Die erste saisonale Erlaubnis muss vor der Ankunft im Ausland beantragt werden. Außerdem ist die saisonale Erlaubnis an einen bestimmten Arbeitgeber und eine bestimmte Tätigkeit gebunden – wenn der Arbeiter eine andere saisonale Tätigkeit bei einem anderen Arbeitgeber ausüben möchte, muss er die Erlaubnis aktualisieren. Als Arbeitgeber müssen Sie den Arbeitsvertrag und oft Nachweise über angemessene Unterbringung des Arbeiters (wie in der Saisonarbeitergesetz vorgeschrieben) vorlegen. Es ist wichtig zu beachten, dass saisonale Arbeiter in der Regel keine Familien mitbringen dürfen, da ihr Aufenthalt kurz und vorübergehend ist. Saisonale Genehmigungen erfüllen eine wichtige Funktion in Branchen mit Spitzenbedarf, sind aber strikt zeitlich begrenzt. Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Jahr den richtigen Prozess befolgen und den saisonalen Arbeiter nicht über die erlaubte Zeit hinaus beschäftigen, da sowohl Arbeitgeber als auch Arbeiter sonst rechtliche Probleme bekommen könnten.

Aufenthaltserlaubnisse für Forscher und Studierende (Übergangsregelungen) in Finnland

Finnland fördert internationale Akademiker und Studierende und stellt spezielle Genehmigungen für sie bereit – was für Arbeitgeber während oder nach dem Studium relevant sein kann. Forscher (z. B. Wissenschaftler, die an einem Forschungsprojekt an einer Universität oder einem Forschungszentrum arbeiten) können eine spezielle Forscher-Aufenthaltserlaubnis erhalten. Diese basiert in der Regel auf einer Gastvereinbarung oder einem Forschungsvertrag. Eine Forscher-Genehmigung erlaubt es der Person, Forschungsarbeiten durchzuführen und oft auch zu lehren oder verwandte Tätigkeiten in ihrem Fachgebiet auszuüben.

Aus Sicht des Arbeitgebers könnten Sie auf einen Kandidaten stoßen, der ein Forschungsprojekt oder einen Doktortitel in Finnland abschließt und den Sie einstellen möchten. In solchen Fällen muss die Person nach Beginn der regulären Arbeit die Aufenthaltserlaubnis auf eine Beschäftigung umstellen. Ebenso dürfen internationale Studierende in Finnland (mit einer Studienaufenthaltserlaubnis) während des Studiums Teilzeit (derzeit bis zu 30 Stunden pro Woche nach finnischer Regelung) und in den Sommerferien oder während der Ferien Vollzeit arbeiten. Viele ausländische Studierende in Finnland sind nach dem Abschluss potenzielle Talente.

Wenn ein Student seinen Abschluss macht, läuft die Studienerlaubnis ab, aber Finnland bietet eine hilfreiche Übergangsregelung: eine Aufenthaltserlaubnis zur Jobsuche oder Gründung eines Unternehmens (oft informell „Job-seeking permit“ genannt). Ein Absolvent oder Forscher, der sein Forschungsprojekt abgeschlossen hat, kann diese Erlaubnis beantragen, die ihm bis zu zwei Jahre Aufenthalt in Finnland ermöglicht, um eine Stelle zu suchen. Sie müssen innerhalb von fünf Jahren nach Abschluss ihres Studiums oder ihrer Forschung einen Antrag stellen, und es wird meist direkt nach dem Abschluss beantragt. Wenn Sie einen kürzlich graduierenden Mitarbeiter einstellen möchten, der diese Job-seeker-Erlaubnis besitzt, sollten Sie sicherstellen, dass er nach einer langfristigen Beschäftigung auf die entsprechende Arbeitsaufenthaltserlaubnis wechselt. Das Gute daran ist, dass ein finnischer Abschluss oder lokale Erfahrung den Prozess erleichtert – diese Kandidaten haben bereits Verbindungen zu Finnland. Zusammenfassend: Studierende und Forscher benötigen für bestimmte Tätigkeiten (wie Teilzeit- oder Forschungsaufgaben) möglicherweise keine Arbeitserlaubnis, aber beim Übergang zu einer festen Stelle benötigen sie die üblichen Arbeitserlaubnisse (TTOL, Spezialisten usw.).

Anspruchskriterien und Arbeitgeberpflichten für jede Genehmigungsart

Jede Arbeitserlaubnis in Finnland ist mit spezifischen Voraussetzungen für den Arbeitnehmer verbunden und bringt bestimmte Verantwortlichkeiten oder Schritte für den Arbeitgeber mit sich. Nachfolgend eine Aufschlüsselung der Kriterien und Arbeitgeberpflichten für die wichtigsten Genehmigungskategorien:

Verpflichtungen bei der Aufenthaltserlaubnis für eine beschäftigte Person (TTOL)

Der ausländische Mitarbeiter muss ein bestätigtes Jobangebot oder einen unterschriebenen Arbeitsvertrag mit einem finnischen Arbeitgeber haben, um eine TTOL zu beantragen. Die Bedingungen des Jobs (Gehalt, Arbeitsstunden usw.) müssen den finnischen Tarifverträgen oder Mindeststandards entsprechen – im Wesentlichen müssen Sie mindestens den marktüblichen Lohn für diese Position zahlen. Seitens des Arbeitgebers besteht eine große Verantwortung darin, bei der Arbeitsmarkttestung zu helfen. Das bedeutet, wenn Sie einem Nicht-EU-Kandidaten einen Job anbieten, sollten Sie bereit sein, dem TE Office nachzuweisen, dass Sie keine geeigneten Kandidaten vor Ort oder in der EU gefunden haben.

In der Praxis prüft das TE Office, ob die Stelle ausgeschrieben wurde und kein Finn/EU-Bürger sie angenommen hat. Sie als Arbeitgeber müssen möglicherweise Informationen über Ihre Bemühungen bei der Rekrutierung bereitstellen (z. B. einen Bericht darüber, wie Sie versucht haben, in Finnland/EU zu rekrutieren). Außerdem müssen Sie ein Formular ausfüllen, das die Beschäftigungsbedingungen beschreibt (oft das TEM 054-Formular), und es über das Online-Portal „Enter Finland for Employers“ oder per Papier an Ihren Arbeitnehmer übermitteln. Dieses Formular enthält Details zur Stelle, zum Gehalt und zu Ihren Unternehmensdaten. Der Arbeitgeber muss außerdem Unternehmensdokumente beifügen, z. B. eine Bescheinigung, dass das Unternehmen keine Steuerschulden hat, und Nachweise über die Zahlung der obligatorischen Versicherungsbeiträge. Im Wesentlichen wollen die finnischen Behörden sicherstellen, dass der Arbeitgeber in gutem Zustand ist und seinen Verpflichtungen gegenüber dem ausländischen Arbeitnehmer nachkommt. Nach Genehmigung des Permits ist eine erste TTOL in der Regel an das Berufsfeld gebunden (und manchmal an den spezifischen Arbeitgeber für das erste Jahr). Wenn Ihr Mitarbeiter später den Job wechselt oder Sie ihn befördern, muss er möglicherweise Migri informieren oder eine neue Genehmigung beantragen, wenn es außerhalb des ursprünglichen Geltungsbereichs liegt. Als Arbeitgeber sollten Sie Kopien der Aufenthaltserlaubnis Ihres Mitarbeiters aufbewahren und bereit sein, diese bei Kontrollen (Steuer- oder Arbeitsaufsichtsbehörden) vorzuzeigen. Zusammenfassung der Arbeitgeberpflichten: genaue Beschäftigungsdetails bereitstellen, den angemessenen Lohn zahlen, bei der Arbeitsmarkttestung dokumentieren und sicherstellen, dass der Mitarbeiter erst nach Genehmigung arbeitet.

Verpflichtungen bei der Spezialisten-Aufenthaltserlaubnis

Um als „Spezialist“ zu gelten, sollte der Mitarbeiter zwei Hauptkriterien erfüllen: Ausbildung/Expertise und Gehaltsniveau. In der Regel sollte die Person einen Hochschulabschluss (oder gleichwertige spezialisierte Fähigkeiten durch Erfahrung) besitzen und eine Stelle in Finnland haben, die diese Expertise nutzt. Das Jobangebot sollte ein hohes Gehalt enthalten, das den offiziellen Schwellenwert für Spezialisten erreicht oder übertrifft (der regelmäßig angepasst wird – z. B. ca. €3.000 im Monat).

Aus Sicht des Arbeitgebers sind die Verantwortlichkeiten für die Bewerbung eines Spezialisten etwas leichter: Da kein Arbeitsmarkttest erforderlich ist, müssen Sie keinen Mangel an lokalen Arbeitskräften nachweisen. Sie müssen jedoch das Standardformular für Beschäftigungsbedingungen (TEM 054) ausfüllen oder „Enter Finland“ verwenden, um die Jobbedingungen zu bestätigen, und sich verpflichten, das Gehalt auf oder über der Schwelle zu zahlen. Stellen Sie sicher, dass die Stellenbezeichnung und Beschreibung klar eine Spezialistenrolle widerspiegeln; Migri wird prüfen, ob die Aufgaben einen hohen Fachwissenbedarf haben. Eine wichtige Arbeitgeberpflicht ist das Timing und das Fast-Track: Spezialisten (und ihre unmittelbare Familie) sind für die 14-tägige Schnellbearbeitung qualifiziert, wenn die Bewerbung korrekt eingereicht wurde und die Person außerhalb Finnlands ist. Um dies zu nutzen, sollten Sie als Arbeitgeber alle erforderlichen Dokumente schnell bereitstellen und ggf. bei der Terminvereinbarung für biometrische Daten im Konsulat helfen. Zusammenfassung Arbeitgeber-Checkliste für die Spezialisten-Genehmigung: einen ordnungsgemäßen Vertrag mit hochqualifizierten Tätigkeiten vorlegen, Gehaltsanforderungen erfüllen, Arbeitgeberdaten online eingeben und während des Fast-Track-Prozesses reaktionsschnell sein. Dies hilft, den Experten schnell und mit minimaler Verzögerung in Finnland zu integrieren.

Verpflichtungen bei der EU Blue Card

Die Blue Card hat strengere Voraussetzungen für den Arbeitnehmer, die Sie als Arbeitgeber kennen müssen, wenn Sie ein Jobangebot machen. Der Kandidat muss einen Hochschulabschluss (mindestens ein 3-jähriger Hochschulabschluss) haben, und die Stelle muss mindestens ein Jahr dauern und mindestens die Blue-Card-Mindestgehaltsgrenze (ca. €5.000+ monatlich in Finnland) erfüllen. Als Arbeitgeber müssen Sie einen Arbeitsvertrag oder ein verbindliches Angebot erstellen, das die Dauer (mindestens 12 Monate) und das Gehalt, das diese Schwelle erfüllt, deutlich angibt. Sie reichen Kopien dieses Vertrags im Rahmen der Bewerbung ein.

Es gibt keinen Arbeitsmarkttest für Blue Cards, aber die Behörden könnten die Arbeitsbedingungen aufgrund des hohen Gehalts genauer prüfen – sie wollen sicherstellen, dass die Stelle wirklich hochqualifiziert ist. Stellen Sie sicher, dass die Stellenbeschreibung mit jemandem übereinstimmt, der einen fortgeschrittenen Abschluss hat. Ihre Verantwortlichkeiten umfassen auch das Ausfüllen des Formulars für Beschäftigungsdetails (TEM 054) oder die Online-Benachrichtigung für Arbeitgeber, ähnlich wie bei anderen Genehmigungen. Eine weitere Anforderung ist die Vorlage von Nachweisen über die Qualifikationen des Mitarbeiters (Abschlusszertifikat). Während der Mitarbeiter in der Regel sein Diplom vorlegt, müssen Sie möglicherweise bestätigen, dass die Stelle dieses Qualifikationsniveau erfordert. Nach Erteilung der Blue Card sollten Sie die Behörden informieren, wenn die Beschäftigung vorzeitig endet oder sich wesentliche Änderungen ergeben. Außerdem müssen Blue-Card-Inhaber in der EU die kontinuierlichen Beschäftigungsbedingungen erfüllen, um die Erlaubnis zu behalten, also keine Beschäftigungslücke über die erlaubte Zeit hinaus. Aus Sicht der Einhaltung sollten Sie einen Blue-Card-Mitarbeiter wie jeden anderen behandeln – Gehälter und Arbeitsbedingungen müssen wie versprochen eingehalten werden. Kurz gesagt: Der Arbeitgeber muss eine qualifizierte Stelle (hohe Qualifikation, hohes Gehalt) anbieten, einen soliden Vertrag mindestens für ein Jahr vorlegen und den Antragsteller bei der Verifizierung ihrer Qualifikationen sowie bei der Bereitstellung der erforderlichen Jobinformationen an Migri unterstützen.

Verpflichtungen bei der Start-up-Genehmigung (Unternehmer)

In diesem Fall ist der „Arbeitgeber“ oft der Antragsteller selbst (da er ein Unternehmen gründet). Wenn Sie jedoch beteiligt sind – z. B. als Investor oder wenn Sie einen ausländischen Gründer einstellen, um ein Venture zu starten – sollten Sie die Kriterien kennen. Der Unternehmer muss nachweisen, dass sein Startup-Unternehmen tragfähig ist. Das wichtigste Anspruchskriterium ist die Business Finland-Eignungserklärung – ohne eine positive Bewertung von Business Finland wird die Startup-Aufenthaltserlaubnis nicht genehmigt. Der erste Schritt ist, sicherzustellen, dass der Geschäftsplan, die Präsentation und andere erforderliche Informationen bei Business Finland eingereicht werden und deren Kriterien für ein innovatives Startup erfüllen.

Als Partner oder Förderer könnten Sie dem Antragsteller bei der Vorbereitung dieser Dokumente helfen. Der Unternehmer muss außerdem nachweisen, dass er über ausreichende persönliche Mittel verfügt, um während dieser Zeit in Finnland zu leben (mindestens €1.000 pro Monat für die Dauer der Erlaubnis ist eine gängige Richtlinie, also €24.000 für zwei Jahre, wobei Business Finland je nach Familiengröße möglicherweise mehr erwartet) – im Wesentlichen, dass er während des Aufbaus des Startups nicht mittellos ist. Es gibt hier keinen traditionellen Arbeitgeber, der ein TEM 054-Formular ausfüllt, aber wenn Sie den Unternehmer in einem Inkubator aufnehmen, kann ein Unterstützungsschreiben von Ihrer Seite hilfreich sein. Nach Erteilung der Startup-Genehmigung kann der Gründer an seinem Unternehmen in Finnland arbeiten. Wenn Sie diese Person in Ihrem eigenen Unternehmen einstellen möchten, ist die Startup-Genehmigung nicht die richtige Route – Sie würden eine der Beschäftigungsgenehmigungen verwenden. Ein weiterer Punkt: Wenn das Startup keine Zustimmung von Business Finland erhält, kann die Person eine reguläre Aufenthaltserlaubnis für Unternehmer beantragen (die andere Nachweise wie die Anmeldung eines Unternehmens und ausreichendes Einkommen erfordert). Dieser Prozess beinhaltet die Bewertung durch die lokalen Wirtschaftsförderungsbehörden für Einzelunternehmen oder Kleinunternehmen. Die Rolle eines traditionellen Arbeitgebers bei einer Startup-Genehmigung ist begrenzt, aber das Verständnis dieses Weges ist nützlich, wenn Ihr Unternehmen mit internationalen Unternehmern zusammenarbeitet.

Verpflichtungen bei der Intra-Unternehmensübertragung (ICT) in Finnland

Für eine ICT-Genehmigung hängt die Anspruchsberechtigung von der intra-firmalen Beziehung ab. Der Mitarbeiter muss vor der Übertragung Vollzeitmitarbeiter des Unternehmens (oder der Gruppe) außerhalb Finnlands gewesen sein – in der Regel mindestens 3–12 Monate vorher, abhängig von der Rolle (Manager oder Spezialist). Die Position in Finnland muss entweder eine Führungsrolle, eine Spezialistenfunktion oder eine Trainee-Position sein. Als Vertreter des Gastunternehmens in Finnland ist Ihre Verantwortung, ein Einsatzschreiben bereitzustellen, das die Rolle in Finnland, die Dauer der Übertragung und die Bestätigung enthält, dass die Person weiterhin im Heimatunternehmen angestellt bleibt (falls zutreffend). Sie koordinieren mit Ihrer Zentrale oder entsendenden Stelle, um die Bewerbung vorzubereiten.

Der Arbeitgeber in Finnland muss sicherstellen, dass Gehalt und Beschäftigungsbedingungen während der Zuweisung den finnischen Standards entsprechen (auch wenn die Person weiterhin im Heimatvertrag bleibt, darf sie nicht schlechter bezahlt werden als lokale Mitarbeiter in ähnlichen Rollen). Sie müssen möglicherweise Unternehmensdokumente vorlegen, die die Verbindung zwischen finnischer Niederlassung und ausländischer Firma nachweisen (z. B. dass es sich um denselben Konzern handelt). Es gibt keinen Arbeitsmarkttest für ICTs, da es intern ist, und ICT ist für das Schnellverfahren zugelassen wie Spezialisten. Ihre Aufgaben umfassen also, alle Dokumente, die Migri anfordert, schnell bereitzustellen und die Person und ihre Familie bei gleichzeitigen Anträgen zu unterstützen. Denken Sie daran, dass ein ICT-Aufenthalt temporär ist – die Person kann ihn nicht nutzen, um dauerhaft in Finnland zu bleiben, es sei denn, sie ändert später den Status. Als Arbeitgeber behandeln Sie einen ICT-Mitarbeiter nicht als lokalen Arbeitnehmer für Einwanderungszwecke; wenn Sie ihn über die erlaubte Zeit hinaus behalten möchten, muss er auf eine andere Genehmigung (wie TTOL oder Blue Card) wechseln, und Sie übernehmen dann mehr der üblichen Arbeitgeberpflichten. Zusammenfassung Arbeitgeberpflichten für ICT: Anspruchsberechtigung prüfen (Rolle und vorherige Beschäftigung), ein starkes intra-firmales Übertragungsschreiben und Dokumentation bereitstellen, die Arbeitsbedingungen einhalten und die Beendigung oder den Übergang planen.

Verpflichtungen bei der Saisonarbeit in Finnland

Die Anspruchsberechtigung für saisonale Genehmigungen betrifft hauptsächlich die Art der Tätigkeit – sie muss saisonale Arbeit in Landwirtschaft oder Tourismus sein, wie gesetzlich definiert. Der Arbeiter beantragt in der Regel eine saisonale Erlaubnis für bis zu 6–9 Monate. Als Arbeitgeber müssen Sie einen gültigen Saisonarbeitsvertrag vorlegen, der die Start- und Enddaten (innerhalb einer Saison) sowie die Beschäftigungsbedingungen angibt. Das Gehalt sollte mindestens den in Tarifverträgen festgelegten Mindestbetrag für den Sektor entsprechen. Eine Ihrer Verantwortlichkeiten ist es oft, Nachweise über Unterkunft oder zumindest Hinweise auf die Unterkunft des Arbeiters zu erbringen, da saisonale Arbeiter oft nur für die Erntezeit kommen und eine Unterkunft benötigen – finnische Vorschriften verlangen, dass saisonale Arbeiter angemessene Unterbringung haben, und manchmal hilft der Arbeitgeber bei der Organisation.

Sie füllen ein spezielles Formular für Saisonarbeit aus (etwas anders als das TEM 054), um die Beschäftigungsdetails zu bestätigen; dieses Formular wird an die Bewerbung des Arbeiters angehängt. Beachten Sie auch, dass wenn Sie dieselbe Person für die nächste Saison einstellen möchten, sie nicht kontinuierlich in Finnland über 9 Monate hinaus verlängern kann – sie muss das Land verlassen und erneut beantragen, planen Sie also entsprechend Ihre Belegschaft. Arbeitgeber, die saisonale Arbeiter beschäftigen, müssen bei den finnischen Behörden registriert sein (es gibt ein Register für Unternehmen, die Saisonarbeiter beschäftigen). Stellen Sie sicher, dass Sie alle anwendbaren Arbeitsgesetze einhalten – auch bei kurzer Beschäftigung gelten Arbeitszeitgrenzen, ordnungsgemäße Bezahlung für Überstunden und Versicherungsbeiträge. Schließlich dürfen saisonale Arbeiter nicht ohne Änderung des Status in eine Dauerstelle übernommen werden. Wenn Sie einem saisonalen Arbeiter eine ganzjährige Stelle anbieten, muss diese Person einen neuen Aufenthaltstitel (z. B. TTOL) für eine Beschäftigung beantragen.

Verpflichtungen bei Forschern und Studierenden (Übergangsfälle) in Finnland

Wenn Sie jemanden einstellen, der in Finnland Forscher war, stellen Sie sicher, dass seine aktuelle Erlaubnis ihn zur Annahme der Stelle berechtigt. Eine Forscher-Aufenthaltserlaubnis erlaubt in der Regel die Arbeit in Forschung und Lehre, aber eine Stelle in der Privatwirtschaft erfordert den Wechsel zu einer regulären Arbeitserlaubnis. Sie erfüllen die Voraussetzungen, wenn sie einen Arbeitsvertrag von Ihnen haben; oft sind ihre Qualifikationen hoch, was sie möglicherweise auch für eine Spezialisten- oder Blue-Card-Qualifikation qualifiziert. Als Arbeitgeber behandeln Sie dies wie eine neue TTOL/Spezialisten-Anwendung, aber wissen Sie, dass diese Kandidaten möglicherweise nicht Finnland verlassen müssen, um sich zu bewerben – wenn sie bereits eine Aufenthaltserlaubnis (Forschung) haben und in den Beschäftigungsstatus wechseln, können sie oft eine neue Erlaubnis in Finnland beantragen.

Bei ehemaligen Studierenden, die eine Job-Such-Erlaubnis oder noch eine Studenten-Erlaubnis haben, müssen Sie sicherstellen, dass sie korrekt wechseln. Ein Student mit einer Job-Such-Erlaubnis darf während der Gültigkeit dieser Erlaubnis in jedem Job arbeiten, aber sie ist temporär. Sie sollten sie bei der Beantragung ihrer ersten tatsächlichen Arbeitserlaubnis unterstützen, sobald klar ist, dass die Beschäftigung fortgesetzt wird. Die Kriterien sind dieselben wie bei jedem anderen Arbeitnehmer (Arbeitsvertrag, ausreichendes Gehalt usw.), aber das Gute ist, dass kein Arbeitsmarkttest erforderlich ist, wenn sie an einer finnischen Hochschule graduieren – Finnland befreit Absolventen derzeit vom Arbeitsmarkttest im Rahmen seines Talent-Boost-Programms (schneller Zugang). Arbeitgeberpflichten gegenüber diesen neuen Absolventen oder Forschern sind Standard: Vertrag bereitstellen, Arbeitgeberdetails online ausfüllen und sicherstellen, dass ihre Rolle mit der Erlaubnis übereinstimmt (anfänglich könnten sie noch Stundenbegrenzungen haben, wenn sie noch auf einer Studenten-Erlaubnis sind, bis die neue Erlaubnis vorliegt).

Bei allen Genehmigungsarten gilt: Arbeitgeber in Finnland haben die Pflicht, die Arbeitserlaubnis zu überprüfen und Kopien der Aufenthaltserlaubnis oder anderer Nachweise aufzubewahren. Sie sollten auch die zuständigen Behörden benachrichtigen oder das Enter Finland-Portal nutzen, um Änderungen zu melden (z. B. bei vorzeitiger Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist es ratsam, Migri zu informieren). Durch die Erfüllung dieser Pflichten vermeiden Sie nicht nur Bußgelder und Probleme, sondern helfen auch Ihrem Mitarbeiter, den Prozess erfolgreich zu durchlaufen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einstellen oder Umziehen ausländischer Arbeitnehmer nach Finnland

Das Einbringen eines ausländischen Mitarbeiters in Finnland umfasst mehrere Phasen. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Arbeitgeber, um den Prozess von Anfang bis Ende zu steuern:

1. Bedarf für eine Genehmigung in Finnland feststellen

Zuerst klären Sie, ob Ihr zukünftiger Mitarbeiter tatsächlich eine finnische Arbeitserlaubnis oder ein Visum benötigt. Überprüfen Sie seine Nationalität und die Dauer/Zweck seines Aufenthalts. Wenn er EU/EEA- oder Schweizer Bürger ist, ist keine Arbeitserlaubnis erforderlich – er kann frei arbeiten, sollte sich aber nach 90 Tagen registrieren. Wenn er kein EU-Bürger ist, wird in den meisten Fällen eine Aufenthaltserlaubnis vor Arbeitsbeginn notwendig sein (es sei denn, er fällt unter eine sehr kurzfristige Ausnahme, siehe oben). Rechnen Sie immer damit, dass für Nicht-EU-Einstellungen eine Genehmigung erforderlich ist, da Arbeiten im Touristenstatus nicht erlaubt ist.

2. Das richtige Genehmigungsmodell für Finnland auswählen

Basierend auf der Rolle und dem Hintergrund des Mitarbeiters bestimmen Sie, welche Art von finnischer Aufenthaltserlaubnis geeignet ist. Ist es eine Standard-Erlaubnis für eine Beschäftigte (TTOL) für eine reguläre Stelle? Oder qualifiziert er sich als Spezialist (hochqualifiziert mit hohem Gehalt), was den Bearbeitungsprozess beschleunigen könnte? Vielleicht ist die EU Blue Card eine Option, wenn er einen höheren Abschluss hat und mindestens ein Jahr eine gut bezahlte Stelle antritt. Für interne Firmenumzüge ist die ICT-Genehmigung zu prüfen. Wenn die Person nur saisonal arbeitet (z. B. 6 Monate auf einem Bauernhof), ist eine Saisonarbeitserlaubnis geeignet. Und wenn sie Gründer ist oder ein neues Unternehmen startet, könnte die Startup-Genehmigung passen.

Die richtige Kategorie bei der ersten Wahl ist entscheidend – sie beeinflusst, welche Formulare ausgefüllt werden müssen und wie schnell der Prozess abläuft. Im Zweifelsfall nutzen Sie das Online-Tool „Application Finder“ von Migri oder konsultieren Sie einen Einwanderungsexperten. Als Arbeitgeber zeigt die Beratung Ihrer Kandidaten bei der richtigen Genehmigung, dass Sie proaktiv sind und vermeiden Zeitverschwendung bei falschen Anträgen.

3. Wesentliche Informationen und Dokumente für Finnland sammeln

Sobald die Kategorie feststeht, stellen Sie die erforderlichen Unterlagen zusammen. Vom Mitarbeiter benötigen Sie einen gültigen Reisepass (mit ausreichender Gültigkeit über die geplante Einreise hinaus), Passfotos, Kopien von Diplomen oder Lebenslauf (bei qualifizierten Genehmigungen) und relevante Zertifikate. Er muss außerdem das entsprechende Antragsformular ausfüllen (empfohlen wird die Online-Beantragung über „Enter Finland“). Vom Arbeitgeber brauchen Sie den Arbeitsvertrag oder das Angebot, das alle Bedingungen (Stellenbezeichnung, Gehalt, Aufgaben, Ort, Laufzeit) enthält. Sie bereiten auch das Formular „Employment Terms“ (TEM 054) oder die elektronische Version auf „Enter Finland“ vor.

Zusätzlich sammeln Sie Dokumente Ihres Unternehmens, die möglicherweise erforderlich sind: z. B. einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister, eine Bescheinigung, dass keine Steuerschulden bestehen, Nachweise über Versicherungsbeiträge (z. B. Rentenversicherung), und einen Rekrutierungsbericht, falls zutreffend. Diese zeigen den Behörden, dass Ihr Unternehmen legitim, solvent ist und bei Bedarf lokal rekrutiert hat. Es ist ratsam, eine Checkliste für beide Seiten zu erstellen – fehlende Unterlagen verzögern die Bearbeitung erheblich.

4. Antrag (Arbeitnehmerseite) in Finnland einreichen

Im finnischen Verfahren muss der Mitarbeiter den Aufenthaltserlaubnisantrag formell selbst stellen (Sie als Arbeitgeber können ihn nicht im Auftrag einreichen). Sie können ihn jedoch anleiten und unterstützen. Der Mitarbeiter erstellt ein Konto bei „Enter Finland“ (dem Migri-e-Service) und füllt den Antrag für die gewählte Genehmigung aus. Er hängt gescannte Kopien seiner Dokumente an und gibt auch Ihre Unternehmensdaten ein.

Wenn er Sie als Arbeitgeber angibt, erhält er eine Benachrichtigung (wenn Sie ein Konto im „Enter Finland for Employers“-System haben). Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter die richtige finnische Mission (Botschaft/Konsulat) auswählt, bei der er seine Identität nachweisen kann, falls er im Ausland ist. Er muss außerdem die Antragsgebühr bezahlen (oder Sie vereinbaren, diese zu übernehmen). Nach Einreichung des Online-Antrags muss der Mitarbeiter die finnische Botschaft oder ein Visa-Center in seinem Land (oder nächstem Land) aufsuchen, um Fingerabdrücke abzugeben und Originaldokumente vorzuzeigen. Dieser Schritt ist bei Erstanträgen obligatorisch und „startet“ die Bearbeitung. Ermutigen Sie Ihren Mitarbeiter, den Termin frühzeitig zu buchen, um Verzögerungen zu vermeiden.

5. Bestätigung des Arbeitgebers (Arbeitgeberseite) in Finnland abschließen

Während der Mitarbeiter seinen Teil erledigt, müssen Sie sich bei „Enter Finland for Employers“ anmelden und Ihren Teil des Antrags ausfüllen. Das umfasst die Eingabe Ihrer Firmendaten (Handelsnummer, Kontakt), die Bestätigung der Beschäftigungsbedingungen (Gehalt, Stunden, Vertragsbeginn/-ende) und das Hochladen der erforderlichen Anlagen (den unterschriebenen Arbeitsvertrag und Unternehmenszertifikate wie Steuerbescheinigungen). Falls Sie das Online-System nicht nutzen können, können Sie stattdessen das Formular TEM 054 ausfüllen und es dem Mitarbeiter zur Einreichung schicken.

Der elektronische Weg ist schneller und wird dringend empfohlen. Nach der Einreichung der Arbeitgeberdaten verbindet das System diese mit dem Antrag des Mitarbeiters. Diese doppelte Einreichung ist entscheidend: Migri verarbeitet den Fall erst, wenn sowohl der Antrag des Mitarbeiters als auch die Arbeitgeberinformationen vorliegen. Nach Abschluss können Sie den Status im „Enter Finland“-Portal verfolgen – es zeigt z. B. wenn die TE-Behörde eine Teilentscheidung (bei TTOL) trifft und wann Migri die endgültige Entscheidung fällt. Tipp: Seien Sie gründlich und wahrheitsgemäß bei allen Angaben. Inkonsistenzen (z. B. Gehaltsangaben) können Probleme verursachen.

6. Warten auf Bearbeitung und Entscheidung in Finnland

Jetzt ist Geduld gefragt. Die Bearbeitungszeiten in Finnland variieren. Ein Standard-Arbeitserlaubnis (TTOL) dauert durchschnittlich ein bis zwei Monate, kann aber je nach Arbeitsbelastung auch länger sein. Spezialisten-Genehmigungen und Blue Cards werden oft schneller bearbeitet, insbesondere bei Nutzung des Fast-Track (etwa 2–4 Wochen). Saisonale Genehmigungen sollen innerhalb von 90 Tagen entschieden werden. Während dieser Zeit können die Behörden Kontakt aufnehmen, um zusätzliche Informationen oder Klarstellungen zu erhalten. Reagieren Sie zügig, um Verzögerungen zu vermeiden.

Als Arbeitgeber sollten Sie während der Wartezeit mit Ihrem potenziellen Mitarbeiter in Kontakt bleiben – ihn beruhigen und die Ankunft vorbereiten (siehe Onboarding-Tipps unten). Sie können auch den Status online prüfen; wenn es sehr lange dauert, kann eine höfliche Anfrage bei Migri hilfreich sein. Bedenken Sie, dass der Mitarbeiter erst nach Genehmigung in Finnland arbeiten darf (außer EU-Bürger oder Personen, die zwischen Genehmigungen wechseln). Planen Sie also einen realistischen Starttermin. Es ist ratsam, keinen festen Starttermin festzulegen oder Flugtickets zu kaufen, bis die Genehmigung vorliegt, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass alles rechtzeitig klappt (bei Fast-Track-Fällen ist das besser planbar).

7. Entscheidung und Erlaubnis in Finnland erhalten

Wenn eine Entscheidung getroffen wurde, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung (bei „Enter Finland“ per E-Mail, mit Zugriff auf das Entscheidungsdokument). Bei Genehmigung wird eine Aufenthaltserlaubniskarte (plastische ID-Karte) ausgestellt. Wenn er im Ausland beantragt hat, wird die Karte an die finnische Botschaft oder das VFS-Center gesendet, wo er die Fingerabdrücke abgegeben hat, und kann sie dort abholen. Dieses Dokument erlaubt den Eintritt nach Finnland und den Nachweis des Rechts auf Aufenthalt und Arbeit.

In einigen Fällen stellt Finnland auch ein D-Visum aus, das eine schnellere Einreise ermöglicht. Das D-Visum ist ein Mehrfach-Einreise-Visum für 100 Tage, das im Pass gestempelt wird, sobald die Genehmigung erteilt ist, und erlaubt die sofortige Einreise nach Finnland, ohne auf die physische Aufenthaltserlaubnis zu warten. D-Visen sind für Beschäftigte in Schnellverfahren (Spezialisten, ICT, Startup-Unternehmer usw.) und deren Familien verfügbar. Wenn Ihr Mitarbeiter in einer dieser Kategorien ist, kann er innerhalb weniger Tage nach Genehmigung mit dem D-Visum nach Finnland reisen und dann die Aufenthaltserlaubnis in Finnland erhalten. Als Arbeitgeber gratulieren Sie Ihrem neuen Mitarbeiter nach Erhalt der Genehmigung! Sie sollten dann den Starttermin festlegen (falls noch nicht geschehen). Falls die Entscheidung negativ ausfällt, müssen Sie mit dem Mitarbeiter mögliche Berufungen oder Alternativen besprechen – z. B. Rollenänderungen oder erneute Anträge. Bei Zustimmung konzentrieren Sie sich auf die Umzugsorganisation.

8. Umsiedlung und Ankunft in Finnland

Mit der Arbeitserlaubnis kann der Mitarbeiter jetzt umziehen. Wenn er im Ausland ist, reist er nach Finnland (stellen Sie sicher, dass er seinen Pass und die Aufenthaltserlaubniskarte oder das D-Visum bei der Grenze hat). Wenn er bereits in Finnland ist (bei Verlängerungen oder Änderungen vom Studenten- zum Arbeitsstatus), kann er nach Genehmigung bleiben und die Arbeit ab dem Startdatum aufnehmen. Als Arbeitgeber können Sie bei praktischen Umzugsfragen helfen: Flüge buchen, vorübergehende Unterkünfte arrangieren oder einen Umzugsservice für Unterstützung bei Wohnungssuche, Anmeldung bei Behörden usw. beauftragen.

Bei der Ankunft sind mehrere Registrierungen erforderlich. Die meisten ausländischen Mitarbeiter müssen sich beim Finnischen Bevölkerungsregister (bei der Digital and Population Data Services Agency, DVV) anmelden, um eine finnische persönliche Identifikationsnummer zu erhalten (falls nicht bereits mit der Genehmigung), und ihre Adresse registrieren. EU-Bürger müssen ihre Aufenthaltsrechte bei Migri innerhalb von 90 Tagen registrieren und sich auch bei DVV anmelden, um eine ID-Nummer zu erhalten. Außerdem sollte der Mitarbeiter innerhalb der ersten Tage beim Finanzamt eine Steuerkarte/-nummer beantragen (falls sie die ID-Nummer haben, ist das einfacher). Als Arbeitgeber benötigen Sie diese Steuerinformationen für die Lohnabrechnung. Es ist hilfreich, dem neuen Mitarbeiter eine Checkliste für die ersten Wochen zu geben (z. B. Bankkonto eröffnen, KELA-Karte für Krankenversicherung beantragen usw.). Während einige dieser Aufgaben die persönliche Verantwortung des Mitarbeiters sind, erleichtert eine Anleitung den Einstieg erheblich.

9. Einarbeitung des Mitarbeiters und laufende Einhaltung in Finnland

Jetzt ist die Person in Finnland und einsatzbereit – sorgen Sie für eine herzliche Einarbeitung (siehe unten für bewährte Praktiken, um ausländische Mitarbeiter zu unterstützen). Rechtlich gesehen behandeln Sie den ausländischen Mitarbeiter genauso wie einen lokalen Mitarbeiter hinsichtlich Lohnabrechnung, Renten- und Berufsgenossenschaftsversicherung. Es gibt einige zusätzliche Schritte: Sie müssen die Versicherungsgesellschaft informieren, dass es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt (zur Unfall- und Rentenversicherung), und falls zutreffend, die Beschäftigungsdaten im Einkommensregister melden (in Finnland melden Arbeitgeber alle Löhne an das Einkommensregister). Bewahren Sie Kopien seiner Aufenthaltserlaubniskarte auf.

Merken Sie sich das Ablaufdatum der Genehmigung und setzen Sie eine Erinnerung einige Monate vorher – wenn Sie die Beschäftigung verlängern möchten, muss der Antrag etwa einen Monat oder zwei vor Ablauf gestellt werden. Oft ist eine Verlängerung (fortlaufende Aufenthaltserlaubnis) einfacher, weil sie möglicherweise keine neue Prüfung bei der TE-Behörde erfordert, wenn Job und Arbeitgeber gleich bleiben; der Mitarbeiter braucht aber eine aktualisierte Beschäftigungsbestätigung. Wenn ein Mitarbeiter nach mehreren Jahren eine Daueraufenthaltserlaubnis beantragt, unterstützen Sie ihn bei der Bestätigung der fortlaufenden Beschäftigung und ggf. bei einem neuen Vertrag. Nach vier Jahren ununterbrochenen Aufenthalts kann auch eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis beantragt werden – Ihre Rolle ist dann nur, die fortlaufende Beschäftigung zu bestätigen und ggf. einen neuen Vertrag vorzulegen.

Außerdem sollten Sie Ihre ausländischen Mitarbeiter ermutigen, alle lokalen Registrierungen abzuschließen (was indirekt auch eine Arbeitgeberpflicht ist, da es die Lohnabrechnung betrifft). Sie sollten sich bei der lokalen Magistratsbehörde (DVV) anmelden, um eine Adresse und ID-Nummer zu erhalten, die Sie für Steuern benötigen. Wenn sie das nicht tun, könnten Probleme bei der Gehaltszahlung entstehen. Es ist im Interesse beider Parteien, alle bürokratischen Schritte abzuschließen.

Wenn Sie diese rechtlichen Pflichten erfüllen, vermeiden Sie Bußgelder und Probleme und bauen Vertrauen bei Ihren internationalen Mitarbeitern auf. Sie sehen, dass Sie sorgfältig sind und Wert auf die Einhaltung der Regeln legen, was ihnen Jobsicherheit und Ruhe gibt. Einhaltung der Vorschriften ist eine Grundvoraussetzung für einen guten Arbeitgeber in Finnland – und Teil des finnischen Rufs für Rechtsstaatlichkeit und Arbeitnehmerschutz. Bleiben Sie auf dem Laufenden, da sich Vorschriften ändern können (z. B. durch eine neue Regierung). Im Zweifelsfall konsultieren Sie einen Anwalt oder spezialisierte Dienste für Beschäftigungskonformität.

Häufige Herausforderungen für Arbeitgeber im Visumprozess in Finnland (und wie man sie löst)

Das Einstellen ausländischer Talente in Finnland kann große Vorteile bringen, aber Arbeitgeber stoßen manchmal auf Herausforderungen. Hier einige häufige Probleme und praktische Tipps zu deren Lösung:

Komplexe Vorschriften und wechselnde Regeln in Finnland

Die Einwanderungs- und Arbeitserlaubnisvorschriften können komplex sein und sich manchmal durch neue Gesetze oder EU-Richtlinien ändern. Ein Arbeitgeber könnte Schwierigkeiten haben, auf dem neuesten Stand zu bleiben, z. B. bei Anforderungen für verschiedene Genehmigungstypen oder neuen Verfahren (z. B. Einführung des Fast-Track oder Änderungen bei Gehaltsgrenzen). Lösung: Investieren Sie Zeit in Recherche und nutzen Sie offizielle Ressourcen. Die Website des finnischen Einwanderungsdienstes (Migri) ist sehr informativ (mit englischen Seiten für jeden Genehmigungstyp). Erwägen Sie die Erstellung eines internen Leitfadens oder einer Checkliste basierend auf den neuesten Regeln. Es kann auch hilfreich sein, Webinare oder Informationsveranstaltungen für Arbeitgeber zu besuchen, die von Business Finland oder der lokalen Handelskammer angeboten werden. Wenn Sie häufig Fälle haben, arbeiten Sie mit einem Einwanderungsexperten oder Anwalt zusammen, der Sie auf Änderungen hinweisen kann. Durch ständige Information vermeiden Sie Compliance-Probleme und können Management oder Kandidaten sicher beraten. Denken Sie daran, dass ein zuverlässiger Employer of Record oder ein globaler Mobilitätspartner (wie Rivermate oder ähnlich) Sie bei der Navigation dieser Vorschriften unterstützen kann, wenn es überwältigend erscheint, indem er die Visa-Konformität in Ihrem Auftrag übernimmt.

Lange Bearbeitungszeiten und Unsicherheit bei Startterminen in Finnland

Das Warten auf eine Arbeitserlaubnis kann nervenaufreibend sein. Die Bearbeitungszeit beträgt durchschnittlich ein bis drei Monate (oder mehr bei Rückständen), was die Planung eines Starttermins erschwert. Schlüsselpersonen könnten warten müssen, was Projektzeitpläne beeinträchtigen kann. Lösung: Bauen Sie Pufferzeiten ein und nutzen Sie beschleunigte Optionen, wenn möglich. Beginnen Sie den Genehmigungsprozess sofort, nachdem der Arbeitsvertrag unterschrieben ist – warten Sie nicht. Rechnen Sie mit der maximalen Bearbeitungszeit (oder etwas mehr) und planen Sie entsprechend. Kommunizieren Sie offen mit dem Mitarbeiter über realistische Starttermine. Finnlands Schnellverfahren ist ein echter Vorteil: Wenn Ihr Mitarbeiter ein Spezialist, leitender Manager oder Startup-Unternehmer ist, ermutigen Sie ihn, das Fast-Track zu nutzen, um in etwa 2 Wochen eine Genehmigung zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen perfekt sind, um zusätzliche Rückfragen zu vermeiden, die den Prozess verzögern können. Überlegen Sie auch, ob der Mitarbeiter vor der Genehmigung vorübergehend remote arbeiten kann – Finnland erlaubt Remote-Arbeit für ausländische Mitarbeiter außerhalb Finnlands ohne Genehmigung (da die Arbeitserlaubnis nur bei der Einreise nach Finnland erforderlich ist). So können Sie ihn remote onboarden und dann vor Ort, sobald die Genehmigung vorliegt.

Papierkram und Dokumentationsaufwand in Finnland

Das Volumen an Dokumenten und Formularen für eine Arbeitserlaubnis kann überwältigend sein. Es ist leicht, ein Dokument (z. B. eine spezielle Anlage oder eine beglaubigte Kopie) zu vergessen, was die Bearbeitung verzögert, wenn Migri danach fragt. Lösung: Erstellen Sie eine standardisierte Dokumentenliste und einen Prozess für Ihr Unternehmen. Wenn Sie häufig international einstellen, haben Sie eine Vorlage für E-Mails an neue Mitarbeiter, in der genau beschrieben wird, welche Dokumente sie bereitstellen müssen (z. B. „eine beglaubigte Kopie Ihres Abschlusszeugnisses“). Pflegen Sie intern einen Ordner mit aktuellen Formularen und Beispielen – z. B. ein ausgefülltes Beispiel des TEM 054. Überprüfen Sie jede Bewerbung vor der Einreichung anhand einer Checkliste. Nutzen Sie idealerweise ausschließlich den „Enter Finland“-Online-Dienst; er enthält Hinweise und lässt keine unvollständigen Eingaben zu. Wenn Englisch nicht Ihre Muttersprache ist, erwägen Sie Übersetzungsunterstützung oder die Beauftragung von Einwanderungsdiensten, die das Formular ausfüllen. Ein bisschen mehr Aufwand im Vorfeld spart Wochen an Nachfragen später.

Sprachbarrieren und Kommunikation in Finnland

Englisch wird in Finnlands Berufswelt weit verbreitet gesprochen, und Migri bietet Dienste auf Englisch an. Nicht alle Dokumente oder Korrespondenz sind jedoch in jeder Sprache verfügbar. Arbeitgeber und ausländische Mitarbeiter könnten einige offizielle Briefe oder Websites nur auf Finnisch finden. Außerdem spricht Ihr Mitarbeiter möglicherweise kein Finnisch oder versteht Systeme wie die Online-Banking-ID nicht. Lösung: Seien Sie auf eine unterstützende Rolle bei der Kommunikation vorbereitet. Wenn Sie finnisches HR-Personal haben, binden Sie es ein, um finnisch-only-Inhalte zu erklären. Der Mitarbeiter erhält seine Genehmigungsentscheidung oder Anweisungen oft auf Finnisch (obwohl sie meist Englisch wählen), also helfen Sie bei der Übersetzung. Bei Behördengängen zur Anmeldung kann es hilfreich sein, ihn zu begleiten oder einen Übersetzer zu organisieren. Viele Herausforderungen können durch die Nutzung englischer Ressourcen gemindert werden: z. B. bietet die Website InfoFinland.fi viele Hinweise in mehreren Sprachen für Neuankömmlinge. Ermutigen Sie Ihre ausländischen Mitarbeiter, irgendwann Finnisch zu lernen – das stärkt sie, ist aber für den Genehmigungsprozess nicht zwingend notwendig. Geduld und klare Kommunikation Ihrerseits überbrücken die meisten Lücken; gehen Sie nicht davon aus, dass der Neue „einfach weiß“, wie finnische Bürokratie funktioniert, da es ganz anders sein kann als im Heimatland.

Kulturelle Integration und Mitarbeitereinstellung in Finnland

Neben dem Papierkram ist es wichtig, dem ausländischen Mitarbeiter (und ggf. seiner Familie) beim Ankommen in Finnland und bei der Integration in die Unternehmenskultur zu helfen. Dinge wie die finnischen Mittagspausen oder die direkte Kommunikationsweise können für Neuankömmlinge überraschend sein. Wenn der Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, sich einzuleben, kann das seine Zufriedenheit und Produktivität beeinträchtigen. Lösung: Bieten Sie Ressourcen und Unterstützung bei der Integration. Das kann eine professionelle Umzugsbegleitung sein (inklusive Orientierungstour, Hilfe bei Wohnungssuche, Anmeldung bei Versorgern usw.) oder internes Mentoring. Weisen Sie einen „Buddy“ oder Mentor zu, der den neuen Mitarbeiter in den ersten Monaten regelmäßig unterstützt, Fragen beantwortet und bei sozialen Aktivitäten begleitet. Ermutigen Sie das Team, inklusiv zu sein: kleine Dinge wie das Erklären von Witzen, Einladung zu Kaffeepausen (Finns lieben Kaffee!), oder Nachfragen, ob sie bei irgendetwas Hilfe brauchen, schaffen ein Willkommen. Respektieren Sie, dass der Mitarbeiter möglicherweise Kulturschock oder anfängliche Einsamkeit erlebt, vor allem in den dunklen Wintermonaten. Seien Sie flexibel bei persönlichen Logistikfragen (z. B. Kinderbetreuung, Führerscheinumwandlung). Manche Firmen bieten Finnischkurse als Benefit an – auch Grundkenntnisse helfen, sich wohler zu fühlen. Ein Mitarbeiter, der sich gut integriert fühlt, bleibt länger und arbeitet besser.

Familienbegleitung in Finnland

Wenn der Mitarbeiter mit Familie umzieht, sollten Sie auch diese unterstützen. Bieten Sie Flexibilität in den ersten Wochen, damit sie Familienlogistik regeln können (z. B. Kita-Suche, Schulregistrierung). Falls möglich, vermitteln Sie Kontakte zu Netzwerken oder Organisationen für Expat-Familien. Ein gutes Beispiel ist, Familien mit anderen internationalen Familien zu vernetzen. Ein glücklicher Ehepartner und gut eingewöhnte Kinder bedeuten, dass der Mitarbeiter sich besser auf die Arbeit konzentrieren kann und länger bleibt.

Karriereentwicklung in Finnland

Häufig haben ausländische Neueinstellungen Bedenken, wie sie in einem Unternehmen aufsteigen können. Während der Einarbeitung und bei Leistungsbeurteilungen sollten Sie klarstellen, dass sie gleiche Aufstiegschancen haben. Skizzieren Sie Weiterbildungs- oder Förderprogramme. Geben Sie ihnen von Anfang an sinnvolle Aufgaben, die ihren Fähigkeiten entsprechen – das zeigt Vertrauen. Wenn es Mentoring-Programme oder Weiterbildungsplattformen gibt, binden Sie sie frühzeitig ein. Das verhindert, dass sie sich wie in einer „Glasdecke“-Situation fühlen, und integriert sie in den Talentpool.

Inklusivität am Arbeitsplatz in Finnland fördern

Stellen Sie sicher, dass die Unternehmenskultur inklusiv ist. Kleine Maßnahmen sind z. B. das Feiern verschiedener Feiertage (z. B. Anerkennung, wenn sie einen Tag für einen nicht-finnischen Feiertag frei nehmen), Berücksichtigung diätetischer Einschränkungen bei Firmenveranstaltungen und offene Gespräche über kulturelle Unterschiede. Finnland ist ziemlich direkt in der Kommunikation; Neulinge könnten unabsichtlich unhöfliches Feedback oder Schweigen missverstehen. Schulen Sie beide Seiten: Der ausländische Mitarbeiter sollte wissen, dass direkte Kommunikation in Finnland üblich ist, und finnische Kollegen sollten verstehen, dass der Neue möglicherweise mehr Kontext braucht oder ermutigt werden muss, sich zu äußern. Ermutigen Sie Fragen und schaffen Sie eine Atmosphäre, in der es sicher ist, nach „warum X so gemacht wird“ zu fragen. Ein inklusives Team hilft dem Mitarbeiter, sich zugehörig zu fühlen.

Kontinuierliches Feedback und Check-ins in Finnland

Behandeln Sie die Umsiedlung und Einarbeitung nicht als einmaligen Monat, sondern als einen Prozess über 6 bis 12 Monate. HR und Führungskräfte sollten regelmäßig mit dem ausländischen Mitarbeiter sprechen, auch über die Arbeit hinaus. Fragen Sie, wie sie sich eingelebt haben, ob es bürokratische oder soziale Hürden gibt, oder ob es Herausforderungen bei der Arbeit gibt. Diese Check-ins erkennen kleine Probleme, bevor sie groß werden – z. B. wenn der Mitarbeiter seine Steuerkarte noch nicht hat und deshalb zu viel Steuern zahlt, oder wenn er sich isoliert fühlt. Durch proaktives Handeln verbessern Sie die Bindung. Es ist auch eine Gelegenheit, Feedback zum Umzugsprozess zu erhalten. Vielleicht äußert er den Wunsch, bestimmte Aspekte früher gewusst zu haben – Sie können das für die nächste Einstellung nutzen.

Arbeitgeber, die diese Best Practices befolgen, stellen oft fest, dass ihre internationalen Mitarbeiter zu den loyalsten und produktivsten gehören. Eine positive Umsiedlung schafft eine starke Vertrauensbasis. Außerdem profitieren Ihr lokales Team von der Vielfalt an Gedanken und Erfahrungen, die ein gut integrierter ausländischer Kollege mitbringt. Mit der Zeit entwickeln Sie einen Ruf als „international-freundlicher“ Arbeitgeber, was bei der Gewinnung weiterer Talente hilft. In einem Land wie Finnland, das aktiv mehr globale Experten anziehen möchte, ist gute Umsiedlungs- und Onboarding-Praxis ein Markenzeichen führender Arbeitgeber.

Fazit

Das Einstellen und Umsiedeln ausländischer Mitarbeiter nach Finnland mag komplex erscheinen, aber mit dem richtigen Wissen und Vorbereitung ist es äußerst lohnend. Rivermate unterstützt Arbeitgeber mit Experten-Visa-Support und Beratung in Finnland.

Finnland schätzt qualifizierte Talente und hat große Anstrengungen unternommen, sie willkommen zu heißen – als Arbeitgeber profitieren Sie von diesem globalen Talentpool, indem Sie alles richtig machen. Zusammenfassend: Seien Sie gründlich, geduldig und empathisch im gesamten Prozess. Ihre Bemühungen zahlen sich aus, wenn Ihr Mitarbeiter glücklich zum Unternehmen beiträgt und Sie Ihre kulturelle Perspektive erweitert haben.